Download Report

#17 MARTS 2012
FM
Update
TEMA: DFM KONFERENCEN 2013
FACILITIES MANAGEMENT FRA STRATEGI TIL PRAKSIS
– MED FOKUS PÅ BÆREDYGTIGE, TVÆRFAGLIGE
HELHEDSLØSNINGER
LEDER
Kære medlem af DFM netværk
også vurderet højst blandt deltagerne – et lille stykke
over den generelle vurdering. FM-eren løser i højere og
DFM netværks årskonference 2013 markerede igen i år
højere grad ledelsesopgaver. Det ses blandt andet i re-
starten på et godt og aktivt år i foreningen.
sultatet af den survey, som blev gennemført i december
2012. Knapt halvdelen af respondenterne har ansvar for
Under overskriften fra ”FM fra strategi til praksis – med
personledelse, mens omkring 40 % har ansvaret for le-
fokus på bæredygtige, tværfaglige helhedsløsninger”
delse af andre ledere. DFM netværk har et ansvar for at
var 160 FM-ere samlet i to dage på Admiral Hotel i det
understøtte medlemmernes udvikling på det ledelses-
centrale København. Konferencen satte endnu engang
mæssige område, og vi har også igangsat ﬂere tiltag, for
deltagerrekord samtidig med, at også et rekordstort an-
at løfte det område. Blandt andet faciliterede grupper af
tal udstillere deltog i konferencen, der i øvrigt også satte
ledere, som får mulighed for at drøfte ledelsesmæssige
rekord med hensyn til antallet af indlægsholdere. Rekor-
emner i et smalt og fortroligt forum.
EVA KARTHOLM,
derne er ikke et mål i sig selv, men de er et udtryk for,
Direktør DFM netværk
at Årskonferencen i højere og højere grad manifesterer
Vi er allerede gået i gang med planlægningen af næste
sig som en institution blandt FM-ere, der benytter lejlig-
års konference, og kigger nu på mulige konferenceste-
heden både til at få faglig inspiration og til at få dyrket
der. Snart vil vi også starte overvejelserne om hovedte-
netværk med både gamle og nye kolleger.
ma for 2014-konferencen, og skulle du ligge inde med
en god idé eller et brændende ønske, vil vi meget gerne
Årskonferencens mange indlægsholdere tog os rundt
høre fra dig.
i mange hjørner af praksis, og vi ﬁk tilbudt nye syn på
mange forskellige emner. De medlemmer, som ikke
Årets ordinære generalforsamling lå i kølvandet af kon-
havde mulighed for at deltage, kan få et indtryk af de
ferencen, og måske netop derfor, var der ikke mange
faglige aktiviteter i dette nummer af FM Update, der
deltagere ved det ellers interessante faglige arrange-
samler op på konferencen ved hjælp af en række artikler
ment, som blev holdt inden generalforsamlingen. Ge-
enten direkte fra indlægsholderens hånd eller via den
neralforsamlingen er foreningens øverste myndighed,
journalist, som fulgte arrangementet netop for at kun-
og denne myndighed gav sin fulde støtte til det arbejde,
ne viderebringe indtryk fra konferencens indlæg.
som pågår i foreningen. Bessyrelsesformandens beretning gav kun anledning til meget få bemærkninger, der
Evalueringerne bekræftede, at deltagerne nød ophol-
var genvalg på alle pladser, nye principper for økonomi-
det på Admiral, men også at konferencesalen ikke fun-
rapportering blev godkendt og det samme blev bud-
gerede perfekt. Jeg er enig. Som indlægsholder havde
gettet for 2013. Referatet, beretningen, regnskab og
man en opgave med at få ordentlig kontakt med delta-
budget er at ﬁnde på medlemsdelen af hjemmesiden,
gerne på begge sider af de bærende søjler. Men jeg er
hvis du vil fordybe dig i resultatet af generalforsamlin-
også enig i de tilbagemeldinger, som pegede på, at den
gen.
ulempe blev opvejet af stedets historiske charme.
God læselyst både med FM Update og med resultatet af
Evalueringerne viste i øvrigt, at der generelt var tilfreds-
årets generalforsamling.
hed med konferencen og med indlæggene. Samlet
vurdering af indlæggene var 2,9 ud af 4 mulige. Den
Mange hilsner
session som ubetinget ﬂest på forhånd var interesseret
i var ”Tværfaglighed og ledelse”, og denne session blev
Forsiden: Fra DFM konferencen
på Copenhagen Admiral Hotel
2
Eva Kartholm, direktør DFM netværk
Professionel
Kärcher har i mange år været synonymt med kvalitet, ydeevne og innovation verden over. Med vores udgangspunkt som verdens førende producent
af højtryksrensere, er vi i dag på det globale plan markedsledende inden
for teknologi, maskiner og udstyr til rengøring.
I Kärcher er der over 600 medarbejdere, som alene dedikerer deres arbejde til forskning og udvikling inden for vores felt. De anvender de nyeste
og mest avancerede redskaber inden for design, udvikling og kvalitetskontrol med det formål at sikre vores kunder maskiner med længere levetid,
større effektivitet og bæredygtighed.
Kärcher A/S
Ř
Slotsherrensvej 411C
Ř
Ønsker du at modtage materiale på konkrete produkter eller et uforpligtende møde, er du velkommen til at kontakte os.
Martin Colberg
Salgschef, Professionel
martin.colberg@karcher.dk
2610 Rødovre
Scan QR-koden eller gå
ind på vores hjemmeside
Kärcher.dk og se mere
Ř
Tlf.: 70 20 66 67
Ř
www.karcher.dk
3
INDHOLD
Øretæver kræver mod, vilje og opbakning Side 5 >>
Grøn gevinst med medarbejdernes hjælp Side 8 >>
Udvikling og innovation i FM Side 10 >>
Mentale ombygninger – nye veje til ressourcefuldhed Side 12 >>
”Vi har simpelthen ikke råd til at lade være!” Side 16 >>
Find balancen i IKT-kravene Side 22 >>
Nøgletal – start med det simple Side 26 >>
Pas på med nøgletallene Side 27 >>
Vejen til FM Nirvana Side 28 >>
Mere byliv for alle i København Side 29 >>
Show me the money! Side 31 >>
FM2013 SURVEY
Årets overraskelse: Outsourcing med begrænset opfølgning Side 32 >>
Se alle indlæg og slides
FM Update udgives af DFM – Dansk Facilities Management netværk
fra DFM konferencen på
Redaktion: Kjeld Nielsen
www.dfm-net.dk
I redaktionen: Anja Kiersgaard
Lay out: heddabank.dk
DFM UPDATE 2013
# 18 – grøn
Deadline
Temaer – foreløbigt
medio maj
Bæredygtighed og energioptimering
# 18X
Udvidet særudgave i samarbejde med CFM, Realdania Forskning
# 19 – rød
medio august
Porteføljemanagement
# 20 – blå
medio november
Udviklingstendenser og trends
Husk at forslag og ideer til artikler, gode cases m.v. er meget velkomne.
Sendes til redaktør af FM Update arkitekt m.a.a. Kjeld Nielsen, email: nielsen.famconsult@gmail.com
Vedrørende annoncering i FM Update, kontakt DFM sekretariatet: Telefon +45 3138 0198, dfm@dfm-net.dk
PER ANKER JENSEN
Per Anker Jensen
HÅNDBOG I
FACILITIES MANAGEMENT
HÅNDBOG I
FACILITIES MANAGEMENT
3. udvidede udgave
FM branchens uundværlige håndbog i en ny, udvidet og ajourført udgave. Hvert firmamedlem og personligt medlem modtager et eksemplar af håndbogen. Dette gælder dog
ikke for studentermedlemmer. For FM studerende sælges den til særpris.
Bestil den på www.dfm-net.dk
4
ÅBNINGSSESSION
Case om opbygningen af en FM-organisation:
ØRETÆVER KRÆVER MOD,
VILJE OG OPBAKNING
Som en af få danske kommuner etablerede Silkeborg Kommune i 2012
en FM-organisation, hvor al ejendomsdrift blev samlet i én organisation.
Organisationen ejer, driver og servicerer alle bygninger i kommunen, og har
ansvaret for teknisk service på alle driftsområder inklusive skoleområdet,
hvor den største forandring er. Desuden indgår ansvaret for rengøring
og hele energiområdet. Nu, et år senere er resultaterne markante: En
service, der ligger på samme eller et højere niveau. En besparelse på 5 %,
bl.a. på den grønne vedligeholdelse og på servicering af børnehaver.
Tilfredse medarbejdere, som har fået nye faglige udfordringer og mulighed
for uddannelse. Der er overblik og styr på ejendomsporteføljen og
energiforbruget.
Fra søjletænkning til nytænkning
Administrationen bestyrer ejendomsporteføljen og
To afgørende faktorer lå bag etableringen af en ny FM-
arbejder på at skabe overblik over den samlede porte-
organisation. Dels borgmesterens engagement. Hun
følje, som i kølevandet på den nye organisation er blevet
havde set FM virke i andre store virksomheder. Dels
større. Der er kommet styr på og overblik over ind- og
forankringen og opbakningen i direktion og koncern-
udlejning.
ledelse. ”For der skal både være mod, vilje og opbakning
Rådgivning og Vedligehold tager sig af planlagte
fra politikere og topledelse for at stå imod de øretæver,
vedligeholdelsesopgaver, mens Teknisk Service tager
som naturligvis kommer undervejs, når der gøres op med
sig af forebyggende vedligeholdelse, akut vedligehol-
den kommunale søjletænkning, hvor ansvaret for ejen-
delse og serviceopgaver.
domsdriften ligger decentralt i den enkelte institution.”
Det er de to sidstnævnte sektioner, som beskrives i den-
siger Lene Søgård, ejendomschef i Silkeborg Kommune.
ne artikel.
Projektet blev båret igennem af en vision om at skabe
Af METTE VIBORG,
større tilfredshed for færre penge ved at gå nye veje.
En iPhone blev symbolet på
forandring
En ny organisation
For at markere, at alle tekniske servicemedarbejdere
Den 1. januar 2012 er grundstenene til en ny epoke lagt.
var samlet i én organisation, brugte vi nogle små, men
Holdet er sat! Ejendomme i Silkeborg Kommune består
betydningsfulde forandringsmarkører. Før var nogle
af: Rengøring, Rådgivning og Vedligehold, Administra-
medarbejdere pedeller, mens andre var teknisk service-
tion og Teknisk Service.
ledere. I den nye organisation ﬁk alle titlen ”teknisk ser-
projektkonsulent i Ejendomme
i Silkeborg Kommune
I Silkeborg Kommune har rengøringen været samlet
vicemedarbejder”. Alle medarbejdere ﬁk også en iPhone
i én organisation siden 2007. Lige siden har vi arbejdet
og ens arbejdstøj, så de på den måde fremstod som én
på at effektivisere og optimere rengøringen, og vi har
medarbejdergruppe.
nu nået et fornuftigt niveau, hvor pris og kvalitet hænger sammen.
For den enkelte tekniske servicemedarbejder betød
forandringen et skifte fra ” ensom ulv” til teamplayer.
Den 1. januar 2012 indførte
Silkeborg Kommune en FMorganisation. Resultaterne et
år efter er markante. Der er
opnået en besparelse på 5 %.
5
ÅBNINGSSESSION
Medarbejderne havde tidligere arbejde på én institu-
dannet til ejendomsserviceteknikere. Til oktober 2013,
tion, nu hørte de til i et team og dækkede et geogra-
når de står med deres svendebrev i hånden, står Teknisk
ﬁsk område. Netop dét oplevede mange medarbejdere
Service med en gruppe medarbejdere, som har en fag-
som en stor styrke. For at styrke teamstrukturen yderli-
professionalisme, der sikrer en højere kvalitet i opgave-
gere var alle teams på et tre dags teambuildingsforløb.
løsningen. ”Målet i Silkeborg Kommune er, at halvdelen af
medarbejderne i 2015 er uddannede ejendomsservicetek-
Sådan arbejder vi – sådan tænker vi
nikere.” siger Poul Rey, sektionsleder i Teknisk Service.
80 % af alle opgaver, som løses i Teknisk Service, skal
opgaver og akutte opgaver. Alle brugerdeﬁnerede ad
Ny tænkning af planlagt
vedligeholdelse
hoc opgaver samt alle planlagte opgaver lægges ind i et
Den enkelte bygningens stand er nu den vigtigste para-
opgavestyringssystem og tildeles det enkelte team via
meter for, hvordan der prioriteres vedligeholdelsesmid-
en skræddersyet app på deres iPhone. På den måde kan
ler. Det lyder måske som common sense, men før var
opgaverne ﬂyttes rundt mellem medarbejderne i det
vedligeholdelsesmidlerne afhængig af hvilken afdeling,
enkelte team. Det betyder, at der er stor ﬂeksibilitet i
bygningen tilhører. Den nye måde at prioriterer vedlige-
tilrettelæggelsen af arbejdet.
holdelsesmidlerne på giver os større muligheder for at
være planlagte, mens 20% er brugerdeﬁnerede ad hoc
Vi tænker i stordriftsfordele, og vi har derfor samlet
sætte ind, der hvor det er mest nødvendigt.
alle kommunens grønne vedligeholdelsesopgaver hos
Vi har som noget nyt overtaget den indvendige ved-
kommunens Entreprenørafdelingen. Også vinterbered-
ligeholdelse af institutionerne, således at vi har mulig-
skabet er et samarbejde med Entreprenørafdelingen,
hed for at systematisere vedligeholdelsesopgaverne og
som har store maskiner og derfor hurtigt kan rydde
udbyde dem til laveste pris med økonomisk gevinst som
store arealer. Teknisk Service har ligeledes indkøbt og
målsætning.
lejet bedre udstyr, som effektiviserer snerydningen af
stitution alene med en lejeudgift, og medarbejdere på
Tværfaglighed og synergieffekt er
drivkraften
en skole og et plejecenter kunne gå på hvert sit fortov
Rådgivning og Vedligehold har tilpasset organisationen
og rydde sne.
fra en funktionsinddeling, hvor den enkelte bygnings-
fortove og mindre arealer. Tidligere stod den enkelte in-
konstruktør beskæftigede sig med enten plejecentre,
Mathias Dannemand Jensen,
Et nyt initiativ er et aftenhold. Vi påtænker at in-sour-
skoler eller daginstitutioner, til den samme geograﬁske
Søren Fisker og Birgitte Høg er
ce vægteropgaven og aﬂåsning af skoler. Det vil højne
inddeling, som vi har i Teknisk Service. ”Det betyder, at
teknisk servicemedarbejdere
serviceniveauet og spare penge. Samtidig vil det sikre
vi kan udnytte hinandens kompetencer og optimerer det
i Silkeborg Kommune.
bedre service og assistance til skolefester og andre af-
tværfaglige samarbejde mellem Teknisk Service og Råd-
Efter etablering af FM-
tenarrangementer.
givning og Vedligehold” siger Søren Overgaard, sektionsleder i Rådgivning og Vedligehold.
organisationen fik de
mulighed for at gå i gang
Kompetenceløft med ambitioner
med uddannelsen som
Et godt eksempel på én af de mange gevinster, der er
tværfaglige sammenhænge i Rådgivning og Vedlige-
ejendomsservicetekniker på
ved samlingen af de tekniske servicemedarbejdere, er et
hold. For eksempel har vi uddannet bygningskonstruk-
Teknisk Skole Silkeborg.
stort rotationsprojekt, hvor 20 medarbejdere bliver ud-
tørerne til risikostyringskonsulenter, således at de på
Der har været stor fokus på at skabe synergier og
Faktaboks
FM i Silkeborg Kommune
Indbyggere: Knap 90.000
Afdelinger: 10
Medarbejdere: Ca. 6.500
Medarbejdere i FM: Ca. 450
Antal ejendomme: 400
Etagemeter: 500.000 kvm.
