Beboerbladet 2013-10
Arbejdernes Andels Boligforening Personalehåndbog Håndbog for alle medarbejdere i AAB Aarhus ”Havebyen Skovbakken« og Komplekset Teglgaarden er Seværdigheder paa Boligbyggeriets Omraade, som forevises for mange Fremmede, der kommer for at studere Forholdene i vor By, og de staar sam prægtige Monumenter for den Samdrægtighedens Aand, der samlede de smaa og mange, skabte Betingelse for i en vanskelig Tid at gøre Gavn paa det mest fundamentale i Tilværelsen, nemlig Hjemmene. Hvem ladder vel i Dag Dybden af Boligorganisationens Indsats og Lykken for dem, der has den fandt Tilflugt og Tilfredshed.” Fra AABs 10 års jubilæumsskrift, 1929 Velkommen Kære medarbejder I AAB arbejder vi kontinuerligt med at skabe og opretholde optimale arbejdsbetingelser og trivsel på vores fælles arbejdsplads. Vi har tre overordnede værdier: ærlighed, fællesskab og bevægelse, som er fundamentet i vores kultur. Indenfor de tre værdier finder vi de redskaber, der gør os gode til at samarbejde, sikrer at vi udvikler os, og at vi yder den bedste service over for vores kunder. Du er med til at skabe rammerne, så vi bliver ved med at være de bedste. Vi har udviklet personalehåndbogen, så vi alle kender de fælles spilleregler. Brug den som et opslagsværk, når du er i tvivl, og se den som et udtryk for vores kultur og værdier her i AAB. Ikke alt kan skrives ned, og som alle andre arbejdspladser har vi en række uskrevne regler. Brug dine kollegaer, hvis du er i tvivl om traditioner, arbejdsgange og regler. Vi er alle med at skabe en god arbejdsplads, og vi bevæger os ikke, hvis vi læner os tilbage og konstaterer, at ”sådan er det bare”. Som medarbejder i AAB forventes det, at du stiller spørgsmål til både de skrevne og uskrevne regler. Hvis du oplever, at noget er uhensigtsmæssigt, så gå til dine kolleger og din leder. Læs vores mission, vision og gældende strategi her, og gå ind under Om AAB/Hvad vil vi?. Som led i dit ansættelsesforhold er du forpligtet til løbende at gøre dig bekendt med og følge indholdet af den senest opdaterede version af personalehåndbogen, der indeholder såvel rettigheder som pligter for dig. Da ændringer kan forekomme, skal det understreges, at det er intranet-versionen, der til enhver tid er gældende. Din ansættelseskontrakt, og den overenskomst du hører under, regulerer dit ansættelsesforhold. I AAB har vi medarbejdere ansat under fire overenskomster (se overenskomsterne her). Derfor vil der i personalehåndbogen være afsnit, der ikke omhandler dit ansættelsesforhold. Velkommen, vi glæder os til samarbejdet. Anders Rønnebro, direktør. Indhold Kapitel 1 AAB en almen boligorganisation ........................................................................................................ 3 En almen boligorganisation ........................................................................................................................... 4 Vores historie ................................................................................................................................................ 4 AABs 3 kerneværdier .................................................................................................................................... 5 Mission og vision ........................................................................................................................................... 6 Vedtægter ...................................................................................................................................................... 7 Det politiske hierarki i AAB ............................................................................................................................ 7 Organisationsdiagram for AABs Administrationen ........................................................................................ 8 Kapitel 2 Ansættelsesforhold ............................................................................................................................ 9 Ny i AAB ...................................................................................................................................................... 10 Arbejdstid..................................................................................................................................................... 10 Transport og godtgørelse ............................................................................................................................ 14 Diæter .......................................................................................................................................................... 15 Lønudbetaling .............................................................................................................................................. 15 Tavshedspligt .............................................................................................................................................. 15 Adgang til lejemål når beboeren ikke er hjemme ........................................................................................ 16 Parforhold/familieforhold i AAB ................................................................................................................... 16 Opsigelse..................................................................................................................................................... 17 Ferie og feriefridage .................................................................................................................................... 17 Sygdom ....................................................................................................................................................... 19 Tandlæge, læge og blodbank...................................................................................................................... 21 Graviditet, barsel og adoption ..................................................................................................................... 22 Uddannelsesorlov ........................................................................................................................................ 24 Orientering om planlagt fravær ................................................................................................................... 24 Arbejde hjemmefra ...................................................................................................................................... 25 Kapitel 3 Personalegoder ............................................................................................................................... 26 Fyraftensmøder ........................................................................................................................................... 27 Gratis parkering ........................................................................................................................................... 27 Julegave ...................................................................................................................................................... 27 Leje af mødelokalerne i Langelandsgade til private fester .......................................................................... 27 Madordning, kaffe og te, frugt ..................................................................................................................... 27 Tandlæge, læge og bloddonor .................................................................................................................... 28 Pauser ......................................................................................................................................................... 28 Rabatordninger ............................................................................................................................................ 28 Vaccinationer til ejendomsfunktionærerne .................................................................................................. 28 Varme hveder .............................................................................................................................................. 29 1 Aktiviteter og arrangementer ....................................................................................................................... 29 Markering af mærkedage ............................................................................................................................ 30 Klubber ........................................................................................................................................................ 32 Kapitel 4 Viden og udvikling ............................................................................................................................ 33 Videndeling .................................................................................................................................................. 34 Uddannelses- og kompetenceudvikling ...................................................................................................... 34 Medarbejder-Udviklings-Samtale (MUS) ..................................................................................................... 35 Kapitel 5 Arbejdsmiljø ...................................................................................................................................... 36 Sundhed og velvære ................................................................................................................................... 37 Samarbejde ................................................................................................................................................. 37 Ledelsesprincipper ...................................................................................................................................... 39 Arbejdsmiljøorganisationens opbygning ..................................................................................................... 40 Arbejdsmiljørepræsentanten ....................................................................................................................... 40 APV ............................................................................................................................................................. 42 Beredskabsplan for psykologisk krisehjælp ................................................................................................ 42 Misbrugspolitik ............................................................................................................................................. 43 Mobning ....................................................................................................................................................... 44 Klager over kollegaer og ledere .................................................................................................................. 45 Stress .......................................................................................................................................................... 45 Sexchikane .................................................................................................................................................. 46 Videoovervågning ........................................................................................................................................ 47 Skærmbriller ................................................................................................................................................ 47 Rygning ....................................................................................................................................................... 48 Kapitel 6 IT og øvrige tekniske systemer ........................................................................................................ 49 IT generelt ................................................................................................................................................... 50 Kapitel 7 Vejledninger/Instruktioner ................................................................................................................. 53 Alarmsystemet i Langelandsgade ............................................................................................................... 54 Indeks .............................................................................................................................................................. 