15. december 2014 jb@kollegiekontoret.dk Tlf.nr. 8732 8312 Udskrift af forhandlingsprotokollen for KOLLEGIEKONTORET I AARHUS Repræsentantskabsmøde den 10. december 2014 15. december 2014 jb@kollegiekontoret.dk 215 Referat af ordinært repræsentantskabsmøde for Kollegiekontoret i Aarhus Torsdag den 10. december 2014 kl. 16.00, Nordhavnsgade 1, 8000 Aarhus C. Dagsorden: 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. Valg af dirigent Aflæggelse af bestyrelsens årsberetning, herunder om forretningsførelsen, for det senest forløbne år Endelig godkendelse af årsregnskab med tilhørende revisionsberetning for hovedselskabet for 2013/14 Valg af bestyrelsesmedlemmer og suppleanter Valg af 2 medlemmer til RIU’s repræsentantskab Valg af revisor Evt. Ad 1. Valg af dirigent Direktør Per Juulsen blev foreslået og valgt. Dirigenten konstaterede, at repræsentantskabet var rettidigt indkaldt. (e-mail den 11.11.2014 og endelig dagsorden sendt pr. post den 2.12.2014). Dirigenten gjorde opmærksom på, at der havde indsneget sig en fejl i punktnummereringen i dagsordenen. 8 af de 26 afdelinger var repræsenteret. Derudover deltog 11 af bestyrelsens medlemmer. Fra Kollegiekontoret deltog desuden driftschef Kim S. Møller, administrationschef Diana Jørgensen, samt Jette Bergendorff som mødereferent. Ad 2. Aflæggelse af bestyrelsens årsberetning, herunder om forretningsførelsen for det senest forløbne år Formand Per Madsen aflagde beretning og nævnte bl.a. følgende: Organisationen – Per Madsen gennemgik kort organisationen og forklarede opdelingen med afdelinger og selvejende kollegier og fortalte bl.a. at beboerne i afdelingerne har flertal i de demokratiske organer. Boliganvisningen – Anvisningen til offentligt støttede ungdomsboliger sker gennem UngdomsboligAarhus.dk som administreres af Kollegiekontoret. Vi har fokus på løbende udvikling og koordinering med øvrige boligforeninger (AarhusBolig.dk) Udlejningssituationen – Lejetab er som følge af den generelt øgede efterspørgsel begrænset til ganske få kollegier, selvom boligudbuddet er steget betydelig med nye bebyggelser. Der har været et mindre lejetab på ca. 96.000 kr., som primært kan henføres til afd. 10 Kløvergården og det dækkes af dispositionsfonden. Boliggarantien blev afviklet ca. 2 uger tidligere end sidste år. Godt 3.500 nye studerende har i 2014 søgt bolig gennem boliggarantien, og 589 har fået deres første studiebolig gennem ordningen. Behov for ungdomsboliger Ifølge Aarhus Kommunes befolkningsfremskrivning for 2012 – 2021, forventes en svag stigning for 20 – 29 årige frem til 2017/18. Uddannelsesinstitutionerne skønner at der fra 2016 – 2028 sker en vækst i antallet af danske studerende frem til ca. 2019 og at væksten af udenlandske studerende forventes at fortsætte stigningen også efter 2019. Væksten er dog skønnet før den nye dimentioneringsplan for universiteterne, som begrænser visse uddannelsers optag. Aarhus Kommune har afsat kvoter i 2014- 2016 til 2500 nye ungdomsboligenheder. 216 Nybyggeri. Grundtvigs Hus Kollegiet – Der er en tilvækst på 68 nye boliger. Bestræbelserne på at finde gode byggemuligheder på centrale beliggenheder, har medført at vi søger at etablere foreløbig 4 nye kollegier: Tranekærvej 60 / Bytoften – Lokalplan er under udarbejdelse, processen forventes at vare hele 2015. Forventningen er, at der kan bygges ca. 300 boliger. Søren Frichsvej – Byrådet har haft lokalplanforslaget til 1. behandling. Der afventes endelig vedtagelse. Der kan bygges ca. 200 boliger. Skejbyparken – Grundsalget er fortsat under forberedelse i kommunen (ca. 70 boliger). Godsbanen – Kommunens samlede dispositionsplan fore arealerne er forsinket og forventes først godkendt primo 2015. Vi forventer