Riskanalys ekonomisk redovisning 2014
Revisionsrapport 2013 Genomförd på uppdrag av revisorerna februari 2014 Landstinget Västernorrland Riskanalys ekonomisk redovisning 2014 Innehåll 1. Inledning ......................................................................................................................3 1.1. Bakgrund ..................................................................................................................3 1.2. Syfte och avgränsning ..............................................................................................3 1.3. Metod och genomförande.........................................................................................3 1.4. Revisionskriterier ......................................................................................................4 2. Externa faktorer ...........................................................................................................5 2.1. Det ekonomiska läget i Sveriges landsting ...............................................................5 2.2. Lagstiftning ...............................................................................................................5 3. Förutsättningar för Landstinget Västernorrland .......................................................6 3.1. Intern kontroll ...........................................................................................................7 3.2. Ekonomiskt läge .......................................................................................................8 4. Väsentliga konton .......................................................................................................9 5. Bokslutsprocessen ...................................................................................................13 5.1. Genomförda granskningar ......................................................................................13 5.2. Identifierade granskningsområden .........................................................................14 6. Intäkter .......................................................................................................................15 6.1. Genomförda granskningar ......................................................................................15 6.2. Identifierade granskningsområden .........................................................................15 7. Lönerutinen ...............................................................................................................17 7.1. Genomförda granskningar ......................................................................................17 7.2. Identifierade granskningsområden .........................................................................17 8. Kostnader för läkemedel och bemanningsföretag ..................................................18 8.1. Genomförda granskningar ......................................................................................18 8.2. Identifierade granskningsområden .........................................................................18 9. Representation, gåvor, resor och biljetter ...............................................................19 9.1. Genomförda granskningar ......................................................................................19 9.2. Identifierade granskningsområden .........................................................................19 10. Övriga verksamhetskostnader .................................................................................20 10.1. Genomförda granskningar ..................................................................................20 10.2. Identifierade granskningsområden ......................................................................20 11. Byggnader och mark .................................................................................................22 11.1. Genomförda granskningar ..................................................................................22 11.2. Identifierade granskningsområden ......................................................................22 12. Maskiner och inventarier ..........................................................................................24 12.1. Genomförda granskningar ..................................................................................24 1 12.2. Identifierade granskningsområden ......................................................................24 13. Finansiella anläggningstillgångar ............................................................................25 13.1. Genomförda granskningar ..................................................................................25 13.2. Identifierade granskningsområden ......................................................................25 14. Kundfordringar ..........................................................................................................26 15. Kassa och bank samt Kortfristiga placeringar ........................................................27 15.1. Genomförda granskningar ..................................................................................27 15.2. Identifierade granskningsområden ......................................................................27 16. Avsättningar ..............................................................................................................28 16.1. Genomförda granskningar ..................................................................................28 16.2. Identifierade granskningsområden ......................................................................28 17. Förutbetalda kostnader och upplupna intäkter .......................................................29 17.1. Genomförda granskningar ..................................................................................29 17.2. Identifierade granskningsområden ......................................................................29 18. Leverantörsskulder ...................................................................................................30 18.1. Genomförda granskningar ..................................................................................30 18.2. Identifierade granskningsområden ......................................................................30 19. Upplupna kostnader och förutbetalda intäkter .......................................................31 19.1. Genomförda granskningar ..................................................................................31 19.2. Identifierade granskningsområden ......................................................................31 20. Ställda säkerheter och ansvarsförbindelser ...........................................................32 20.1. Genomförda granskningar ..................................................................................32 20.2. Identifierade granskningsområden ......................................................................32 21. IT.................................................................................................................................33 21.1. Genomförda granskningar ..................................................................................33 21.2. Identifierade granskningsområden ......................................................................33 22. Oegentligeter .............................................................................................................35 22.1. Genomförda granskningar ..................................................................................35 22.2. Identifierade granskningsområden ......................................................................35 23. Övrigt .........................................................................................................................36 2 1. Inledning 1.1. Bakgrund Revisionen skall enligt kommunallagen årligen pröva om: · · · om verksamheten sköts ändamålsenligt och ekonomiskt tillfredsställande om räkenskaperna är rättvisande om den interna kontrollen i styrelser och nämnder är tillräcklig Revisorerna granskar i den omfattning som följer av god revisionssed all verksamhet som bedrivs inom nämndernas verksamhetsområden. Revisionens mål är ytterst att ge landstingsfullmäktige underlag för ansvarsprövningen. Planeringen av revisionsarbetet påverkar väsentligt kvaliteten på hela revisionen. Grunden för planeringsarbetet sker i väsentlighets- och riskanalysen, som bestämmer inriktningen och omfattningen av revisionsarbetet. Revisorerna i Landstinget Västernorrland önskar genomföra väsentlighets- och riskanalysen avseende den ekonomiska redovisningen med stöd av extern konsult. Revisionen har därför uppdragit åt EY att genomföra detta uppdrag. 