56 2 Kapitel 1 AAB en almen boligorganisation Her kan du læse om, hvilken type af organisation AAB er. 3 En almen boligorganisation En almen boligorganisation er en boligorganisation hvor: Der ikke skal tjenes penge på huslejen, det er en non-profit organisation. Boligerne er opført i samarbejde med kommunen – vi får støtte til byggeriet. Hver 4. bolig går til kommunen, som bruger den til borgere med specielle boligsociale behov. Huslejen er omkostningsbestemt. Hver boligafdeling er en selvstændig økonomisk enhed. Der gælder særlige love - Lovgivning for almene boliger klik her for at læse reglerne på intranettet. Det er Repræsentantskabet og dermed beboerne, der er den øverste myndighed i AAB. Læs mere om det i Det politiske hierarki i AAB. I AAB administrerer vi boligafdelingerne ud fra ovenstående vilkår. Vores primære kunder er vores beboere. Vores opgave er at skabe rammerne for attraktive hjem – gennem attraktive boliger og den service, vi yder. Det er beboerne, der bestemmer i en almen boligorganisation. Derfor består vores bestyrelse og repræsentantskab af beboere. Læs mere om det i afsnittet Afdelingsbestyrelse og afdelingsmødet. Vores historie AAB blev stiftet 11. april i 1919 med tømrer J. Peeregaard og tømrer P.M. Petersen som initiativtagere. Begge var aktive i Tømrenes fagforening og havde igennem flere år forsøgt sig med køb af grunde og byggeri, der kunne blive til hjem for arbejderklassen. I 1919 lykkedes det ved etableringen af en andelsforening. ”Saavel i Udlandet som her hjemme er Tanken om Andelsbyggeri ikke ny, og ogsaa her i Byen har man ældre Sammenslutninger, der har beskæftiget sig med denne Tanke og ogsaa har gode Resultater at opvise. Krigen havde imidlertid ogsaa her i Byen skabt særlig vanskelige Forhold paa Boligomraadet, og flere interesserede Mænd havde beskæftiget sig med Tanken, uden at den dog naaede Virkeligheden. Man havde fra enkelte Sider søgt Støtte hos Kommunen uden dog at opnaa nogen Hjælp paa dette Omraade, og det var vel nok Tilbudet om billig Jord ved Dr. Margrethes Vej, der gav Stødet til, at Tanken atter fik Liv blandt interesserede. Indenfor Byggefagene havde man nedsat et Udvalg til at beskæftige sig med Tanken. Dette Udvalg gjorde det forberedende Arbejde, og Foreningen stiftedes paa et Møde i Amaliegades Forsamlingsbygning den 11. April 1919. Maskinassistent Winterberg dirigerede. Tømrer P. M. Petersen redegjorde for Udvalgets Arbejde og forelagde Udkast til Love, der var delvis tagne efter Arbejdernes Andels Boligforening i København. Disse vedtoges, og Foreningen fik Navnet »Arbejdernes Andels Boligforening, Aarhus. Der ind tegnedes straks 143 Medlemmer.” citat fra AABs 10 år jubilæumsskrift, 1929. 4 AABs 3 kerneværdier AABs kerneværdier udtrykker de forventninger og holdninger, som vi har til Os selv Vores samarbejdspartnere Vores kunder Vores værdier signalerer, hvad vores beboere, boligsøgende og samarbejdspartnere kan forvente af os. Vores værdier viser vejen for vores interne samarbejde. Vores værdier fandt vi sammen frem til, da vi lavede en medarbejderundersøgelse af, hvad der udgjorde den gode arbejdsplads og den gode samarbejdskultur for os. Vores kerneværdier er ærlighed, fællesskab og bevægelse. Ærlighed Vi er ærlige og åbne i vores tildeling af boliger, så det er tydeligt for alle, at vi overholder love og regler. Vi er ærlige og åbne i vores samarbejde med kommuner, samarbejdspartnere, afdelingsbestyrelser, beboere og det øvrige samfund, så vores ambitioner og vores etik ikke kan betvivles. Vi tilstræber, at AABs organiserings- og samarbejdsformer er præget af ærlighed og gennemsigtighed mellem medarbejdere, afdelinger og chefgruppen. Vi tror på, at det fremmer kvaliteten af vores arbejde. Fællesskab Vi mener, at vores arbejdsmiljø bliver bedst, når vi værdsætter det sociale samspil, er tolerante og giver plads til forskellighed. Vi prioriterer et velfungerende beboerdemokrati højt. Derfor står vi altid til rådighed med service, rådgivning og vejledning til både afdelingsbestyrelser og beboere, så rammerne for beboernes fællesskab opleves som retfærdige og velfungerende. Vi er aktive i AARHUSbolig og bidrager til opnoteringssystemets fortsatte udbygning og forbedring. Vi søger aktivt samarbejde med andre boligorganisationer, private samarbejdspartnere og offentlige myndigheder, så AAB aktivt kan bidrage til fælles tiltag både for den almene boligsektor og hele samfundet. 5 AAB er med til at øge sammenhængskraften i det danske samfund. Gennem opførelse af almene boliger i attraktive områder bidrager vi til sikringen af byens mangfoldighed og er med til at modvirke udsatte boligområder. Bevægelse Vi er fremsynede og sørger for at være klædt på, så vi kan imødekomme de udfordringer, vi stilles overfor af det omgivende samfund, kolleger, boligsøgende, beboere og afdelingsbestyrelser Vi skal til stadighed være i stand til at udvikle os og omstille vores arbejdsgange, så AAB er en kompetent og berettiget del af det danske samfund. De 3 værdier er en afgørende faktor for den gode arbejdsplads. Hav dem i tankerne når du løser dine arbejdsopgaver og i den service du yder. Mission og vision Mission Arbejdernes Andels Boligforening skaber rammerne for attraktive hjem. Det gør vi gennem et højt serviceniveau og ved at fastholde, udvikle og skabe trygge boligområder og boliger af høj kvalitet. Vi er garanten for, at der også fremover findes attraktive og tidssvarende lejeboliger til alle i Aarhusområdet. Som en nonprofit organisation er vi i stand til at skabe en sund økonomi og en høj boligstandard i vores boligafdelinger. Vi er stolte af vores almene rødder, der opstod med ønsket om at tilbyde kvalitetsboliger til mennesker uden en høj indkomst. Det er en opgave, som vi fortsat vægter højt, da vi tror på, at mangfoldighed giver de mest velfungerende boligområder og de bedste skoledistrikter. AAB er medvirkende til at sikre mangfoldigheden i såvel nye byområder som i eksisterende boligområder gennem forskellige boformer og boligtyper, der tilgodeser både enlige, familier, unge og ældre. Vision AAB vil være den førende almene boligorganisation i Aarhus. Vi ønsker at boligsøgende og beboere foretrækker vores boliger, fordi de er de mest attraktive og tidssvarende lejeboliger, og fordi vi yder den bedste kundeservice. Som en del af AARHUSbolig skal vi sætte fokus på styrkerne i det fælles arbejde og udvikle serviceydelser til vores kunder. Vi står til rådighed som samarbejdspartner for leverandører, lovgivere og andre boligorganisationer. 6 Med størst mulig indflydelse på beboersammensætningen i nye og eksisterende boligområder vil vi være toneangivende og behjælpelige i forhold til byudviklingen og den politiske proces. Vedtægter Du kan læse vedtægterne her på intranettet klik her for at læse vedtægterne, vedtægterne kan du også finde på www.aabnet.dk, og gå ind under Om AAB/Beboerdemokrati. Det politiske hierarki i AAB Repræsentantskabet Bestyrelsen Den øverste myndighed Afdelings- Afdelings- Afdelings- Afdelings- bestyrelsen bestyrelsen bestyrelsen bestyrelsen Afdelings- Afdelings- Afdelings- Afdelings- mødet mødet mødet mødet Alle beboere i Alle beboere i Alle beboere i Alle beboere i boligafdeling A boligafdeling B boligafdeling C boligafdeling D Administrationen: Ledelse Medarbejdere Repræsentantskabet Den øverste myndighed i AAB er vores repræsentantskab (svarende til generalforsamling). Repræsentantskabet består af Bestyrelsen og repræsentanter fra hver boligafdelings afdelingsbestyrelse. Det er dermed beboerne, der beslutter, hvem der skal repræsentere dem i repræsentantskabet, da det er på afdelingsmøderne, at beboerne vælger deres afdelingsbestyrelse. Afdelingsbestyrelse og afdelingsmødet På afdelingsmødet kan beboerne udpege, hvem fra bestyrelsen der skal være med i repræsentantskabet, men beboerne kan også overlade det til deres afdelingsbestyrelse selv at afgøre, hvem af dem der skal indgå i repræsentantskabet. Beboerne kan også vælge at lade en beboer (der ikke er i afdelingsbestyrelsen) være deres repræsentantskabsmedlem. 7 Afdelingsbestyrelserne er valgt af beboerne på afdelingsmødet. Afdelingsmødet er den øverste myndighed i boligafdelingen. Afdelingsbestyrelsen varetager beboernes interesser. Afdelingsbestyrelsen er bindeled mellem beboeren og AABs Administrationen. Afdelingsbestyrelsen fører tilsyn med afdelingens vedligeholdelsestilstand og træffer beslutninger om afdelingens drift. Arbejdet som afdelingsbestyrelsesmedlem er ulønnet. Bestyrelsen Bestyrelsen vælges blandt repræsentantskabsmedlemmerne på repræsentantskabsmødet. Hos AAB er alle bestyrelsesmedlemmer beboere i AAB. Bestyrelsen fastlægger organisations overordnede mål, boligpolitik og strategi og ansætter organisations direktør. Bestyrelsen har det juridiske og økonomiske ansvar for AAB. Ansvaret gælder også de enkelte afdelingers drift. Det betyder, at Bestyrelsen har pligt til at gribe ind, hvis regler og bestemmelser ikke overholdes. Organisationsdiagram for AABs Administrationen 8 Kapitel 2 Ansættelsesforhold Her kan du finde diverse oplysninger om de forhold, der er gældende som medarbejder i AAB fra første arbejdsdag til den sidste arbejdsdag. 9 Ny i AAB Introdag for ansatte Hvert år arrangeres der introdage, som alle nyansatte medarbejdere inviteres til. Her vil direktør Anders Rønnebro give en introduktion til organisationen, og man vil blive vist rundt i Administrationen i Langelandsgade og møde medarbejdere i de forskellige afdelinger. Dagen byder desuden på besøg i en eller flere boligafdelinger, hvor ansatte i de pågældende afdelinger vil vise rundt i afdelingerne. Introdagen slutter med fælles frokost i Langelandsgade. De nyansatte medarbejdere, som ikke allerede er blevet fotograferet til vores intranet, vil blive fotograferet den dag. Den første arbejdsdag - Langelandsgade På den første arbejdsdag bliver du modtaget af din afdelingsleder og dine nye kolleger. Du vil blive introduceret til din afdeling og den resterende del af Administrationen, it-systemer, telefon og videoovervågningssystem. Du vil desuden modtage nøgler, p-kort mv. Den første arbejdsdag – driften På den første arbejdsdag skal medarbejdere i driften møde op i Langelandsgade kl. 9.00 ved Hovedindgangen, hvor nærmeste leder tager imod. Medarbejderen vil blive præsenteret for personalet i Administrationen og vil blive introduceret til IT-systemer, telefoner og overvågning. Derefter bliver medarbejderen introduceret til sine kolleger og daglige arbejdssted. Arbejdstid Flekstid – HK’ere For at understøtte balancen mellem arbejdsliv og familieliv, mindske fravær og øge produktiviteten har du hos AAB mulighed for fleksibel arbejdstid. Flekstidsordningen indebærer, at visse af dagens timer er obligatorisk fikstid, og resten er valgfri flekstid. Du planlægger selv din arbejdstid i samarbejde med din afdelingsleder indenfor reglerne om flekstid. Den daglige arbejdstid registreres ved ind- og udstempling via pc i det elektronisk flekssystem. Da arbejdstiden indeholder betalte pauser betyder det, at medarbejderen skal stå til rådighed for kolleger og kundehenvendelser i pauserne. 10 Normal arbejdstid inkl. frokostpause er 37 timer, der fordeles således: Mandag 8.00 – 15.20 Tirsdag 8.00 – 18.00 Onsdag 8.00 – 15.20 Torsdag 8.00 – 15.20 Fredag 8.00 – 13.00 Den obligatoriske fikstid er: Mandag 9.00 – 15.00 Tirsdag 9.00 – 17.00 Onsdag 9.00 – 15.00 Torsdag 9.00 – 15.00 Fredag 9.00 – 13.00 Den daglige flekstid er: Mandag 7.30 – 9.00 & 15.00 – 16.30 Tirsdag 7.30 – 9.00 & 17.00 – 18.30 Onsdag 7.30 – 9.00 & 15.00 – 16.30 Torsdag 7.30 – 9.00 & 15.00 – 16.30 Fredag 7.30 – 9.00 & 13.00 – 14.00 Fleks saldoen er det tidsoverskud eller tidsunderskud, der er på opgørelsestidspunktet. Disse timer kan du overføre til den følgende måned. Der kan dog som hovedregel ikke overføres mere end 20 plustimer eller 20 minustimer. Opsparet flekstid ud over 20 timer kan således ikke overføres til en ny måned, og flekstid udover 20 timer vil blive slettet, med mindre du har en særskilt aftale med din afdelingsleder. Eksternt arbejde – møder og kurser- pålagt af din leder medregnes i den præsterede arbejdstid. En kursusdag betragtes for så vidt angår arbejdstiden som en normal arbejdsdag. Du modtager en månedlig udskrift af tidsregnskabet. Eventuelle fejl i opgørelsen rettes ved henvendelse til afdelingslederen snarest og inden næste månedsudskrift. Frokostpausen er en del af arbejdstiden, og den kan ikke anvendes til at regulering af arbejdstidsopgørelsen på flekstidsskemaet, du kan altså ikke holde fri tidligere eller møde senere ved at undlade at holde frokostpause. Arbejdstid – AC’ere og Inspektører Se gældende overenskomster på intranettet. Klik her for at læse overenskomsterne på intranettet. 