1. No category

BRUGERVEJLEDNING TIL Frikirke C5 og AKC5
Administrations- og medlemssystem til Frikirker i Danmark
Version 4.4.01.000.01
Seneste ændring 10.03.2013
© 2013 - Damkjer.com
Indledning
Frikirke C5 er navnet på en specialtilpasset udgave af økonomisystemet Microsoft Dynamics C5
(tidligere også kendt som Concorde C5). Tilpasningerne er lavet specielt mhp. menigheder i kraft
af medlemsregistrering, tiendebogføring, indberetning af fradragsberettigede gaver til Skat, integration til Word og Excel, udsendelse af o.m.a..
Programmet er fremstillet og vedligeholdes af Damkjer.com, som har mange års erfaring med
udvikling af C5 og et indgående kendskab til livet i en frikirke og de specielle krav der er til administration her. Se mere på www.damkjer.com, hvor du også finder link til nyhedsbrev, indberetning af
fejl og ønsker, samt vidensdatabase med svar på spørgsmål i brugen af Frikirke C5.
Om brugervejledninger
Denne brugervejledning beskriver kun de specifikke ændringer der er lavet i Frikirke C5 og som
ikke er beskrevet i programmets interne manual. I standarddelen af programmet kan du finde programmets interne manual, som automatisk slår op på det rigtige punkt når du trykker F1.
Desuden findes der en række bøger om standard C5, udgivet på forlag som Globe m.fl. som kan
købes hos boghandlere og andre steder.
Frikirke C5 og AKC5
Nogle steder vil du finde afsnit med markeringen Kun AKC5. AKC5 er en specialudgave af Frikirke
C5, specielt tilpasset nogle helt specielle krav for visse menigheder i Apostolsk Kirkes netværk.
Disse ting vil kun være aktive og tilgængelige i denne specialversion og er uden interesse for andre menigheder og kan ignoreres.
Damkjer.com
frikirkec5@damkjer.com
akc5@damkjer.com
www.damkjer.com
Opsætning og brug
Start af programmet
Når du starter programmet ved at klikke på ikonet på skrivebordet, åbner programmet i hovedmenuen, medmindre det brugernavn du er logget ind på computeren med, ikke er oprettet i Frikirke
C5. I så fald logges der ind som Supervisor.
Når programmet installeres første gang, findes der kun ét brugernavn – Supervisor - som du kan
bruge. Der er ikke noget password (kodeord). Du kan selv oprette flere brugere med forskellig adgang til dele af programmet – se side [LINK].
Brugeren Supervisor er administrator for programmet, dvs. det er den eneste bruger som kan oprette andre brugere, tildele rettigheder osv. Denne bruger har adgang til alle vigtige funktioner, så
derfor er det vigtigt at der bliver tildelt et password til denne brugerkonto (se side [LINK]).
Klik OK (elle tryk Enter) for at gå ind i programmet Hvis du logger ind som Supervisor, vil du få
en advarsel, såfremt du ikke har fået oprettet et password til denne bruger. Det er vigtigt at du gør
dette, aht. datasikkerheden i programet
Kun AKC5
Første gang du starter programmet (og indtil disse oplysninger er udfyldt), vil den komme
med følgende advarsel:[
Menighedsnummeret er et nummer som du får tildelt af Servicecentret. Det anvendes
til:
Afgøre hvilke kontonumre der automatisk skal oprettes fra rammekontoplanen
Identificerer dine indrapporteringer, så Servicecentret ved hvem der har indsendt data
Regnskabstype er en oplysning som hjælper programmet med at afgøre hvilke konti du
skal bruge. Her kan der vælges mellem Kun menighedsregnskab, Kun ejendomsregnskab, Menigheds- og ejendomsregnskab og Kun tienderegnskab.Læs mere på side 66
Hovedmenuen
Dette er hovedmenuen i C5. Under Opsætning/Systemstandard
i menulinien øverst i skræmbilledet kan der vælges en anden
form (Gittermenu eller Stifinder), men det anbefales ikke og er
ikke nærmere beskrevet i denne manual.
Du aktiverer de forskellige menupunkter ved at på fanerne Finans, Medlem, Debitor osv..Derved fremkommer den konkrete
menu for det pågældende modul øverst i menuen til højre.
Tip!
Du kan aktivere de forskellige moduler med
Ctrl+1 for første modul,
Ctrl+2 for andet modul,
Ctrl+3 for tredje modul
osv.
Finans
I denne kolonne finder du kontoplanen, kassekladde, udskrift af balancer m.m. – alt der vedrører regnskabsdelen
Medlem
Alt der findes under denne kolonne er helt unikt for Frikirke C5. Her
finder du alt vedr. medlems- og tiendestyring
Debitor
Alt der findes under denne kolonne er helt unikt for Frikirke C5. Her
finder du alt vedr. medlems- og tiendestyring
Kreditor
Her kan du styre kreditorer. Er ikke nærmere beskrevet her.
Generelt
Her kan du styre kreditorer. Er ikke nærmere beskrevet her.
Undermenuerne til hvert modul er opdelt i fem hovedpunkter:
Dagligt
Under Finans er det f.eks. her du finder kassekladden, hvor du bogfører dine bilag.
Kartotek
Her finder du stamkartoteket for kolonnen, hhv. kontoplanen (Finans)
og medlemskartoteket
Periodisk
Periodisk består især af kørsler som skal køres i forbindelse med
f.eks. årsafslutning. Generelt er det ting man ikke gør hver dag, men
med bestemte mellemrum.
Rapporter
Her finder du de relevante udskrifter for kolonnen
Tilpasning
Menupunkterne her går på opsætningen af funktionerne i programmet. Der er visse parametre og basisoplysninger som skal angives
for at programmet kan køre. De findes her og er næsten alle udelukkende kun tilgængelige for Supervisor.
Når der i det efterfølgende henvises til et menupunkt, skrives det
som Modul/Undermenupunkt/Menupunkt. F.eks. vil Medlem/Rapport/
Stamdata/Labels betyde at du skal vælge modulet Medlem, menupunktet Rapport, menupunktet Stamdata, undermenupunkt Labels.
TASTER – oversigt over de mest anvendte taster
F1
F2
F3
F4
F7
F8
Alt+F9
Alt+H
Alt+F7
Alt+F8
Ctrl+F7
Ctrl+F8
Ctrl+F
Alt+F5
Ctrl+F9
Intern manual
Opret ny post/linje
Godkend og luk skærmbillede/valgboks/afgrænsning
Søg
Bladr til forrige post/linje
Bladr til næste post/linje
Slet post/linje
Felt hjælp (valgmuligheder(opslag i kartotek)
Gå til forrige fane
Gå til næste fane
Gå til første post i kartoteket
Gå til sidste post i kartoteket
Hurtig søgning (kun i hovedkartoteker, såsom Finans og Medlem)
Valgfri søgning (i hovedkartoteker)
Sletning af brugerrettelser i skærmbilleder og afgrænsningsbokse
I flere skærmbilleder (Finans/Dagligt, Finans/Kartotek, Medlem/Kartotek) vil du finde en knap i
sidepanelet som hedder ”Genveje”. Denne viser de tastaturgenveje som er helt specifikke for det
aktuelle skærmbillede. Det er god idé at klikke på denne knap for at lære disse genveje at kende.
Tjek også ikonerne i menulinjen for oven. Den skifter med de relevante ikoner for skærmbilledet.
Hvis du placerer musen over et ikon og lader den stå der et kort øjeblik, vil den vise den aktuelle
genvejstast der kan bruges.
Om skærmbillederne i denne manual
Da der kan tilkøbes div. ekstra moduler og funktioner til C5 individuelt, kan der på de viste skærmbilleder i denne manual forekomme felter og rækkefølge/placering af disse, som ikke stemmer
100% overens med det skærmbillede som du har foran dig. Det gælder f.eks. felterne Afdeling,
Bærer og Formål, som tilhører udvidelsen ”Dimensioner”, og som ikke er en del af basisudgaven
af C5.
Opsætning af programmet
Der er en lang række basale oplysninger som skal opsættes før vi går i gang med programmet. De
vil blive gennemgået nedenfor. Det er meget vigtigt at du går gennem dem før du går videre med
at bruge programmet.
Generelt/Kartotek/Fir- Her skal der indtastes nogle basale oplyninger – se side [LINK]
makartotek
Finans/Tilpasning/Pe- Her oprettes regnskabsperioderne – se side [LINK]
rioder
Finans/Kartotek
Så skal kontoplanen oprettes – se side [LINK]
Kun AKC5
Før kontoplanen kan oprettes, skal rammekontoplanen ilæses – se
side [LINK]
Såfremt der under Firmakartoteket er valgt regnskabstype Kun
tiende, kan denne del skippes, idet finansmodulet ikke anvendes i
dette tilfælde.
Finans/Tilpasning/Sy- Her skal visse systemkonti angives - se side [LINK]
stemkonti
Generelt/Kartotek/
Valuta
Selvom der ikke anvendes anden valuta end DKK,er det nødvendigt
at der angives konti for tab og vinding for denne valuta – side side
[LINK]
Finans/Tilpasning/
Kladdenavne
Opret de ønskede bogføringskladder – se side [LINK]
Medlem/Tilpasning/
Parametre
Opsætning af de basale parametre for medlemssystemet - se side
[LINK]
Medlem/Kartotek
Så er det tid til at oprette medlemmerne – se side [LINK].
Dagligt brug
Bogføring
Finans/Dagligt – se side [LINK].
Registrering af tiende Medlem/Dagligt – se side [LINK]
uden finans
Oprettelse/vedligehol- Medlem/Kartotek – se side [LINK]
delse af medlemsdata
Periodisk
Indberetning til Servicecentret (kun
AKC5)
Finans/Periodisk/Indberetning - se side [LINK]
Oprettelse af nyt regn- Finans/Periodisk/Perioder – se side [LINK]
skabsår
Årsafslutning tiende
Medlem/Periodisk/Tiendeafslutning (multi) – se side [LINK].
Medlem/Periodisk/Årsafslutning - se side [LINK]
Årsafslutning finans
Finans/Periodisk/Primo/Ultimo/Dan primoposter – se side [LINK].
Lukning af perioder
Finans/Tilpasning/Perioder – se side [LINK]
REFERENCE MANUAL
FINANS
Finans/Dagligt
Når menupunktet aktiveres, vises en liste over de
kladder der er oprettet (se Finans/Tilpasning/Kladdenavne). Klik på den kladde du ønsker at åbne. Hvis
der kun er oprettet én kladde, åbnes den direkte.
I kassekladden anvendes noget der kaldes Beholdningskonti. Det er konti som kasse, bank og
giro, som man løbende kan afstemme i kassekladden. Indtil de er opsat vil denne meddelelse
fremkomme. Har man oprettet kontoplansforslaget, kan programmet automatisk hente disse
ind. Vil man selv styre det, klikkes der på Nej, og kontiene opsættes ved at vælge knappen Beholdning i kassekladden.
Felter
Dato
Bogføringsdato. Den dato som bilaget bliver bogført under. Hvis perioden ikke er åben (se Finans/Tilpasning/Perioder) vil bogføring blive
afvist.
Bilagsnummer
Bilagsnummer. Tildeles automatisk, men kan overskrives.Bilagsnummerserien er pr. kladdenavn og angives under Finans/Tilpasning/
Kladdenavne - se side [LINK].
Konto
Finanskontonummer. Du kan få en oversigt over konti ved i feltet at
klikke på knappen eller ved at taste Alt+H. Når denne liste er åben
kan du søge med F4 eller blot bladre frem til den ønskede konto med
piletasterne eller PgUp/PgDn.
Du kan selvfølgelig også blot indtaste kontonummeret.
For konti der er oprettet med kode (se Finans/Kartotek fanen Opsætning feltet Kode), kan denne kode også indtastes her. Er kontoplansforlaget indlæst, er der oprettet 3 konti med kode: Kasse (K), Bank
(B) og Giro (G).
Endelig kan man indtaste en del af kontonavnet. Programmet vil så
søge frem til den første konto der passer med det indtastede.
Når kontonummer er valgt, vises kontoens navn i feltet Kontonavn i
bunden af skærmbilledet.
Modkonto
Fungerer på samme måde som Konto. Indtastes der en modkonto,
kan man debitere og kreditere på samme linie.
Medlem
Medlemsnummer. Dette felt er kun åbent hvis der i Konto (ikke modkonto) er valgt en konto der opfylder ét af nedenstående kriterier:
• Kontoen er markeret som en Tiende/Gavekonto i kontoplanen (se
side [LINK])..
• Kontoen er en tiendegældskonto og der er åbnet op for styring af
tiendegæld (se sideL[LINK]) under Medlem/Tilpasning/Parametre.
Tip!
Du kan både indtaste medlemsid,
tiendenummer,
hele eller dele af
navn eller CPR/
CVR nummer.
Såfremt der findes
flere der passer på
det der indtastes,
åbnes et billede
hvor man kan vælge hvilket medlem
man vil bogføre
på.
Tiendetype
Feltet kan enten være blankt eller have værdien Kun §8a. Såfremt
sidstnævnte vælges, kan beløbet kun anvendes på en §8a kvittering,
også selvom medlemmet har en §12 tiendekontrakt. Dette er for at
overholde reglerne omkring øremærkede gaver, som ikke må anvendes til at dække §12 forpligtigelser.
Såfremt der på kontoen i kontoplanen (Finans/Kartotek) er angivet
Kun §8a, kan denne værdi ikke ændres i kassekladden, og kontoen
er låst til kun at kunne bruges til §8a beløb for medlemmerne.
Løftetype
Såfremt kontoen er knyttet til en løftetype (Medlem/Tilpasning/Løftetyper) og der er et aktivt løfte på det aktuelle medlem (Medlem/Kartotek/Tiende/Gaveløfter), kan man her angive at beløbet vedrører et
løfte.
Modkonto
Her kan angives en konto, f.eks. for kasse eller bank, som beløbet
modposteres på. Se om feltet Debet/Kredit nedenfor).
Debet/Kredit
Her indtastes beløbet. Indtastes der f.eks. i Debet, vil beløbet blive
debiteret på den konto der er anført i Konto og krediteret på kontoen
anført i Modkonto (såfremt denne er udfyldt).
Moms
Evt. momskode
Tekst
Her kan indsættes en tekst, som gemmes på posteringen. Det er en
god idé ikke blot at gentage kontonavnet, men skrive hvad det er,
især for omkostningskonti.
TIP!
Under Finans/Tilpasning/Tekster kan der oprettes egne tekster
(skal have nummer 100 og opefter). I tekstfeltet her i kladden kan
man så blot indtaste tekstens nummer og trykke Enter, så henter
den pågældende tekst ind, eller du kan klikke på pilen i feltet/taste
Alt+H for at hente en oversigt over oprettede tekster.