1.2. Syfte och avgränsning Syftet med uppdraget är att utarbeta en väl dokumenterad väsentlighets- och riskanalys avseende den ekonomiska redovisningen i Landstinget Västernorrland, som kan ligga till grund för revisorernas inriktning på revisionsarbetet. Inom ramen för detta uppdrag ingår också att ge förslag på prioriterade granskningsområden, där vi upplever att risker föreligger för en felaktig finansiell rapportering. Genomförd analys är således avgränsad till att endast omfatta Landstingets ekonomiska redovisning och dess påverkan på utformningen av den finansiella rapporteringen. Analysen beaktar härvid också intern kontroll avseende ekonomiadministrativa rutiner. 1.3. Metod och genomförande Styrande för analysarbetet som föregått denna rapport har varit att, utifrån tidigare erfarenheter och tillgänglig information, identifiera händelser och företeelser vars konsekvenser är allvarliga och där sannolikheten för att de finns/bedöms inträffa är stor. Sammantaget utgör detta ett mått på ”hög risk”. Om hög risk konstateras eller kan befaras bör revisionen planera en granskning av det aktuella området. Detta sker lämpligen med utgångspunkt i de förslag på granskningsinsatser som presenteras i denna rapport. Utgångspunkten för väsentlighets- och riskanalysen är landstingets årsredovisningar, delårsrapporter, budgetar och prognoser, samt vad gäller resultaträkningen även resultatrapporter på verksamhetsområdesnivå. Analysen grundar sig vidare på intervjuer och kontakter med landstingets ekonomidirektör och redovisningschef men även med chefscontroller och controllers för väsentliga verksamhetsområden. Iakttagelser från senare års genomförda delårsoch årsbokslutsgranskningar, jämte resultat från revisionens genomförda fördjupningsgranskningar utgör härtill underlag för analysen. 3 Granskningen har vidare sin centrala utgångspunkt i: · · · 1.4. Bedömning av boksluts- och rapporteringsprocess Bedömning av styrande omvärldsfaktorer som exempelvis finansiella risker kopplade till medelsförvaltning, pensionsåtagande och koncernintressen relaterade till Kollektivtrafikmyndigheten och tågtrafiken. Bedömning av inneboende risker på kontonivå, inkluderande inom-linjen poster som borgensåtagande Transitio m.fl. Revisionskriterier I denna granskning utgörs de huvudsakliga revisionskriterierna av: · · · · · · God redovisningssed SKL:s cirkulära skrivelser Lagen om kommunal redovisning (KRL) Rådet för kommunal redovisning (RKR) Skyrevs rekommendationer och vägledningar Landstingets regelverk 4 2. Externa faktorer 2.1. Det ekonomiska läget i Sveriges landsting I SKL:s ekonomirapport, oktober 2013, konstateras att det finns flera skäl som talar för att det kommer att bli svårt för landstingen att finansiera sina verksamheter framöver utan att höja skatten eller att resurser tillförs på annat sätt. Antalet invånare i vårdtunga åldrar ökar kraftigt. Nästan hela finansieringsansvaret för en expansiv kollektivtrafik ligger numera på landsting och regioner. Därtill är investeringsbehoven stora på många håll, både inom sjukvården och inom kollektivtrafiken. Landstingen har hittills kommit förhållandevis lindrigt undan finanskrisen och dess efterverkningar. Det reala skatteunderlaget har ökat i skaplig takt och statliga tillskott, i huvudsak av tillfällig karaktär, hjälpte till när det såg som mörkast ut. Dessutom har många landsting höjt skatten. På så sätt har det varit möjligt att både öka resurserna till verksamheterna och redovisa överskott. Men de senaste ovillkorade statliga tillskotten, som permanent höjde nivån på statsbidragen, kom 2010. Efter 2010 är det tillfälliga tillskott från AFA Försäkring som har bidragit till hyggliga resultat i sektorn, bortsett då från effekterna till följd av att kalkylräntan för värdering av pensionsskulden sänktes 2011 och 2013. Under de senaste tio åren har landstingens resultat motsvarat 0,9 procent av skatter och bidrag. Det är därmed en bra bit kvar till tumregeln för god ekonomisk hushållning på 2 procent av skatter och bidrag. Detta innebär att landstingen ständigt måste se över sina verksamheter, effektivisera och inte avstå från påfrestande prioriteringar. De närmaste åren planeras stora investeringar i många landsting och regioner. Det gäller både investeringar i sjukhus och inom trafiksektorn. Förskottering och medfinansiering av statliga infrastrukturprojekt kan också medföra ökat behov av likviditet. Utbetalningarna för de gamla pensionsskulderna ökar dessutom fram till år 2020. Sammantaget pekar detta på ett ökat utflöde av likviditet och större svårigheter att öka de förvaltade pensionsportföljerna under kommande år. Risken är därför stor att utvecklingen går mot högre grad av lånefinansiering i sektorn, eller mot höjda skatter. 2.2. Lagstiftning I kommunallagen och i lagen om kommunal redovisning finns ett regelverk för hur kommuner och landsting ska sköta sin ekonomiska förvaltning. Där beskrivs bland annat att kommuner och landsting ska ha en god ekonomisk hushållning med mål och riktlinjer för sin ekonomi och verksamhet. Reglerna för det så kallade balanskravet anger hur ekonomiska underskott ska beräknas och regleras. Från och med den 1 januari 2013 finns det i kommunallagen en möjlighet att under vissa betingelser reservera delar av ett positivt resultat i en resultatutjämningsreserv (RUR). Denna reserv kan sedan användas för att utjämna intäkter över en konjunkturcykel, under förutsättning att årets resultat efter balanskravsjusteringar är negativt. RUR är frivillig att tilllämpa, de kommuner och landsting som tänker göra det måste besluta om hur reserven ska hanteras. Detta ska framgå av de riktlinjer för god ekonomisk hushållning som fullmäktige ska besluta om. Härtill har rekommendationer inom redovisningsområdet uppdaterats och tillkommit under 2013, vilket kommenteras i vår analys för de konton som berörs. 5 3. Förutsättningar för Landstinget Västernorrland Landstingets strategiska mål: Landstingets strategiska mål ska ge länets invånare förutsättningar för ett bra liv i Västernorrland. Verksamhetens effektivitet ska värderas utifrån hur väl målen nås, det vill säga det värde som skapas för invånarna i förhållande till insatta resurser. De strategiska målen är utgångspunkten för de mål som sätts och de insatser som görs inom landstingets olika verksamheter. · · · · · God tillgång till hälso- och sjukvård med hög kvalitet och hög patientsäkerhet Långsiktigt hållbar ekonomi Aktivt folkhälsoarbete Offensivt miljöarbete och god resurshushållning Attraktivt län för innevånare och besökare Fempunktsprogrammet Landstingets insats- och förbättringsprogram, Fempunktsprogrammet, har sedan 2011 legat till grund för alla verksamheter i landstinget. I programmet redovisas fem centrala förbättringsområden med målsättningen att åstadkomma: 1. 2. 3. 4. 5. God ekonomisk hushållning Sammanhållen ledning och styrning God vård Fördjupat förbättrings- och utvecklingsarbete Förbättrad information och kommunikation Balanserad styrning Landstinget använder balanserad styrning (BSK) som modell för sin verksamhetsplanering och uppföljning. Modellen fokuserar på det som är strategiskt viktigt och innebär att verksamheten beskrivs, planeras och följs upp ur fyra perspektiv: 6 Finansiella mål under perioden 2014-2016: God ekonomisk hushållning uttrycks genom följande tre finansiella mål: · · · God ekonomisk hushållning vilket ska motsvara två procent av landstingets intäkter från skatt, generella statsbidrag och utjämning. Målet är vedertagen nivå för att säkra God ekonomisk hushållning och motsvarar ett årligt positivt ekonomiskt resultat med cirka 130 miljoner kronor. Målet ska uppnås utan skattehöjning. Pensionsförvaltningen tillförs årligen minst ett belopp motsvarande den årliga förändringen av landstingets pensionsavsättning. Detta görs i syfte att trygga framtida pensionsåtaganden. Under planperioden motsvarar detta behov en resultatförstärkning med omkring 130 miljoner kronor årligen. Soliditeten ska inte minska. Innebörden av detta är att det egna kapitalet behöver förstärkas med 300 miljoner kronor under planperioden. För att nå de finansiella målen krävs enligt landstingsplanen bland annat följande: · långsiktigt hållbar ekonomi, minskat konjunkturberoende · kontroll över kostnadsutvecklingen · budgetdisciplin · investeringsutrymmet hålls och investeringarna finansieras med egna medel · insyn och kontroll över upphandlingar · benchmarking för alla verksamheter · alltid väga drift i egen regi mot alternativa driftsformer och välja den mest effektiva ur kostnads- och kvalitetssynpunkt 3.1. Intern kontroll Inledningsvis har vi noterat att begreppet ”intern kontroll” inte förekommer i landstingsplanen. I reglementet för landstingsstyrelsen för mandatperioden 2011-2014, fastställt av landstingsfullmäktige, stipuleras att i landstingsstyrelsens styrningsfunktion igår att ansvara för att upprätta landstingsgemensamma tillämpningsanvisningar samt årligen utvärdera landstingets samlade system för intern kontroll. Av