11 Arbejdstid - driften Se gældende overenskomst og lokalaftaler på intranettet. Klik her for at læse overenskomsterne på intranettet. Lokalinspektører har fast telefontid fra kl. 8-9. Varmemestrenes telefon-og træffetider er forskellige fra afdeling til afdeling. Se nærmere på intranettet under den enkelte varmemesterprofil via telefonbogen. Ejendomsfunktionærerne har normal 37 timers arbejdsuge ekskl. den daglige frokostpause på ½ time, fordeles således: Mandag 7.00 – 15.30 Tirsdag 7.00 – 15.30 Onsdag 7.00 – 14.30 Torsdag 7.00 – 14.30 Fredag 7.00 – 14.30 Afholdelse af fleks- og afspadseringstimer Når du skal afholde optjente timer aftales det med din afdelingsleder. Se reglerne på næste side. 12 Regler for fleks/afspadsering ved kurser og andre arrangementer Hvis kurset/arrangementet er... Så må den ansatte... uden for normal arbejdstid og ikke flekse timerne det er frivilligt for medarbejderen, om vedkommende vil deltage eller ej Begrundelse: Arrangementer af den her type bliver betragtet af AAB Eksempel: Fyraftensmøder Repræsentantskabsmøder som ”interessetimer” – de er et frivilligt tilbud, og der er ingen konsekvenser ved ikke at deltage. inden for normal arbejdstid og kan gå ud over nor- kun flekse et timeantal, der svarer til en normal ar- mal arbejdstid og er bejdsdag. et alternativ til en almindelig arbejdsdag, altså et tilbud til medarbejderen Der gives altså ikke løn efter normal arbejdstid, selv om personalearrangementer varer længere end normal Eksempel: arbejdsdag. Kurser som del i medarbejderudvikling Personaledag Begrundelse: AARHUSboligdag Hvis man ikke ønsker at deltage, skal man møde på Afdelingsdage/teambuilding arbejde. inden for normal arbejdstid og kan gå ud over nor- flekse alle timer, som er blevet brugt mal arbejdstid og er pålagt medarbejderen af afdelingslederen Begrundelse: Her er det ikke frivilligt at deltage. Det er f.eks. kurser Eksempel: der er påkrævet for at udføre en funktion – elevkursus. Elevkursus Og der gives fleks for de timer afdelingslederen har Afdelingskursus pålagt sine ansatte. Afdelingsmøde Overarbejde Overarbejde aftales og afregnes jf. din ansættelseskontrakt og overenskomst. Pauser Langelandsgade For funktionærer generelt er der følgende betalte pauser: Formiddagspause på 15 minutter (betalt), som skal afholdes ml. kl 8:30 og 9:30 Frokostpause på 25 minutter (betalt) Eftermiddagspause ved lang åbningsdag på 15 minutter (betalt) 13 Ved rygepauser ud over almindelige pauser skal ansatte under HK’s overenskomst flekse ud/ind via fleks systemet. For øvrige pauser henvises til overenskomst. Pauser Driften Ejendomsfunktionærer har følgende pauser: Formiddagspause på 15. min (betalt), som skal afholdes ml. kl. 8.30 og 9.30 Frokostpause på 30 min (egenbetaling), som skal afholdes fra 12.00 til 12.30 Transport og godtgørelse Befordringsgodtgørelse Har du kørsel i egen bil eller taxa pga. arbejdsrelaterede møder eller lign. kan du få befordringsgodtgørelse. Det er muligt at få befordringsgodtgørelse udbetalt/taxabon i forbindelse med kørsel i egen bil til følgende arrangementer: Kørsel mellem kontor og afdelinger i forbindelse med arbejdets udførelse (gældende for lokalinspektør og inspektører) Til afdelingsmøder, hvor afdelingen ønsker medarbejderens tilstedeværelse, og det er nødvendigt. Fra hjem til mødested og retur. Til møder hos samarbejdsparter Har du kørsel i egen bil udfyldes en kørselsrapport (findes på intranettet). Det er dit eget ansvar at indlevere kørselsrapporten til økonomiafdelingen senest den 17. i måneden for at få befordringsgodtgørelse udbetalt i forbindelse med næstkommende lønudbetaling. Taxaboner afhentes i sekretariatet, hvor dit navn samt nummeret på taxabonen bliver noteret. Taxabonen afleveres til taxachaufføren ved kørslens begyndelse. Hvis du ikke benytter taxabonen alligevel, skal denne afleveres tilbage til sekretariatet, da den er nødvendig for en registreringsopgørelse. Du finder kørselsrapporten på intranettet, klik her. Taxabon ved arrangementer Det er muligt at få udleveret en taxabon i forbindelse med følgende arrangementer: Deltagelse i afdelingsmøder Deltagelse i festlige lejligheder, hvor afdelingsbestyrelsen inviterer Betagelse i festlige lejligheder, hvor Boligorganisationen inviterer Såfremt regningen samlet både for ud- og hjemkørsel overskrider 300 kroner, skal medarbejderen selv afholde den resterende udgift. 14 Firmacykel I Langelandsgade stilles en firmacykel til rådighed for alle medarbejdere, der ønsker at cykle til møder og lign. Cyklen står i aflåst cykelskur i Langelandsgade 50. Din nøglebrik passer til låsen på cykelskuret. Firmacyklen har lås med tilhørende nøgle. Nøglen skal sidde i låsen ved aflevering. Der opfordres til brug af cykelhjelm ved brug af cyklen! I nogle driftsområder er der AAB cykler til at cykle mellem de nærliggende boligafdelinger. Spørg din leder, om der er en cykel i dit arbejdsområde. Diæter Ved kursus over flere dage, med egen forplejning, gives den lovpligtige dagssats til forplejning og andre fornødenheder som skattefri godtgørelse. Hvis AAB dækker forplejningsudgifter efter regning, kan der ikke udbetales skattefri godtgørelse. Kursus over flere dage, hvor kurset er med forplejning, udbetales skattefri godtgørelse på den lovpligtige sats pr. døgn. Ved møde andetsteds, direkte fra kursus, afregnes forplejning efter bilag, dog med et max. beløb. Spørg din leder om størrelsen på max beløbet. Lønudbetaling Lønudbetaling finder sted den 25. i måneden ved overførsel af løn til dit pengeinstitut. Som dokumentation for den udbetalte løn sendes en lønseddel. Oplysninger om din lønmæssige indplacering og eventuelle tillæg fremgår af din individuelle ansættelseskontrakt. Besked om din lønkonto Ændringer af lønkonto skal meddeles skriftligt til økonomiafdelingen fx pr. mail. Nyansatte skal oplyse CPRnummer i forbindelse med ansættelsen af hensyn til oplysninger om medarbejderens skatteforhold. Nyansatte skal endvidere oplyse sit kontonummer til økonomiafdelingen. Pensionsordninger Ved ansættelse udleveres information om den pensionsordning, som gælder for dig. Tavshedspligt Som medarbejder i AAB har du tavshedspligt. I den forbindelse henvises også til den ansættelseskontraktslige tavshedspligt: Det påhviler medarbejderen, såvel under ansættelsen hos arbejdsgiver, som siden hen, at 15 iagttage fuldstændig tavshed om arbejdsgivers forhold, og om hvad der i øvrigt måtte blive medarbejderen bekendt i kraft af sin stilling, og som ifølge sagens natur ikke bør komme til tredjemands kundskab. Hvis du er tvivl om, hvad du må udtale dig om, så kontakt din afdelingsleder. Udtalelser til journalister og medier Udtalelser på vegne af AAB varetages af AABs formand og af chefgruppen. Ansatte i AAB kan naturligvis bruge deres ytringsfrihed til at tale med journalister og medier som privatpersoner, men det er formanden og ledelsen, der repræsenterer AAB i medierne. Adgang til lejemål når beboeren ikke er hjemme Generelt gælder det at du ikke må gå ind i et lejemål, hvis beboeren ikke er hjemme og du ikke har fået skriftlig tilladelse til det af beboeren. Hvis beboeren har givet skriftligt besked om at du gerne må gå ind, så er det ok. Den skriftlige besked kan være en mail, en sms eller en anden form for skriftlig besked. Det giver en beskyttelse for beboeren, men også for dig som medarbejder, så der ikke kan opstå tvivl om, hvorvidt der er givet tilladelse til at gå ind i lejemålet, når beboeren ikke selv er til stede. Der er specielle tilfælde hvor AAB (udlejer) har ret til at skaffe sig adgang: 1. Når det er tvingende nødvendigt. Hvis der er udstrømmende vand, fejl i elinstallation, brand og der er risiko for skade i lejemålet er det nødvendigt at skaffe sig adgang til et lejemål. Se Lov om leje af almene boliger kapitel 7. Du behøver ikke kontakte din leder før du går ind i lejemålet, når det er tvingende nødvendigt. Noter det i den elektroniske lejlighedsmappe under bemærkninger, når du har skaffet dig adgang til et lejemål fordi det var tvingende nødvendigt og orienter din nærmeste leder ved lejlighed. 2. Ved varslede reparationer, eftersyn, aflæsning af forbrugsmålere eller gennemførelse af arbejder, der er vedtaget på et afdelingsmøde. Arbejder, der er til større gene for beboer, varsles med 3 måneder. Arbejder, der ikke er til større gene for beboer, varsles med 6 uger.Når der er varslet korrekt skal du ikke spørge din leder om tilladelse til at gå ind. 3. Ved fraflytningssyn når visse kriterier er opfyldt. Se forretningsgangen for fraflytningssyn. Når du i disse tilfælde har været i et lejemål, skal der efterlades besked til lejer om, hvem der har været i lejemålet og baggrunden for det. Parforhold/familieforhold i AAB AAB accepterer, at to medarbejdere indgår i et parforhold, såfremt dette forhold ikke er forbundet med en interessekonflikt. Er medarbejderne i tvivl, bør medarbejderen henvende sig til sin nærmeste leder. Ligesom med parforhold gælder det, at øvrige familieforhold mellem ansatte ikke må være forbundet med en interessekonflikt. I tvivlstilfælde skal der ske henvendelse til nærmeste leder. 16 Opsigelse Opsigelse fra medarbejderen Hvis du kommer frem til den konklusion, at du ikke længere ønsker at være en del af AAB, skal det meddeles skriftligt til din leder. I din ansættelseskontrakt og i Funktionærloven kan du læse, hvilke opsigelsesvarsler der gælder. Opsigelse fra AAB I tilfælde af at AAB beslutter at afbryde samarbejdet med en medarbejder, ligger der en velovervejet begrundelse herfor. Opsigelsen sker i overensstemmelse med medarbejderens ansættelseskontrakt. I de fleste tilfælde vil en opsigelse fra AABs side også medføre en fritstilling af den pågældende medarbejder. Det er ikke et udtryk for at medarbejderen har gjort noget ulovligt, men i en forståelse for at det ikke er rart at blive på den arbejdsplads man lige er blevet opsagt fra. Fratrædelsessamtale I forbindelse med enhver opsigelse, uanset om det er medarbejderen, eller AAB som opsiger, vil medarbejderen blive tilbudt en fratrædelsessamtale. Formålet med denne samtale er at få en ordentlig afslutning på samarbejdet. Overblik over funktionærlovens opsigelsesbestemmelser ”Opsigelse fra AABs side er afhængig af ansættelsesancienniteten og skal ske med mindst et varsel på: o 1 måned inden udløbet af 5 måneders ansættelse. o 3 måneder inden udløbet af 2 år og 9 måneders ansættelse. o 4 måneder inden udløbet af 5 år og 8 måneders ansættelse. o 5 måneder inden udløbet af 8 år og 7 måneders ansættelse. o 6 måneder herefter. Opsigelse fra funktionærens side o Dette skal ske med 1 måneds varsel til ophør ved en måneds udgang.” Funktionærloven, (HK Overenskomst). Ferie og feriefridage Afholdelse af ferie og fridage er nødvendigt for at kunne yde sit bedste på arbejdspladsen og derhjemme. Derfor er det ledelsens holdning, at alle ferie- og fridage som hovedregel skal afholdes og ikke udbetales. Ferie reguleres i henhold til den gældende Ferielov. Retten til ferie optjenes i kalenderåret, som løber fra 1. januar til 31. december og afvikles fra 1. maj til 30. april. Hovedferien (sommerferien) udgør 15 dage, der skal afholdes samlet i ferieperioden fra den 1. maj til den 30. september. 17 Hvis du bliver syg inden normal arbejdstids begyndelse på første feriedag, har du ikke pligt til at holde ferien. Indtræder sygdommen derimod først, når ferien er begyndt, anses ferien for holdt. Feriedage kan du afvikle efter eget ønske, dog altid efter godkendelse af din afdelingsleder. Det er muligt under visse betingelser at overføre ferie ud over 4 uger til det efterfølgende ferie år, der henvises til ferielovens § 19. Se afsnit om uddannelse og mærkedage for at læse om andre feriedage. Klik her. Central ferieplanlægning af hovedferie (sommerferie) HK’ere, AC’ere, Inspektører og Lokalinspektører Ferie skal meddeles til nærmeste leder og Sekretariatet, som vedligeholder den centrale feriekalender. Ejendomsfunktionærer Ferie skal meddeles til nærmeste leder. Obligatoriske feriedage (gælder for Administrationen) AAB har begrænset åbningstid i to uger i juli måned. Der er derfor ikke behov for fuld bemanding i disse uger. Medarbejderne skal derfor afholde flest mulige antal feriedage i den periode. Bemandingen i de to uger aftales mellem medarbejdere og afdelingsleder. En tredje uge i hovedferien skal normalt afholdes i sammenhæng med de 2 uger, enten ugen før eller ugen efter. Afvigelser fra dette er kun muligt, såfremt det ikke er til væsentlig ulempe for den pågældende afdeling, og at din afdelingsleder giver tilladelse hertil. Administrationen holder lukket fredagen efter Kristi himmelfartsdag. Du skal derfor som medarbejder afvikle ferie denne dag, med mindre der træffes anden særskilt aftale med din chef. AAB holder normalt lukket mellem jul og nytår, hvorfor du skal afholde det antal feriedage, der er nødvendigt hertil. Vær opmærksom på, at der hos nogle medarbejdere er særskilte aftaler om at arbejde mellem jul og nytår. Se din ansættelseskontrakt, hvis du er i tvivl. Feriefridage for HK’ere, AC’ere, lokalinspektører og inspektører Du optjener retten til 1 feriefridag pr. 2,4 måneders ansættelse, hvilket svarer til 5 feriefridage pr. kalenderår. Feriefridage følger kalenderåret fra 1. januar til 31. december og afholdes indenfor denne periode efter aftale med din nærmeste leder. Der gøres opmærksom på, at feriefridage ikke reguleres af ferieloven. 