1. No category

eArkiv Kalmar län
Rapport 5 – Ekonomiska förutsättningar
baserat på samverkansform
Version 1.0
Kisa 2015-04-10
Ort och datum
Anki Heimonen
Projektledare
Dokumenttyp
Rapport
Område
1 Bakgrund
Under punkt 2.3 i projektdirektivet framgår att ”Syftet med projektet är att höja kunskapen,
kompetensen och medvetenheten om digital informationshantering och belysa innebörden av
de vägval som kommunerna måste göra inför ett införande av system för långsiktigt digitalt
bevarande.”
Punkt 3 i projektdirektivet stadgar att målet med projektet är att ”… Förslag till strategier för
enskilda eller sammanhållna regionala lösningar för långsiktigt digitalt bevarande ska utarbetas
där tekniska, organisatoriska, juridiska och ekonomiska förutsättningar belyses.”
I projektplanen, punkt 2.2 Projektmål, framgår att ”… Genom samverkan och
omvärldsbevakning ska kunskaper och erfarenheter från liknande projekt och från de egna
medverkande organisationerna fångas upp och delges samtliga berörda. Förbättringsförslag och
förslag till åtgärder ska utarbetas och presenteras för samtliga deltagare.”
Uppdragsgivarens riktlinjer:
När projektet påbörjades önskade uppdragsgivarna att flera olika aspekter och vägval för ett
framtida arbete med långsiktigt digitalt bevarande, här kallat e-arkiv, skulle belysas. De vägval
som angavs var:
 Att fortsätta som tidigare med analog pappersarkivering.
 Att varje kommun upphandlar ett eget e-arkiv och administrerar sin egen earkivorganisation.
 Att flera eller samtliga kommuner tillsammans upphandlar och administrerar en
gemensam e-arkivorganisation.
Vid kommunchefsmötet den 11 september 2014 beslutades att projektet eArkiv Kalmar län skulle
ändra sin inriktning. Kommuncheferna såg inte längre någon mening med att titta på enskilda
lösningar eller en regional lösning inom Kalmar län. De klargjorde att de redan insett att frågan är
komplex och kommer att kräva gemensamma personella och ekonomiska resurser samt viss
specialistkompetens. Det nya inriktningsförslaget från kommunchefsgruppen blev att i första hand
undersöka om det idag finns någon nationell lösning eller samverkan att delta i. I andra hand
skulle projektet fokusera på en större regional samverkan med andra kommuner, regioner och
projekt i närområdet.
Då det idag inte finns någon gemensam nationell lösning för långsiktigt digitalt bevarande för
kommunerna att ansluta sig till presenterar denna rapport kostnadsberäkningar för två möjliga
regionala lösningar.
2
Dokumenttyp
Rapport
Område
2 Sammanfattning
Rapporten presenterar kostnadsberäkningar för två regionala samverkansformer; samverkan
inom Kalmar län samt för samverkan med Kronoberg och Blekinge genom anslutning till
kommunalförbundet Sydarkivera. Beräkningar visar på att kostnaderna för att skapa en egen
organisation i Kalmar län blir billigare initialt men dyrare över tid. Kostnaderna per kommun
gäller om samtliga väljer att delta annars fördelas kostnaderna.
Samverkan är mer resurseffektivt, trots att en större organisation ofta kräver mer personal. Det
innebär skalfördelar att samverka, t.ex. genom gemensam kunskapsbas, olika driftfördelar,
gemensamma utbildningar och att information från verksamhetssystem som finns i flera
kommuner kan integreras samtidigt. Det är tid- och resurskrävande och administrativt
komplicerat att skapa en egen organisation. Att gå in i en befintlig organisation blir dyrare
initialt men billigare över tid.
För att länets kommuner ska komma vidare i sitt arbete med ett långsiktigt digitalt bevarande,
och för att kunna beräkna kostnaderna för detta arbete, krävs att varje kommun tar ställning
om det fortsatta arbetet. Det behövs ett formellt inriktningsbeslut eller en avsiktsförklaring
från de intresserade kommunerna om att de vill gå vidare val av samverkansform.
Visar inriktningsbeslutet/avsiktsförklaringen att kommunerna i Kalmar län vill skapa en egen
organisation måste arbetet påbörjas i form av kostnadsberäkningar, fastställande och
uppbyggnad av organisation, rekrytering av personal, beslut om driftform och
driftorganisation, kravställning av system m.m. Om det istället visar sig att en eller flera
kommuner vill ansluta till en befintlig organisation måste kontakter tas för att få ekonomiska
och juridiska underlag för vidare bearbetning.