Ejendomsbudget: 190 mio. kr.
6
ÅBNINGSSESSION
deres bygningssyn også sikrer og forbygger indbrud og
Rigtig kompetenceudnyttelse
andre hændelser.
Internt i organisationen har vi oplevet at gå fra at være
Et rigtigt godt eksempel på synergieffekten er et
kompetente til at være midlertidigt inkompetente. Det
nyt energinetværk, hvor vores ingeniører samarbejder,
er en udfordring at gennemgå en så omfattende foran-
rådgiver og sparrer med udvalgte tekniske servicemed-
dringsproces, hvor vi er gået fra at have svar parat og
arbejdere, således at de tekniske kompetencer kom-
ﬁngeren på pulsen til at have ﬂere spørgsmål end svar.
mer ud af kontoret og derud, hvor viden bliver omsat til
I løbet af 2012 har vi haft fokus på, at det er de rigtige
praksis.
medarbejdere, der løser de opgaver, de er bedst til – til
En ny rolle i Rådgivning og Vedligehold er, at vi udfor-
den rette tid og i sammenspil med de rigtige kolleger. På
drer institutionerne, så vi sammen tænker nyt i forhold
den måde er vores slogan opstået: Rigtigt. Godt. Gjort.
til anvendelsen af lokaler, derved vi får multianvendelige
Rigtigt: Fordi vi sikrer, at vi løser opgaven rigtigt.
lokaler, der hvor det giver mening.
Godt: Fordi vi løser opgaven i den rette kvalitet.
Gjort: Fordi vi får det gjort til den aftalte tid.
Vi bruger det som en tjekliste, og på den måde når vi
Vi bruger det som en tjekliste,
vores vision om at skabe større tilfredshed for færre
og på den måde når vi vores
penge!
vision om at skabe større
Det vil vi gerne kendes for: Rigtigt. Godt. Gjort.
tilfredshed for færre penge!
MCG Real Estate
Integrated Workplace Management Løsning
Avancert, enkelt og smart
FbWded[h_Xhk]^eide]b[W\:WdcWhaie]L[hZ[diij´hij[l_haiec^[Z[h$?Wbjel[h
')&&AkdZ[hiec^WhbW]ji³hb_]l³]jf[daecfb[jb´id_d]c[Z
Ö;`[dZeciZWjWXWi[e]#WZc_d_ijhWj_ed
ÖH[]_ijh[h_d]W\ehZh["h[al_i_j_ed[he]\[`biWcj^dZj[h_d]W\WhX[`Zief]Wl[h
Ö?dZXo]][j_dj[]hWj_edj_b97:j[]d_d][h
Ö<ehlWbjd_d]W\j[ad_ia[Wdb³]"_dijWbbWj_ed[he]kZijoh
Ö9[djhWb[h[]_ijh[c[ZWZh[ii[h"f[hiedWb["^dZl³ha[h["b[l[hWdZ´h[he]akdZ[h
Ö7h[Wb\ehlWbjd_d]c[Zl_ik[bjel[hXb_ael[hWh[Wb[h"Xo]d_d][h"beaWb[he]WhX[`ZifbWZi[h
Ö<eh[Xo]][dZ[l[Zb_][^ebZW\Xo]d_d][he]kZijohc[ZbWd]i_]j[jfbWdb³]d_d]
ÖCWdW][c[djW\i[hl_Y[W\jWb[hc[Z[aij[hd[b[l[hWdZ´h[he]_dj[hd[akdZ[hIB7
ÖCWdW][c[djW\ec\Wjj[dZ[Zh_\jiXkZ][jj[h
Ö7ii[je]A[ocWdW][c[dj
ÖAWdj_d[WZc_d_ijhWj_ed
ÖHWffehj[h_d]c[Zd´]b[jWbe]:Wi^XeWhZ
Ö;d[h]_\ehlWbjd_d]
ÖH[d]´h_d]e]c[][jc[h[
<h_aj_edib´i_dj[]hWj_edj_b[ai_ij[h[dZ[ioij[c[hI7F"EhWYb[">Hc$c$
CeZkb³h"iaWb[hXWhe][dijWdZWhZb´id_d]iec[hM[Xe]M_dZemiXWi[h[j
H[Wb_i[h_d]\hW7j_bP$cY]\ckdZ[hij´jj[hakdZ[dc[Z_cfb[c[dj[h_d][dW\
b´id_d][d^khj_]e][\\[aj_l$
Your Productivity Partner
DK-2840 Holte, Hanne Nielsens Vej 10, Tel 45414077,
7
fax 45425270, email: info@mcg-fm.dk, web: www.mcg-fm.dk
TVÆRFAGLIGHED
OG LEDELSE
Af JAN AAGAARD, journalist
GRØN GEVINST MED
MEDARBEJDERNES HJÆLP
En energisparekampagne blandt medarbejderne i Post Danmark viste sig
at have langt større effekt end de tekniske energieffektiviseringer. Og som
en sidegevinst blev FM organisationen mere kendt og fik stor goodwill i
virksomheden.
Fra Thomas Nissens (Post
af ledere og såkaldte klimaambassadører, som blev ud-
Danmark) indlæg
styret med informationspakker om kampagnen.
Så gik det ellers løs med simple kampagneværktøjer som plakater, post-it, foldere, løbende målinger,
SparOmeter, tænd-sluk ure, termometre og et kampagnewebsite. Og efter ﬁre ugers kampagneperiode var
resultaterne bemærkelsesværdige.
”Målet var en besparelse på 15 procent, men vi
nåede næsten 20 procent. Det var mere, end vi havde
regnet med, og kampagnen var en stor succes. Vi kunne
opnå ti gange så meget ved adfærdsændringer i forhold
til teknisk optimering,” fortalte Thomas Nissen.
En væsentlig årsag til kampagnens succes var den
I FM verdenen handler energioptimering ofte om at
rolle som chefer og ledere samt de 400 klimaambassa-
gennemføre tekniske effektiviseringer af virksomhe-
dører havde.
dens el- og varmeinstallationer. Men i virkeligheden kan
”Der er en rigtig stor ledelsesrolle i at gennemføre
man opnå meget større besparelser ved at få virksom-
en kampagne som denne. Den skal have en ledelses-
hedens medarbejdere til at ændre adfærd.
mæssig forankring for at blive en succes,” sagde Tho-
Det er læren i Post Danmarks FM organisation, som
mas Nissen.
sidste år gennemførte en succesrig energisparekampagne blandt sine medarbejdere. Afdelingschef FM Tho-
Lokale ildsjæle
mas Nissen fra Post Danmark fortalte på DFM konferen-
Cheferne i Post Danmark gik foran med det gode ek-
cen om resultaterne og erfaringerne med kampagnen.
sempel, sikrede koordinering af indsatsen, informerede
Post Danmark hører under Postnord, som har en
overordnet målsætning om at nedbringe virksomhe-
lederne og sørgede for, at de havde tid til kampagnearbejdet.
dens CO2-udledning med 40 procent inden 2020. FM
Lederne gik ligeledes foran med det gode eksem-
organisationen skal bidrage til at opfylde målsætningen,
pel, ligesom de var ansvarlige for at informere og enga-
men det er op til FM’erne selv, hvordan de vil gøre det.
gere klimaambassadørerne og sikre, at disse havde tid
På den baggrund gik Thomas Nissen og hans med-
til kampagnen. Klimaambassadørens rolle var at være
arbejdere i 2011 først i gang med at energieffektivisere
den lokale drivkraft – ildsjælen i kampagnearbejdet, og
en række ejendomme, men det gik op for dem, at der i
den der sørgede for, at materialerne kom ud til medar-
virkeligheden var langt større gevinster at hente på læn-
bejderne.
gere sigt, hvis man kunne påvirke medarbejderne til at
bruge mindre energi.
Nogle af de vigtigste kampagneelementer var de interne konkurrencer om at opnå størst besparelser, som
Post Danmark FM besluttede derfor at gennemføre
udløste midtvejspræmier i form af kager og pengegaver
en storstilet energisparekampagne og satte sig et am-
til de endelige kampagnevindere. Det var derfor også
bitiøst mål om at reducere el- og varmeforbruget med
vigtigt, at det lokale el- og varmeforbrug løbende blev
mindst 15 procent i kampagneperioden samt opnå en
målt og resultaterne offentliggjort.
varig besparelse på minimum fem procent efter kampagnens afslutning.
”Man skal ikke undervurdere værdien af konkurrencer i en kampagne. Der er en utrolig konkurrencementalitet i Danmark, hvor folk går meget op i at være
Simple værktøjer
bedre end kollegerne ovre i den anden bygning,” sagde
Post Danmark FM organiserede projektet med en styre-
Thomas Nissen.
gruppe, der ﬁk hjælp af eksterne rådgivere til startfasen,
8
TVÆRFAGLIGHED
OG LEDELSE
Mod nye mål
Efter kampagnen er udfordringen at få medarbejderne
til at holde fast i den energisparende adfærd. I Post Danmark sker det blandt andet ved hjælp af opfølgningskampagner, hvor man laver individuelle målsætninger
for hver bygning, målstyring med forbrugsrapporter
samt konkurrencer. Og nu hedder målsætningen ikke
fem procent – men 15 procent.
Ud over økonomiske og miljømæssige gevinster
ved et lavere forbrug har kampagnen som en sidegevinst også været med til at proﬁlere FM organisationen
i Post Danmark og cementere FMs rolle som en værdiskabende enhed.
”Kampagnen har givet en kæmpe tillid til vores forretningsenhed. Vi gjorde noget, som ingen forventede
af os, og ﬁk vist, at vi kan tilføre virksomheden merværdi. Og samtidig syntes medarbejderne, at det var sjovt
Nyhed
Læs om den nye prisbog
på byggecentrum.dk >
data og software
at være med til,” fastslog Thomas Nissen.
Benchmarking af Facilities Management
og støtte til optimering
Erfaren støtte i Facilities Management projekter
Det er en stor opgave at drive større Facilities
Management projekter. Både økonomisk og
tidsmæssigt er det derfor værdifuldt med støtte
fra en erfaren sparringspartner. Hos Ernst & Young
har vi erfaring fra mere end 50 Facilities Management projekter i Norden, og vi kan hjælpe din
virksomhed sikkert igennem processen. Vi tilbyder
kompetent rådgivning inden for:
>EkljYl]_a
:Yk]daf]
Hgl]flaYd]YfYdqk]
M\nacdaf_Y^kcj¶\\]jkq]l>E%cgf[]hl
>gjZ]\jaf_kYjZ]b\]
Aehd]e]fl]jaf_
Ernst & Young’s FM Benchmarkingprogram
Hvert år benchmarker vi omkostninger, serviceniveauer og brugertilfredshed i mere end 40
gj_YfakYlagf]jaFgj\]f$Zd&Y&9&H&E·dd]jÇE¶jkc$
FgngFgj\akc$HgklFgj\$<YfeYjckFYlagfYdZYfc$
Nykredit og KMD. Som deltager får du konkret data
og input til at forbedre egne processer, uanset om
du driver services in-house eller har outsourcet
dem. Herudover vil du indgå i et fagrelevant
netværk, hvor du kan dele erfaringer med andre
FM-chefer/direktører. Et udpluk af benchmarkede
processer ses herunder:
E]\YjZ]b\]j^jgcgkl
=b]f\gek\ja^l
J]f_·jaf_
Kontakt os og hør mere:
Claus F. Christensen, Executive Director
Ansvarlig for Facilities Management i Danmark
Tlf.: +45 51 58 28 30
Email: claus.f.christensen@dk.ey.com
9
TVÆRFAGLIGHED
OG LEDELSE
UDVIKLING OG
INNOVATION I FM
ISS arbejder løbende med at udvikle og nytænke de serviceløsninger, som
servicevirksomheden tilbyder sine kunder. Det sker i tæt samspil med
kunderne. ISS’ filosofi er, at ikke to kunder er ens. Det handler om at finde
frem til lige netop den løsning, der skaber mest værdi for den pågældende
kunde.
De ﬂeste kender ISS som et rengøringsselskab. Det var ISS
Den anden vej handler om proces-innovation, hvilket vil
engang. I dag løser det over 100 år gamle serviceselskab
sige at forbedre den måde, som servicen leveres på. Ofte
en lang række opgaver inden for blandt andet rengøring,
smelter de to veje sammen i en samlet forbedring.
ejendomsdrift, catering, ofﬁce support og security.
ISS er blevet en servicepartner for store offentlige
LISELOTTE PANDURO, ISS
Bedre og billigere løsning for TDC
og private kunder. I dag handler det ikke længere om
Segmentdirektør i ISS, Carsten Jeppesen, ved, hvad det
at levere en løsning, der kun fokuserer på, at kunden
vil sige at skabe proces-innovation. Han har nemlig stå-
skal have gjort rent på kontoret, skiftet en el-pære i
et i spidsen for at udvikle en samlet løsning til TDC, som
produktionshallen eller have tilberedt en frokost i per-
betyder, at TDC i dag oplever øget overblik og effektivi-
sonalerestauranten. De opgaver, som ISS løser for sine
tet på de mere end 4000 lokationer, som virksomheden
kunder, er langt ﬂere og langt mere komplekse, end de
har rundt om i Danmark. Samtidig har ISS med den nye
var tidligere.
løsning reduceret omkostningerne for kunden.
”Som servicepartner er det vigtigt at se din kun-
”Løsningen til TDC går ud på, at der er udviklet et IT
des forretningsområde i en større kontekst. Hvilke ud-
set-up, som styrer alle planlagte og akutte opgaver for
fordringer er det, kunden skal have løst? Ikke bare her
alle lokationerne online. Det giver overblik og mulighed
og nu eller i et lille afgrænset hjørne af virksomheden.
for at prioritere de opgaver, der er vigtigst for TDC at få
Hvis kunden eks. arbejder på at få en mere grøn proﬁl
løst. Det er en markant forbedring af arbejdsprocesser-
og derfor ønsker en serviceløsning med fokus på bære-
ne, som har resulteret i, at både kunden og vores medar-
dygtighed, så er vores opgave at udvikle og tilbyde det
bejdere får en bedre oplevelse”, siger Carsten Jeppesen.
til kunden - naturligvis uden at gå på kompromis med
Helt konkret betyder løsningen, at alle TDC-lokati-
kvaliteten,” siger Liselotte Panduro, der er divisionsdi-
oner er markeret med barkoder, så ISS-medarbejderne
rektør i ISS.
online via deres smartphone kan se, hvilke opgaver de
skal løse på lokationen – det kan være alt fra bygnings-
Innovation handler om både produkt
og proces
vedligehold, grønt vedligehold, periodisk rengøring el-
Udvikling af en ny og innovativ løsning, som passer til kun-
når de starter og slutter en opgave, så kunden kan se,
den, kræveret indgående kendskab til den enkelte kunde.
når opgaven er løst.
ler lignende. Samtidig indtaster medarbejderne online,
Det vil sige viden om kundens behov, men også detaljeret
10
viden om den eksisterende serviceløsning i forhold til eks.