18 Ved kalenderårets udgang er det muligt at få udbetalt eller overført optil 2 feriefridage. Såfremt du ikke afholder dine feriefridage, slettes de ved udgangen af det pågældende kalenderår. Hvordan trækkes timer ved ferie og feriefridage Ved ferie trækkes der følgende: Medarbejdere i Langelandsgade og driftsassistenterne (minus Projektafdelingen) bliver trukket de antal timer, der afholdes på feriedagen. Projektafdelingen samt lokalinspektørerne bliver trukket 7,24 pr. feriedag. Ejendomsfunktionærer bliver trukket for en dag ved ferie. Ved feriefridage trækkes der følgende: Alle administrative medarbejdere i administrationen bliver trukket 7,24 timer for en feriefridag. o Medarbejder på fleks bliver reguleret +- timer over fleksen, så der ikke er en fordel i at holde fri tirsdag frem for fredag. o For de medarbejdere, der er på deltid, bliver timerne omregnet, så det passer med de timer de har. Ejendomsfunktionærer trækkes de faktiske antal timer de holder fri. Ikke-betalt ferie Hvis du endnu ikke har optjent betalt ferie, fradrages 4,8 % af månedslønnen pr. holdt feriedag. Medarbejdere der ikke har ret til løn under ferie, oppebærer feriegodtgørelse med 12, 5 % af lønnen i optjeningsperioden. Betalt frihed ved dødsfald Der gives to fridage med løn i forbindelse med ægtefælles/samlevers, forældres og svigerforældres død. Der gives fem fridage med løn vedd barns død/samlevers barns død. Betalt frihed til bisættelse eller begravelse Der gives en fridag med løn i forbindelse med bisættelse/begravelse af søskende og bedsteforældre. Hvis en medarbejder afgår ved døden, har kolleger i afdelingen betalt fri til at deltage i bisættelsen/begravelsen. Sygdom Er du syg skal du meddele det til din leder pr. telefon så tidligt som muligt og senest ved normal arbejdstids begyndelse. For administrationen er det senest kl 9, for ejendomsfunktionærerne er det senest kl. 7. I den enkelte afdeling aftales det med afdelingsleder, om sygemelding kan ske via sms eller mail. For at sikre den bedst mulige planlægning af arbejdet under sygdomsforløbet skal du løbende holde AAB orienteret om den skønnede varighed af din sygdom. 19 Hvis en medarbejder undlader at foretage korrekt anmeldelse af sygefraværet, kan dette efter omstændighederne udgøre en så væsentlig misligholdelse, at AAB vil kunne ophæve ansættelsesforholdet. Sammenhængende sygdom på 10 dage eller mere registreres som længerevarende sygdom i AABs sygdomsstatistik. To gange årligt vil den samlede sygestatistik for AAB blive publiceret på intranettet, som oftest igennem et referat fra et chefgruppemøde. Sygdom i ferien Den 1. maj 2012 blev Ferieloven ændret vedr. sygdom efter ferien er begyndt. Du skal derfor følge nedenstående retningslinjer, hvis du bliver syg efter, at din ferie er begyndt. Hvis du har optjent 25 dages ferie, og bliver syg under ferien, har du ret til erstatningsferie efter 5 sygedage. For at få ret til erstatningsferie skal du melde dig syg efter de regler, som i øvrigt gælder for sygemelding. Det gælder også hvis du opholder dig i udlandet. Hvis du har optjent mindre end 25 dages ferie, har du ret til erstatningsferie efter et forholdsmæssigt færre antal sygedage, i det tilfælde skal du gange antallet af optjente feriedage med 1/5. Eksempel: En medarbejder har optjent 15 dages ferie, i dette tilfælde vil medarbejderen have ret til erstatningsferie efter 3. sygedag. (15 X 1/5 = 3). Du skal betale og fremvise lægelig dokumentation - det kan være en friattest eller f.eks. en journaludskrift eller lignende. Denne lægeerklæring skal ligeledes indhentes, hvis du opholder dig i udlandet. Sygemelding under ferien har først virkning fra den dag du medeler det til din leder/AAB. Det vil sige, at hvis du ikke giver meddelelse din leder/AAB på sygdommens 1. sygedag og ikke indhenter lægelig dokumentation, men først gør det på f.eks. 3. dagen, har du, der har optjent ret til 25 dages ferie, ikke ret til erstatningsferie før fra sygdommens 8. dag.Dette skyldes at lørdag og søndag fraregnes, da det ikke er arbejdsdage. Det er ikke et krav, at de 5 sygedage skal være sammenhængende. Hvis du fx er syg 5 dage i forbindelse med afholdelse af din sommerferie, og du har overholdt retningslinjerne mht. orientering og dokumentation fra 1. sygedag, har du ret til erstatningsferie fra 1. sygedag, hvis du bliver syg under en efterfølgende ferie i samme ferieår. Ovenstående orientering og dokumentation skal også her være overholdt. Erstatningsferie skal som udgangspunkt afholdes i det indeværende ferieår, dvs. inden 1. maj. Hvis dette ikke er muligt pga. sygdom, er det mulig at overføre ferien til næstkommende ferieår. 20 Længerevarende sygdom Hvis din leder anmoder om det, skal sygdom dokumenteres med en lægeerklæring eller en mulighedserklæring. Hvis AAB er i tvivl om, hvilke hensyn der skal tages til medarbejderens helbred, for at medarbejderen kan vende tilbage i arbejde enten med de sædvanlige opgaver eller med tilpassende opgaver, indkaldes medarbejderen til en samtale om en mulighedserklæring. Udgiften forbundet med udstedelse af en læge-/mulighedserklæring betales af AAB. Såfremt medarbejderen undlader at efterkomme arbejdsgivers anmodning om fremsendelse af en lægeerklæring, eller uden rimelig grund undlader at deltage i samtalen om mulighedserklæringen, bortfalder retten til løn under sygdom/sygedagpenge, og efter omstændighederne kan dette udgøre en væsentlig misligholdelse af ansættelsesforholdet, at arbejdsgiver vil kunne ophæve dette. Ved sygdom ud over 14 dage kan arbejdsgiver kræve en supplerende lægeerklæring med et lægeligt skøn over sygdommens varighed. Varighedserklæringen skal indeholde nærmere oplysninger om sygdommens varighed samt oplysninger om, hvilke konkrete funktionsbegrænsninger sygdommen medfører. Herudover skal varighedserklæringen indeholde nærmere oplysninger om eventuel delvis uarbejdsdygtighed. I tilfælde af langtidssygemelding tager arbejdsgiver senest i 4. fraværsuge initiativ til en sygefraværssamtale med henblik på at udarbejde en plan for, hvornår og hvordan medarbejderen kan vende tilbage til arbejdet. Omsorgssamtale I tilfælde af, at du har mere end 5 sygedage på et kvartal tager nærmeste leder initiativ til en Omsorgssamtale med henblik på i fællesskab at finde frem til, hvordan dit sygefravær kan nedbringes. Tandlæge, læge og blodbank AAB giver dig fri til dit besøg til tandlæge, læge og bloddonor (se afsnittet om personalegoder). Du skal dog planlægge besøget, så det er til mindst mulig gene i arbejdstiden, dvs. besøget skal planlægges til enten at være tidligt eller sent på dagen. Dog er akutte besøg altid undtaget. Hvis besøget ikke er akut, men der vil gå meget lang tid fx 2 måneder, før du kan få en tid, der overholder reglen, så er du også undtaget fra reglen. Din leder kan bede om at se dokumentation for besøget ved mistanke om omgåelse af reglerne. Ved tandlæge, lægebesøg eller besøg i blodbank indenfor arbejdstiden gives besked til nærmeste leder. HK’ere skal desuden give besked til lønbogholderi for registrering i flekssystem. Eksempel: Overholdelse En ejendomsfunktionær skal til en konsultation hos sin læge. Ejendomsfunktionæren ringer til sin læge og bestiller en tid kl. 14.00. 21 En medarbejder i Økonomi skal til en konsultation hos sin læge. Medarbejderen bestiller tid til kl. 15.30 En medarbejder skal til en konsultation hos en speciallæge. Der vil dog gå 4 mdr. før medarbejderen kan få en tid, der overholder reglerne, så besøget må gerne ligge inden for arbejdstiden. En medarbejder får tandpine i løbet af natten. Medarbejderen får en akut tid til konsultation kl. 11 næste dag. Eksempel: Overtrædelse En medarbejder bor 40 km. fra AAB og planlægger en konsultation hos sin læge til at foregå kl. 11.00 om 2 uger. Medarbejderen bruger nu 2,5 time på at besøge sin læge i arbejdstiden med transporttid. Graviditet, barsel og adoption Fravær i forbindelse med graviditet og barsel reguleres af funktionærloven, af ligebehandlingsloven og af dagpengeloven. Funktionærlovens regler beskrives her, da man som minimum er omfattet af disse. Læs din ansættelseskontrakt og din overenskomst for at se, hvilke forhold der gælder for dig. Ved graviditet skal den kvindelige medarbejder i god tid og senest tre måneder før den forventede fødsel give AAB besked om din graviditet. Samtidig skal du oplyse, om du ønsker at afholde graviditetsorlov fra det tidspunkt, hvor der skønnes at være 4 uger til fødslen. Som mandlig medarbejder skal du med fire ugers varsel give AAB besked om, hvornår du forventer at holde orlov (2 uger) i forbindelse med fødslen eller barnets modtagelse i hjemmet. Samtidig skal du oplyse, om begge ugers orlov ønskes afholdt. Disse to uger kan du holde sammen med barnets mor. Ved sygemelding som følge af graviditet regnes graviditetsorloven altid begyndt fra fire uger før forventet fødsel. Inden 8 uger efter fødslen skal både kvindelige og mandlige medarbejdere give besked om, hvor lang orlov de ønsker at afholde, og hvornår arbejdet genoptages. 22 Særlige forhold vedr. adoption: Når du informeres om, at du kan forvente at adoptere, skal du informere AAB, og når det er muligt om det præcise adoptionstidspunkt, så AAB har mulighed for at indrette sig på situationen. Adoptivforældre har sammenlagt ret til 48 ugers dagpenge efter modtagelsen af barnet. Dagpengeretten beregnes ved adoption fra modtagelsen af banet. Nærmere uddybelse: Aftal et møde med din nærmeste leder for at få reglernes indhold uddybet eller for at høre om reglernes fleksibilitet. Ferie i forbindelse med graviditet, barsel mv. Medarbejderen optjener kun ret til ferie i de perioder, hvor AAB betaler fuld eller delvis løn. En medarbejder kan være forhindret i at holde ferie på grund af graviditets-, barsel- eller forældreorlov. AAB kan således ikke varsle ferie til afholdelse i disse perioder. I det tilfælde, hvor medarbejderen ikke har kunnet holde ferie, som følge af orloven, har medarbejderen krav på udbetaling af feriepenge, idet orlov er en feriehindring. Det vil sige, at hvis barsel- eller forældreorloven ligger op til hovedferiens udløb d. 30. september eller ferieårets udløb d. 30. april (restferie), har medarbejderen ret til at få udbetalt feriepenge, uden ferien er holdt. 23 Der er ikke noget til hinder for, at AAB og medarbejderen aftaler, at der holdes ferie i forlængelse af forældreorlovsperioden kombineret med en tilsvarende forlængelse af forældreorloven, Udskydelse af forældreorlov eller anden aftale. Den ene af forældrene har ret til at udskyde mindst 8 og højest 13 ugers forældreorlov til afholdelse (samlet) på et senere tidspunkt, denne ret løber frem til barnet er 9 år. AAB skal have meddelelse om denne udskydelse af forældreorloven senest 8 uger efter fødslen. Når medarbejderen ønsker at afholde disse ugers forældreorlov, skal AAB have besked herom16 uger før påbegyndelsen. Hvis medarbejderen ønsker at udskyde yderligere forældre orlov end omtalt ovenstående, skal medarbejderen henvende sig til sin leder, som herefter vil undersøge, om ønskes kan imødekommes. De samme forhold gør sig gældende i de tilfælde, hvor medarbejderen ønsker at genoptage arbejdet delvis under forældreorloven. Uddannelsesorlov Det er AABs ønske at imødekomme en medarbejders ønske om uddannelsesorlov, såfremt den enkelte medarbejders stilling og afdelingens vilkår muliggør, at den normale drift af afdelingen kan fortsætte uden væsentlige gener. Der kan opnås uddannelsesorlov uden løn i indtil 12 måneder. Du er sikret retten til at genindtræde i et lignende job efter endt orlov. Ud over de lovbestemte orlovsmuligheder er det derfor muligt at få ulønnet orlov fra AAB. Der er ikke nogle særlige regler om uddannelsesorlov, der kan give medarbejderen et krav på uddannelsesorlov. Hvordan får jeg uddannelsesorlov? Der skal indgås en aftale mellem dig og AAB (din leder). Denne aftale skal indeholde en beskrivelse af følgende punkter: Orlovens længde. Medarbejderens løn og pension under orloven. Muligheden for afbrydelse af orloven. Medarbejderens ferie under orloven. Medarbejderens anciennitetserhvervelse under orloven. Medarbejderens tilbagevendende efter endt orlov. Orientering om planlagt fravær For at give kunder, samarbejdspartnere og kolleger den bedste service skal du ved planlagt fravær over to dage (feriedage, kurser og lign.) orientere om dit fravær på følgende måder: 1. E – mail: Du skal indsætte denne standardtekst i ”Ikke til stede assistenten: 24 ”Tak for din henvendelse. Jeg er på kontoret igen d. xx.xx.xxxx, hvorefter jeg vil besvare din mail. Du er også velkommen til at kontakte mine kolleger på mail bolig@aabnet.dk eller på tlf. 89 31 31 31. Se kontaktoplysninger til øvrige medarbejdere og se vores åbningstider på www.aabnet.dk under Kontakt. Med venlig hilsen (signatur) 2. Voicemail/telefonsvarer: Du skal indtale følgende besked på din telefonsvarer: ”Du har ringet til (dit navn). Jeg er tilbage den xxx. Indtal en besked, så ringer jeg, når jeg er tilbage. Du kan kontakte AAB på telefon 89 31 31 31.” 