EFS Västerbotten Protokoll ST 2014-11-22 Ersmarks kyrka, Skellefteå Närvarande: Marianne Berglund, Sävar Christina Bjerle-Johansson, Sävar Rune Hedman, ordförande, Bureå Matts Hägglund, Flarken Hans Jakobsson, Ersmark Skellefteå Eva Lundeborg-Karlsson, Strömbäck Anita Lundqvist, Boliden §§144-156 Jon Nilsson, Bergsbyn Karin Paulsson, Bjurholm Katrine Ruuth, Umeå Gunilla Stenberg, Åkullsjön Frånvarande: Åke Hägglund, Svarttjärn Adjungerade: Monika Andersson, vik df Eva S Bäckström, ek Inledning § 144 Dagens mötesordförande Marianne Berglund förklarar sammanträdet öppnat. Hans Jakobsson hälsar alla välkomna till Ersmark kyrka och berättar om föreningens arbete. Därefter inleds sammanträdet med ord från Rom 10:14 ”Men hur skulle de kunna åkalla dem som inte kommit till tro….”. Vi ber tillsammans för sammanträdet. § 145 Val av Styrelsen beslutar protokollsekreterare att välja Eva S Bäckström till dagens sekreterare. Val av justerare Godkännande av dagordning § 146 Styrelsen beslutar att välja Christina Bjerle-Johansson och Eva Lundeborg-Karlsson att tillsammans med mötesordförande justera protokollet. § 147 Föredragningslistan godkänns med följande tillägg:  Inför årsmötet och valberedningens arbete  Åke Hägglund har slutat sin tjänst  Rapport från Sensus Norrlands årsmöte  Rapport medarbetarresa Etiopien Föregående styrelseprotokoll Ideologisk fråga: älskad-rustad-sänd § 148 Styrelsen beslutar att lägga protokollet från 140926-27 till handlingarna. § 149 Karin Paulsson delar ut ett bibelord från Markus 6:7 (se även Lukas 10:1,4,7) ”Han kallade till sig de tolv och sände ut dem två och två och gav dem makt över de orena andarna”. Utifrån några frågeställningar samtalar ledamöterna om textens betydelse i EFS Västerbottens verksamhet. Från råds- och styrelsehelg 27/9 AU 115/2014 § 150 Under tillsammansdagen med råd-, utskott- och styrelse gjordes en viktning av de prioriterade målen i verksamhetsplanen för 2015. Dokumentet med viktningar visar att:  28% vill prioritera att utveckla konfirmanduppföljningen  11% vill prioritera att minst 5 barnläger genomförs under sommaren där minst två har en mångfald av kreativa uttrycksmöjligheter  11% vill att distriktet arbetar med stöd och utveckling av det diakonala arbetet. Av de prioriterade målen är mångfalden av barnläger redan på gång och en grupp som arbetar med diakonala former har tillsatts under året. En av ledamöterna i verksamhetsrådet (VR) meddelar att VR precis har sjösatt nya långsiktiga tankar om konfirmanduppföljning, och en ny form av ledarskola både i norra och södra länsdelen har startats under hösten. Det kommer att göras en ordentlig uppföljning av den nya ledarskolan, för konfirmationstiden och olika uppföljningar av den är oerhört viktigt. Samtal förs om hur årsmötets tankar och beslutade prioriteringar om verksamheten, förmedlas till de anställda. Det behöver tydliggöras vilken roll verksamhetsrådet har och vilken roll anställda har i EFS Västerbottens barn-, ungdoms- och vuxenarbete. Målen i verksamhetsplanen kan upplevas luddiga och behöver förtydligas och förankras i vårt arbete. Styrelsen beslutar att uppdra till VR att återkomma med en utvärdering om ca ett år av konfirmanduppföljningsarbetet enligt beskrivning i folder om långsiktigt konfirmand- och uppföljningsarbete. att uppdra till VR att möta anställda som arbetar med barn- och ungdomsverksamhet i en dialog, om hur vi ska jobba med beslutade prioriteringar i verksamheten. Förslag på ny EFSorganisation AU 117 Bilagor § 151 Styrelsen har tagit del av ett förslag på ny organisation för EFS nationellt som framställts av en tillsatt projektgrupp på EFS riks. Med anledning av organisationsutredningen inbjuds representanter för distrikten till rådslag om organisationen den 10-11/1 2015 i Uppsala. Distrikten uppmanas att skicka tre styrelserepresentanter och distriktsföreståndare. EFS Västerbotten uppmanas att skicka någon annan från kansliet i df’s frånvaro. Styrelsen för ett längre samtal utifrån dokumenten. Ett flertal frågor och synpunkter framförs och det blir utsedd grupps