Beroende av vilken samverkansform kommunerna väljer kommer vägvalet att avspegla sig i
den slutliga kostnaden.
3
Dokumenttyp
Rapport
Område
3 E-arkivorganisation för långsiktigt digitalt
bevarande
Styrande
dokument
Tekniska
stödsystem
Organisation
E-arkiv
Ekonomi
Personal
Lokaler
Att införa en organisation för långsiktigt bevarande innebär mycket mer än att upphandla och
driftsätta ett tekniskt stödsystem i form av digitalt programvara. För att säkerställa bevarande
över tid krävs planering och tydlig styrning samt en organisation som ska fungera och vara
säker över tid. Detta kräver i sin tur en tryggad ekonomi, ändamålsenliga och säkra lokaler
och kunnig personal. Först när allt detta finns på plats är det dags att kravställa, upphandla
och införa det tekniska stödsystemet.
Frågan är komplex och kräver mycket kunskap och resurser. Att genomföra detta arbete
ensam kan vara ett intressant och lätt val om man har tillgång till de resurser som krävs.
Samverkan är dyrare och besvärligare i början men allt eftersom samverkan fortskrider kan
deltagarna börja se hur nyttorna blir tydligare och samverkansvinsterna mer påtagliga. Detta
kan också vara det enda möjliga valet för en mindre kommun som vill arbeta med långsiktigt
digitalt bevarande.
Källa: Sydarkiveras presentation vid projekt eArkiv Kalmar läns workshop i Mönsterås 2015-01-30
4
Dokumenttyp
Rapport
Område
3.1 Kostnader
De kostnadsbesparingar som uppnås med ett e-arkiv är initialt relativt låga. Det innebär att det
inte går att fokusera på omedelbar lönsamhet. Istället är de indirekta nyttorna framträdande.
E-arkivet möjliggör en ökad tillgänglighet till information, snabb åtkomst, en effektivare
informationshantering, att man säkrar försörjningen av information på lång sikt och minskar
risken för möjliga informationsförluster.
En lösning för att minska kostnaderna och samtidigt öka informationssäkerheten och
tillgången till digital information över tid är att skapa eller ansluta till någon form av
gemensam organisation. Då kan fler organisationer behålla eller få tillgång till kompetens,
dela på kostnader och gemensamt utnyttja befintliga resurser. Detta är särskilt tydligt när det
gäller den organisatoriska/administrativa infrastrukturen och den tekniska. Således är en
samverkan på större regional nivå att föredra.
I och med att det idag finns få e-arkiv som är i bruk är det svårt att presentera exakta siffror på
vad det kostar att införa ett e-arkiv. Kostnadsberäkningar som presenterats inom andra
motsvarande projekt visar på stora variationer. Den stora spännvidden beror på ett flertal
variabler, t ex organisationsform, samverkansform, tekniska stödsystem, vilket/vilka och om
verksamhetssystem ska integreras med e-arkivet, vilka verksamhetsfunktioner som efterfrågas
m.m. Om kommunen inför ett eget e-arkiv kommer man att ha kostnader och administration
av licenser, drift, hårdvara och systemförvaltning samt för de personalresurser och lokaler
som krävs. Väljer man att gå in i en gemensam organisation innebär det kostnader i form av
anslutningsavgifter, årsavgifter och eventuella tilläggstjänster. Kostnaderna är i detta fall helt
beroende av vilken organisationsform som kommunen väljer för det gemensamma e-arkivet.
De kostnader som normalt ska finansieras är:
 Organisation,
 Investeringar,
 Löpande drift.
 Nyttoanalys
 Upphandling
 Risk- och sårbarhetsanalyser
 Införandeprojekt
 Integrationer mot andra system
 Konsultkostnader, t ex vid uttag ur befintliga system.
