1. No category

FAABORG-MIDTFYN KOMMUNE
GROUPWISE
Indholdsfortegnelse
INDHOLDSFORTEGNELSE........................................................................................................ 1
INDLEDNING................................................................................................................................... 2
HOVEDVINDUET ........................................................................................................................... 2
MENUERNE ...................................................................................................................................... 3
VÆRKTØJSLINIE ............................................................................................................................... 3
MAPPELISTE ..................................................................................................................................... 4
KUVERTLISTE................................................................................................................................... 4
POSTSYSTEMET ............................................................................................................................ 4
HVAD BRUGES POSTSYSTEMET TIL ?............................................................................................... 4
SÅDAN SENDER MAN EN POSTMEDDELELSE ................................................................................... 5
VEDHÆFTNING AF FILER.................................................................................................................. 5
ADRESSEBOGEN ............................................................................................................................... 6
Adressebøger............................................................................................................................... 6
Adressere kuverter ved hjælp af adressebogen ......................................................................... 7
Postgrupper i adressebogen....................................................................................................... 7
Oprette eksterne kontakter i adressebogen................................................................................ 8
NÅR MAN MODTAGER POST ............................................................................................................. 9
Postkassen................................................................................................................................... 9
Notify (notifikation)................................................................................................................... 10
Kabinet ...................................................................................................................................... 11
KALENDEREN .............................................................................................................................. 12
OM AT BRUGE KALENDEREN ......................................................................................................... 12
DEN OFFENTLIGGJORTE AFTALE ................................................................................................... 12
MØDEINDKALDELSER .................................................................................................................... 13
Sådan indkalder du til et møde................................................................................................. 14
Når man modtager en mødeindkaldelse (Aftale)..................................................................... 15
Hvem kommer til mødet?.......................................................................................................... 17
DEN LILLE MAND OG FULDMAGTERNE .......................................................................... 18
OM BRUGEN AF FULDMAGTSRETTIGHEDER .................................................................................. 18
TILDELE FULDMAGTSRETTIGHEDER TIL ANDRE ........................................................................... 18
FÅ ADGANG TIL ANDRE BRUGERE ................................................................................................. 20
MINIMUMRETTIGHEDER ................................................................................................................ 20
ANDRE KUVERTTYPER............................................................................................................ 21
PÅMINDELSER (NOTAT) ................................................................................................................. 21
OPGAVER ....................................................................................................................................... 23
TELEFONMEDDELELSE................................................................................................................... 24
AFSLUTNING................................................................................................................................. 25
APPENDIKS A: IKONER VED SIDEN AF KUVERTER..................................................... 26
APPENDIKS B: IKONER I KALENDEREN ........................................................................... 27
APPENDIKS C: GENVEJSTASTER I GROUPWISE ........................................................... 27
STIKORDSREGISTER................................................................................................................. 28
SIDE 1
FAABORG-MIDTFYN KOMMUNE
GROUPWISE
Kursus i GroupWise
Version 7.0
Udarbejdet af: Arne Skriver og Jesper Rønnov
Indledning
Dette materiale danner grundlag for kursusvirksomhed i GroupWise for ansatte i FaaborgMidtfyn-Midfyn Kommune. Materialet erstatter den tidligerer udgaver.
Hovedvinduet
Mange brugere vælger at starte GroupWise som noget af det første når en arbejdsdag starter,
og lader den være åben resten af dagen.
Det vindue der kommer frem når man starter GroupWise kaldes for Hovedvinduet. Det kunne
se således ud:
Mappeliste
Menuerne
Værktøjslinie
Figur Fejl! Ukendt argument for parameter.: Hovedvinduet i GroupWise
SIDE 2
Kuvertliste
FAABORG-MIDTFYN KOMMUNE
GROUPWISE
Menuerne
Menuer og undermenuer kan, i modsætning til værktøjslinien, ikke redigeres af den enkelte
bruger. Derfor vil der i dette materiale hovedsageligt blive henvist til menuerne, selvom der findes lettere måder at gøre tingene på via værktøjslinien. Eksperimenter selv med at finde genveje til funktionerne.
Værktøjslinie
Som det vil være kendt fra mange andre vinduer og programmer i Windows har GroupWise en
værktøjslinie. Værktøjslinien indeholder genvejsknapper, der gør det lettere at nå de mest almindelige funktioner, som ellers ville kræve flere museklik.
Eksempel: Et klik på knappen
opretter en ny kuvert af typen Postmeddelelse. Skulle dette gøres gennem menuerne ville det kræve tre arbejdsgange: Filer | Ny |
Postmeddelelse.
Man kan selv bestemme hvilke knapper der skal være tilgængelige. Højreklik et tomt sted på
værktøjslinien og vælg Tilpas værktøjslinier. Vælg fanebladet Tilpas. Det ser således ud:
Figur Fejl! Ukendt argument for parameter.: Tilpasning af værktøjslinie
I boksen Kategori er der en oversigt over tilgængelige menupunkter, og i rammen Kontrol de
knapper man kan få vist på sin værktøjslinie. Knapperne kan nu trækkes op på værktøjslinien
med musen, ligesom knapper på værktøjslinien kan fjernes ved at trække dem ned i den viste
dialogboks.
SIDE 3
FAABORG-MIDTFYN KOMMUNE
GROUPWISE
Mappeliste
Til venstre i hovedvinduet findes mappelisten. Mappelisten er hierarkisk opbygget, på samme
måde som man kender det fra eksempelvis Stifinder. I det følgende gennemgås de mapper der
findes som standard i mappelisten.
Brugermappe. Denne mappe indeholder alle dine mapper i GroupWise. Ud for
ikonet er anført navnet på den bruger der er logget på i øjeblikket. Se side 20
hvordan man kan få adgang til andre brugeres mapper.
