Skövdebostäder! Kunden först - inte till kvarn Vårt nya uthyrningssystem AB Skövdebostäder Gisela Stell gisela.stell@skovdebostader.se Korta fakta AB Skövdebostäder •  Grundat 1943 •  4 641 lägenheter, varav 874 studentbostäder •  Ca 75 anställda •  Uthyrning via egen webbaserad bostadskö •  Student via egen webbaserad 1-årig bostadskö Skövde •  Ca 53 000 invånare •  Stora arbetsgivare –  Sjukhuset, Volvo, Försvarsmakten Högskolan i Skövde •  Ca 11 000 registrerade studenter varav 5 400 på campus •  Sveriges bästa program för dataspelsutveckling Studentlägenheter Totalt 874 st. studentlägenheter Alla nära Campus (många på krypavstånd) Stor variation Sekelskifteshus - Nybyggda hus Finns både 1:or, 2:or och 3:or Varför byta kösystem? Det gamla systemet hade ”först till kvarnprincipen” Varje morgon kl. 8 la vi ut lägenheter Fungerade dåligt vid högt söktryck Vi fick mycket kritik och lyssnade på kunden Den med snabbast uppkoppling får lägenhet Orättvist Har inte tid att bevaka hemsidan varje morgon ar Föräldr ringde n daglige Dålig för ku start nden Missnöjet tog mycket av vår tid Projektets gång 2013 Analys •  Analys gjordes under vinter •  Vad ville vi ha? •  Vad är bra och dåligt med befintligt system Förslag •  Fokusgrupp •  Systemutvecklare •  Förslag togs fram under senvintern Genomförande •  Vitec marknadssystem •  Informerade intressenter och kunder •  Genomfördes under våren •  Mindre justeringar genomfördes under sommaren •  Enkät genomfördes under Utvärdering hösten Analysgrupp En grupp bildades för att utvärdera kösystemet Sammansättningen skulle vara personer som möter studenten vid uthyrning och i förvaltning samt någon som kan uthyrningssystemet bra. 1 st. från uthyrning 2 st. från förvaltningen där studentlägenheterna finns 1 st. från marknadsavdelning Vad ville vi ha? Vi bortsåg från vad systemet klarade av idag Uthyrning av studentlägenheter på SB Befintligt system Plus Ny kund Ställde oss följande frågor Vad är bra för ny kund? Vad är bra för befintlig kund? Vad är bra för oss? Befintlig kund Skövdebostäder Nytt system Minus Kriterier Fördel om man är rik/gt ak/v Rä5visa Upplevd orä5visa Inget stressmoment i vid högt söktryck bokningen Mindre chans a5 få Systemet ska inte skapa a5rak/v lgh onödiga behov av omﬂy5ning Sta/s/k ﬁnns Onödiga Ra/onellt arbetssä5 kundkontakter vid som bygger på högt söktryck datorsystem Nya kösystemet 1-årig kö – startar 15 april (datum och klockslag gäller) Icke kunder har förtur Inga förturer till 2.or och 3.or Lägenheter läggs ut 1 gång per vecka i 3 dagar Erbjudande går ut dagen efter 2 dagars svarstid från kund Presentation av förslag Fokusgrupp Systemutvecklare Valde ut studenter från olika Förslag presenteras boenden •  Mindre anpassningar av befintligt system Vitec marknad •  Åt lunch och pratade allmänt •  I Vitec marknad så används etapper (normalt för ny•  Gick igenom förslag byggnation) (studenterna fastnade lätt 1 vecka = 1 etapp i gamla systemet) •  Gillade förslaget Genomförande Regelverk skapas Vitec implementerar Information Alla intressenter och kunder i nuvarande studentbostadssystem får mail. Information på hemsida mm. Utvärdering Efter antagningsbesked Gruppen träffades i slutet av juli. Generellt mycket positiva reaktioner vid kontakt med studenter. Mycket färre kontakter med bostadssökande. Några smärre justeringar i regelverket genomförs. Enkät via mail En enkät skickades ut i oktober Tyvärr låg svarsfrekvens och ”som man frågar får man svar” Positiva svar = fått lägenhet Negativa svar = ej fått lägenhet Våra framgångsfaktorer Bortsåg från vad systemet/tekniken klarade av Ifrågasatte det dåvarande systemet Ur kunds perspektiv Ur eget perspektiv Satte kriterier för ett nytt system Ur kunds perspektiv Ur eget perspektiv