 Eventuell extern publicering
 Användarutbildning
 Systemägande
 Systemförvaltande
o användarhantering
o kompetensutveckling
o utvecklingsplan
 Teknisk drift
 Licenser
 Support- och uppgraderingsavtal
 Backuphantering
 Avveckling = migrering/konvertering till nytt system
5
Dokumenttyp
Rapport
Område
3.2 Nyttor, besparingar och omfördelning av medel
Att införa ett e-arkiv är ett helt koncept som påverkar både verksamheternas arbetssätt och
informationsflöden. Vilka besparingar som kan uppnås styrs i första hand av kommunens
ambitionsnivå, vilja till förändring/förbättring och intresse/resurser för utveckling.
Alla kommuner i länet arbetar redan idag med digital lagring i sina verksamhetssystem. Det
detta projekt fokuserar på är att säkerställa den digitala informationen över tid. Med andra ord
undersöker vi en framtida komplettering/ersättning till våra pappersarkiv. Om kommunen
redan har rutiner och processer för att säkerställa den digitala informationens tillgänglighet
och äkthet är övergången till långsiktigt digitalt bevarande inte så svår.
3.3 Möjlig effektivisering/vinst
Pappersarkiven
stem/
Minskade driftskostnader
Ökad sök- och spårbarhet/
effektivare organisation
Skiljer sig åt mellan kommunerna. Vissa har gott om
plats och utrymmet kommer att räcka till för de
pappershandlingar som levereras till centralarkivet.
För andra gäller stora investeringar i lokaler om man
fortsätter med arkivering på papper. Kostnader för att
administrera de kommunala pappersarkiven kommer
att finnas även i fortsättningen. Genom
samlokalisering kan kostnaderna för förvaring,
eftersökning och utlämnande effektiviseras och
kostnaderna minskas.
Minskade kostnader för licenser, support, underhåll
och drift av system som inte längre används aktivt i
verksamheten, d v s system som fungerar som
lagringsplats och där tillgången till informationen inte
kan garanteras över tid. Det är svårt att förutsäga
nyttoeffekterna och besparingarna i detalj. Nytta
kontra kostnader är beroende av vad varje kommun
hanterar i form av programvaror, fillager och ingångna
leverantörsavtal. Djupare systeminventering krävs.
Snabbare och enklare åtkomst till informationen
genom goda sökmöjligheter. I de flesta fall saknar
kommunerna tydliga kostnadsredovisningar för det
arkivarbete och den eftersökning av information som
löpande sker i centralarkiven och ute i verksamheterna.
Väl fungerande rutiner för ärende- och
informationshanteringen och tillgång till informationen
leder till att kundservicen mot allmänhet, företag och
myndigheter förbättras.
6
Dokumenttyp
Rapport
Område
Minskad risk för
informationsförluster
En tidsbesparing som kan ge stor effekt över tid då
beräkningar har visat att upp emot 60 % av arbetstiden
ägnas åt att leta efter eller återskapa information som
"försvunnit". Information som ska bevaras över tid får
inte försvinna.
Förtroende/rättssäkerhet
Allmänheten upplever att kommunen hanterar
skattemedel och information på ett rättssäkert, effektivt
och ekonomisk sätt. Verksamhetsansvariga/
systemansvariga kan känna sig trygga med att
information är säkert och långsiktigt omhändertagen.
Standardisering
Standardformat under hela informationshanteringen
förenklar överföring av information mellan
myndigheter och mellan myndighet och medborgare.
Samverkansvinster
Flera kommuner har möjlighet att dela på personal och
att locka till sig specialistkompetenser som annars kan
vara svåra att rekrytera. Arkivorganisationen blir en
attraktiv arbetsgivare.
3.4 Förutsättningar
Varje kommun har sina unika förutsättningar vid införandet av ett system för långsiktigt
digitalt bevarande. Därför är det mycket svårt att ge en generell bild av vilka eventuella
besparingar och förbättringar varje enskild kommun kommer att uppnå. Vissa kommuner har
kommit en bra bit på väg medan andra har en något längre väg att vandra innan de uppnår den
grundnivå som krävs för att kunna övergå till en helt digital dokument- och ärendehantering
och ett långsiktigt digitalt bevarande av sin information.
Detta sammantaget innebär även att det är svårt att beräkna kostnader för ett införande då
kommunernas grundförutsättningar påverkar hur mycket stöd som behövs och därmed vilka
resurser som krävs. Genom samverkan kan en del av dessa problem och hinder minskas eller
helt avhjälpas och kostnaderna fördelas över flera parter. Detta kräver dock en solidarisk
inställning hos de deltagande kommunerna är kostnader och resurser ska fördelas.