3. Intranettet: Du skal lægge en nyhed på intranettet på Opslagstavlen om, at du er fraværende, og om du er fraværende pga. sygdom, kursus eller lignende. Kan du ikke lægge den på, kan du få din leder eller en kollega til at gøre det. a. Undtagelse ved sygdom: Ved sygdom er det enten medarbejderens leder eller kolleger, som lægger en nyhed på intranettet på Opslagstavlen. b. Specielt for ejendomsfunktionærer: Fravær registreres i Tidsregistrering for Ejendomsfunktionærer på intranettet. Klik her for at komme over til listen. Den samlede ferieplan på intranettet: Du skal orientere Sekretariatet om din hovedferie (sommerferie), som lægger den ind i den samlede ferieplan på intranettet. Klik her for at se den samlede oversigt. Undtagelse for ejendomsfunktionærer: Ejendomsfunktionærer indberetter deres hovedferie til nærmeste leder. Arbejde hjemmefra Nogle medarbejdere har en aftale med deres afdelingsleder om at kunne arbejde hjemmefra. Ønsker du som medarbejder mulighed for at arbejde hjemme, aftales det derfor med din afdelingsleder. Når du arbejder hjemmefra skal du stå til rådighed på samme måde som, hvis du arbejdede fra kontoret. Det vil sige at du skal stille din kontortelefon om til din mobiltelefon/anden telefon og besvare både telefon og mails. Hvis du ikke står til rådighed i noget af tiden hvor du arbejder hjemme, hvis du f.eks. skal til læge eller andet, så skal du forholde dig fuldstændig som hvis du var mødt på kontoret. Det vil sige meddel din leder og kolleger at du er fraværende, stemple ud (hvis du er på flekssystem). På den måde vil dine nærmeste kolleger og (evt. omstillingen) kunne fortælle kunderne hvornår de kan forvente at du kontakter dem, hvis de har forsøgt at få kontakt til dig. 25 Kapitel 3 Personalegoder I AAB har vi en række personalegoder, der er delvist eller fuldt betalt af AAB. Vi har disse personalegoder, fordi vi gerne vil give vores medarbejdere en række muligheder, der rækker udover det aftalte ansættelsesforhold. I dette kapitel kan du se, hvilke personalegoder du kan drage nytte af som medarbejder i AAB. 26 Fyraftensmøder Der afholdes lejlighedsvis fyraftensmøder med forskellige temaer. Det kan være et oplæg om arbejdsglæde, konflikthåndtering eller lignende, der er teamet. Gratis parkering Den sikkerhedsansvarlige udleverer parkeringskort (et eller flere). Parkeringskortet giver tilladelse til at parkere på alle p – pladser tilknyttet AABs afdelinger og Administrationen i Langelandsgade. Medarbejdere med arbejdsplads i Langelandsgade, som tit kører ud i boligafdelinger, har mulighed for at få en fast, reserveret p – plads, så de ikke risikerer ikke at have en p – plads, når de har været af sted og kommer tilbage til deres kontor. En sådan p – plads skal også bestilles hos afdelingslederen. Mister medarbejderen kortet skal vedkommende henvende sig til den sikkerhedsansvarlige. Får medarbejderen en bøde pga. manglende parkeringskort, så skal medarbejderen selv afholde udgiften. AAB dækker ikke. Julegave Alle ansatte modtager en julegave indenfor rammerne af lovgivningen for arbejdsgivers julegave. Se også Aktiviteter og arrangementer / Julekaffe i Langelandsgade i dette kapitel. Leje af mødelokalerne i Langelandsgade til private fester Det er muligt for ansatte i AAB at leje mødelokalerne 3-6 i Langelandsgade mod betaling af 300,- kr. Der er plads op til 80 personer, men service til 50 personer. Du kan læse mere om regler for leje af lokalerne på intranettet, klik her. Madordning, kaffe og te, frugt AAB tilbyder en frokostordning for medarbejdere Langelandsgade. Der lægges vægt på, at der serveres sundt og varieret mad. Frokostordningen består af daglig morgenmad samt frokost. Herudover serveres der ost og kage til kaffen tirsdag eftermiddag. Det månedlige beløb for deltagelse i frokostordningen fratrækkes på lønsedlen. Der fradrages ikke i beløbet i ferie og sygeperioder, dog sker der ikke opkrævning i juli måned. Du kan få oplyst det månedlige beløb hos din afdelingsleder. Frokosten starter kl. 11.30, og bør af hensyn til køkkenet være afviklet senest kl. 13.00. 27 Til- og framelding kan kun foretages ved udgangen af en måned med virkning fra den 1. I den følgende måned. Ønsker du at til- eller framelde dig frokostordningen, skal du give besked til den medarbejder, der administrerer lønudbetalingerne samt skrive en mail til kantinen på kantinen@aabnet.dk. Det er kun muligt at tilmelde sig for hele måneder af gangen. Det er muligt at bestille frokost til besøgende i huset, se forretningsgangen herom. Klik her. Er du ikke med i frokostordningen, er det muligt at købe et ark madbilletter, således du kan spise med engang imellem, der henvises til forretningsgangen herom. Klik her. Alle medarbejdere AAB stiller gratis kaffe, te, vand og frugt til rådighed for alle medarbejdere. Tandlæge, læge og bloddonor Alle ansatte har betalt frihed til tandlæge- og lægebesøg samt bloddonor. Se et mere uddybende afsnit i kapitel 2 Ansættelsesforholdet. Pauser Se afsnittet i kapitel 2 Ansættelsesforholdet. Rabatordninger Alle ansatte kan få udleveret et rabatkort til LogBuys rabatportal. Vil du følge med i nyheder på denne rabatportal kan du tilmelde dig portalens nyhedsbrev her: http://www.logbuy.dk/, og du kan også se mere på intranettet under Ansat, klik her.RABATORDNINGSAFTALEN MED LOGBUY UDLØBER I MARTS 2013 Derudover kan ansatte få tilbud om et kort til Metro. AAB har desuden rabatordninger for medarbejderne hos guldsmed Skov Larsen (Sønder Alle 12, Aarhus) og Salling. Du skal være opmærksom på, at der kan være forskellige forholdsregler som skal træffes, for at du kan få rabatten. Eksempelvis skal du have en Salling kort med, hvis du vil opnå rabat hos Salling. Klik her. Vaccinationer til ejendomsfunktionærerne Medarbejderne skal være beskyttet mod arbejdsrelaterede farer ved håndtering af specielt kloak og farligt affald, derfor tilbydes alle medarbejdere vaccinationer, hvis de har behov for vaccinationer i forhold til deres arbejde, og hvis de vil have sådanne vaccinationer. Det drejer sig om vaccinationer, der beskytter mod arbejdsrelaterede farer (kloak og affald), og altså ikke influenza. Generelle vaccinationer som fx influenza vaccinationer er ikke omfattet. 28 Medarbejderen skal først få en skriftlig godkendelse (fx en e- mail) af sin afdelingsleder (eller en som afdelingslederen har udpeget til at administrere området) blive vaccineret, selv betale for vaccinationen og få en kvittering aflevere kvittering og skriftlig godkendelse i Langelandsgade og få pengene returneret Varme hveder Den sidste hverdag (torsdag) før St. Bededag serveres der varme hveder i kantinen for personalet i Langelandsgade. Aktiviteter og arrangementer DHL- stafetløb og walk Hvert år deltager AAB i DHL-stafetløbet. Det sker i samarbejde med de øvrige boligorganisationer fra AARHUSbolig. Efter løbet er der tradition for at mødes omkring en lettere anretning i telt på pladsen. Det er gratis at deltage. Juletræsfest En søndag i december måned arrangeres der juletræsfest for medarbejdere med mindre børn. Her pyntes juletræet i huset og bagefter danses der om træet. Børnene får en julegodtepose og de voksne får serveret gløgg og æbleskiver. Der vil være inviteret underholdning, som typisk henvender sig til børnene. Julefrokost Der afholdes hvert år julefrokost (aftenarrangement) for alle medlemmer af personaleforeningen. Det er personaleforeningen, som arrangerer begivenheden. Julekaffe i Langelandsgade Medio december arrangeres der hvert år julekaffe for lokalinspektørerne og ejendomsfunktionærerne, hvorefter der bliver uddelt julegaver. I ugen op til juleferien (ofte torsdag før ferien) er der julekaffe kl. 8.00 for personalet fra Administrationen, driftscentrene samt tidligere ansatte, som er pensioneret indenfor de sidste 10 år. Det finder sted i mødelokalerne i Administrationen, og der vil blive serveret morgenbrød og kaffe og sunget en sang. Arrangementet slutter med uddeling af julegaver til personalet. Personaledag/Personalekonferencen Hvert år afholdes personaledag for alle medarbejdere, også kaldet personalekonferencen. Det er en dag med aktiviteter for krop og sjæl, der varer fra morgen til sen aften (ca. kl. 22). Dagen bruges til at styrke vores fællesskab og til at lære hinanden at kende. Det er et personaleudvalg, der arrangerer den årlige perso29 naledag. Alle har mulighed for at komme med i udvalget. Det er frivilligt at deltage i personaledagen. Ønsker man ikke at deltage, møder man som normalt på arbejde. 5-års festen Den 11. april 1919 blev AAB stiftet. Det markeres hvert 5. år med en 5-års fest, hvor både repræsentantskabet og ansatte inviteres. Der er 5 års fest næste gang i 2014. Ferielotteri for administrativt personale Ferielotteriet er en frivillig ordning, som kun gælder det administrative personale. For at deltage skal man indbetale beløb pr. 1. Maj og pr. 1. november. Betales beløbet ikke til tiden, udgår man uden varsel af lotteriet. Lodtrækningen sker i april måned hvert år. Det foregår på den måde, at alle deltager med 1 lod det første år. Det næste år vil de 5, der har vundet året i forvejen, deltage med 1 lod, mens alle andre deltager med 2 lodder. Det tredje år deltager vinderne fra året før med 1 lod, mens vinderne fra det foregående år deltager med 2 lodder og alle andre med 3 lodder. Beløbet fordeles i 5 lige store pengepræmier, og man kan kun vinde på 1 lod pr. udtrækning. Den som først bliver udtrukket, overtager indkrævningen til næste års udtrækning. Ønsker man at melde sig ud, skal dette ske, inden man begynder at indbetale til et nyt år. Indbetalte beløb kan ikke kræves tilbagebetalt. Forlader man AAB midt i en periode, kan man ikke få sine penge tilbagebetalt, men man kan indbetale næste rate og deltage i den førstkommende trækning. Tiltræder man midt i en periode, kan man deltage ved at indbetale op til det aktuelle beløb. Markering af mærkedage For alle ansatte i AAB, kontorpersonale, inspektører, lokalinspektører, ejendomsfunktionærer og boligsociale medarbejdere gælder følgende: Første Arbejdsdag Gavepose med AAB bøger, chokolade eller buket/blomst. 5 års jubilæum Der gives buket. Der arrangeres fælles morgenbrød i medarbejderens afdeling. Nærmeste leder deltager. Det er nærmeste leders opgave at sørge for, at der bliver bestilt morgenbrød mv. 30 10 års jubilæum Der gives gave. Der arrangeres fælles morgenbrød i medarbejderens afdeling. Nærmeste leder deltager. Det er nærmeste leders opgave at sørge for, at der bliver bestilt morgenbrød mv. 15 års jubilæum Der gives gave. Der arrangeres fælles morgenbrød i medarbejderens afdeling. Nærmeste leder deltager. Det er nærmeste leders opgave at sørge for, at der bliver bestilt morgenbrød mv. 20 års jubilæum Der gives gave og buket. Der arrangeres fælles morgenbrød i medarbejderens afdeling. Nærmeste leder deltager. Det er nærmeste leders opgave at sørge for, at der bliver bestilt morgenbrød mv. 25 års jubilæum Der gives månedsløn, buket og fridag. Der arrangeres fælles morgenbord for alle ansatte i kontorhuset. For driften gælder, at der arrangeres fælles morgenbord for det driftsområde, medarbejderen tilhører. Det er nærmeste leders opgave at sørge for, at der bliver bestilt morgenbrød mv. Der arrangeres en mindre reception. Medarbejderen må selv udvide arrangementet i lokalerne mod egenbetaling efter aftale. Omfanget aftales med direktøren. 30 års jubilæum Der gives gave og buket. Der arrangeres fælles morgenbord for alle ansatte i kontorhuset. For driften gælder, at der arrangeres fælles morgenbord for det driftsområde, medarbejderen tilhører. Det er nærmeste leders opgave at sørge for, at der bliver bestilt morgenbrød mv. 35 års jubilæum Der gives gave og buket. Der arrangeres fælles morgenbord for alle ansatte i kontorhuset. For driften gælder, at der arrangeres fælles morgenbord for det driftsområde, medarbejderen tilhører. Det er nærmeste leders opgave at sørge for, at der bliver bestilt morgenbrød mv. 40 års jubilæum Der gives månedsløn, buket og fridag. Der arrangeres fælles morgenbord for alle ansatte i kontorhuset. For driften gælder, at der arrangeres fælles 31 morgenbord for det driftsområde, medarbejderen tilhører. Det er nærmeste leders opgave at sørge for, at der bliver bestilt morgenbrød mv. Der arrangeres en mindre reception. Medarbejderen må selv udvide arrangementet i lokalerne mod egenbetaling efter aftale. Omfanget aftales med direktøren. Udlært – elever i drift og Langelandsgade Der gives gave og buket. Der arrangeres morgenbord for hele kontorhuset. For driftspersonale gælder, at der arrangeres morgenbord i den afdeling, medarbejderen arbejder i ved tidspunktet for udlæring. Det er nærmeste leders opgave at sørge for, at der bliver bestilt morgenbrød mv. Efterløn eller pensionering Der gives gave og buket. Der arrangeres fælles morgenbord for alle ansatte i kontorhuset. For driften gælder, at der arrangeres fælles morgenbord for det driftsområde, medarbejderen tilhører. Det er nærmeste leders opgave at sørge for, at der bliver bestilt morgenbrød mv. Der arrangeres en mindre reception, hvis den ansatte ønsker det. Medarbejderen må selv udvide arrangementet i lokalerne mod egenbetaling efter aftale. Omfanget aftales med direktøren. Ved nært sammenfald af pensionering m.v. og anden begivenhed afholdes kun 1 arrangement. NB: reception ved efterløn og pensionering afholdes kun ved minimum 10 års ansættelse. Klubber AAB-IFF AAB støtter hvert år med et tilskud til de mange tilbud om sport og kultur. Læs mere på intranettet under Ansat/Foreninger og klubber. Kunia AAB støtter hvert år med et tilskud indkøb i foreningen. Læs mere på intranettet under Ansat/Foreninger og klubber. Personaleforeningen AAB støtter hvert år et tilskud til foreningen. Læs mere på intranettet under Ansat/Foreninger og klubber. 