E-arkiv SKNV - Nyhetsbrev nr 2 2014-06-25 Förberedande insatser inom området e-arkiv Så här långt Nya informationsmönst er kräver ett nytt arbetssätt! Projektgruppen har under maj och juni månad genomfört en utbildning om e-arkiv för styrgruppen, arbetsgruppen och den regionala arbetsgruppen. Utbildningen är på en grundläggande nivå och genomförs i tre delar med fokus på nyttor, organisation och teknik kring e-arkiv. I den första delen berörs de nyttor e-arkivet bidrar med i den kommunala organisationen samt e-arkivets roll i det nationella arbetet med esamhället. Den andra delen betonar vikten av att se e-arkivet som mer än en teknisk lösning och sätter fokus på betydelsen av att bygga upp en fungerande organisation kring det elektroniska arkivet. Även vikten av att se earkivarbetet som en del av en organisations totala arbete med digital informationshantering (Den digitala agendan), tas upp här. I den tredje delen, kommer tekniken kring e-arkiv att beröras. Här kommer bl.a. relevanta standarder och de för digital arkivering typiska informationspaketen att gås igenom. Under sensommaren och hösten planerar projektgruppen att även rikta utbildningsinsatser utanför den egna projektorganisationen i syfte att ytterligare sprida information om e-arkiv i regionen. I det här numret: Så här långt 1 Webbplats 1 Den digitala agendan 2 Omvärlden 2 Systeminventering 3 Informationskartläggning 3 Styrdokument 3 Webbplats Vi får nu en egen webbplats som kommer att nås via en länk från Helsingborgs stadsarkivs sida under http://www.helsingborg.se/ Medborgare/Uppleva-och-gora/ stadsarkivet/ Där avser vi att publicera den information och de dokument som även kan vara av intresse för allmänheten, bl.a. våra nyhetsbrev. På vår projektarbetsplats kommer vi liksom tidigare att publicera den projektdokumentation som är av relevans för den egna projektorganisationen. På projektarbetsplatsen - Systeminventering e-arkiv SKNV, finns det frågeformulär som ligger till grund för den pågående systeminventeringen och dit kontaktansvariga från deltagande kommuner har fått inloggningsmöjligheter. Förberedande insatser inom området e-arkiv Den digitala agendan Analog arkivering Det it-politiska målet är att Sverige ska vara bäst i världen på att använda digitaliseringens möjligheter. Begreppet digitalisering används idag i två olika betydelser. Dels som informationsdigitalisering och dels som samhällelig digitalisering. Med informationsdigitalisering menas den process där en analog förlaga transformeras till digital information. Samhällelig digitalisering är den process som involverar de flesta av oss. Kommunikation och utbyte av information mellan individer och organisationer i samhället. sakområden som skola, omsorg och kultur, men även gällande infrastruktur och eförvaltningsområden. Sveriges kommuner och landstings (SKL) strategi för eSamhället har varit en viktig referens för många av de regionala processerna. Agendorna möjliggör en ökad samsyn kring de frågor som omfattar digitalisering. Ökad samverkan innebär också att berörda aktörer ser nyttan av att bygga gemensamma strukturer för digitaliseringsfrågor, inte minst Behovet av båda formerna av digitalisering finns representerade i den digitala agendan. Hur ser då arbetet ut med de regionala digitala agendorna och hur påverkar det i sin tur kommunerna? ”En ljusnande framtid kan bli vår” kring användningen av olika typer av e-tjänster inom offentlig verksamhet.. Att få länens kommuner att samverka med varandra ses som den enskilt största utmaningen. Nyckeln för att möta den utmaningen blir för kommunchefer och andra centrala personer att synliggöra kommunernas potentiella vinster av digitaliseringens möjligheter. Källa: ”En digital agenda i människans tjänst—en ljusnande framtid kan bli vår” Delbetänkande av Digitaliseringskommissionen, Stockholm 2014 Samtliga län har idag signerat avsiktsförklaringar, och några län har även antagit agendor. Av de län som ännu ej antagit sina agendor uppskattar det stora flertalet att de kommer att kunna göra det under 2014. I många län bedöms kommunerna vara de viktigaste aktörerna i arbetet. Särskilt gäller detta för Omvärlden Illustrationer sida 2 och 4 © Jacob Stålhammar 2014 Riksarkivets projekt eARD, earkiv och e-diarium avslutas 30 juni 2014. Man har bl.a. tagit fram förvaltningsgemensamma specifikationer, FGS, för att skapa en gemensam bas för informationsöverföring. http:// riksarkivet.se/eard-nyhetsbrev Riksarkivet inrättar även en