Planering och strategi
Planering och strategi Upphandlingsstödet, den 21 maj 2013 2013-05-22 Innehåll 1. Inledning 2. Metodbeskrivning 3. Planering (Steg 1) - Analys av förutsättningar Intressentanalys Behovsanalys Marknadsanalys 4. Strategi (Steg 2) 2 Målanalys Upphandlingsanalys Riskanalys Uppföljningsstrategi Beslutspunkter Del 1 – Inledning 1. Inledning 2. Metodbeskrivning 3. Planering (Steg 1) 4. Strategi (Steg 2) 3 Från ord till upphandling! Organisation Den professionella beställaren Kompetens och resurser 4 Metoder och rutiner Yrkesprofil?! Utbildningar/kompetenser 5 LOU/LUF Jurist Ekonom Tekniker Ingenjör Projektledare Logistiker Dataguru Körkort A, B, C etc Språkgeni Förhandlingsteknik Egenskaper Affärsmässig Analytisk Strategisk Lyhörd Serviceinriktad Strukturerad Kommunikativ Processinriktad Resultatorienterad Många bollar i luften Flexibel 4 armar 12 ben Att upphandla är ett lagarbete! Förvaltare Beställare Anställda och/eller Brukare Projektledare Specialistkom petenser Referensgrupp Sakkunniga 6 Del 2 – Metodbeskrivning 1. Inledning 2. Metodbeskrivning 3. Planering (Steg 1) 4. Strategi (Steg 2) 7 Metodbeskrivning Syfte Att ge stöd som främjar och underlättar det konkreta arbetet med att ta fram ett förfrågningsunderlag. Målsättning Att arbeta tillsammans på ett metodiskt och strukturerat sätt. Resultat Ett väl bearbetat första utkast till ett förfrågningsunderlag. 8 Att ta fram ett förfrågningsunderlag är ett hantverk! Metodbeskrivning 9 Fas 1 Planering och strategi • Steg 1: Analys av förutsättningar • Steg 2: Strategiska frågeställningar Fas 2 Kravställningsmetodik • Moment A: Kravinsamling (steg 1-6) • Moment B: Kravsortering (steg 1-2) • Moment C: Kravarbete (steg 1-3) Fas 3 Utvärderingsmetodik • Utvärderingskriterier (steg 1-3) • Utvärderingsmodeller Fas 4 Kommersiella villkor • Steg 1: Ta fram • Steg 2: Analysera • Steg 3: Reglera • Steg 4: Disponera Metodbeskrivning Fas 1 Planering och strategi Syfte Att fastställa en strategi för upphandlingen. Målsättning Att samtliga berörda personer ska vara delaktiga, ha samsyn kring upphandlingens mål och vägen dit. Resultat En väl förankrad upphandling och väl underbyggda beslut – Upphandlingsstrategi. 10 Del 3 – Planering (Steg 1) 1. Inledning 2. Metodbeskrivning 3. Planering (Steg 1) 4. Strategi (Steg 2) 11 Analys av förutsättningar Frågeställning: Status idag och hur ser våra förutsättningar ut? Metod: Möte/workshop, intervjuer, enkäter, rapporter etc. 12 Bakgrund och historik Erfarenheter och lärdomar (bra och dåliga) Förutsättningar och beroenden (internt) Omvärldsfaktorer och förändringar (externt) Budget och ekonomi Samla in Sammanställ Analysera Dokumentera Intressentanalys Frågeställning: Vilka påverkas av upphandlingen och på vilket sätt behöver de engageras och när? Metod: Brainstorming, Möte/workshop. Internt Beställare Projektledare Referensgrupp Specialistkompetenser Anställda/Brukare Förvaltare Externt 13 Leverantörer Branschförening Specialistkompetenser Engagemang Tilldela resurser och fatta beslut Genomföra upphandlingen Förankring och input Teknik, juridik, miljö etc. Sakkunskap, förankring och input Uppföljning Engagemang Förankring och input Förankring och input Teknik, juridik, miljö etc. Behovsanalys Frågeställning: Vad är behovet? Metod: Möten, intervjuer, enkäter, rapportsammanställningar etc. Input Processer och flöden Statistik - Köpmönster (när, vad och hur) Inköp per leverantör (volymer och värde) Inköp per vara/tjänst (volymer och värde) - Uppföljning av avtal - Kvalitativa och/eller kvantitativa undersökningar Avvikelser