Ekstern Referat Kolstrup Boligforening Aabenraa Andelsboligforening Mandag den 11. november 2013, kl. 16.30 Humlehaven 4 - Aabenraa Side 1 af 14 Kolstrup Boligforening Top Indholdsfortegnelse 1 Godkendelse af referat.............................................................................................3 2 Foreningsanliggender...............................................................................................3 2.1 Salus Boligadministration.......................................................................................3 3 3 Bestyrelsesanliggender.............................................................................................3 3.1 Fremlæggelse af revisionsprotokol........................................................................3 3.2 Guldbjergparkens festsal........................................................................................4 3.3 Udlejning af festlokaler...........................................................................................4 3.4 AAAB håndværkerafdeling.....................................................................................5 3.5 Affaldsplan for Aabenraa Kommune.......................................................................5 3.6 Almene Boligdage 2014.........................................................................................6 3.7 Råbalance..............................................................................................................6 3.8 Restancelister.........................................................................................................6 3.9 Oversigt venteliste..................................................................................................6 3.10 Orientering om ledige lejemål...............................................................................7 3.11 Kredsvalg 2014 – 8.kreds.....................................................................................7 3.12 Nøgleudlevering – besigtigelse ledige boliger.....................................................8 3.13 Brandslukker.........................................................................................................8 3.14 Ansøgning etablering af startboliger til unge........................................................9 4 4 Love og cirkulærer ...................................................................................................9 4.1 BL-Informerer.........................................................................................................9 4.2 Landsbyggefonden ................................................................................................9 5 5 Beboeranliggender .................................................................................................10 6 6 Personaleforhold – lukket punkt.............................................................................10 6.1 Orientering om personaleforhold..........................................................................10 7 7 Afdelingsanliggender..............................................................................................10 7.1 Helhedsplan – Høje Kolstrup................................................................................10 7.2 Evaluering på Høje Kolstrup projektet ................................................................11 7.3 Status igangværende sager Teknisk afdeling......................................................12 8 8 Fælleskurser...........................................................................................................12 9 9 Eventuelt.................................................................................................................12 10 10 Næste møde(r)...................................................................................................12 1 2 Indkaldt: KB: Ove Stahl Schmidt, Kaj Matthiesen, Fritz Jørgensen, Tove Christensen, Inga Fohlmann, Ritha Helweg, Jan Andresen AAAB: Søren Duus, Inge Jørgensen, Svend Aage Strojeck, Erling Jørgensen, Anne Grete Madsen, Mirjam D.H. Petersen, Harry Asmussen Ansatte: Jimmy