Udelad bogføring
Såfremt man i kassekladden har en eller flere linjer som man er lidt
usikker på, kan man stadig få bogført resten af kladden, pånær disse
linjer, hvis man markerer dem i dette felt. Dette forudsætter dog at
kladden balancerer uden disse linjer.
Knapperne i skærmbilledet
Simpel/avanceret
Skifter mellem at vise de mest nødvendige felter og alle tilgængelige
felter i finanskladden.
Skift kladde
Via dette menupunkt kan man hoppe over i en anden kladde, uden
at skulle forlade kladden og vælge menupunktet igen. Anvendes ikke
særlig meget
Check kladde
Denne funktion checker for evt. fejl i kladden: manglende kontonumre, spærrede konti eller perioder, ubalance osv. Når den er færdig
melder den enten hvilke fejl der optræder eller at der ikke er fundet
fejl i kladden.
Hvis der findes fejl, vil der på den fejlbehæftede linie være en rød
tekst i statuslinien i bunden af skærmbilledet:
Næste fejl
Hvis der er fundet fejl i en kladde med mange linier, kan det være
svært at finde dem. Stil så markøren på den første linie i kladden og
klik Næste fejl. Så springes der frem til næste linie med fejl, som så
kan rettes. Gentag det indtil der ikke er flere fejl og kør Check kladde
igen
Udskriv
Her kan udskrives kassekladde og/eller kasserapport. Det anbefales
at bruge udskriften Kasseklade
Når kladden er checket uden at der er fundet fejl, udskrives kassekladden.
Udskriv kun beholdningskonti
Det anbefales at markere dette.
Inkluder udeladte linjer
Se feltet Udelad bogføring ovenfor. Hvis dette felt er markeret, medtages udeladte linjer på udskriften.
Bogfør
Her bogføres kladden efter at den er udskrevet.
Beholdning
Her opsættes beholdningskontiene, dvs. de konti hvis saldo vises
øverst i kladden, se nedenfor:
Posteringer
Når der er indtastet et kontonummer i kladden, kan man v.hj.a. denne
knap få vist alle posteringer på den konto.
Finans/Kartotek
Her oprettes og vedligeholdes kontoplanen.
Hvis du ikke anvender AKC5, vil den spørge efter at bruge en skabelon til at oprette kontoplanen
fra. Dette er valgtfirit, men man kan med fordel anvende en skabelon, som man så tilpasser bagefter:
Er der ikke oprettet nogen kontoplan, spørges der om du vil oprette en kontoplan ud fra en række
standardskabeloner.
Kun AKC5
Rammekontoplanen skal være indlæst før du aktiverer dette menupunkt, da den automatisk opretter og opdaterer kontoplanen. Her må der ikke bruges anden kontoplan end
rammekontoplanen.
Svare du Ja, oprettes kontoplanen med kontoplansforslag. Bagefter kan du så tilføje dine
egne konti, samt slette de konti i kontoplansforslaget du ikke ønsker at beholde.
Hver gang du går ind i kontoplanen, checker programmet for evt. ændringer og tilføjelser i
rammekontoplanen, som så automatisk opdateres i kontoplanen.
Vær opmærlsom på, at der i nedenstående kan være felter du ikke har på din skærm. Det skyldes
at visse felter er afhængig af hvilke moduler man har købt til sin licens, som f.eks. Afdeling, Bærer
og Formål, som kræver koden til modulet Dimensioner
Fanen Oversigt
Når du kommer ind i kontoplanen, står du i en oversigt over alle finanskonti i kontoplanen.
Felter
Konto
Kontonummer. Når en først er oprettet, kan nummer kun ændres under Finans/Periodisk/Ændre kontonummer - se side [LINK]
Kontonavn
Kontoens nav
Kontotype
Drift, Status, Overskrift osv. Vær meget opmærksom på at få oprettet konti rigtigt. Det er en hyppig fejl, at man opretter en konto som driftskonto, hvor den burde have været en statuskonto.
Husk også at have god plads i din nummerserie til, at du på et senere
tidspunkt kan tilføje yderligere konti, uden at skulle lave hele kontoplanen om. Men lav ikke for mange konti - når en konto er blevet bogført på, kan den ikke uden videre slettes igen!
Sum fra
Opsætning af sammentællinger. Anvendes kun på konti med kontotype ”Sumkonto”, og angiver fra hvilken overskriftskonto der skal tælles
sammen.
T
Tiende/gavekonto? Kun konti der er afkrydset i dette felt kan modtage
posteringer med medlemsnummer. Det er for at undgå, at man ved
en fejl får bogført tiende/gaver på f.eks. en konto vedr. kopimaskine
eller i egenkapitalen.
Tiendetype
Kan enten være blank eller have værdien Kun §8A, og kan kun angives, hvis der er afmærket i kolonnen T (se ovenfor). Hvis denne værdi er angivet, vil der kun kunne bogføres med denne værdi på kontoen i kassekladde - se side [LINK].
Anvendelsen for dette ligger i, at når personer giver gaver til øremærkede formål, kan man iht. Skats regler ikke opnå fradrag iht.
§12 (gavebrevsordninger), men kun efter reglerne i §8A. Beløb der
er markeret med denne posteringstype vil derfor, i forbindelse med
tiendeafslutningen - se side [LINK] - ikke kunne bruge disse beløb til
fradrag iht. §12.
C
Check for medlemsid. Hvis markeret på en konto, vil der ved bogføring på konto i kassekladden - se side [LINK] - blive checket for om
medlemsid er angivet. Er det ikke det, vil bogføringen af kassekladden blive afbrudt.
Anvendes hvis man f.eks. ønsker, at en bestemt konto kun må indeholde tiende og gaver som kan henføres til oprettede medlemmer,
mens anonyme, kontante gaver skal bogføres på en anden konto.
Moms
Momskode. Under normale omstændigheder er frikirker ikke momsoligtige, men man kan oprette momskoder, uden sats, for at kunne beregne grundlag for evt. momsrefusion.
Kun AKC5
Ved indlæsning af Rammekontoplanen, opsættes automatisk momskode på visse konti. Den kan fjernes,og/eller der kan indsættes
momskode på relevante konti.
Disse koder anvendes på Momskontrolisten - Finans/Rapporter/Periodisk/Momskontroliste - se side [LINK].
Saldo i DKK
Dette er kontoen saldo i det aktuelle regnskabsår.
Tælleværk
Tælleværker giver mulighed for at lave specielle sammentællinger,
f.eks. til en ”ledelsesrapport” eller sammendrag, på en række konti
sidst i kontoplanen.
Et tælleværk angiver en alternativ sammentælling af konti, evt. på
tværs af kontoplanen. Alle konti, med det samme tælleværk, summeres sammen på de konti, der er mærket Tælleværk. Der tælles oppefra og nedefter i kontoplanen indtil den aktuelle tælleværkskonto. Du
kan oprette 99 tælleværker. Feltet er alfabetisk, og ikke numerisk.
På en posteringskonto (Drift/Status) eller sumkonto angives de tælleværker, som bevægelserne skal indgå i, f.eks. T1.
På konti med kontotype Tælleværk, kan man udskrive et eller flere
tælleværker. Der kan her anvendes basale regnearter (+,-,*,/), paranteser og/eller konstanter (tal).
Fanen Opsætning
Når du står på en konto i oversigten, kan du skifte til et billede med flere detaljer om kontoen
ved at klikke på fanen Opsætning.
Felter
Specielle felter af interesse i dette skærmbillede:
Kode
Du kan give en konto en kode som gør den nemmere at bruge i kassekladden. F.eks. kan konti for kasse, bank og giro oprettes med koden K, B og G. I stedet for at indtaste kontonummer i kassekladden,
kan man i stedet anvende denne kode.
Adgang
Her kan man evt. spærre en konto, som man ikke ønsker at bruge.
OBS! Konti der er bogført på, kan ikke slettes.
Export budget
Dette felt vedrører eksport til speciel budgetfunktion. Mere herom på
side [LINK].
Fanen Statistik
I dette skærmbillede kan du se periodetallene for den aktuelle konto. Det giver et hurtigt overblik over hvor meget er der posteret i en periode, evt. sammenlignet med budgettal.
Knapper i skærmbilledet
Kun de vigtigste er beskrevet her. Se den interne manual (F1) for beskrivelse af de øvrige knapper.
Posteringer
Her kan du se de posteringer der er bogført på kontoen
Budget
Her kan du se evt. budgetter på kontoen
Finans/Periodisk
Kun AKC5
Indberetning
Under dette punkt opsamles og indsendes finansdata periodisk til Servicecentret.
Denne kørsel tager alle posteringer op til den angivne dato, samler dem pr. regnskabsmåned iht. opsætningen på rammekontoplanen [LINK] og danner en fil, som evt. kan indsendes automatisk til Servicecentret.
De data som indsendes til Servicecentret markeres med et løbenummer – transferid –
som anvendes til at sikre, at der ikke er huller i indberetningen. TransferId kan ses på
finansposteringerne (Finans/Kartotek/Posteringer).
Når der i nedenstående billede angives en pr. dato, medtages alle posteringer uden tranferid, dog kun for posteringer fra og med Åbningsdaro (Generelt/Kartotek/Firmakartotek)
– se side [LINK].
Alm. indberetning
Pr. dato
Her angives den dato som der skal indberettes frem til (inkl.).
Transferid
Skal ikke udfyldes ved alm. indberetning
Udskriv rapport
Afkrydses hvis du ønsker at udskrive en oversigt over hvad der
bliver indberettet. Kan evt. senere udskrives under Finans/Rapporter/Periodisk/Indberettede beløb.
Dan fil
Afkrydses for at danne filen der skal indsendes til Servicecentret
Skriv START
Skriv START og klik på OK for at igangsætte.
Gendannelse af indberetning
Under visse omstændigheder kan det være nødvendigt at genfremsende en indberetningsfil til Servicecentret, f.eks. hvis en given indberetning er bortkommet eller ikke indsendt korrekt. Her vil Servicecentret anmode om genfremsendelse af et givent transferid.
Pr. dato
Efterlades blank
Transferid
Her angives det transferid der skal indsendes på ny
Udskriv rapport
Afkrydses hvis du ønsker at udskrive en oversigt over hvad der bliver indberettet
Dan fil
Afkrydses for at danne filen der skal indsendes til Servicecentret
Skriv START
Skriv START og klik på OK for at igangsætte.
Når filen er dannet, skal filen indsendes til Servicecentret. Såfremt der er installeret og opsat et lokalt e-mail program (Outlook, Windows Mail) kan dette ske automatisk. I så fald kan
du besvare ovenstående spørgsmål der fremkommer med Ja.
OBS! Hvis du har Microsoft Outlook installeret på din pc, men ikke ønsker at anvende dette, skal du under Medlem/Tilpasning/Parametre markere feltet ”Undlad at bruge Outlook”.
Hvis du ikke svarer ja til at indsende filen automatisk, skal dette gøres manuelt. Den dannede fil ligger i en mappen under der hvor Frikirke C5 programmet er installeret, og hedder
SERVCENTER/UDG. Den dannede fil hedder Transfer_XXX_YYYYY.AC5, hvor XXX er
menighedsnummeret (se Finans/Kartotek/Firmakartotek, 3. fane, feltet Menighedsnummer)
og hvor YYYYY er det dannede transferid.
Vedhæft filen til en e-mail og indsend den til akc5rapport@apostolic.dk.
Tip!
Hvis du indsender filen automatisk, modtager du en kvittering for at filen er modtaget
på Servicecentret.
Hvis der er krydset af for udskrift af rapport, vil der nu fremkomme en boks, hvor det angives på hvilken måde denne rapport ønskes udskrevet.
Budgettering
Der kan i hovedtræk lægges budget ind i programmet på 2 forskellige måder:
Manuelt
Budgettet lægges ind på konti via budgetkladde, og man angiver selv
budgettallet pr. konto og periode.
Automatiseret
Der udlæses en balance til et Excel regneark (kræver at Microsoft
Excel 2007 eller nyere er installeret på din pc). I dette regneark udfylder man de forskellige regnskabsperioder med de ønskede budgettal.
Det færdige budget importeres til Frikirke C5 og bogføres.
Overordnet om budgetter
Budget i C5 fungerer ved at budgetposter bogføres på de forskellige konti. Det er adskiller
budgetposter fra almindelige realiserede finansposter, er en markering med Budgetkode.
Hvis der i dette felt står ”Realiseret” er det en alm. finanspost. Står der en anden budgetkode,
er det en budgetpost (se Finans/Tilpasning/Budgetkoder for mere om budgetkoder).
OBS! Der kan ikke lægges budgetter på overskrifts-, sum- eller tælleværkskonti.
Det er muligt at sammenligne finansperiodernes akkumulerede budget og realiserede tal på
Fanen Statistik i Finans/Kartotek samt via diverse udskrifter i Finans/Rapporter. Via Menupunktet i Finanskartoteket er det endvidere muligt at se alle budgetposteringerne på hver
konto.
Budgettering er fleksibel og kan foretages alt efter behov. Budgetposteringer kan bogføres
med forskellige budgetkoder. Det er muligt at indlægge ankerbudget samt evt. revisioner på
den samme konto. Budgetkoden bestemmer, hvorvidt de indtastede posteringer betragtes
som ankerbudgettet eller evt. senere revisioner.
Under Finans/Tilpasning/Budgetkoder oprettes og vedligeholdes budgetkoderne. Før bogføring af budget vælges den budgetkode, bogførte budgetposteringer får tildelt. Parameteren
Budgetkode ved opdatering skal altså angives før bogføring under Finans/Tilpasning/Parametre/Finans. I modsat fald fremkommer fejlmeddelelse ved valg af menupunktet Budgettering. Det er ikke tilladt at benytte budgetkode Realiseret.
Det er endvidere muligt at indlægge budget:pr. konto, pr. afdeling, pr. bærer, pr. formål.
OBS! Afdeling, Bærer og Formål kræver, at man har anskaffet modulet ”Dimensioner” .
Budget kan indlægges pr. periode, pr uge, pr. 14. dag, pr, måned, pr. kvartal pr. halvår og pr.
år.
I menupunktet er der en undermenu med mulighed for indtastning, check, udskrift samt bogføring af Budgetkladde. Budgetposteringer opdateres først på finanskontoen, når budgetkladden er bogført.
Manuelt budget
Budgetkladde
I dette skærmbillede kan der foretages indtastning, check, udskrift og bogføring af budgetposteringer på finanskonti. Check, Udskriv og Bogfør foregår via Menupunktet til budgetkladden.