uppgift att ta med sig dessa till rådslaget i januari. Styrelsen uppdrar till distriktskansliets personal: Magdalena Sandberg, AnnaHelena Lindberg, Göran Berglund och Torbjörn Arvidsson att gå igenom dokumentationen och komma med synpunkter till rådslagets representanter från Västerbotten. Styrelsen menar att anställda som är intresserade av att få ta del av förslaget på den nya organisationen kan vända sig till kansliet för att få materialet. Information ges via november lönebrev till anställda. Styrelsen beslutar att utse Rune Hedman, Marianne Berglund och Hans Jakobsson samt Eva S Bäckström och Monika Andersson att företräda EFS Västerbotten vid rådslaget. Besök av missionsföreståndaren AU 117 Hemavanprojektet AU 120 § 152 Missionsföreståndaren önskar att få förslag på datum när han kan besöka EFS Västerbottens styrelse under vt 2015. Styrelsen beslutar att inbjuda missionsföreståndaren till EFS Västerbottens styrelsemöte den 14/2 2015 att inbjuda missionsföreståndaren till EFS Västerbottens årsmöte den 14/5 2015 att Rune Hedman fullföljer inbjudningarna § 153 EFS Västerbotten har med Offensiva medel beviljat bidrag motsvarande 50% tjänst under ht 2014 i ett projekt att utveckla samverkan kring Bibelfjäll till att bli en verksamhet tillsammans med Tärna församling i Tärna/Hemavan. Elisabeth Svedberg innehar projektanställningen under perioden. Distriktsföreståndare Kristoffer Hedman har varit den drivande parten i projektet innan han gick på tjänstledighet. Han meddelar att planen var att Tärna församling och Luleå Stift (eller andra samarbetspartners) under höstterminen skulle se över möjligheterna i projektet och skapa någon form av samverkan så att ekonomin till fortsatt tjänst skulle lösas. Styrelsen menar att i första hand måste en ekonomisk lösning hittas för våren 2015, men det är också nödvändigt att arbeta för en långsiktig lösning av projektet. Monika Andersson redogör för en träff med Markus Heutmann, kyrkoherde i Tärna församling, Kenneth Nordgren, kyrkoherde i Umeå pastorat samt Elisabet Svedberg. Markus Heutmann vill söka så kallat riktat församlingsbidrag från Luleå Stift för projektet tillsammans med Umeå pastorat och EFS Västerbotten. En finansiering för ht 2015 och två till tre år framåt på 50% tjänst för Elisabet Svedberg är målet. Någon lösning för våren 2015 finns inte i nuläget. Styrelsen beslutar att EFS Västerbotten går in som ekonomisk garant för en fortsättning av Hemavanprojektet för vt 2015, gällande Elisabet Svedbergs 50% tjänst att medlen tas ur Offensiva fonden EFS i London ST 96,128/2014 AU 121 § 154 Från missionssekreterarna Tin Mörk och Erik Johansson har inkommit ett brev till EFS Västerbottens styrelse, daterat 141024, i frågan om projektet EFS i London. Nyplanteringsgruppen på EFS riks har behandlat ansökan till Pionjärsfonden men konstaterat att ansökan faller utanför PM för fonden. Gruppen är ändå angelägen om att inte låta denna möjlighet att arbeta pionjärinriktat bland svenskar i utlandet gå EFS förbi och har därför skickat frågan vidare till EFS styrelse. Missionssekreterarna har i brevet ställt en fråga till EFS Västerbotten, om styrelsen är villig att bidra med 100 000 kr för EFS nyplanteringsarbete i London 2016 förutsatt att EFS styrelse beslutar om stöd på 100 000 kr för 2015? Inför dagens sammanträde har Tin Mörk och Erik Johansson meddelat att riksstyrelsen vid sitt sammanträde 141115-16 beslutat att återremittera ansökan till riksstyrelsens sammanträde i februari 2015 för att säkerställa frågor gällande budget och anställande part. Styrelsen för ett samtal om ärendet. Styrelsen beslutar att bordlägga ärendet. § 155 Arbetsordning 2015 Marianne Berglund redogör för föreslagen arbetsordning 2015. Styrelsen beslutar att fastställa arbetsordning för 2015. Sammanträdesdatum 2015 § 156 Styrelsen beslutar om kompletterande styrelsedatum, plats och värdar och schemat för 2015 ser ut enligt nedan: 14/2 21/3 2/6 Valberedningens arbete inför årsmötet 2015 25-27/9 Grisbackakyrkan Ånäset Konstituerande videosammanträde Umeå och Skellefteå Klippengården 14/11 