Projekt Swedish Lapland 2014 -‐ Aktiviteter, personal och budget Reviderad version, 75 % av budget Efter dialog med de regionala finansiärerna presenteras en reviderad aktivitetsplan med en budget på 75 % av ursprunglig budget. Se bilaga 1 för uppdaterad budget och ansökan om medfinansiering. Projektet bygger fortfarande på de tre verksamhetsområdena ”Destinationsutveckling”, Marknadsföring & kommunikation” samt ”Dynamisk kunskapsorganisation 2.0”. Efter genomgång av projektet är inriktningen att insatser och aktiviteter behöver ske inom alla verksamhetsområden under 2014, utifrån syftet att skapa förutsättningar för att nå målet om fördubblad omsättning till år 2020. Den övergripande konsekvensen för projektets innehåll och därmed resultat blir en minskning av de aktiviteter som sker tillsammans med företagen. Inom flertalet insatsområden är första steget att kartlägga företagens behov. Detta är grundläggande för att sedan kunna skapa aktiviteter för och engagemang hos företagen och behöver därför genomföras. Minskning av budgeten kommer därmed att tas från insatser och resurser kopplade mot genomförande av aktiviteter med företaget. Projektet kommer dock ha som inriktning av vara så effektiv som möjligt under kartläggningsaktiviteterna för att, om möjligt under projektets gång, kunna överföra medel och resurser till aktiviteter med företagen. Verksamhetsområdet ”Dynamisk kunskapsorganisation 2.0” En viktig del blir formandet av en dynamisk kunskapsorganisation. Det kommer krävas stora insatser i form av personella resurser och deltagande från ledarskapet inom besöksnäringen i Swedish Lapland. Arbetet under 2014 kommer skapa vår framtida organisering och utifrån vikten i det arbetet ligger budgeten för detta verksamhetsområde kvar på samma nivå som i ursprunglig ansökan. Verksamhetsområdena ”Destinationsutveckling” och ”Marknadsföring och Kommunikation” Verksamhetsområdena ”Destinationsutveckling” och ”Marknadsföring & Kommunikation” sker med utgångspunkt i de för tillväxt identifierade affärskritiska faktorerna. Att utifrån en minskad budget välja bort insatser inom en affärskritisk faktor för tillväxt skulle innebära ett haltande system, då vi ser hur dessa faktorer bygger på varandra. Företagen måste vara ekonomisk hållbara för att kunna ta steget mot produktutveckling. Satsningar och utveckling kräver ofta finansieringslösningar. Vidare krävs tillförlitliga kommunikationer till och inom regionen samt utökad webb-‐ och språktillgänglighet etc., för att vi ska kunna tillgängliggöra företagens produkter. Tillgängliggörande av destinationens reseanledningar på marknaden sker genom ett fokuserat marknadsföringsarbete där även kännedomsskapande aktiviteter om destinationen genomförs för att skapa reslust och en positiv association till Swedish Lapland. Utifrån ovan resonemang väljer vi därför att i projektet genomföra insatser inom alla affärskritiska faktorer inom verksamhetsområdena ”Destinationsutveckling” och ”Marknadsföring & Kommunikation”, och har istället minskat antal aktiviteter inom vardera faktor. Hållbar f öretagsamhet Inom den affärskritiska faktorn hållbar företagsamhet lägger projektet under 2014 främst fokus på att skapa nätverk med nyföretagarorganisationer och liknande, kartlägga företagens behov samt utifrån dem lägga grunden för export och fortsatt arbete under kommande strukturfondsprojekt. Det betyder att projektet, för att kunna möta en minskad budget, tagit bort del av aktiviteter som är kopplade mot en genomförandefas tillsammans med företagen. Konsekvensen blir att projektet under 2014 inte kommer att genomföra aktiviteter inriktade på att skapa former för kompetenshöjning för företagen inom: affärsutveckling, värdskap/servicenivå etc. Däremot kommer