32 Kapitel 4 Viden og udvikling Vi yder den bedste service og skaber rammerne for attraktive hjem, når vi har den nødvendige viden og bevæger os i den rigtige retning. Derfor vægter vi videndeling, udvikling og efteruddannelse højt. 33 Videndeling Som medarbejder forventes det, at du deler din viden med dine kolleger. Det giver indsigt og gennemsigtighed i organisationen og giver en bedre forståelse for de enkelte forretningsgange. Vores forretningsgange anses som grundelementet i vores videndeling. Det er derfor en dokumentation, der skal tilrettes løbende og opfattes som en rettesnor eller et værktøj til løsning af arbejdsopgaver. For at sikre udvikling af AAB som organisation lægger vi vægt på: Interne uddannelsesworkshops Sidemandsoplæring, erfaringsudveksling og sparring Tværfaglige ad hoc grupper til udvikling og løsning af opgaver og projekter 1-2 dages internt praktikophold Karriereskift internt i organisationen Fælles adgang til fælles dokumenter på intranet, K-drev og P-drev m. m. (gem ikke faglige filer på dit private X-drev, med mindre der er tungtvejende grunde til det) Forretningsgange o Alle ansatte skal, udover deres egen afdelings- og ansvarsområdes forretningsgange, også kende forretningsgangene for Post og Klager, klik her for at komme hen til forretningsgange på intranettet. Uddannelses- og kompetenceudvikling For at vi er i stand til at yde en høj service og være en attraktiv arbejdsplads, skal vi sikre alsidig kompetenceudvikling for alle ansatte i AAB. Det giver tryghed, trivsel og arbejdsglæde at være god til sit arbejde. Uddannelse og efteruddannelse er et vigtigt parameter for, at vi som organisation bevæger os fremad og lever op til de kompetencekrav, der måtte blive stillet til os. Derfor opfordres ansatte til at uddanne sig indenfor deres fagområde eller indenfor relaterede fagområder. Det kan være efteruddannelse af kortere eller længere varighed. For nogle er kompetenceudvikling efteruddannelse og kurser af faglig karakter, mens det for andre handler om at styrke personlig udvikling. Der er ingen facitliste, men vores kompetenceudvikling skal sikre, at AAB er i bevægelse, og at alle ansatte er klædt på til at leve op til vores krav til service. Hvis man som ansat ønsker at efteruddanne sig, skal man kontakte sin afdelingsleder for mere information om mulighederne for og ressourcer til efteruddannelse. 34 Medarbejder-Udviklings-Samtale (MUS) Et af værktøjerne til at sikre målrettet kompetenceudvikling er medarbejder-udviklings-samtaler (MUS). AAB bruger medarbejderudviklingssamtalen som del af kompetenceudviklingen af alle ansatte. Den enkelte leder afvikler MUS efter egne principper, men den ansatte kan altid anmode om, at MUS skemaet på intranettet benyttes som en vejledning og retningslinje for samtalens forløb, klik her. Det forventes, at både leder og den ansatte deltager aktivt i MUS. I nogle afdelinger deltager medarbejdere og leder i jævnlige målstyringssamtaler eller anden form for udviklingssamtale. Disse samtaler erstatter ikke den årlige MUS. 35 Kapitel 5 Arbejdsmiljø Vi har en god arbejdsplads, men vi kan altid gøre det bedre. Det er ikke kun ledelsens ansvar, at arbejdsmiljøet er godt, det er også medarbejdernes opgave og ansvar. Derfor skal alle bidrage til at skabe et godt arbejdsmiljø. I kapitlet kan du læse om, hvordan vi skal varetage det psykiske arbejdsmiljø og det fysiske arbejdsmiljø. 36 Sundhed og velvære Ledelsen i AAB har den holdning at det er bedre at forebygge end at behandle. Derfor afholdes der med jævne mellemrum sundhedsundersøgelser, hvor man som medarbejder har mulighed for at få testet sin sundhedstilstand. Der gives også tilskud til motionstilbud gennem AABs idrætsforening og personaleforeninger. Læs mere på intranettet under Ansat/Foreninger og klubber, især AAB-IFF, klik her. Samarbejde AAB har en politik for vores samarbejde, læs mere på intranettet under Ansat/Arbejdsmiljøorganisationen. Det er medarbejdere og ledere der i samarbejde har vedtaget følgende: Det gode samarbejde i AAB er kendetegnet ved: Rammer Engagement og respekt Tillid Anerkendelse Humor Ønsker til samarbejdet og spilleregler (så vi forebygger konflikter og mobning) For at skabe grundlag for det gode samarbejde, vil vi følgende, så der kommer handling bag ordene: Rammer: Forventninger og retfærdig fordeling af arbejdsopgaver skal afstemmes i dialog. Vi gør det, vi kan for, at vi har relevante informationer og klare retningslinjer. Engagement og respekt: Vi viser engagement og respekt ved at være åbne og rummelige, f.eks. over for det nye og det gamle, overfor arbejdsopgaven, kollegerne, ideer, tiltag, vidensdeling. Tillid: Vi udlever tillid ved at tro på det bedste hos den anden og tro på den gode mening og ikke bære nag. Anerkendelse: Vi anerkender hinanden ved at udvise opmærksomhed, hjælpsomhed og fleksibilitet (også afdelinger imellem) og ved at give og modtage feedback. Humor: Vi vil bruge humor til det gode samarbejde. 37 Håndtering af dårligt samarbejde Hvis du oplever dårligt samarbejde eller noget, som du undrer dig over, så gør følgende: Find ud af hvad det handler om: Tal med den / dem, som det vedrører og find ud af, hvad det handler om. Bed om at din leder holder et møde, hvor I afklarer problem og løsning, hvis det er svært. Har du brug for at vende situationen med andre først, så kan du tale med en Trivselsagent. Det vigtigste er, at problemer kommer frem, så de ikke vokser i det skjulte. Aftal en plan for hvad der videre skal ske: Søg kompromiser og aftaler ved uenighed. Tro på at dårligt samarbejde kan gøres bedre. Blot det at du viser, at du gerne vil et godt samarbejde, skaber en mere samarbejdsvillig stemning. Acceptér at alt ikke bliver præcist, som du vil have det, men at I må rumme hinanden og have respekt for hinandens grænser. Hold fast i planen: Lad ikke planen blive glemt eller ignoreret. Sig til, hvis den ikke fungerer, så situationen kan blive vendt på ny. Hav tålmodighed, nogle gange kan det tage tid at finde en god løsning. I tilfælde af mobning Definition: Når en eller flere personer regelmæssigt og over længere tid udsætter en eller flere for krænkende handlinger, og hvis disse handlinger opfattes som sårende eller nedværdigende og man ikke er i stand til at forsvare sig mod dem. – Det er den krænkedes oplevelse, der er afgørende for, om der er tale om mobning. Ansvar: Alle har ansvar for at gribe ind, hvis man ser noget udspille sig, der ligner mobning. Enten i selve situationen eller ved at gå til nærmeste leder, arbejdsmiljørepræsentant eller en trivselsagent. Den, der oplever at blive mobbet skal prøve at sige fra. Direkte til personen/personerne eller til nærmeste leder, arbejdsmiljørepræsentant eller en trivselsagent. Alle ledere, arbejdsmiljørepræsentanter og trivselsagenter skal tage alle henvendelser om mobning seriøst og behandle det fortroligt. Følg handleanvisningerne ved dårligt samarbejde og overvej hvorvidt der skal tilbydes ekstern rådgivning og støtte. Ansvar i forhold til samarbejdspolitikken Trivsel og samarbejde i AAB er et fælles ansvar og derfor er alle, både ledere og medarbejdere ansvarlige for, at ovenstående efterleves. 38 Ledelsesprincipper AABs ledelse har vedtaget principper for ledelse. Den enkelte leder kan tilpasse principperne til de forskellige arbejdsopgaver i afdelingerne. Nogle afdelinger vil lægge mere vægt på visse af ledelsesprincipperne end andre afdelinger og omvendt, men den overordnede linje i principperne skal stadig følges. Chefgruppen har ansvar for at følge ledelsesprincipperne i deres respektiver afdelinger og til stadighed diskutere indhold og vigtighed af ledelsesprincipperne. Ledelsesprincipperne tager afsæt i en ledelsesstil, der er åben, positiv, tålmodig og kommunikerende. Principperne indbyder til dialog og samarbejde ledere og medarbejdere imellem. Ledelsesprincipperne vises på denne liste: 1. Ambitiøs og forandringsparat indstilling i organisationen til udvikling og fremtidssikring af forretningen 2. Synlig ledelse og gennemsigtighed i organisationen 3. Planlagt og grundig implementering af forandringer 4. Frihed under ansvar i gennemførelsen af den enkelte medarbejders opgaver i afdelingen og på tværs af afdelinger 5. Godt psykisk arbejdsmiljø (fagligt og socialt) i hele organisationen 6. Anskaffe tekniske løsninger til at effektivisere og fremtidssikre forretningen i takt med det reelle behov og udvikling i organisationen 39 Arbejdsmiljøorganisationens opbygning Ansvarlig Arbejdsmiljøleder: Se intranettet under Ansat/Arbejdsmiljøorganisationen. Her er muligheder for at finde frem til alle medlemmer af arbejdsmiljøorganisationen. Arbejdsmiljøudvalg: Består af arbejdsmiljøslederen og de valgte arbejdsmiljørepræsentanter. Arbejdsmiljøgruppen: Består af arbejdsmiljølederen, arbejdsledere og de valgte arbejdsmiljørepræsentant. Arbejdsmiljørepræsentanten Arbejdsmiljørepræsentanten er medarbejdervalgt og har groft sagt et ansvar for at have overblik over Arbejdsmæssige forhold og problemer og være med til at fremme de gode holdninger. Men arbejdsmiljørepræsentanten kan ikke have et ”øje” alle steder og skal heller ikke håndhæve de gode holdninger, for medarbejderne er også selv forpligtede til at fortælle om arbejdsmiljømæssige problemer til arbejdsmiljørepræsentanten og selv følge de gode råd, som de får. Arbejdsopgaver for en arbejdsmiljørepræsentant kan fx være: Varetage de ansattes arbejdsmiljø, sikkerhed og sundhed ved at hjælpe med at udarbejde APV og deltage i arbejdsmiljøorganisationen, så arbejdsmiljømæssige problemer bliver identificeret, prioriteret og evt. udbedret. Deltage i aktiviteter til beskyttelse og forebyggelse af risici. Påvirke den enkelte arbejdsleder og medarbejder til en adfærd, der fremmer egen og andres arbejdsmiljø. sikkerhed og sundhed Arbejdsmiljørepræsentanten er i AAB en, som medarbejderne altid kan gå til, hvis de er i tvivl om arbejdsmiljømæssige spørgsmål. Det kunne være spørgsmål af denne type. Hvad gør jeg, hvis jeg Bliver udsat for mobning eller sladder? Får ondt i skulderen af at arbejde? Sidder i træk? Har tunge løft? Er bange for at sidde og arbejde alene og med en potentiel risiko for trusler og vold? Er i tvivl om, hvordan min skærm og stol er bedst indstillet? Arbejder i en akavet arbejdsstilling i længere tid ad gangen? 40 Hvorfor en arbejdsmiljørepræsentant?: De ansatte har ret og pligt til at vælge en arbejdsmiljøsrepræsentant, når der er 10 eller flere ansatte i en virksomhed. Arbejdsmiljøloven gælder alle danske virksomheder. Hvem kan vælges? Såvel organiserede som uorganiserede kan vælges som arbejdsmiljørepræsentant. En arbejdsmiljørepræsentant vælges på tværs af faggrupperne. Hvem kan afgive stemme? Organiserede, uorganiserede, lærlinge samt vikarer kan afgive deres stemme. Ledelsen samt arbejdsledere kan ikke afgiv stemme. Hvem kan ikke vælges? Virksomhedens ledelse, arbejdsledere, vikarer og lærlinge/elever samt beskæftigede under 10 timer om ugen. Hvornår er valget gyldigt? For organiserede ansatte er valget først gyldigt, når fagforbundet har godkendt det og har meddelt det til den modstående arbejdsgiverorganisation. Resultatet af valget skal meddeles til arbejdsgiveren. Arbejdsgiveren skal ikke godkende valget, men kan reagere, hvis reglerne ikke er fulgt. Gyldighedsperiode Valget gælder for 2 år ad gangen, medmindre ledelsen og de ansatte har aftalt en 4-års-periode. Genvalg kan finde sted. Kan der vælges en ny arbejdsmiljørepræsentant i perioden? De ansatte har ikke krav på midt i perioden, at vælge ny arbejdsmiljørepræsentant, men der kan selvfølgelig altid blive valgt en ny arbejdsmiljørepræsentant, hvis arbejdsgiveren og arbejdstagerne på virksomheden er enige om det. Såfremt arbejdsmiljørepræsentanten er fraværende i 4 måneder og derover, kan der vælges ny arbejdsmiljørepræsentant for den resterende del af valgperioden. Der skal vælges en ny arbejdsmiljørepræsentant, hvis hans/hendes arbejdsfunktioner ophører i virksomheden eller arbejdsområdet. Roller og ansvar Arbejdsgiveren skal betale udgifterne ved arbejdsmiljørepræsentantens hverv i arbejdsmiljøorganisationen, herunder udgifter og indtægtstab i forbindelse med lovpligtige kurser, møder mv. Dette gælder også for tab af indtægt, som ellers kunne være opnået (f.eks. akkordtillæg) samt for ekstratid, der bliver anvendt til f.eks. transporttid til kurser. Selv om arbejdsmiljørepræsentanten skal varetage arbejdsmiljøgruppens opgaver, er det ikke hensigten, at arbejdsmiljøsrepræsentanten har ansvaret for at tilrettevise sine kolleger, såfremt de 41 ikke følger reglerne. Bliver reglerne for arbejdsmiljø, sikkerhed og sundhed ikke overholdt, er det en sag mellem den enkelte medarbejder og arbejdslederen. Det er arbejdslederen, der på ledelsens vegne skal sikre, at arbejdsmiljøreglerne bliver fulgt. Arbejdsgiveren har altid det overordnede ansvar for arbejdsmiljøet. Hvor kan du læse mere? Arbejdsministeriets bekendtgørelse nr. 575 af 21. juni 2001 med senere ændringer Virksomhedernes arbejdsmiljø- og sundhedsarbejde. Arbejdsministeriets bekendtgørelse nr. 575 af 21. juni 2001 med senere ændringer - ikke autoriseret sammenskrivning. www.arbejdsmiljøviden.dk APV Hvad er en APV? APV betyder ArbejdsPladsVurdering. En vurdering af arbejdspladsen med fokus på de farer eller gener, som medarbejderne udsættes for. Selve vurderingen skal forstås som et styringsværktøj, der hjælper en virksomhed med at opdage problemerne og konkretisere, hvordan de bliver løst både effektivt og praktisk. AAB har en ambition om, at en APV ikke blot er noget, som skal udfyldes hver 3. år for at overholde gældende lovgivning, men er et aktivt og brugbart redskab, som betyder, at AAB hele tiden er opmærksom på aktuelle sikkerhedsproblemer og handler hurtigt i forhold til dem. Alle skal kunne udpege hvor de seneste APV’er er placeret, hvis Arbejdstilsynet kommer på kontrolbesøg. Spørg din leder om hvor APV’er for din afdeling er placeret! Et afsæt for handling Hvis der er problemer med arbejdsmiljøet, kan de være meget forskellige og omhandle alt lige fra farligt værktøj til højden på skriveborde eller det psykiske arbejdsmiljø. APV’en vil afsløre problemernes omfang og udgøre et enkelt afsæt for den handlingsplan, der efterfølgende skal fjerne farerne eller generne. http://apvguiden.dk/hvad-er-apv.html Beredskabsplan for psykologisk krisehjælp For at forebygge psykiske eftervirkninger hos medarbejdere efter arbejdsrelaterede hændelser, ulykker eller dødsfald. Hvornår er krisehjælp aktuel? 