Povlsen (ref) Afbud: Jan Andresen, Mirjam D.H. Petersen Side 2 af 14 Kolstrup Boligforening 1 Godkendelse af referat Godkendelse af referat fra mødet AAAB den 02.09.2013 og KB den 10.09.2013 Indstilling: Indstilles til godkendelse Beslutning: Drøftelse af problemet med udsættelser ctr. Aabenraa kommune, pt. ingen afklaring. Godkendt og underskrevet. *** 2 Foreningsanliggender 2.1 Salus Boligadministration Orientering vedrørende den aktuelle situation Indstilling: Sagen er alene til efterretning Beslutning: Administrationsbygning afleveret d.d. kl. 11.11. Åbent hus den 10. januar 2014. Toftlund er nu medlem af SALUS Boligadministration, fra den 1. oktober 2013. Orientering om bestyrelsessammensætning i forhold til nye medlemmer. Administrationen har lukket den 15. nov. 2013. *** 3 Bestyrelsesanliggender 3.1 Fremlæggelse af revisionsprotokol Ingen revisionsprotokol siden sidste møde. Indstilling Beslutning: Intet at referere *** Top Side 3 af 14 Kolstrup Boligforening 3.2 Guldbjergparkens festsal Udlejning Guldparkens festsal. Regnskab for festsalen, udlejningskalender, oversigt udlejning. BILAG – Regnskab for Guldbjergparkens festsal BILAG – Udlejning Guldbjergparkens festsal Indstilling Beslutning: Godkendt *** 3.3 Udlejning af festlokaler Udlejning af festlokaler Udlejningen af diverse festlokaler i AAAB og KB foretages på Humlehaven. Adgangen til at leje lokalerne har kun afdelingens beboere, bortset fra Hjelmgården og Solgården, hvor der er adgang til, at alle beboere i foreningen har ret til at leje. Hertil kommer Guldbjergparkens festsal, der kan lejes af alle beboere i KB og AAAB + personale.(Bilag) Det er den enkelte afdeling der selv fastsætter reglerne for leje af afdelingens festlokaler og lejen tilfalder afdelingen. Udlejningen af festlokaler foretages manuelt og medfører til tider en del administration og det bør derfor overvejes, at overlade leje af festlokaler til afdelingsbestyrelserne i de berørte afdelingen eller alternativt, at anskaffe et elektronisk bookingsystemt. Der har i den forbindelse været rettet henvendelse til Confero angående elektronisk bookingssystem, hvilket vil kunne udfærdiges for ca. 25.000 kr. - 30.000 kr.. BILAG - bookingsystem BILAG – Udlejning festlokaler KB og AAAB Indstilling Drøftes Beslutning: Begge bestyrelser accepterede at formandsskabet udarbejder retningslinier for den fremtidige drift. Formålet er at øge brug af Guldbjergparken, og gerne uden yderligere udgifter for Side 4 af 14 Kolstrup Boligforening *** 3.4 AAAB håndværkerafdeling I forbindelse med at KB flytter hele administrationen af deres håndværkergård væk fra Humlehaven og op på Hjarupvej, vil der være opgaver som Birgit Andresen i dag laver for AAAB håndværkerafdeling som fremadrettet vil blive håndteret fra Hjarupvej. Det får ingen betydning i det daglige ud over at tingene sker et andet sted fra. Indstilling: Til orientering Beslutning: Taget til efterretning. *** 3.5 Affaldsplan for Aabenraa Kommune Affaldsplan for Aabenraa Kommune. Christian Baagø Christensen har været til møde den 10.09.2013 på Aabenraa Rådhus. Der er ikke sket ændringer i affaldsplanen Bilag affaldsplan Aabenraa Kommune Indstilling: Beslutning: Orientering taget til efterretning. *** 3.6 Almene Boligdage 2014 Almene Boligdage afholdes den 5. og 6. september 2014 i Bella Center, København. Tema ”Hvordan skal vi bo i fremtiden?” Indstilling: Top Hvem deltager. Der er forhåndsbestilt værelser på "Bella Sky", hvorfor vi hurtigst muligt gerne vil have oplyst, hvem der deltager. Side 5 af 14 Kolstrup Boligforening Beslutning: Tilbagemelding til Gitte Postma eller Lillian C. Wind, sekretariatet. *** 3.7 Råbalance Råbalance for de enkelte afdelinger og hovedforening kan ses på Salus-Netsuite Indstilling: Ingen Beslutning: *** 3.8 Restancelister Orientering om restancer. AAAB: Bilag restanceliste KB: Bilag restanceliste Indstilling: Til efterretning Beslutning: Taget til efterretning *** 3.9 Oversigt venteliste Oversigt venteliste Indstilling: Til orientering AAAB: Bilag venteliste september Bilag venteliste oktober Bilag venteliste november Top KB: Bilag venteliste