Tog til tiden hos DSB
tidsforbrug og omkostninger. Med det udgangspunkt er
Et andet eksempel på nytænkning og tæt samarbejde
det muligt at skabe skræddersyede løsninger.
med kunden, er den løsning som ISS har skabt hos DSB.
”Vi tænker hele tiden på, hvordan vi kan løse en op-
DSB skal udnytte deres vigtigste ressourcer bedst mu-
gave bedst muligt og øge effektiviteten. Men udvikling af
ligt - den tid, DSB’s togvogne er til rådighed, er forret-
en ny løsning betyder ikke nødvendigvis, at løsningen skal
ningskritisk. Derfor er det vigtigt, at togene er gjort rent
opﬁndes fra bunden - vi skaber innovative løsninger på en
og klar til at køre på kortest mulig tid. Den kritiske faktor
platform af tidligere erfaringer” siger Liselotte Panduro.
hjælper ISS med at løse.
For ISS er der to veje at gå, når virksomheden arbejder
”Tidligere arbejdede vi med gamle køreplaner, der
med innovation. Den ene vej fører til produkt-innovation,
ikke var opdaterede. Det betød, at vores medarbejdere
hvilket handler om at forbedre den service, der leveres.
ikke kunne være sikre på, hvor og hvornår toget kom
ind. Det resulterede i rigtig meget spildtid. Når et tog
”Danish Crown har opnået 10 procent reduktion i
var rengjort, skulle vores medarbejdere fysisk gå langt
vandudledning og 10 procent reduktion i energiomkost-
for at give DSB besked om, at toget var klar til afgang.
ninger og ressourceforbrug. Den løsning er et godt ek-
Det var både tidskrævende og omkostningstungt,” si-
sempel på det samarbejde, vi har med kunderne, og på
ger Liselotte Panduro.
den værdi, ISS skaber for kunderne gennem innovation
Siden har ISS og DSB i samarbejde analyseret og
og udvikling af nye løsninger,” siger Liselotte Panduro.
effektiviseret processen, så den i dag er understøttet
Det er også i dette tilfælde det tætte samarbejde
med en IT-løsning. Det betyder, at DSB’s køreplan nu
med kunden, der har resulteret i nytænkning. Den
uploades i ISS’ arbejdsværktøjer online, så medarbej-
gensidighed, der opstår i udviklingen af nye løsninger
derne kan se de seneste meldinger om, hvor og hvornår
for kunderne, er helt central for den måde, hvorpå ISS
togene ankommer.
arbejder med innovation og udvikling af nye løsninger
Den nye løsning betyder også, at DSB-personalet
med såvel nye som eksisterende kunder.
på forhånd indrapporterer særlige udfordringer, som
”Vi opnår løbende ny viden om om, hvordan vi løser
ISS-medarbejderne kan forvente, når de skal klargøre et
opgaverne effektivt og innovativt. På den måde udvider
tog. Fx kan der være pladser i toget, der kræver ekstra
vi hele tiden vores erfaringsgrundlag og vores udsyn i
rengøring. Indrapporteringen sker via en smartphone-
forhold til nye typer af løsninger og nye services til vores
løsning, så ISS-medarbejderne til enhver tid er opdate-
kunder. Det betyder, at vi hele tiden bliver klogere og
ret om, hvilke opgaver der venter, når toget kommer ind
dygtigere til vores kerneforretning - nemlig at servicere
og skal rengøres.
vores kunder og skabe værdi for vores deres forretning”,
”En af fordelene ved den nye smartphone-løsning
afslutter Liselotte Panduro.
er, at vores medarbejdere kan give DSB direkte besked,
når de har afsluttet en opgave. Det betyder, at DSB får
en real-time klarmelding, så snart toget er klar til at
modtage passagerer. Det gør det muligt for DSB at disponere over togene langt hurtigere end ved den gamle
Faktaboks
løsning,” siger Liselotte Panduro.
ISS Facility Services A/S er Danmarks største faci-
Vand- og energibesparelse hos
Danish Crown
lity services virksomhed. ISS har mere end 8.500
Et tredje eksempel på innovation, er en løsning, som
ger til kunder som eks. Grundfos, Danish Crown,
ISS har skabt i samarbejde med Danish Crown. Danish
DSB, TDC og Bilka.
Crown ønskede at nedsætte vandforbruget ved den dag-
På globalt plan har ISS ﬂere end 530.000 med-
lige rengøring af virksomhedens produktionsapparat.
arbejdere i over 50 lande. Ifølge International
Flere års udviklingsarbejde har resulteret i, at ISS i
medarbejdere i Danmark og leverer serviceløsnin-
Association of Outsourcing Professionals er ISS en
dag arbejder med specialdesignede vandanlæg og dy-
af verdens to bedste leverandører af outsourcing
ser, som via et præcist tryk på vandudledningen giver
og verdens bedste ved outsourcing af Facility
en betydelig vandbesparelse. Samtidig forsker ISS i do-
Services.
sering og vandtemperaturer i samarbejde med sundhedsmyndighederne.
11
TVÆRFAGLIGHED
OG LEDELSE
MENTALE OMBYGNINGER – NYE
VEJE TIL RESSOURCEFULDHED
HVAD OG HVORFOR MENTALE
OMBYGNINGER?
økonomiske ressourcer der ikke er til rådighed i samme
Mange organisationer og kommuner står overfor store
omfang som før ﬁnanskrisen, og reaktionstider er i langt
strukturelle udfordringer udsprunget af, at tider med
højere grad i dag en konkurrence parameter der er stort
store forandringer også giver forandringer i organisati-
ledelses fokus på konstant at optimere.
Ombygninger koster penge og tager tid, det er
onsstrukturer og deraf behov for at kunne forandre og
På SIGNAL har vi for ca. 3 år siden udviklet koncep-
tilpasse rum og bygninger så de til enhver tid matcher
tet MENTALE OMBYGNINGER. Vi har været optaget af
behov og ressourcer.
at se hvor meget ressourcefuldhed vi kunne aktivere i
Ændringer i demograﬁ og børnetal betyder eksem-
de eksisterende fysiske rammer uden at bygge om eller
pelvis at mange kommuner kæmper med mangel på
ﬂytte en eneste væg, men udelukkende ved at udfordre
ekstra spor i deres skoler mens lige så mange andre
brugeradfærd for hvordan rum bruges!
kommuner kæmper med en overkapacitet på skoleom-
Når vi nu igennem 3 år med succes har rådgivet
Af GITTE ANDERSEN,
rådet – dette er strukturelle udfordringer man ikke kan
kommuner og private organisationer i Mentale Om-
CEO, SIGNAL arkitekter
nå at bygge sig ud af, selvom man havde pengene, da
bygninger skyldes det systematisk indsamlet evidens
der ingen sikring er for at nyt byggeri og ﬂere m2 sta-
på den uudnyttede kapacitet vi ser der er i eksisterende
dig er svaret på udfordringen når byggeriet står færdigt,
fysiske rammer i både den offentlige og private sektor
ﬂere år efter erkendelsen af behovet for forandringer.
– en ressourcefuldhed der kan bringes i spil og som der-
Derudover står både offentlige og private virksomheder for øjeblikket i en situation, hvor der både skal
med kan være det forandrings potentiale som gør at vi
på trods af krise begynder at tænke i udvikling!
være fokus på udvikling og nye koncepter for derved at
gere besparelser især i den offentlige sektor skaber nye
KOMMUNERNE SOM CASE– HVAD
SIGER DATA?
udfordringer. Borgere forventer bedre service og nye
Vi kan fra konkrete projekter både ifm. undervisnings-
velfærdstilbud samtidig med at kommunerne har færre
rum (folkeskoler / SFO / erhvervsskoler / gymnasier,
og færre midler til rådighed til at skabe denne velfærd.
mm) såvel som rådhuse og andre administrative kom-
skabe værdi samtidig med, at en ﬁnanskrise og yderli-
Der er med andre ord behov for et paradigmeskifte
og en ny dagsorden for hvordan vi skaber ressource-
12
munale bygninger se at der ofte er mulighed for optimering af eks. fysiske rammer på 30-50 procent.
fuldhed og udvikling så vi ikke ender med at sætte os
Vores evidens på dette område er indsamlet gen-
på hænderne og passivt vente på at en ﬁnanskrise løjer
nem en lang række observationer geograﬁsk spredt over
af før end vi trækker i arbejdstøjet og tænker i udvikling
DK og spredt på bygningstyper. Vi har udviklet en række
og innovation!
redskaber og metoder der sammen med 3 daglige ob-
Et sådan paradigmeskifte kunne være etablering
servationer over en række dage i de konkrete bygninger
af en mere dynamisk tilgang og tænkning for hvordan
vi analyserer på, har givet os en stor mængde data om-
bygninger og rum fremover optimalt kan understøtte
kring brugsmønsteret på den enkelte bygning, fordelt på
ændrede behov på grund af udsving i økonomi, æn-
samtlige rumtyper og deres brug over tid på dagen.
dringer ift. ekspansion / recession, organisationers stør-
Konklusionerne er stort set de samme: der er en
relse, samlede medarbejderantal og arbejdsprocesser.
stor uudnyttet ressourcefuldhed i vores eksisterende
Et koncept der giver agilitet og muligheder for en dag til
bygninger som kunne bringes i spil til nye velfærdstil-
dag robusthed, hvor der kan skrues op og ned for hvor-
bud, faciliteter til læringsløft og øget kvalitet i de kom-
dan rum bruges optimalt uden at bygge om.
munale tilbud.
TVÆRFAGLIGHED
OG LEDELSE
Data på bygninger:
Ressourceanalyser på tværs af kommunale bygninger
Observationer på en lang række skoler viser at skolens
viser at der er masser af ledige m2 ressourcer over
lokaler står gabende tomme.
dagen der kunne anvendes til at tænke i sambrug på
tværs og nye kommunale tilbud.
ge ressourcebillede på den enkelte institution såvel som
FRA ANOREKTISK MINDSET TIL
INNOVATIVT UDVIKLINGSMINDSET
analyser på tværs af en række kommunale tilbud så kom-
Der er altså et stort potentiale der kan aktiveres og give
munen herved får et virkelig godt billede af det samlede
masser af nye muligheder i kommunerne ved Mentale
ledige ressourcebillede der kan bringes i spil i kommunen.
Ombygninger! Eller sagt på en anden måde: alle de
Vi har i en lang række kommuner afdækket det ledi-
kommunale bygninger vi i dag bruger ressourcer på at
Data på mennesker:
drifte og vedligeholde, varme op, gøre rent og indrette
Udover data på hvordan de kommunale ejendomme
anvendes ikke fuldt ud i 30 – 50% af den almindelige ar-
bruges over dagen, indsamler vi ligeledes nøgletal og
bejdstid mellem 8.30 – 16.30 – det er rigtig mange uud-
evidens på hvordan brugerne arbejder fordelt mellem
nyttede m2 vi samlet set i Danmark holder driftsmæs-
en række forskellige arbejdsopgaver over dagen.
sigt liv i, og det er rigtig mange økonomiske ressourcer
Disse nøgletal er indsamlet ved af brugerne selv ind-
der bruges herpå.
rapporterer til SIGNALs survey redskab der via database
Det paradoksale er derudover at den enkelte bru-
indsamler data fra den enkelte bruger dagligt via indrap-
ger som oftest har den opfattelse at man i dagligdagen
porteringer fra mobiltelefon eller andre tablets.
ikke har adgang til nok m2 eller funktioner – der klages
Fra disse analyser får vi forklaringen på hvorfor der
2
som oftest over mangelen på møderum og manglen
er så mange ledige m i løbet af dagen spredt rundt om-
på rum til samarbejde og interaktion. Der er typisk ikke
kring i de enkelte bygninger; vi sidder i gennemsnit kun
kendskab til det reelle, faktuelle, ressourcebilleder fordi
ca. 50 % af tiden ved vores skrivebord, er helt ude af kon-
ingen afdækker dette på samme måde som man i de ﬂe-
toret mellem 20 – 30 % af tiden, sidder i møde mellem
ste ledelser altid har styr på alle andre ressourcer som fx
15 – 20 % af tiden osv… Konklusionen er at vi aldrig er
de teknologiske, menneskelige og økonomiske.
100 % af tiden nogen steder i bygningen og der derfor
konstant er ledig m2 kapacitet i vores bygninger.
Vi ser denne ressourcefuldhed som det forandringspotentiale der netop kan sætte en ny innovativ og bæredygtig dagsorden! At gå fra en anorektisk opfattelse
af ressourcefordeling hvor alt for mange efterhånden
tænker i at vi skal spare ressourcer og afgive m2 til en
udviklings dagsorden hvor vi systematisk får synliggjort
de ressourcer vi rent faktisk allerede har til rådighed og
derfra begynde at tænke i nye bæredygtige velfærdsstrategier der via sambrug og tværfaglige samarbejder
mellem de kommunale tilbud sætter nye dagsordener
for hvad vores velfærdssamfund kan tilbyde i de samme
ressourcer – eller måske endda i et reduceret m2 forbrug
samtidig med at vi får adgang til ﬂere og nye tilbud.
Der er altså rigtig meget bundlinje i at tænke mentale ombygninger og også at anvende mentale ombygninger som et strategisk redskab til at nå kommunale
Kommunerne er i fuld gang med det aktivitetsbasere-
mål, og på en bæredygtig og økonomisk optimal måde
de arbejde – der blandt andet betyder at hvert andet
af aktivere frie ressourcer til at skabe diversitet, nye og
skrivebord i gennemsnit står tomt.
ﬂere tilbud til medarbejdere og borgere.