Konto
I budgetkladden indtastes posteringer på en finanskonto. En oversigt over oprettede kontonumre fås med kommandoen Oversigt. Via
Overfør konti i er det muligt at overføre hele eller dele af kontoplanen
automatisk til budgetkladden. Før overførsel vælges hvilke kontotyper, som ønskes overført. Aktivér Alt+H for en oversigt.
Når kontonummer er angivet, hentes automatisk forslag til felterne i
budgetkladden jf. kontoens stamdata fra Finans/Kartotek, samt gældende valutakurs pr. den angivne dato jf. Generelt/Kartotek/Valuta.
Alle felter kan ændres.
Dato
Her indtastes dato for budgetposteringen. Datoen er afgørende for,
hvilken periode budgetposteringer bogføres i og dermed hvilken periode posteringen skal indgå i som sammenligning til de realiserede
tal.
Datoen danner ligeledes udgangspunkt for, fra hvilken dato systemet
evt. skal påbegynde automatisk gentagning af budgetposteringer i
nærmere givne intervaller. Se nedenfor vedr. feltet Gentag.
Beløb
Her indtastes beløb i den aktuelle valuta, evt. excl. moms enten som
et éngangsbeløb eller et fast beløb, som systemet skal bogføre et
antal gange i et tidsrum. Intervallet bestemmes i feltet Gentag. Krediteringer indtastes med negativt fortegn.
Gentag
Systemet gentager automatisk budgetposteringer med det interval,
der angives i dette felt. En oversigt over mulighederne fås med Alt+H
eller der kan bladres mellem disse med mellemrumstasten. Der tages
ikke hensyn til evt. skiftende valutakurser i forløbet. Efterlades feltet
tomt posteres kun én gang.
Til dato
Systemet gentager postering af det angivne beløb med det angivne
interval indtil denne dato.
Tekst
Her kan anføres forklarende tekst til budgetposteringen. Aktivér kommandoen Alt+H for en oversigt over standardtekster.
Modkonto
Her angives, hvilken finanskonto budgetposteringen skal modkonteres på. Feltet SKAL udfyldes. Feltet Modkontonavn udfyldes automatisk, når modkonto indtastes.
Det foreslås at der her anvendes kontoen for Årets Resultat – se Finans/Tilpasning/Systemkonti eller lignende balancekonto.
Afdeling
Afdelingskoden følger budgetposteringen hele vejen gennem systemet. Der kan udskrives afdelingsbudget i Finansmodulet. En oversigt
fås med Alt+H.
Feltet vises kun såfremt licenskoden til Dimensioner er anskaffet.
Bærer
Bærerkoden følger budgetposteringen hele vejen gennem systemet.
Der kan udskrives budgetter på bærer i Finansmodulet. En oversigt
fås med Alt+H.
Feltet vises kun såfremt licenskoden til Dimensioner er anskaffet.
formål
Formålskoden følger budgetpostringen hele vejen gennem systemet.
Der kan udskrives budgetter på formål i Finansmodulet. En oversigt
fås med Alt+H.
Feltet vises kun såfremt licenskoden til Dimensioner er anskaffet.
Navn/Modkontonavn
Her hentes automatisk hhv. konto- og modkontonavn
Budgetkode
Budget = Ankerbudget, Rev 1, Rev 2 osv. = Revisioner til ankerbudget
Under Finans/Rapporter er det muligt at udskrive budgetposterne samt angive, hvilke budgetkoder udskriften skal dække. Budgetkoder oprettes og vedligeholdes under Finans/Tilpasning.
Automatiseret budget
Først skal der udlæses en budgetskabelon til et Excel regneark. Dette gøres under Fians/Peridiodisk/BudgetteringUdlæs budgetskabelon til Excel.
Udlæs budgetskabelon til Excel
Budgetskabelonen dannes ved at man danner et Excel regneark med en balance for en given periode. Disse tal kan man så bruge som udgangspunkt i sin skabelon for at danne det
nye års budget.
År
Det år man ønsker udskrevet i budgetskabelonen
Skæringsdato
Da der ofte startes på budget før et regnskabsår er omme, angives
der her en skæringsdato. For alle perioder der ligger før denne dato,
tages de realiserede tal. For perioder efter denne dato, tages budgettallene.
Budgetkode
Hvilke budgetkoder skal medtages i udlæsningen (se mere om budgetkoder (se mere i den interne manual under Finans/Tilpasning/
Budgetkoder).
Skip tomme
Hvis der er krydset af her, medtages konti uden tal ikke.
Skalering
Her angives hvordan tallene der udlæses skal afrundes: 1 = afrund til
hele beløb, 10= afrund til hele 10, 100=afrund til hele 100 osv. Normalt angives blot 1 som skalering.
Når der klikkes Ok dannes regnearket, som automatisk åbnes i Excel. Det kan så navngives
og gemmes som det måtte ønskes.
Vigtigt! Når man arbejder med det dannede regneark er det vigtigt at man ikke retter i rækkefølgen af kolonner, hvis man ønsker at importere budgettallene efterfølgende. Visse felter
m.m. er spærret for at sikre det så meget som muligt, men ikke alt kan lukkes korrekt af.
OBS! Konti i kontoplanen kan overspringes ved udlæsning. Dette sker ved at krydse af i feltet ”-Export budget”.
Indlæs budgetskabelon fra EXCEL
Ved indlæsning af budget udpeges først det Excel regneark som skal indlæses.
År
Det år som budgettet vedrører. Husk at regnskabsåret først skal være
oprettet under Finans/Tilpasning/Perioder.
Budgetkode
Den budgetkode som budgettet indlæses med. Normalt ”Budget” for
anker-/grundbudgettet.
Slet eksisterende bud- Hvis der afkrydses her, slettes et evt indlagt budget for det
get
pågældende år. På den måde kan man få en ryddet op et evt. fejlagtigt budget.
Skriv START
Skriv Start og klik Ok for at igangsætte indlæsningen.
Når budgetter er indlæst, åbnes budgetkladden (Finans/Tilpasning/Budgetkladde), som
checkes, evt. udskrives og bogføres.
Ændre kontonummer
Under dette menupunkt kan man ændre et kontonummer. Vær opmærksom på ikke at ændre kontonumre unødigt eller på en måde som kan give et ikke retvisende billede af regnskabet. Dette er
f.eks. en fare hvis man ændrer et kontonummer midt i et regnskabsår, hvor kontoen f.eks. skifter
fra at ligge under Udgifter til at være en indtægtskonto
Kun AKC5
For at sikre konsistensen i indberetningen til Servicecentret, er der i AKC5 indlagt begrænsninger for at ændre kontonummer på visse konti.
Kørslen ændre kontonummeret alle de steder hvor det er anvendt i systemet (f.eks. på finansposteringer, systemkonti m.m.).
Fra
Her angives kontonummer for den konto der skal ændres
Til
Her angives det kontonummer, som kontoen skal ændres til
Skriv ÆNDRE
Skriv Ændre og klik Ok for at igangsætte
Vær opmærksom på hele programmet låses mens kørslen afvikles.
Primo/Ultimo
Når et nyt regnskabsår skal startes, skal der, efter at finansperioderne for det nye år er oprettet (Finans/Tilpasning/Perioder) dannes primoposter (åbningsposter) for det nye regnskabsår.
Dette sker under Finans/Periodisk/Primo/Ultimo/Dan primoposteringer.
I dette billede udfyldes som vist ovenfor, og der klikkes Ok.
Overførselsmetode
Drift=0 Status=0
Primosaldo på både drift- og statuskonti nulstilles. Denne metode
anvendes, såfremt sidste års tal ikke skal videreføres til indeværende
år, f.eks. hvis primobalance indtastes manuelt, eller hvis primobalancen først ønskes dannet efter revidering. Det er muligt at danne primosaldi senerehen ved at aktivere kørslen igen, blot med en af de to
andre overførselsmetoder.
Drift=0 Status=Ultimo
Denne metode er den mest almindelige. Primosaldo på driftkonti nulstilles, primosaldo på statuskonti sættes lig ultimosaldo. Hele driften
nulstilles og driftsresultatet overføres automatisk som saldo på ’Konto
for årets resultat’ jf. Finans/Tilpasning/Systemkonti. Såfremt Årets resultat ikke er udfyldt under Systemkonti, bogføres på fejlkontoen.
Drift=Ultimo Status=Ultimo
Ultimosaldo på både drift- og statuskonti videreføres som primosaldo Status=Ultimo vedr. indeværende år. Denne metode anvendes, hvis
foregående års saldi skal videreføres i indeværende år, f.eks. hvis
regnskabsåret forlænges.
OBS!Der anvendes altid Drift=0 Status=Ultimo, med mindre der
er speciel grund til andet.
Primo
Her indtastes den primoperiode, som der ønskes dannet primoposter i Periodestart skal være ’PR.01.xx’. Du kan angive specifikationsgrad af primoposterne. Specifikationsgraden angives på følgende måde:
Pr. afdeling
Ved markering dannes der en primopostering pr. afdelingskode, som
er anvendt på kontoen. I modsat fald ignoreres afdelingskoden, når
der dannes primoposter. Kan kombineres med de følgende specifikationsmuligheder.
Pr. bærer
Ved markering dannes der en primopostering pr. bærer, som er anvendt på kontoen. I modsat fald ignoreres bærerkoden, når der dannes primoposter. Kan kombineres med de følgende specifikationsmuligheder.
Pr. formål
Ved markering dannes der en primopostering pr. formål, som er anvendt på kontoen. I modsat fald ignoreres formålskoden, når der dannes primoposter. Kan kombineres med de følgende specifikationsmuligheder.
Pr. momskode
Der dannes en primopostering pr. momskode, som er anvendt på
kontoen. Momskoden kan ses på primoposten, men medfører ikke
momstræk, det er blot en oplysning. Kan kombineres med de øvrige
specifikationsmuligheder.
Momsbeløb
Momsbeløbet, som er trukket i automatisk moms, vises i feltet Moms
beløb på primoposten. Dette medfører ikke momstræk, det er blot en
oplysning. Momsbeløbet er allerede posteret, da de oprindelige posteringer blev bogført. Momsbeløbet kan vises på primoposter, uanset du har valgt specifikation Pr. momskode eller ej.
Debet/Kredit
Der dannes både en debet og en kredit primopostering, hvis der både
har været debet- og kreditposteringer. I modsat fald dannes kun een
nettopostering. Kan kombineres med de øvrige specifikationsmuligheder.
Specifikationsgraderne kan som nævnt kombineres. Hvis der ikke angives nogen, dannes en primopostering pr. konto (med bevægelse),
Budgetkode og valuta. Budgetkoden skal med for at skille realiserede
og budgetterede poster. Valutakode skal med af afstemningshensyn.
Skriv START
Skriv Start og klik Ok for at igangsætte
TIP!
Denne kørsel kan køre et ubegrænset antal gange og skal mindst
køres når man er færdig med alle posteringer i det gamle regnskabsår. Det anbefales dog at man kører den hver gang efter at
man har bogført poster i det gamle regnskabsår.
Finans/Rapporter
Stamdata
Kontoplan
Her udskrives en oversigt over kontoplanen.. Kan evt. medtage notater på kontiene.
Posteringer
Posteringsliste
Denne rapport er god at anvende til udskrift af udvalgte posteringer,
f.eks.afgrænset på dato, bilag og/eller transaktionsnummer, når man
gerne vil skabe sig et overblik over et udvalg af finansposter.
Husk at man, når man står i afgrænsingsboksen, kan indsætte ekstra
felter i afgrænsingen med F2 eller slette felter med Alt+F9.
Balancer
Simpel balance
Dette er en forenklet udskrift af balancen (sammenlignet med de
mere avancerede muligheder under Finans/Tilpasning/Rapporter/Balancer/Balancer avanceret).
I boxen angives blot perioden, samt – ved afkrydsning i feltet nedenunder – om man vil have samme periode sidste år med i udskriften.
HUSK at angive startdato som PR.01.XX hvis du vil have primoposterne med i udskriften (vigtigt ved statuskonti, idet man ikke kan stole på balancesummen),. Se mere under Finans/Tilpasning/Perioder
– side [LINK]).
Balancer avanceret
Under dette menupunkt finder man muligheden for at udskrive balancer på en lang række forskellige måder (med/uden budgetter,
sammenholdelse af forskellige regnskabsperioder/-år, balancer med
afvigelse i beløb og procent i forhold til budget eller sidste år, periode
+ år-til-dato osv). For den avancerede bruger kan man under Finans/
Tilpasning/Balancer selv opbygge sine egne udgaver af balancer,
hvor man selv bestemmer rækkefølge og størres af kolonner. Se evt.
den interne manual under dette menupunkt for yderligere.
For nærmere vedr. brugen af avancerede balancer, se den interne
manual når du har aktiveret menupunktet.
Saldooversigt pr. måned
I modsætning til Simpel og avanceret balance (se ovenfor), som udskriver samlede tal for den angivne periode, udskriver denne udskrift
en balance, hvor der vises en kolonne for hver regnskabsmåned,
samt en total yderst til højre.
Periodisk
Kontospecifikation
Her kan der udskrives et finanskontoudtog pr. kontonummer
med medlemsnummer
Momskontrolliste
Kun AKC5.
Her udskrives årligt en liste over tal pr. momskode, som anvendes til
at søge momsrefusion hos Staten.
Indberetningslog
Kun AKC5.
Her kan udskrives en oversigt over hvilke indberetninger (Finans/
Periodisk/Indberetning) der er dannet og sendt i en given periode.
Indberettede beløb
Kun AKC5.
Her kan du udskrive indholdet af en indberetning/transfer id (Finans/Periodisk/Indberetning) - se side [LINK]
Budgetter
Budgetoversigt (scale) Her kan du udskrive en oversigt over et evt. budget (se side [LINK]
for mere om budgetter), opstillet med en kolonne pr. måned, evt.
afrundet til hele 100/1000 osv. Svarer i opbygning meget til Finans/
Rapporter/Saldooversigt pr. måned).
Finans/Tilpasning
Perioder
Herkan du se/oprette regnskabsperioder. Hvis ikke der er noget regnskabsår oprettet, kan der ikke bogføres. Samme procedure gentages,
når du skal starte et nyt regnskabsår ved udgangen af et kalenderår.
Herkan du se/oprette regnskabsperioder. Hvis ikke der er noget regnskabsår oprettet, kan der ikke bogføres. Samme procedure gentages,
når du skal starte et nyt regnskabsår ved udgangen af et kalenderår.
Klik på knappen Nyt år. Det åbner et vindue hvor du skal angive hvilket regnskabsår der skal oprettes.