Postkasse. Her ender den post der bliver sendt til dig, også emails der er sendt
eksternt fra. Se afsnittet Postkasse side 9 for mere information.
Afsendte kuverter. Denne mappe indeholder alle de kuverter du har sendt, altså
ikke kun postmeddelelser, men også aftaler, påmindelser mv. Læs side 17 om
anvendelse af denne mappe.
Kalender. Et klik på dette ikon bringer din kalender frem i kuvertlisten, så du kan
se dine aftaler. Når du har din kalender fremme kan du vælge mellem fem forskellige måder at få den vist på, nemlig Dag, Uge, Måned, År og Flerbruger. Se
afsnittet Kalender side 12.
Opgaveliste. I denne mappe har du en oversigt over dine opgaver. Opgaverne
kan ses i opgavelisten indtil du selv sletter dem.
Dokumenter. Indeholder tre undermapper. GroupWise er forberedt til at håndtere dokumentstyring. Det er ikke en facilitet vi bruger I Faaborg-Midtfyn Kommune, så du kan se bort fra denne mappe.
Kabinet. Som ikonet antyder er denne mappe en slags arkivskab. Her kan du
oprette dine egne mapper, så det bliver lettere at holde orden i den post man
ønsker at gemme. Se afsnittet Kabinet side 11 for information om hvordan kabinet-mappen anvendes.
Papirkurv. Fungerer på samme måde som den man kender fra Windows. Når
du sletter en kuvert i GroupWise opbevares den i papirkurven i 7 dage inden
den slettes endeligt. Du kan tømme papirkurven manuelt ved at højreklikke på
den og vælge punktet ”Tøm papirkurv”.
Kuvertliste
I GroupWise opereres der med begrebet kuverter. En kuvert kan naturligvis indeholde en
postmeddelelse, men også aftaler, påmindelser, opgaver osv. hører under begrebet kuverter.
I kuvertlisten kan man se de kuverter der ligger i den mappe der aktuelt er markeret i Mappeliste. Man kan selvfølgelig undre sig over at det også er her kalenderen vises, men det giver god
mening når man tænker på at de aftaler man har registreret i kalenderen også hører under
GroupWise-begrebet kuverter.
Postsystemet
Hvad bruges postsystemet til ?
Al elektronisk post skal håndteres via GroupWise, såvel intern som ekstern. Man skal altså ikke
begynde at installere Microsoft Exchange, Outlook Express eller andre postsystemer.
SIDE 4
FAABORG-MIDTFYN KOMMUNE
GROUPWISE
Når du er oprettet som bruger i Faaborg-Midtfyn Kommune har du automatisk en email adresse. Den består af dit login navn efterfulgt af ”@Faaborg-Midtfyn.dk”. Eksempel:
arsk@faaborgmidtfyn.dk
Sådan sender man en postmeddelelse
I Hovedvinduet vælges Fil | Ny | Postmeddelelse. Følgende vindue kommer frem:
Figur Fejl! Ukendt argument for parameter.: Ny postmeddelelse
I boksen ”Fra:” vil der som standard stå navnet på den bruger der er logget på i øjeblikket.
Hvis man vil sende intern post (til en anden GroupWise-bruger i Faaborg-Midtfyn Kommune)
kan man begynde at skrive vedkommendes navn (ikke email-adresse) i boksen ”Til:”. GroupWise leder selv efter et navn der passer til det man er begyndt at skrive, og kommer med forslag undervejs. Se side 7 om at adressere kuverter ved hjælp af adressebogen.
Er det ekstern post man vil sende skriver man email adressen i boksen ”Til:”. Vær opmærksom
på at man ikke kan benytte en email adresse der tilhører en anden GroupWise bruger i Faaborg-Midtfyn Kommune.
Det man skriver i boksen ”Emne:” kan modtageren umiddelbart se i sin postkasse, uden at behøve at åbne kuverten. For at gøre det lettere for de der modtager vores mail at sortere, flytte,
gemme post, er det en god ide at være præcis når man udfylder emnet.
Det er muligt at sende sin postmeddelelse til mere end én person. Se side 7 om at anvende
adressebogen til at adressere kuverter.
Når man er tilfreds med sin postmeddelelse klikker man på knappen ”Send”.
Vedhæftning af filer
Man kan vedhæfte en fil til sin postmeddelelse. Det kunne f.eks. være et Word-dokument eller
et Excel-regneark, men i princippet kan man vedhæfte alle filtyper. Vær dog opmærksom på at
hvis man modtager en mail fra en ukendt med en vedhæftet fil med efternavnet exe, bør man
slette den. Den kunne indeholde virus.
SIDE 5
FAABORG-MIDTFYN KOMMUNE
GROUPWISE
Klik på knappen
GroupWise husker på hvor i filsystemet du har været sidst, og peger derhen. Hvis den fil du vil vedhæfte ligger et andet sted må du browse dig frem til den. Markér den
fil du vil vedhæfte og klik på OK. Du kan vedhæfte mere end en fil ad gangen ved at holde ctrltasten nede mens du markerer filerne.
Adressebogen
Adressebogen åbnes ved at klikke på menuen Speciel og vælge punktet Adressebog. Du kan
også bruge knappen
til at starte adressebogen.
Adressebøger
Adressebogen er opdelt i tre faneblade. I GroupWise terminologi kaldes hvert af disse faneblade for en bog. Som standard har man tre bøger (faneblade) at vælge mellem:
Novell GroupWise-adressebog indeholder navne og telefonnumre på alle GroupWise brugere i Faaborg-Midtfyn Kommune. Du kan ikke redigere i denne bog.
