Winfinans Lav en faktura Denne vejledning gennemgår de ting man normalt skal gøre, når man laver en faktura. Fremgangsmåden kan også anvendes til at oprette Et salgstilbud eller en salgsordre. Vejledningen kan også i stor udstrækning anvendes i forbindelse med oprettelse af købsordrer/købsfaktura. Inden du starter..... Der skal laves følgende indstillinger inden du kan begynde og lave færdige fakturaer, der kan lukkes( afsluttes) og bogføres i regnskabet. Debitor/Kunde Kunder skal være tilknyttet en debitorgruppe, som bestemmer, hvordan debitorposter bogføres i regnskabet. Indstillinger af debitorgrupper finder du Under Indstillinger -> Adresser -> Debitorgrupper. En debitorgruppe skal som minimum indeholde et navn, nummer, tilknyttes en samlekonto i kontoplanen og det skal markeres, hvis kunder i gruppen ikke skal opkræves moms ved fakturering. Vælg <Opret ny> i listboksen for at oprette en ny gruppe. Se mere om de ikke her beskrevne indstillinger på debitorgrupper under hjælp i programmet. Varer / Varenumre Når du laver en faktura, skal du anvende et varenummer på hver varelinje. Du behøver ikke flere varenumre, da du bare kan rette varelinje teksten og prisen på hver varelinje. Et varenummer skal være tilknyttet en varegruppe. Varegruppen bestemmer hvor salg m.v. bliver bogført i regnskabet. 1 Winfinans Hvis du ønsker at får fordelt virksomhedens omsætning på flere finanskonti, skal du som minimum oprette det samme antal varenumre og varegrupper. Opret de varer / varenumre du vil anvende ved fakturering inde du begynder at lave en faktura. Varegruppe Varer skal være tilknyttet en varegruppe, som bestemmer, hvordan varesalg bogføres i regnskabet. Indstillinger af varegrupper finder du Under Indstillinger -> Lager -> Varegrupper. En varegruppe skal som minimum have et nummer, et navn og der skal gemmes de konti i kontoplanen, hvor varesalg og rabatter ønskes bogført. Der skal også tages stilling til, om der faktureres med excl. moms priser, der tillægges moms på faktura eller der anvendes priser incl. Moms, hvor momsen trækkes ud af prisen på fakturaen. Se mere om de ikke her beskrevne indstillinger på varegrupper under hjælp i programmet. Moms på fakturaer Når der faktureres - beregnes moms på følgende måde: Hvis kunden tilhører en debitorgruppe, hvor der skal beregnes moms, anvendes momsindstillingerne / momskoden på de varesalgs- og rabatkonti, der er gemt på varegruppen. 2 Winfinans Opret faktura Find menupunktet Handel -> Salg -> Åbne fakturaer. Klik på for at oprette en tom faktura. Oplysninger, der gælder For Fakturaen. Tilknyt kunde/ Fakturaadresse Hvis du vil lave en faktura til en ny kunde, klik da på for at oprette den nye kunde. Nu åbnes et tomt adressekort, hvor kundens grundoplysninger kan indtastes: Kontonummeret bliver automatisk tildelt, men kan ændres hvis det ønskes. Når oplysningerne er indtastet, klik på for at gemme oplysningerne og vende tilbage til fakturaen. Luk vinduet for at fortryde kundeoprettelsen. Det er ikke nødvendigt men praktisk som minimum at gemme kundens navn og adresse. Kunden bliver automatisk tilknyttet den debitorgruppe, der har den laveste gruppekode. Det kan ændres på fanebladet generelt, hvis det ønskes, når adressekortets første side er gemt. 3 Winfinans Tilknyt Leveringsadresse Fakturaadresse tilknyttes automatisk som leveringsadresse. Hvis levering skal ske til en anden ny adresse, åbn adressevalgbilledet på vælg da fanebladet Leveringsadresser / Vælg leveringsadresser. Ny leveringsadresse kan oprettes her på samme måde som fakturaadresse oprettes. Når ny leveringadresse er oprettet, skal adressevalgbilledet opdateres og leveringsadressen kan vælges. Faneblad Vælg Leveringsadr. Her kan søges mellem alle adresser i systemet, og de enkelte adresser Kan tilknyttes som mulige