42 Den ansatte dækkes i tilfælde af: Arbejdshændelse med oplevelse af trussel eller overfald Arbejdsulykke med alvorlige kvæstelser Dødsfald som følge af arbejdsrelateret ulykke Trafikuheld i forbindelse med udførelse af arbejde Ved arbejdsrelaterede dødsfald også nærmeste pårørende dækket Beredskabet kan således udløses ved såvel fysisk som psykisk tilskadekomst. Se under intranettet Ansat/Arbejdsmiljøorganisationen, hvem i Sikkerhedsorganisationen, som anmelder fysiske og psykiske arbejdsskader. Misbrugspolitik Det er AABs opfattelse, at alkohol ikke hører hjemme i det daglige på arbejdspladsen. Formålet med en alkoholpolitik er at skabe en alkoholkultur, hvor man minimere og forebygger alkoholproblemer og fastholder medarbejderne i arbejde. Kun igennem åbenhed mellem medarbejderne og ledelsen er det muligt at komme evt. misbrug til livs. Det er AABs opfattelse, at alkohol og euforiserende stoffer ikke hører hjemme i det daglige på arbejdspladsen. Formålet med en misbrugspolitik er at minimere og forebygge misbrugsproblemer og fastholde medarbejderne i arbejde. Kun igennem åbenhed mellem medarbejderne og ledelsen er det muligt at komme evt. misbrug til livs. Bestemmelser: Med henblik på til stadighed at sikre optimal sikkerhed samt almen effektivitet, er det vedtaget, at alkohol og euforiserende stoffer ikke må forefindes på AABs områder, lokaler samt køretøjer. Ovenstående bevirker, at det ikke er tilladt at indtage alkohol eller euforiserende stoffer i arbejdstiden eller på arbejdspladsen, ligesom det ikke er tilladt at være påvirket af hverken alkohol eller euforiserende stoffer i arbejdstiden eller på arbejdspladsen. Dette gælder for samtlige medarbejdere hos Arbejdernes Andels Boligforening. Hvis en ansat træffes beruset eller påvirket af rusmidler i arbejdstiden, betragtes det som en væsentlig mis- ligholdelse af ansættelsesforholdet og kan medføre advarsel, opsigelse eller bortvisning afhængigt af forholdets grovhed. I tilfælde hvor en medarbejder selv henvender sig til ledelsen og beder om hjælp, er følgende procedurer og bestemmelser gældende: 43 I særlige tilfælde, hvor en medarbejder har et misbrugsproblem, som ikke nødvendigvis har givet udslag i arbejdsmæssige problemer, vurderer ledelsen om AAB skal tilbyde at gå aktivt ind i bestræbelserne på at afhjælpe problemet. I et samarbejde med tillidsmanden og ledelsen vil der efter nærmere aftale kunne ydes ekstraordinær frihed i arbejdstiden, for at kunne modtage behandling hos læge eller på behandlingscenteret. AAB har en aftale med Dansk Misbrugs Behandling, som vil kunne yde konsulentbistand i vurdering af den ansattes behov for hjælp. Da hver situation kan have sit eget forløb, skal tillidsmanden og ledelsen udarbejde en skriftlig aftale vedr., hvor meget tjenestefrihed i.f.m. behandlingen en ansat bliver tildelt. Såfremt en behandling er gennemført med et positivt resultat, bevirker det, at ansættelsesforholdet fortsætter i henhold til gældende overenskomst. I tilfælde, hvor en ansat overtræder bestemmelserne, er følgende procedurer og bestemmelser gældende: Sammen med en advarsel får medarbejderen et tilbud om en sagkyndig vurdering af sit misbrug med henblik på at afdække eller annullere evt. behov for behandling. En eventuel overhøring af en advarsel vil kunne medføre afskedigelse. I disse tilfælde vil tillidsmanden altid blive draget ind i sagen. Såfremt resultatet af behandlingen er negativt, ser ledelsen sig nødsaget til at afskedige medarbejderen. Undtagelse i forbindelse med alkohol: I særlige tilfælde, f.eks. i forbindelse med jubilæer og receptioner - samt deltagelse i afdelingsmøder og afdelingsbestyrelsesmøder udenfor normal arbejdstid - kan der dispenseres, hvis der forinden er truffet aftale med nærmeste leder herom. Dog afsluttes arbejdsdagen for egen regning ved udgangen af jubilæet / receptionen, hvis medarbejderen har nydt alkohol. Direktøren kan dispensere for ovenstående regler til enhver tid. Afhjælpning af evt. problemer: AAB anser det for en medmenneskelig gestus, at en kollega forsøger at hjælpe en anden medarbejder, hvis misbrug er for stort. Sikkerhedsorganisationen, tillidsrepræsentanter samt trivselsagenter udgør det primære netværk af medarbejdere, som har været med på et kursusforløb vedr. de mange facetter i misbrug. SI repræsentanter, trivselsagenter og tillidsrepræsentanter er udpeget af AAB til at fungere som kontaktpersoner til de involverede parter. Mobning I AAB er der nultolerance overfor mobning. En af vores kerneværdier er fællesskab, og det indebærer at alle befinder sig godt på arbejdspladsen. Ved registrering af mobning se afsnit om samarbejdspolitik og følg retningslinjerne deri. 44 Der er forskel på at drille og at mobbe, men også en glidende overgang, således at det, der starter som drilleri, kan ende med mobning. Drilleri mellem voksne er almindeligt. Oftest er det ment for sjov og bliver opfattet sådan. Det er kortvarigt foregår her og nu, og så er det glemt. Ofte er der flere om at mobbe, og mobningen foregår jævnligt og over en længere periode. Mobning er en form for vold, hvor de "stærke" bruger deres magt overfor en, som er svagere, og som står alene. Mobning kan både foregå mellem medarbejdere, ligesom det kan være medarbejdere, som mobber en leder og omvendt. Mobbere kan også være det uden at være bevidst, om at de er mobbere. Mobning kan foregå på forskellige måder: Tale nedsættende, hånende, bandende, sarkastisk Bruge nedsættende øgenavne Holde nogen udenfor f.eks. ved ikke at tale med eller invitere vedkommende til arrangementer, som alle andre bliver inviteret til Sladre om vedkommende i en ond mening og fx ikke lægge skjul på, at der bliver sladret om vedkommende Gemme, ødelægge eller stjæle ting Klager over kollegaer og ledere Vil du klage over en kollega kan du henvende dig til din nærmeste leder. Du kan altid henvende dig til din afdelingsleder eller direktøren, hvis du vil klage over en kollega eller en leder. Se i øvrigt forretningsgang for klager. Stress Roller og ansvar Det er ledelsens ansvar at organisere og tilrettelægge arbejdet, så det ikke gør medarbejderne syge. Det er også ledelsens ansvar at reagere aktivt over for medarbejdere, som i en længere sammenhængende periode udviser tegn på stress, ved at kalde medarbejderne ind til en omsorgssamtale. Det er medarbejdernes ansvar at melde tilbage til enten deres leder, sikkerhedsrepræsentant eller trivselsmedarbejder, hvis de oplever fysiske og psykiske tegn på stress. 1. Negativ stress skal så vidt muligt forebygges ved, at der er balance og klar kommunikation om krav og forventninger til medarbejderne. 45 2. Lederen reagerer aktivt over for en medarbejder, hvis vedkommende i en længere sammenhængende periode udviser tegn på negativ stress, ved at kalde medarbejderen ind til en omsorgssamtale. AAB vægter værdien af fællesskab højt og vil gøre meget for at fastholde og værne om en medarbejder. Lederen kan anbefale medarbejderen at tale med sikkerhedsrepræsentanten, hvis det føles bedre for medarbejderen. 3. Kolleger bør være opmærksomme på andre kolleger, som udviser tegn på negativ stress og informere trivselsmedarbejder og leder om det. Hvordan opleves stress? Stress kan vise sig på mange forskellige måder. Det må fastslås, at der ikke findes bestemte typer af oplevelser, der giver bestemte typer af stressreaktioner. Nogle oplever primært fysiske stress-symptomer, andre oplever primært stress på det psykologiske plan. Sexchikane Der er tale om et emne, der er ganske vanskeligt at afgrænse. På den ene side er det en dagligdags foreteelse, at der på arbejdspladserne flirtes, ligesom to mennesker frivilligt etablerer seksuelle relationer. På den anden side forsøges sådanne relationer af og til skabt mod den ene parts vilje AAB vil fastslå, at en adfærd mod den ene parts vilje ikke kan accepteres. AAB skal have et godt psykisk arbejdsmiljø, hvilket bevirker at politikken både er gældende på arbejdspladsen samt ved sociale arrangementer, hvor AAB er vært. Hvad er sexchikane? Ved sexchikane forstås, at der udvises enhver form for uønsket verbal, ikke verbal fysisk adfærd med seksuelle undertoner med det formål eller den virkning at krænke en persons værdighed, navnlig ved at skabe et truende, fjendtligt, nedværdigende, ydmygende eller ubehageligt klima. Sexchikane kan både foregå bevidst samt ubevidst. Roller og ansvar Det er alene den krænkende, der er ansvarlig for chikanen. Det er vigtigt, at medarbejderen der føler sig krænket, klart siger fra over for den handlemåde, den krænkende udviser. Endvidere er det vigtigt, at den krænkede søger hjælp hos kolleger, ledelsen eller sin fagorganisation. 46 Har ledelsen mistanke om, at der foregår sexchikane, har de pligt til at skride ind. Eksempel på overtrædelse Grænserne for, hvornår medarbejderen opfatter bestemte situationer som sexchikane, er meget flydende. Chikanen kan bestå i fysisk berøring, men kan også bestå i ord og/eller handlinger af seksuel karakter fremsat i enrum, hvor den krænkede påtvinges krænkerens opførsel af seksuel karakter. Konsekvenser ved overtrædelse Følgende fremgangsmåde følges både ved bevidst samt ubevidst sexchikane: Den krænkende indkaldes til en samtale med den nærmeste leder, og såfremt adfærden ikke ophører straks, vil den krænkende medarbejder modtage en alvorlig påtale i ansættelsesforholdet, hvilket vil medføre en afskedigelse, såfremt chikanen ikke ophører. Jf. erstatningsansvarsloven skal den ansvarlige for en krænkelse af en andens frihed, fred, ære eller person betale den forurettede en godtgørelse for tort. Videoovervågning Flere steder i AABs afdelinger og i AABs administrationsbygning er der videoovervågning. I udlejningsafdelingen er der både video- og lydovervågning. Der er kun overvågning de pågældende steder for at sikre bevisførelse ved eventuelle konflikter mellem kunder og medarbejdere, hærværk eller lign. Der er strenge regler for hvordan overvågningen håndteres og gemmes. Kun ganske få medarbejdere er involveret i håndteringen af det. Nærmere information i den interne forretningsgang for videoovervågning på intranettet. Afdelingslederen og/eller sikkerhedsrepræsentanten/den sikkerhedsansvarlige skal introducere nye medarbejdere for, hvad overvågning indebærer. Dvs. hvor meget medarbejderne bliver overvåget, hvorfor de bliver overvåget, og hvem der har adgang til at se overvågning optagelserne. Skærmbriller AAB har indgået virksomhedsaftale med optiker Louis Nielsen, Klostergade 28, 8000 Aarhus C, men du kan frit vælge optiker. Når en medarbejder konstaterer gener, der kan være forårsaget af skærmarbejde, rettes henvendelse til foresatte afdelingsleder. Det er dog også en god ide først at undersøge om evt. synsgener skyldes forkert indstilling af skærmarbejdspladsen. Kontakt sikkerhedsrepræsentanten. Henvendelse til lederen giver ret til betalt synsprøve hos optikker Louis Nielsen. 