Hyppige kontakter indeholder navne og telefonnumre på de personer du kommunikerer
mest med. Denne bog opdateres automatisk af GroupWise, men du har også adgang til at
redigere i den selv.
Personlige kontakter. På fanebladet der hører til denne bog står ens eget navn anført. Her
kan du oprette dine egne kontakter efter behov.
Ekstra faneblade kan oprettes efter behov. I adressebogen vælges Fil | Ny bog… (genvejstast: Ctrl+N). Skriv navnet på den nye bog i den lille dialogboks der kommer frem.
SIDE 6
FAABORG-MIDTFYN KOMMUNE
GROUPWISE
Adressere kuverter ved hjælp af adressebogen
Du kan bruge adressebogen til at adressere kuverter med. Det kan især være praktisk hvis
man skal sende post til mere end én person, eller hvis man er i tvivl om hvordan man staver til
modtagerens navn.
Når du står i kuvertvinduet for den kuvert der skal adresseres klikker du på
starte adressebogen. Det kunne se således ud:
for at
Figur Fejl! Ukendt argument for parameter.: Adressebogen
Find navnene på de personer du vil sende post til, og dobbeltklik på dem. Efterhånden som du
dobbeltklikker på nogle personer vil de blive listet i den lille boks til højre. På illustrationen herover har jeg dobbeltklikket på to personer: Michael Hansen og Tommy Iversen. Man kan medtage så mange personer som man vil, og man kan vælge dem fra alle faneblade. Se side 7
hvordan man kan bruge postgrupper, oprette sine egne grupper mv.
Når du har fundet frem til alle de personer kuverten skal sendes til klikker du på OK, og du er
tilbage i det vindue du kom fra. Nu kan kuverten gøres færdig og sendes.
Postgrupper i adressebogen
Fra centralt hold er der oprettet en række postgrupper, som man med fordel kan gøre brug af.
De centralt oprettede postgrupper finder du i fanebladet ”Novell GroupWise-adressebog”. De er
alle markeret med dette ikon:
Du kan også oprette dine egne postgrupper. I afsnittet ”Adressere kuverter ved hjælp af adressebogen” så vi hvordan man kunne udvælge en række personer, som man vil sende til. Hvis
man ved at man ofte får brug for at sende post til præcis denne gruppe af mennesker kan man
klikke på knappen ”Gem gruppe”.
SIDE 7
FAABORG-MIDTFYN KOMMUNE
GROUPWISE
Følgende vindue kommer frem på skærmen:
I denne rullelisten skal
man vælge hvilken adressebog man ønsker at gemme gruppen i. Vælg adressebogen med dit
eget navn, eller eventuelt en adressebog du selv har oprettet.
Figur Fejl! Ukendt argument for parameter.: Dialogboksen Gem som gruppe
I den øverste boks får man mulighed for at give den nye gruppe et navn. Knappen ”OK” er i
mellemtiden blevet aktiv, så du kan komme til at klikke på den.
Oprette eksterne kontakter i adressebogen
Det er muligt at oprette sine egne kontakter. Åbn adressebogen og klik på knappen
nederst i vinduet. Følgende lille vindue kommer fem:
Figur Fejl! Ukendt argument for parameter.: Oprettelse af ny registrering i adressebogen
I langt de fleste tilfælde vil det være det mest formålstjenlige at vælge Person som registreringstype. Når man klikker på OK får man nedenstående vindue frem. Det kan nærmest sammenlignes med et elektronisk kartotekskort.
SIDE 8
FAABORG-MIDTFYN KOMMUNE
GROUPWISE
Figur Fejl! Ukendt argument for parameter.: Kartotekskort til registrering af kontakt
Man kan så udfylde de felter man finder relevante at registrere. Læg mærke til at et af felterne
er beregnet til at angive en email-adresse. Udfylder man dette felt med en gyldig adresse kan
man sende post til den eksterne kontakt på samme måde som til interne kontakter. Skal man
eksempelvis sende en almindelig postmeddelelse kan man nøjes med at skrive personens
navn i boksen ”Til:”, og man kan melde personen ind i sine egne postgrupper.
Når man modtager post
Postkassen
Når du klikker på ikonet for postkasse i Hovedvinduet ( ) får du i kuvertlisten en oversigt over
den post du har modtaget. Hvis du har ulæst post i postkassen ses en lille kuvert sammen med
ikonet:
Til venstre for hver post er der et lille ikon der kan fortælle dig noget om hvad det er du har
modtaget. Her er en oversigt over de mest almindelige:
Almindelig mail. Ulæst.
Almindelig mail. Læst.
Clipsen indikerer at der er vedhæftet en fil. Kan også forekomme ved andre
ikoner.
Aftale.
Opgave
Påmindelse (tidligere Notat)
SIDE 9
FAABORG-MIDTFYN KOMMUNE
GROUPWISE
Telefonmeddelelse. Ulæst.
Telefonmeddelelse. Læst.
I postkassen kan man endvidere se hvem posten er fra, hvad emnet er samt datoen. Læg
mærke til at den post man ikke har læst står med fed skrift.
Notify (notifikation)
Notify er et selvstændigt program, der som standard er sat op til at starte når du tænder for
computeren. Programmet kører i baggrunden og er blot repræsenteret ved en lille globus i nederste højre hjørne af skærmen. Notify holder øje med hvad der kommer af post til dig, og sørger for at der kommer en meddelelse op på din skærm.
Man kan selv bestemme hvordan Notify skal agere. Nogle brugere ønsker at dialogboksen skal
blive stående til de selv lukker den, andre finder det forstyrrende og ønsker slet ikke at dialogboksen skal vises. Heldigvis kan man selv bestemme.
