1. No category

E-ARKIV KALMAR LÄN
April-maj 2015
Nyhetsbrev från projekt eArkiv Kalmar län
Projektet går nu in i sin slutfas
Nu är det dags för en sista kraftansträngning. Slutkonferensen ska genomföras
och utvärderas. De sista rapporterna färdigställas. Projektet ska därefter sammanställas och resultatet överlämnas till projektets uppdragsgivare - kommunchefsgruppen i Kalmar län. Slutresultatet kommer att presenteras på mötet i
Emmaboda den 28 maj.
Ett sista nyhetsbrev kommer att skickas ut när projektet avslutats. Där kommer en sammanfattning
av projektets resultat och förslag till vägval för kommunerna i Kalmar län att presenteras.
Intresset för e-arkiv och långsiktigt digitalt bevarande är stort både i
Kalmar län och i landet som helhet och det händer mycket på
området. Under det gångna året har ett antal e-arkivprojekt slutförts
och slutredovisats. Samtidigt har ett antal nya projekt startats upp.
De första avropen mot SKL:s ramavtal för e-arkiv har genomförts.
Många samverkansprojekt har initierats på olika platser i landet.
Sverige har till och med fått sitt första kommunalförbund med inriktat
på långtidslagring av information - Sydarkivera.
Caspar Almalander som arbetar som IT-arkivarie i Eskilstuna och samordnande för e-arkivfrågor på SKL har förutspått att år 2015 kommer att
bli ”e-arkivens år”. Så som utvecklingen ser ut nu så kan denna
förutsägelse mycket väl visa
sig gå i uppfyllelse.
I det här
numret

Projektet går nu in i sin
slutfas

Vad har hänt i februari och
mars?

På gång….

