Tillidsreform i Socialforvaltningen Ringe i vandet Det er mange små dråber af tillid, der skal sprede sig som ringe i vandet for, at vi kan få skabt en tillidsfuld organisation. Tilliden starter med vores tillid til – og tro på os selv, som er afgørende for, at vi har tillid i vores relationer til hinanden, i vores organisation og i sidste ende, at vores omgivelser har tillid til os. FORORD Vi vil forandre. Vi vil sætte en ny bevægelse i gang. Vi vil gøre tilliden til omdrejningspunktet. Derfor har vi sat os i spidsen for en tillidsreform i Socialforvaltningen. Der er meget, vi i Socialforvaltningen kan være stolte af. I ledere og medarbejdere gør hver dag en stor indsats for at levere behandling, pleje, læring, omsorg, sagsbehandling og service af høj kvalitet. Vi er kommet rigtig langt i forhold til at kunne sige noget om, hvad der virker i det sociale arbejde, hvad der skal til, for at de borgere, vi er i kontakt med, får den hjælp og støtte, de har brug for. Tillidsreformen skal skabe rum for, at vi alle i endnu højere grad kan udfolde vores faglighed, og indgå i fagligt kompetente og tillidsfulde relationer med hinanden og ikke mindst med borgerne. Tillidsreformen skal gøre Socialforvaltningen til en bedre arbejdsplads. Et højt niveau af tillid giver mere trivsel, bedre kvalitet i kerneydelsen og højere produktivitet til glæde for borgerne. Vi glæder os. Det er en spændende rejse, vi har bevæget os ud på. Den bliver lang, og den er kun lige startet. Vi vil gerne gå forrest og gøre, hvad vi kan for at sætte skub på bevægelsen mod en tillidsreform, men vi kan ikke gøre det alene. Alle medarbejdere og ledere i forvaltningen spiller en nøglerolle i at definere, hvor vi gerne vil hen og sikre, at vi flytter os. Vi skal altså sammen asfaltere vejen, mens vi går. Med denne pjece håber vi at skubbe til dialogen og refleksionen på de enkelte arbejdspladser og komme et skridt nærmere at få sat kød og blod på den tillidsreform, som mange af os har rigtigt høje forventninger til. Marts 2013 På vegne af direktionen og styregruppen Formand, administrerende direktør Anette Laigaard 3 HVORFOR EN TILLIDSREFORM Med budgetaftalerne for 2012 og 2013 har politikerne sat en tillidsdagsorden i Københavns Kommune. Frem mod 2025 bliver vi 20 pct. flere københavnere. Der kommer også flere borgere med særlige behov, som vi skal tage os af i Socialforvaltningen. Der er ikke udsigt til, at budgetterne kan følge med. Vi er derfor nødt til at stoppe op og spørge os selv, om noget kan gøres anderledes i den måde, vi tilrettelægger arbejdet. En tillidsreform, som sætter fokus på faglighed og prioriterer tillid frem for kontrol, er således en forudsætning for at frigøre ressourcer og tid til øget kvalitet og faglighed i kerneydelserne. I budgetaftalen for 2013 står der blandt andet: ”I Københavns Kommune vil vi derfor fjerne al unødvendig kontrol og bureaukrati. De ansatte skal have frihed og tid til kerneopgaven – tiden skal ikke bruges på skemaer og kontrol - men til gavn for de københavnske borgere og virksomheder”. I Socialforvaltningen har vi taget handsken op, for vi tror på, at tilliden er nøglen til at løse en del af de udfordringer, vi står overfor. Der er nedsat en styregruppe og et sekretariat, som skal drive processen med at få identificeret, hvad tillidsreformen i Socialforvaltningen mere præcist skal indeholde og få sparket en række konkrete initiativer og processer i gang, som alle skal bidrage til at udvikle og forbedre vores måde at arbejde sammen på og højne tilliden i vores organisation. Vi skal sikre, at borgerne oplever at blive inddraget, hjulpet, får opfyldt deres behov og udvikler sig, og det skal vi gøre med afsæt i tillid, faglighed, viden om hvad der virker, god ledelse og mindre kontrol. MÅLSÆTNINGER Styregruppen har vedtaget seks målsætninger for tillidsreformen. Hovedoverskrifterne