leveringsadresser til den aktuelt valgte faktureringsadresse. Markér med flueben og skift direkte til faneblad leveringsadresser. Faneblad Leveringsadresser Her vælges den adresse, der skal være leveringsadresse til den aktuelle ordre/faktura. Der vælges mellem de adresser, der er tilknyttet faktureringsadressen på fanebladet Vælg Leveringsadr. . Søg efter adresse i Adresseregistret Hvis en allerede eksisterende adresse skal tilknyttes en faktura som fakturaadresse eller leveringsadresse, er der følgende muligheder: A. Hvis du kender kundens kundenummer indtastes det i indtastningsfeltet. Du kan også indtaste en del af kundens navn. Hvis systemet genkender een adresse på baggrund af denne indtastning tilknyttes kunden direkte. B. Hvis systemet ikke entydigt kan identificere kunden – Udfyld det hvide søgefelt med en del af kundens navn og klik på . (Uden mus : skriv del af kundenavn – tryk på TAB. Nu sættes fokus på og et tryk på mellemrumstangenten vil åbne den nedenfor viste oversigt) Nu vises en liste med de adresser, der indeholder den søgte Søgestreng: 4 Winfinans Anvend tabulatortasten til at flytte fokus gennem listen og vælg en adresse ved at trykke på mellemrumstangenten. Luk søgevinduet for at fortryde søgningen og lukke listen uden at anvende nogen af adresserne. Klik på knappen Returner med adresse eller tryk Enter på tastaturet for at overføre de valgte oplysninger til tilbud/ordre/faktura. På fanebladet Vælg leveringsadr. Vælges de adresser, der skal kunne anvendes som leveringsadresser i forbindelse med den valgte fakturaadresse. I toppen af vinduet vælges om, adresseudvælgelsen tager udgangspunkt i leveringsadressen eller i fakturaadressen. Se flere oplysninger om denne skærms funktioner i hjælp på skærmen. Andre funktioner Når fakturaadresse er valgt i det viste billede kan man via faneblade søge efter leveringsadresse og kontaktperson som att. Person. Her kan man også få direkte adgang til adressekort og kontaktpersonkort og det er muligt at oprette nye adresser/kontaktpersoner. Tilføj Kontaktperson I feltet Att. kan navnet på en kontaktperson indtastes direkte. Hvis der allerede findes en kontaktperson på adressen kan den fremsøges ved at klikke på udfor Att. Feltet. Salgssted Salgssted knytter fakturaen til en standard faktureringsmåde (print, e-mail eller elektronisk faktura) og et print layout. Feltets værdi kan gemmes på kundens adressekort og vil fremtidigt blive anvendt automatisk på kundens nye fakturaer. Klar(R) Feltet anvendes i Winfinans DT og har ingen egentlig funktion i Winfinans.net. Kan internt anvendes til markering. 5 Winfinans Afsluttet(D) Feltet anvendes til at markere, at den aktuelle ordre/faktura er afsendt – enten elektronisk eller via e-mail som vedhæftet .pdf dokument. Når der afsendes fra ordre/fakturaoversigt udsendes kun ordrer/fakturaer, der ikke har markeringen, og i forbindelse med udsendelse fra oversigterne sættes markeringen. Hvis markeringsfeltet i oversigten over linjerne med ordrer/fakturaer markeres, så markeres kun ikke tidligere afsendte ordrer/fakturaer til afsendelse. Hvis der afsendes inde fra ordren/fakturaen, sættes markeringen ikke automatisk, men den kan sættes manuelt, hvis det ønskes. Uden moms Hvis kunden skal faktureres uden tillæg af moms, markeres feltet. Hvis en bestående kunde, der tilhører en debitorgruppe, hvor der ikke skal tillægges moms, tilknyttes fakturaen, vil feltet fremtidigt automatisk blive udfyldt. Ordrenummer Ordrenummer udfyldes automatisk i henhold til opsat ordrenummer interval. Der tildeles ikke ordrenummer til en faktura, men kun til en ordre. General faneblad Datoer på faktura Ordredato, leveringsdato og fakturadato tildeles d.d. på en nyoprettet faktura. Datoerne kan ændres – enten ved direkte at indtaste datoer eller ved at klikke