Højreklik på globussen i nederste højre hjørne af skærmen, og vælg Funktioner. Følgende dialogboks fremkommer:
Figur Fejl! Ukendt argument for parameter.: Indstillinger i GroupWise Notifikation (1)
Som det ses på illustrationen herover er programmet sat til som standard at vise dialogboksen i
15 sekunder. Denne indstilling kan ændres til alt der ligger mellem 1 og 32.000 sekunder.
SIDE 10
FAABORG-MIDTFYN KOMMUNE
GROUPWISE
Ønsker man slet ikke at dialogboksen skal komme frem, skal man over i fanebladet GroupWise
Notifikation:
Figur Fejl! Ukendt argument for parameter.: Indstillinger i GroupWise Notifikation (2)
Fjern de flueben der som standard er sat i ”Vis dialogboks” for ”Høj prioritet” og ”Standardprioritet”. Du kan selvfølgelig også vælge kun at fjerne fluebenet for ”Standardprioritet”, så du stadig
får en dialogboks hvis der skulle komme post af høj prioritet.
Kabinet
Man vil opleve at postkassen efterhånden bliver noget uoverskuelig efterhånden som den fyldes op med indgået post. Hvis man vil bevare overblikket er det vigtigt at strukturere sin post.
Ude i virkeligheden bruger vi jo heller ikke postkassen til at opbevare posten, og det er heller ikke meningen at vi skal gøre det her.
Kabinet ( ) er beregnet til at man kan oprette sin egen mappestruktur til at gemme post i. Følg
disse trin for at oprette en undermappe under kabinet:
I mappelisten højreklikkes på Kabinet. Vælg ”Ny mappe”.
Klik på ”Næste”.
Angiv et navn til mappen og klik på ”Næste”.
Klik på ”Udfør”
SIDE 11
FAABORG-MIDTFYN KOMMUNE
GROUPWISE
Det er jo en meget fin guide der hjælper én gennem oprettelse af en mappe, men hvis det drejer sig om en mappe til at gemme post i, er det nok at følge disse trin.
På samme måde kan man oprette undermapper, så er det bare den mappe man ønsker at oprette en undermappe til, man skal højreklikke på i første trin.
Kalenderen
Om at bruge kalenderen
Kalenderen har to funktioner. Du skal bruge den til at holde styr på dine aftaler og planlægge dit
arbejde. Desuden har kalenderen den funktion at andre kan se hvornår du er optaget/ledig.
Derfor er det af største vigtighed at du sørger for at ajourføre din kalender hver gang du har lavet en aftale. Som ansat i Faaborg-Midtfyn Kommune har du pligt til at bruge kalenderen, ligesom du skal give mulighed for at andre kan læse dine aftaler. I afsnittet ”Tildele fuldmagtsrettigheder” side 20 kan du se hvordan du gør det.
Den offentliggjorte aftale
I den nye version af GroupWise opereres med begrebet ”offentliggjort”, hvilket svarer til ”personlig” i den gamle version. Den offentliggjorte aftale svarer altså til den personlige aftale.
Umiddelbart lyder det måske lidt mærkeligt at man skal lave en offentliggjort aftale, men det giver god mening når man tænker på at en aftale man sætter ind i sin kalender, også kan ses af
andre.
Den letteste måde at oprette en offentliggjort aftale er at dobbeltklikke i kalenderen på det tidspunkt aftalen skal begynde. Følgende vindue vises:
Figur Fejl! Ukendt argument for parameter.: Offentliggjort aftale
SIDE 12
FAABORG-MIDTFYN KOMMUNE
GROUPWISE
Når du har udfyldt Emne, Sted og eventuelt Meddelelse mangler du bare at angive Varighed.
Som standard står en aftale til at vare 1 time. Ved at klikke på det lille ur til højre for boksen ”Varighed” får du følgende vindue frem:
Den grønne og den
røde skyder kan flyttes
med musen.
Figur Fejl! Ukendt argument for parameter.: Angivelse af klokkeslæt for aftaler
Klik på OK når du er færdig med at indstille start- og sluttidspunkt.
Der er også mulighed for at vedlægge en fil. Det foregår på samme måde som man vedhæfter
en fil til en postmeddelelse. Se afsnittet Vedhæftning af filer side 5.
Du kan markere en aftale som privat ved at vælge menuen Funktioner og Markér som privat
(genvejstasten er F8). Du skal så blot være opmærksom på at andre brugere, der kigger i din
kalender, så ikke kan se at du skal noget på det pågældende tidspunkt.
Når du er tilfreds med din aftale klikker du på knappen ”Offentliggør”, og aftalen er registreret i
din kalender.
OBS!!! Det viser sig at mange bruger at oprette offentliggjorte aftaler for at huske hvad man skal
lave. Det kan man også godt, men for at systemet med at søge efter ledige tidspunkter skal virke, skal man tage stilling til hvor optaget man egentlig er. Ved at højreklikke på en offentliggjort
aftale, pege på punktet
kan man vælge at få vist aftalen som ”Ledig”. Det
bør man gøre hvis man godt kan komme til et eventuelt møde i det pågældende tidsrum.
Mødeindkaldelser
En lidt mere avanceret form for aftale er flerbrugeraftalen, eller mødeindkaldelse som jeg vælger at kalde det her. Netop her viser vigtigheden af at alle bruger kalenderen sig. Programmet
indeholder nemlig en smart facilitet, som kan hjælpe dig med at finde det helt rigtige tidspunkt at
afholde mødet på. Mere herom senere.