for målsætningerne er illustreret i figuren nedenfor. Se den fulde ordlyd og læs også visionen for tillidsreformen på KKnet>Om SOF>Tillidsreform Kombinere praksisbaseret viden med generelle teorier og metoder i udviklingen af videnbaserede indsatser Skabe større lokalt ledelsesrum og mere faglig dialog mellem ledere og medarbejdere Med udgangspunkt i det vi gør godt, sikre, at vi har de rette kompetencer til faglig og tillidsfuld dialog Vi vil... Sætte fokus på at skabe mening og fjerne unødvendig dokumentation og kontrol 5 Skabe større lokalt ejerskab til – og indflydelse på politikker og strategier Styrke dialogen horisontalt og vertikalt og tage fælles ansvar for levering af resultater for borgeren bevægelsen Hvad er det så præcist, der skal ske med tillidsreformen? Det er et spørgsmål mange stiller, og vi kender faktisk ikke det endelige svar endnu. Styregruppen har som beskrevet vedtaget nogle overordnede målsætninger, men hvad reformen reelt kommer til at indeholde, bliver fastlagt på baggrund af den proces, der er i gang netop nu i forvaltningen. Tillidsreformen er således noget, vi skaber sammen, med afsæt i det politikerne er blevet enige om i budgetaftalen. 1. fase nov-dec 2012 Vision- og mål Rent praktisk er tillidsreformen organiseret som et reformprogram, der startede i november 2012, men ikke har nogen slutdato. Det er klart, at vi på et tidspunkt ikke længere vil tale om at være i gang med en tillidsreform, men i stedet i vores hverdag har et konstant fokus på at arbejde tillidsbaseret. 2. fase forår 2013 Analyse og tematisering 3. fase ultimo maj 2013 Iværksættelse af konkrete initiativer I skrivende stund er vi i reformens analysefase. Her arbejder sekretariatet for tillidsreformen på at igangsætte så meget dialog som muligt – på de enkelte arbejdspladser, på centerniveau og på tværs af arbejdspladser. Følg med i aktiviteterne på KKnet>Om SOF>Tillidsreform. Alt det input, der kommer i analysefasen, skal danne grundlaget for at definere indholdet i tillidsreformen og dermed, hvad der skal ske i næste fase. 6 HVAD ER DIN ROLLE Hvis tillidsreformen skal blive en realitet, er det afgørende, at vi alle – både ledere og medarbejdere engagerer os. Tillid er noget, vi skaber i dialog med hinanden, og i den måde, vi arbejder sammen på i vores organisation. Den tillidsfulde dialog forudsætter, at vi alle har mod til at investere lidt af os selv, at vise den sårbarhed, der er forudsætningen for tillidsfulde relationer. Som leder Tillidsreformen er en anledning til at udvide fokus på god ledelse. Det handler ikke kun om gode resultater, men også om, hvordan vi opnår de resultater. Du er som leder rollemodel. Den måde, du agerer på, dit engagement i – og dit mod til at investere i tillidsfulde relationer, indlejrer sig med stor kraft i kulturen i SOF. Du har desuden ansvaret for at sikre en dialog om tillid på de enkelte arbejdspladser. Sekretariatet arrangerer forskellige aktiviteter i processen, men hvis dialogen om tillid skal nå rigtigt ud på alle arbejdspladser i Socialforvaltningen, må alle ledere tage et ansvar for at få gang i den. Derudover er du forpligtet til at hejse flaget i forhold til uhensigtsmæssige procedurer, arbejdsgange, registreringer mv. Som medarbejder Som medarbejder har du et medansvar for at sikre en god og konstruktiv dialog. Du ved bedre end nogen, hvor skoen trykker her i forvaltningen, hvilke procedurer, arbejdsgange mm, der ikke fungerer i hverdagen. Du ved også, hvor vi kan blive bedre til at samarbejde. Du sidder måske med en viden, som du synes kunne blive udnyttet bedre eller har gode idéer til, hvordan vi i Socialforvaltningen kan forbedre rammerne for arbejdet. I så fald – sig det. Hold dig ikke tilbage. Drøft det med din leder, dine kolleger, MEDudvalg, og meld også meget gerne ind til sekretariatet for tillidsreformen. 