årsredovisningen för 2012 framgår inte om någon utvärdering skett. Däremot kommenterar revisorerna, i sin avgivna revisionsberättelse, att styrelse och nämnder, trots en förbättrad rapportering, inte har en väl fungerande intern kontroll och erinrar om Landstingsstyrelsens särskilda ansvar för den interna kontrollen. Mot bakgrund av det ovanstående och vad som har framkommit vid intervjuer, gör vi bedömningen att de ekonomi-administrativa kontroller som organisationen själva utför varken är tillräcklig i omfattning eller kvalitet för att revisionen skall kunna förlita sig på dem i sitt arbete. Baserat på erfarenheter från genomförda granskningar av intern kontroll finner vi det angeläget att betona vikten av att revisionen vid sina beslutade granskningsåtgärder hela tiden försöker ha ett helhetsperspektiv, ett processynsätt. Detta är väsentligt eftersom egenutvärderingar av den interna kontrollen ofta ser till den egna verksamheten och därmed saknar ett ”processöversyns-tänk” i sin utvärdering. Verksamhetens komplexitet medför att risk till väsentliga felkällor eller ineffektivitet förblir oupptäckta eftersom den kontrollerande verksamheten lätt intar ett ”stuprörs-tänk” och förlitar sig på att ”någon annan” tar vid där man själv upplever att det egna ansvaret upphör. Det är härtill inte ovanligt att kontrollerna blir sämre ju högre upp i organisationen man kommer. 7 3.2. Ekonomiskt läge Utdrag från revisorernas bedömning av delårrapport 2 2013: -”Landstingets ekonomiska resultat per den 31 augusti 2013 är minus 132 miljoner kronor och landstingsstyrelsens prognos är ett helårsresultat på minus 268 miljoner kronor” -”Om Landstingsstyrelsens bedömning är korrekt, innebär prognosen för helåret 2013 en resultatförsämring jämfört med 2012 på 294 miljoner kronor. Landstingsstyrelsens prognos innebär vidare att två av fullmäktiges finansiella mål, god ekonomisk hushållning (ett överskott motsvarande 150 miljoner kronor) och att soliditeten inte minskar, inte förväntas uppnås under 2013”. -”Vår bedömning är att landstingets försämrade ekonomi till stora delar förklaras av uteblivna eller otillräckliga åtgärder för att komma till rätta med väl kända problemområden” Vidare konstaterar revisorerna i sin bedömning bland annat att Hälso- och sjukvårdsnämndens handlingsplan för ekonomi i balans är så allmänt hållen att det inte är möjligt att bedöma i vilken utsträckning den kan få mätbara effekter under åren 2013-2015. Revisorerna skriver vidare att man är kritiska till hur landstingsstyrelsens finansutskott har utövat sin tillsyn och konstaterar att även om Landstingsstyrelsen inte kan ta beslut som rör nämndernas ansvarsområden har man mandat och skyldighet att se till att fullmäktige ingriper. Slutsats: En ansträngd ekonomi får som konsekvens att handlingsutrymmet är mindre och förmågan att hantera oförutsedda utgifter minskar. Därmed höjs risken. Det finns även skäl att befara att senare års betydande tillskott i form av positiva engångseffekter undergräver krismedvetandet i organisationen. 8 4. Väsentliga konton Med årsredovisningens poster som utgångspunkt har vi i nedanstående tabell gjort en översiktlig bild av vår kombinerade riskbedömning. De konton som framgår längst till vänster i tabellen är konton hämtade från resultaträkningen och balansräkningen. För de konton som bedöms som Ej väsentliga konton, sker ingen kombinerad riskbedömning. Dessa konton granskas vid bokslutstillfället genom substansgranskning, i och med att granskningsinsatser för denna typ av konton, normalt sett består i att jämföra dem med föregående år och en eventuell budget. Ej väsentliga konton kontrolleras även mot underlag och oväntade eller oförklarade avvikelser analyseras ytterligare. För Väsentliga konton är granskningsåtgärderna mer omfattande. Granskningsinsatsen skiljer sig åt, beroende på om den kombinerade riskbedömningen bedöms till Medel eller Hög. Förutom att granskningsmomenten blir fler, är exempelvis urvalsstorlekarna större ju högre risken är. 9 Konton Verksamhetens intäkter Specialdestinerade statsbidrag Löner Läkemedelskostnader Representation Gåvor Resor och biljetter Leasingkostnader Övriga verksamhetskostnader Skatteintäkter och generella statsbidrag Finansiella intäkter o kostnader Klassificering Motivering till ej väsentliga konton Väsentligt Väsentligt Väsentligt Väsentligt Väsentligt Väsentligt Väsentligt Väsentligt Väsentligt CR Maximal Maximal Maximal Maximal Maximal Maximal Maximal Maximal Maximal IR Högre Högre Högre Lägre Lägre Lägre Lägre Lägre Lägre CRA Hög Hög Hög Medel Medel Medel Medel Medel Medel Väsentligt Väsentligt Maximal Maximal Lägre Högre Medel Hög Immateriella anläggningstillg. Byggnader och mark Maskiner och inventarier Finansiella anläggningstillg. Förrådslager Ej väsentligt Väsentligt Väsentligt Väsentligt Ej väsentligt Maximal Maximal Maximal Lägre Lägre Högre Medel Medel Hög Kundfordringar Övriga fordringar Interimsfordringar Kortfristiga placeringar Kassa, bank Eget kapital Avsättningar Långfristiga skulder Leverantörsskulder Interimsskulder Övriga kortfristiga skulder Ställda säkerheter och Ansvarsförbindelser Väsentligt Ej väsentligt Väsentligt Väsentligt Väsentligt Ej väsentligt Väsentligt Ej väsentlig Väsentligt Väsentligt Ej väsentligt Maximal Lägre Medel Maximal Maximal Maximal Lägre Högre Lägre Medel Hög Medel Maximal Lägre Medel Maximal Maximal Högre Högre Hög Hög Maximal Högre Hög Väsentligt Få transakt, ej komplext, inga bedömningar Är i praktiken en förutbetald kostnad, ej komplext, inga bedömningar Ej komplext, inga bedömningar Få transakt, ej komplext, inga bedömn. Få transakt, ej komplext, inga bedömn. Ej komplext, inga bedömningar 10 Ett Väsentligt konto är ett konto som beloppsmässigt överstiger vad vi anser vara tolerabel felnivå. Motivering till ej väsentligt konto – ett väsentligt konto kan klassificeras ner till ett ej väsentligt konto om det är få transaktioner på kontot, om transaktionerna som görs inte är föremål för några bedömningar, d.v.s. om risken för att det ska bli ett väsentligt fel på kontot är liten. Inneboende risk (IR) – kontots mottaglighet för ett eller flera fel som tillsammans leder till ett väsentligt fel som inte minimeras av egna kontroller såsom t ex. avstämningar. Den inneboende risken kan vara lägre eller högre, inga andra bedömningsnivåer är möjliga. En lägre inneboende risk i kontot leverantörsskulder kan bedömas om frekvensen fel föregående år var få, om det inte förekommer transaktioner med närstående, om inte utbetalning sker med kontanter, om väsentliga inköp ej sker i utländsk valuta, om flödet av fakturor är extremt oregelbundet, om rutinen till stor del icke är standardiserad eller på annat sätt icke ovanlig, om ansvarig personal anses ha hög kompetens, om IT-systemet är svagt m.h.t. transaktionskänsliget etc. Det finns i vår metodik en mängd frågor som vi besvarar vid vår bedömning. Naturligtvis behöver inte samtliga frågor besvaras enhälligt utan det är vår samlade bedömning som ligger till grund för vår slutsats. Kontrollrisk (CR) – risken för att ett väsentligt fel inte ska upptäckas eller förhindras p.g.a. företagets interna kontroll. Kontrollrisken för ett konto är antingen Minimal eller Maximal. För att vi ska kunna få göra bedömningen Minimal krävs det att kontot har flera inbyggda kontroller som vi dessutom har testat och bedömt som tillförlitliga. Eftersom vi inte har testat några kontroller inom Landstinget så är alltid nivån Maximal. Kombinerad riskbedömning(CRA) – samlad bedömning utifrån risknivå och kontots storlek, komplexitet och transaktionsintensitet. Denna bedömning är en ekvation av övriga risker. Då kontrollrisken är Maximal kan t.ex. den kombinerade riskbedömningen inte bli annat än Hög eller Medel. Om den innebonde risken är Högre blir alltså CRA-bedömningen Hög. Som framgår av ovanstående modell har ett par områden identifierats där den kombinerade riskbedömningen är hög. Detta innebär att kontot skall granskas mera än övriga konton. Vid identifiering av väsentliga konton med riskbedömningen hög har vi nedan gjort en kartläggning av de största ekonomiadministrativa processerna som påverkar respektive konto. Vår riskanalys skulle fortsättningsvis kunna göras utifrån processnivå men vi har valt att utgå från respektive konto med tillägg av avsnitt för de processer som annars inte skulle komma att beröras under respektive konto, t.ex. bokslutsprocessen. 