Bergsbyn Katrine Ruuth, Gunilla Stenberg Åke Hägglund Rune Hedman Eva S Bäckström Marianne Berglund, Christina Bjerle-Johansson, Eva S Bäckström Jon Nilsson § 157 Samtal förs om EFS Västerbottens årmötesprotokoll 2014 när det gäller styrelsens proposition om avtrappningen av ledamöter från 12 till 9. Beslutsformuleringen i årsmötesprotokollet skiljer sig från texten i propositionen. Styrelsen förtydligar att valberedningen ska jobba enligt årsmötesprotokollet, d.v.s. att minskningen från 12 till 9 ledamöter sker redan vid kommande årsmöte att årsmötets andra beslut om minskning av ledamöter sker före val av styrelseledamöter, och att beslutet om antalet ledamöter blir omedelbart justerat. Med anledning av att styrelsen föreslås minska med tre ledamöter from 2015 menar styrelsen att valberedning kan välja att inte skicka ut något brev till föreningarna i år. Styrelsen har också påbörjat en översyn av PM för valberedning (ST 97/2014). Gåvor 10 månader § 158 Ek meddelar att från föreningar och enskilda inkommit 5 560 000 kr under perioden januari-oktober, d.v.s. 72% av budget. Det är 363 000 kr mindre än under samma period föregående år men 210 000 kr mer än budget för innevarande år. Styrelsen mottar rapporten. Prognos 2014 ER 36/2014 § 159 Ek föredrar en prognos baserad på utfall 140930. Intäkter: Gåvomedelsmålet är 7,7 miljoner kr och prognosen ligger på 8 miljoner kr. Inga testamenten är på ingående. Bidrag kopplat till personal ligger något högre än beräknat p.g.a. utökade tjänster i samarbetskyrkor och fler bidrag för arbetsmarknadsåtgärder. Konfirmandverksamheten har inte fyllt våra läger vilket innebär lägre summa deltagaravgifter. Kostnader: Den totala personalkostnaden beräknas utfalla högre än beräknat då tjänster utanför bemanningsplanen tillkommit i samarbetskyrkor och genom Offensiva fonden. I beloppet inryms även en minskning på personalkostnader i kretstjänster på grund av vakanser, tjänstledigheter och en långtidssjukskrivning. Dessa kretstjänster har inte ersatts av vikarier. Det totala utfallet på kostnadssidan ligger ca 300 000 kr lägre än budget. Finansiella medel: Tillskottet från finansiella intäkter är osäkert i dagsläget. Föreningslån och nybyggnationer på Klippengården påverkar innehav av fonder och kapital. Resultatet före bokslutsdispositionerna beräknas till -205 tkr och ligger därmed 795 tkr bättre än beräknat. Tillsammans med uttag ur Offensiva Fonden och beräknad återförd reservering beräknas resultatet till 455 tkr efter bokslutsdispositionerna. Prognosresultatet ligger alltså i samma nivå som föregående prognos. Sammanfattning:  Öronmärkta gåvor till EFS Västerbottens satsning på Klippengården ger mer gåvor än beräknat. Klippeneffekt?  Personalbidragen följer verkligt utfall i bemanningen. Det innebär för 2014 en ökning av både intäkter och kostnader för personal i två samarbetskyrkor.  Tjänstledigheter, vakanser och långtidssjukskrivning som inte ersatts med vikarier minskar personalkostnaden på kretstjänster, men totalt sett blir personalkostnaden högre än beräknat enligt punkten ovan.  Färre konfirmander påverkar både intäkter och kostnader  Osäker finansiell intäkt, förändring av portfölj och terminer påverkar intäkten. Styrelsen mottar rapporten. Budgetinriktning 2016 ER 37/2014 § 160 Ekonomirådet (ER) menar att den budgetnivå för 2015 som lagts på 8,2 miljoner kr upplevs hög i ljuset av prognosen för 2014 och föreslår en inriktning på 8 miljoner för 2016. När nu överlikviditeten minskar genom Klippenbyggnationerna, vill rådet lägga en lägre nivå på uttaget ur kassakistan än de senaste åren och föreslår ett uttag på max 1 miljon kr. Den offensiva fonden, som är en del av uttaget, föreslås ligga i samma nivå som tidigare år, 500 000 kr. Styrelsen mottar rapporten. Meddelanden om tjänster Anton Sjöström § 161 Meddelas att Anton Sjöström, samarbetskyrkopräst i Solbackakyrkan i Holmsund har lämnat sin tjänst 140930. Styrelsen mottar beskedet om Anton Sjöströms uppsägning och uttrycker sitt tack för den tid han arbetat i Solbackakyrkan. Meddelas att Elisabeth