KOLLEGIEKONTORET I AARHUS 11. marts 2013 jb@kollegiekontoret.dk Udskrift af forhandlingsprotokollen for KOLLEGIEKONTORET I AARHUS Bestyrelsesmøde Tirsdag den 5. marts 2013 189 Referat af møde 43 i bestyrelsen for Kollegiekontoret i Aarhus den 5. marts 2013 kl. 14 på Kollegiekontoret. Til stede : Per Madsen, Formand Emil S. Nikolajsen (kom 14.15) Rasmus Dahl-Lassen Silas F. Jakobsen Andreas G. Pedersen Kasper V. Pedersen Maria Sølvkjær Nadieh de Jonge Søren Mulvad Tais S. Nissen Knud Hansen, medarbejdervalgt Torben L. Stoklund, medarbejdervalgt Fraværende: Anders Rønnebro (med afbud) Christina Gøttsche (med afbud) Martin S. Kragh Michelle S. Steffensen Pelle Rosen Desuden deltog: Per Juulsen, direktør Diana Jørgensen, administrationschef Kim S. Møller, driftschef Dorthe B. Sejr, udlejningsmedarbejder Jette Bergendorff, referent Dagsorden: 1. Forhandlingsprotokollen (godkendelse af referat af seneste møde). Revisionsprotokollen 2. Meddelelser 3. Godkendelse af budget 2013/14 for Kollegiekontoret, herunder godkendelse af afdelingernes budgetter. 4. Godkendelse af statusregnskaber for byggesager 4. Evt. Ad 1. Forhandlingsprotokollen Formanden bød velkommen og efter en kort præsentationsrunde blev referat af møde 42 godkendt og underskrevet af formanden. Revisionsprotokollen – Der er tilføjet protokollat vedr. ”Revision i årets løb” af den 11. december 2012 og vedr. byggeregnskab for Åpark Kollegiet af den 7. februar 2013. Protokollerne blev underskrevet af bestyrelsen. Ad 2. Meddelelser Per Madsen gennemgik meddelelserne, der var udsendt med indkaldelsen. 1. Nybyggerier Åpark Kollegiets byggeregnskab er indsendt til kommunens godkendelse. Anlægsudgiften blev 10 % (24 mio. kr.) mindre end budgetteret. Den heraf følgende mindre kapitaludgift indarbejdes i afdelingens budget 2013/14, mens Kollegiekontorets byggesagshonorar på 2,5 mio. kr. er indtægtsført i 2012/13. Svane Kollegiet har indflyttet 1. afsnits 72 boliger og fælleshuset 3. december 2012. Vinteren har givet lidt forsinkelser på 2. afsnits 111 boliger, men de bliver indflyttet i sommeren 2013. 190 Grundtvigs Hus Kollegiets renovering og nybyggeri er også påvirket af vintervejret, men følger tidsplanen. 1. etapes nye og renoverede boliger indflyttes 1. maj 2013, hvor beboerne i 2. etape genhuses. 2. etape færdiggøres i efteråret 2013, mens 3. etape afsluttes i foråret 2014. Kvote til nye boliger på hhv. Søren Frichs Vej og Skejbyparken er ansøgt og indgår i kommunens samlede vurdering og prioritering af byggemuligheder. Såfremt Skejbyparken accepteres af kommunen, forelægges bestyrelsen forslag til køb af grund samt opførelse af ”Startboliger” med tilknyttet social vicevært. 2. Renoveringer Kirsebærhavens renovering og ombygning til lejligheder er i gang med sidste etape (2 blokke) og forventes færdig som planlagt i april 2013. De ombyggede boliger er som ventet mere efterspurgte. Kløvergårdens fysiske problemer er kortlagt og en rapport er udarbejdet. Der udarbejdes nu en konkret ansøgning om støtte fra Landsbyggefonden til renovering og ombygninger. Per Madsen tilføjede, at Landsbyggefonden forventes at prækvalificere projektet til støtte med afsæt i de ekstra 4 mia. kr. til renoveringer, som regeringens vækstpakke lægger op til. Skjoldhøjkollegiets ansøgning om støtte til renovering og modernisering afventer fortsat behandling i kommunen. 3. Økonomi Forrentningen af afdelingernes og Kollegiekontorets opsparing er lille som følge af lavt renteniveau og kurstab på obligationsbeholdningerne. Ved uændret rente vil årets budgetterede indtægt nogenlunde holde, mens renteindtægten det kommende år ventes at falde. 4. Beboerundersøgelse Spørgeskema til alle medlemmer af afdelingsbestyrelser og beboerråd om samarbejdsrelationerne med Kollegiekontoret udsendes elektronisk i marts. Resultatet forventes drøftet i forretningsudvalget den 26. juni. Ad 3. Godkendelse af budget 2013/14 for Kollegiekontoret, herunder godkendelse af afdelingernes budgetter. Budgetforslag og prisliste med foreslåede gebyrsatser var udsendt med indkaldelsen. Formanden gennemgik prislisten, hvoraf det fremgår hvilket indeks priserne justeres i henhold til, og nævnte bl.a. at der foreslås prisstop på administrationsbidrag og indstillingsgebyr, da der fortsat er stordriftsfordele efter yderligere tilgang af boliger både under Kollegiekontoret og hos vores