11 Intäkter Specialdestinerade statsbidrag Löner Läkemedel Representation o gåvor Faktu Inbetalning turering x x Utbetalning Löner Kassa Bokslutsprocessen Investering x x x x x x Avtal Inköp/Upphandling x x x x x x Resor o biljetter Övriga kostnader inkl. leasing Skatteintäkter och generella statsbidrag Finansiella intäkter och kostnader Byggnader och mark x x x x x x Maskiner och inventarier x x x x x x x x x x x Finansiella anläggn. tillg Kundfordringar Interimsfordringar Kortfristiga placeringar Kassa, bank Avsättningar Leverantörsskulder Interimsskulder Ställda säkerheter och Ansvarsförbindelser x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x 12 5. Bokslutsprocessen En fungerande bokslutsprocess är grundläggande för ett rättvisande bokslut då den påverkar ett flertal av våra identifierade väsentliga konton. Processen är inte dokumenterad på annat sätt än att bokslutsanvisningar tillsänds berörda och den redovisningsgrupp som finns etablerad tillser på eget ansvar att bokslutsarbetet fullföljs. Det föreligger en ny organisation och det faktum att någon dokumentation avseende rutiner och tillvägagångssätt ej föreligger innebär en hög risk. Det är en stark rekommendation från oss sakkunniga att processen dokumenteras för att minska sårbarheten och risken för väsentliga felaktigheter. 5.1. Genomförda granskningar Inga direkta granskningsprojekt har utförts inom detta område annat än den genomgång av processen som sker vid granskning av respektive bokslut. Granskningen av delårsrapporten 2013 visade på brister av dokumentationen av delårsbokslutet och på kvalitetssäkring av delårsrapporten. Målet på en god ekonomisk hushållning för 2013 ansågs inte kunna nås. Granskning av årsredovisningen för 2012 gav slutsatsen och rekommendationerna till revisorerna i sin bedömning inför revisionsberättelsen, att årsredovisningen i allt väsentligt ger en rättvisande bild av landstingets resultat och ställning samt i allt väsentligt har upprättats i enlighet med den kommunala redovisningslagen och god revisionssed. Förbättringsåtgärder ansågs finnas i årsredovisningen, då den bedömdes vara förhållandevis omfattande, vilket riskerar att påverka dess läsbarhet och möjligheten att tillgodogöra sig informationen. Detsamma var även slutsatsen vid granskningen av 2011 års årsredovisning. Granskning av landstingets internkontroll gjordes för 2012, med syftet att klargöra om landstingsstyrelsen och nämnderna har en ändamålsenlig organisation för arbetet med intern kontroll. Resultatet visar att det saknar en dokumenterad landstingsgemensam internkontrollprocess. De policydokument som finns har inte anpassats till den nya organisationen vilket gör att de inte är ändamålsenliga. I detta finns en risk. Granskning av årsredovisning för 2011, utförd 2012 visade på att landstingsstyrelsens uppsikt har varit otillräcklig men även att hälso- och sjukvårdsnämnden samt folkhälso-, primärvårds- och tandvårdsnämnden inte har vidtagit tillräckliga åtgärder för att säkerställa sin styrning, ledning och kontroll över verksamheten. Granskning av ekonomistyrning är genomförd 2012. En slutsats i denna granskning är att om styrningen inte hanterar bristande följsamhet till av fullmäktige fastställd budget och styrregler, kommer risken att vara överhängande för påtagliga budgetavvikelser. Samtidigt blir det mer eller mindre omöjligt för nämnderna att utöva en ändamålsenlig ekonomistyrning Även 2013 utfördes en granskning av ekonomistyrning, med fokus på Hälso- och sjukvården. Resultatet var att nämndernas ekonomistyrning varit bristfällig på många punkter, bland annat var budgetarbetet 2011 orealistiskt i flera avseenden och agerandet i nämndernas ekonomistyrning bröt mot gällande regler. 13 5.2. Identifierade granskningsområden Från 2013 har en ny organisation inom det ekonomiadministrativa området införts, vilket innebär att årsbokslutet för 2013 är det första som upprättas i denna nya organisation. En ny ekonomidirektör är tillsatt och tidigare ekonomichefer arbetar inom specialiststöd som controllers för olika ansvarsområden. Redovisningschefen är densamme som tidigare. Vid varje bokslutstillfälle sänds bokslutsanvisningar med instruktioner och uppdelning av ansvar ut till samtliga förvaltningar. Ovan nämnda controllers inom specialiststöd har ansvar för respektive förvaltnings balanskonton och att en god kvalitet finns i bokslutsdokumentationen för dessa. En ny organisation införs under 2013, vilken påverkar bokslutsprocessen. Om en övergripande utvärdering av bokslutsprocessen inte genomförs i samband med bokslutsgranskning, bör en fördjupningsgranskning genomföras för att fånga in de risker som kan uppstå. Generellt sett ser vi den största risken här att man inte fångar in alla delar i och med en ny organisation. Ett exempel på risker är risken för felperiodiseringar. Detta eftersom endast fakturor som inkommer i januari, men avser december periodiseras. Periodisering av fakturor görs endast vid delårs- och årsbokslut. Under året kostnadsförs alla övriga fakturor den månad de inkommer. Det synes uppenbart att lanstinget måste förbättra och tydliggöra sin ekonomiska styrning. Den risk vi identifierat är att man ser problemområden, men inte vidtar tillräckliga åtgärder, vilket återspeglas i nuvarande kostnadsutveckling. Revisionen skall också genom riktade granskningsinsatser tillse att nya RKRrekommendationer tillämpas för landstingets finansiella rapportering. Med syftet att öka jämförbarheten mellan landsting är gemensam tillämpning av fastställda redovisningsrekommendationer ett prioriterat område. Nya rekommendationer tillkommer ständigt. En som med säkerhet kommer och som förväntas medföra betydande förändringar är kravet på införande av komponentavskrivningar för materiella anläggningstillgångar. 14 6. Intäkter Intäkter skall redovisas i den omfattning det är sannolikt att de ekonomiska tillgångarna kommer att tillgodogöras landstinget och att de kan beräknas på ett tillförlitligt sätt. Området omgärdas och berörs av ett flertal redovisningsrekommendationer av vilka kan nämnas; · · · · · · redovisning av intäkter, redovisning av skatteintäkter, redovisning av extraordinära poster och upplysningar för jämförelseändamål, redovisning av bidrag till infrastrukturella investeringar, redovisning av materiella respektive immateriella tillgångar och redovisning av finansiella tillgångar och skulder. Förutom att landstingets resultaträkning påverkas av ovanstående rekommendationer, påverkas naturligtvis också en rad balanskonton. Landstingets intäkter utgörs huvudsakligen av skatteintäkter och statsbidrag. Varav den senare gruppen delas upp i specialdestinerade- och generella statsbidrag. Förutom en korrekt redovisning över tid är det väsentligt att bidragen redovisas på en korrekt nivå i resultaträkningen eftersom intäkten annars på ett felaktigt sätt kan påverka viktiga jämförelsetal som nettokostnadens utveckling etc. Området är förenat med viss risk. Viss risk föreligger även för att engångseffekter till väsentliga belopp inte vederbörligen uppmärksammas på ett adekvat sätt i kommentarer gällande verksamhetens utveckling för en bestämd period. Att härvid löpande följa verksamheternas resultatutveckling och samtidigt ha en rak och öppen dialog med Landstingets kansli, ekonomi, är härvid av central betydelse för revisionen. Faktureringsrutinen påverkar framförallt kontot intäkter men följaktligen också kontot kundfordringar. Det som är identifierat som hög risk är intäkternas och kundfordringarnas fullständighet. Hur säkerställer landstinget att alla intäkter verkligen faktureras? Vilka kontroller finns att säkerställa att så sker? Är kontrollerna ändamålsenliga? 6.1. Genomförda granskningar År 2013 gjordes en granskning av landstingets valfrihetssystem. Resultatet var att ett tydliggörande i landstingets reglemente av ansvaret för primärvården och valfrihetsmodellen. Bl a föreslogs att underskott i egen regi måste hanteras konkurrensneutralt, att landstinget ska överväga om beställarfunktionen har tillräckliga resurser för effektiv avtalsförvaltning och utveckling av vårdvalsmodellen. En annan synpunkt var att riskbedömningar av vårdvalet bör göras utifrån ett kvalitets – och ekonomiperspektiv. Rapporten gav även förslag om att landstinget skulle göra en riskanalys av ersättningsprocessen samt av de IT-system som används inom processen. Detta för att de avstämningar och kontroller som tillförs processen bör vara utformade med stöd av riskanalysen. Slutligen var rekommendationen att det ekonomiska utfallet för respektive hälsocentral bör följas upp löpande. 