INFO: Om regnskabsperioder
Et regnskabsår i C5 består af 14 perioder: 12 kalendermåneder,,
samt systemperioderne ’PR’ (primo) og ’UL’ (ultimo). Når du opretter et regnskabsår f.eks. 01.2013 – 12.2013, oprettes der samtidig
en Primo periode (PR.01.13) og en ultimo periode (UL.12.13) på
hver sin side af kalendermånederne
Primoperioden er den periode hvor regnskabets åbningssaldi ligger,
når du afslutter et regnskabsår. Den kan du ikke bogføre i manuelt.
Ultimoperioden kan bruges til at bogføre efterposteringer i, såfremt
man ikke ønsker at de skal indgå i en af månederne.
Som standard kan du bogføre i alle måneder. En periode er ikke
spærret, før du vælger at gøre det her. Det kan dog kraftigt anbefales,
at man kun har de nærmeste måneder åben. De andre perioder kan
sættes til ”Spærret”. Der kan i feltet Status vælges mellem:
Åben
Perioden er åben for bogføring
Spærret
Perioden er spærret, men kan åbnes når der skal bogføres i den
Åben
Perioden er lukke og kan ikke lukkes op igen
Kun AKC5
Programmet beder automatisk om at lukke et regnskabsår, når du
kommer til udgangen af april i efterfølgende år. Det sker aht. Servicecentrets revision, så der efter afsluttet revision ikke kan bliver
bogført i et afsluttet regnskabsår. Så snart regnskabet er afsluttet
for et år, bør det gamle år lukkes.
Kun AKC5
Indtastning af gamle regnskabsår
Selvom du f.eks. starter AKC5 pr. 1/1 2013, kan du ganske udmærket indtaste tal for tidligere regnskabsår, så du har sammenligningstal at arbejde med. Det er Åbningsdatoen under Generelt/Kartotek/
Menighed/Menighedsoplysninger (se side [LINK]) som bestemmer
fra hvornår data indrapporteres til Servicecentret. Hvis du f.eks. vil
lægge tal ind for 2011 og 2012, skal du starte med at oprette 2011,
derefter 2012 og til sidst 2013. Har du først oprettet et år, kan du
ikke uden videre oprette et år der ligger før det seneste der er oprettet.
Moms
Kun AKC5
Når der indlæses en rammekontoplan, er der angivet momskode
på visse konti. Der kan efterfølgende angives momskode manuelt på visse konti, iht. vejledning og aftale med Servicecentret.
Disse momskoder er oprettet uden momsprocent (hvilket ikke skal
ændres), idet menighederne ikke kører alm. momsregnskab. Markeringen med momskoder anvendes alene til at danne indholdet af
Momskontrollisten (Finans/Rapporter/Periodiks/Momskontrolliste),
hvis indhold bruges til årligt at ansøge om momsrefusion hos Staten.
Systemkonti
Følgende tre systemkonti skal oprettes før bogføring påbegyndes:
Fejlkonto
Bør være en statuskonto, som en af de sidste i kontoplanen
Øredifference
Normalt en driftskonto til f.eks. kassedifferencer o.lign.
Årets resultat
En statuskonto under egenkapitalen, hvor årets driftsresultat overføres til i kørslen Dan primoposter – se side [LINK]
Kun AKC5
Fejlkonto og Årets resultat er som standard udfyldt efter indlæsning af rammekontoplanen, mens øredifference (kassedifference)
kun vil være udfyldt hvis du har oprettet kontoplansforslaget.
Kladdenavne
Her oprettes og vedligeholdes kassekladderne og deres bilagsserier m.m. Der kan oprettes et
valgfrit antal kassekladder til indtastning af posteringer, dvs. at flere brugere kan postere i hver sin
kladde samtidig. Hver bruger kan skifte mellem flere kladder, såfremt disse ikke er ibrug af andre
Se den interne manual for nærmere beskrivelse af felterne..
Tip!
Hvis du kommer forkert ud af en kassekladde/programmet går ned mens en kassekladde
er åben, vil du ikke kunne åbne den via Finans/Dagligt. Under dette menupunkt kan du
åbne en låst kladde ved at stille markøren i feltet ”Adgang”, klikke på dropdown pilen og
vælge ”Åben”.
Du kan kun dog kun åbne en låst kladde hvis den er låst af dit brugerlogin eller du er logget ind som Supervisor (Generelt/Dagligt/Skrift brugertype).
Tekster
Under dette menpunkt findes dels de systemtekster som anvendes i finansmodulet Alle tekster med nummer 1-99 er systemtekster og bør ikke ændres (ud over evt. oversættelse til andet
sprog), og kan heller ikke slettes.
Du kan oprette dine egne tekster fra nummer 100 og frem. Disse kan anvendes i kassekladden
, i feltet ”Tekst”. Du kan enten indtaste nummeret i ”Tekst” og taste Enter, eler vælge ved at taste
Alt+H/klikke på pilen i feltet for at få en oversigt frem. Se side [LINK].
AKC5 Opsætning
Rammekontoplan
Indlæsning af kontoplan
OBS! Såfremt du under Menighedsoplysninger har valgt Kun tienderegnskab i Regnskabstype, skal du ikke bruge kontoplanen og du kan derfor skippe dette afsnit.
Fra Servicecentret er der udarbejdet en rammekontoplan. Det vil sige, en kontoplan som udstikker visse rammer for opbygningen af kontoplanen, men som stadig indeholder så meget
spillerum, at du kan oprette mange egne konti. Rammekontoplanen er opstillet så de nødvendige krav for indrapportering til Servicecentret kan overholdes. I praksis foregår det ved, at der
i kontoplanen er et antal overskrifter og sammentællinger, f.eks. til tiendeindtægter. Indenfor
det interval kan du så oprette de konti du ønsker. Det er ikke vigtigt hvilke numre du anvender i
det interval, det er sammentællingen som Servicecentret skal bruge og som indrapporteres.
Der er dog undtagelser. Visse konti skal være præcis det samme hos dig som hos Servicecentret. Det gælder f.eks. kreditforeningslån m.m. Disse intervaller er låst og såfremt du mangler
en konto til dette formål, skal du derfor afklare det med Servicecentret. Du vil så modtage en
servicefil med de nye konti.
Den fil med rammekontoplan du modtager indeholder alle konti. Derfor skal du sikre dig, at du
har udfyldt menighedsoplysningerne med det korrekte menighedsnummer, da der i indlæsningen kun udvælges de konti som er relevante for dit menighedsnummer (læs om Menighedsnummer på side [LINK]).
Ved installationen har programmet automatisk lagt den sidste nye rammekontoplan i en mappe
på din computer (se appendix om filplaceringer m.m.). Du skal starte med at indlæse/opdatere
din rammekontoplan.
Klik på knappen Indlæs rammekontoplan. Der spørges nu om du vil indlæse en komplet opsætning. Klik på Ja.
Der sker ikke noget ved at indlæse rammekontoplanen flere gange. Den indlæser kun rettelser/tilføjelser fra gang til gang.
Felterne i Rammekontoplan
Vær opmærksom på, at du ikke kan rette i dette skærmbillede. Det er alene til brug for at du
kan se hvordan rammekontoplanen er oprettet
Kontonummer
Kontonummer som oprettes i finanskontoplanen
Kontotype
Er kontoen en Drift, Status, Overskrift, Sum?
A
Automatisk. Skal kontoen oprettes automatisk? De konti der ikke er markeret her er forslag til konti. Når man første gang går ind i Fi
nans/Kartotek bliver man spurgt om man vil oprette et kontoplansfor
slag. Svarer man nej, vil kun konti markeret som Automatisk blive op
rettet.
Sum fra
Hvis kontoen er en Sumkonto, hvorfra skal sammentællingen bereg
nes?
R
Rapporter. Skal beløb fra denne konto rapporteres til Servicecentret?
S
Specificer. Skal de enkelte posteringer specificeres i rapporteringen til Servicecentret?
T
Tiende og gaver. Må denne konto/dette interval bruges til at bogføre tiende/gaver på? Har betydning for integration med medlemssyste
met.
L
Låst. Er kontointervallet/kontoen låst, dvs. der kan ikke oprettes konti i dette interval?
BeskrivelseKontonavn
Type
Dette felt har sammenhæng med Regnskabstypen (se side [LINK]). Alt afhængig af hvad der er valgt, oprettes konto/interval kun hvis det stemmer overens med den valgte regnskabstype
DK-forslag
Her angives hvilken side bogføring på kontoen normalt sker i (Debet/
Kredit). Kan hjælpe med at huske om der skal debiteres eller kredite
res på kontoen.
Systemkode
Anvendes til Systemkonti og Beholdningskonti.Systemkonti er konti som systemet bruger pr. automatik. De findes under Finans/Tilpas
ning/Systemkonti. Nogle af dem oprettes automatisk, andre kun hvis du vælger at oprette kontoplansforslaget.
Beholdningskonti bruges i kassekladden og er konti som kasse, bank og giro – side side [LINK].
Serviceopdatering
Dette menpunkt bruges til at indlæse en evt. speciel kørsel, iht. instruks fra Damkjer.com.
Dette anvendes til at lave rettelser m.m. i data som ikke er generelle, men specifikke, éngangskørsler til rettelse/korrektion af data.
Log
Her kan du finde en log over systemhandlinger, såsom indberetninger til Servicecentret m.m. Medlemssystemet
Medlem/Dagligt
Tiendekladde
Tiendekladden anvendes kun såfremt man ikke anvender kassekladden i Finans/Dagligt til at bogføre medlemmers tiendeindbetalinger. For at den kan anvendes, skal det være angivet under Medlem/Tilpasning/Parametre – Brug tiendekladde.
OBS! Poster der bogføres i tiendekladde, overføres ikke til finans!
Dato
Dato for posteringen
Medlem
Medlemsnummer
Tip!
Du kan både indtaste medlemsid,
tiendenummer,
hele eller dele af
navn eller CPR/
CVR nummer.
Såfremt der findes
flere der passer på
det der indtastes,
åbnes et billede
hvor man kan vælge hvilket medlem
man vil bogføre
på.
Tiendetype
Feltet kan enten være blankt eller have værdien Kun §8a. Såfremt
sidstnævnte vælges, kan beløbet kun anvendes på en §8a kvittering,
også selvom medlemmet har en §12 tiendekontrakt. Dette er for at
overholde reglerne omkring øremærkede gaver, som ikke må anvendes til at dække §12 forpligtigelser.
Løfte
Såfremt der er et aktivt løfte på det aktuelle medlem (Medlem/Kartotek/Tiende/Gaveløfter), kan man her angive at beløbet vedrører et
løfte.
Tekst
Bogføringstekst
Beløb
Beløb – husk fortegn minus, hvis det er en korrektion, hvor et beløb
skal tilbageføres.
Medlem
Her vises medlemsnavn når medlemsnummer er indtastet
Tiendenr
Viser evt. tiendenummer på medlemmet (se side [Link]).
Knapper i skærmbilledet
Check
Check kladden for evt. fejl
Udskriv
Udskrift af tiendekladden (ikke tvungent, men anbefales)
Bogfør
Opdater kladden og bogfør posterne på medlemmerne.
Medlem/Kartotek
Selvom vi i denne vejledning bruger ordet ”medlem” i mange sammenhænge, betyder det ikke,
at dem der registreres i systemet skal være medlemmer af menigheden. Det er blot et udtryk for,
at det er her vi registrerer de personer som er medlemmer, eller i øvrigt tilknyttet på en mere eller
mindre formaliseret måde, for at kunne opsamle visse centrale data.
Vær opmærksom på, at der, især for tiendeydere, registreres en række forholdsvis følsomme
data. Derfor er der dog også en vis brugersikkerhed. Senere beskrives hvordan brugersikkerheden i systemet er opbygget, så man kan have brugere af systemet der kan se medlemsdata, men
f.eks. ikke tiendedata, CPR-nummer osv. Det er meget vigtigt at det gennemgås godt.
Skærmbilledet består af 3 faner:
Oversigt
Giver det hurtige overblik over medlemmerne i kartoteket.
Generelt
Detaljer om medlemmet (adresse, telefon, email, billede osv).
Personligt
Fødselsdato, civilstand, CPR/CVR nr.,
Tip!
Visse felter (CPR nr. m.m.) er kun synligte hvis medlemmet er tildelt
brugerrettigheder i overensstemmelse hermed. Dette sker under
Generelt/Tilpasning/Adgangskontrol/Brugere og grupper - se side
[LINK]
Fanen Oversigt
Medlemsid
Dette nummer er ”nøglen” til medlemmet, medlemsnummeret. Nummeret kan være op til 10 tegn langt og kan indeholde både tal og bogstaver.
Under Medlem/Tilpasning/Parametre kan du sætte programmet op til
selv at tildele medlemsid (se side [LINK]). Ved oprettelse af nyt medlem, vil programmet finde det højeste medlemsnummer der findes i
kartoteket og lægge en til.
Når et medlem er oprettet, kan medlemsid ikke rettes her. Det i stedet skal ske under Medlem/Periodisk/Ændre medlemsid. Denne kørsel
retter medlemsid i alle de kartoteker hvor det er brugt, og sikrer dermed at ingen data går tabt.
Man kan søge på medlemsid ved blot at indtaste nummeret i feltet og trykke Enter.
Fornavn
Medlemmets fornavn
Mellemnavn
Medlemmets mellemnavn. Kan udelades på visse udskrifter.
Efternavn
Medlemmets efternavn
Søg efter
Dette felt fungerer som søgefelt. Indtast navn eller nummer og tast
Enter. Oversigten vil så kun finde og vise de poster der passer med
det indtastede.
Hvis der er markeret i ”Hurtig søgning” søges der kun i begyndelsen
af feltet, hvorimod der ved manglende markering vil blive søgt også
inde i feltet.
Tip!
Søgefeltet kan tilgås med Ctrl+F
Filter
Her kan man vælge af filtrere medlemsoversigten ud fra følgende:
Alle
Viser alle poster i medlemskartoteket
Aktive
Viser kun aktive, dvs. udmeldte og afdøde vises ikke
Udmeldte
Viser kun udmeldte
Døde
Viser kun afdøde
Fanen Generelt
Medlemsid, fornavn, mellemnavn og efternavn er det samme som
ovenfor.
Adresse
2 linier til adresseoplysninger.
Postnr/by
Postnummer og by.
Tip!
Man kan her nøjes med at indtaste postnummer eller bynavn og
taste Enter, så finder programmet selv det korrekte bynavn. Få en
oversigt over postnumre ved at klikke på knappen til højre i feltet
eller taste Alt+H (felthjælp).
Land
Evt. landebetegnelse. Lande oprettes under Generelt/Kartotek/Landekoder
Køn
Mand/Kvinde. Bruges bl.a. til at teste om CPR-nummer er korrekt indtastet.