samarbejdspartnere. Administrationsbidrag – Uændret. Indstillingsgebyr – Uændret. Bidrag til dispositionsfonden - Lovmæssigt fastsat gebyr – det præcise beløb kendes først i april, men sættes pt. til 241 kr. pr. år/lejemål. Formanden gennemgik herefter forslaget til budget for Kollegiekontoret, som forretningsudvalget indstiller til godkendelse og nævnte bl.a.: Indtægter Administration af egne afdelinger – Indtægten stiger med 7,5 % udelukkende pga. tilgang af nye boliger. Indstilling afdelinger – Væksten skyldes alene tilgang i antal boliger. Indstilling selvejende kollegier – Indtægten er uændret pga. prisstoppet. Indstilling, fremm.kollegier – Dette er indtægten for indstilling vedr. boliger i UngdomsboligAarhus. Gebyr, huslejerestancer – Der udsendes fortsat mange rykkere og derfor forventes der igen ca. 500.000 kr. indbetalt i rykkergebyr. 191 Renter - Der budgetteres med en forrentning af opsparede midler på 1 %. Udgifter Udgifter til bestyrelsen – Indeholder honorar til forretningsudvalget og løn til formanden, begge øges med lønindekset. Kontingenter – Boligforeningernes Landsforening (BL) har gennemført en prisstigning på 6,25 kr. pr. lejemål fra 1. januar 2013, så stigningen vedr. denne post er begrundet med stor tilvækst af lejemål samt prisstigningen til BL. Løn kontor – Der budgetteres igen med ansættelse af en team-leder i udlejningsafdelingen. Personaleomkostninger – Budgetposten reguleres i forhold til antal ansatte. Edb service/drift af hjemmesider - Posten indeholder abonnement, opdateringsaftaler og licenser til programmer f.eks. WebBolig Ekspres til varmemestrene. Edb programrettelser - Der foreslås afsat 300.000 kr. til løbende modernisering af WebBolig og tilkøb af programdele. Gebyrer - Posten dækker udgift til Nets for udsendelse af huslejeopkrævninger og betalingsservice samt anvendelse af Netbank. Forsikringer – Vi var blevet varslet om en stor prisstigning, men det viste sig, at der kunne forhandles billigere forsikringer hjem. Kontorlokaleudgifter – Stigningen skyldes, at det er besluttet at leje et tilstødende lokale til udlejningsafdelingen pr. 1. marts 2013. På forespørgsel svarede Per Madsen, at der lejes yderligere et lokale, dels da vi er blevet tilbudt en fordelagtig leje, da Håndværkerforeningen sagde lejemålet op, samt at udlejningsafdelingen nu kunne sidde samlet i et lokale og at der dermed frigøres et lokale. Det nuværende ekspeditionslokale bliver indrettet til mødelokale og det nuværende mødelokale indrettes til kontor til to inspektører. På denne måde formodes der at være plads nok de næste fem til seks år. Investeringsforslag (Bilag A) – Formanden gennemgik investerings- og afskrivningsplanen. Per Juulsen oplyste på forespørgsel, at Kollegiekontorets aftaler med de fire kapitalforvaltere har en klausul der indebærer, at der ikke på noget tidspunkt må stå mere end 750.000 kr. på mellemregningskonto. Bestyrelsen godkendte budgettet for Kollegiekontoret. Der var også udsendt forslag til afdelingsbudgetter bortset fra 5 afdelingsbudgetter som omdeltes på mødet. Da der var en fejl i det udsendte budget for Fredensgade Kollegiets budget omdeltes der på mødet et nyt for dette kollegium. Formanden informerede kort om proceduren for godkendelse af afdelingsbudgetter. Marie Sølvkjær påpegede en fejl i Dania Kollegiets budget. Beboerfacilitetskontoen skal efter aftale med Kollegiekontoret hæves til 100.000 kr. Diana Jørgensen sørger for at det bliver tilrettet. Grenåvej Kollegiets store stigninger på de mindste lejligheder skyldes, at kollegiets bestyrelse har besluttet at omfordeling af husleje i forhold til boligernes størrelse skal ske på én gang. Bestyrelsen godkendte afdelingsbudgetterne for 2013/14 med forbehold for at ændringen i Dania Kollegiets budget indarbejdes. Bestyrelsen giver bemyndigelse til forretningsudvalget til at godkende evt. ændringer på forretningsudvalgsmødet den 26. juni. 192 Ad 4. Godkendelse af statusregnskaber for byggesager Der var udsendt statusregnskab for Grundtvigs Hus Kollegiets tilbygning pr. 1.8.2012 og færdigt byggeregnskab for Åpark Kollegiet. Bestyrelsen godkendte regnskaberne og formanden underskrev statusregnskab for Grundtvigs Hus Kollegiet. Fremover bliver byggeregnskaber sendt pr. e-mail til Kollegiekontorets bestyrelse. Ad 5. Evt. Intet. Mødet sluttede kl. 15.00 Referent Jette Bergendorff _________________________ Formand