6.2. Identifierade granskningsområden Ett prioriterat område för revisionen bör vara att löpande följa resultatutvecklingen för respektive verksamhet inklusive landstings-”gemensamt”. Ett huvudmål för uppföljningen är att lö- 15 pande försöka identifiera intäkter och kostnader av jämförelsestörande natur och som härigenom väsentligen påverkar den finansiella rapporteringen. Hälsocentraler tappar listade till privata vårdgivare; ett intäktstapp i och med Vårdvalet. Svårigheter att ställa om verksamheten vid förändringar är en ekonomisk risk som vi identifierat. Centralt för revisionen är också att göra erforderlig uppföljningsgranskning av tidigare genomförda granskningar enligt ovan. Den erforderliga granskningen av skatter och statsbidrag bör ske som ett led i bokslutsgranskningen. Enligt våra egna erfarenheter är det inte ovanligt att landstingets intäkter i kopplade till verksamheten i samband med en budgetprocess få den tilldelning som ”krävs” för att i budgeten kommande års budget nå det resultatmål som eftersträvas. För det fall en granskning av budgetprocessen bedöms erforderlig bör detta fenomen ägnas särskild uppmärksamhet. En intäktsbudget som inte är ”comittad” ute i verksamheterna utgör naturligtvis en allvarlig risk för realism och trovärdighet och därmed styrningen mot uppsatta budgetmål. Vi har identifierat en risk i budgetprocessen för Landstinget Västernorrland. Varje förvaltning får en ekonomisk nettoram, som uppräknats med en förutbestämd procentenhet. Under perioden 2011-2013 har man lagt en större budget än nettoramen uppgår till. Mellanskillnaden kallas inom landstinget för obalanser och det finns i totalbudgeten medel för oförutsedda händelser, vilka kan erhållas om ett ärende framskrivs till landstingsstyrelsen. För 2014 uppgår obalanserna till ca 300 mkr. Under 2014 finns ett utrymme på 160 mkr, som respektive nämnd erhåller när de levererat handlingsplaner för att motverka underskott i verksamheten. Förhållandet pekar på ett genomgripande förändringsbehov av styrning och uppföljning samt att en granskning genomförs. 16 7. Lönerutinen Lönekostnaden är den i absolut särklass största kostnadsposten i Landstingets resultaträkning. Tidigare granskningar ger oss erfarenheten att såväl den inneboende risken som kontrollrisken är hög. Utifrån den kombinerade riskbedömningen blir därför området klassat som högrisk-område. Ett nära angränsade område med väsentlig påverkan på den finansiella rapporteringen är pensioner som också omfattas av en särskild redovisningsrekommendation. 7.1. Genomförda granskningar En granskning gjordes 2011 av landstingets lönerutiner. Man såg att det fanns en god intern kontroll vad gäller lönerutinen. Risken att betala ut stora felaktiga summor bedömdes som låg. En del rekommendationer lämnades till styrelsen angående tvingande attestering av kontrollistor, minskning av chefernas kontrollspann, införande av särskilda kontroller samt begränsning av behörigheter i systemen. 7.2. Identifierade granskningsområden Inom landsting är personalkostnader ett dominerande kostnadsslag. Specialistvården har idag svårast att klara ekonomin. Även hälsocentraler tappar listade till privata vårdgivare; ett intäktstapp i och med Vårdvalet. Svårigheter att ställa om verksamheten vid förändringar är en ekonomisk risk som vi identifierat. Av denna anledning är styrelsens uppföljning av landstingets ekonomi i fokus. Mot bakgrund av gjord riskbedömning föreslår vi att årliga granskningar genomförs genom registeranalyser där allehanda avvikelser framkommer för att härefter följas upp av revisionskontoret. Vidare föreslås att revisionen vid jämna mellanrum följer upp den interna kontrollen av att exempelvis utbetalda månadslöner följer gällande avtal och att reseräkningar och traktamenten/kostnadsavdrag är korrekta och att semester, övertid och jour hanteras korrekt vid såväl intjäning som reglering. De senare områdena har varit föremål för kommentarer i senare års rapporter med anledning av genomförda bokslutsgranskningar. 17 8. Kostnader för läkemedel och bemanningsföretag Rubricerade kostnader är områden med stora budgetavvikelser. Båda är dock områden som landstinget själva har stort fokus på och framförallt stora möjligheter att följa upp och jämföra med andra. Vi bedömer för närvarande risken som låg. 8.1. Genomförda granskningar Granskning av denna post görs lämpligen vid del- och årsbokslut. Någon fördjupande granskning har inte genomförts. 8.2. Identifierade granskningsområden Kostnaderna är i allra högsta grad väsentliga konton och bör därför bevakas för att säkerställa en god intern kontroll i rutinen. Hur landstingsstyrelsen/ansvarig nämnd bedöms utöva sin uppföljningsplikt/reagerar på oväntade budgetavvikelser är exempel på detta. Området kan hanteras inom ramen för granskning av leverantörsfakturaprocessen. Utvecklingen av läkemedelskostnaderna pekar på behov av en ändamålsenlig styrning och uppföljning samt ett ökat fokus i den interna kontrollen för uppföljning av läkemedelsfakturor. De riskområden vi har identifierat är att kostnader för hyrläkare ökar och att man ser en risk i att köp inte görs från rätt leverantör. Här har ett arbete påbörjats för att få kontroll att landstinget köper från rätt leverantörer, som de har avtal med. Än så länge minimalt med stafettsköterskor, men har ökat. Kostnader för hyrläkare ökar inom landstinget. I samband med granskning av leverantörsfakturarutinen är detta område aktuellt att titta på. 18 9. Representation, gåvor, resor och biljetter Leverantörsfakturahanteringsrutinen har noterats för diverse brister i den interna kontrollen. Vad gäller representation, resor och konferenser framgår det i stor utsträckning i landstingets riktlinjer hur dessa kostnader ska hanteras. Kontona i sig är inte väsentliga från den utgångspunkten att de leder till ett väsentligt fel i den finansiella rapporten, vilket är den grundläggande faktorn till vad som är ett väsentligt konto. De är dock väsentliga ur ett förtroendeperspektiv då ett missbruk av skattebetalarnas pengar är en känslig fråga och bör hanteras i enlighet därmed. 9.1. Genomförda granskningar Under 2011 gjordes en granskning av kontokort inom landstinget. Resultatet visade på brister på området och därför gjordes en ny granskning av landstingets betalkort år 2013. Granskningen visade att det inte är helt klarlagt vilka slags inköp som betalkorten är ämnade för samt indikatorer på bristfälliga bokföringsrutiner. En granskning avseende resor i tjänsten gjordes i februari 2013. Slutsatsen var att en god intern kontroll förelåg på en övergripande nivå. Däremot var följsamheten till landstingets riktlinjer för tjänsteresor i flera avseenden låg. Biljetter, kvitton och bokföringsbekräftelser bifogas sällan till fakturorna och resans syfte stärks sällan. Var tionde faktura innehåller kostnader som helt eller delvis felaktigt konterats som resekostnader. 9.2. Identifierade granskningsområden Vi föreslår en samordnad granskning av kostnader för representation, gåvor resor och biljetter. Genom att analysera huvudbokens transaktioner för dessa konton kan nyckelposter identifieras och granskas. Granskningen har lämpligen sin utgångspunkt i genomförandet av registeranalys. 19 10. Övriga verksamhetskostnader Den kombinerade riskbedömningen är att risken bedöms vara låg men området är väsentligt och måste hållas under bevakning. Omvärldsfaktorer kan förändra risknivå. Avskrivningar/långtidsplanerat fastighetsunderhåll ingår bland dessa kostnader, men har i denna analys kommenterats och bedömts under maskiner och inventarier på grund av kopplingen till dessa. Den köpta vården är vidare ett väsentligt kostnadsslag, som kräver styrning och uppföljning. 10.1. Genomförda granskningar Revisorerna valde att undersöka landstingets användande av internpriser och interndebitering i en granskning 2013. Internprismodellen påverkar resursanvändningen på ett positivt sätt. Kostnadseffektiviteten är bättre än genomsnittet i riket. Koncernens resursutnyttjande ses som en utvecklingsmöjlighet. Åtgärder rekommenderas för att öka precisionen i prissättningen för att undvika regleringar i efterhand så långt som möjligt. Granskning gjordes 2012 gällande hyrläkare inom landstinget och visar att nämnderna inte har ändamålsenliga processer och rutiner för användning av hyrläkare. Hälso- och sjukvårdsnämnden respektive folkhälso- primärvårds- och tandvårdsnämnden har inte en tillfredsställande uppföljning och intern kontroll när det gäller användning av hyrläkare. Häri ligger en risk. 2012 utfördes även en förstudie/granskning om utomlänsvårdens kostnader. Resultatet visar att budgetering för utomlänsvård uppvisar stora brister i fråga om prognossäkerhet. 10.2. Identifierade granskningsområden I och med den överföring av och skatteväxling för hemsjukvården som genomförs den 3 februari 2014, kommer landstinget att sitta kvar med lokaler och overheadkostnader kopplade till den verksamheten. Landstinget pekar själva på att de undviker det ökande trycket på äldrevården i och med överföringen. Svårigheten ligger i att ställa om verksamheten och kopplat till detta bör området bevakas av revisionen. Landstinget bedriver, köper och betalar vård för länets patienter i region- och rikssjukvården i andra landsting och i utlandet. Dels remitteras patienter till sådan specialistvård som inte kan tillhandahållas i landstingets vårdorganisation dels betalar landstinget för vård där patienten själva har sökt vård av annan vårdgivare eller på grund av vårdgarantin. Flera landsting som har relativt stora utomlänskostnader för vården har erfarit att det finns flera problemområden kring både ekonomi och vårdprocesser som är kritiska för samverkan mellan olika landsting. Det kan gälla fakturahantering, epikriser och principer för eftervård. Syftet med granskningen är att bedöma om den interna kontrollen är tillräcklig vid region-, utomläns- och ev. utlandssjukvård. Projektmedelshantering är ett område som ur revisionssynpunkt normalt tilldrar sig ett speciellt intresse, beroende på en relativt sett hög inneboende risk för fel. Det ligger i sakens natur att man på flera nivåer inom organisationen kan ha en drivkraft att hantera erhållna medel ”som bra att ha pengar”. Härvid kan exempelvis projekt med överskott leva som pågående under lång tid efter egentligt projektslut. Vidare kan incitament finnas för att under projektets gång felaktigt hantera havda kostnader visavi den ordinarie verksamheten/ driftsresultatet. 