Billede
Hvis du gemmer et billede i JPG-format (f.eks. i mappen Pictures,
under mappen hvor programmet er installeret), vil det blive vist i højre del af skærmbilledet
Medlemstype
Her kan vælges mellem Ikke-medlem, Medlem, Fast deltager og Associeret medlem.
Optaget d.
Dato for optagelse som (associeret) medlem.
Døbt d.
Dåbsdato
Udmeldt d.
Er medlemmet udmeldt/overflyttet til anden menighed, angives det i
dette felt
Død d.
Er medlemmet afgået ved døden, kan datoen angives i dette felt.
Felterne Udmeldt og Død bruges bl.a. i tiendestyringen, idet der ikke
kan registreres tiende og gaver efter denne dato.
Notat
Her kan der lægges diverse notater, interne informationer ind. Klik på
ikonet eller tast Alt+N.
Fanen Personligt
Telefon
Medlemmets alm. telefonnummer
Fax
Evt. faxnummer
Mobil
Email
Evt. mobilnummer
Evt. e-mail adresse. Er der indtastet en gyldig adresse her, kan du
sende en e-mail ved at klikke på knappen E-mail. Derved startes
dit e-mail program automatisk med e-mail adressen som modtageradresse. Det kræver dog, at du har et lokalt installeret e-mail program, såsom Windows Mail eller Outlook opsat.
Tlf. arbejde
Evt. arbejdstelefonnummer/mobilnummer
Født d.
Fødselsdato (dd.mm.åååå). Såfremt CPR-nummer udfyldes under
Tiende, vil dette felt blive udfyldt med oplysninger herfra.
Civilstand
Her kan vælges mellem, Ugift, Forlovet, Gift, Enke/Enkemand, Fraskilt, Samboende.
Bryllupsdato
Dato for evt. vielse. Bruges bl.a. til at udregne mærkedage - se Medlem/Periodisk/Mærkedage.
Partner
Medlemmets ægtefælle, forlovede, partner bør/kan også oprettes i
kartoteket. I dette felt angives så partnerens medlemsid. Derved udfyldes tilsvarende oplysninger på partnerens medlemsoplysninger,
samt civilstand, hvis medlemmet er registreret som gift, forlovet, samboende, enke/enkemand.
I feltet nedenunder vises partnerens/ægtefællens navn
CPR
Såfremt medlemmet har en forpligtigelseserklæring, skal CPR udfyldes med korrekt CPR nummer. Der er check på om det er et gyldigt
CPR nummer. Ved udfyldelse rettes Født d. (se ovenfor) automatisk.
CVR
Såfremt medlemmet er en virksomhed, angives CVR nummeret her.
OBS! Der kan ikke angives både CPR og CVR nummer på samme
medlem!
Tiendenr
Nummer på tiendekontrakt. Max. 10 tegn og kan indeholde både tal
og bogstaver. Det anbefales at man f.eks. kalder det T24 osv. for at
undgå sammenblanding med medlemsid. Bruges bl.a. ved indtastning
i bogføringskladde.
Samme tiendenr. kan bruges på 2 medlemmer samtidigt. Der er mange steder at ægtepar indbetaler samtidigt. Derved registreres tiendeindbetalingen kun på det ene medlem. Ved årsafslutning kan beløbet
så fordeles så det ønskede beløb automatisk føres over på ægtefællen (se senere om Årsafslutning i medlemssystemet).
Ingen fradrag
Email kontoudtog
Såfremt medlemmet aldrig ønsker at få §8a kvittering for indbetalte
gaver, kan det markeres i dette felt. Så vil visse tjek og kontroller blive udeladt for dette medlem.
Såfremt medlemmet ønsker at modtage kontoudtog/indbetalingsoversigt pr. email, kan det markeres her.
OBS! Dette kræver at tillægsprogrammet PDFprinter er installeret og
sat op, hvilket ikke er standard, da det skal tilkøbes særskilt. Se mere
på side [LINK].
Nøgleord
Her kan der angives ét eller flere nøgleord på et medlem, som kan
bruges til at udsøge medlemmer til brevfletning, udsendelse af
e-mails m.m.
Nøgleord oprettes under Medlem/Tilpasning/Nøgleord.
Nøgleord
Dette valgte nøgleord
Start
Evt. startdato for hvornår nøgleordet er gældende for medlemmet
Slut
Evt. slutdato for hvornår nøgleordet er gældende for medlemmet.
Beskrivelse
Beskrivelse. Hentes fra Medlem/Tilpasning/Nøgleord.
Knapper i skærmbilledet
Tiende
Åbner en undermenu med følgende punkter:
Posteringer
I dette billede kan du se de enkelte tiende/gave posteringer.
Dato
Dato for posteringen
Beløb
Beløb i DKK
Bilag
Bilagsnummer
Tekst
Evt. bogføringstekst
Løftetype
Evt. løftetype (se side [LINK])
Tiendetype
Evt. tiendetype (se side [LINK])
Transaktion
Transaktionsnummer. Et systemfelt som bruges til at forbinde posteringer der hører sammen i samme bogføring..
Ma
Manuel. Afmærket hvis posteringen er lagt ind via Tiendekladden under Medlem/Dagligt. Derved er posteringen ikke bogført i finansregnskabet.
Posteringskode
Angiver om det er en normal postering, primopost (overført fra tidligere år), ultimopost (beløb overført til næste år), eller mellemregningspost (beløb overført til/fra andet medlem).
Knappen Transaktion bruges til at slå op og vise de finansposter
som hører til denne transaktion. Bruges især i afstemningsøjemed.
Knappen Grundlag giver adgang til et skærmbillede som viser alle
de steder i C5 hvor den pågældende transaktion er bogført. Bruges
primært i afstemningsøjemed.
Saldi
I dette billede kan du se hvor meget medlemmet har indbetalt i tiende/gaver i en given måned. Ud for månedens angives beløbet i dette
år, og i feltet til højre vises et evt. beløb fra samme måned sidste år.
Gaveløfter
Under Medlem/Tilpasning/Løftetyper kan der oprettes en række løfter, så man kan styre tidsbegrænsede indsamlinger til specifikke formål og projekter – se side [LINK].
På medlemmet vil man under det aktuelle menupunkt oprette de løfter som medlemmet har givet tilsagn om.
Oprettet
Oprettelsesdato
Løftetype
Løftetypen (fra Medlem/Tilpasning/Løftetyper)
Beskrivelse
Beskrivelse – hentes fra stamkartoteket
Løfte
Det beløb som medlemmet har givet tilsagn om
Indbetalt
Her vises hvad medlemmet samlet har indbetalt vedr. dette løfte
Rest
Evt. manglende beløb (eller for meget indbetalt)
Aktiv
Hvis feltet er markeret, er løftet aktivt og der kan bogføres på det. I
modsat fald er det passivt og kan ikke anvendes mere.
Knapper i skærmbilledet
Aktive/alle
Skifter mellem at visse alle eller kun aktive løfter (se feltet Aktiv ovenfor)
Udskriv
Via denne knap kan der udskrives en oversigt over løftet og de indbetalinger der er foretaget.
Tip!
Ved udskrift af tiendekontoudtog (Medlem/Kartotek/Udskrifter/
Tiendekontoudtog eller Medlem/Rapporter/Tiende/Tiendekontoudtog) er det muligt at få medtaget aktive løfter på udskriften.
Årsafslutninger
Her vises årsafslutningerne for det pågældende medlem. Se beskrivelsen af skærmbilledet
under Medlem/Periodisk/Tiendeafslutning (multi) - se side [LINK].
Efterberegn saldi
Hvis tallene under Saldi ikke synes at stemme, kan med dette menupunkt køre en efterberegning af saldi. Den vil gennemløbe posteringerne og sikre at der står korrekte tal. Efterberegner saldi på det aktuelle medlem.
Saldi kan efterberegnes på flere/alle medlemmer under Medlem/Periodisk/Efterberegn saldi se side [LINK].
Indberetningslog
I dette skærmbillede vises en oversigt over de indberetninger til Skat der er foretaget, med
angivelse af år, §12, §8a, dato og klokkeslet).
Tiendekontrakter
Under dette menupunkter oprettes og vedligeholdes tiendekontakter/gavebreve (§12).
Et medlem kan have op til flere samtidige tiendekontrakter, og når en kontrakt udløber, skal
den ikke slettes herfra, idet data gemmes aht. historik og statistikker.
Indholdet bruges bla. i tiendeanalysen - se side [LINK].
Nummer
Løbenummer, som tildeles automatisk.
Løbetid
Her kan vælges mellem:
• Fornyes hvert tiende år
• Fortløbene (min 10 år)
Kontraktform
Her vælges mellem
• Fast årligt beløb
• Fast procensats
Sats
I dette felt angives enten det årlige beløb (hvis kontraktformen er Fast
årligt beløb eller procentsatsen der beregnes efter (hvis kontraktformen er Fast procentsats).
Startdato
Ikrafttrædelsesdato for kontrakten. Se under Medlem/Tilpasning/Para
metre - §12 startdato <> 1/1, hvor det angives om en tiendekontrakt
kun kan starte 1/1 eller på et vilkårligt tidspunkt i løbet af året.
Udløbsdato
Skal angives såfremt løbetiden er angivet til Fornyes for hvert 10. år
(se ovenfor).
Beregningsgrundlag
Dette skal angives, såfremt Kontraktformen er angivet som Fast procentsats.
Åben
Markeret hvis kontrakten stadig er aktiv. En kontrakt forbliver aktiv
hvis der er angivet en Udløbsdato og indtil der er kørt årsafslutning
(Medlem/Periodisk/Årsafslutning) for det år den udløber.
Knapper i skærmbilledet
Tiendekontrakt
Via denne knap dannes en PDF-fil med data som kan udskrives
Åbne/alle
Med denne knap skiftes der mellem at vise alle tiendekontrakter
(også udløbne) eller kun den/de aktive (markeret i feltet Åben).
Børn
Knappen Børn åbner et billede hvor man kan indtaste evt. børn. Skærmbilledet skifter udseende
alt efter om der ikke er registreret en partner (se side [LINK]) på medlemmet. Nedenfor gives nogle eksempler. Det beror sig på, at der i systemet kan registreres tre ”typer” børn, med hver sin del
af skærmbilledet:
egne børn
Børn som kun det aktuelle medlem er forælder til. Vil på evt. partners skærmbillede stå som Partners børn.
Fælles børn
Børn som er børn af aktuelle medlem og partner. Behøver kun at blive oprettet på den ene forælder; er der angivet en partner på denne,
er registreringen på ægtefællen/partneren automatisk.
Partners børn
Har evt. partner registreret Egne børn (se ovenfor), kan de ses i
denne del af skærmbilledet. Kan kun oprettes/ændres på partnerens
stamkort.
Id
Er barnet oprettet med eget medlemsid, kan det indtastes/vælges
her. Derved foregår vedligeholdelse af navn m.m. direkte på barnets
eget medlemskort. Er dog ikke påkrævet. Barnet kan senere automatisk oprettes med eget stamkort ved at klikke på knappen Overfør
Fornavn(e)
Barnets fornavn(e)
Mellemnavn
Efternavn
Evt. mellemnavn
Barnets efternavn. Udfyldes som standard med forælderens efternavn, men kan rettes.
Født d.
Fødselsdato
Køn
Barnets køn
N
Notat. Klik på ikonen eller tast Alt+N.
Nedenfor beskrives forskellige scenarier og hvordan det håndteres i oprettelsen
Der er ikke registreret nogen partner
Er der ikke registreret nogen partner
på medlemmet, står
skærmbilledet standard på Egne børn.
Nye børn kan oprettes
ved bare at klikke i en
tom linie.
Der er registreret en partner/ægtefælle
Når der er registreret
en partner/ægtefælle på medlemmet,
står skærmbilledet
automatisk på Fælles
Børn.
Nye børn kan oprettes
ved bare at klikke i en
tom linie.
Medlemmet er gift, med fælles børn, men har et barn fra tidligere ægteskab
Skal der oprettes et
barn som kun det
aktuelle medlem er
forælder til, klikkes på
knappen Eget barn.
Nu opdeles skærmbilledet automatisk i
to dele, Fælles Børn
foroven og Egne børn
for neden.
Går man nu over på
ægtefællens stamkort
og vælger Børn, ser
skærmbilledet sådan
ud.
Som det ses, opdeles
skærmbilledet nu i
2 dele: Fælles Børn
foroven og Partners/
Ægtefælles Børn forneden. Der kan ikke
rettes i navne i den
nederste halvdel; det
kan alene ske på forælderens stamkort.
Medlemmet er gift, med fælles børn, egne børn, og ægtefælle
har eget barn fra tidligere ægteskab
Nu opdeles skærmbilledet i 3 dele: Fælles
Børn, Egne Børn og
Partners/Ægtefælles
Børn.
Overførsel af barn til eget medlemsid
Børn der er oprettet
på denne måde, kan
automatisk overføres
til eget medlemsid.
Det sker ved at klikke
på barnet og derefter
på knappen Overfør.
Der ved fremkommer
denne boks.
Klik Ja for at oprette,
eller Nej for at fortryde
Er der valgt automatisk medlemsid (se
Medlem/Tilpasning/
Parametre), tildeles
et nyt medlemsid og
følgende boks fremkommer:
Er der ikke valgt
automatisk medlemsid (se Medlem/
Tilpasning/Parametre), spørges der om
angivelse af et nyt
medlemsid
Barn af
Knappen Barn af på
medlemskartoteket
giver mulighed for at
se evt. forældreregistrering i kartoteket
med henvisning til forældres medlemsid.
Mærkedage
Når der er angivet en fødselsdato og evt. en bryllupsdato på et
medlem, indsættes der automatisk en linje med mærkedag under dette punkt. Disse kan derfor ikke rettes her.
Men der kan også oprettes flere mærkedagstyper, som kan
findes og evt. udskrives under Medlem/Periodisk/Mærkedage).
Mærkedagstyperne oprettes under Medlem/Tilpasning/Mærkedagstyper – se side [LINK] – hvor man også opsætter hvornår
en mærkedag skal markeres. På medlemmet angiver man i det
aktuelle skærmbillede koden samt startdato for mærkedagen.
Udskrifter
Tiendekontoudtog
Se beskrivelse under Medlem/Rapporter/Tiende/Tiendekontoudtog –
side [LINK].
Overflytning
Her udskrives en formular for overflytning af medlemmet til anden
menighed
Løftestatus
Her kan oversigt over medlemmets gaveløfter (Medlem/Kartotek/Tiende/Gaveløfter) udskrives.
