1. No category

Organisatoriska förutsättningar för funktionellt chefskap,
goda jobb och välfungerande verksamhet i offentlig sektor
Annika Härenstam, projektledare
Anders Östebo, projektkoordinator
Forskningsmedel från Vinnova, Spinoff projekt: AFA försäkring, FAS
Medfinansiärer: Västra Götalandsregionen
Institutet för Stressmedicin
Göteborg stad
Borås, Alingsås och Ale kommuner
Göteborgs universitet, forskarskola Miljö och Hälsa
www.gu.se
Hur ska en organisation optimeras för
bra chefskap?
Annika Härenstam, www.gu.se
www.gu.se
Annika Härenstam, Tina Kankkunen, John Ylander, Kerstin Waldenström, Chef idag, 2006
www.gu.se
Faktorer som skapar dåliga arbetsförhållanden
• Ekonomin som enda mål för verksamheten: ”En budget i
balans…”
• Decentraliserad problemlösning, tex. hur verksamheten ska
lösas med minskade resurser
• Semiformell maktstruktur med gruppledare eller samordnare
som har ansvar men små befogenheter
• Kortsiktig passiv strategi för problemlösning, ”ad-hoclösningar” istället för att bryta mönster
• Diffust kollektivt ansvar, ”allas ansvar” som lätt blir ingens
ansvar
• De anställda har en strategi att ta personligt ansvar
Waldenström & Härenstam 2006
Annika Härenstam
www.gu.se
Faktorer som skapar bra arbetsförhållanden
• Ekonomi och kvalitetsmål för verksamheten
• Resultatmätning av mätbara mål
• Formell beslutsstruktur
• Chefen skapar genomförbara strukturella lösningar på konkreta
problem i arbetsuppgifterna
• Interorganisatoriska lösningar
• Individanpassad arbetsfördelning
• Tydlig ansvarsfördelning
• Arbetsgruppen tar gemensamt ansvar för att avgränsa och
genomföra arbetet
Waldenström & Härenstam 2006
Annika Härenstam
www.gu.se
Grundtankar i CHEFiOS interventionsprojekt
• Utgår från den operativa verksamhetens perspektiv och behov
• Normativ utgångspunkt. Den goda organisationen, baserad på tidigare
forskning
• Förändringsmodell: Survey – feedback intervention
• Hela organisationen – flera nivåer
• Flera perspektiv; flera discipliner, flera metoder (triangulering)
• Förankring, egen investering
• Lärande
• Strukturer
– Görande (praxis)
– Arenor för erfarenhetsutbyte, lärande, beslut, koordinering, tillit
– Positioner, relationer, kön
Annika Härenstam
www.gu.se
SURVEY-feedback intervention
7 kommuner
28 förvaltningar varav 6 i interventionsdelen
ca 700 chefer inom vård-omsorg, skola, teknisk service
Fyra kartläggningar – fyra instrument
• Hur har cheferna det?
(enkät)
• Vad gör chefer?
(ARIA, arbetsinnehållsanalys)
• Hur ser organisationen ut?
(ORGA, organisationsanalys)
• Hur fungerar verksamheten?
(register, intervju, enkät)
Annika Härenstam
www.gu.se
2012-10-18
www.gu.se
Hur har cheferna det?
De gynnade
De uppskattade
De försummade
De utsatta
De uppbackade
De klämda
De fokuserade
De motarbetade
Åtta olika situationer m a p krav och resurser
Berntson, Wallin, Härenstam, 2012
www.gu.se
De gynnade
•
•
•
•
•
Minst belastningar
Mest stödresurser
Överrepresentation av män och 55+
Teknisk service, verksamhetschef (expertchef)
Mycket god arbetsmiljö (ex 1% medarbetares
frustration, få som vill sluta som chef eller byta
arbetsplats)
• Högst andel som anser att brukarnas behov
tillgodoses och att effektiviteten ökat senaste
året
• Mycket god hälsa (94% positiva en vanlig dag,
99% arbetar kvar om 2 år, 81% nöjda med
arbetsprestation)
• Lite stress, bra allmänt hälsotillstånd
2
1,5
1
0,5
0
-0,5
-1
-1,5
-2
RB
LK
PP
BP
LS
MS
PB
www.gu.se
201210-18
De uppskattade
•
•
•
•
•
•
•
•
•
Mycket goda kontakter med brukare
Stöd från ledning
Största gruppen (17%)
76% kvinnor, över 45 år, enhetschefer
Något under medel i belastningar
Något över medel i resurser
Få vill sluta eller byta arbetsplats
Mycket god hälsa
9% redovisar stress (28% i hela studien,
66% i sämsta gruppen)
• Över 90% positiva och glada innan arbetet
2
1,5
1
0,5
0
-0,5
-1
-1,5
-2
RB
LK
PP
BP
LS
MS
PB
www.gu.se
201210-18
De uppbackade
•
•
•
•
•
•
Minst brist i resurser
Stöd från ledningen
Brist i stöd från medarbetare
Män, unga chefer.