projektet att prioritera kompetenshöjande insatser mot marknad och export för att inte tappa fart i bearbetning av prioriterade målmarknader. Innovativ produktutveckling Inom den affärskritiska faktorn innovativ produktutveckling kommer projektet under 2014 att lägga fokus på kartläggning av företagens behov, metoder för innovativ produktutveckling samt skapa marknadsplaner för kommande år. Utifrån vikten av fler produkter på marknaden kommer projektet att prioritera gemenförande av aktiviteter tillsammans med turistföretagen och sätter som mål att kunna initiera och starta upp en aktivitet inom området. Detta eftersom researrangörerna idag efterfrågar fler produkter på marknaden anpassade till morgondagens gäst. Det är viktigt att säkerställa att regionen inte tappar fart utifrån distributionsledets uppbyggnad och den tid det tar från färdigutvecklad produkt till bokningsbar produkt på marknaden. Konsekvensen av minskad budget blir inom detta område att planerade aktiviteter ej kommer kunna ske i önskad omfattning och därmed kommer färre företag att kunna ta del av produktutvecklingsaktiviteter. Strategisk finansiering och företagsstöd Inom den affärskritiska faktorn strategisk finansiering och företagsstöd lägger projektet under 2014 främst fokus på att kartlägga företagens behov, hitta samverkansformer och nätverk inom området samts lägga grunden för fortsatt arbete under kommande strukturfondsprojekt. Det betyder att projektet, för att kunna möta en minskad budget, tagit bort de aktiviteter som är kopplade mot en genomförandefas tillsammans med företagen. Konsekvensen blir att projektet under 2014 ej kommer genomföra de tidigare planerade aktiviteterna kopplat mot rådgivning och stöd inom investering och etablering, anordna egna forum/seminarier/workshops inom området etc. Projektet kommer däremot arbeta för att hitta samarbetspartners för att skapa insatser inom de områden som projektet inte kommer kunna genomföra på egen hand under 2014. Tillgänglighet och kommunikationer Inom området tillgänglighet och kommunikationer kommer projektet under 2014 att lägga fokus på kartläggning av behovet av kommunikationer till och inom regionen. Utifrån den avgörande del som kommunikationer till och inom destinationen har för tillväxt kommer projektet även att arbeta för att skapa partnerskap och genomföra marknadsaktiviteter, med fokus ökad tillgänglighet, med transportbolag. Storleken på insatserna kommer dock, för att kunna möte en minskad budget, att dras ner. Att tillgängliggöra reseanledningar och företagen produkter, skapa reslust och möjlighet till en relation med potentiella gäster är av stor strategisk vikt och därför k ommer p rojektet a rbeta f ör a tt g enomföra de sedan tidigare planerade insatserna kopplat mot tillgänglighet, dock i mindre omfattning för att möta en minskad budget. Marknadsföring Marknadsföring av destinationen Swedish Lapland och företagens produkter är det som i slutändan ska driva resandet, bidra till fler gäster och öka omsättning i näringen. Att attrahera fler gäster, nya och återkommande, blir avgörande för möjligheten att nå fördubblad omsättning. Därför behöver det under 2014 ske en fortsatt fokuserat men också utökat marknadsföringsarbete. Det arbete som påbörjats på prioriterade målmarknader, tillsammans med de företag som redan är aktiva, behöver fortsätta. Uthållighet ger resultat. Dessutom behövs fler företag som är delaktig i marknadsbearbetningen samt utvärdering av nya potentiella marknader. Marknadsföring av regionens produkter och reseanledningar sker med fokus på säljdrivande aktiviteter. Parallellt med det sker en imagemarknadsföring för att bidra till längtan att resa till destinationen. Aktiviteterna inom, affärsområdena Leisure (privatresor) och MITVE (företagsresor kopplat mot Meetings, Incentive, Technical Visits och Events). Det är genom aktiviteter inom denna affärskritiska faktor som projektet arbetar med öka kännedomen om destinationen Swedish Lapland samt skapar kanaler för företagen att göra affärer och växa. Att minska på insatserna under ett år, skulle utifrån marknaden och distributionsledets uppbyggnad innebära att näringen riskerar gå miste om två års bearbetning. Det vill säga inte bara år 2014 utan även år 2015, då kataloger och kampanjer planeras år i förväg. Med detta som utgångspunkt påverkas denna affärskritiska faktor mest av en minskad budget och därmed har prioritering av ekonomiska och personella resurser i projektet skett mot detta område. Aktivitetsplan och budget En uppdaterad aktivitetsplan, där budget utgår från kostnadsposten övriga kostnader och personal från kostnadsposten egen personal och externa tjänster finns presenterad nedan. Verksamhetsområden Övriga kostnader (SEK) Personal (% fördelning av egen/extern personal) Dynamisk kunskapsorganisation 2.0 1.500.000 30 % Destinationsutveckling 2.500.000 20 % Marknadsföring och kommunikation 7.070.000 50 % Totalt 11.070.000 100 % = SEK 10.500.000 Övriga kostnadsposter i projektet, d.v.s. investeringar (SEK 300 000) och lokalkostnader (SEK 780 000) är oförändrade. För hela projektets reviderade budget, se Bilaga 1. Hållbar företagsam het Innovativ produktutv eckling Destinationsutveckling Marknadsföring & kommunikation Kartlägga företagens behov med fokus Lägga grunden för export: tillväxt och export. -‐ Marknadsplaner mot Skapa samarbete med målmarknader nyföretagarorganisationer -‐ Aktivitetskatalog där aktiviteter Skapa nätverk för kompetensförsörjning samt nivå för deltagande presenteras för företagen Kartlägga, skapa metoder, initiera och stödja produktutveckling, ex: -‐ tematiska verkstäder -‐ branschöverskridande teman -‐ skapa delaktighet hos ftg, specifik inriktning utländsk bakgrund Tillgängliggöra omvärldsanalys om trender & drivkrafter Studiebesök/benchmark internationell efterfrågan och produktutveckling Utifrån produktutvecklingsaktiviteter skapa utbildning i ex: -‐ marknader & målgrupper -‐ prissättning & distributionsled Marknadsplaner utifrån tematiska produkter Partnerskap med internationella researrangörer: -‐ Test av produkter mot marknaden via visningsresor. -‐ Input från nischade researrangörer kopplat mot tema Crosselling – skapa exportnätverk mellan företag Dynamisk kunskapsorganisation Workshop, möten, processer, seminarier för organisationens nästa steg Expertis kring smart specialisering och organisering Arbeta med organisationsstruktur utifrån kartläggning av företagens behov Studieresor/benchmark mot andra regioner/ destinationer Möten med turismföretag Nätverk med andra destinationer/regioner Strategisk investering & ftg.stöd Tillgänglig het & kommun-‐ kationer Kartlägga och skapa nätverk k opplat mot organisationer och processen att attrahera kapital Kartlägga och skapa nätverk med organisationer som ska främja etableringar Delaktig i planering av turistiska områden i översiktsplaner Inventera behovet att tillgänglighet in till destinationen Inventera behovet av transporter mellan turistiska målpunkter på destinationen Delaktig i planering för infrastruktur Partnerskap med flygbolag Partnerskap med tågoperatör Ta fram och sprida information om Arbeta med långsiktig finansiering av turismens effekter/tillväxt den gemensamma organisationen. Ta fram och sprida information om marknads-‐ och målgruppsanalys kopplat mot efterfrågan och potential Tillgänglighet: Skapa smarta och effektiva sätt att Skapa webb, applikationer och sociala överföra information och mötas i en medier med innehåll och