13
TVÆRFAGLIGHED
OG LEDELSE
Tænk i bæredygtige koncepter med forskellige
brugere og tilpassede aktiviteter over dagen
Erfaringer fra konkrete mentale ombygningsprojek-
Netop i organisationer med større bygningsporte-
ter på SIGNAL viser at der er muligheder for etablering
føljer er store optimeringspotentialer såvel som store
af en langt større grad af diversitet i omfanget af tilbud
strategiske potentialer i at se på allokering og brug af
som de fysiske rammer kan tilbyde, tilbud der kan un-
rum og m2 på tværs af organisationens bygningspor-
derstøtte langt ﬂere aktiviteter og arbejdsprocesser, og
tefølje. Samtidig med at det at kigge på tværs af byg-
dermed også mennesker der samtidigt opholder sig i
ningsporteføljer netop også giver mulighed for at ny-
bygningen, eller af den samme organisation kan nøjes
tænke brugen af bygninger – at de brugere der i går
med at bruge langt mindre samlet areal end før – ude-
havde ejerskab til et enkelt kontor på en bestemt loka-
lukkende ved at udfordre hvordan vi bruger og deler m2
tion i morgen har adgang til en række forskelige facilite-
over dagen.
ter på alle lokationer. Det vil understøtte det ﬂexible ar-
Kigges der derudover på hvorledes m2 kan aktiveres
bejde mange allerede har taget hul på, hvor man i store
udenfor den almindelige arbejdstid – og dermed ikke
organisationer ser mange kolleger der rejser mellem de
kun i de peak perioder hvor vores bygninger til arbejde
enkelte lokationer for at tilbringe tid på møder og diver-
maksimalt er i brug ca. 50% – så åbner der sig et helt nyt
se samarbejder. I andre tilfælde ville denne allokering af
ressourcebillede som kan give yderligere muligheder
fælles ejerskab give mulighed for at medarbejdere der
for co-creation, tværfaglige samarbejder, mixed use,
måske bor langt fra den lokation hvor de var fast tilknyt-
og andre former for netværksbaserede samarbejder der
tet og arbejdede i går, i morgen måske kan nøjes med
strækker sig i feltet mellem det ”almindelige arbejde fra
at møde op på denne lokation 3 dage om ugen, og de
8.00 – 16.00 i en organisation, til det netværksbaserede
øvrige 2 dage møde op på en lokation der ligger tæt-
arbejde på tværs af virksomheder, uddannelsessteder,
tere på – at alle lokationer på tværs i en organisation
og lokalområder. At invitere omverdenen indenfor i
havde en fælles HUB som var indrettet som en slags
organisationen til at udvikle og innovere kræver også
kontorhotel der indeholdt alle de faciliteter der skal til at
plads – pladsen er der, den skal bare aktivers ved at ud-
udføre vidensarbejde i den aktuelle organisation og til
fordre adfærd!
digitalt at kunne kommunikere på tværs af lokationer – i
Udover muligheder for mentale ombygninger af
den enkelte bygning er der ligeledes også potentialer for
tilstedeværende fællesskaber – fokus på det bedste fra
begge verdener.
ressource aktivering ved samlet at kigge på bygnigsportefølger.
Blandt både globale og nationale organisationer er
14
HVORDAN ARBEJDER MAN MED
MENTALE OMBYGNINGER?
der mange der udover det enkelte hovedkontor har en
Mentale ombygninger handler altså især om at få eksi-
række kontorbygninger spredt ud på de markeder de
sterende rum til at facilitere nye vilkår for arbejde, at få
geograﬁsk opererer i – det som i fagsprog hedder en
eksisterende rum til at understøtte nye og ﬂere tilbud
bygningsportefølje. Mange større organisationer har
til medarbejdere – mentale ombygninger handler om
grundet store bygningsporteføljer som regel etable-
kvalitet, diversitet, mangfoldighed og det at give nye
ret en egentlig Facility Management (FM) afdeling der
muligheder ved at ændre opfattelse af hvordan eksiste-
forvalter, drifter og vedligeholder alle organisationens
rende ressourcer anvendes og allokeres i dagligdagen til
bygninger. Det samme gør sig gældende i mange kom-
ny brug.
muner rundt om i landet – hvor nye ejendomscentre
En mental ombygning er en change management
skyder op, hvor kommunens samlede kommunale byg-
proces fremfor en byggeproces. Det er fokus på ad-
ningsportefølje er samlet.
færdsændringer fremfor bygningsfysiske ændringer.
En unik mulighed og oplagt vil det jo være hvis man
En mental ombygning er fokus på sammenhængen
i disse ejendomsselskaber eller FM afdelinger begyn-
mellem adfærd og reelt brug af m2 – at tage den fulde
der at anvende den mentale ombygning som afsæt for
konsekvens af at arbejde ikke længere er et sted men en
hvordan organisationens fremtidige strategier bedst
aktivitet, at udfordre personligt ejerskab til m2 til fokus
understøttes i de fysiske rammer og arbejdsrum.
på fælles ejerskab til m2.
TVÆRFAGLIGHED
OG LEDELSE
og derfor handler om mennesker og forandring er det
RUM SOM REDSKAB TIL BEDRE
PERFORMANCE
vigtigt at have indsigt i fakta for at kunne aﬂive myter.
Vi mener at det er på tide at ﬂytte fokus fra at rum ude-
Vores erfaring er at skal mennesker se at der er andre
lukkende har noget med drift & vedligehold at gøre til
veje og stier at gå ad i forbindelsen med brug af rum, så
et fokus på human kapital og hvordan rum spiller en
skal fokus rettes på at synliggøre den uudnyttede rum
stor rolle som redskab til at skabe bedre organisatorisk
ressourcefuldhed de i dagligdagen går ”blinde” forbi,
performance. En opgave for topledelsen og derfor også
så processen ikke kommer til at handle om at man igen
noget der bør forankres i topledelsen.
Da mentale ombygninger er en forandringsproces,
skal give afkald på noget og have mindre af alt, men der-
I topledelsen kan nye redskaber være til enhver tid
imod fokus på at vi ved at dele det vi allerede har, kan
af have styr på organisationens ”nu” ressourcebillede –
have adgang til de samme funktioner samt en hel masse
hvordan bruger vi vores rum over dagen og gruppeka-
nye rumlige funktioner.
rakteristika på hvordan medarbejderes arbejdsproces-
Mentale ombygninger starter derfor bedst ved at
ser fordeler sig
skaffe sig indsigt i organisationens reelle rum og m2
Der tales i disse år om at nøgletal og data er det nye
ressourcebillede – hvordan anvendes rum og m2 i dag-
sorte guld – og her kan vi kun være enige. Udover det
ligdagen, hvornår er hvad i brug, af hvem og hvordan?
kendskab en topledelse får til om brugen af de ressour-
Dette for at synliggøre overfor brugere hvad der skjult
cer den stiller til rådighed også fremmer strategien, så
er til rådighed af rumkapacitet over dagen, som kunne
er data også et vigtigt redskab til at udfordre fortidsfor-
aktiveres til nye funktioner og dermed give nye og ﬂere
længelse i organisationen. Data er hele forskellen på at
muligheder til den enkelte.
tro eller vide, at gætte, at synes og at vide og kunne dokumentere – og derfor også et vigtigt redskab at have
Rådgivning & mentale ombygninger:
i spil når både mellemledere såvel som medarbejdere
Gennem årene er vi hos SIGNAL – i de konkrete bygge-
skal klædes på til forandringer.
projekter, vi har været involveret i, – stødt på en række
Disse data er ikke kun nogen der skal i spil når de
dilemmaer som går igen fra projekt til projekt – og som
store organisatoriske forandringer skal i planlægges og
bremser for nytænkning og værdiskabelse – og dermed
implementeres – det er også informationer der skal ind-
også for aktivering & implementering af mentale om-
arbejdes i ledergruppens daglige rutiner, når små juste-
bygninger. Blandt disse er blandt andet;
ringer skal implementeres i organisationen. Det er nye
måder at tænke ledelse på! Både i topledelsen og hos
B´id_d]\´hX[^el07bj\ehe\j[ijWhj[hcWdc[ZWjbWl[
mellemledere.
løsningen på en udfordring før end behovet er udfordret. På den måde sidder man fast i, at fremtiden kun
Og det handler dybest set om samtænkning af:
kan skabes ved at gribe i de løsninger, vi anvendte i
9eehfehWj[f[h\ehcWdY[
går. Fortidsforlængelse og vanetænkning bremser for
F[efb[f[h\ehcWdY[
at tænke i innovation, nytænkning og udvikling.
<WY_b_jof[h\ehcWdY[
:[j_ddelWj_l[fWhWZeai0:[j[h[d\ehkZi³jd_d]"Wj
Vi er sikre på at vi de næste par år vil se et øget fokus
de rådgivere som en kunde får rådgivning fra, evner
på at ﬂytte snakken om rum ind på direktionsgangen,
at udfordre det innovative paradoks for, ”hvordan
et øget fokus på de performance resultater rummet kan
skal jeg vide, hvad jeg skal vælge, hvis jeg ikke ved,
fremme og understøtte, nye uddannelser der sætter fo-
hvad jeg kan få?” Det er vores opgave som rådgivere
kus på det at arbejde med rum og masser af indsamlet
undervejs i en rådgivningsproces at udfordre og åbne
evidens der giver os endnu mere viden om hvordan rum
mulighedsrummet op for kunden, så nye ressourcer
virker!
og måder at understøtte behov på synliggøres – og
kobles til ny brug af en eksisterende bygning!
VI skal bare gå i gang!
15
IKT OG CAFM
”VI HAR SIMPELTHEN IKKE
RÅD TIL AT LADE VÆRE!”
Som nogle af de første hospitaler i Danmark har Bispebjerg og Frederiksberg
Hospitaler investeret i CAFM systemet Archibus. Det giver en unik mulighed
for at sikre et komplet datagrundlag til styring af såvel nybyggeri som drift.
Af LOUISE VOSS BENDIXEN
Byggeprojekt giver mulighed for
investering
spitaler og ansvarlig for byggeprojektet, Claes Brylle
På Bispebjerg Bakke skal der i perioden 2014-2025 byg-
Hallqvist, holdt oplæg på DFM-konferencen i januar
ges nye 120.000 kvadratmeter og ombygges 96.000
omkring de strategiske overvejelser for valg af syste-
kvadratmeter, når Nyt Hospital og Ny Psykiatri Bispe-
met. Han mener, at investeringen i et CAFM system er
bjerg rejser sig på grunden. Det skaber en unik mulig-
den helt rigtige, og at den falder på det helt rigtige tids-
hed for at foretage investeringer, der både kommer
punkt:
Vicedirektør på Bispebjerg og Frederiksberg Ho-
byggeprojektet til gode, og som samtidig kan give drif-
”Som et af de første hospitaler i Danmark vælger vi
ten et stort løft. Hospitalet har derfor i 2012 besluttet at
at investere i et samlet CAFM-system nu. Det gør vi i tro-
investere i CAFM-systemet Archibus for at kunne sikre
en på, at det skaber en væsentlig værdi for os i forhold
et komplet datagrundlag til styring af såvel byggeri som
til både byggeri og drift. Vores projekt er utrolig stort
drift.
og komplekst, og vi er derfor nødt til at skabe os det fornødne overblik for ikke at begå en masse, dyre fejl undervejs. Vi har simpelthen ikke har råd til at lade være.”
Claes Brylle Hallqvist, vicedirektør for Bispebjerg og
Krav om effektivisering
Frederiksberg Hospitaler og
Investeringen er blandt andet nødvendig, idet alle de nye
ansvarlig for byggeriet af Nyt
hospitaler skal møde et krav om 6-8 procent effektivise-
Hospital og Ny Psykiatri Bispe-
ring. Dertil kommer den almindelige, årlige produktivi-
bjerg. (Foto: Claus Peuckert)
tetsstigning på 2 procent. Så hvis vi hopper frem til 2025,
Konkrete projekter
Bispebjerg og Frederiksberg Hospitaler har en
række konkrete opgaver og udfordringer, som
Archibus kan hjælpe med at håndtere.
16
IKT OG CAFM
Bispebjerg og Frederiksberg
Hospitaler har som de første
hospitaler i Danmark investeret i CAFM-systemet Archibus.
(Foto: Claus Peuckert)
når de nye bygninger står færdige, skal hospitalet møde et
og forhåbentlig dokumentere en effektivisering i udnyt-
krav om at være 32-34 procent mere produktivt end i dag.
telsen af lokaler.
”Det krav kan vi kun opfylde ved at gentænke den
måde, vi indretter hospitalet på. Rammerne skal under-
Hospitalet i 3D
støtte arbejdet, så effektiviseringen kommer helt af sig
Hospitalet er bygget i 1913, og en stor del af de oprinde-
selv. Ved at analysere den faktiske brug af bygninger
lige bygninger er for nylig blevet fredet af Kulturstyrel-
og lokaler kan vi bedre forstå, hvor optimeringspoten-
sen. Hospitalets nøjagtige antal kvadratmeter kendes i
tialerne ligger. Det nytter jo ikke noget bare at ﬂytte
øjeblikket ikke, og meget af det eksisterende tegnings-
de gamle systemer ind i nye rammer, ” fortæller Claes
materiale er mangelfuldt. Det skal en 3D-optegning af
Brylle Hallqvist og henviser til de mange analyser, byg-
den nuværende bygningsmasse lave om på.
georganisationen allerede har foretaget.
Udover nybyggeriet ligger der en stor renoverings-
For eksempel har byggegruppen i 2011 undersøgt
opgave forude for at få de gamle bygninger optimeret
den faktiske rumudnyttelse af Bispebjerg og Frederiks-
til moderne hospitalsdrift. Her er digitaliseringen af alt
berg Hospitalers i alt 1795 administrative rum fordelt
tegningsmaterialet helt centralt, da det er vigtigt at
på 57 bygninger. Analysen viste, at mange kontorer
kende det nøjagtige omfang af bygningsmassen. Mang-
og personalerum har en relativt lav udnyttelsesgrad på
lende viden herom kan betyde store ekstraregninger,
omkring 35 procent, og at mødefaciliteter er helt nede
hvis der viser sig at være ﬂere kvadratmeter, end hvad
på blot 5 procent gennemsnitlig udnyttelse. Grunddata
der var estimeret.
som disse skal overføres til det nye CAFM system, og
En del bygninger skal rives ned i byggeprocessen,
fremadrettet vil nye analyser kunne fødes ind i systemet
men selv disse er interessante for hospitalet at få regi-
Rokadeplan og simulering af flytninger
I forbindelse med byggeriet af det nye hospital vil en kompleks rokadeplan blive rullet ud. Byggeriet foregår
i etaper med skiftevis nedrivning, byggeri og indﬂytning, eller udﬂytning, renovering, indﬂytning osv.
Nogle afdelinger vil opleve at skulle ﬂytte helt op til tre gange for at få puslespillet til at gå op. Det kræver
et stort overblik og nøje planlægning at ﬂytte rundt på op mod 5.000 medarbejdere, og CAFM-systemet vil
give mulighed for simulering af ﬂytninger, så det kan planlægges så intelligent som muligt.
Frederiksberg og Bispebjerg Hospitaler blev fusioneret i 2011, og nybyggeriet skal også samle de to hospitaler på matriklen på Bispebjerg. Frederiksberg Hospital skal derfor rømmes i løbet af de næste 10-12 år,
og her kan CAFM-systemet give et overblik over ﬂytteprocessen og sikre, at det foregår på den økonomisk
mest forsvarlige måde.