Teknisk förvaltning, funktionshinder
Relativt låga belastningar och goda
resurser. Medarbetarproblem sticker ut.
• Allmänt gott hälsotillstånd.
• Vill arbeta kvar
2
1,5
1
0,5
0
-0,5
-1
-1,5
-2
RB
LK
PP
BP
LS
MS
PB
www.gu.se
201210-18
De fokuserade
•
•
•
•
•
•
•
•
•
Minst brukarproblem
Minst positiva brukare
Inga brukare?
Expertchefer, män, teknisk
förvaltning
Relativt god arbetssituation
Få belastningar
Få underställda, bra gränssättning
Relativt god hälsa, men eventuellt
riskkluster
Låg arbetslust, låg energi och få
som är nöjda med sitt arbete
2
1,5
1
0,5
0
-0,5
-1
-1,5
-2
RB
LK
PP
BP
LS
MS
PB
www.gu.se
201210-18
De försummade
•
•
•
•
•
•
•
•
•
Lågt stöd från ledning
Något över medel i belastningar
Relativt goda kontakter med personal
Äldre chefer, förskola/skola
Enhetschefer, verksamhetschefer
Över i andra belastningar
Över hälften vill sluta
Riskgrupp
Kring medel i allmänt hälsotillstånd,
men…
• Ensamhet, överbelastning,
sömnsvårigheter
2
1,5
1
0,5
0
-0,5
-1
-1,5
-2
RB
LK
PP
BP
LS
MS
2012-10-18
PB
www.gu.se
De utsatta
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
Relativt belastande arbetssituation
Höga brukarproblem
Resursbrist, logikkonflikt
Stöd från ledning
Högst andel högskoleutbildade
<44 år, förvaltningschefer,
förskola/skola
Höga belastningar, ok stöd
Tredje sämsta hälsoprofilen
Arbetsbelastning visar sig i hög
stress, låg energi, lite arbetslust
Relativt hög andel som fortfarande
rapporterar bra allmänt hälsotillstånd
2
1,5
1
0,5
0
-0,5
-1
-1,5
-2
RB
LK
PP
BP
LS
MS
PB
www.gu.se
201210-18
De klämda
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
Stora problem på belastningssidan
Lågt stöd
Personalproblem
Kvinnor, enhetschefer, äldreomsorg
Majoritet vill byta arbetsplats och sluta
som chef
Endast 6% rapporterar stöd i
organisationen (32%)
Över 50% anser att de har illegitima
uppgifter
Vanligt att man utför medarbetares
uppgifter när belastning blir för stor
Mycket dålig hälsa, lågt i alla variabler
Endast 8% är nöjda med sitt arbete
2
1,5
1
0,5
0
-0,5
-1
-1,5
-2
RB
LK
PP
BP
LS
MS
PB
www.gu.se
201210-18
De motarbetade
•
•
•
•
•
•
•
•
Sämst hälsa av alla
Höga belastningar
Mycket lågt stöd
Kvinnor, 45-55 år
Högskoleutbildade
Förvaltningschefer
Många vill sluta som chef eller byta arbetsplats
Hög andel anser sig utföra orimliga
arbetsuppgifter
• Hjälper också utsatta medarbetare i högst
utsträckning
• Mycket dålig hälsa. 65% sömnsvårigheter, nästan
hälften känner olust eller är nollställda inför
arbetet, högst andel stress, låg energi, ensamhet
• Lägst andel med bra allmänt hälsotillstånd,
arbetar kvar om 2 år, arbetslust
2
1,5
1
0,5
0
-0,5
-1
-1,5
-2
RB
LK
PP
BP
LS
MS
www.gu.se
PB
201210-18
Generella resultat (dvs genomsnitt för 555 chefer)
• Inga tydliga skillnader i hälsa mellan kvinnor och män eller mellan
olika befattningar. Generellt rapporterar kvinnorna något mer
stressymtom än männen.
