Ledere godkender rejseafregninger med smartphonen Af journalist Torben B. Sørensen Lederne i Lemvigh-Müller kan med et par klik på smartphonen godkende medarbejdernes rejseafregninger. SAP-løsningen blev udviklet hurtigt og billigt. Grossistfirmaet Lemvigh-Müller har givet sine ledere adgang til at godkende rejseafregninger, mens de er på farten. Det virker på alle mobile platforme, selvom firmaet ikke har udviklet apps. I stedet har de med hjælp fra NNIT udviklet særlige mobilegnede websider, der opfører sig som en app. Teknologien bag hedder SAP Fiori. Det er et udviklingsværktøj baseret på den nyeste webteknologi, HTML 5. Med værktøjet følger en række færdigudviklede standardapplikationer, og en af dem var den første, Lemvigh-Müller kastede sig over: Godkendelse af rejseafregninger. ”Vi anvender LEAN-tankegangen, hvor vi forsøger at eliminere spildtid. Det kan tage os seks uger at få en rejseafregning gennem vores system, selvom der kun skal gøres ganske få ting ved den. Det skyldes, at den skal godkendes af en leder, der ofte er på farten. Så lander den i en bunke, indtil han en dag sidder ved sin computer og har tid til at kigge på den. Det kan vi undgå ved at give lederen adgang til at godkende rejseafregninger fra en smartphone eller tablet,” fortæller SAP teamlead Jesper Albeck Jensen, Lemvigh-Müller. Med systemet går mellemlederen ind på en webside, der er optimeret til mobil brug. Her kan han se de rejseafregninger, der ligger i kø til godkendelse i SAP-systemet. Så er det blot at klikke godkend eller afvis. ”Standard-appen er lige til at tage i brug. Da det systemtekniske var på plads, tog det kun NNIT’s mand en halv dag at sætte den op, så den var klar til brug. Og Fiori er gratis, så man får meget for en lille investering,” siger Jesper Albeck Jensen. Tilpasninger efter behov Det er nemt at tilpasse SAP Fiori og da lederne i Lemvigh-Müller gerne ville kunne se indscannede bilag såsom restaurant-regninger, blev det tilføjet standard-appen. Jesper Albeck Jensen regner med, at systemet til mobil godkendelse af rejseafregninger går i drift i tredje kvartal. Det virker i dag, men virksomheden har nogle udfordringer med den infrastruktur, der skal give eksterne enheder adgang ind bag firewallen. En anden standard-app viste sig derimod ikke at være egnet til Lemvigh-Müller. Det er en app, som rejsende sælgere kan bruge til at se, hvad der er på lager. ”Det virker nok fint, hvis man har 200 varenumre. Men vi har 300.000. Når de skal hentes ned i en browser over en mobil opkobling, tager det alt for lang tid. Så vi endte med at bruge Fiori til selv at udvikle en app, der passede til vores behov,” fortæller han. Da Lemvigh-Müller skulle vælge leverandør, lagde Jesper Albeck Jensen især vægt på ét krav: Leverandøren skulle forpligte sig til en fast pris. Det gjorde NNIT. ”Det er vigtigt, fordi den slags projekter har en tendens til at vokse. Ved at have en fast pris sikrede vi, at vi holdt fokus på opgaven og fik den gjort færdig,” siger han. Bliver mere som en app Da Fiori består af websider, ligner løsningerne ikke rigtige apps. For eksempel er der ikke adgang til telefonens indbyggede apps eller hardware såsom kamera og GPS. Men det kan man få med appen Fiori Client. Det er en browser, der er udbygget med adgang til den mobile enheds funktioner. ”Mobil oprettelse af rejseafregninger bliver et af de næste projekter, vi tager fat på. Fiori Client giver os mulighed for at tage et billede af en regning, når vi er ude at rejse, og lægge den ind i en rejseafregning,” siger Jesper Albeck Jensen. Anders Thinggaard, der er ansvarlig for SAP mobility hos NNIT, ser store perspektiver for danske virksomheder i Fiori: ”Fiori kommer til at spille en stor rolle for os. Teknologien giver mulighed for at udvikle mobile løsninger, der kan bruges på alle mobile platforme. Dermed kan virksomhederne få meget af funktionaliteten fra en app uden at skulle investere i udvikling til både iOS, Android og Windows Phone,” siger han. Samtidig er Fiori født med integrationen til de SAP-systemer, som ofte udgør kernen i virksom hedernes administrative systemer. Jesper Albeck Jensen fortalte om Lemvigh-Müllers erfaringer med SAP Fiori på NNIT’s kundeseminar om SAP mobility i Århus i juni. Han mener ikke, at brugeroplevelsen med Fiori bliver helt så ”lækker” som ved en ægte app. Men det gør ikke noget: ”Fiori giver os 80 procent af, hvad vi kunne ønske os, til en tiendedel af prisen for en egentlig app. Det er helt i orden, når vi taler om apps, som kun skal bruges internt. Den app som vi tilbyder vores kunder er derimod en ægte app skrevet direkte til de enkelte platforme,” siger han. Overvejer mobil ordreindtastning Lemvigh-Müllers sælgere har i dag mulighed for at tage en bærbar pc med ud til kunderne. Her kan de bruge en Citrix-opkobling til at gå ind på SAPsystemet derhjemme og oprette en ordre. Men det er tungt og besværligt, så den opgave vil Jesper Albeck Jensen gerne lægge over i en Fiori-app. Lemvigh-Müller •Lemvigh-Müller er Danmarks største stål- og teknikgrossist for professionelle kunder. •Virksomheden har 1.200 medarbejdere og omsætter for over fem milliarder kroner årligt. •Varesortimentet omfatter over 300.000 forskellige varenumre. •Virksomheden anvender bl.a. SAP ERP og SAP HCM. ”Det er en kompleks opgave. Det handler om at udvælge, hvilke data appen skal vise. Fordelen er, at det er langt hurtigere end at skulle starte en laptop op. Og så kan sælger og kunde sidde ved siden af hinanden og i fællesskab udarbejde ordren – i det nuværende system kan der være data på skærmbilledet, som kun er til intern brug,” siger han. Du er velkommen til at kontakte os på nnitcontact@nnit.com, hvis du vil høre mere om SAP Fiori. NNIT NNIT NNIT NNIT NNIT NNIT NNIT A/S Østmarken 3A DK-2860 Søborg Tel: +45 7024 4242 Switzerland Bändliweg 20 CH-8048 Zurich Tel: +41 44 405 9090 Germany Eschenheimer Anlage 1 DE-60316 Frankfurt am Main Tel: +49 69 66 36 98 73 Czech Republic Explora Jupiter Bucharova 2641/14 3.NP CZ-158 00 Prague 5 China 358 Nanjing Rd. CN-Tianjin 300100 Tel: +86 (22) 5885 6666 Philippines 24/F 88 Corporate Center 141 Valero St. PH-Makati City 1227 Tel: +63 2 889 0999 USA 650 College Road East, Princeton, New Jersey 08540 Tel: +1 (609) 955 4949