SIDE 13
FAABORG-MIDTFYN KOMMUNE
GROUPWISE
Sådan indkalder du til et møde
Når du står i hovedvinduet vælger du Fil | Ny(t) | Aftale. Det vindue der kommer frem ligner det
fra den offentliggjorte aftale, men der er forskelle:
Figur Fejl! Ukendt argument for parameter.: Mødeindkaldelse
Når man skal sende en mødeindkaldelse er det nemmest at bruge adressebogen til at adressere med. GroupWise går som standard ud fra at du selv skal med til mødet. Start med at klikke
på knappen ”Adresse” for at komme ind i adressebogen. Se afsnittet ”Adressere kuverter ved
hjælp af adressebogen” side 7, samt afsnittet ”Postgrupper i adressebogen” side 7.
Næste trin bliver at tage stilling til hvor lang tid mødet skal vare, og derefter indstille varigheden.
Det foregår på samme måde som den offentliggjorte aftale (se side 12). Startdato og starttidspunkt er foreløbig uvæsentlige, det er kun selve mødets varighed der skal indstilles nu.
Når du har fundet ud af hvem der skal med til mødet og hvor lang tid det skal vare klikker du på
knappen ”Optaget?”, og får dette vindue frem:
SIDE 14
FAABORG-MIDTFYN KOMMUNE
GROUPWISE
Figur Fejl! Ukendt argument for parameter.: Valg af aftaletidspunkt
I ovenstående eksempel er det nogle medarbejdere fra IT-staben jeg er ved at indkalde til et
møde, som jeg har angivet til at vare 2 timer. Jeg får her en oversigt over de aftaler mine mødedeltagere har skrevet ind i deres kalender. Jeg kunne selvfølgelig nu begynde at søge efter
tidspunkter hvor de alle var ledige i 2 timer, men som det fremgår af ovenstående illustration
ville det være noget uoverskueligt. Heldigvis tilbyder GroupWise at udføre denne del af arbejdet
for dig. Tryk på knappen ”Auto-valg”, så finder programmet selv det første ledige tidspunkt hvor
alle deltagere har to ledige timer samtidig. Hvis du ikke er tilfreds med dette tidspunkt klikker du
bare på ”Auto-valg” igen, indtil du har fundet et tidspunkt der dur. Klik på OK når du er tilfreds
med mødetidspunktet.
Igen er der mulighed for at vedhæfte filer – det kunne f.eks. være en dagsorden, referat fra sidste møde eller relevante bilag til dagsordenen. Se afsnittet ”Vedhæftning af filer” side 5.
Når du har udfyldt de resterende bokse (såsom Sted, Emne og Meddelelse) trykker du på
send.
Læs i afsnittet ”Hvem kommer til mødet?” side 17 hvordan du kan undersøge dine deltageres
reaktion på mødeindkaldelsen.
Når man modtager en mødeindkaldelse (Aftale)
Når man modtager en mødeindkaldelse vises den både i postkassen (med dette ikon:
) og i
kalenderen. Læg mærke til at teksten står i kursiv. Det indikerer at der ikke er blevet reageret
på indkaldelsen endnu, eller rettere sagt: at modtageren ikke har accepteret aftalen endnu. Når
man åbner en tilsendt aftale/mødeindkaldelse får man nemlig mulighed for enten at afvise eller
acceptere. Det kunne se sådan ud:
SIDE 15
FAABORG-MIDTFYN KOMMUNE
GROUPWISE
Figur Fejl! Ukendt argument for parameter.: Mødeindkaldelse
Ovenstående eksempel er en aftale jeg har sendt til mig selv for at kunne vise illustrationen her
i materialet.
Som nævnt har man mulighed for at acceptere eller afvise aftalen. Når man vil accepterer aftalen kan man klikke på den lille pil ud for ”Accepter”, så får man mulighed for at vælge hvordan
aftalen skal vises i kalenderen,
Figur Fejl! Ukendt argument for parameter.: Accepter aftale
Vælger man ”Accepter med indstillinger” kan man an knytte en kommentar, som indkalderen
senere har mulighed for at se.
Ledig: Viser aftalen i din kalender, men tidspunktet markeres ikke som optaget ved søgning
efter ledige tidspunkter.
Med forbehold: Vises til afsenderen som en oplysning om, at du sandsynligvis vil møde op
til aftalen, men at faktorer med højere prioritet dog kan forhindre din tilstedeværelse.
Optaget: Viser det tidsrum, hvori en aftale er planlagt som optaget, ved søgning efter ledige
tidspunkter.
SIDE 16
FAABORG-MIDTFYN KOMMUNE
GROUPWISE
Ikke tilstede: Vises til afsenderen som en oplysning om, at du er optaget og heller ikke kan
kontaktes i nødstilfælde.
Som standard er det muligheden ”Optaget” der er markeret, og det vil også være den rigtige at
bruge i langt de fleste tilfælde.
I boksen ”Kommentar” kan du skrive en lille meddelelse til mødeindkalderen. Læs i afsnittet
herunder hvordan man som indkalder kan undersøge hvordan de enkelte deltagere har reageret på aftalen samt hvilke kommentarer de har knyttet dertil.
Når du har accepteret en aftale rettes teksten i din kalender, så den ikke længere står i kursiv,
indikerende at aftalen nu er endelig.
Afviser du en aftale får du ligeledes mulighed for at knytte en kommentar dertil, og derefter fjernes aftalen fra din kalender.
Hvem kommer til mødet?
Når man har indkaldt en række mennesker til møde må man selvfølgelig gå ud fra at de har
mulighed for at komme. Vi gjorde os jo netop stor umage i afsnittet "Sådan indkalder du til et
møde” side 14 for at finde det helt rigtige tidspunkt at indkalde mødet til.
Ikke desto mindre kan man komme ud for at folk vælger at afvise, og det skal vi jo gerne kunne
konstatere, ligesom vi gerne vil kunne læse de kommentarer der eventuelt er blevet knyttet til
aftalen/mødeindkaldelsen.