• Mycket stora skillnader i hälsa, motivation och prestation mellan
klustren. Detta gäller även andelen som vill stanna respektive sluta
• Hur chefer mår, presterar och hur deras framtidsplaner ser ut
påverkas starkt av de villkor som chefen arbetar under.
2012-10-18
www.gu.se
Vad gör cheferna?
Externt perspektiv
ARIA – arbetsinnehållsanalys
Metoden (ARIA) för att studera organisatoriska
förhållanden och hur ledningen och de anställda agerat
bortser i möjligaste mån från enskilda individers
värdering av situationen
Det är inte vad ledning och anställda vill göra utan vad
man faktiskt gör som studeras
Kerstin Waldenström: Externally assessed psychosocial work characteristics Thesis, KI, 2007
Waldenström K, Härenstam A. How are good and bad jobs created?
Case studies of employee, managerial and organisational factors and processes.
Arbetsliv i omvandling, 2008:4.Växjö: Växjö universitet.
Waldenström K, Härenstam A. Hur skapas goda arbetsförhållanden?
Rapport från Arbets- och Miljömedicin 2006:5.
www.gu.se
Illegitimate tasks
• Uppgifter utanför kärnarbetsuppgifter
• Inte uppfattas viktiga för professionen, yrket eller befattningen
• Uppgifter man uppfattar inte behöver göras eller som egentligen
borde göras av någon annan
• Omfattningen av sådana arbetsuppgifter – resursanvändning
Forskning visar att belastningar i ”illegitima” arbetsuppgifter
påverkar stress, hälsa och motivation mer än belastningar i
kärnarbetsuppgifter
Semmer, N; Jacobshagen, N; Meier, L. & Elfering, A. (2007) Occupational Stress Research: The
“Stress-as-offense-to-self” perspective. Occupational Health Psychology Vol 2:43-60.
www.gu.se
Procent av arbetstid med självskattade ”onödiga”
arbetsuppgifter
Befattning uppdelat på kön
N=15
Expertchef
N=14
N=11
Förvaltningschef
N=13
N=61
Verksamhetschef
N=42
N=220
Enhetschef
N=94
Gruppledare
N=18
N=14
0
2
4
6
8
10
Kvinna
12
14
16
18
20
22
24
%
Man
2012-10-18
www.gu.se
Relationer mellan nivåer i en kommunal organisation, exempel
på operativ verksamhet som är ”avskuren” den strategiska nivån
KS
FN
FC
VC
?
SC
• Ö msesidig relation
(stark)
• Ö msesidig relation om
ö vergripande fr å gor
(medel)
• Selektiv relation (svag)
EC
pers
onal
pers
onal
EC
pers
onal
Kankkunen, Ylander, Björk, Härenstam
pers
onal
www.gu.se
Antal underställda/ enhetschef (medelvärde 2011)
Chefskvot
Funktionshinder
Äldreomsorg
Förskola/skola
Gymnasieskola
Teknisk service
0
10
20
30
40
CHEFiOS -projektet
50
www.gu.se
andel
högskoleutbildade
Beskrivning av de anställda (procent/medelvärden) 2011
andel kvinnor
Vård- och
omsorgsförvaltning
Skolförvaltning
andel deltid
Stadsdelsförvaltning
Teknisk förvaltning
0
10
20
30
40
50
60
70
80
90
100
CHEFiOS -projektet
www.gu.se
Resultat - exempel
Liknande typer av krav i olika verksameter
Men här finns stora variationer mellan arbetsplatser
Organisering, omorganiseringar mm har betydelse
Hög chefskvot
högre belastning för chefer, gäller alla verksamheter
Skillnader mellan olika typer av verksamheter:
• Chefskvot (högst i omsorg)
• Personalsammansättning; kön, utbildning, hel/deltid
(vård/omsorg utmärker sig i alla avseenden)
• På 2 år hade var fjärde chef slutat – stora variationer mellan förvaltningar
www.gu.se
Chefios hypotes och slutsats
Organisatoriska förutsättningar (som formella och
informella strukturer, resurser och logiker)
Handlingar, Praxis, Relationer
Arbetsmiljö, hälsa
Verksamhetens resultat
Chefer, medarbetare
www.gu.se
Referenser
Björk L, Forsberg kankkunen T, Bejerot E (2011). Det kontrollerade chefskapet-variationer I genusmärkta verksamheter.