språk region med stora avstånd. anpassad till marknad och målgrupp. Utreda och ge förslag på hur vi ska tillgängliggöra bokningsbara produkter online. Kommunikationer: Marknadsaktiviteter med tågoperatörer Marknadsaktiviteter med flygoperatörer Marknads-‐ föring Identifiering av nya marknader utifrån, trender & omvärldsanalys. Kommunikation kring planerade och genomförde aktiviteter i projektet: -‐ Extranät -‐ Intranät -‐ Pressmeddelanden -‐ Nyhetsbrev -‐ Bloggar -‐ Interaktiva dialoger via sociala medier Lyfta goda exempel för att skapa engagemang Nå ut med den regionala turismstrategin 2014-‐2020. Marknadsföring inom affärsområden Leisure och MITVE utifrån prio målmarknader och teman: Destinations och produktmarknadsföring: -‐ Workshop/mässor -‐ Visningsresor -‐ Aktiviteter med distributionsled -‐ Säljbesök -‐ Kampanjer mot slutkund -‐ Kampanjer med researrangörer -‐ Nyhetsbrev -‐ Pressresor Imagemarknadsföring: -‐ Kontinuerligt redaktionsarbete kopplat mot webb, sociala medier, skapa och publicera ”stories” ex intervjuer med entreprenörer, reseskildringar. -‐ Stöd i utformning av budskap i kampanjer -‐ Webb med innehåll och språk anpassad mot marknad och målgrupp -‐ Utveckla digitala och interaktiva kontaktytor med målgrupp, & researrangörer m.fl. -‐ Skapa bildbank/produktbank Intern och extern information om processen och branschens/orgnisationens utveckling Möten med och information till lokala och regionala finansiärer Möten med och information till medlemmar, partners etc. Framtida o rganisering I dialog med de regionala finansiärerna har det uppkommit önskemål om förklaring till hur en ny dynamisk kunskapsorganisation skulle kunna se ut i framtiden. Denna framtida organisering ska formas i en process i projektet under 2014. Därför finns ingen exakt bild för hur formeringen kommer att se ut efter projektets slut. En inriktning Swedish Lapland Tourism och de lokala destinationsbolagen arbetar efter, som också ligger i linje med direktiv från de regionala finansiärerna, är en mer resurseffektiv organisering. Figuren bredvid visar på dagens samt projektets tänkta organisering. Idag har den regionala och de lokala destinationsbolagen en relativt liknande uppsättning roller och funktioner. Organisering i projektet 2014 sker utifrån Swedish Lapland Tourism som en samverkans-‐ plattform, där regiongemensamma resurser finns. På de lokala destinationsbolagen, utifrån unika lokala roller och spetskompetenser, sker arbete med lokal leverans mot företagen, kommuner och samverkanspartners. Utöver det sker också en gemensam regional leverans. Exempelvis kan ansvarig koordinator för en gemensam marknadssatsning eller destinationsutvecklingsaktivitet inom hela Swedish Lapland sitta på ett lokalt destinationsbolag. Genom att nyttja alla våra spetskompetenser som regiongemensamma skapar vi mer effektiva insatser samtidigt som vi genom fortsatt lokal närvaro håller kontakt med företagen och partners. Organisering 2015 och framåt tror vi bygger på en vidareutveckling av denna organisering som genom projektet prövas och förfinas under 2014. Bilaga 1 Reviderad budget Projekt Swedish Lapland 2014 – Från ord till handling Kostnader Egen och extern personal Lokalkostnader Investeringar Övriga kostnader (aktiviteter i projektet) Totala kostnader Ursprunglig budget 12.230.000 780.000 300.000 15.840.000 Reviderad budget 9.500.000 780.000 300.000 11.070.000 29.150.000 21.650.000 Uppdaterad ansökan om medfinansiering till projekt Swedish Lapland 2014 – Från ord till handling Finansiering Länsstyrelsen i Norrbottens Län Norrbottens läns landsting Kommunerna Totala finansiering Ursprunglig ansökan 14.575.000 7.550.000 7.025.000 Uppdaterad ansökan 10.825.000 3.800.000 7.025.000 29.150.000 21.650.000