For at kunne se disse oplysninger skal du ind i mappen ”Afsendte kuverter”. Kuverterne står i
kronologisk rækkefølge, så hvis det er en aftale/mødeindkaldelse du har sendt for nylig vil den
være at finde i den nederste del af mappen. Alternativt kan man finde aftalen i sin kalender.
Når aftalen er fundet, så Højreklik på den, og vælg ”Egenskaber”. Det vindue der kommer frem
kunne se således ud:
SIDE 17
FAABORG-MIDTFYN KOMMUNE
GROUPWISE
Figur Fejl! Ukendt argument for parameter.: Egenskaber for mødeindkaldelse
Ovenstående illustration viser egenskaber for en aftale/mødeindkaldelse, som er sendt til Lis
Madsen. Jeg har også fået aftalen selv.
Den lille mand og fuldmagterne
Måske en lidt kryptisk overskrift, men hvis jeg nu afslører at den lille mand ser således ud:
er det nok lidt mere forståeligt. Den lille mand optræder i næsten samtlige vinduer i GroupWise i
nederste venstre hjørne. Meningen er at man den vej rundt, hurtigt og enkelt, skal kunne få adgang til andre brugeres kalender, post mv. Der er lige nogle begreber der skal sættes på plads i
den forbindelse.
Om brugen af fuldmagtsrettigheder
Når vi taler fuldmagtsrettigheder må man skelne mellem at tildele rettigheder til andre, og at gøre brug af en rettighed man har fået tildelt. Man skal også skelne mellem de rettigheder vi skal
give til alle GroupWisebrugere (se afsnittet ”Minimumrettigheder” side 20) og de sikkert mere
omfattende rettigheder man ønsker at tildele til sine nærmeste kolleger, chefer mv.
Tildele fuldmagtsrettigheder til andre
Ud over at vi skal tillade alle brugere at læse vores aftaler, kunne man få brug for at give nogle
brugere ret til mere. Det kunne f.eks. være at en sekretær skulle have rettigheder til at booke i
ens kalender.
SIDE 18
FAABORG-MIDTFYN KOMMUNE
GROUPWISE
Klik på menuen Speciel og vælg Indstillinger. Dobbeltklik på Sikkerhed i dette vindue:
Figur Fejl! Ukendt argument for parameter.: Funktioner
Vælg derefter fanebladet ”Fuldmagtsrettigheder”. Sådan:
Figur Fejl! Ukendt argument for parameter.: Sikkerhedsfunktioner
Når du klikker på knappen
starter adressebogen. Dobbeltklik på den bruger du ønsker at
tildele fuldmagt til, og vælg OK. Den valgte bruger ses nu i adgangslisten, og du mangler nu
kun at sætte flueben ud for de rettigheder du ønsker at tildele vedkommende.
Du kan tildele fuldmagtsrettigheder til så mange brugere du vil, og du kan differentiere adgangsrettighederne for hver enkelt bruger.
SIDE 19
FAABORG-MIDTFYN KOMMUNE
GROUPWISE
Det er ikke nødvendigt at gennemgå hele denne proces hvis den eneste rettighed du ønsker at
tildele er ”Læs aftaler”. Se i afsnittet ”Minimumrettigheder” side 20 hvorfor.
Få adgang til andre brugere
Man bliver ikke automatisk notificeret om at man er blevet tildelt fuldmagtsrettigheder til en anden bruger. Her skal der altså lidt god gammeldags kommunikation til.
Følg disse trin for at gøre brug af en fuldmagt du har fået tildelt:
Klik på den lille mand:
Vælg punktet ”Fuldmagt” i den menu der kommer frem. Følgende vindue vises:
Klik på knappen med
adressebogen:
I adressebogen dobbeltklikkes på den person du har fået fuldmagt fra, og derefter på OK.
Den valgte bruger vises nu i fuldmagtslisten.
Klik på OK
Når du herefter klikker på den lille mand vil du se at den bruger du har fået fuldmagt fra nu optræder i den menu der kommer frem. Nu kan du let vælge ”at være en anden person”, og derved få adgang til en anden brugers data, alt afhængig af hvilke rettigheder den pågældende
bruger har tildelt dig.
Du kan vælge at have flere brugere til at optræde i den menu der kommer frem når du klikker
på ”den lille mand”.
Minimumrettigheder
Som omtalt flere gange skal vi give alle brugere fuldmagt til at læse vores aftaler. Vi kigger igen
på vinduet fra side 19. I mellemtiden har jeg fået tildelt fuldmagtsrettigheder til et par kolleger,
og som det fremgår af nedenstående illustration har jeg også fået sat et flueben ud for ”Læs aftaler”:
SIDE 20
FAABORG-MIDTFYN KOMMUNE
GROUPWISE
De rettigheder du tildeler når
”Minimumrettigheder” er markeret, gælder for alle GroupWise
brugere.
Vi skal alle sammen sætte et flueben
her, hvilket bevirker at alle brugere får
adgang til at læse vores aftaler.
Se side 13 hvordan du kan markere
en aftale som privat, og derved forhindre at andre kan læse den.
Figur Fejl! Ukendt argument for parameter.: Tildeling af fuldmagtsrettigheder
Andre kuverttyper
Påmindelser (notat)
Vi kender alle til de små gule selvklæbende sedler som vi skriver notater på og klistrer fast allevegne. Opfindsomheden kender ingen grænser når det gælder om at finde et sted at sætte sådan en seddel op, så vi kan se at den er væsentlig i forhold til alle de andre.
GroupWise tilbyder en kuverttype der i et vist omfang kan erstatte disse sedler, nemlig Påmindelse (kaldet Notat i den gamle version af GroupWise).