Arbetsmarknad och Arbetsliv, 2011:4;79-94)
Berntson E, Wallin L, Härenstam A (2012). Typical situations for managers in the Swedish public sector: cluster analysis of
working conditions using the Job Demands-Resources model. Forthcoming, International Public Management Journal.
Bolin M & Härenstam A. (2008) An empirical study of bureaucratic and post-bureaucratic characteristics in 90 workplaces.
Economic and Industrial Democracy: Vol. 29(4): 541–564.
Kankkunen T, Ylander J & Höckertin C (2010). Managing the psychosocial environment – logics of leadership in different
organizational contexts. I The dynamics of Organisation and Healthy Work Marklund & Härenstam (red) Arbetsliv i
omvandling, Växjö universitet.
Kankkunen, T (2009). Två kommunala rum. Ledningsarbete I genusmärkta tekniska respektive omsorgs- och
utbildningsverksamheter. Doktorsavhandling, Sociologiska Institutionen, Stockholms universitet
Kankkunen T. Könade verksamheter. En studie av hur stressande arbetssituationer för kommunala enhetschefer hanteras inom
tekniska respektive omsorgs- och utbildningsförvaltningar. Arbetslivsrapport, 2006:43 Arbetslivsinstitutet, 2006.
Härenstam A (2011) Den samspelande och tydliga organisationen. I Härenstam & Bejerot, Sociala relationer i arbetslivet, Gleerups förlag.
Härenstam A, Marklund S, Berntson E, Bolin M & Ylander J. Understanding the organisational impact on working conditions and
health. Arbete och Hälsa 2006:4.
Härenstam A (2008). Organizational approach to studies of job demands, control and health. Scand J Work, Environ & Health,6:144-49
Härenstam A (2009). Exploring gender, work and living conditions and health- suggestions for contextual ad comprehensive
approaches, Scandinavian Journal of Work Environment and Health 35(2):127–133
Marklund S, Berntson E, Bolin M, Härenstam A & Ylander Y (2006). Changing organisations and work-related health Technical
report of methods, sample and design of three studies. Arbetslivsrapport 2006:47, Stockholm, Arbetslivsinstitutet.
Waldenström K, Härenstam A. Hur skapas goda arbetsförhållanden? En studie av strategier hos chefer och anställda. Rapport
från Arbets- och Miljömedicin 2006:5. Centrum för folkhälsa, Stockholms läns landsting.
Waldenström K & Härenstam A. (2008). How are good and bad jobs created? Case studies of employee, managerial and
organizational factors and processes. Arbetsliv i omvandling, 2008:4. http://www.vxu.se/svi/aio/
Ylander J & Härenstam A (2006). Var finns makten över arbetsvillkoren? En guide om psykosocial miljö och arbetsmiljöinriktat
handlande. Slutrapport till Volvo Group. Arbetslivsrapport 2006:44, Stockholm, Arbetslivsinstitutet .
Ylander J (2008). Constructive management. Synchronizing relations in change. Doktorsavhandling, Handelshögskolan,
Göteborgs universitet. Intellecta Docusysis AB, V Frölunda.
Chef idag Populärvetenskapligt magasin som sammanfattar resultaten av flera forskningsprojekt
http://www.socav.gu.se/digitalAssets/1282/1282857_chef_idag_2.pdf
Annika Härenstam
www.gu.se