20 En revisionsrisk utgörs även av att kostnader felaktigt kan balanseras som pågående projekt och därmed utgöra en tillgång i balansräkningen, en tillgång som det i slutändan kan visa sig svårt att omsätta i pengar i form av externt erhållna medel. Ett huvudsakligt granskningssyfte bör vara att utvärdera och bedöma den tillämpade rutinen inom landstinget för att hantera och redovisa externa projektmedel. Ett delsyfte kan härtill vara att pröva huruvida kunskap och erfarenheter dragna under projektets genomförande kommit till praktisk användning och nytta för verksamheten. 21 11. Byggnader och mark Materiella anläggningstillgångar är till sin storlek en i högsta grad väsentlig post. Under förutsättning av en väl fungerande intern kontroll, skulle den inneboende risken kunna minimeras och därtill skulle kontot kunna omklassificeras till ett ej väsentligt konto. En allmän risk-frågeställning beträffande byggnader och mark, är hur posten värderas och hur den presenteras i årsredovisningen. Är posten i årsredovisningen redovisad till rätt värde och är havda utgifter korrekt hanterade utifrån den avgränsningsproblematik som föreligger mellan vad som är att anse som investering gentemot vad som är en driftskostnad i form av underhållskostnader? Hur bedöms exempelvis den inneboende risken av att en verksamhetsledning på grund av exv. avkastningskrav/budgetrestriktioner kan komma att förändra exempelvis en initial klassificering av ett underhållsprojekt till ett investeringsprojekt, eller alternativt rulla ett underhållsprojekt över ett årsskifte som en pågående investering? En process som påtagligt påverkar balansposten med tillhörande konton är upphandlingsrutinen. En annan process med påverkan på kontot är projektstyrningsprocessen, vilken påverkar hur projekten följs upp och presenteras. Båda dessa rutiner är en blandning av verksamhets- och redovisningskaraktär, varför de lämpligen samgranskas. Upphandlingsprocessen är också är intressant ur ett oegentlighetsperspektiv. Förutom nämnda upphandlingsoch projektstyrningsprocessen, påverkas kontot även av bokslutsprocessen, investeringsprocessen, leverantörsfakturarutinen och därtill utbetalningar. 11.1. Genomförda granskningar 2012 gjordes en granskning av avyttring av tillgångar. Syftet var att bedöma om landstinget har en ändamålsenlig hantering/process när anläggningstillgångar avyttras eller utrangeras. Resultatet visade att det i flera fall fanns uppenbara brister i anläggningsregistrets innehåll, vilket är resultatet av otillräckliga rutiner och internkontroll. Stora förbättringsområden bedöms finnas. En granskning av försäkringsskydd utfördes 2011. I rapporten konstaterades att hanteringen för försäkringsskyddet inte är tillfredsställande. Det saknas såväl en strategi som funktionella riktlinjer och rutiner för en ändamålsenlig försäkringsprocess. Under 2010 granskades upphandling under direktupphandlingsgränsen och slutsatsen var att det fanns brister i hur landstinget tillämpade gällande regelverk vad gäller inköp utan upphandling samt att det finns brister i den interna kontrollen. 11.2. Identifierade granskningsområden Lokalförsörjningsfrågor och omställning av verksamheter inom landstinget är aktuella och detta visar sig genom att flertalet ombyggnationer planeras och genomförs i en rad lokaler i landstingets ägo. Enligt landstingsstyrelsens Verksamhetsplan för 2014-2016 planeras totalt investeringsprojekt i fastigheter att genomföras under planperioden med 442 mkr. Den största delen av dessa rör ombyggnationer av befintliga lokaler. Mot bakgrund av detta bedömer vi att ett aktuellt granskningsområde inom räkenskapsrevisionen är projektstyrningsprocessen för investeringsprojekt, med fokus på om rutiner finns för att samlat följa, leda och styra landstingets investeringsprojekt redovisningsmässigt och mot budget. 22 I samband med att ombyggnationer genomförs, är det vanligt att man även genomför reparationer och underhåll av fastigheter. Kontroll av gränsdragningen mellan vad som är en investering och vad som betraktas som reparation och underhåll genomförs normalt översiktligt i årsbokslutsgranskningen. Mot bakgrund av att planen är att genomföra en mängd ombyggnationer av befintliga lokaler, aktualiseras frågan att genomföra en fördjupningsgranskning på området i ett särskilt granskningsprojekt. Är landstingets regelverk tydligt vad gäller definitionerna och gränsdragningen mellan investering och reparationskostnad? Överensstämmer landstingets redovisningsregelverk med gällande lagar och rekommendationer? Efterlevs regelverket? Hanteringen av sjuka-hus-problematiken med rivningsplaner för vissa fastigheter aktualiserar även frågor gällande med vilken kvalité underhållsplaner tas fram inom landstinget. Mot bakgrund av bristerna som tydliggjordes i granskningen under 2010 gällande upphandling, bör frågan följas upp i en uppföljande granskning med fokus på projekt som genomförs under planperioden. Ett införande av en modell för komponentavskrivningar kommer att kräva en uppföljande granskning och bedömning av såväl vald metodik härför som den redovisningsmässiga hanteringen. 23 12. Maskiner och inventarier I likhet med vad som framgår ovan avseende byggnader och mark, påverkas kontot av ett flertal rutiner/processer. Stöd till infrastrukturella investeringar är kringgärdat av en särskild RKR-rekommendation som kan komma att aktualiseras i samband med ansvaret för och utvecklingen av kollektivtrafiken. 12.1. Genomförda granskningar 2012 gjordes en granskning av avyttring av tillgångar. Syftet var att bedöma om man har en ändamålsenlig hantering/process när anläggningstillgångar avyttras eller utrangeras. Resultatet visade att det vid flera fall fanns uppenbara brister i anläggningsregistrets innehåll vilket är resultatet av otillräckliga rutiner och internkontroll. Stora förbättringsområden bedöms finnas. 12.2. Identifierade granskningsområden Vi rekommenderar att en uppföljande granskning genomförs kring vilka förbättringar i rutiner och intern kontroll som genomförts kring hantering av anläggningsregister för landstinget. Mot bakgrund av hittills genomförda granskningar synes inte området vara ett prioriterat område under det närmaste året. Uppföljande granskningar med anledning av noterade och påtalade brister bör dock naturligtvis ske. Gränsdragningsproblematiken mellan om en utgift skall klassas som en investering eller en driftskostnad är naturligtvis alltid aktuell att hantera. Vidare också att tillse att rekommendationer för avskrivningsprinciper följs. Risken för en otillbörlig hantering ökar också i takt med svårigheter att uppnå fastställda resultatmål. En fördjupad granskning av området sker lämpligen på basis av en genomförd registeranalys. 24 13. Finansiella anläggningstillgångar Detta konto är oväsentligt och normalt ett lågriskområde. Detta inte minst mot bakgrund av att kollektivtrafiken har övertagits av Kollektivtrafikmyndigheten genom att Länstrafikbolaget Västernorrlands läns Trafik AB har överförts till Kollektivtrafikmyndigheten. I samband med detta har Landstinget Västernorrland lånat ut pengar till Kollektivtrafikmyndigheten. Landstinget är dock fortfarande ekonomiskt ansvarig för tågtrafiken i länet. Indirekta engagemang i exempelvis Norrtåg kräver stor uppmärksamhet och bevakning från revisionens sida med en beredskap att snabbt agera på oförutsedda händelser. I bedömningar av årsredovisning och delårsrapport bör revisionen ha tillgång till erforderlig information för att kunna bedöma framtida eventuella finansiella risker härrörande till problemen knutna till spårtrafiken. Hitintills har sådan information inte funnits att tillgå. 13.1. Genomförda granskningar Vi har inte noterat någon granskningsinsats ur ett finansiellt perspektiv under de senaste åren. 13.2. Identifierade granskningsområden Att nära följa utvecklingen i Kollektivtrafikmyndigheten och då inte minst utvecklingen av den spårbundna kollektivtrafiken. Behovet av och utveckling av ett fördjupat granskningsprojekt bör ske i nära samarbete med angränsande landsting. 