47 Såfremt synstest viser behov for skærmbrille, gives bevilling til den brilletype, der er nødvendig til afhjælpning af generne. Brillerne er efter optikers standardkatalog. AAB er alene forpligtet til at betale laveste pris. Såfremt en ansat ønsker stel eller glas af en bedre kvalitet, kan det beløb AAB skulle betale, ydes som tilskud til køb af bedre brille. I sådant tilfælde tilhører brillen den ansatte. Der skal udfyldes en bestemt rekvisition af afdelingslederen. Klik her. Rygning For at sikre røgfri miljøer og for at forebygge sundhedsskadelige effekter af passiv rygning er det ikke tilladt at ryge indendørs på arbejdssteder henhørende under AAB. Det gælder kontorer og øvrige lokaler hvor ansatte har sin gang og ophold. Det inkluderer også opgange i boligafdelinger, værksteder, fællesrum og redskabsrum. Ved Administrationens bygning i Langelandsgade er der indrettet en udendørs rygeplads med halvtag. Der må ikke ryges ved indgangsdøre og i gården ved Administrationen. Overtrædelse af rygeforbuddet vil medføre en advarsel i ansættelsesforholdet. Specielt for HK’ere Rygning der foregår udenfor ansættelsesretslige pauser betales ikke af AAB. Her skal den enkelte medarbejder flekse ud. 48 Kapitel 6 IT og øvrige tekniske systemer Her kan du læse om retningslinjer for brug af tekniske systemer i AAB. 49 IT generelt Internet Ansatte med adgang til pc har også adgang til Internettet og skal benytte denne adgang forsvarligt og etisk. Internettet bruges som arbejdsredskab til at hente informationer. Internettet må bruges privat i det omfang arbejdet tillader det. Følgende materiale må ikke tilgås eller downloades fra internettet: Pornografisk eller på anden måde anstødeligt materiale Hjemmesider tilhørende ekstremistiske eller voldsbaserede grupperinger Der skal gøres opmærksom på, at it-systemerne logger alt internetaktivitet. Loggen vil blive gennemset som led i en kontrol ved mistanke om medarbejderens misbrug af internettet. Overtrædelse af ovenstående regler anses som en væsentlig misligholdelse af ansættelsesforholdet, og kan derfor medføre ophævelse af ansættelsesforholdet uden varsel. Intranet Intranettet er en fælles platform for hele AAB, hvor der samles og deles viden. Intranettet giver adgang til forskellige programmer og systemer for eksempel forretningsgange, driftsværktøjer, telefonbøger samt adgang til økonomikontrol. Endvidere kan afdelingsbestyrelser og ansatte holde sig opdateret via nyheder og finde relevant materiale til udførelse af deres arbejde. Drev Som medarbejdere har du adgang til forskellige drev. X-drevet er dit personlige drev og K-drevet er et fælles drev. P-drevet er til (plan)tegninger, billeder i høj opløsning og mapper med indhold, som bliver brugt i andre systemer. M-drevet bliver også brugt til filer, som skal læses ind i enten økonomisystemerne eller AARHUSbolig. Der er regler for, hvordan du bruger K-drevet, da det er et fælles og mere styret drev end de andre drev. Klik her for at læse mere på intranettet. E-mails AAB anvender MS Outlook som mailsystem og kalenderfunktion. Alle ansatte med pc får ved ansættelsen tildelt en e-mailadresse- intialer@aabnet.dk Der skal altid optræde kontaktoplysninger i afsendte mails. Ledelsen har fastsat en standard for en sådan signatur, som du kan se herunder. Signaturen følger AABs brevlinie/designlinie. Mails skal afsluttes med Med venlig hilsen og have signaturen herunder. 50 | Arbejdernes Andels Boligforening Dit navn og efternavn din stillingsbetegnelse Telefon: 89 31 31 31 Direkte: 89 31 31 xx Mobil: 40 44 12 xx www.aabnet.dk Du finder vejledning til indsættelse af mailsignatur klik her. Det er tilladt at bruge den tildelte e-mailadresse til private mails. For at sikre at indholdet af disse mails ikke bliver læst i forbindelse med dit eventuelle fravær, skal du i emnelinjen anføre PRIVAT. Det tilrådes at lave en undermappe til private mails. IT medarbejderen kan være behjælpelig med oprettelse af en sådan undermappe. Alle mails der modtages og afsendes skal opfattes som dokumenter og bilag, hvis de er sagsbestemte, og skal derfor arkiveres i relevante mapper på K-drevet eller i applikationerne Lejlighedsmapper eller Byggesagsstyring. Når en medarbejder anvender e-mails eller andre elektroniske kommunikationsformer både internt og eksternt, er det ikke tilladt at afsende strafbart, krænkende eller chikanøst indhold. Der gøres opmærksom på, at der foretages sikkerhedskopiering af medarbejdernes e-mails, og det vil blive gennemset som led i en kontrol ved mistanke om medarbejderens misbrug af e-mails. Overtrædelse af ovenstående regler anses som en væsentlig misligholdelse af ansættelsesforholdet, og kan derfor medføre ophævelse af ansættelsesforholdet uden varsel. E-mails procedure ved planlagt fravær Ved planlagt fravær i mere en 1 dag, f. eks. ferie, kursusdeltagelse eller lign. skal ”ikke tilstede-assistenten” i Outlook slås til. Heri meddeles fraværsperioden og der henvises til en anden medarbejder eller afdeling med tilhørende kontaktoplysninger. Klik her for at læse om Orientering om planlagt fravær. Afdelingslederen i de pågældende afdelinger er ansvarlig for at etablere en forretningsgang herfor. Leders adgang til din mail Medarbejderen giver ved underskrift på ansættelsesaftalen sit samtykke til, at repræsentanter fra AABs ledelse kan åbne, gennemgå eller på anden måde undersøge og gøre sig bekendt med medarbejderens korrespondance. Samtykket omfatter, men er ikke begrænset til, brev, telefax og elektronisk post. Dette kan kun 51 gøre brug af ovenstående samtykke, såfremt dette er sagligt begrundet. I det omfang, det er muligt får medarbejderen besked, inden arbejdsgiver gør brug af ovenstående samtykke. Korrespondance, der er mærket med privat eller på anden måde fremstår som privat, er kun omfattet af medarbejderens samtykke, såfremt der er helt særegne og saglige grunde herfor. AAB må således som udgangspunkt ikke åbne, gennemgå elle på anden måde gøre sig bekendt med medarbejderens private korrespondance. Adgang til din mail ved fratrædelse Ved eventuel fratrædelse vil medarbejderens indkommende korrespondance blive varetaget af en kollega. Medarbejderens e-mails vil således i en periode blive videresendt til en kollega og herefter vil e-mail-kontoen blive lukket. I det omfang det er praktisk muligt, vil private e-mails blive videresendt til en af medarbejderens angivet e-mailadresse. Korrespondance, der er mærket med privat eller på anden måde fremstår som privat, er kun omfattet af medarbejderens samtykke, såfremt der er helt særegne og saglige grunde herfor. AAB må således som udgangspunkt ikke åbne, gennemgå elle på anden måde gøre sig bekendt med medarbejderens private korrespondance. I nogle af Administrationens afdelinger kan det være nødvendigt, at medarbejdere har adgang til hinandens mails i forskellige anledninger. Den enkelte afdelingsleder afgør i samarbejde med medarbejderne, hvor og i hvilket omfang, det er nødvendigt. Fax Er sidestillet med post og skal behandles i overensstemmelse med gældende forretningsgang for post, klik her. 52 Kapitel 7 Vejledninger/Instruktioner Her i kapitlet finder du vejledninger og instruktioner til udvalgte systemer og processer i AAB. 53 Alarmsystemet i Langelandsgade Som medarbejder får du udleveret en nøglebrik, en nøgle og instruktion til vores alarmsystem. Det er kun lederen, som bestiller nøglebrikker til nye ansatte. Kommer du efter kl. 7 om morgenen og går inden kl. 16 har du ikke behov for en kode til alarmsystemet, da systemet er koblet fra i det tidsrum. Du skal kontakte din leder, hvis du ønsker kode til alarmsystemet. Hvis man er den sidste, der forlader bygningen skal du koble alarmen til for alle zoner. Den sikkerhedsansvarlige opsætter og udleverer nøglebrikker til ansatte. Introduktion i brugen af nøglebrikken gives enten af afdelingslederen eller en medarbejder i samme afdeling eller sikkerhedsrepræsentanten/den sikkerhedsansvarlige. Medarbejderen skal passe godt på nøglebrikken. Den sikkerhedsansvarlig skal have besked med det samme ved tab af en nøglebrik, så adgangen kan spærres. Håndværkere, teknikere eller øvrige eksterne som rekvireres: Nøglebrik udleveres i receptionen – Bestilles senest dagen før håndværkeren er rekvireret. Rekvirenten er ansvarlig for, at nøglebrikken afleveres igen hurtigst muligt, når arbejdet er udført. Licitationer, aftenmøder m.v.: Der kan laves tidskoder til dørene. Dvs. skal man afholde licitation eller et andet arrangement, kan receptionen bestille koden til den enkelte dør således, at den vil være ulåst i en kortere periode, så man derved undgår at skulle holde døren åben, men i stedet oplåst. Instruktion til alarmsystemet i Langelandsgade Generelt om alarmsystemet Over døren til en zone er placeret en rød lampe, denne lamper lyser, hvis alarm er tilkoblet. Vær opmærksom på, at såfremt døren er låst, uden rød lampe er tændt, kan alarm være under tilkobling. Da der sidder en døralarm i begge adgangsdøre, må disse ikke stå åbne, da det derved vil udløse en døralarm. Døralarmen betyder ikke, at vagtselskabet bliver tilkaldt, men blot at døren gør dig opmærksom på, at den er åben. Dog er døralarmen i gavldøren ved kantinen kodet således, at denne dør vil kunne stå åben i op til 20 min. før døralarmen aktiveres, dette af hensynet til varemodtagelse m.v. En mellemdør er alle døre i mellemgangen, branddøre og døre ind til afdelinger. Hvis mellemdøren ikke er ordentlig lukket ind til en afdeling, kan du ikke låse ind til området/koble området til. 54 Når du lukker dig ind 1. Lås dig ind med nøglebrikken 2. Tast din kode 3. Vælg område 1, og tryk på hængelåsen, der er åben. Resultat: Du har nu frakoblet område 1 og har god til at frakoble de andre områder. Når du lukker dig ud 1. Indtast din kode. Resultat: Du kan nu se i panelet, hvilke områder der er koblet til/låst. 2. Lås alle områder ved at trykke på områdets nummer og derefter på hængelåsen, som er låst. Resultat: Du kan løbende se i panelet, at områderne bliver låst. 3. Når du går ud, skal du låse op ved at trykke på knappen på døren – du må kun manuelt åbne døren ved brand eller systemnedbrud. Når du går som den sidste medarbejder i en afdeling i Langelandsgade Hvis du er den sidste medarbejder i din afdeling, skal du låse mellemdøren ind til afdelingen og tilkoble alarmen for området, inden du går. Når du er den sidste medarbejder, som forlader Administrationsbygningen i Langelandsgade Hvis du er den sidste medarbejder, som forlader Administrationsbygningen, skal du låse ind til alle områder og til sidst koble område 1 til. Grunden til, at alarmområde 1 SKAL slås til, er, at andre alarmer først bliver aktiveret ved tilkobling af alarmområde 1 (kølealarm, pumpealarm i kælderen, serveralarm). Du kan opleve problemer med at lukke område 1, se pkt. herunder: Hvis en mellemdør i et område ikke er lukket ordentlig, vil det ikke være muligt at tilkoble alarmområde 1. Hvis du tjekker dørene og stadig ikke kan få lov til at tilkoble område 1, så skal du ringe til vagtselskabet og fortælle det (tlf. nr. til vagtselskabet er ved alarmerne). Du må herefter gerne gå, selv om område 1 ikke er slået til. Hvis du ikke kan koble område 1 til, fordi der kommer en fejl for fx kølerrummet, kan du følge instruktionen ved alarmen, så du nulstiller fejlen. Du må nulstille 1 gang. Hvis fejlen kommer 2. gang, skal du ringe til vagtselskabet. Du må herefter gerne gå, selv om område 1 ikke er slået til. Alarmen er gået! Hvis nu man skulle være uheldig at aktivere alarmen, så ring til vagtselskabet. Tlf. nr. står ved alarmen. Husk, at kodeordet skal oplyses. Kodeordet bliver oplyst af den Sikkerhedsansvarlige. 55 Indeks 1 1919 · 4; 30 4 4. BOLIG · 4 A ADGANG TIL LEJEMÅL · 16 ADMINISTRATIONSBYGNINGEN · 55 ADOPTION · 22; 23 AFDELINGSBESTYRELSEN · 14 AFDELINGSBESTYRELSEN · 8 AFDELINGSMØDET · 7 ALARM · 55 ALKOHOL · 43 ALMEN BOLIGFORENING ·4 ANSÆTTELSESFORHOLD · 2; 26 ANSÆTTELSESKONTRAKT · 2; 13; 15; 17; 22 ARBEJDE HJEMMEFRA · 25 ARBEJDERNES ANDELS BOLIGFORENING · 0; 4; 6 ARBEJDSTID · 10; 11; 12; 13 ARBEJDSTID · 10; 11; 12 B BARSEL · 22 BEBOER · 4 BEFORDRINGSGODTGØRELSE · 14 BESTYRELSEN · 8 BESTYRELSEN · 8 BETALT FRIHED · 28 BETALTE PAUSER · 13 BEVÆGELSE · 2; 5; 34 56 BEVÆGELSE · 6 BISÆTTELSE/BEGRAVELSE · 19 BLODBANK · 21 D DAGLIGE ARBEJDSTID · 10 DEN FØRSTE ARBEJDSDAG · 10 DHL · 29 DØDSFALD · 42 F FERIE I FORBINDELSE MED GRAVIDITET, BARSEL · 23 FERIE OG FERIEFRIDAGE · 17 FERIEFRIDAG · 18 FERIEFRIDAGE FOR HK’ERE, AC’ERE, LOKALINSPEKTØRER OG INSPEKTØRER · 18 FERIELOTTERI · 30 FIKSTID · 10; 11 FIRMACYKEL · 15 FLEKS SALDOEN · 11 FLEKSSYSTEM · 10 FLEKSTID · 11 FLEKSTID · 10 FLEKSTIMER · 12 FORPLEJNING · 15 FRAFLYTNINGSSYN. · 16 FRAVÆR · 10 FRIDAGE · 17 FROKOSTPAUSE · 11; 12 FÆLLESSKAB · 2; 5; 21; 29; 45; 46 FÆLLESSKAB · 5 FØRSTE ARBEJDSDAG · 9; 10 G GRAVIDITET · 22 I INTRODAG · 10 57 INTRODAGE · 10 J J. PEEREGAARD · 4 JULEFROKOST · 29 JULETRÆSFEST · 29 K KERNEVÆRDIER · 5; 44 KUNDER · 2; 4; 5; 24 KURSER · 13 KURSUS · 15; 25 KURSUS · 15 KURSUSDAG · 11 KØRSEL · 14 KØRSEL · 14 KØRSELSRAPPORT · 14 L LÆGE · 21; 22; 28 LÆGEERKLÆRING · 21 LÆNGEREVARENDE SYGDOM · 21 LØN · 13; 15; 19; 21; 24 LØNUDBETALING · 15 M MOBNING · 40; 44; 45 MØDER · 11; 14; 15; 30; 41 N NON-PROFIT ORGANISATION · 4 NØGLEBRIKKER · 54 58 O OBLIGATORISKE FERIEDAGE (GÆLDER FOR ADMINISTRATIONEN) · 18 OMSORGSSAMTALE · 21 OPSIGELSE · 17 ORGANISATIONSDIAGRAM · 8 OVERARBEJDE · 13 OVERENSKOMST · 2; 13; 14; 22 P P.M. PETERSEN · 4 PARFORHOLD · 16 PARKERING · 27 PAUSER · 14 PAUSER · 13; 14; 28 PC · 10; 50 PENSIONSORDNINGER · 15 R REPRÆSENTANTSKAB · 4; 7 REPRÆSENTANTSKAB · 35 REPRÆSENTANTSKABET · 4 REPRÆSENTANTSKABSMEDLEM · 7 S SYGDOM · 19 SYGDOM I FERIEN · 20 T TANDLÆGE · 21; 28 TAVSHEDSPLIGT · 15 TAXABON · 14 TAXABON · 14 TAXABONER · 14 TILLADELSE · 18; 27 TVINGENDE NØDVENDIGT · 16 59 U UDDANNE · 34 V VARSLEDE REPARATIONER · 16 VEDTÆGTER · 7 VISION · 6 VÆRDIER · 2; 5; 6 Æ ÆRLIGHED · 2; 5 ÆRLIGHED · 5 Å AAB · 0; 2; 3; 4; 5; 6; 7; 8; 9; 10; 13; 15; 16; 17; 18; 19; 20; 21; 22; 23; 24; 26; 27; 28; 29; 30; 32; 34; 35; 37; 38; 42; 44; 46; 47; 48; 49; 50; 52; 53 AABS KERNEVÆRDIER · 5 AARHUSBOLIG · 5; 6; 29; 50 60
© Copyright 2024