och reklamationer Avtalstrohet 14 Analyser Samla in Sammanställ Hur fungerar det idag? Hur vill vi att det ska fungera imorgon? Centrala och/eller egna avtal Omfattning och volymer Avtalsperiod Framgångsfaktorer Analysera Dokumentera Marknadsanalys Frågeställning: Hur ser marknaden och dess utbud ut? Metod: Möten, intervjuer, enkäter, register, rapporter, RFI, remiss etc. Input 15 Analysera Vilken är marknaden? - Branschförening Leverantörskonstellationer Behov i förhållande till marknad och utbud Hur ser utbudet ut? Budget i förhållande till marknad och utbud - Potentiella leverantörer - Produktområden och produktcykler Tjänsteområden och nivåer Trender och utveckling inom Hur ser prisbilden ut - Produkter/tjänster - Marknaden Utbud Pris Samla in Sammanställ Analysera Dokumentera Del 4 – Strategi (Steg 2) 1. Inledning 2. Metodbeskrivning 3. Planering (Steg 1) 4. Strategi (Steg 2) 16 Målanalys Frågeställning: Vilka mål har vi med upphandlingen? Metod: Brainstorming Exempel på mål: 17 En bra affär Hög kvalité Bra leverantörer Bra uppföljning Bra priser Kostnadskontroll Ta fram Analysera Modellera Formulera Följ upp Målanalys Frågeställning: Hur förhåller sig målen i förhållande till varandra? Metod: Modellering – Målhierarki, se även SMART - målformulering En bra affär Hög kvalité Bra leverantörer 18 Bra uppföljning Bra priser Kostnadskontroll Upphandlingsanalys Frågeställning: Hur ska upphandlingen genomföras? Metod: Utredning och analys mot bakgrund av tidigare analyser. 19 Anbudsområden (inkl. optioner) Upphandlingsförfarande Avtalskonstruktion Ramavtal och avropsmekanism Generella kravområden Särskilda kravområden Tidplan Resurser Ta fram alternativ Lista fördelar resp. nackdelar Analysera Rekommendera Riskanalys Frågeställning: Vilka risker (händelser) finns det och vilka konsekvenser medför de? Metod: Brainstorming (avgränsad SWOT-analys). 20 Risker Konsekvenser 1. Överprövning 2. ”Fel” anbud” 3. Inga anbud 4. För höga priser 5. Ingen uppföljning av avtalet Ta fram Analysera Prioritera Förseningar och merkostnader eller rätta/gör om Avbryta, FF eller ”Fel” vinnare Förseningar och merkostnader och göra om eller FF Avbryta, gör om och budget saknas Ingen kontroll Hantera Följ upp Prioriteringsmatris Frågeställning: Hur stor sannolikhet är det att det inträffar och vilken effekt får det om det inträffar? Metod: Analysera i grupp, diskutera och prioritera tillsammans. Hög Risker 1 SANNOLIKHET 5 2 3 1. 2. 3. 4. 5. 4 Låg Låg EFFEKT Hög Åtgärdslista: Vem ansvarar för att göra vad och när? 21 1) 2) Överprövning ”Fel” anbud” Inga anbud För höga priser Ingen uppföljning av avtalet Att göra för att motverka att det inträffar – promotiva åtgärder Att göra om det inträffar - skadebegränsning Uppföljningsstrategi Frågeställning: Vad ska följas upp, när och hur? Metod: Ekonomisystem, rapporter, avvikelser, enkäter etc. Vad När Hur Vem Mål Löpande och per år Se Målanalys X Upphandlingsstrategi Löpande och efter avtal Rapport Y Kvalité Priser Övriga villkor Z Å Ä Avtalet 22 Ta fram Löpande och per månad och år Följ upp Analysera Åtgärda Beslutspunkter Beslutsunderlag Analys av förutsättningar Behovsanalys Marknadsanalys Riskanalys Prioriteringsmatris Beslutsunderlag Verktyg Beslut Verktyg Åtgärdslistor Uppföljningsstrategi 23 Beslutspunkter Målanalys Upphandlingsanalys Uppföljningsstrategi Upphandlingsstrategi Kontaktuppgifter Johan Stern 08-546 546 05 johan.stern@ramberglaw.se Ramberg Advokater AB Jakobsbergsgatan 13 Box 7531 103 93 Stockholm 24 Tfn 08-546 546 00 Fax 08-546 546 99 www.ramberglaw.se
© Copyright 2024