på linket og vælge dato på kalenderen. Betalingsdato Betalingsdato beregnes i henhold til de registrerede betalingsbetingelser på fakturaen. Datoen kan ændres efterfølgende til en valgfri dato, men hvis fakturadatoen eller betalingsbetingelser efterfølgende ændres, beregnes en ny betalingsdato og feltets værdi ændres til den nye dato. Ext reference Et felt der udfyldes på den enkelte faktura. Oplysningerne udprintes på faktura. Ved afsendelse af faktura til offentlige kunder som OIO-XML anvendes dette felt til Interne konteringsoplysninger. Rekvisition Her indtastes evt. Rekvisitionsnummer, der udprintes på faktura. Ved afsendelse af faktura til offentlige kunder som OIO-XML anvendes dette felt også til rekvisitionsnummer. Int. Ref. Er den bruger i databasen, som den aktuelle brugeradgang anvender. Med dette felts indhold kan man opdele fakturaer på forskellige brugere. E-mail adresse Hvis det er opsat på kunden, hvem der skal have tilsendt faktura via e-mail, Vises her de(n) e-mail adresse, som systemet vil sende til. 6 Winfinans EAN Her indtastes det EAN lokationsnummer, som en elektronisk faktura som f.eks. OIO-XML faktura skal sendes til. Feltets værdi kan gemmes på kundens adressekort og vil fremtidigt blive anvendt automatisk på kundens nye fakturaer. Sælger Her vælges en sælger på fakturaen. Feltets værdi kan gemmes på kundens adressekort og vil fremtidigt blive anvendt automatisk på kundens nye fakturaer. Sælgerfeltet anvendes til dannelse af sælgerrapportering. Kategori Fakturaer kan tilknyttes forskellige kategorier, som man selv har oprettet. Denne funktion kan anvendes ved fremfinding af fakturaer. Hvis man f.eks. har afdelinger i flere byer, kan bynavnet anvendes, så man i de enkelte afdelinger kan vælge alene at arbejde med fakturaer lavet i den aktuelle afdeling. Valuta Her vælges den valuta, der ønskes anvendt på fakturaen. Feltets værdi kan gemmes på kundens adressekort og vil fremtidigt blive anvendt automatisk på kundens nye fakturaer. Kurs Der vises den anvendte kurs på fakturaen. Prisliste Her vælges den prisliste, der ønskes anvendt på fakturaen. Feltets værdi kan gemmes på kundens adressekort og vil fremtidigt blive anvendt automatisk på kundens nye fakturaer. Betaling Her vælges den betalingsbetingelse, der ønskes anvendt på fakturaen. Feltets værdi kan gemmes på kundens adressekort og vil fremtidigt blive anvendt automatisk på kundens nye fakturaer. Når betalingsbetingelse ændres vil fakturaens forfaldsdato blive ændret i henhold til den valgte betalingsbetingelse. Faktura/kreditnota Det kan vælges, om den oprettede faktura er en faktura eller det er en kreditnota. Husk at kreditnotaer opettes med positive antal på varelinjerne og positive beløb. Detail faneblad Leveringsmåde Her vælges den Leveringsmåde, der ønskes anvendt på fakturaen. Feltets værdi kan gemmes på kundens adressekort og vil fremtidigt blive anvendt automatisk på kundens nye fakturaer. 7 Winfinans Lev betingelser Her vælges den Lev betingelse, der ønskes anvendt på fakturaen. Feltets værdi kan gemmes på kundens adressekort og vil fremtidigt blive anvendt automatisk på kundens nye fakturaer. Lager Her vælges det lager, hvorfra varer trækkes, hvis man anvendes lagerstyring. Betalingsmåde Her vælges den Betalingsmåde, der ønskes anvendt på fakturaen. Feltets værdi kan gemmes på kundens adressekort og vil fremtidigt blive anvendt automatisk på kundens nye fakturaer. Oversæt rapporter til Her vælges det sprog, der ønskes anvendt på fakturaen. Feltets værdi kan gemmes på kundens adressekort og vil fremtidigt blive anvendt automatisk på kundens nye fakturaer. Kostcentre på faktura Her vælges de kostcentre, som fakturaens omsætning og vareforbrug ønskes tilskrevet. Funktionen anvendes bl.a. til afdelings- og projektregnskabsføring. Kostcenterkoder