at bygge i alt ca. 450 boliger i samarbejde med AAB. Renovering og modernisering Kløvergården – I 2013 er der ansøgt om støtte til et samlet projekt med renovering og modernisering hos Landsbyggefonden. Projektet er prækvalificeret til støtte med forventet tilsagn i 2016. Skjoldhøjkollegiet - Ansøgning om støtte til renovering og modernisering indsendt i 2006 afventer fortsat behandling i kommunen. Formandens beretning tages til efterretning. Ad 3. Endelig godkendelse af årsregnskab med tilhørende revisionsberetning for hovedselskabet for 2013/14 Per Madsen gennemgik hovedtallene i organisationens regnskab og budget for 2013/14 og forklarede de væsentligste afvigelser. Årets resultat er et overskud på 3.763.027 kr., som primært skyldes besparelse på bruttoadministrationsudgifterne og et ikke budgetteret byggesagshonorar fra Svane Kollegiet og Kirsebærhaven. Fællesforvaltningen – Midlerne i fællesforvaltningen (egenkapitalen og afdelingernes henlæggelser) er forrentet med 3,07 %. Bestyrelsen indstiller, at årets positive resultat overføres til arbejdskapitalen. Egenkapitalen er herefter 36.846.618 kr. Byggesagshonorar har gennem årene bidraget til den øgede egenkapital. Formanden fremlagde egenkapitalens udvikling igennem årene. Repræsentantskabet godkendte årsregnskabet for 2013/14. Ad 4. Valg af bestyrelsesmedlemmer og suppleanter 9 kandidater opstillede på mødet. Der var dermed 9 kandidater til 9 bestyrelsesposter. Afdelingernes repræsentanter i bestyrelsen er efter valget følgende: Jonas Høst, Dania Kollegiet Kirstine Conradsen, Dania Kollegiet Christian W. Christensen, Damager Kollegiet 217 Tim Engel, Kløvergården Nanna Bak, Nørreport Kollegiet Martin Larsen, Skejbygård Kollegiet Jan Ove Hansen, Svane Kollegiet Beinta Rasmussen, Vejlby Kollegiet Trine Graugaard, Åpark Kollegiet Suppleanter: Der kunne ikke vælges suppleanter. Garantforsamlingen har på garantforsamlingen valgt følgende til bestyrelsen: René Skau Björnsson Anders Rønnebro Sebastian Nygaard Albrektsen, Ravnsbjerg Kollegiet Søren Ahlers, Skjoldhøjkollegiet Daniel Ahmed, Tandlægekollegiet Pauli Lydersen, Vilh. Kiers Kollegium Medarbejderne på Kollegiekontoret har som deres repræsentanter i bestyrelsen valgt: Torben L. Stoklund og Knud Hansen. Ad 5. Valg af 2 repræsentantskabsmedlemmer til RIU Per Juulsen forklarede kort om RIU’s forretningsudvalgsarbejde og oplyste at det primært drejer sig om dispensationsbehandling af ansøgninger. Der afholdes 1 årligt møde i RIU’s repræsentantskab i slutningen af februar og i RIU’s forretningsudvalg er der ca. 4-5 årlige møder. 2 kandidater opstillede på mødet og blev valgt. Tim Engel, Kløvergården og Trine Graugaard, Åpark Kollegiet blev valgt som Kollegiekontorets repræsentantskabsmedlemmer til RIU. Ad 6. Valg af revisor Revisionsfirmaet Beierholm blev foreslået og valgt. Søren Ahlers spurgte om Beierholms priser er konkurrencedygtige, hvortil Per Juulsen svarede, at det måske kunne være et emne for den kommende bestyrelse at undersøge nærmere. Ad 7. Evt. Per Juulsen oplyste, at Per Madsen takker af efter 27 år som formand for Kollegiekontoret. Der vil blive afholdt en reception for Per Madsen den 23. januar 2015. Søren Ahlers foreslog, at der fremover udsendes budget og regnskab som pdf.-filer, men der var enighed om at det ville være tilstrækkeligt at lægge filerne på WebZonen. Dirigenten mindede om, at der afholdes et konstituerende bestyrelsesmøde umiddelbart efter repræsentantskabsmødet, hvor der vælges et forretningsudvalg og foreslog, at der i de respektive grupper udpeges 2 fra de selvejende kollegier og 2 fra afdelingerne. Repræsentantskabsmødet blev hævet kl. 16.52 ______________________ Formand ________________________ Dirigent