7 FOLKENE BAG Styregruppen Styregruppen fastlægger proces og forankrer arbejdet i Socialforvaltningen. Desuden har styregruppen pligt til at udfordre arbejdet og stille kritiske spørgsmål. Medlemmerne af styregruppen står også til rådighed for spørgsmål og som ressourcepersoner i forhold til at hjælpe dialogen om tillidsreformen i gang på forvaltningens arbejdspladser. De sidder i styregruppen: Anette Laigaard, Administrerende direktør (formand) (Anette.Laigaard@sof.kk.dk) Anne Steenberg, MY-chef i BFCK (Anne.Steenberg@sof.kk.dk) Bjarne Elholm, Afdelingsleder, Kollektivet, Sundholm (Bjarne.Elholm@sof.kk.dk) Dorthe Kristensen, Områdechef i Socialcenter København (Dorthe.Kristensen@sof.kk.dk) Grete Bøegh Svendsen, Institutionsleder på Børne- og Familieinstitution Wibrandtsvej (Greteboeg. Svendsen@sof.kk.dk) Helle Haslund, LFS (hevh@foa.dk) Jens Flyvholm, FOA SOSU (post@jensflyvholm.dk) Lars Petersen, SL (lpe@sl.dk) Linda Svendsen, HK (Linda.Svendsen@sof.kk.dk) Mette Meisner, DJØF (Mette.Meisner@sof.kk.dk) Rasmus H. Balslev, DS (Rasmushangaard.Balslev@sof.kk.dk) Tina Kejser, Centerchef i Center for selvstændige boformer (Tina.Kejser@sof.kk.dk) 8 Sekretariatet for tillidsreformen Sekretariatet for tillidsreformen består af en lille gruppe medarbejdere, som kommer fra forskellige kontorer i forvaltningen og indgår i sekretariatet i en del af deres arbejdstid. Sekretariatet yder sekretariatsbetjening til styregruppen og driver og koordinerer arbejdet. Sekretariatet har projektlederrollen i de projekter, hvor det giver mening, og trækker i øvrigt på en række forskellige kontorer og enheder i forvaltningen. Programchef for tillidsreformen er Marie Traasdahl Staal. Sekretariatet kan kontaktes via tillidsreform@sof.kk.dk eller tlf 23821204 Socialudvalget Socialudvalget spiller naturligvis en vigtig rolle som forvaltningens øverste politiske ledelse. Socialudvalget skal forelægges indstillinger om ændringer, der kræver en udvalgsbeslutning, og vil i øvrigt følge arbejdet tæt. Socialudvalget vil også have en selvstændig proces om det politiske niveaus rolle i tillidsreformen. Direktionen Direktionen skal naturligvis gå foran i forhold til at agere tillidsbaseret. Det er Direktionen, der skal sikre, at der er en tydelig retning, hvor tillidsreformen er tænkt sammen med alt, hvad vi arbejder med i forvaltningen. Alle tre direktører indgår aktivt i arbejdet med tillidsreformen, bl.a. ved at have reformens intentioner in mente, når der træffes beslutninger. Anette Laigaard er desuden formand for styregruppen og skal sikre, at beslutninger, der træffes i styregruppen, også har direktionens opbakning. 9 HVAD NU Der er oprettet en side på KKnet, hvor alle interesserede kan følge med i arbejdet og de aktiviteter, der arrangeres af sekretariatet for tillidsreformen. Her kan du også finde svar på en række spørgsmål om reformen. Meld meget gerne ind til sekretariatet, hvis der er information, du synes, der mangler, eller hvis I har lavet noget rigtig spændende i relation til tillid på jeres arbejdsplads, som andre kunne lade sig inspirere af. På kk.net er der også mulighed for at tilmelde sig medarbejdermøder om tillidsreformen i april måned. Ligesom der er mulighed for at læse mere om – og sende forslag ind til MeningsSamlingen. MeningsSamlingen er etableret i forbindelse med arbejdet med tillidsreformen og skal kigge på procedurer, regler, dokumentation mv. – giver det hele mening, eller er der nogle ting, vi bør arbejde på at justere eller måske helt fjerne? MeningsSamlingen består af 8 medlemmer – ledere og medarbejdere fra forskellige dele af forvaltningen. Samlingen behandler de sager, som medarbejdere og ledere sender ind, og indstiller til direktionen, om de mener, at en given regel bør fjernes, justeres, eller hvad der ellers skal til for at skabe mening. KKnet>Om SOF>Tillidsreform KØBENHAVNS KOMMUNE Socialforvaltningen