Opret brev
Via dette menupunkt kan man tilgå dokumentstyringen på medlemmet. Herfra kan der oprettes breve, tilknyttes eksisterende filer, åbne tidligere oprettede/tilknyttede dokumenter, lave
brevfletning m.m. Se mere på side [LINK].
Log
Under dette menpunkt gemes en log over ændringer af visse felter m.m., så man kan se af
hvem og hvornår de er ændret.
Medlem/Periodisk
Mærkedage
Under dette menpunkt kan der dannes en
oversigt over kommende mærkedage x
antal dage frem, iht. de mærkedage der
er angivet på medlemmer (fødselsdag,
bryllupsdage m.m.).
Den oversigt der fremkommer på skærmen kan evt. udskrives.
Efterberegn saldi
Hvis tallene under Saldi på medlemmer ikke synes at stemme, kan med dette menupunkt
køre en efterberegning af saldi. Den vil gennemløbe posteringerne og sikre at der står korrekte tal under Medlem/Kartotek/Tiende/Saldi.
Ændre medlemsid
Via dette menpunkt
kan et medlemsid
ændres. Ændringen
medtager alle de steder i systemet hvor
medlemsid er anvendt
(tiendeposteringer,
finansposteringer, tiendekontrakter osv)
Fra
Det medlemsnummer som ønskes ændret
Til
Det nye medlemsnummer
Skriv ÆNDRE
Skriv Ændre og klik Ok for at igangsætte.
Vær opmærksom på, at systemet låses mens ændringen opdateres.
Tiendeafslutning (multi)
I dette billede foretages afslutningen af tiende, hvor det dels angives hvad medlemmer med
tiendekontrakt skal have indbetalt, dels hvordan indbetalt beløb fordeles på hhv. §8a og §12,
samt om der er beløb som skal overføres til næste år.
Det samme billede kan findes under Medlem/Kartotek/Tiende/Årsafslutninger, hvor de aktuelle medlems årsafslutninger vises, hvorimod det akuelle skærmbillede viser årsafslutningen
for alle medlemmer for det valgte kalender år.
Når menpunktet aktiveres, fremkommer
denne boks
År
Det kalenderår der ønskes vist
Sortering
• Hvordan posterne skal sorteres. Der
kan vælges mellem
Medlemsid
• Tiendenummer
• Fornavn
• Efternavn
Når der klikkes Ok åbnes hovedskærmbilledet, som bruges til at gennemgå og udfylde med fradragsoplysninger.
Medlem
Medlemsnummer
Tiendenummer
Evt. tiendenummer
År
Kalenderår
Gæld primo
Såfremt der i foregående år har været indbetalt mindre end der var
angivet i feltet ”Pligtigt” (se nedenfor) vil dette beløb optræde i ”Gæld
primo” for efterfølgende kalenderår, efter årsafslutningskørslen (Medlem/Periodisk/Årsafslutning – se side [LINK]) er kørt. Dette felt kan
kun optræde såfremt der er en tiendekontrakt (§12) på medlemmet.
Evt. gæld er ikke medregnet i beløbet der indberettes til Skat, idet der
kun kan opnås fradrag for reelt indbetalte beløb.
Når der i det aktuelle år skal ske en fordeling af det indbetalte beløb,
vil dette først og fremmest gå til at dække evt. gæld fra tidligere år.
Det betyder, at såfremt der f.eks. i 2013 er en primo gæld på 2.000,
det pligtige beløb i 2013 er 35.000 og der er indbetalt 38.000, så vil
der gå 2.000 til at dække gælden, 35.000 til at dække det pligtige beløb for året, og de resterende 1.000 kan så evt. gå til §8a kvittering.
Der kan i et sådant tilfælde ikke udstedes §8a kvittering således at
gælden overføres til efterfølgende år. Se dog beskrivelsen vedr. feltet
”Resv. §8a” nedenfor).
Når der er gæld som betales med i en periode, indberettes det fulde
beløb til Skat, som giver fradrag for det fulde indbetalte beløb.
Inbetalt
Her vises det fulde indbetalte beløb i året. I dette beløb er indregnet
evt. beløb overført fra sidste år, såfremt dette er aktiveret iht. opsætning under Medlem/Tilpasning/Parametre – Tillad overførsel.
Resv. §8A
Her vises summen af beløb som er reserveret til §8a-kvittering, iht.
brugen af feltet ”Tiendetype” i hhv. kassekladde (se side [LINK] og
tiendekladde (se side [LINK]).
Beløb som er indbetalt på denne måde, kan ikke anvendes til §12
kvitteringer.
Dokumentation
Dette felt skal udfyldes for medlemmer med tiendekontrakt, idet menigheden er forpligtet til at sikre at medlemmer med forpligtelseserklæring opfylder deres forpligtelse.
Der kan vælges mellem følgende muligheder:
•
•
•
•
Årsopgørelse
Sidste lønseddel
Tro & love erklæring
Andet
Hvis der angives ”Andet” tilrådes det at angive denne dokumentaiton
under Notat på linjen (Alt+N eller klik på notat-ikonet).
Pligtigt
Her angives det pligtige beløb for medlemmer med tiendekontrakt,
iht. den ovenfor angivne Dokumentation.
§12 (kontrakt)
§8A
Her angives det beløb som skal anvendes til at dække kontraktforpligtelsen (se ovenfor under feltet ”Gæld primo”).
Her angives evt. beløb som skal indberettes til §8a kvittering. Se
også feltet ”Resv. §8a” ovenfor). For personer med tiendekontrakt
kan der kun angives beløb ud over hvad der anvendes til at dække
forpligtelsen iht. det pligtige for året, plus evt. gæld (se ”Gæld primo”
ovenfor).
Mht. max grænse for hvad der kan indberettes som §8a, se Medlem/
Tilpasning/§8A-satser. Dette gælder dog Ikke for AKC5
Overskud
Her vises evt. overskud, efter fordeling af indbetalt til §8A og §12. Såfremt overførsel til næste år er tilladt iht. opsætningen under Medlem/
Tilpasning/Parametre – Tillad overførsel, kan dette beløb overføres til
næste år,såfremt der afkrydses i feltet ”O” (se nedenfor)
O
Overfør til næste år. Overfører evt. overskud til næste år, såfremt dette er aktiveret under Medlem/Tilpasning/Parametre – Tillad overførsel
(se side [LINK]).
U
Dette felt vil være afkrydset såfremt posten er udlæst til Skat.
L
Lukket. Afkryds dette felt når du er færdig med at fordele beløb m.m.
Årsafslutningen kan ikke køres før alle med indbetalte beløb er lukket.
Dette indebærer også, at såfremt et medlem har indbetalt beløb, men
der ikke skal indberettes til Skat, skal posten stadig Lukkes.
Når et medlem er markeret som lukket for et år, kan der ikke bogføres
tiende-/gaveindbetalinger til medlemmet i det pågældende kalenderår.
Lukkede poster markeres med en rød farve.
Så længe årsafslutningen (Medlem/Periodisk/Årsafslutning) ikke er
kørt, kan posten åbnes igen ved at fjerne afkrydsningen i dette felt.
Notat
Klik på ikonet eller tast Alt+N for at skrive notat på posten
Knapper i skærmbilledet
Mellemregning
Såfremt der for ægtefæller indbetales på den ene, kan der ved årets
afslutning evt. overføres beløb fra den ene ægtefælle til den anden.
Det skal dog bemærkes, at Skats regler indebærer, at en person kun
kan modtage fradrag for gaver, såfremt medlemmets navn fremgår af
indbetalingen. Det er derfor på eget ansvar hvis man anvender denne
mellemregning. Såfremt begge ægtefællers navn fremgår af indbetalingen, kan det måske forsvares, men Damkjer.com kan ikke holdes
ansvarlig for menighedens anvendelse af denne funktion.
Ved aktivering af menpunktet skal der angives:
• Beløb
• Medlem der oveføres til
• Pr. dato (skal ligge i det aktuelle kalender. F.eks. 31/12-XX)
Efterberegn saldi
Opdater tallene i skæmbilledet. Kan anvendes hvis man har mistanke
om, at de viste tal ikke stemmer overens med det bogførte. Kørslen
kontrollere og opdaterer tallene. Se side [LINK] om Medlem/Periodisk/Efterberegn saldi).
Gæld primo
Med denne funktion kan man redigere i ”Gæld primo” (se beskrivelsen af feltet ovenfor). Dette skal gøres med stor varsomhed. Bør primært anvendes ved opstart af systemet, hvor et medlem har en gæld
fra et år der ligger før igangsætningen af Frikirke C5.
Udskriv
Med denne funktion kan indholdet af det aktuelle skærmbillede udskrives. Inkludererer sum
Åbne/alle
Med denne funktion kan du skifte mellem at vis kun de åbne (ikke lukkede) poster, eller alle poster for det valgte kalenderår.
Indberetning til Skat
Via denne kørsel dannes en fil som anvendes til indberetning til
Skat.
Kalenderår
Her angives det kalenderår der skal indberettes for
Ikke-indberettede/Ændrede
Dette udlæser kun beløb/ændringer som ikke er udlæst allerede. Systemet holder styr på hvor meget der er indberettet tidligere og kan
udlæse forskelle som korrektioner til Skat.
Total (også tidl. Indsendte)
Udlæser alle data til indberetning til Skat, uanset om der er indsendt
tidligere.
PAS PÅ ikke at indberette for mange data ved at indesende dobbelt!
Sende som e-mail
Kun AKC5
Afkrydses dette felt, kan filen automatisk indsendes til Servicecentret.
Såfremt der er installeret og opsat et lokalt e-mail program (Outlook, Windows Mail eller lignende MAPI-kompatibelt e-mail program) kan dette ske automatisk helt automatisk. Det kan ikke lade
sig gøre, hvis du kører en web-baseret løsning, såsom Hotmail,
Gmail eller Office 365, hvor al adgang til e-mail foregår via en
webbrowser.
OBS! Hvis du har Microsoft Outlook installeret på din pc, men ikke
ønsker at anvende dette, skal du under Medlem/Tilpasning/Parametre markere feltet ”Undlad at bruge Outlook”.
Hvis du ikke svarer ja til at indsende filen automatisk, skal dette
gøres manuelt. Den dannede fil ligger i en mappen under der hvor
Frikirke C5 programmet er installeret, og hedder SERVCENTER/
UDG. Den dannede fil hedder XFSSKAT_XXX_YYYY.TAX, hvor
XXX er menighedsnummeret (se Finans/Kartotek/Firmakartotek,
3. fane, feltet Menighedsnummer) og hvor YYYY er kalenderåret
der indberettes for.
Vedhæft filen til en e-mail og indsend den til tiendekvittering@apostolic.dk.Filen er krypteret og kan roligt sendes via e-mail.
Tip! Hvis du indsender filen automatisk, modtager du en kvittering
for at filen er modtaget på Servicecentret
Indberetningslog
I dette skærmbillede vises indberetningerne af beløb til Skat (Medlem/Periodisk/Indberetning
til Skat).
Årsafslutning
Når alle medlemmer er afsluttet og lukket under Medlem/Periodisk/Tiendeafslytning (multi) og
indberettet til Skat, skal der køres en årsafslutning.
Når der køres årsafslutning, foretages der evt. overførsel af overskud til næste år (se side
[LINK] om overførsel af overskud), såfremt det er aktiveret under Medlem/Tilpasning/Parametre – Tillad overførsel. Såfremt der er opsat automatisk periodisering, vil der ske automatisk bogføring, hvor overskydende tiende debiteres i det gamle år og krediteres i det nye år.
Se side [LINK] om Medlem/Tilpasning/Parametre –Periodsiering.
Kalenderår
Her angives det år som skal afsluttes
Skriv START
Skriv Start og klik på Ok for at igangsætte.
OBS! Når denne kørsel er kørt, kan der ikke bogføres tiende og gaver på medlemmer i det afsluttede kalenderår.
Export medlemsdata
Dette menupunkt åbner et skærmbillede hvorfra der kan udlæses stamdata fra medlemskartoteket. Disse kan f.eks. udlæses om CSV (kommasepareret fil). Se den interne manual for
nærmere omkring Datamanipulation.
Medlem/Rapporter
Stamdata
Stamdata
Denne rapport udskriver en liste med udvalgte stamdata på de valgte medlemmer
Stamdata - udvidet
Udskriver liste med udvidede stamdata på medlemmerne
Stamdata - komprime- Udskriver liste med de vigtigste stamdate (navn, adresse, telefon og
ret
meret e-mail)
Telefonliste
Udskriver telefonliste for medlemmer
Email liste
Udskriver liste med e-mail adresser. Kan med fordel udskrives til Excel og anvendes til masseudsendelse af e-mail.
Labels
Udskriver labels for medlemmer. Kan opsættes til mange forskellige
formater af labelsark til laser- og inkjetprintere.
Tiende
Tiendekontoudtog Her kan udskrives kontoudtog til medlemmer over indbetalte gaver/
tiende.
Dette er den samme udskrift som kan udskrives på medlem under
Medlem/Kartotek/Udskrifter/Tiendekontoudtog
Udskriv fo år
Her angives kalenderår
Udskriv CPR/CVR
Afkrydses hvis CPR/CVR-nummer skal medtages på udskriften. Kan
udskrives med eller uden de sidste 4 cifre.
Valg
Ved posteringer
Kontoudtog udskrives kun hvis der er posteringer i året
Ved poster eller gæld
Kontoudtog udskrives hvis der er poster i perioden eller der er en
gæld på medlemmet.
Altid
Kontoudtog udskrives for alle medlemmer, uanset om der er poster
og/eller gæld.
Inkl. indberettet
Hvis dette felt afkrydses, vises beløb indberettet til Skat for de seneste 2 kalenderår nederst på udskriften
Inkl. løftestatus
Hvis dette felt afkrydses, vil der på kontoudtoget vises en status over
aktive løfter (se Medlem/Kartotek/Tiende/Gaveløfter, side [LINK]).
Send som e-mail. Dette forudsætter følgende:
Email
• At feltet ”E-mail kontoudtog” er afkrydset på medlemmet (se side
[LINK]).
• At programmet PDF printer er installeret på din pc, og at der er
opsat en printerprofil med navnet C5PDF (henvend dig evt. Damker.com for nærmere vedr. køb, installation og opsætning af dette
program).
• At der udskrives til Printer og at printeren C5PDF er valgt.
Under Medlem/Tilpasning/Tekster (se side [LINK]) kan du opsætte
formularnavnet for udskriften, evt. tekst (som kan bruges til meddelelser til medlemmerne), samt – såfremt der sendes pr. email – den
medfølgende tekst i e-mailen.
Gavekvitteringer (§8A)
Her kan der udskrives en liste over alle §8A beløb for en given periode. Kan ikke anvendes
som kvittering overfor Skat.