17
IKT OG CAFM
Mads Bo Bojesen (th), chef for
FM-Enheden på Bispebjerg og
Frederiksberg Hospitaler og
Allan Næsager (tv), projektleder for implementeringen af
Archibus i FM-Enheden. (Foto:
Louise Voss Bendixen)
streret. Viden herom kan eksempelvis lette transport-
lægges i etaper med skiftevis nedrivning og nybyggeri,
planlægningen i forhold til at estimere antal kubikmeter
og byggeprocessen strækker sig derfor over mange år.
byggeaffald, der skal køres væk fra grunden.
Byggeriet består af mange faseopdelte delprojekter, der
aﬂeveres løbende til driften i takt med, at de enkelte
Kompleks byggeproces
delprojekter afsluttes.
Der skal bygges mange nye kvadratmeter for at skabe
Den løbende aﬂevering er helt central for, at skabe
tidssvarende rammer for det nye moderne storbyhospi-
en konstant fremdrift for byggeriet. Driften skal derfor
tal. Byggeprocessen kompliceres af, at hospitalet skal
sideløbende gøres klar til at modtage byggeriet, så der
være i fortsat drift under hele byggeperioden, at store
sikres en ordentlig overlevering. Et godt CAFM-system
dele af hospitalet er fredet, og at byggegrunden ligger
kan være med til at smidiggøre byggeprocessen og
midt i et tætbefolket byområde i Københavns Nordvest-
overleveringsfasen.
kvarter. De fysiske begrænsninger betyder, at der kun
kan bygges lidt ad gangen. Byggeriet skal nøje plan-
Kunst-registrering
Begge hospitaler råder over en skattekiste af kunstværker, som er blevet erhvervet over årene. Der er dog
behov for en præcis optegnelse over placeringen af kunsten, som skal opmagasineres i byggeperioden og
ﬂyttes med over i det nye hospital, når det står færdigt. Registeringen er en af de første opgaver, der løses
med Archibus, og den går i gang allerede i foråret 2013. Registreringen vil foregå ved hjælp af mobile tablets, hvor der tages billeder af al kunsten, værkerne måles op og placeringen registres. Alle informationerne
samles i Archibus-databasen, hvori supplerende oplysninger kan tilføjes; fx ejer, kunstner, værdi osv.
Vedligeholdelsesplaner
Archibus giver mulighed for at kombinere de forskellige vedligeholdelsesindsatser med den afhjælpende
task management. Ved at indarbejde vedligeholdelsesplaner som en kombination af den oparbejdede
erfaring og en ny tilstandsrapport gennemført af en ekstern rådgiver, opnår hospitalet en komplet vidensdatabase. Ved at systemet understøtter såvel de faste servicerutiner, eftersynsarbejde, planlagte aktiviteter
og de daglige afhjælpende opgaver, skabes en sammenhæng i indsatsen, og opgaven med at vedligeholde
data bliver lettere. Det vil også være muligt at sikre sammenhæng med Region Hovedstadens nye regnskabssystem, så enhedens arbejde sættes i direkte relation til økonomistyring og disponering. Endelig
forventes den interne ressourceplanlægning og afvikling at skulle integreres i opgaverne.
18
IKT OG CAFM
Det nye byggeri på Bispebjerg
omfatter 120.000 kvadratmeter nybyg og 96.000
kvadratmeter ombygning og
renovering. Byggeperioden
går fra 2014-2025 og overlevering til driften vil ske løbende.
(Illustration: BDP)
Store driftsfordele
mange differentierede systemer, der bruges i dag, og til
”Vi skal gå over til at have en forebyggende, frem for en
at have alting samlet på ét sted.
afhjælpende tilgang. Det er en helt afgørende forskel i
”Man bliver meget imponeret og ivrig efter at af-
en vedligeholdelsesorganisation. Vi får meget mere ud
prøve alt det, systemet kan. Men man kan godt komme
af vores kroner med en forebyggende tilgang, så vi kan
til at glemme, at det kræver stor datadisciplin, og syste-
tage tingene i opløbet, frem for at lappe på gamle ska-
met er jo ikke stærkere end de data, vi lægger ind og
der.”
hele tiden skal opdatere. Så det handler om at deﬁnere;
Sådan siger Mads Bo Bojesen, som er chef for FM-
hvad giver mening?”
Enheden på Bispebjerg og Frederiksberg Hospitaler.
Han har store forventninger til det nye system, som han
mener, kan give FM-Enheden et gevaldigt løft:
Store krav til rådgivere og
bygningsejer
”Det nye byggeri er jo helt specielt med kombina-
Projektleder Tina Østergård Simonsen fra projektgrup-
tionen af renovering og nybyg, og det skaber et særligt
pen bag Nyt Hospital og Ny Psykiatri Bispebjerg har
momentum for at gribe tingene lidt anderledes an og
stået for udbuddet af opgaven med at få data indsamlet
involvere driften på et tidligt tidspunkt. Derfor har vi i
og overført til CAFM-systemet Archibus. Hun mener,
driften også været med til at udvælge CAFM systemet,
at systemet har mange fordele, men advarer samtidig
som kan underbygge de vedligeholdelsesmæssige og
mod visse faldgruber.
driftsmæssige rutiner. Så det her er en anledning til at
give FM et tiltrængt løft.”
Med et byggeri, der går i jorden i starten af 2014, er
det altafgørende at få skaffet de rigtige data her og nu.
Mads Bo Bojesen har store ambitioner for FM-En-
Grundlæggende er det derfor bedre at vide lidt om det
Tina Østergård Simonsen,
heden, som skal toptunes til at kunne varetage driften
hele end meget om kun lidt. Tina Østergård Simonsen
projektleder, Nyt Hospital og
af det nye hospital. Men han ved også godt, at det kræ-
påpeger som Mads Bo Bojesen, at det er nødvendigt at
Ny Psykiatri Bispebjerg. (Foto:
ver en stor omstilling og nye arbejdsgange at gå fra de
være meget kritisk i forhold til hvilke data, der lægges
Louise Voss Bendixen)
Overblik over bygningsmassen
Byggeorganisationen kender i dag ikke det nøjagtige omfang af eksisterende kvadratmeter og bygningsmasse, og man er derfor startet helt fra bunden med at få indscannet tegningsmateriale over hospitalet,
hvis ældste bygninger er 100 år gamle. Meget af det eksisterende tegningsmateriale er ret mangelfuldt, og
ambitionen er på sigt at have et fuldstændigt overblik i 3D over hospitalets bygninger og det omfattende
underjordiske tunnelsystem.
19
IKT OG CAFM
ind i systemet, og hvilken detaljeringsgrad, der er tale
denne opgave er en rutineopgave for rådgiverne. Deri-
om.
mod har digitaliseringen og 3D visualiseringen voldt
”Der er en risiko for at komme til at lide datadøden
problemer.
– og simpelthen drukne i mængder af data, som ingen
”Det er svært at ﬁnde kompetent rådgivning på feltet.
ved, hvordan skal håndteres. Det stiller store krav til
Der er stort set ingen rådgivere, der har mange års erfa-
såvel rådgivere som bygningsejer i forhold til at kunne
ring med håndtering af så store bygningsmængder, fordi
fastlægge behov og detaljeringsgrad.”
feltet stadig er så nyt. Mange mangler overblikket og kan
En del af udbuddet omfatter en tilstandsvurdering
derfor ikke rådgive om de langsigtede strategiske beslut-
af de nuværende forhold på Bispebjerg Hospital, og
ninger. Det har været en udfordring i forhold til beslutningsprocessen,” konstaterer Tina Østergård Simonsen.
Ambitionen er at brugerne i
Kulturforandring
fremtiden ved et nemt tryk
Indførelsen af et helt nyt driftssystem kræver naturlig-
på en mobil enhed, som fx
vis en større omstilling i organisationen og en kultur-
en smart phone, kan oprette
forandring blandt medarbejderne. Ved at indføre task
rekvisitioner i Archibus. (Foto:
management, hvor alle opgaver bliver registreret og får
Claus Peuckert)
et jobnummer, opnår ledelsen en langt højere grad af
overblik over egen organisation. Det giver et klart billede af, hvad hospitalets driftsfolk laver. Den viden er en
forudsætning for at foretage fornuftige besparelser og
effektiviseringstiltag.
Transport og logistik
Det nye system forventes på sigt at håndtere serviceydelser inden for transport og logistik – så som sengetransporter, madlevering, affaldshåndtering, linned, post mm. Archibus anvender en geograﬁsk tilgang til
data, som er kendt fra Geograﬁske InformationsSystemer (GIS) - men på bygningsniveau. På den måde kan
kommunikationen over for såvel brugerne som de interne FM-leverandører gøres meget enkel. Det bliver
muligt at illustrere bygningstilstanden samt fejl og mangler aktivt på en digital tegning – lige som brugerne
kan indrapportere fejl visuelt gennem en web adgang eller en smart phone. FM-enheden og byggeorganisationen samarbejder om at udvikle et RTLS system, som muliggør en dynamisk realtidsbestemmelse af
eksempelvis madvogne. Ideen er at registrere temperaturen fra vognen, så man kan sikre, at maden altid
bliver opbevaret ved den rette temperatur under hele transporten. Det er forventningen at også denne
funktion kan synliggøres via Archibus.
Om Bispebjerg og Frederiksberg Hospitaler
Bispebjerg og Frederiksberg Hospitaler fusionerede 1. januar 2012. Hospitalet er et af Region Hovedstadens
ﬁre akuthospitaler og er med sine omkring 4.500 ansatte en af Københavns største arbejdspladser. Hospitalet er en del af Københavns Universitetshospital og har en høj forskningsaktivitet.
Nyt Hospital og Ny Psykiatri Bispebjerg
8o]][fhe`[aj[jec\Wjj[h_WbjYW$'('$&&&c2 nybyggeri og ca. 96.000 m2 ombygning samt etablering af
ca. 1.100 p-pladser på den 26 hektar store matrikel på Bispebjerg Bakke.
;dZ[bW\Z[[ai_ij[h[dZ[Xo]d_d][he]^Wl[Wdb³][h\h[Z[Z[$
:[diWcb[Z[Wdb³]iikc[h)"/.c_W$ah$
8o]][f[h_eZ[d\ehl[dj[iWjlWh[\hW(&'*#(&(+$;dh³aa[Z[bfhe`[aj[h\³hZ_]Xo]][i_[jWf[he]WÔ[l[h[i
løbende til driften.
IecZ[j\´hij[ZWdia[^eif_jWb^Wh8_if[X`[h]e]<h[Z[h_aiX[h]_dl[ij[h[j_97<C#ioij[c[j7hY^_Xki"
som skal sikre et komplet datagrundlag for byggeriet og en sikker overlevering til driften.
20
IKT OG CAFM
Allan Næsager er projektleder i FM-Ejendomme/
re - og det hele tager tid. Så der er stadig et stykke vej,
Bygge & Anlæg og er ansvarlig for implementeringen
til vi kan starte et pilotprojekt, hvor vi tester systemet på
af Archibus på Bispebjerg og Frederiksberg Hospitaler.
tre bygninger her på Bispebjerg og to bygninger på Fre-
Han mener også at systemet kan give enheden et løft,
deriksberg. Men det bliver rigtig spændende at komme i
men samtidig påpeger han, at der er udfordringer for-
gang med arbejdet for alvor,” slutter Allan Næsager.
bundet med det:
”Implementeringen af sådan et nyt system er udfordrende for driftsorganisationen. Det er en organisatorisk og kulturmæssig kæmpe forandring at skulle
indføre sådan et værktøj og være klar til at bruge det.”
Byggeriet af Nyt Hospital og
Allan Næsager understreger, at det er vigtigt at kun-
Ny Psykiatri Bispebjerg kom-
ne lancere et gennemført serviceprogram overfor syste-
mer til at foregå i en proces,
mets brugere og FM-Enhedens kunder, som i første om-
der minder om spillet Sliding
gang er hospitalets ansatte - f.eks. læger, sygeplejesker
Puzzle, hvor 15 brikker hele
og andet klinisk personale – og på sigt kan patienterne
tiden bytter rundt og én
måske også få adgang til at bestille ydelser i systemet.
plads er ledig ad gangen. På
”Brugerne forventer en høj kvalitet af service, og det
byggepladsen bliver der skabt
skal vi kunne levere. Det stiller store krav til systemtest,
ledig plads ved på skift at
brugeroprettelse, bemanding, rollefordeling og så vide-
bygge nyt, flytte funktioner
på hospitalet, rive ned, bygge
nyt osv.
Intelligente serviceløsninger, som
skaber forretningsfordele
Coor leverer intelligente serviceløsninger, som
supporterer virksomheder i op- og nedgang
og bidrager til deres lønsomhed og fremgang.
Sammen med kunderne identificerer vi
forbedringsmuligheder og implementerer nye
løsninger. I et foranderligt forretningsmiljø
tilbyder vi unikke og fleksible løsninger, som
skaber forretningsfordele for din virksomhed.
Vi kalder det Service med IQ.
www.coor.dk
21
IKT OG CAFM
I mødet med en IKT-aftale er det en udfordring at stille de rigtige krav.
Samtidig er IKT-aftalen en mulighed for at bringe driften på dagsordenen.
Som driftsrådgiver anbefaler COWI at lægge vægt på datastruktur, Service
Level Agreements, space management og totaløkonomi.
FIND BALANCEN
I IKT-KRAVENE
IKT-aftalen – sæt driften på
dagsordenen
driftsorganisationen, da datamængden er uoverskuelig
Vi kender det alle sammen. Driftsorganisationen har
være rodede og vanskeligt tilgængelige. Her er krav til
netop overtaget en nyopført ejendom og står undrende
datastruktur afgørende.
og derfor stort set ikke anvendes. Digitale data kan også
over for en lang række designløsninger. Hvorfor er der
Efter COWIs erfaring består en god og anvendelig
ikke plads til at servicere de tekniske installationer, og
struktur af bygningsdele og komponenter med tilknyt-
hvorfor skal der bruges lift til at pudse vinduer? På sam-
tede drifts- og vedligeholdsaktiviteter samt en samlet
me måde er den aﬂeverede driftsdokumentation ofte
driftsplan. Dette skal fremgå af IKT-aftalen, gerne i for-
uoverskuelig og kræver massiv efterbehandling, før den
bindelse med anvendelse af et CAFM-system eller Excel.
kan anvendes i den daglige drift og vedligehold. Dette
Den skematiske struktur i Excel er simpel og dækker
kan minimeres eller helt undgås ved indarbejdelse af
langt hen ad vejen mange driftsorganisationers behov.
krav herom i IKT-aftalen.