Rapport 3 Nyttoanalys och nyttorealisering

Rapport 4 - Sammanställning av möjliga samverkansformer

Rapport 5 - Ekonomiska
förutsättningar baserat på
samverkansform
Vad har hänt i februari och mars ?
Rapporter: Den 5 februari publicerades Rapport 3 Nyttoanalys och nyttorealisering . Den 11 mars publicerades Rapport 4 - Sammanställning av möjliga samverkansformer och den
10 april publicerades Rapport 5 - Ekonomiska förutsättningar
baserat på samverkansform.
Workshop med styrgruppen: Fredagen den 30 januari anordnades en workshop i Mönsterås med projektets styrgrupp. Fokus låg
på möjliga samverkansformer, utformning av slutrapporten och hur
kommunerna kan komma framåt efter projektavslut. Kommunalförbundet Sydarkiveras förbundschef Mats Porsklev deltog under
dagen och berättade om de aktiviteter, problem och möjligheter de
kunnat identifiera under förarbetet med kommunalförbundet.
Sammanställning av systeminventering: Den 6 februari skickades ett underlag i form av en första sammanställning av systeminventeringen ut till IT-chefsgruppen för bearbetning. Tre kommuner lämnade synpunkter som kommer att ligga till underlag för
Rapport 6..
Inbjudan till projektets slutkonferens skickades ut den 9 februari. Inbjudan gick ut till samtliga kommuner samt landstinget i
Kalmar län. Den skickades även ut till kontaktpersonerna i de earkivprojekt som pågår i närområdet, d v s Östergötland, Jönköping, Kronoberg, Blekinge, Halland och Skåne.
E-arkiv Östergötland: Representanter från Linköping, Norrköping och ITSAM träffades den 11 februari för fördjupade samtal
om utredning av djupare samverkan. Arkivfunktionerna i Linköping
och Norrköping fick ett uppdrag att arbeta vidare med frågan och
återkomma med underlag för fortsatta diskussioner under våren.
Uppvakning av SKL: Den 25 februari genomförde representanter från Nationella nätverket för e-arkiv en uppvaktning av SKL
för att peka på de behov i form av stöd och samordning som de
kommunala arkivfunktionerna hittills identifierat.
Arkivutbildning för kommunchefsgruppen: I samband med
kommunchefsmötet den 26 februari hölls en kort intensivutbildning i arkiv och e-arkiv. Deltagarna hann även med en kort
avstämning av projektet och den kommande slutkonferensen.
Styrgruppsmöte: Måndagen den 2 mars hölls det femte styrgrupps-möte i Oskarshamn med fokus på uppföljning av den genomförda workshopen, slutkonferensen och övriga planerade aktiviteter under våren.
Styrgruppsmöte: Onsdagen den 30 mars hölls det sjätte styrgruppsmötet. På mötet stämdes de färdiga rapporterna av och
godkändes och arbetet med slutrapporten och förslag till vägval
diskuterades.
Vårt mål: Rätt information till rätt person vid rätt tillfälle…….
Kontakt
Kontakta mig om du vill ha mer
information om projektet.
Anki Heimonen
1:e arkivarie
Kommunalförbundet ITSAM
Storgatan 35
590 36 KISA
Tel: 0494-197 34 (direkt)
0494-197 77 (växel)
E-post:
ann-christine.heimonen@itsam.se
På gång….
April: Rapport 6 - Översiktlig sammanställning och redovisning av resultaten från
systeminventeringen.
April-maj: Justera och presentera slutrapporten och projektets resultat.
14 april: Föredragning för kommunstyrelsen i Högsby
24 april: Slutkonferens - "HJÄLP! – Hur
ska vi göra nu? En regional konferens
om att i införa e-arkiv – ensam eller tillsammans.". Mer om konferensen hittar du på
sida 1.
18 maj: Styrgruppsmöte
28 maj: Slutredovisning av projektet för
PKN och KC-gruppen
Rapport 3 - Nyttoanalys och
nyttorealisering
I uppdraget för projekt e-arkiv Kalmar län har det ingått att presentera de nyttor som kommunen och dess verksamheter kan hämta
hem vid införandet av en digital informationshantering och ett system för långsiktigt digitalt bevarande. Rapporten har sammanställts för att spegla de nyttor som bör vara allmängiltiga för de
flesta av Sveriges kommuner.
Underlagsmaterialet till rapporten har varit nyttoanalyser som genomförts inom andra projekt och förstudier under de senaste åren.
De har visat att det finns stora vinster med att införa ett e-arkiv
både för kommunen som helhet. Ett exempel är Västerås stad som
beräknar att summan av nyttorna i bästa fall kan uppgå till 70 miljoner per år.
De största nyttoeffekterna uppstår genom att medborgare och
medarbetare enklare kan ta del av information som finns i arkiven.
Man ska dock vara medveten om att nyttorna uppstår successivt efter införande och ökar i takt med att kostnaderna för införandet minskar.
E-arkivet skapar en gemensam lösning för informationshantering. Informationen blir enklare att vidmakthålla över tid när standarder och teknik förändras, men för att nyttorna ska säkerställas måste ansvariga utses som tillser
att nyttorna realiseras. Till hjälp i detta arbete bör en hindersanalys genomföras som belyser risker och krav inför ett genomförande.
Rapport 4 - Sammanställning av
möjliga samverkansformer
Att införa ett e-arkiv är ingen enkel uppgift. Det är en angelägenhet för hela
organisationen och kräver både personella och ekonomiska resurser. Kommuncheferna i Kalmar län är överens om att det ska finnas möjlighet för arkivering av
elektroniska handlingar. Det motiverar samverkan.. Med tanke på de mycket
begränsade resurser och kompetens inom området som finns idag så finns det
mycket som talar för "stordrift".
Projektet har identifierat åtta möjliga vägval.
Enskilda alternativ:

Upphandla ett eget e-arkiv och administrera sin egen e-arkivorganisation.

Arbeta vidare som tidigare med analoga pappersarkiv.
Samverkansalternativ:

Kommunerna samverkar när det gäller metoder, verktyg och kravställning.

Val av samma tekniska lösning för e-arkiv, drift på två eller flera platser.