kan fremsøges blandt bestående koder, hvis det ønskes. Varelinjer Tilføj varelinje Hurtig indtastning Anvend feltet til venstre for Tilføj varer . Der dannes en varelinje med 1 stk og den gældende pris. Varelinjen kan efterfølgende redigeres. Valg /Søgning Anvend funktionen Tilføj varer . Der åbnes et vindue, hvor der er mulighed for enten at søge efter en vare eller man kan åbne en menu med udvalg. Man kan skrive et antal ud for de ønskede varer i listen og når man taster Enter eller klikke på knappen Til kladde, så overføres varelinjerne til fakturaen. Udvalg foldes ud og vises ved at klikke på + ud for menu. Vinduet lukker, når man forlader fanebladet Vis varer. 8 Winfinans Rediger varelinier De valgte varelinier vises på fakturaen og kan redigeres ved at klikke på slettes ved at klikke på . og Felterne Antal, beskrivelse, pris og rabat kan redigeres på fanebladet Vis varer . Felterne Kostpris og Ekstra inf. Kan redigeres på fanebladet 2 . Tekster på faktura På fanebladet Tekst kan man indtaste tekst i to felter, der kan vises på fakturaer og et internt notatfelt, der kun kan vises på ordren og derfor kun er til intern brug. Totaler På fanebladet Totaler vises beregnede beløb incl. Moms. Det kan anvendes til en kontrol af fakturaen inden den afsluttes, herunder en kontrol af den beregnede moms. Man kan her også tilføje en rabat, der gælder på hele fakturaen. 9 Winfinans Andre funktionstaster Funktionen lukker og afslutter fakturaen. Den kan herefter ikke ændres og kan findes under Lukkede fakturaer. Bogføringsposter overføres til menupunktet Regnskab -> Bogføring -> Kladde -> Indlæste bilag, hvorfra de kan bogføres og registreringen af fakturaen er afsluttet. Afsend inde fra ordre / faktura Afsendelse af tilbud/ordre/faktura som vedhæftet fil via e-mail , når du er i gang med at redigere en bestemt ordre. Klik på ikonet for at forberede afsendelse af faktura som vedhæftet en e-mail i pdf format. Der vises nu følgende vindue, hvor de e-mail adresser, der er sat op til kunden vises, og e-mailen kan afsendes ved at klikke på . De viste e-mail adresser, emne og e-mail tekst kan være gemt som standard pr. salgssted. og de kan redigeres direkte i vinduet inden e-mail afsendes. Afsend fra ordre/fakturaoversigt – rediger standardtekster på emails. For at redigere standardteksterne udføres afsendelse fra ordre/fakturaoversigten ved hjælp af funktionen Udskriv/mail markerede. Ved markering af mindst én ordre/faktura med tilknyttet email adresse, kan ikonet ses , når der klikkes på Udskriv/mail markerede , og herefter vises standardtekster, når der klikkes på 10 . Winfinans NB! Ved afsendelse af dokumenter fra tilbuds / ordre / faktura oversigter afsendes direkte til de registrerede e-mail adresser uden mulighed for at redigere e-mail adresser inden afsendelse. Udskriv faktura som.pdf dokument på skærmen. Fakturaen kan herefter udskrives på en printer, hvis det ønskes. Vis hjælpesiden med info om sidens funktioner. Alternativ ikon til kald af søgning. Anvendes med browseren Opera. Slet faktura. Når en faktura slettes, fjernes alle kunde og vareoplysninger + tekster fra fakturaen. Da fakturanummeret er taget af systemet kan den ikke fysisk slettes, men den kan lukkes tom. Knappen symboliserer funktionen Gem. Der gemmes de sidste rettelser på fakturaen. Bogfør fakturaer Når en faktura lukkes dannes samtidig bogføringsposter, som placeres under Regnskab -> Kladde -> fanebladet Indlæste bilag. Herfra kan de – hvis indstillinger er Udført korrekt – bogføres, så de kommer i finans- og debitor/kreditor regnskabet, ved at Aktivere knappen Bogfør. Alternativt kan posterne flyttes til kladden og borføres herfra. Vær opmærksom på, at der kun behandles bilag der tilhører det regnskabsår, der er valgt I listboksen øverst i kladden. 11