Fremadrettet vil det være fordelagtigt aktivt at anvende
Med de nye IKT-bekendtgørelser er det ikke længere
en 3D-model, hvori alle bygningsdele og komponenter
kun statslige bygherrer, men alle offentlige bygherrer,
er indeholdt. 3D-modellen er en intuitiv repræsentation
der er forpligtet til, i samråd med driftsorganisationen,
af den fysiske ejendom, og der ﬁndes relativt simple
at stille krav om digital aﬂevering af driftsdata. Kravene
viewere, som kan rotere, ﬁltrere og skære i modellen, så
vil typisk blive stillet ved brug af bips’ IKT-speciﬁkati-
man kun får vist det man har brug for.
oner som bilag til rådgiverens kontrakt. Derfor er det
nødvendigt, at driftsorganisationen melder sig på ba-
Løft FM op på strategisk niveau
nen på et meget tidligt stadie. Det er COWIs erfaring,
Brugt rigtigt kan digitale data anvendes strategisk til
at bygherren ofte ser det som en stor udfordring at
at stille skarpt på ﬁnjustering af driftsorganisationen,
formulere kravene til den digitale aﬂevering. Bygher-
optimering af indtjening og udnyttelsesgrader af ejen-
Af HELLE JUUL BAK og
ren har derfor brug for input fra driftsorganisationen.
domsmassen. SLA og space management er værktøjer
ULF JÖNSSON, COWI
Det er en mulighed for at blive hørt og bringe driften på
som mange driftsorganisationer ikke anvender, men
dagsordenen allerede i de tidlige faser af projektet. Det
som COWI har erfaret giver stor værdi.
er COWIs erfaring, at samarbejdet mellem bygherren
Hvordan træffer driftsorganisationen beslutninger
og driftsorganisationen giver driftsvenlige byggerier og
omkring udvikling og forbedring af sin organisation, og
brugbare driftsdata.
hvordan foretager driftsorganisationen vurderinger af
fremtidige investeringer og driftsopgaver? Performan-
22
Strukturering af data
ce af driftsorganisationen kan måles ved brug af SLA,
Traditionelt består den aﬂeverede datamængde af
KPI, Dashboards og Balanced scorecards. Det er COWIs
ﬂyttekasser med ringbind. Dette giver ingen værdi for
erfaring, at sådanne målinger danner et stærkt funda-
Se IKT-aftalen som anledning
til at afklare interne behov i
driftsorganisationen og til at
sætte driften på dagsordenen
i de tidlige designfaser. Der
er brug for input fra driftsorganisationen til at stille de
rigtige IKT-krav – og først med
de rigtige IKT-krav vil driften
modtage brugbare digitale
data ved byggeriets aflevering.
Service Level Agreements
ment for at træffe de rigtige strategiske beslutninger.
der, hvor der fokuseres på at modtage den rette service
Yderligere skabes der transparens omkring den strate-
samt klarhed omkring den værdi, det medfører.
giske tilgang til FM, ved at målingerne samles i et Da-
Der ligger et stort potentiale for at spare penge, hvis
shboard eller i Balanced scorecards, hvor der kan skrues
man har styr på sine arealer. Driftsorganisationen kan få
på aktiviteter og leverancer. Transparens er, efter COWIs
et vigtigt overblik over sin ejendomsmasse ved at bruge
erfaring, vigtigt for samarbejdet mellem alle aktørerne
CAD-tegninger med information om rum, anvendelse
på ledelsesniveau, heriblandt driftsorganisationen, eje-
og antal m2. Et godt tegningsgrundlag eller en rummo-
re, lejere, brugere og eventuelt politikere.
del er derfor meget relevant, og COWI anbefaler, at krav
Måden, hvorpå drifts- og vedligeholdsaktiviteter
herom skrives ind i IKT-aftalen. De ﬂeste driftsorganisa-
at beskrive alle aktiviteter i
beskrives, kan med fordel formuleres som en SLA. Lige-
tioner har en eksisterende ejendomsmasse, som ikke er
driftsorganisationen. Dette
ledes kan der indarbejdes KPI. Det er COWIs erfaring, at
dokumenteret digitalt. Opmåling heraf kan være om-
synliggør behovet for priori-
dette synliggør behovet for prioritering af drift og ved-
fattende men nødvendig, hvis der ønskes overblik over
tering af drift og vedligehold i
ligehold i budgettet. Det giver ligeledes mulighed for
hele ejendomsmassen.
budgettet.
optimering ved f.eks. outsourcing af forskellige områ-
kan med fordel bruges til
23
IKT OG CAFM
Dashboard-tankegangen giver
Totaløkonomi
overblik over driftsorganisati-
Det er almindelig sund fornuft at tænke i hele bygnin-
onens performance og skaber
gens levetid – altså totaløkonomisk. Det er velkendt, at
transparens omkring den
driftsfasen, i forhold til design og opførelse, udgør den
strategiske tilgang til FM.
langt største økonomiske post i en ejendoms livscyklus.
Hertil kommer, at alle offentlige bygherrer er pålagt at
foretage totaløkonomiske beregninger, jævnfør bekendtgørelsen om kvalitetssikring af byggearbejder.
Når der skal tænkes totaløkonomi, er driftsorganisationen en vigtig spiller. Det er de erfarne driftsfolk, som
sidder inde med vigtig viden om, hvordan materialevalg
og designløsninger påvirker den efterfølgende driftsfase. Det er ligeledes driftsorganisationen, som direkte vil
kunne se resultaterne i driftsbudgettet. Brug af 3D-modeller giver mulighed for simulering af forskellige driftsog totaløkonomiske scenarier – det skal blot indskrives
i IKT-aftalen. På sigt ligger der også et stort potentiale i
at koble 3D-modeller med priser for drift og vedligehold
med efterfølgende simuleringer.
IKT
IKT-aftale
bips’ IKT-specifikationer
Informations- og kommunikationsteknologi
Aftale mellem bygherre og byggesagens parter omkring anvendelse af IKT
bips er en organisation der arbejder for udvikling og standardisering inden for digitalisering af bygge- og
anlægssektoren. bips’ IKT-speciﬁkationer er facto-standard for udarbejdelse af IKT-aftale.
Består af
?AJ#oZ[bi[iif[Y_ÓaWj_ed
?AJ#j[ad_iaaecckd_aWj_ediif[Y_ÓaWj_ed
?AJ#j[ad_ia97:#if[Y_ÓaWj_ed
?AJ#j[ad_iakZXkZiif[Y_ÓaWj_ed
?AJ#j[ad_iaWÔ[l[h_d]iif[Y_ÓaWj_ed$
IKT-bekendtgørelserne
Pålægger alle offentlige bygherrer at stille krav omkring IKT. Fra 01-04-2013 træder nye bekendtgørelser i
kraft: Bekendtgørelse om anvendelse af IKT i offentligt byggeri og Bekendtgørelse om anvendelse af IKT i
alment byggeri.
CAFM
SLA
KPI
Dashboard (DB)
Computer Aided Facilities Management
Service Level Agreements
Key Performance Indicators
DB Rapportering er en harmoniseret tilgang til rapportering, der f.eks. kan tilvejebringe følgende:
;d][d[h[bijWjkiel[hi_]j_\ehcW\[jÈjhWÓaboiÈ#ioij[c[bb[hb_]d[dZ[
;dijWdZWhZ_i[h[jijhkajkh\eh_dZhWffehj[h[Z[ZWjW
AF?#d_l[Wk[he]\ehh[jd_d]ikZl_ab_d]
7kjecWj_i[h[j[iaWb[h_d]iceZ[b\ehbeaWb["h[]_edWb[e]]beXWb[hWffehj[h$
Balanced scorecard
Balanced scorecard (BSC) er et strategisk planlægnings- og ledelsessystem til afstemning af forretningens
aktiviteter, synliggørelse af strategien for organisationen, udvikling af intern og ekstern kommunikation
og monitering af organisationens leverancer i forhold til de strategiske mål. Finansielle mål kan måles og
opstilles for speciﬁkke leverancer.
24
Integreret Facility Service
tin
ed
t
rif
12
Ha
nd
ym
an
11
1
Tlf: 3969
3969 5050
10
Sp
ec
ial
ren
gø
rin
g
n
Ka
Ledelse/administration
Serviceløsninger for en bedre arbejdsdag.
on
pti
ce
e
R
2
Bygningsdrift
9
3
Vi giver dig tid til at fokusere
ing
ter
d
n
hå
lds
a
f
Af
8
ke
erneforretning
på din kerneforretning
Rengøring
4
- døgnet rundt!
7
5
Vinduespolering
Forenede
ce
rvi
se
nte
Pla
Vik
ars
erv
ice
6
Ud
en
dø
rsa
rea
ler
Service
WWW.FORENEDE.DK
25
OPTIMERING OG
DOKUMENTATION
NØGLETAL – START
MED DET SIMPLE
Af JAN AAGAARD, journalist
Hvis man tager udgangspunkt i DFM modellen og starter med det simple,
er det ikke så svært at arbejde med nøgletal. Sådan lød budskabet fra FM
enheden på DTU, som for fem år siden tog fat på arbejdet.
Fra Uffe Gebauer Thomsens
FM organisationen på Danmarks Tekniske Universitet –
Det store overblik
(Danmarks Tekniske
DTU Campus Service – har ansvar for bygninger, der er
Da alle tallene først var lagt ind i systemerne, havde man
Universitet) indlæg
nogle af de dyreste at drive i Danmark på grund af en
mulighed for at sammenligne de forskellige bygninger
række højt specialiserede laboratorier, hvoraf nogle har
ud fra nøgletal for de enkelte områder og opgaver.
et meget højt energiforbrug.
blik, og danner blandt andet grundlag for DTU Campus
en linje i DTUs årsrapport – en udgift på 650 mio. kr. –
Services beregninger af det fremtidige behov for nye
inden DTU Campus Service blev etableret i 2008.
bygninger og faciliteter inden for de enkelte forret-
”Vi måtte starte forfra og danne os et overblik over,
ningsenheder.
hvad de enkelte poster kostede hele vejen rundt. Og så
Ligeledes kommer det store datagrundlag i spil, når
gik vi ellers i gang med at lægge al data ind og opbygge
DTU skal udmønte sine målsætninger for bæredygtig-
vores økonomistyring og regnskab i henhold til DFM
hed på områder som energiforbrug, affald og CO2.
modellen,” sagde administrationschef Uffe Gebauer
”Det er ikke så svært at benytte sig af nøgletal, hvis
Thomsen i sit oplæg på DFM konferencen. Her fortalte
man starter med det simple. Senere bliver det sværere,
han om DTU Campus Services praktiske brug af nøgletal.
men også meget sjovere. Så gør det simple først – og
DTU Campus Service fungerer som en støtteorga-
meld jer ind i DFM-benchmarking,” lød opfordringen
nisation, der tager sig af alt omkring DTUs bygninger,
fra Uffe Gebauer Thomsen til tilhørerne på Copenhagen
som ﬁndes på en række andre adresser på Sjælland og
Admiral Hotel.
i Jylland. Ansvarsområderne omfatter indvendig og udvendig vedligehold, forsyning, renhold, fælles drift, services og faste ejendomsudgifter.
26
DFM modellen og nøgletallene giver et godt over-
Alligevel ﬁgurerede bygningsfunktionen kun med
OPTIMERING OG
DOKUMENTATION
Af JAN AAGAARD, journalist
PAS PÅ MED
NØGLETALLENE
Nøgletal og benchmarks kan være den skinbarlige sandhed, men sådan
opfattes de ikke nødvendigvis hos modtagerne. Tal kan bruges til at sætte
en dagsorden, og som afsender er man nødt til at overveje, hvordan tallene
vil blive opfattet, lød det fra økonomichef på DFM konferencen.
Fra Thomas Bitschs (IDA)
indlæg
Tal kan vække store følelser, og tal kan bruges til næsten
opportunisme eller konﬂikt. Eller af håb, åbenhed og
alt. Den erfaring har Thomas Bitsch Jørgensen gjort sig
nysgerrighed.
gennem stillinger i økonomifunktionen i Københavns
”Hvis man bruger nøgletal i en position, hvor man
Kommune, Københavns Ejendomme og i sin nuvæ-
har magt og indﬂydelse, kan tallene bruges til at sætte
rende rolle som økonomichef i ingeniørforeningen IDA.
en dagsorden. Man skal derfor gøre sig klart, hvad der
Han fortalte på DFM konferencen om sine erfaringer og
kan have indﬂydelse på, hvordan modtagerne forholder
sin holdning til nøgletal.
sig til tallene,” sagde Thomas Bitsch Jørgensen.
Anvendelsen af nøgletal er egentlig en matema-
Modtagerens opfattelse kan for eksempel blive påvir-
tisk øvelse og burde derfor også være noget sandt og
ket af, hvad de tror, baggrunden for tallene er, fx en plan
troværdigt. Måske er det netop derfor, at tallene ofte
om outsourcing, og hvad de selv ønsker. Det kan også
vækker store følelse blandt medarbejderne, påpegede
have stor betydning, om tallene har et top-down eller et
Thomas Bitsch Jørgensen.
bottom-up perspektiv – om den dagsorden, som de er
”Hver gang man fremhæver et tal, trækker det på en
knyttet til, er iværksat oppefra og ned af ledelsen, eller
forestilling om, at det er sandt. Men hvis det ikke er ople-
om medarbejderne omvendt har haft indﬂydelse på den.
velsen hos modtageren, kan tallene vække store følelser.
Man kan for eksempel godt føle, at man aldrig har haft
En balancegang
mere travlt, selv om tallene viser noget andet,” sagde han.
Den konstante udfordring er at få ledelse og medarbej-
Et af ”problemerne” med nøgletal og benchmar-
dere til at opfatte nøgletal og benchmarkingresultater
king er, at det ikke bare er nøgne tal, men at tallene altid
på samme måde. Samt at få en balance mellem de for-
indgår i en sammenhæng og ofte bruges til at under-
skellige hensyn samtidigt med, at der er en fremdrift,
støtte en dagsorden.
fastslog Thomas Bitsch Jørgensen, der anbefalede
FM’erne et lave et partnerskab med økonomifunktio-
En del af magtspillet
nen om nøgletal, hvor man spiller proaktivt og ”lærings-
Nøgletal kan bruges til at vise, at det går godt. Eller til at
fokuseret” ud.
vise, at det går skidt. På den måde bliver tallene en del
af magtspillet og følges derfor ofte af frygt, usikkerhed,
”Nøgletal kan skabe eftertanke. Men ikke altid afklaring,” lød det afslutningsvist fra økonomichefen.
27
AFSLUTNINGSSESSION
Af JAN AAGAARD, journalist
Nye vilkår stiller nye krav til FM-cheferne, men giver også nye muligheder.
Efter nogle kriseår med fokus på kerneforretningen, begynder topcheferne i
stigende grad at interesse sig for støttefunktionerne, viser undersøgelse fra
Ernst & Young.
