Dagsorden og referat
VELKOMMEN ”Flere kedelige møder” v/ Malene Stub Selmer, PrimusMotor Proceskonsulent, fundraiser og innovationsbooster © INVOLVERENDE MØDER v. Malene Stub Selmer – mere mødefacilitering – mindre mødeledelse – BLs weekendkonference Sovende demokrati? © INVOLVERENDE MØDER v. Malene Stub Selmer – mere mødefacilitering – mindre mødeledelse – BLs weekendkonference Lav om på jeres møder = en ny kultur og mere energi Gode møder kan gøre en forskel for hele jeres fundament © INVOLVERENDE MØDER v. Malene Stub Selmer – mere mødefacilitering – mindre mødeledelse – BLs weekendkonference Hvorfor ikke også have guidelines for gode møder? © INVOLVERENDE MØDER v. Malene Stub Selmer – mere mødefacilitering – mindre mødeledelse – BLs weekendkonference ” At få et blik på metoder til at involvere din bestyrelse, og på hvorfor det er vigtigt At få skabt en erfaringsbaseret fælles forståelse af, hvad der virker på møder Og så selvfølgelig: At opleve eksempler på, nogle af de elementer, der kan indgå i et møde At få konkrete værktøjer med dig hjem, som du får mulighed for at afprøve til dit næste møde En sjov og lærende stund i godt selskab Mål for workshoppen © INVOLVERENDE MØDER v. Malene Stub Selmer – mere mødefacilitering – mindre mødeledelse – BLs weekendkonference Goddaw… Hvor kommer du fra? Hvorfor har du valgt dette tema og hvad vil du gerne have med dig herfra? Hvad vil du selv bidrage med, for at det lykkes? © INVOLVERENDE MØDER v. Malene Stub Selmer – mere mødefacilitering – mindre mødeledelse – BLs weekendkonference 6 Hvorfor? • • • • • • • • • • Vil man bruge sin tid (fritid) på kedelige møder? Gøre bestyrelsesrollen attraktiv Give fælles opbakning og forståelse Få skabt et grundlag for at bruge bestyrelsens kompetencer Få et mere kvalificeret grundlag at agere ud fra Få energi og begejstring Fokus på at styrke styrkerne, større engagement og et positivt sprog Kommunikationsideal: Fra information til dialog Kommunikationstænkning: Fra overførsel af beskeder til forstyrrelser Andet?? © INVOLVERENDE MØDER v. Malene Stub Selmer – mere mødefacilitering – mindre mødeledelse – BLs weekendkonference Mødefacilitatorens værktøjskasse Hvornår? • • • • • • Ved Ved Ved Ved Ved Ved ordinære bestyrelsesmøder forretningsudvikling organisationsforandringer idegenerering projektgennemførsler værdi-, politik- og strategiformulering • Men ikke som erstatning for ledelse … © INVOLVERENDE MØDER v. Malene Stub Selmer – mere mødefacilitering – mindre mødeledelse – BLs weekendkonference Mødefacilitatorens værktøjskasse Hvordan? • • • • • • • • • • Vær skarp på målene Tag afsæt i det der virker Anerkend alle perspektiver Vær tydelig omkring, hvad der ønskes involvering i Giv ikke for mange beskeder på én gang Lav afveksling – hold tempo Kombinér ledelse med involvering Vær modig, smid din ”ekspertrolle” ind imellem – og prøv en ny mødeform – start med små forandringer Lav forskellige agendaer, så I ikke kører på autopilot Følg op © INVOLVERENDE MØDER v. Malene Stub Selmer – mere mødefacilitering – mindre mødeledelse – BLs weekendkonference Mødefacilitatorens værktøjskasse MØDEKILLERS Dias med mange ord og tal Lav ”hand-out” istedetfor Ikke tid nok – så mødet er ren information Sæt færre punkter på dagsorden Samme dagsorden altid – resultat er forudsigeligt Involvér i at få lavet en dagsorden Det er altid de samme, der taler – og taler meget