oktober Side 6 af 14 Kolstrup Boligforening Bilag venteliste november Beslutning: Taget til efterretning. *** 3.10 Orientering om ledige lejemål Orientering om ledige lejemål KB: Bilag ledige lejemål oktober Bilag ledige lejemål november AAAB: Bilag ledige lejemål september Bilag ledige lejemål oktober Bilag ledige lejemål november Indstilling: Til orientering Beslutning: Drøftelse af mulighederne for ophævelse af lejemål, p.g.a. ulovligheder m.v. Taget til efterretning. *** 3.11 Kredsvalg 2014 – 8.kreds Kredsvalg 2014 - 8. kreds, foreberedelse til det næste kredsvalg som afholdes onsdag den 02.04.2014. BILAG – Kredsvalg 2014 – 8.kreds Indstilling: Til orientering Beslutning: Fra KB indstilles Ove Stahl Schmidt og fra AAAB indstilles Søren Duus til kredsrepræsentantskabet. Notatet fra 8. kreds taget til efterretning. *** Top Side 7 af 14 Kolstrup Boligforening 3.12 Nøgleudlevering – besigtigelse ledige boliger Der har været afholdt møder med personalet på Humlehaven vedrørende muligheder for begrænsning i antal personlige henvendelser til kontoret. Der har i den forbindelse bl.a.været drøftet muligheden for at flytte nøgleudleveringen til viceværtkontorerne i forbindelse med ansøgeres ønske om besigtigelse af ledige lejemål. Der er ca. 3 daglige henvendelser herom til kontoret. Der er fra medarbejderne på Humlehaven foretaget vurdering af fordele og ulemper ved en ændring af proceduren, jf. bilag. Bilag - Nøgleudlevering Indstilling: Beslutning: Nøgleudlevering/fremvisning af den ledige bolig, vil efter årsskiftet ske fra viceværtkontoret. Eventuelt arbejdes med flere åben hus arrangementer. *** 3.13 Brandslukker Brandslukker - julegave Bilag – Mail vedr. brandslukker Indstilling: Kr. 170,00/brandslukker Kolstrup Boligforening 1307 boliger x kr. 170,00 - Ialt kr. 222.190,00 Aabenraa Boligforening 1393 boliger x kr. 170,00 - Ialt kr. 236.810,00 Beslutning: Punktet blev stemt ned. *** 3.14 Ansøgning etablering af startboliger til unge Ansøgning om startboliger til unge med Byrådets påtegning og godkendelse - KB og AAAB Bilag – Ansøgning Kolstrup Boligforening Bilag – Ansøgning Aabenraa Andelsboligforening Indstilling: Til orientering Top Side 8 af 14 Kolstrup Boligforening Beslutning: Taget til efterretning. *** 4 Love og cirkulærer 4.1 BL-Informerer Der er fremsendt følgende cirkulærer: 4013 Lejeres til- og framelding af el ved flytning 4113 Husk at søge midler fra efterårets puljer til startboliger og energihandlingsplaner 4213 Orientering om ændringer af bekendtgørelsen om sideaktiviteter i almene boligorganisationer og ændringer i lejelovgivningen m.v. 4313 Udsatte boligområder fra boligministeren – værktøjskasse fra boligministeren 4413 Bestyrelsesvederlag for lejemålsenheder i drift 4513 Pulje til helhedsorienteret boligsocial indsats 4613 Digital Tinglysning – ændret praksis vedrørende dokumentation for de tegningsberettigede. 4713 Orientering om tilmeldingsordning til trappemodel ved spildevandsbetaling. 4813 Udbud ved entreprenørs/leverandørs konkurs 4913 Tilmelding og Workshop for ”Bedste boligorganisation på nettet 2014” 5013 Hvor mange praktikanter m.v. er ansat på jeres byggesager? 5113 Konferencen på Almene Boligdage 2014 – Vi har brug for ideer og input! 5213 Spørgskemaundersøgelse fra Psykiatrifonden 4.2 Landsbyggefonden Der er fremsendt følgende cirkulærer: 610 Boligportal/huslejeregister – Oplysninger om boligstøtteberegning 611 Forhøjelse af pligtmæssige bidrag 2014 612 Landsbyggefonden regnskabsdatabase i nyt design 613 Indberetning af ledige boliger pr. 1. oktober 2013 614 Indbydelse til informationsmøder om digitale ansøgninger BOSSINF renovering, særlig driftsstøtte, renoveringsstøtte mv. 615 Indberetning af ledige boliger pr. 1. november 2013 5 Beboeranliggender Ingen indkomne sager Indstilling: Top Side 9 af 14 Kolstrup Boligforening Beslutning: Intet at referere. *** 6 Personaleforhold – lukket punkt 6.1 Orientering om personaleforhold LUKKET PUNKT LUKKET PUNKT Indstilling: LUKKET PUNKT Beslutning: LUKKET PUNKT 7 Afdelingsanliggender 7.1 Helhedsplan – Høje Kolstrup Orientering om projektets stade - implementering