VEJEN TIL
FM NIRVANA
Fra Claus Frigaard Christensens
Vilkårene for FM forandrer sig i disse år – ikke mindst på
kommer til kunderne med ny innovation og ny tekno-
(Ernst & Young) indlæg
grund af de økonomiske krisetider. Budgetterne stram-
logi, der anvendes til at øge effektiviteten og kundetil-
mer til og medarbejderne stuves sammen på færre
fredsheden. I FM Nirvana har man kendskab til service-
kvadratmeter. FM organisationerne er nødt til at skabe
behovet i real-time, og services og faciliteter er tilpasset
mere værdi for færre midler.
til de forskellige funktioner og job, men leveres på en
De nye vilkår for FM fremgår af en Ernst & Young
standardiseret måde.
rundspørge – ”Head of FM Roundtable 2012” – udført
Det hører også med til drømmen, at enhedsom-
blandt 40 nordiske virksomheder med tilsammen over
kostninger er kendte og værdien til kerneforretningen
950.000 servicebrugere.
måles og forbedres hvert år – blandt andet på baggrund
Executive director Claus Frigaard Christensen fra
af ægte partnerskaber med leverandørerne, som også
Ernst & Young fortalte på DFM konferencen om under-
kommer med forslag til forbedringer. Det er samtidig
søgelsen og de udfordringer og muligheder, som dens
afgørende, at man tager fuldt ansvar for arbejdspladsen
resultater giver de nordiske FM-chefer.
– og gør kunderne glade, fastslog Claus Frigaard Chri-
Ifølge undersøgelsen forventer 90 procent af FM
stensen.
organisationerne mindre eller uændrede budgetter i de
kommende år. 80 procent forventer ﬂere eller et uæn-
Umodne danskere
dret antal servicebrugere, og samtidig forventer 70 pro-
Men hvordan gør man så det? Ifølge Claus Frigaard Chri-
cent færre eller det samme antal kvadratmeter.
stensen er den centrale og konstante udfordring for FM-
”Der er således nødt til at ske noget. Vi ser en unik
mulighed for at lave forandringer netop nu som FMchef, for der er opmærksomhed fra topledelsen,” sagde
Claus Frigaard Christensen.
organisationen at skabe værdi til kerneforretningen og
øge effektiviteten på samme tid.
”Der er mange eksempler på, at det godt kan lade
sig gøre – for eksempel ved hjælp af space management, hvor man opnår øget medarbejdertilfredshed
Ledelsen flytter fokus
og bedre arbejdsforhold på færre kvadratmeter,” sagde
Andelen af FM-chefer, som mærker øget fokus fra top-
han.
ledelsen, er steget fra 33 procent i sidste undersøgelse
En anden undersøgelse, som Ernst & Young er i gang
til 50 procent i 2012-undersøgelsen. Samtidig svarer
med blandt 25 virksomheder i Norden, viser, at danske
80 procent af FM-cheferne, at de måler eller forsøger at
FM-organisationer generelt har en mindre grad af mo-
måle den øgede værdi, som FM-organisationen skaber
denhed end organisationerne i svenske, norske og ﬁn-
til kerneforretningen.
ske virksomheder.
”FM-organisationerne rapporterer igen i stigende
På den baggrund ser Claus Frigaard Christensen et
grad til topledelsen, mens den tendens var faldende
stort potentiale for, at danske FM-organisationer – som
under krisen, hvor virksomhederne havde fuldt fokus
en vej til ”FM Nirvana” – forsøger at øge organisationer-
på kerneforretningen. Nu begynder topledelsen igen at
nes modenhed, for eksempel ved i højere grad at inte-
interessere sig for støttefunktionerne,” sagde Claus Fri-
grere RE og FM.
gaard Christensen.
28
Andre veje til målet er lavere omkostninger per
Han fortsatte med at tegne billedet af det, han
servicebruger, færre leverandører, øget fokus på miljø
betegnede som ”FM Nirvana”. Det man som FM-chef
samt rollebaserede arbejdspladser, lød det i Ernst &
drømmer om, er en proaktiv FM organisation, som
Young direktørens opsummering.
AFSLUTNINGSSESSION
Af JAN AAGAARD, journalist
Københavns Kommune udvikler de tidligere industriområder omkring
Københavns havn til nye bydele, hvor der er fokus på at skabe gode rammer
for liv i byrummet mellem bygningerne. Stadsarkitekt Tina Saaby fortalte
om udviklingen fra strategi til praksis.
MERE BYLIV FOR
ALLE I KØBENHAVN
Fra Tina Saabys (Københavns
København får hver måned 1.000 nye borgere, og i 2025
”Hvis vi vil have liv i byen, skal der være et ﬂow af
Kommune) indlæg
vil der være 100.000 ﬂere københavnere end i dag. Den
mennesker imellem bygningerne. Og det kræver facili-
store befolkningstilvækst giver behov for ﬂere boliger i
teter, der får folk til at opholde sig i byrummet – bænke,
storbyen, og her kommer de mange områder omkring
siddepladser, mødesteder, cafeer,” sagde Tina Saaby.
Københavns Havn i spil, for der er plads til at bygge nyt
og udvikle nye, spændende bydele.
For at skabe mere liv i byen har Københavns Kommune vedtaget tre målsætninger om:
Stadsarkitekt Tina Saaby fra Københavns Kommune
fortalte på DFM konferencen om tankerne bag udviklin-
C[h[Xob_l\ehWbb[0?(&'+[h.&fheY[djW\a´X[d^Wl-
gen af havneområderne og præsenterede en række af
nerne tilfredse med mulighederne for at deltage i by-
de konkrete projekter, som kommunen arbejder med.
Københavns historie er helt fra begyndelsen omkring år 700 uløseligt knyttet til havnen, også stod i centrum for den industrialisering af hovedstaden, der fandt
sted fra slutningen af 1800-tallet.
livet.
<b[h[]hc[h[0?(&'+[h\eZ]³d][hjhWÓaa[dij[][j
med 20 procent i forhold til i dag.
<b[h[Xb_l[hb³d][h[0?(&'+ef^ebZ[ha´X[d^Wld[hd[
sig 20 procent mere i byens rum end i dag.
Men i dag er store industrier som B&W for længst
”Mere byliv for alle betyder, at der skal være plads til alle
nedlagt eller ﬂyttet ud af byen, og de tidligere industri-
og plads til forskellighed. Men det kræver, at vi tænker
områder forvandles et efter et til nye bydele og bolig-
os godt om. Engang byggede vi for eksempel en masse
områder. Første eksempel var Christiansbro, fortalte
petanque-baner, fordi det var en aktuel trend, men i dag
Tina Saaby, og siden fulgte andre områder som Amerika
står mange af banerne tomme. Vi skal ikke bare tegne
Plads, Holmen, Islands Brygge og Sydhavnen.
noget nyt, fordi der nu lige er en trend. Vi skal lave mere
grundige analyser,” sagde Tina Saaby.
Byliv før byrum
Strategien for Københavns Kommunes udvikling af hav-
Bylivsregnskabet
neområderne tager blandt andet afsæt i en målsætning
Kommunen måler løbende i et såkaldt bylivsregnskab
om, at ”der tænkes byliv, før der tænkes byrum, og at
på forskellige parametre for at se, om man når målene,
der tænkes byrum, før der tænkes huse”.
men også for at gå i dialog med borgerne og indsamle
Christiansbro 1981 og 2009
29
AFSLUTNINGSSESSION
Amerika Plads 1982 og 2009
viden, som man hurtigt kan arbejde videre med. Bylivs-
I disse projekter er der fokus på at skabe mere plads
regnskabet for 2010 viste for eksempel, at det borgene
mellem bygningerne, ﬂere grønne områder og øget
savner mest, er ”stille steder og mere landskab i byen”.
bæredygtighed – blandt andet i form af gode forhold
”Et ønske om ﬂere stille steder kan vi hurtigt arbejde
for cyklister og kollektiv traﬁk. Der skal også bedre ram-
med. Nogle steder handler det jo bare om at stille nogle
mer for byliv ved hjælp af udadvendte funktioner i byg-
ﬂere stole ud. Og mere landskab kan man også lave hur-
ningernes stueetager – for eksempel kantiner og cafeer.
tigt ved at placere store planter i byen,” fortalte Tina
”Vi vil gerne have ﬂere københavnere til at bruge
Saaby.
Et andet afsæt for nybyggeriet i havneområderne
er kommunens vision om, at København skal være CO2
neutral i 2025. Det handler blandt andet om at udvikle
hovedstaden til at blive verdens bedste cykelby.
”Bryggebroen (bro fra Islands Brygge til Fisketorvet,
red.) et godt eksempel på en vej til at nå det mål. Når
ruten bliver kortere, begynder folk at cykle mere. Vi forventede 1.500 cyklister om dagen på Bryggebroen – nu
har vi 10.000 om dagen,” sagde Tina Saaby.
Hun fortalte videre om nogle af de områder ved
havnen, som kommunen netop nu er i gang med at udvikle. Det gælder Nordhavnen, Sydhavnen og Kalvebod
Brygge.
Havnestad 1991 og 2009
30
havneområderne. Københavns havn er det største byrum, hvor der er et enormt potentiale for at skabe liv,”
fastslog Tina Saaby.
AFSLUTNINGSSESSION
SHOW ME
THE MONEY!
Af JAN AAGAARD, journalist
Udvalgte kommunale opgaver kan med fordel udliciteres, mener Herlevs
borgmester Thomas Gyldal Pedersen, og kom med konkrete eksempler
fra sin egen kommune. Men leverandørerne skal kunne dokumentere det
økonomiske potentiale i at lægge opgaverne ud, fastslog han.
Fra Thomas Dyldal Pedersens
Er der forskel på, når det kommunale driftsselskab løser
Den private gartner
(Herlev Kommune) indlæg
opgaven, og når der inddrages en privat aktør? Hvilke
Det ene drejede sig om gartnerområdet, hvor Herlev
argumenter kan kommunen have for at øge konkurren-
efter etablering af en ny afdeling for service og en aftale
ceudsættelsen og hvilke for at lade være?
med Danmarks største forsyningsselskab havde en lille
De spørgsmål havde Herlevs socialdemokratiske
borgmester Thomas Gyldal Pedersen sat sig for at besvare på DFM konferencen.
afdeling tilbage med 14 faglærte gartnere.
”De brugte alt for megen tid på andre ting end de
rent gartnerfaglige – blandt andet oprydning af affald
Selv om Herlev ifølge borgmesteren har både lav
og snerydning. Vi udbød derfor gartneropgaven, som
skatteprocent, lav gæld, en effektiv drift og et højt ser-
blev vundet af en privat aktør. Det har givet en besparel-
vice, oplever Thomas Gyldal Pedersen, at velfærdssam-
se på 50 procent, ligesom fagligheden i gartnergruppen
fundet og kommunen er under pres på grund af færre
er blevet styrket. Og de penge, som vi sparer, kan vi nu
tilskud fra staten og ﬂere arbejdsløse borgere, som ko-
bruge på kommunens kerneydelser som eksempelvis
ster kommunen penge.
folkeskolen,” fortalte Thomas Gyldal Pedersen.
”Vi skal løse vores opgaver med en vigende kom-
Det andet eksempel handlede om hjemmeplejen,
munal økonomi, og samtidig har befolkningen stigende
hvor det personale, der er uddannet til pleje og omsorg
forventninger til den offentlige service. Det er et spæn-
brugte en tredjedel af deres tid på praktisk bistand til de
dende krydsfelt,” konstaterede han.
ældre. Kommunen så derfor en idé i at skille tingene ad
og udbyde den praktiske bistand til en privat virksomhed.
Noget for pengene
Det har medført en besparelse på 15 procent på driftsud-
En af mulighederne for kommunerne er at udlicitere
gifterne, uden at der er slækket på serviceniveauet.
ﬂere opgaver til private aktører. Men det skal være øko-
”De sparede penge bliver direkte kanaliseret ind til
nomisk fordelagtigt for kommunerne, fastslog Thomas
pleje og omsorg af svage borgere. Vi har skabt et økono-
Gyldal Pedersen.
misk rum for at hjælpe disse borgere og uddanne medar-
”Show me the money!, hedder det i den amerikan-
bejdere til at hjælpe dem,” sagde Thomas Gyldal Pedersen.
ske ﬁlm ”Jerry Maguire”, og det er præcis det samme ved
udbud. Penge er afgørende for, hvor stor ambitioner jeg
Hjælp fra eksperter
kan tillade mig at have på kommunens vegne. Pengene
Men er der så forskel på, om det er det kommunale
kommer fra borgerne, og de skal være sikre på, at jeg kan
driftsselskab eller en privat aktør, der løser opgaven?
forvalte dem,” sagde borgmesteren og fortsatte:
Både ja og nej, lød det fra borgmesteren.
”Vi har Danmarks syvende laveste skatteprocent i
”Der er forskel på ledelsesopgaven, og der kan være
Herlev. Men det er stadig 23,7 procent af borgernes ind-
stor forskel på prisen. Det handler om, at der er private
tægt, og borgerne skal have en oplevelse af, at de penge,
virksomheder, som er eksperter i lige netop den opga-
de lægger i skat, får mere værdi. Det er ikke afgørende
ve,” sagde Thomas Gyldal Pedersen.
for mig, hvad der står på de kommunale medarbejderes
Ifølge borgmesteren kan der derfor være god me-
uniform, men at opgaven bliver løst på tilfredsstillende
ning i, at private virksomheder på udvalgte områder
vis,” sagde Thomas Gyldal Pedersen.
overtager de kommunale opgaver.
Der kan være mange gode grunde for kommunerne
”Vi har brug for at samarbejde med folk som jer,
til at konkurrenceudsætte og sende i udbud. Det hand-
men I skal kunne argumentere og dokumentere det
ler altid om økonomi, men penge er kun et middel til
økonomiske potentiale i jeres services og produkter.
at skabe den værdi og de serviceforbedringer, som får
Show me the money!”, lød udgangsreplikken fra Tho-
borgerne til at tro på, at velfærdsydelserne fungerer, un-
mas Gyldal Pedersen.
derstregede borgmesteren og pegede på to konkrete
eksempler på udbudte opgaver i Herlev Kommune.
31
FM2013 SURVEY
FM2013 SURVEY
ÅRETS OVERRASKELSE: OUTSOURCING
MED BEGRÆNSET OPFØLGNING
fm3.dk undersøgelsen for 2013 viser at FM bidrager
ved, at der kan ligge et stort uudnyttet potentiale i at
med stigende produktivitet, men ganske overraskende,
følge op på SLA’er og KPI’er. Dette sikre dels at virksom-
at kun knap halvdelen systematisk følger op på leveran-
heden får den ydelse, de rent faktisk betaler for, dels at
dørernes KPI’er og SLA’er i løbet af året. Mål, der ikke
målene justeres ved ændringer.
følges op på, har det med ikke at blive opfyldt. Det kan
Når SLA’er og KPI’er ikke opdateres ved ændringer
være en medvirkende årsag til, at FM ikke får det fulde
såsom ændrede processer og nye aktiviteter, bliver mu-
udbytte ud af samarbejdet med serviceleverandøren.
lighederne for at fortsætte med produktivitetsstigningerne begrænsede.