Uden CPR/CVR
Da det er et krav fra Skat, at man skal oplyses CPR/CVR nummer for at opnå fradrag på
selvangivelsen, er det vigtigt at finde evt. medlemmer uden disse oplysninger. Denne rapport
udskriver en liste over medlemmer unde CPR/CVR-nummer, med mindre der på medlemmet
er afkrydset for ”Ingen fradrag” (se side [LINK]).
Tiendeafslutning
Her udskrives en oversigt over tiendeafslutning for et valgfrit interval af medlemmer/kalenderår. Udskriften er den samme som under Medlem/Periodisk/Tiendeafslutning (multi)/Udskriv
- se side [LINK]
Indberetningslog
Her udskrives oversigt over poster udlæst til Skat (Medlem/Periodisk/Indberetningslog).
Tiendeafstemningsliste
Med denne rapport kan der udskrives en afstemning mellem hvad der er posteret på medlemmer og indberettet til Skat, og hvad der er bogført i Finans. Systemet checker i den forbindelse på, om der er bogført på konti som ikke er markeret til at modtage tiendedata (feltet ”T”
i kontoplane – se side [LINK]) m.m.
Rapporten bruges til at sikre at bogføringen i systemet er konsistent og i overensstemmelse
med opsætningen
Tiendeanalyse
Denne udskrift udskriver en omfattende analyse af tiende- og gave indbetalinger på medlemmer, med en lang række nøgletal, såsom antal tiendekontrakter, gennemsnitlige indbetalinger, inkl. fordeling på aldersgrupper m.m.
Medlem/Tilpasning
Mærkedagstyper
I dette skærmbillede kan du opsætte dine egne mærkedagetyper, som du få udskrevet/vist i de
intervaller du ønsker. Systemet opretter automatisk typerne ”Fødselsdag” og ”Bryllup”, som henter
data fra fødsels- og bryllupsdato på medlemmerne, men hvis du f.eks. vil oprette en mærkedag for
f.eks. indsættelse i en funktion, ansættelse eller andet, kan du selv oprette det her.
Kode
Her angiver du hvad mærkedagstype skal hedde
Beskrivelse
Her angiver du den tekst som skal vises når mærkedagsoversigten
udskrives (Medlem/Periodisk/Mærkedage - se side [LINK])
Denne tekst er dynamisk, idet den vil vise medlemmets navn, efterfulgt af den tekst du angiver her. I denne tekst kan du automatisk
indsætte år, måneder og/eller dage vha. koderne @Å (år) @M (måneder) og @D (dage).
Hvis du f.eks. skriver ”har været ansat i @Å” og der er angivet tjek for
10 år, vil der blive udskrevet teksten ”Hanne Jensen har været ansat i
10 år”.
A
Skal denne mærkedag automatisk medtages ved start af programmet? Hvis der under Medlem/Tilpasning/Parametre er afkrydset i
”Check mærkedage ved opstart”, vil den vise de mærkedage som er
afkrydset i dettefelt inden for det angivne antal dage (se side [LINK]).
Knapper i skærmbilledet
Check år
Under dette skærmbillede angives der hvilke år/måneder/dage der
skal checkes for.
Ovenfor vises de standardværdier der automatisk oprettes for mærkedagstypen ”Bryllup”. Der oprettes tilsvarene et antal for ”Fødselsdag”,og i dette sklærmbillede kan man, pr. mærkedagstype, selv redigere og tilpasse hvordan disse og andre mærkedage skal checkes.
Nøgleord
Som beskrevet under Medlem/Kartotek (se side [LINK]), kan man på et medlem angive et antal
nøgleord, som kan anvendes til at udvælge medlemmer til f.eks. brevfletning m.m. Disse nøgleord
oprettes her.
Nøgleord
Nøgleordet, som angives på medlemmerne
Beskrivelse
Uddybende beskrivelse af nøgleordet
Knapper i skærmbilledet
Medlemmer
Når man markerer et nøgleord og klikker på denne knap, får man vist
en oversigt over hvilke medlemmer der har dette nøgleord tilknyttet.
§8A satser
Obs! Bruges ikke i AKC5
I dette billede angives
de minimums- og maksimumsgrænser der er
gældende for de enkelte
kalenderår, iht. Skats
satser
År
Kalenderår som beløbsgrænserne gælder for
Minimum
Mindste beløb der kan indberettes. 0,00 = ingen nedre grænse.
Maximum
Maximum beløb der kan indberettes
Se desuden under Medlem/Periodisk/Tiendeafslutning (Multi) – side [LINK].- om indberetning af §8A til Skat.
Kun AKC5
Ovenstående satser anvendes ikke for AKC5, da der i Apostolsk
Kirkeskal indberettes samlet for alle menigheder under fælles
CVR-nummer. Løftetyper
Løftestyringen er en mulighed for at styre et medlems tilsagn, om at give et bestemt beløb til et
givent formål - eller måske bare tilsagn om tiende/gaver for et kalenderår. I dette skærmbillede oprettes de forskellige oplysninger til at styre dette.
Kode
Koden, som identificerer løftetype. Bruges under Medlem/Kartotek/
Tiende/Gaveløfter (se side [LINK]) til at oprette et løfte på et medlem,
samt under Finans/Dagligt (se side [LINK]) og Medlem/Dagligt (se
side [LINK]) til at knytte en indbetaling til et givet løfte.
Beskrivelse
Uddybende beskrivelse af løftet.
A
Er løftet aktivt? Så længe det er aktivt, kan der bogføres på det, men
når markeringen i dette felt fjernes, bliver løftet inaktiveret og kan ikke
bruges til yderligere bogføring.
Det anbefales, at man ikke sletter et afsluttet løfte, aht. senere behov/
ønske for at se hvad og af hvem der er indbetalt til et givet løfte. Som
udgangspunkt vises kun de aktive løfter, men med knappen Aktivealle, kan man skifte mellem at få vist alle (aktive og inaktive) eller kun
aktive løftetyper.
Hvis markeringen i feltet fjernes, vil den markere alle gaveløfter på
medlemmer med denne kode som inaktive. Aktiverer man løftetypen
senere igen, skal man manuelt reaktivere løftet på medlemmer, såfremt det ønskes.
Knapper i skærmbilledet
Aktive/alle
Medlemmers løfter
Som udgangspunkt vises kun de aktive løfter, men med knappen Aktive/alle, kan man skifte mellem at få vist alle (aktive og inaktive) eller
kun aktive løftetyper.
Via denne knap åbnes et skærmbillede, som viser de poster der er
oprettet på de forskellige medlemmer.
Oprettet
Oprettelsesdato
Medlem
Medlemsnummer
Navn
Medlemsnavn
Løfte
Det beløb som medlemmet har givet tilsagn om
Indbetalt
Her vises hvad medlemmet samlet har indbetalt vedr. dette løfte
Rest
Evt. manglende beløb (eller for meget indbetalt)
Aktiv
Hvis feltet er markeret, er løftet aktivt og der kan bogføres på det. I
modsat fald er det passivt og kan ikke anvendes mere
Knapper i skærmbilledet
Aktive/alle
Skifter mellem at visse alle eller kun aktive løfter (se feltet Aktiv ovenfor).
Udskriv
Via denne knap kan der udskrives en oversigt over løftet og de indbetalinger der er foretaget
Tekster
I dette billede kan man styre nogle af de tekster som anvendes på udskrifter og angive dem for
forskellige sprog, så man f.eks. kan få udskrevet et tiendekontoudtog på engelsk (iht. sprogkode angivet på medlemmet). Alle tekster med nummer 1-99 er systemtekster og kan ikke slettes/
oprettes. Brugeroprettede kan oprettes med nummer 100 og fremefter, men pt. er der ikke nogen
anvendelse af sådanne.
De følgende systemtekster anvendes som følger:
1 – Tiendekontoudtog Dette er det formularnavn som vil blive anvendt ved udskrift af tiendekontoudtog (Medlem/Rapporter/Tiende/Tiendekontoudtog eller Medlem/Kartotek/Udskrifter/Tiendekontoudtog)
Hvis du klikker på notat ikonet ud for denne tekst, vil den tekst du
skriver i notatboksen blive udskrevet nederst på tiendekontoudtoget.
Det kan f.eks. anvendes til at skrive meddelelse om sidste indbetalingsdato, ændring af kontonummer, telefontider eller andet kontoudskriften.
2 – Kontoudtog email Her anvendes kun teksten som angives under notatikonet. Denne
tekst
tekst vil blive skrevet som tekst i e-mailen, såfremt kontoudtoget udsendes som e-mail (se Medlem/Rapporter/Tiende/Tiendekontoudtog
side [LINK]).
3 – Løftestatus
Her angives formularnavnet for udskrift af løftestatus (Medlem/Kartotek/Udskrifter/Løftestatus - se side [LINK], hvor der udskrives for det
aktuelle medlem, eller Medlem/Tilpasning/Løftetyper/Medlemmers
løfter/Udskriv - se side [LINK] hvor man kan udskrive en samlet oversigt for det aktuelle løfte).
Evt. notat på teksten udskrives som bemærkning nederst på formularen.
Parametre
Disse parametre bestemmer en del for
hvordan medlemssystemet opfører sig.
Automatisk medlemsid
Medlemsid er det nummer som identificerer de enkelte medlemmer i
kartoteket, og som bruges mange steder i programmet. Hvis du ikkeselv vil tildele medlemsnumre, kan du markere dette felt. Så vil programmet automatisk finde det højeste medlemsid og lægge 1 til, når
du opretter nye medlemmer. Dette forudsætter at der kun anvendes
tal i medlemsid’et og ikke bogstaver.
Check mærkedage
Når programmet starter, kan du checke om der er mærkedage ved
opstart (runde fødselsdage, sølvbryllup osv.) indenfor de nærmest
dage. Hvis du ikke ønsker dette, skal du fjerne mærket i dette felt. Du
kan altid få en oversigt over de nærmest x antal dages mærkedage
under Medlem/Periodisk/Mærkedage.
Der checkes kun én gang om dagen, dvs. hvis du starter og lukkerprogrammet flere gange samme dag, vil den kun vise mærkedagene
ved første opstart..
Check antal dage
frem
Hvis du har svaret ja til Check mærkedage ved opstart (se ovenfor),
kan du her bestemme hvor mange dage frem i tiden der skal checkes
mærkedage
Brug tiendekladde
Såfremt du ikke bogfører tiende- og gaveregistreringer via kassekladden (f.eks. hvis du ikke ønsker integrering mellem finans og medlemssystem, eller du skal lave korrektions- og/eller åbningsposter
som ikke skal med i finansregnskabet), kan du anvende tiendekladden under Medlem/Dagligt. Denne kladde bogfører tiende og gaver
uden at bogføre i Finans.
Hvis man anvender integration med Finans, bør dette felt ikke være
markeret. I dette tilfælde bør man kun markere feltet midlertidigt for at
lave åbningsposter o. lign. Husk så at fjerne markeringen bagefter.
§12 startdato <> 1/1
Hvis en tiendekontrakt/gavebrev skal kunne starte midt i året og ikke
kun pr. 1/1, skal dette felt markeres.
Tillad overførsel
Hvis et medlem har indbetalt mere end forpligtigelseserklæringen lyder på, må der så ske overføring af overskydende beløb fra det ene
år til det andet?
Se mere under Medlem/Periodisk/Tiendeafslutning (multi) - side
[LINK] - om overførsel af tiende mellem medlemmer.
Automatisk periodise- Hvis der er indbetalt for meget tiende og der, som ovenfor
ring
periodisering beskrevet, er sagt ja til Tillad overførsel, kan der ske en
automatisk periodisering af tiendebeløbet.
Periodisering, som er et regnskabsteknisk udtryk, vil sige, at den forudbetalte tiendeindtægt tages ud af indtægten i indeværende år og i
stedetbogføres som indtægt i det nye år.
Eksempel:
Der er i 2013 registreret for meget indbetalt tiende på medlemmer på
i all kr. 10.000. Der er sagt ja til Overførsel og ja, til automatisk periodisering. Pr. 31.12.13 debiteres dette beløb på Periodiseringskonto
- drift – se nedenfor - og krediteres på Periodiseringskonto - status
– se nedenfor. Den 01.01.14 bogføres denne postering modsat; drift
krediteres og status debiteres. Dermed er indtægten flyttet til det korrekte år, så indberetninger af gaver til Skat stemmer overens med det
bogførte.
Alt dette sker automatisk under årsafslutning i medlemssystemet (se
side [LINK]).
Periodiseringskonto drift
Se ovenfor om Automatisk periodisering, Denne konto er en driftskonto under tiendeindtægtskontiene i kontoplanen, som bruges til at
periodisere tiendeindtægten.
Periodiseringskonto status
Se ovenfor om Automatisk periodisering, Denne konto er en statuskonto under kortfristet gæld i kontoplanen, som bruges til at periodisere tiendeindtægten.
Undlad at bruge Outlook
Kun AKC5
Hvis du har Outlook installeret, men ikke ønsker at bruge Outlook
til at sende indberetninger pr. e-mail til Servicecentret, kan du
markere dette felt.
GENERELT
Generelt/Dagligt
Skift regnskab
Såfremt du har koden til ”Flere regnskaber” og har oprettet to eller flere regnskaber, kan du her
skifte mellem de forskellige regnskaber, uden at forlade programmet.
Via dette menupunkt er det muligt for at skifte mellem de oprettede regnskaber. Det ønskede regnskab udpeges med markøren, hvorefter der vælges OK. Når dette er gjort, er der øjeblikkelig skiftet til det pågældende regnskabs datafil.
Et alternativ til at skifte regnskab med dette menupunkt er brug af menupunktet C5/Skift regnskab
eller kommandoen Permanent skift til regnskab, hvorved der kan skiftes regnskab et vilkårligt sted
i første niveau af hovedmenuen, uden den aktuelle placering skal ændres.
Skift brugertype
Via dette menupunkt er det muligt at skifte til en anden brugertype med tilhørende rettigheder til
denne brugertype. Når menupunktet vælges, skal du angive hvilken brugertype du ønsker
Vælger du Normal vil du skifte tilbage til den alm. bruger, såfremt du er oprettet som bruger i C5.
Vælger du Administrator vil du skifte til Supervisor. Det anbefales ikke at man bruger denne bruger
til daglig drift. Desuden bør du lægge et password på denne bruger.
Se afsnittet mere under Generelt/Tilpasning/Adgangskontrol/Brugere og Grupper side [LINK].