7
Dokumenttyp
Rapport
Område
4 Finansiering
I grunden kan finansiering vara i form av anslag, som intäkt (tjänstefinansiering) eller
kombination av dessa. Anslagsfinansiering kan delas upp i några olika varianter:
1.
2.
3.
4.
Rak, samma kostnader för alla parter.
Proportionerlig, exempelvis belopp per invånare.
Engångssumma, exempelvis startavgift, investering.
Andra varianter. Exempel kan vara specialfall som stora kommuner eller passiva
deltagare.
Vilken finansieringsform man väljer beror på vilken samverkansform man väljer och vad som
är juridisk möjligt, men ofta även utifrån hur tidigare samverkansprojekt finansierats och hur
denna fördelning upplevts av deltagarna.
5 Kostnadsberäkning för kommunerna i Kalmar län
I andra förstudier har det framkommit att kostnaderna är oberoende av hur stor organisationen
är som införskaffar e-arkiv. Därmed finns det fördelar för framförallt mindre kommuner att
samverka. Förvaltningskostnaden för e-arkiv beräknas inte öka. Enligt beräkningar från
Riksarkivet skulle den totala kostnaden för att införa e-arkiv vara cirka 6-9 mkr om varje
kommun skulle införa e-arkiv på egen hand. Västerås stadsarkiv har fått prisuppgifter från
leverantörer som innebär att det för en medelstor kommun skulle kosta mellan 0,8-13 mkr.
Därtill kommer den löpande driften.
En möjlig lösning för att minimera kostnaderna och maximera utfallet är att skapa eller
ansluta till någon form av gemensam organisation där flera kan vara med och dela på de
specialister som behövs och stötta de resurser som idag finns ute i kommunerna. Utifrån detta
underlag är en samverkan på regional nivå att föredra eftersom flera kan dela på kostnader
och kompetens.
8
Dokumenttyp
Rapport
Område
5.1 Kostnadsberäkningar - exempel
Exemplen nedan bygger på kostnadsberäkningar genomförda i samverkan med
kommunalförbundet Sydarkivera.
Bilden nedan visar översiktligt de bastjänster som Sydarkivera kommer att tillhandahålla
förbundsmedlemmarna under år 2015:
Funktioner som ingår i kommunalförbundet Sydarkiveras bastjänster:
1. Leveranser – avställning av information från verksamhetssystem för överlämnande till
arkivsystem.
2. Arkivsystem – förvaltning och utveckling av arkivsystem för digitalt bevarande samt
planering av bevarande.
3. Råd och stöd – hjälp till förbundsmedlemmarna att använda arkivet, genomföra
informationskartläggning samt utbildningar om arkiv och dokumenthantering.
4. Tillgänglighet – tjänster för att kunna söka efter, beställa och hämta arkiverad
information.
Myndighetsfunktioner – tillsyn, dokumenthanteringsplaner med gallringsbeslut och
riktlinjer.
Bastjänster Sydarkivera
Sydarkivera
Leverans
Arkivsystem
Råd och stöd,
tillsyn
Pilotprojekt
Planera
bevarande
Utbildning
Specifikationer
Slutarkiv
(förberedelser)
Rådgivning
Samsök
Klassificerings-
(förberedelser)
schema
Anslutande tjänster:
Det är möjligt för förbundsmedlemmar att
avtala särskilt om anslutande tjänster till
självkostnadspris. Det kan till exempel
handla om att få pappersarkivet ordnat och
förtecknat eller att få stöd i det lokala
arbetet med att rensa och gallra i it-system.
Tilläggstjänster:
Det kommer också att finnas möjlighet att
beställa tilläggstjänster till en avgift som
fastslås i förbundsfullmäktige. Samtliga
tjänster kommer att presenteras i en
tjänstekatalog på Sydarkiveras webbplats.