Stort uudnyttet potentiale
Erfaringerne viser, at en god opfølgning på KPI’er
De offentlige organisationer har mere end 25 % af deres
og SLA’er giver et bedre samarbejde, langt færre skuf-
aktiviteter outsourcet, og de private har mere end 60 %
felser og mulighed for at foretage benchmarking. Endvi-
af aktiviteterne outsourcet, men undersøgelsen viser,
dere skal der anvendes opdaterede SLA’er og KPI’er ved
Af PREBEN GRAMSTRUP, Drifts-
at 49% konsekvent følger op på de aftalte KPIer, mens
genudbud, så man udskyder blot arbejdet (og gør det
herrerådgiver og indehaver af
kun 18% opdaterer deres SLA’er og KPI’er løbende. Op-
vanskeligere - for hvem kan huske 2-3 år tilbage?), og
fm3.dk
følgning på ledelsesrapporten fra leverandøren er også
endelig får man ikke glæde af de optimeringsmulighe-
begrænset, her følger 41 % af de private og 28 % i det
der, der er undervejs.
offentlige systematisk op.
Den lave grad af opfølgning kan være kimen til et
Årets top 10 fokusområder
problem, da mål, der ikke bliver fulgt op på, skaber
Igen i år ligger energibesparelser som en klar højdesprin-
grobund for manglende tilfredshed og produktivitet. I
ger. Hele 67 % forventer at have fokus på at spare på
nogle tilfælde kan forklaringen ligge i, at indkøbsafde-
energiforbruget. Et tema som både har politisk og ledel-
lingen, som typisk laver aftalen, ligger i en anden del
sesmæssig bevågenhed, og som der er økonomisk sund
af organisationen end Facilities Mangement organisa-
fornuft i, da mange energitiltag kan spares hjem på kort
tionen, som følger op på ydelsen. Men det ændrer ikke
tid, selvom de hurtigste gevinster allerede er hentet.
Om undersøgelsen
Hvert år gennemfører fm3.dk en undersøgelse af FM’ernes aktiviteter og forventningerne det kommende år.
Opfølgning på serviceleverancer
Procent
Undersøgelsen stiller spørgsmål til centrale FM-emner som: fokusområder, budget,
omkostninger, aktiviteter, samarbejde med leverandører og kompetenceudvikling.
Årets undersøgelse er gennemført i november 2012.
Respondenter: 92 personer med aktiviteter indenfor Facilities Management. Ca. 35 % fra
private virksomheder, 65 % fra det offentlige.
80
Privat
70
Off
60
50
40
30
Gode råd til opfølgning på KPI’er og SLA’er
20
1. Skriv ind i aftalen at SLA’er og KPI’er skal revideres en gang om året
10
2. Opstil en Service Performance Matrix og følg med i udvikling af KPI’erne. Der ﬁndes
IT-værktøj til dette (se f.eks. www.fmkpi.dk)
3. Tag målingerne alvorligt og vær konsekvent både med ros og ris
32
0
Ledelsesrapport fra
leverandøren
Opfølgning
Opdaterer
Vi reagerer
med Service SLA’er og KPI’er når brugerne
Performance mindst 1 gang
klager
matrix
pår. år
FM2013 SURVEY
Top 10 FM-fokusområder i 2013
1. Energibesparelser (67 %)
2. Drift og vedligeholdelse af bygninger (59 %)
3. Forbedret udnyttelse af arealer (46 %)
4. Besparelser på driftsbudget (35 %)
5. Reduktion af anvendte arealer (30 %)
6. Indførelse af it-system (29 %)
7. Videreudvikling af FM-medarbejdere (28 %)
8. Genforhandling af eksisterende aftale (27 %)
9. Reorganisering af FM-området (27 %)
10. Etablering af portefølgestrategi (22 %)
Virksomhederne har i gennemsnit ca. 5 fokusområder
Drift og vedligehold ligger også højt med 59 %. Efter
et par år hvor mange virksomheder har holdt lidt igen
mængden, vil stige. 16 % i det private og kun 2 % i det
offentlige forventer, at opgavemængden vil falde.
Produktivitetsstigninger og effektiviseringer kom-
med vedligehold, ser det nu ud til , at der kommer for-
mer altså til at gå hånd i hånd igen i år.
nyet fokus på at bevare de eksisterende værdier.
Knap halvdelen forventer også at skulle bruge tid
Der er steder, hvor vi ser, at FM’erne forventer, at
på en bedre arealudnyttelse i 2013. Et område, hvor der
budgettet pr. medarbejder kommer til at stige. Det
erfaringsmæssigt kan være rigtig mange besparelser at
hænger ofte sammen med, at FM-organisationerne
hente for virksomheder og organisationer. Optimering
overtager FM-aktiviteter fra andre dele af organisatio-
af arealanvendelse (Space Management) er den mest
nen. Derigennem kan FM skabe stordrift og procesop-
effektive måde at effektuere besparelser på – såvel på
timeringer – samtidig bliver der frigjort tid i den øvrige
kort som på langt sigt, fordi der spares både på drift og
del af organisationen. Ved at få overdraget opgaverne
husleje. Over halvdelen af dem, der optimerer arealet,
bliver FM anerkendt for sine evner til optimering og ef-
etablerer desuden en ny porteføljestrategi med langsig-
fektivisering.
tet fokus på anvendelse og reduktion af arealer.
Vil flere kende deres omkostning pr.
arbejdsplads i 2014?
Høj effektivitet er en blivende
tendens
Meget få offentlige organisationer har indført husleje
For fjerde år i træk forventer mange FM’ere, at der kom-
eller modeller for omkostningsfordeling baseret på
mer ﬂere aktiviteter indenfor FM-området til, mens
arealanvendelse. Det er måske derfor, at næsten 80 %
budgetterne i bedste fald forbliver uændrede.
svarer, at de ikke kender deres FM-omkostninger pr. ar-
9 ud af 10 i det private og 8 ud af 10 af FM’erne i
bejdsplads? Der er, i sammenhæng med optimering af
det offentlige svarer, at de forventer, at budgettet pr.
arealanvendelse, gode muligheder for besparelser og
medarbejder vil være uændret eller mindre i forhold til
effektivitet på området ved at kende disse tal og fore-
sidste år. Samtidig mener 19 % i det private og næsten
tage en benchmarking. Måske vil det være noget, vi vil
halvdelen i det offentlige, at aktiviteterne, altså opgave-
se mere af i 2014 …?
FM-aktiviternes omfang i 2013
Budget pr. medarbejder i 2013
Procent
Procent
80
Privat
70
Off
80
60
60
50
50
40
40
30
30
20
20
10
10
0
Privat
70
Off
0
Stige
Falde
Være ca. det
samme
Stige
Falde
Være ca. det
samme
33
FM2013 SURVEY
Hvad vil FM gerne blive bedre til i 2013?
1. Optimere egne processer (76 %)
2. Kommunikation med brugerne (56 %)
3. Udarbejdelse af strategi og handleplaner (46 %)
4. Anvendelse af vores IT-værktøjer (46 %)
5. Forhandling af drift/ serviceaftaler med leverandører (34 %)
De ﬂeste har i gennemsnit ca. 3 fokusområder for kompetenceudvikling
FM opgaver insources som
kerneopgave
blive endnu bedre til at optimere egne processer. Det
Mere end 40 % er ved at undersøge fordele og ulemper
hænger ﬁnt sammen med, at de ﬂeste forventer at skul-
ved en ændret fordeling mellem interne og eksterne ak-
le yde mere service og løse ﬂere opgaver for de samme
tiviteter. Det kan ses som et udtryk for, at det er vigtigt
eller færre penge.
Tre ud af ﬁre FM’ere planlægger, at i 2013 skal FM
Over halvdelen planlægger at forbedre deres kom-
at få den optimale fordeling i forhold til virksomhedens
munikation med brugerne. Dels har god kommunikati-
mål og forretning.
Det er en tendens, at stadigt ﬂere FM-aktiviteter
on en meget gavnlig effekt på brugertilfredsheden, dels
bliver betragtet som en del af kerneforretningen. For en
kan brugerne være en vigtig del af procesforbedringer
kursusvirksomhed kan receptionen fx være så vigtig for
blandt andet ved at forstå, acceptere og bidrage ved
modtagelsen af kursister, at receptionen forbliver en del
ændrede rutiner.
af kerneforretningen. For en kommune kan rengøring i
46 % vil gerne blive bedre til at bruge FM’s IT-værk-
eget regi bruges til at skabe inklusion på arbejdsmar-
tøjer. En bedre udnyttelse af IT-værktøjerne vil være
kedet ved at tilbyde ﬂex- og skånejobs. En mulighed,
med til at skabe bedre resultater, systematik og mulig-
som kommunen ikke havde, da aktiviteterne var out-
hed for produktivitetsforbedringer.
Næsten halvdelen vil gerne blive bedre til at arbejde
sourcede.
Flere hjemtager desuden opgaver, med begrun-
med strategi og handleplaner. I dag er forandringer som
delsen om, at de ikke oplever de lovede besparelser og
sammenlægninger og omorganiseringer en del af virk-
effektiviseringer. Til gengæld oplever de faldende servi-
somhedernes hverdag, og her kommer FM til at spille
ceniveau og øgede krav om betaling for ydelser uden for
en stadig vigtigere rolle i at slutte op om og bidrage
kontrakt.
med strategier og handleplaner, som kan være med til
Det understreger vigtigheden af right-sourcing.
FM-aktiviteterne har stor indﬂydelse på kerneforretnin-
at gennemføre de ønskede forandringer samt nå de forretningsmæssige mål.
gen, og kunsten er at ﬁnde den optimale ballance mellem interne og eksterne aktiviteter. Pointen med right-
Godt i gang med 2013
sourcing er – at opgaven løses der, hvor det skaber mest
2013 bliver igen et spændende og lærerigt år for FM,
værdi for virksomheden. Det bidrager FM’erne med at
hvor de ﬂeste FM’ere skal spare tid og skabe øget trivsel
sikre.
for brugerne, indenfor de eksisterende rammer. Et år,
hvor der skal arbejdes med fortsatte effektiviseringer
Hvad vil vi i FM gerne blive bedre til?
og procesforbedringer, god dialog med brugerne, fort-
Samlet set har næsten 30 % særlig fokus på efter- og vi-
satte gode resultater for virksomheden og nu muligvis
dereuddannelse af medarbejderne.
også med opfølgning på SLA’er og KPI’er.
Omkostninger pr. arbejdsplads
Fordeling mellem interne og eksterne aktiviter
Procent
Procent
80
Privat
70
Off
Privat
70
60
60
50
50
40
40
30
30
20
20
10
10
0
Off
0
25-50.000 kr/ 50-75.000 kr/
arbejdsplads arbejdsplads
34
80
ønsker ikke
at oplyse
kender
ikke tal
Flere INTERNE Flere EKSTERNE
aktiviteter
aktiviteter
Ingen
ændringer
Undersøge
fordele/ulemper
Nøglen til facility excellence
MainManager er smart teknologi til at optimere
ejendomsejeres drift og vedligeholdsprocesser.
Systemets resultatmålinger (KPI) bliver en evig
kilde til arbejdet med lønsomme optimeringer i
fremtiden.
Med simple og effektive processer sørger
systemet for at din organisation får styr på den
interne kommunikation, ressourceallokering, forbrug og mange andre daglige udfordringer i FMafdelingen.
Helpdesk
ProjektWeb
Energiledelse
Bygningssyn med checkliste
Forebyggende vedligehold
Afhjælpende vedligehold
Planlægning og ordreprocesser
GIS og BIM integration
Workspace management
Business intelligence
Gert Mølgaard
Direktør, ingeniør.
Mobil: 2030 7623
e-mail: gert@mainmanager.com
www.mainmanager.com
35
NETVÆRK ER DET NYE SORT
Af EVA KARTHOLM,
Foto: Mads Westermann
: DFM INDSIGT
direktør DFM netværk
Efterspørgslen efter mere formelle netværk vokser, og
vi vil gerne imødekomme efterspørgslen. Det har ført
Alle steder tales der om netværk, og netværksgrupper-
til, at vi i starten af 2013 startede den første faciliterede
ne kommer i mange indpakninger; Netværk Danmark,
erfagruppe i regi af foreningen. Gruppen består af 21
VL-grupper, Byens netværk, Vækstfabrikkerne, Viden
FM-chefer fra Københavnsområdet, og den drives som
Danmark og Rotary for blot at nævne en pæn håndfuld
et fortroligt netværk, hvor gruppen selv medvirker til at
af de professionelle netværk, som byder sig til. Dertil
deﬁnere emner for møderne, og hvor ting som logistik,
kommer en række frivillige netværk, som er mere eller
indlægsholdere m.v. varetages af sekretariatet. Der er
mindre formaliserede. Mulighederne er mange og ud-
taget initiativ til en tilsvarende gruppe vest for Store-
byttet er svingende. Fælles for de udbytterige netværk
bælt. Gruppen har p.t. fem interesserede deltagere, og
er, at deltagerne engagerer sig, i perioder giver mere
er i venteposition, indtil der er tilstrækkeligt mange, til
end de får, har høj fortrolighed og prioriterer netværks-
at gå i gang.
møderne højt.
Andre muligheder
Behovet hos DFM netværks
medlemmer
DFM netværk har inviteret til yderligere to faciliterede
Værdien af et fagligt netværk er ikke forbeholdt særlige
se FM-ere med en drøm om en fremtidig lederfunktion
erhvervsgrupper eller særlige jobfunktioner. Hvis net-
og dels en for FM-ere, som er interesseret i softservice.
værket er velfungerende, kan det tilføre noget positivt
Begge grupper er organiseret på samme måde som
i næsten enhver tænkelig sammenhæng. En indlægs-
gruppen af FM-ledere. Der deltager en fast facilitator og
holder formulerede værdien af DFM netværk meget
det praktiske står sekretariatet for. Talentgruppen føl-
præcist, da vi holdt velkomstmøde for nye medlemmer
ges af Birgitte Dyrvig Carlsson, DyrvigConsult og soft-
i januar måned. Hun sagde, ”at det som netop adskil-
servicegruppen af Allan Christoffersen, Ernst & Young.
ler den daglige faglige sparring fra den sparring, man
Du kan læse mere om begge muligheder på hjemmesi-
får gennem netværket er, at man også bliver klogere på
den, eller kontakte sekretariatet for at få ﬂere oplysnin-
det, som de andre spørger om. Hvis man blot spørger
ger blandt andet om hvem de tilmeldte er. Der er plads
”derhjemme”, får man mere af det samme”. Det er jo
til ﬂere deltagere i begge grupper.
grupper. Dels en for FM-talenter - en gruppe af ambitiø-
netop det det handler om. Man har glæde af at vide,
hvilke udfordringer andre har, og hvordan de kan løses.
Der kan meget nemt være brug for ﬂere faciliterede netværk hos medlemmer af DFM netværk eller hos deres
Kerneydelsen i DFM er netværk. Det er så fasttømret, at
medarbejdere. Hvis du har et ønske om etablering af et
ordet indgår i vores navn. Så kan det næsten ikke blive
netværk inden for et særligt emne, er du meget velkom-
tydeligere, og en stor del af foreningens aktiviteter ta-
men til at kontakte mig for en snak om mulighederne.
ger også udspring i, at skabe mulighed for uformel ”networking”. Men der er også brug for noget mere struktureret.
BORGERGADE 111 · 1300 KØBENHAVN K · T +45 3138 0198 · DFM@DFM-NET.DK · WWW.DFM-NET.DK