Sidepanel
Når C5 startes vises menuen i venstre side af skærmbilledet. I højre side vises Sidepanelet (med
mindre det er fravalgt under Generelt/Tilpasning/Brugerkonfiguration – Opsætning – Vis ikke ved
opstart). Såfremt man får lukket Sidepanelet, kan det via dette menpunkt åbnes igen, uden at man
behøver at genstarte programmet.
Generelt/Kartotek
Firmakartotek
Dette kartotek indeholder basale stamdata vedrørende menigheden.
Generelle oplysninger
Under fanen Generelle oplysninger skal følgende felter udfyldes:
• Navn
• Adresse
• Postnr og by
• Landekode
• Standardsprog
• Telefon
• Email
De øvrige felter kan
udfyldes, men det er
ikke noget krav.
Detaljer
Under fanen Detaljer
skal følgende felter
udfyldes (dog ikke noget krav for AKC5).
• CVR-nr.
De øvrige felter kan
udfyldes, men det er
ikke noget krav.
EDI-regnskabsoplysninger
Under fanen
EDI-regnskabsoplysninger ligger nogle
meget vigtige felter for
brugen af AKC5
Disse felter er kun
synlige for AKC5 og
ikke i Frikirke C5 versionen.
Kun AKC5
Menighedsnummer
Dette nummer skal du have oplyst af Servicecentret og bruges
til at identificere dine data når du indsender oplysninger til Servicecentret, samt til at oprette specielle finanskonti som kun vedrører netop din menighed (se Rammekontoplan side [LINK]
OBS! Så snart du har påbegyndt bogføring, kan du ikke ændre
menighedsnummeret mere!
Regnskabstype
Her skal du angive hvad der bogføres i dette regnskab. Dette bestemmer dels hvilke dele af kontoplanen du kan/skal benytte, dels
lukker det de funktioner som du ikke har brug for.
Der er følgende muligheder:
Kun menighedsregnskab
Alt vedr. ejendomme udelades. Inkluderer medlemsstyring.
Kun ejendomsregnskab
Kun konti vedr. ejendomsregnskab. Ingen medlemsstyring
Menigheds- og ejendomsregnskab
Komplet udgave med menigheds-, ejendoms- og tienderegnskab.
Kun tienderegnskab
Finansdelen bruges slet ikke. Kun modulet Medlem er relevant.
Åbningsdato
Her skal du angive den dato fra hvilken data skal indrapporteres.
Alt med dato før denne dato, indrapporteres ikke til Servicecentret.
Hvis du ønsker at få oprettet tal fra tidligere år af sammenligningshensyn, kan de altså bogføres uden at de ”forstyrrer” de data der
skal indrapporteres.
Valuta
Såfremt man ønsker at anvende valuta (USD, EUR osv.) kan de oprettes her med valutakode og
–kurs. Se mere i den interne manual om dette.
Som minimum er valutakoden DKK oprettet og der skal, før der påbegyndes bogføring, angives en
finanskonto tor Vind og Tab for denne. Det er f.eks. en god idé at angive kontonummeret for Fejlkontoen i disse felter (se Finans/Tilpasning/Systemkonti, samt indledningen side [LINK]).
Medarbejdere
Kun relevant for hostede løsninger af Frikirke C5. Mere om dette ved henvendelse til Damkjer.
com.
Landekoder
Her kan der oprettes landekoder til brug på medlemmer, debitorer og kreditorer.
Dokumentstyring
Se separat beskrivelse i appendix.
Systemstatus
Under dette menpunkt kan du se vise overordnede informationer.
Brugerstatus
Dette menupunkt er kun aktuelt for versioner af programmet hvor flere brugere har samtidig adgang til programmet (hvor programmet er
placeret på en server eller en delt pc).
Under dette menpunkt kan du se hvem der er logget ind i programmet, samt hvornår de er logget ind.
Aht. sikkerhedskopiering/backup er det vigtigt at alle brugere logger
ud af Frikirke C5 før sikkerhedskopieringen igangsættes. Visse filer
kan ikke kopieres hvis der er brugere i systemet, og dermed risikerer
man at sikkerhedskopien er ubrugelig.
En evt. aktiv bruger kan smides ud af programmet via knappen Afslut,
eller alle aktive brugere kan afsluttes med Afslut alle
Tilretningsstatus
Hvis du oplever problemer med programmet, såsom programfejl,
uhensigtsmæssigheder, eller du har forsalg og ønsker til forbedringer
m.m., er det vigtigt for os at vide hvilken version af programmet du
kører på. Disse informationer kan findes i dette skærmbillede.
De vigtige informationer findes nederst i skærmbilledet:
• Applikation version
• Frikirke C5 version
Hvis du ønsker at indberette en fejl eller ønske, bedes du sende det
som en e-mail til sager@damkjer.com.
Ved fejl bedes du i emnelinjen bedes du skrive en helt kort beskrivelse af fejlen (f.eks. ”Udskrift af tiendekontoudtog fejler” – og ikke bare
”Fejl” eller ”problem”.
Ved ønsker/forslag skrives der blot ”Forslag” eller ”Ønske” i emnelinjen
I mailteksten bedes du skrive:
• Ovenstående versionsinformationer
• Uddybende beskrivelse af fejl/ønske. Jo mere præcis beskrivelsen
er, jo nemmere er det for os at lokalisere årsagen til et problem
eller en fejl, og jo hurtigere vil den kunne rettes og sendes ud som
en rettelse.
• Dit navn og telefonnummer, samt bedste træffetid.
Når beskeden er modtaget i vores fejlsystem, vil du modtage en
e-mail med et link, hvor du kan følge status på din indberetning.
Opret regnskab
Generelt/Periodisk
Datamanipulation
I dette skærmbillede kan man manipulere data (eksportere, importere, opdatere, slette).
Vær meget varsom med dette, da det kan ødelægge data på på en måde hvor de ikke kan
genoprettes.
For udlæsning af data fra medlemssystemet, brug primært Medlem/Periodisk/Export medlemsdata
side [LINK]).
Generelt/Tilpasning
Udviklingsmenu
I dette menupunkt er der adgang til programmeringsfunktionerne i programmet. Hvis der foretages
ændringer i dette, er Damkjer.com helt uden ansvar for konsekvenserne, og korrektion af fejl, reinstallation af programmet eller lignende vil være helt for kundens egen regning.
Vedligeholdelse/Database
Opret regnskab
Under dette menupunkt kan du – såfremt du har licenskoden til flere regnskaber – oprette yderligere
regnskaber. Se den interne manual for nærmere beskrivelse.
Kopier kontoplan
Hvis du har oprettet et nyt regnskab, kan du via denne funktion kopiere kontoplanen fra et andet
regnskab til det aktuelle regnskab.Se den interne manual for uddybende forklaring.
Adgangskontrol
Brugere og grupper
Under dette menupunkt oprettes brugere der skal have adgang til C5, samt tilknytning grupper, for
styring af brugerrettigheder.
Tip!
Alle ændringer
der laves i dette
skærmbillede,
gemmes først
når man forlader
skærmbilledet og
svare ja til nedenstående spørgsmål.
Som standard er der ved installation oprettet én bruger – Supervisor –
samt 6 grupper (C5Administrators, C5Users, Tiende, Medlem, Finans
adm og Finans daglig). Oprettelse af yderligere grupper og styring af
brugerrettigheder i forbindelse hermed, er ikke omfattet af denne vejledning og er ikke tilrådeligt. I så fald må man konsultere den interne manual, eller kontakte Damkjer.com for assistance.
De pågældende grupper bør ikke omdøbes/ændres, da der er en vis
styring, især for grupperne C5Administrators, C5Users, Tiende og Medlem, som er afhængig af gruppernes navne.
Supervisor er den bruger som har adgang til alle funktioner i systemet. Denne bør ikke bruges i den alm. daglige drift. Til dette bør der
oprettes alm. brugerlogin (se nedenfor), således at Supervisor kun
bruges i forbindelse med opdateringer, samt ved specielle vedligeholdelsesfunktioner. Supervisor skal være knyttet til gruppen C5Administrators. Det må ikke ændres!
Supervisor bør oprettes med et password.
Det gøres ved at markere brugeren Supervisor og taste Alt+P.
Password
Indtast det ønskede password
Verifikation
Indtast password igen, for at sikre at du har tastet det korrekt
Klik så Ok for at opdatere.
Obs! Vær sikker på at du får noteret passwordet. Hvis du glemmer
det og det skal genskabes/ændres, vil det være forbundet med visse
omkostninger, da det i så fald kun kan ændres af Microsoft. Damkjer.
com har ikke mulighed for at gøre dette.
Oprettelse af ny bruger
Almindelige brugere oprettes ved at stå i kolonnen ”Bruger” og taste F2
Navn
Her angives brugernavnet. Såfremt Frikirke C5 er installeret på en
server med domæne, skal navnet angives som Server\Loginnavn.
Hvis f.eks. domænet hedder Damkjer og brugerens loginnavn på serveren er Arne, skal brugeren navngives som Damkjer\Arne.
Såfremt programmet er installeret på en enkeltstående pc, eller på et
netværk uden domæne, skal brugeren oprettes med det navn som
der logges på pc’en med. Dette skal gøres fra den pc hvor brugeren
er logget ind.
Ovenstående procedure skyldes, at der i Frikirke C5 er en kobling
mellem den bruger der er logget ind med og brugernavnet i Frikirke
C5. Derved kan en bruger ikke logge ind som Jens hvis Frikirke C5
forsøges startet på en pc, hvor man er logget ind som Birthe.
Derfor er der heller ikke noget password når der logges ind i Frikirke C5 (med mindre man logger ind som Supervisor - se Generelt/
Dagligt/Skift brugertype). Filosofien fra Microsofts side er, at har man
adgang til pc’en, har man adgang til programmerne, såfremt den
ansvarlige for Frikirke C5 har oprettet den pågældende bruger i programmet,
S
Hvis Frikirke C5 er installeret på en server med domæne, kan man
ved af afkrydse dette felt, give denne bruger mulighed for at skifte
til Supervisor brugeren (Generelt/Dagligt/Skift brugertype - se side
[LINK]). Det anbefales, at den primært ansvarlige for Frikirke C5 gør
dette, da opdateringer m.m. er afhængige af at man afvikler disse som Supervisor.
Her findes de forskellige grupper. En bruger tilknyttes én eller flere
grupper, ved at markere gruppen og taste F5. Derved bliver der sat et
mærke ud for gruppen, og linjen skifter farve.
De automatisk oprettede grupper har følgende funktion:
C5Administrators
Anvendes som udgangspunkt kun af Supervisor. Giver komplet adgang og rettigheder.
C5Users
Giver adgang til de mest grundlæggende funktioner og menupunkter.
Alle brugere skal være med i denne gruppe.
Tiende
Giver adgang til tiendeinformationer på medlemmer, såsom
CPR-nummer, tiendekontrakter, tiendeposteringer m.m.samt udskrifter vedr. tiende Er en bruger ikke medlem af denne gruppe, vil disse
oplysninger og funktioner ikke være til rådighed for brugeren.
Medlem
Giver adgang til medlemsfunktionerne, minus tiendeoplysninger og
-funktioner/rapporter.
Finans adm.
Giver adgang til alle relevante funktioner i finansmodulet, men ikke i
medlemssystemet.
Finans daglig
Giver adgang til daglig bogføring i kassekladde, så man kan varetage denne funktion, men ikke adgang til medlems- og tiendeinformationer/funktioner, eller udskrift af balancer, opsætning i finansmodulet
osv. Der kan dog bogføres tiende og gaver på medlemmer, blot uden
adgang til detaljerne om medlemmerne.
Brugeprofiler
Under dette menupunkt kan man opsætte hvilke menupunkter, faner, felter, knapper m.m. der
må vises for de forskellige grupper. Når programmet er installeret vil det være opsat med de foruddefinerede rettigheder der svarer til de ovenfor bekrevne grupper. Det anbefales at man ikke
ændrer på denne opsætning, uden forudgående at konsultere Damkjer.com.
Skulle man have lave rod i denne opsætning, kan der importeres nye opsætninger via knappen
”Import”. De filer som skal importeres ligger i mappen FC5Setup/Brugerprofil. Der skal importeres for hver gruppe for sig, og den fil der skal importeres, har samme navn som gruppen.
Der startes med en advarsel om at den eksisterende brugerprofil vil blive overskrevet. Svar Ja til
dette for at igangsætte.Udpeg derefter filen og åben den.
Sikkerhedsindstillinger
Det frarådes på det stærkeste at foretage ændringer i dette skærmbillede uden forudgående aftale med Damkjer.com, da dette er den grundlæggende styring af adgangen til de forskellige kartoteker.Man kan også risikere at få nulstillet adgangen i et sådant omfang, at man ikke kan åbne
programmet igen, uden bistand fra Damkjer.com eller Microsoft, hvilket kan medføre væsentlige
omkostninger.
Systemkonfiguration
Udfyld dette skærmbillede så det svarer til
det viste billede.
Hvis du vil vide mere
om hvad de enkelte
felter betyder, kan det
findes i den interne
manual.
Brugerkonfiguration
Applikation
I dette skærmbillede opsættes generelle ting for den aktuelle bruger. Se den interne manual for en
fuldstændig beskrivelse. Nedenfor er de vigtigste felter beskrevet.
Fanen Generelt
Dato-formatering
Her angives, hvorledes den aktuelle bruger generelt ønsker datofelter formateret og præsenteret. Formateringen gælder ikke datofelter,
hvor der er angivet særlig formatering i form af f.eks. en brugerrettelse. Aktivér Alt+H for at rette formatet. Herefter fremkommer en
promptboks, som udfyldes med det ønskede datoformat
Separatorer
I dette felt angives opsætning af tusindseparator og decimaltegn for
den aktuelle bruger. Formateringen gælder ikke datofelter, hvor der
er angivet særlig formatering i form af f.eks. en brugerrettelse. Aktivér
Alt+H for en oversigt over mulighederne.
Antal decimaler
Her angives det antal decimaler som der ønskes vist i beløbsfelter i
f.eks. kassekladde.
Fanen Opsætning
Vis ikke ved opstart
Såfremt sidepanelet,der som standard vises i højre side af skærmbilledet, ikke ønskes vist, markeres dette felt.
Sti til filer
Her vælges/angives stien til sidepanel filerne. Som standard er filerne Default.html og Links.html placeret i C5 data biblioteket i mappen
Country og undermappen DK. Derfor skal der normalt står Country\
Dk.
Fanen regnskab
Skjul hjælpefunktionen
Skjul hjælpefunktionen Denne opsætning er regnskabsspecifik! Ønsker du at skjule hjælpen for brugeren? Her kan du fjerne den automatiske guide, som hjælper med at opsætte nødvendige oplysninger
som systemet skal bruge.
Dette felt bør afkrydses for normale brugere!