Ett gemensamt e-arkiv i länet. Samverkan om lösning och drift. Skulle även kunna innefatta en samverkande e-arkivfunktion i
regionen.

En större regional lösning med gemensam arkivmyndighetsfunktion som hanterar digital långtidslagring i form av ett gemensamt
e-arkiv och en stödjande e-arkivfunktion.

En större regional lösning med gemensam arkivmyndighetsfunktion som hanterar långtidslagring av analoga och digitala arkiv i
form av gemensamma arkivlokaler, gemensamt e-arkiv och en stödjande arkivfunktion.

Nationell e-arkivlösning
Tillsammans kan vi lösa många problem
Rapport 5 - Ekonomiska förutsättningar baserat på samverkansform
Då det idag inte finns någon gemensam nationell lösning för långsiktigt digitalt bevarande för kommunerna att ansluta sig till presenterar denna rapport
kostnadsberäkningar för två möjliga regionala lösningar.
Rapporten presenterar kostnadsberäkningar för två regionala samverkansformer; samverkan inom Kalmar län samt för samverkan med Kronoberg och
Blekinge genom anslutning till kommunalförbundet Sydarkivera. Beräkningar
visar på att kostnaderna för att skapa en egen organisation i Kalmar län blir
billigare initialt men dyrare över tid. Kostnaderna per kommun gäller om
samtliga väljer att delta annars fördelas kostnaderna.
Samverkan är mer resurseffektivt, trots att en större organisation ofta kräver
mer personal. Det innebär skalfördelar att samverka, t.ex. genom gemensam
kunskapsbas, olika driftfördelar, gemensamma utbildningar och att
information från verksamhetssystem som finns i flera kommuner kan
integreras samtidigt. Det är både tid- och resurskrävande och administrativt
komplicerat att skapa en egen organisation. Att gå in i en befintlig organisation blir dyrare initialt men billigare över tid.
För att kommunerna i Kalmar län ska komma vidare i sitt arbete med ett långsiktigt digitalt bevarande, och för att kunna beräkna kostnaderna för detta
arbete, krävs att varje kommun tar ställning om det fortsatta arbetet. Det kommer att behövs ett formellt inriktningsbeslut eller en avsiktsförklaring från de
intresserade kommunerna som preciserar hur de vill gå vidare.
Kommunalförbundet Sydarkivera är från 1 januari
2015 en gemensam arkivorganisation för kommuner i Kronoberg och Blekinge.10 kommuner
och ett regionförbund valt att samarbeta om
e-arkiv inom ramen för ett gemensamt kommunalförbund.
Tanken är att genom att samverka kunna
fördela kostnaderna för investeringar och
drift av det gemensamma arkivet och den
personal som behövs. Kommunalförbundet
ger den organisatoriska infrastrukturen för
digitalt bevarande: gemensamma bestämmelser för samarbetet, förmåga att fatta gemensamma beslut, budget, kunnig personal
med mera.
Läs mer på
https://sydarkivera.wordpress.com/
Visar inriktningsbeslutet/avsiktsförklaringen att kommunerna i Kalmar län vill
skapa en egen organisation måste det arbetet påbörjas i form av kostnadsberäkningar, fastställande och uppbyggnad av organisation, rekrytering av personal, beslut om driftform och driftorganisation, kravställning av system m.m.
Om det istället visar sig att en eller flera kommuner vill ansluta till en befintlig
organisation måste kontakter tas för att få ekonomiska och juridiska underlag
för vidare bearbetning.
Oavsett vilken samverkansform kommunerna väljer kommer det att avspegla
sig i den slutliga kostnaden.
”En väl fungerande e-förvaltning
kräver en strukturerad förvaltning av informationen.
En genomarbetad struktur ska
få genomslag under
informationens hela livscykel.
Den information som kontinuerligt skapas bildar även kommunernas, landstingens och
regionernas arkiv, som ska
vårdas och förvaltas.”
E-förvaltning och informationshantering (SKL 2011)