Hvis man ønsker at oprette en huskeseddel til sig selv, er det lettest at oprette den i kalenderen,
hvor man vælger fanebladet ”Dag”:
SIDE 21
FAABORG-MIDTFYN KOMMUNE
GROUPWISE
Figur Fejl! Ukendt argument for parameter.: I dagkalenderen kan du se dine påmindelser
Dobbeltklik et sted inden for boksen Påmindelser til højre i vinduet. Følgende vindue kommer
frem:
Figur Fejl! Ukendt argument for parameter.: Offentliggjort påmindelse
Læg mærke til at dette vindue ligner andre vinduer vi har set. Det skulle gøre det nemmere at
huske fra gang til gang hvad det er man skal gøre.
SIDE 22
FAABORG-MIDTFYN KOMMUNE
GROUPWISE
Det man skriver i boksen ”Emne:” kan senere ses direkte i kalenderen, så her gælder det om at
være kortfattet og præcis.
Boksen ”Meddelelse” er beregnet til uddybende kommentarer, men det er ikke absolut nødvendigt at skrive noget her.
Der gives mulighed for at vedhæfte en fil, og det foregår på samme måde som ved en postmeddelelse (se afsnittet ”Vedhæftning af filer” side 5).
Til sidst klikker man på ”Offentliggør”, og nu er påmindelsen registreret i kalenderen.
En anden type Påmindelse er den man sender til andre, svarende til at skrive en gul seddel, og
klistre den fast på en kollega’s skærm, stol eller tastatur.
I Hovedvinduet vælges Fil | Ny(t) | Påmindelse. Det vindue der kommer frem er en smule anderledes end det vi lige har set:
Figur Fejl! Ukendt argument for parameter.: Påmindelse til anden bruger
Denne kuverttype minder mest af alt om en postmeddelelse, og skal da også håndteres på
samme måde. Når man modtager en Påmindelse fungerer det på samme måde som når man
modtager en aftale; man kan vælge at afvise eller acceptere den. Det er mit indtryk at denne
kuverttype bruges yderst sjældent, da andre typer (postmeddelelse og aftale) sagtens kan
dække behovet.
Opgaver
Som vi så det med kuverttypen Påmindelse findes også Opgave i en offentliggjort form samt én
man sender til andre. Igen er det mit indtryk at det er den offentliggjorte opgave der er den mest
udbredte, og den er faktisk god til at holde styr på opgaverne.
SIDE 23
FAABORG-MIDTFYN KOMMUNE
GROUPWISE
En offentliggjort Opgave oprettes på samme måde som en offentliggjort Påmindelse, blot er det
i boksen ”Opgaver:” man skal dobbeltklikke for at komme i gang. Det ser således ud:
Figur Fejl! Ukendt argument for parameter.: Offentliggjort opgave
Selvom også dette vindue ligner andre vi har set er der dog forskelle:
Man får mulighed for at sætte en frist for hvornår opgaven skal være løst. Så længe fristen ikke
er overskredet vises opgaven med sort skrift, men derefter står den med rødt, så man kan se at
man er bagu’
Ud for hver opgave i opgavelisten er der en lille firkant, som man kan sætte et flueben i når opgaven er færdig. Opgaverne flytter med fra dag til dag, lige indtil du markerer dem som færdiggjort.
Telefonmeddelelse
De fleste har prøvet at tage mod telefonbesked for en kollega. Også her tilbyder GroupWise en
foruddefineret kuverttype, specielt beregnet til denne situation.
I Hovedvinduet vælges Fil | Ny(t) | Telefonmeddelelse. Sådan ser det ud:
SIDE 24
FAABORG-MIDTFYN KOMMUNE
GROUPWISE
Figur Fejl! Ukendt argument for parameter.: Telefonmeddelelse
Boksen ”Til:” fungerer på samme måde som i andre kuverttyper. Man har så mulighed for at
skrive hvem der har ringet, fra hvilket firma samt fra hvilket telefonnummer. Desuden er der en
række afkrydsningsfelter, hvor man kan drysse med flueben efter forgodtbefindende.
Afslutning
Disse var ordene. Du har nu et grundlag for at komme i gang med at bruge GroupWise, og via
dit daglige arbejde udvide dit kendskab til de mange funktioner programmet også kan håndtere,
men som ligger uden for dette materiale.
I menupunktet hjælp er der god mulighed for at få yderligere oplysninger om programmet, også
selv om man er begynder. Lad mig især fremhæve punktet ”Guider”, hvor du kan finde mange
interessante oplysninger.
SIDE 25
FAABORG-MIDTFYN KOMMUNE
GROUPWISE
Appendiks A: Ikoner ved siden af kuverter
Vises ved siden af en kuvert, du har afsendt. Ikonen angiver, at kuverten ikke kunne afleveres til en eller flere modtagere.
Vises ved siden af en opgave eller en aftale, du har afsendt. Ved siden af en opgave betyder ikonen, at mindst én modtager har slettet opgaven uden at markere den som Afsluttet. Ved
siden af en aftale betyder ikonen, at mindst én modtager har slettet eller afvist aftalen uden at
acceptere den.
Vises ved siden af en kuvert, du har afsendt. Ved siden af en aftale betyder ikonen, at ikke
alle modtagere har accepteret aftalen. Ved siden af en opgave betyder ikonen, at ikke alle
modtagere har afsluttet opgaven. Ved siden af andre kuverttyper betyder ikonen, at ikke alle
modtagere har åbnet kuverten, eller at ikke alle modtagere har slettet kuverten.
Kuverten indeholder et eller flere bilag.
Vises ved siden af en kuvert, du har afsendt. Ikonen angiver, at GroupWise har afleveret eller overført kuverten til alle modtagere.
Offentliggjort kuvert.
Uåbnet diskussionsemne, der er offentliggjort i en fælles mappe.
Åbnet diskussionsemne, der er offentliggjort i en fælles mappe.