Informationskartläggning
Rutiner och
riktlinjer
Källa: Sydarkivera – Verksamhetsbeskrivning 1.0, 2015-03-30
9
Dokumenttyp
Rapport
Område
Exempel 1: Kostnad per kommun vid samverkan inom Kalmar län
Befolkningsunderlag för 2014-15 (Källa SCB)
Borgholm
Emmaboda
Hultsfred
Högsby
Kalmar
Mönsterås
Mörbylånga
Nybro
Oskarshamn
Torsås
Vimmerby
Västervik
Total:
Procentuell
Antal
andel av
personer befolkning År 1
10 681
4,5%
209 859 kr
9 009
3,8%
177 008 kr
13 738
5,8%
269 923 kr
5 782
2,5%
113 604 kr
64 676
27,5%
1 270 746 kr
13 057
5,5%
256 542 kr
14 498
6,2%
284 855 kr
19 714
8,4%
387 338 kr
26 301
11,2%
516 759 kr
6 925
2,9%
136 062 kr
15 297
6,5%
300 554 kr
35 920
15,2%
705 752 kr
235 598
100%
4 629 000 kr
År 2
År 3
411 376 kr
346 979 kr
529 116 kr
222 692 kr
2 490 981 kr
502 887 kr
558 387 kr
759 280 kr
1 012 977 kr
266 715 kr
589 160 kr
1 383 450 kr
417 723 kr
352 333 kr
537 279 kr
226 128 kr
2 529 413 kr
510 646 kr
567 002 kr
770 995 kr
1 028 606 kr
270 830 kr
598 250 kr
1 404 795 kr
9 074 000 kr
9 214 000 kr
Källa: Förbundsordning för kommunalförbundet Sydarkivera med bilagor.
Exempel 1 visar kostnaderna om kommunerna i Kalmar län vill bygga upp en egen gemensam
e-arkivorganisation motsvarande kommunalförbundet Sydarkivera.
Beräkningarna bygger på det budgetunderlag som utarbetades inför bildandet av
kommunalförbundet Sydarkivera och utgår från att samtliga kommuner i Kalmar län deltar.
10
Dokumenttyp
Rapport
Område
Exempel 2: Kostnad per kommun vid anslutning till
kommunalförbundet Sydarkivera
Befolkningsunderlag för 2014-15 (Källa SCB)
Borgholm
Emmaboda
Hultsfred
Högsby
Kalmar
Mönsterås
Mörbylånga
Nybro
Oskarshamn
Torsås
Vimmerby
Västervik
Total:
Procentuell Anslutningsavgift Årsavgift år 1
Antal
andel av
(engångskostnad), (årsavgift +
personer befolkning 4 kr/invånare
anslutningsavgift)
10 681
4,5% 42 724 kr
252 724 kr
9 009
3,8% 36 036 kr
210 036 kr
13 738
5,8% 54 952 kr
324 952 kr
5 782
2,5% 23 128 kr
143 128 kr
64 676
27,5% 258 704 kr
1 558 704 kr
13 057
5,5% 52 228 kr
312 228 kr
14 498
6,2% 57 992 kr
347 992 kr
19 714
8,4% 78 856 kr
468 856 kr
26 301
11,2% 105 204 kr
615 204 kr
6 925
2,9% 27 700 kr
167 700 kr
15 297
6,5% 61 188 kr
361 188 kr
35 920
15,2% 143 680 kr
843 680 kr
235 598
100%
942 419 kr
5 512 419 kr
Årsavgift år 2 210 000 kr
180 000 kr
270 000 kr
120 000 kr
1 300 000 kr
260 000 kr
290 000 kr
390 000 kr
510 000 kr
140 000 kr
300 000 kr
700 000 kr
4 670 000
Källa: Kostnadsberäkning från kommunalförbundet Sydarkivera 2015-03-24.
Kostnadsberäkningen utgår från att samtliga kommuner i Kalmar län ansluter sig. Om en
enstaka kommun ansluter ska årsavgiften för den kommunen räknas upp med cirka 30 %
enligt uppgift från kommunalförbundet Sydarkivera.
11
Dokumenttyp
Rapport
Område
Källor:
Sydarkivera – Verksamhetsbeskrivning 1.0, 2015-03-30, Mål och inriktning för verksamheten (dnr
SARK.2015-07), Sydarkivera
Preliminär kostnadsberäkning från kommunalförbundet Sydarkivera, Mats Porsklev 2015-03-24
Förbundsordning för kommunalförbundet Sydarkivera med bilagor, 2015-01-01, Sydarkivera
PP-presentation om Sydarkivera, Mats Porsklev, eArkiv Kalmar läns workshop i Mönsterås 2015-0130.
Projektdirektiv för projekt eArkiv Kalmar län, 2014-08-25, Regionförbundet Kalmar län
Projektplan för projekt eArkiv Kalmar län, 2014-08-25, Regionförbundet Kalmar län
12