25 14. Kundfordringar Kontot påverkas av tidigare nämnda processer såsom fakturerings- och bokslutsprocessen. I den av oss tidigare föreslagna granskningen av intäkternas fullständighet så omsluter det även kontot kundfordringar med avseende på om fordringarna är fullständiga eller ej. Vad gäller värdering så påverkas kontot av bokslutsprocessen då bedömning av förlustrisk sker. De granskningsåtgärder vi föreslagit vad gäller intäkter och bokslutsprocessen innebär att vi inte har noterat ytterligare granskningsförslag. 26 15. Kassa och bank samt Kortfristiga placeringar Likvida medel är ett naturligt fokusområde för revisionen. Kontot är föremål för enormt många transaktioner och när kontanter hanteras är risknivån extra hög, med anledning av den risk för oegentligheter som föreligger vid hantering av kontanta medel. I takt med att man går mot en kontantfri hantering minskar risken. Vår erfarenhet från offentlig sektor av granskning av såväl bokslut som medelsförvaltning innebär att vi bedömer risknivån vara högre. Granskning av landstingets medelsförvaltning inkluderar även balansposten kortfristiga placeringar. Landstingets förvaltning av pensionsmedel är ett högriskområde sett till placeringsstrategi, inte minst i tider med finansieringsbehov för omfattande investeringar. Rådet för kommunal redovisning (RKR) har aviserat att de kommer att komma med en rekommendation kring ”Kostnadsredovisning av pensionsförmåner som intjänats före år 1998 samt redovisning och värdering av vissa externt förvaltade pensionsmedel”. 15.1. Genomförda granskningar Någon specifik granskning har inte genomförts inom detta område. 15.2. Identifierade granskningsområden Landstinget förvaltar pensionsmedel 1 524 mkr under 2013. I kommunallagen och dess förarbeten föreskrivs särskilt för pensionsmedel att fullmäktige ska meddela föreskifter för dessa och att kommunstyrelsen ingående ska utvärdera placeringsverksamheten och överväga en omprövning av föreskrifterna inför fullmäktige, minst en gång per år. Målet för landstinget Västernorrland är att ytterligare medel ska föras till pensionsmedelsförvaltningen med motsvarande förändringen av landstingets pensionsavsättning (ca 130 mkr årligen). Risken att målet inte uppnås föreligger såvida landstinget inte klarar att genomföra handlingsplaner, uppfylla resultatmål och samtidigt hålla nere investeringarna. Mot bakgrund av det som hänt på finansmarknaden de senaste åren, att det ligger stora volymer i placeringarna och det komplexa området som placeringar i finansiella instrument i kommunal verksamhet kan innebära, bedömer vi detta område vara ett riskområde. Vi föreslår en granskning av landstingets medelsförvaltning. Härtill föreslår vi att revisionen även bevakar utvecklingen av kontanthanteringen inom landstinget. Införandet av en kontantlös hantering kommer med all sannolikhet att stöta på problem till följd av en otidsenlig lagstiftning på området. Som en följd av detta kan inte behandlande kliniker neka att ta emot pengar från patienter. Samtidigt pågår en process inom landstinget där hämtställen för penningtransporter utförda av värdetransportföretag minskar i antal. Detta kan i sig medföra en ökad risk i och med att man frångår en väl etablerad rutin från överlämnande av kontanter och kvittens härav, med vidare avstämning mot gjord bankinsättning. 27 16. Avsättningar Den största posten under kontot avsättningar är pensionsrelaterade. Beräkning och bedömning av pensionsskulden sker av tredje man och kan därför tyckas vara mera tillförlitligt och därtill bedömas med en lägre risknivå. Under förutsättning att beräkningarna är korrekta borde också skuldberäkningen bli så relevant den kan tänkas bli men om ett fel skulle uppstå i beräkningsmodellen så kan naturligtvis felet bli enormt. Det som går att säkerställa från landstingets sida är att indata i modellen är korrekt, dvs. fullständigt och med rätta parametrar som att exempelvis aktuella lönenivåer vederbörligen är rapporterade. 16.1. Genomförda granskningar Vi har inte noterat några utförda granskningsinsatser inom detta område. 16.2. Identifierade granskningsområden Vi föreslår en aktiv bevakning i samråd med Landstingets kansli, ekonomi. Härvid bör revisionen i förekommande fall tillse att anledningen för till synes onormala svängningar vederbörligen utreds i dialoger med KPA. 28 17. Förutbetalda kostnader och upplupna intäkter Kontot bedöms som väsentligt med hänvisning främst till de upplupna intäkterna. Upplupna intäkter avser främst utomlänsvård för vilken fakturering ska ske inom en angiven tidsperiod. Det finns ingen dokumenterad kontroll av att fakturering sker i tid. Fakturering av utomlänsvård innebär till stor del en bedömning och är därför ett högriskkonto. Emellertid är posten till sin storlek begränsad. Övriga poster som ingår i kontot är t.ex. upplupen ränta, upplupna statsbidrag och upplupna skatteintäkter och förutbetalda kostnader. Vad gäller förutbetalda kostnader så påverkas de av leverantörsfakturarutinen vilket vi återkommer till senare under posten leverantörsskulder. Övriga nämnda poster har en låg inneboende risk och har bedömts som ej väsentliga. 17.1. Genomförda granskningar Inga fördjupningsgranskningar har skett inom detta område. Kontot bör dock vara föremål för granskning i varje del- och årsbokslut. 17.2. Identifierade granskningsområden Förslag till revisionsgranskningar framgår vidare av avsnitt 6.2 ovan. Någon fördjupningsgranskning bedöms inte vara erforderlig vid sidan av granskning av balansposten i del- och årsbokslut. 29 18. Leverantörsskulder Kontot påverkas av ett flertal nämnda processer. Av de granskningsförslag som tidigare omnämnts så är såväl upphandlingsprocessen som granskning av känsliga konton en granskning inom kontot leverantörsskulder. Det är också möjligt att göra en registeranalys av leverantörsreskontran samtidigt som attestordning och inscanning av fakturor är viktiga moment med många känsliga och viktiga kontroller. 18.1. Genomförda granskningar Inga fördjupningsgranskningar har utförts inom detta område som är färdigställda vid rapportens avlämnande. Däremot görs en granskning av detta område under 2013 med färdigställande under 2014. 18.2. Identifierade granskningsområden Revisionen bör inriktas på uppföljning av tidigare genomförda projekt med de rekommendationer som framförs. Upprepade granskningar sker med fördel på basis av genomförda registeranalyser. 30 19. Upplupna kostnader och förutbetalda intäkter Beträffande kostnader för utomlänsvård har dessa omnämnts ovan under verksamhetens kostnader. Personalrelaterade skulder såsom skulder för semester, jour och övertid är väsentliga konton med en hög risknivå. 19.1. Genomförda granskningar Någon specifik granskning ur ett finansiellt perspektiv har inte noterats. 19.2. Identifierade granskningsområden Vi har under ovan nämnda avsnitt löner och interimsfordringar föreslagit vissa granskningsområden, varför inga ytterligare förslag lämnas här. 31 20. Ställda säkerheter och ansvarsförbindelser Poster inom linjen kallas de poster som i årsredovisningen återfinns under rubrikerna Ställda säkerheter och Ansvarsförbindelser. Där framgår åtaganden som landstinget iträtt sig och som eventuellt kan resultera i en utbetalning, skuld eller kostnad i framtiden. Anledningen till att posten redovisas inom linjen och inte i balans- eller resultaträkningen beror på att osäkerheten i posten är stor avseende storlek och tidpunkt för utbetalning/kostnad/skuld. Ett exempel är t.ex. ett borgensåtagande. Två rutiner som påverkar dessa nämnda konton är bokslutsprocessen och avtalshanteringen. 20.1. Genomförda granskningar Några fördjupningsgranskningar har inte genomförts på området. 20.2. Identifierade granskningsområden Landstinget är medlem i KTM (Kollektivtrafikmyndigheten) och har ett finansieringsansvar för tågtrafiken samt ett borgensåtagande för Transitio. Vi har i avsnitt 13, Finansiella Anläggningstillgångar, påpekat vikten av revisionen nära följer utvecklingen härtill och då inte minst utvecklingen av den spårbundna kollektivtrafiken. Behovet av och utveckling av ett fördjupat granskningsprojekt bör ske i nära samarbete med angränsande landsting. Härutöver sker vederbörlig granskning i samband med boksluten utifrån erhållna uppgifter från bl.a Transitio. En granskning av avtalshanteringsprocessen bör också utgöra ett prioriterat område. En granskning av landstingets leasingkontrakt bör också ske med den övergripande revisionsfrågan om hanteringen av leasingkontrakt är ändamålsenlig och säkerställer en korrekt återrapportering i de legala finansiella rapporterna. Detta inte minst mot bakgrund av att Rådet för kommunal redovisnings rekommendation 13.2, Redovisning av hyres-/leasingavtal, ska tillämpas från och med år 2014. 