Uåbnet postmeddelelse med lav, normal eller høj prioritet.
Åbnet postmeddelelse med lav, normal eller høj prioritet.
Uåbnet aftale med lav, normal eller høj prioritet.
Åbnet aftale med lav, normal eller høj prioritet.
Uåbnet opgave med lav, normal eller høj prioritet.
Åbnet opgave med lav, normal eller høj prioritet.
Uåbnet påmindelse med lav, normal eller høj prioritet.
Åbnet påmindelse med lav, normal eller høj prioritet.
Uåbnet telefonmeddelelse med lav, normal eller høj prioritet.
Åbnet telefonmeddelelse med lav, normal eller høj prioritet.
Afsender ønsker svar på denne kuvert. Kuverten kan have lav, normal eller høj prioritet.
SIDE 26
FAABORG-MIDTFYN KOMMUNE
GROUPWISE
Appendiks B: Ikoner i kalenderen
Der er indstillet en alarm for kuverten.
Gruppeaftale, påmindelse eller opgave.
Kuverten er markeret som privat.
Appendiks C: Genvejstaster i GroupWise
Som bekendt er det arbejdet med musen der kan give skader i arme og håndled. Derfor er det
altid en god idé at lære sig genvejstasterne til de mest almindelige funktioner. Når man først har
fået dem lært går det også hurtigere med arbejdet.
I mange tilfælde vil et af bogstaverne i teksten i en menu eller trykknap være understreget
(f.eks. Rediger). Det betyder at man kan holde Alt-tasten nede og trykke på det pågældende
bogstav på tastaturet i stedet for at klikke med musen.
I andre tilfælde er der tildelt en bestemt tastekombination til en funktion. Nedenstående liste viser de specielle genvejstaster der findes i GroupWise. I undervisningsmaterialerne til de andre
programmer vi arbejder med, kan du se de genvejstaster der er specielle for de enkelte programmer.
Der kan ikke opfordres nok til at man lærer sig så mange genvejstaster som muligt!!!
Tryk på:
Ctrl+M
Ctrl+Skift+A
Ctrl+Skift+T
Ctrl+Skift+R
Ctrl+Skift+P
Ctrl+Q
Ctrl+G
F5
Ctrl+O
F8
Ctrl+F
F1
For at
Oprette ny postmeddelelse
Oprette ny aftale
Oprette ny opgave
Oprette ny påmindelse
Oprette ny telefonmeddelelse
Vise/skjule quickviewer
Gå til dags dato
Opdatere
Åbne markeret element
Markere kuvert som privat
Aktivere søgefunktionen i GroupWise
Aktivere hjælpefunktionen i GroupWise
SIDE 27
FAABORG-MIDTFYN KOMMUNE
GROUPWISE
Stikordsregister
A
M
Accepter aftale .............................................................16
Adressebogen.................................................................6
adressere kuverter ..........................................................7
Afsendte kuverter....................................................17;Se
Aftaleegenskaber .........................................................18
Angivelse af klokkeslæt for aftaler .............................13
Auto-valg .....................................................................15
B
Brugermappe..................................................................4
D
Den lille mand og fuldmagterne .................................18
E
Egenskaber for mødeindkaldelse................................18
Egne postgrupper...........................................................7
Ekstern post....................................................................4
Ekstra faneblade (adressebog).......................................6
Email adresse .................................................................5
Email adresse (ekstern)..................................................5
F
Fuldmagtsrettigheder...................................................18
Få adgang til andre brugere.........................................20
G
Gem som gruppe............................................................8
Genvejsknapper .............................................................3
Genvejstaster i GroupWise .........................................27
H
Hovedvinduet.................................................................2
Hvem kommer til mødet? ...........................................17
Hyppige kontakter .........................................................6
I
Ikoner i kalenderen ......................................................27
Ikoner i postkassen ........................................................9
Ikoner ved siden af kuverter........................................26
Intern post.......................................................................4
K
Kabinet ......................................................................4;11
Kalender.........................................................................4
Kalenderen ...................................................................12
Kartotekskort til registrering af kontakt........................9
Kuvertliste......................................................................4
SIDE 28
Mappeliste...................................................................... 4
Markere aftale som Ledig ........................................... 13
Markere en aftale som privat ...................................... 13
Menuerne....................................................................... 3
Minimumrettigheder ................................................... 20
Modtage en mødeindkaldelse ..................................... 15
Modtage post ................................................................Se
Mødeindkaldelse ......................................................... 13
N
Notify (notifikation) .................................................... 10
Novell GroupWise-adressebog..................................... 6
Ny mappe..................................................................... 11
Ny postmeddelelse ........................................................ 5
O
Offentliggjort aftale..................................................... 12
Om at bruge kalenderen .............................................. 12
Opgave......................................................................... 23
Opgaveliste .................................................................... 4
Oprette eksterne kontakter i adressebogen................... 8
Optaget?....................................................................... 14
P
Papirkurv........................................................................ 4
Personlige kontakter...................................................... 6
Postgrupper i adressebogen........................................... 7
Postkasse........................................................................ 4
Postkassen...................................................................... 9
Postmeddelelse .............................................................. 5
Postsystemet .................................................................. 4
Påmindelse................................................................... 21
S
Sende en postmeddelelse .............................................. 5
Sikkerhedsfunktioner .................................................. 19
Sådan indkalder du til et møde ................................... 13
T
Telefonmeddelelse ...................................................... 24
Tildele fuldmagtsrettigheder til andre ........................ 18
Tilpasning af værktøjslinie............................................ 3
U
Undermenuer................................................................. 3
V
Valg af aftaletidspunkt ................................................ 15
Vedhæftning af filer ...................................................... 5
Værktøjslinie ................................................................. 3