m.v. Indstilling: Marlene M. Wulff orienterede om projektets stade - implementering m.v. på bestyrelsesmødet den 11.03.2013. - Forankring - af de bæredygtige projekter. - Dialogbaseret konflikthåndtering. - Frivillighed - Socialvicevært* - Aktivitetsfremmende foranstaltninger* - Beboerdemokrati Projekterne med * markering er noget bestyrelsen (efter fusion) skal forholde sig til i forhold til tiden efter 2015. Drøftes på fælles bestyrelsesmøde KB og AAAB den 11. november 2013 Top Side 10 af 14 Kolstrup Boligforening Bilag - referat Beslutning: Bestyrelserne havde en positiv holdning til de med * markerede punkter. *** 7.2 Evaluering på Høje Kolstrup projektet Projekt "Glæden ved at bo - Nyt liv i beboerdemokratiet" Indstilling: * Hvordan informerer vi afdelingsbestyrelserne, når der flytter nye beboere ind. * Udbredes til afdelingsbestyrelserne uden for Høje Kolstrup. *Ansvars-afdelinger organisationsbestyrelserne - mentor for afdelingsbestyrelserne. *Hurtige forretningsgange mellem afdelingsbestyrelserne og organisationsbestyrelsen/administrationen. Hvordan kan vi gøre det bedre? *Afdelingsbestyrelsesseminar. Beslutning: Hvordan får vi bredt f.eks. de sociale - viceværter ud til alle afdelinger. Administrationen udarbejder oplæg til ansvarsafdelinger - og når dette er godkendt offentliggøres dette også via hjemmesiden. Administrationen arrangerer et afdelingsbestyrelsesseminar i foråret (fælles), en lørdag formiddag (afslutning med frokost) emne "Glæden ved at bo - Nyt liv i beboerdemokratiet" *** 7.3 Status igangværende sager Teknisk afdeling Aktivitetsoversigt fra Teknisk afdeling pr. 01.10.2013 Bilag status igangværende byggesager SALUS Indstilling: Til orientering Beslutning: Taget til efterretning *** Side 11 af 14 Kolstrup Boligforening 8 Fælleskurser Budgetkursus Torsdag den 06.03.2014 Scandic, Sønderborg Introduktion for nyvalgte Torsdag den 02.10.2014 Hotel Tønder Hus, Tønder Vedligholdelse og fraflytning Afvikles igen i 2015 Folkehjem, Aabenraa 9 Eventuelt KB Kurt Jensen 50 år den 05.10.2013 Finn Boysen 50 år den 16.10.2013 Preben Rasmussen sølvbryllup den 16.10.2013 AAAB Bent Hagensen 25 års jubilæum den 21.11.2013 - reception den 22.11.2013 Mogens Jensen 50 år den 04.11.2013 Jim Lorenzen, (gulvsliber KB/AAAB) 50 år den 20.12.2013 10 Næste møde(r) KB: Møderække 2013: Møderække 2. halvår 2013: Mandag den 11.11.2013 Kl. 16.30 – Fællesmøde KB + AAAB Mødeforslag Torsdag den 05.12.2013 Dato godkendt Kl. 16.30 – efterfølgende julemiddag Møderække 2014: Godkendt møderække 1. halvår 2014: Onsdag den 19.02.2014 Mandag den 14.04.2014 Onsdag den 18.06.2014 kl. 16.30 Kl. 16.30 – Fællesmøde KB + AAAB Kl. 16.30 Hvis intet andet er nævnt afholdes mødet på adressen Humlehaven 4 - Aabenraa Generalforsamling 2014: Godkendt dato: torsdag den 8. maj 2014 Top Side 12 af 14 Kolstrup Boligforening AAAB: Møderække 2013: Mandag den 11.11.2013 Onsdag den 18.12.2013 Kl. 16.30 - Fællesmøde AAAB + KB kl. 14.00 – Juleafslutning Rugkobbel aktivitetscenter Godkendt møderække 1. halvår 2014: Mandag den 10.02.2014 Mandag den 14.04.2014 Mandag den 16.06.2014 kl. 16.30 kl. 16.30 kl. 16.30 Hvis intet andet er nævnt afholdes mødet på adressen Humlehaven 4 - Aabenraa Godkendt dato AAAB, generalforsamling 2014: Mandag den 12.05.2014 Kl. 19.00, Guldbjergparkens festsal AAAB og KB fælles: Fælles julefrokost med ledsager Lørdag den 07.12.2013 kl. 14.00 Kredsvalg 2014 – 8. kreds: Onsdag den 02.04.2014 Salus repræsentantskabsmøde 2014: Lørdag den 24. maj BL Almene Boligdage 2014: Almene Boligdage afholdes den 5. og 6. september 2014 i Bella Center, København. Tema ”Hvordan skal vi bo i fremtiden?” Aabenraa, den . 2013 Kolstrup Boligforening: Ove Stahl Schmidt formand Kaj Matthiesen næstformand Tove Christensen Fritz Jørgensen Ritha Helweg Inga Fohlmann Jan Andresen medarbejderrepræsentant Side 13 af 14 Kolstrup Boligforening Aabenraa, den . 2013 Aabenraa Andelsboligforening: Søren Duus formand Inge Jørgensen næstformand Anne Grete Madsen Sv. Aage Strojeck Mirjam D.H. Petersen Erling Jørgensen Harry Asmussen medarbejderrepræsentant Top Side 14 af 14 Kolstrup Boligforening