32 21. IT Internt inom landstinget prioriteras bland annat följande under planperioden 2014-2016: digital hantering av provbundna remisser, elektronisk arkivering, beslutsstödssystem och nytt personalsystem. Övergången till den nya systemförvaltningsmodellen, pm3, fortgår enligt plan och beräknas vara helt genomförd under 2014. Modellen innebär att ansvaret för förvaltningen förs över till verksamheterna, det vill säga de som använder systemen. IT-avdelningen blir en leverantör och ett stöd till verksamheterna. Landstinget har i sin verksamhet ett stort beroende av sina IT-system, vilket medför risker. Inom de olika verksamheterna finns ansvaret för många av systemen, vilka då administreras av olika personer och organisationer. Det är väsentligt att IT system hanteras på ett tillfredsställande korrekt sätt för att alla beroende parter skall kunna lita på information i det och veta att det finns tillgängligt när det behövs för härtill behöriga användare samt skyddas mot externa attacker. Vår bedömning och erfarenhet är att brister i den interna IT-säkerheten är en av de största riskerna för landstingets verksamhet. 21.1. Genomförda granskningar Granskning utfördes 2011 avseende landstingets IT kostnader för att bedöma om avsatta resurser använts på ett ändamålsenligt sätt. Resultatet visade på brister. Man visade att landstingsstyrelsen bör utreda de samlade kostnaderna för införande och drift av IT system, inkluderande verksamheternas kostnader för personal och utrustning. 21.2. Identifierade granskningsområden Effektivitet och säkerhet - ett generellt område Granskning med syftet att granska på vilket sätt landstinget arbetar för att säkerställa effektivitet och säkerhet i landstingets IT-system. Granskningen bör genomföras mot Myndigheten mot samhällsskydds och beredskaps ramverk BITS (Basnivå för IT-säkerhet), som är ett etablerat ramverk med tydlig inriktning på IT- och systemsäkerhet. Ett uppdrag genomförs med fördel med fokus på landstingets övergripande hantering av effektivitet och säkerhet samt med avgränsning mot väsentliga verksamhetssystem, som exempelvis ekonomisystem, personalsystem, system för utbetalning av försörningsstöd och verksamhetssystem för olika verksamhetsgrenar. En granskning mot BITS omfattar följande huvudområden: · · · · · · · · · · · Säkerhetspolicy Organisation av säkerheten Hantering av tillgångar Personalresurser och säkerhet Fysisk och miljörelaterad säkerhet Styrning av kommunikation och drift Styrning av åtkomst Anskaffning, utveckling och underhåll av informationssystem Hantering av informationssäkerhetsincidenter Kontinuitetsplanering i verksamheten Efterlevnad av regelverk 33 Nedan kommenteras vidare några förslag på granskningsprojekt med utgångspunkt i redovisning och finansiell information. Filöverföring från försystem till affärsredovisningssystemet Landstingets redovisningssystem är komplext med många systembaserade delar i form av försystem som ska fungera tillsammans. Flera av systemen har en väsentlig inverkan på bokslutsarbetet. I vissa fall är överföringarna från försystem till affärsredovisningssystemet automatiserade. Dessa överföringar sker i väsentlig omfattning. Det är av yttersta vikt att säkerställa att rutiner, processer, handhavande och ansvarsförhållanden är dokumenterade och bedömda med syfte att säkerställa att fullständig och korrekt information förs över till affärsredovisningssystemet löpande. Vi föreslår att en granskning görs under 2014 med syftet att kartlägga hur filöverföringar från försystem till affärsredovisningssystemet är organiserat inom landstinget för att härefter dels bedöma om tillämpad metodik säkerställer korrekta överföringar, såväl sett till värden som i tid, men också om fullständighetskontroller möjliggörs i efterhand genom exempelvis användande av manualer, check- och logglistor etc. Användaranalys Syftet med granskningen är att verifiera att användarhanteringen håller en rimlig nivå för ett antal valda system. Verifiering sker lämpligen av ett antal användarkonton för att se att de har befogenheter i systemen som är kopplade till sina ansvarsområden och att dessa behörigheter inte utgör en stor risk för organisationen och dess verksamhet. Som ett exempel på risk är när en person kan påverka data och information och härigenom ha möjlighet att tillskansa sig medel på bedrägligt sätt, eller av misstag skada organisationen eller dess verksamhet väsentligt Registergranskningar Vi föreslår att substansgranskning i form av registeranalyser genomförs inom olika granskningsprojekt. Härvid används teknikstöd och kunnande genom analys av data från landstingets databaser eller relevanta data från externa aktörer som exempelvis Bolagsverket vid granskning av bisyssla eller lönesystem vid granskning av löner. På detta sätt fångas större datamängder in i urvalet och uppföljningar/analyser kompletterar dessa. 34 22. Oegentligeter Mutor och bestickning är ett ständigt återkommande riskområde som omnämnts i vår riskanalys vid ett par tillfällen. Oegentligheter leder till förtroendeskador som är av högsta prioritet med hänsyn till att det är skattebetalarnas pengar som missbrukas. Ett område som kan sorteras in under denna rubrik, och som inte omnämnts tidigare i denna riskanalys, är bisysslor. 22.1. Genomförda granskningar 2011 gjordes en uppföljande granskning av bisysslor för att bedöma om man vidtagit åtgärder som påvisats som tidigare rekommenderats. Resultatet visar på att samma problem kvarstår och det riskerar att skapa ett misstroende mot landstinget och mot de anställas saklighet och oberoende. En granskning mot landstingets skydd gentemot oegentligheter gjordes 2011. Revisionen konstaterade att oegentlighetsområdet inte är tillräckligt belyst inom landstinget. Det finns brister i den interna kontrollen och ansvariga nämnder har inte vidtagit åtgärder i tillräcklig omfattning för att säkerställa ett ändamålsenligt och heltäckande skydd mot oegentligheter inom landstinget. I april 2013 gjordes en granskning om arvodesfrågor. Bedömningen var att landstingsstyrelsens ordförande och arvodeskommitténs ledamöter hade brustit i sitt ansvar. Felaktigt utbetalade ersättningar som saknar stöd i beslut av fullmäktige riskerar allmänhetens förtroende för landstinget. 22.2. Identifierade granskningsområden En uppföljning av de granskningar som genomförts är prioriterat med anledning av ett allmänt växande intresse av oegentlighetsrisker. En uppföljande granskning av bisysslor bör härtill genomföras. Med tanke på brist på vissa yrkeskategorier, ex. vis specialist-läkare och sköterskor, är området bisysslor aktuellt ur risksynpunkt. Fokus bör ligga på uppföljning av notering i tidigare granskning samt att utföra stickprov genom urval av chefer i attesterande roller, där en samkörning görs med Bolagsverket och leverantörsregistret. Vi föreslår även att en kartläggning, utvärdering och bedömning görs av den interna kontrollen med syfte att motverka riskerna för oegentligheter och brottstyper såsom stöld, bedrägeri, förskingring, trolöshet mot huvudman, mutbrott och skattebrott. I utvärderingen bör ingå att pröva: · huruvida respektive område hanteras på vederbörligt sätt i skrivna policies/ · riktlinjer/uttryckta värdegrunder, · vilka kontroller, en eller flera, rutin- eller systemmässiga, som finns etablerade för att förhindra uppkomst av respektive förfarande, · att rutin- eller systemmässiga kontroller regelbundet genomförs, dokumenteras och görs möjlig för efterkontroll, rapporteras och utvärderas. 35 23. Övrigt Landstingsfullmäktige har antagit riktlinjer för god ekonomisk hushållning i samband med införande av RUR och fattat beslut att införa RUR under 2013. Ett resultat på 130 mkr är god ekonomisk hushållning för landstinget. Reglerna om RUR får tillämpas retroaktivt vid införande under 2013. Landstinget Västernorrland har 55 mkr från 2010 och dessa har beslutats sättas in i RUR. Enligt uppgift kan RUR komma att användas om underskott uppkommer. Risk inom detta område uppkommer den dagen RUR beslutas användas. Enligt vår uppfattning bör revisionen följa resultatutvecklingen för respektive verksamhet under året och värdera denna utifrån de finansiella mål och förutsättningar som respektive verksamhet erhållit för budgetåret. I samråd med verksamhetsföreträdare noteras de avgörande faktorer som ligger bakom budget- och prognosavvikelser och vilka åtgärder som vidtas med anledning därav. Inte sällan leder denna analys till att erhålla underlag för att ifrågasätta om verksamheten ges realistiska förutsättningar att verka inom. Det är endast med realistiska förutsättningar ute i verksamheterna som möjligheter skapas att på ett tålmodigt sätt arbeta mot erhållna åtgärdsplaner i syfte uppnå de samlade besparingskrav som ställs. Den tillämpade metodiken ger härtill ofta uppslag och idéer till erforderliga fördjupningsgranskningar. Umeå den 6 februari 2014 Malin Westerberg Blom Auktoriserad revisor Certifierad kommunal revisor Peter Bjureberg Auktoriserad revisor Certifierad kommunal revisor 36
© Copyright 2024