Grönlund, orgelspelare i Ersmark Skellefteå har lämnat sin tjänst 140831. Elisabet Grönlund Styrelsen mottar beskedet om Elisabet Grönlunds uppsägning och uttrycker tacksamhet för den tid hon varit anställd av EFS Västerbotten. Meddelas att Åke Hägglund, präst i Lövångerkretsen, har lämnat sin tjänst 140930. Åke Hägglund Rapport EFS rikskonferens 2015 Styrelsen mottar beskedet om Åke Hägglunds uppsägning och uttrycker tacksamhet för den tid han varit anställd av EFS Västerbotten. § 162 Monika Andersson rapporterar om det pågående arbetet med rikskonferensen. Det är nu klart med lokaler på Gammlia Idrottscentrum och Fridhemsgymnasiet och arbete pågår nu med att rekrytera ansvariga till de olika ansvarsområdena. Styrelsen mottar rapporten. § 163 Interna Styrelsen konstaterar att arbetet för den interna valberedningen för valberedningen EFS innevarande år nu är avslutat. Västerbotten Styrelsen uppdrar till Eva Lundeborg-Karlsson att till nästa års interna ST 27 valberedning överlämna de namn som tackat nej till uppdrag i år men som ställt sig positiva till kommande års eventuella uppdrag. Rapport Din Bok § 164 Eva S Bäckström redogör för det arbete som styrelsen för Din Bok i Umeå AB påbörjat för boklådans framtid. Styrelsen mottar rapporten. Rapport Bibelfjäll § 165 Monika Andersson meddelar att Luleå Stift årligen bidragit med 100 000 kr (via Tärna församling) till Bibelfjäll då föregående föreståndare, med tillhörighet i Svenska missionskyrkan, kunde utföra prästtjänster i Hemavan. Med den nye föreståndaren, som kommer från Pingströrelsen, försvinner denna bidragsmöjlighet från och med 2015. Om Tärna församling beviljas riktat församlingsbidrag hoppas man att en del av bidraget kan användas till bibelskolan Bibelfjälls fortsatta verksamhet. Styrelsen mottar rapporten. Rapport Samverkansavtal och avsiktsförklaring EFS och Ske-å pastorat § 166 Monika Andersson redogör för det avtal som skrivits mellan EFS missionsförening i Skellefteå, Skellefteå pastorat och EFS i Västerbotten gällande en lösning för missionsföreningens prästvakans. Det har varit en lång process som nu utmynnat i en tjänstesamverkan på 50%, avtalet är helt knutet till Lars-Martin Lund som tjänsteinnehavare. Styrelsen mottar rapporten. Rapport Studieförbundet Sensus årsmöte på regionnivå § 167 Hans Jakobsson meddelar att studieförbundet Sensus Norrland nu tagit sitt andra beslut på regionnivå att gå samman med studieförbundet Bilda. Andra beslutet på riksnivå sker i slutet av november. Om besluten blir klara i tid planeras samgåendet att gälla från 1/7 2015. Styrelsen mottar meddelandet. Rapport medarbetardagar i Etiopien 2015 § 168 Eva S Bäckström rapporterar om de planerade medarbetardagarna i Etiopien 2015, inför 150-års dagen för EFS internationella missionsarbete. Styrelsen mottar rapporten. Ansökan ADHDutbildning AU 132 § 169 Katrine Ruuth återger verksamhetsrådets planer på en fortbildning för barn- och ungdomsledare, anställda såväl som frivilligledare, kring ADHD-problematiken. Några första kontakter med tilltänkta seminarieledare har tagits. Styrelsen beslutar att frågan behandlas av EFS Västerbottens ledningsgrupp och återrapporteras till styrelsens nästa sammanträde. Utsända protokoll § 170 ST 140926-27 ER 141022 AU 141030 KR 141002, 141106 VR 141020 IR 140507, 140914 LG personal 140923, 141021 Klippenstyrelsen 1403211, 140422, 140909 Klippen årsmöte 141004 Styrelsen beslutar att lägga protokollen till handlingarna. Övriga frågor: Vivianne Palm Hälsning till arbetarna på Klippengården Avslutning § 171 Styrelsen uppdrar till kansliet att ombesörja en sorgehälsning från EFS Västerbotten till Harald Palm, med anledning av Vivianne Palms bortgång. Styrelsen uppdrar till kansliet att framföra en hälsning till alla de som arbetar på Klippengårdens nybyggnation. § 172 Styrelsen framför ett tack till dagens värd Hans Jakobsson. Sammanträdet avslutas 17:00 med bön. Ersmark, Skellefteå 2014-11-22 Eva S Bäckström sekreterare Marianne Berglund mötesordförande Christina Bjerle-Johansson justerare Eva Lundeborg-Karlsson justerare