ny förvaltningsorganisation som Sida 2 ska förvalta framtagna FGS:er http://riksarkivet.se/fgs-earkiv. Konceptstudien E-arkiv Kronoberg och Blekinge har nu kommit så långt att ett förslag till gemensam organisation, ett kommunalförbund presenterats för samarbetskommunerna. Under juni månad väntas kommunerna i de två regionerna fatta beslut om de vill vara med i den nya organisationen eller inte. Blir det en positiv respons kommer kommunalförbundet starta sin verksamhet under nästa år. http://www.vaxjo.se/ Dokumenthantering--startsida/E -arkiv/ E-arkiv SKNV - Nyhetsbrev nr 2 Systeminventering Systeminventeringen är en av projektets viktigaste aktiviteter. Inventeringen är översiktlig och görs i tio av de elva kommunerna inom SKNV. Tanken är att få en överblick av läget i regionen och ett bra underlag för det vidare arbetet med e-arkiv. Systeminventeringen görs av kommunernas befintliga it system som innehåller allmänna handlingar. För projektet är inventeringen användbar eftersom den utgör ett viktigt underlag för det vidare analysarbetet. Med svaren från inventeringen får projektet en uppfattning om mängden system, antalet gemensamma system och systemens förmåga att leverera information till ett e-arkiv, vilket i sin tur ger en uppfattning om kostnader samt dimensionen på den framtida organisation som krävs för att hantera e-arkivfrågan i regionen. deltagarkommunerna också en bra överblick över vilka system de själva hanterar och vilka grannkommunerna har. Det kan vara en grund för framtida samarbeten kring gemensamma systemupphandlingar och även leda till ökat kunskapsutbyte. Bildkälla sida 3: ”Guide till handlingsalternativ”, E-arkiv Kronoberg och Blekinge Genom inventeringen får alla Informationskartläggning En grundläggande förutsättning för att en e-förvaltning med earkiv ska vara effektiv är att information ses som en värdefull och utvecklingsbar resurs. Med information menas varje typ av kunskap som kan utbytas och denna information uttrycks alltid i någon form av data. Det är endast den information som efter en värdering befunnits bevarandevärd som är föremål för bevarande. Till exempel ett protokoll, men även en arkivbeskrivning och en arkivförteckning som fungerar som sökingång till arkivet. E-arkiv syftar inte enbart till att säkra en långsiktig passiv förvaring. Även verksamhetsnyttan måste vara i fokus. Information är en resurs som ska vara sökbar och kunna tillhandahållas av skilda intressenter. Inför ett införande av e-arkiv behöver därför en informationskartläggning göras. I samband med en kartläggning av en verksamhets processer är det lämpligt att inventera och beskriva den information som kan kopplas till processerna. En beskrivning av verksamhetens Styrdokument Det är av stor vikt att styrdokument uppdateras av deltagande organisationer före införandet av ett e-arkiv. Komplettering av regelverk och riktlinjer bör vara klart då införandet av e-arkiv påbörjats. Arkivreglementet behöver anpassas så att det också omfattar elektroniska handlingar. Sida 3 Det bör finnas styrande dokument som beskriver beslut, förvaltning och utveckling av dokument– och ärendehantering i organisationen. Kommunen bör ha upprättat en bevarandestrategi samt antagit en strategi för hantering av elektroniska handlingar. processer gör att man tydligt kan se en kedja av händelser som har en början och ett slut. I arbetet med långsiktig informationsförsörjning är processbeskrivningen det som skapar sammanhang mellan verksamhet och arkiv. E-arkiv möjliggör en heltäckande informationsinfrastruktur E-arkiv SKNV - Nyhetsbrev nr 2 Kontakt: Christian Jarnekrantz—SLF Tel: 042-10 64 45 christian.jarnekrantz@helsingborg.se Leone Linder—SLF Tel: 042-10 65 57 leone.linder@helsingborg.se Skåne Nordväst (SKNV) är det samlade namnet för det politiska samarbetet över kommungränserna i nordvästra Skåne. SKNV arbetar för en gränslös verksamhet för företag, investerare, invånare och besökare. Elva kommuner samarbetar för att tillsammans skapa tillväxt, effektivitet och utveckling i kommunerna. I samarbetet ingår: Bjuv, Båstad, Helsingborg, Höganäs, Klippan, Landskrona, Perstorp, Svalöv, Åstorp, Ängelholm och Örkelljunga. Projektgruppen består av—Christian Jarnekrantz, projektledare/arkivarie och Leone Linder, arkivarie. Projektgruppen är placerad vid Helsingborgs stadsarkiv. Publicering 2014-06-25 Leone Linder—SLF http://www.helsingborg.se/ Medborgare/Uppleva-och-gora/ stadsarkivet/ Förberedande insatser inom området e-arkiv