Facilitér mødet – lav en styret dialog © INVOLVERENDE MØDER v. Malene Stub Selmer – mere mødefacilitering – mindre mødeledelse – BLs weekendkonference Power Point © INVOLVERENDE MØDER v. Malene Stub Selmer – mere mødefacilitering – mindre mødeledelse – BLs weekendkonference Energi under mødet… Highlights © INVOLVERENDE MØDER v. Malene Stub Selmer – mere mødefacilitering – mindre mødeledelse – BLs weekendkonference Energi under mødet © INVOLVERENDE MØDER v. Malene Stub Selmer – mere mødefacilitering – mindre mødeledelse – BLs weekendkonference INVOLVEMENT ledelse, kommunikation og organisationsudvikling Mødetyper Mødetype Tid Formål og format Nøgle til succes God morgenmøde 10 min. Koordinering af opgaver og aktiviteter Sid ikke ned Hold jer til emnet Ugemøder 30-60 min. Evaluere på forgående uge og koordinere den kommende Sæt ikke agendaen før du har hørt hvad folk siger Månedsmøder 2-4 timer Diskutere, analysere og evaluere på tiltag Afgræns til 1-2 temaer Forbered jer Off-site 1-2 dage Opdatering af strategi, årsplan, fælles værdigrundlag etc. Brug andre lokaler Fokuser på at arbejde – det sociale kan være om aftenen Giv plads til diskussion © INVOLVERENDE MØDER v. Malene Stub Selmer – mere mødefacilitering – mindre mødeledelse – BLs weekendkonference INVOLVEMENT ledelse, kommunikation og organisationsudvikling Hvad er vigtigt på mødet? Begynd godt Hvad er meningen/formålet med mødet? Hvad skal vi have ud af det? Opvarmning: Inviter alle til at tale – forbered et spørgsmål – få evt. forventningsafstemt Fokusér og involvér Tillad en debat: Notér hvordan folk reagerer, lad folk dele deres viden og erfaringer – i forhold til formålet Stil gode spørgsmål og introducér nye emner Afslutning Hvad er der ikke blev sagt, som der skal siges? Check-ud: Hver person siger, hvad man tager med sig fra mødet Aftaler: Hvem er ansvarlig for hvad og hvornår? © INVOLVERENDE MØDER v. Malene Stub Selmer – mere mødefacilitering – mindre mødeledelse – BLs weekendkonference Kommunikation er en svær ting…. © INVOLVERENDE MØDER v. Malene Stub Selmer – mere mødefacilitering – mindre mødeledelse – BLs weekendkonference 16 Appreciative Inquiry Cooperrider/Srivastva Appreciative: • Fokuserer på og anerkender det der har betydning og værdi for mennesker og organisationer. • Fokuserer på og anerkender det der ønskes udviklet. Inquiry: • Undersøgelsesproces der har til hensigt at skabe forståelse og udviklingsretning gennem formulering af spørgsmål. © INVOLVERENDE MØDER v. Malene Stub Selmer – mere mødefacilitering – mindre mødeledelse – BLs weekendkonference 17 8 anerkendende grundantagelser i AI 1. Det vi fokuserer på bliver vores virkelighed. 2. I ethvert system, organisation eller gruppe er der noget der fungerer. 3. Virkelighed bliver skabt i nuet af mennesker, og der er mange virkeligheder. 4. I en proces, hvor der stilles spørgsmål til et system, organisation eller gruppe vil der ske en påvirkning. 5. Mennesker har mere selvtillid når de udforsker fremtiden og hvis de tager udgangspunkt i en virkelighed de kender og som fungerer. 6. Det som tages med fra fortiden bør være det bedste. 7. Det er vigtigt at anerkende forskellighed. 8. Sproget vi bruger skaber vores virkelighed. © INVOLVERENDE MØDER v. Malene Stub Selmer – mere mødefacilitering – mindre mødeledelse – BLs weekendkonference 18 INVOLVEMENT ledelse, kommunikation og organisationsudvikling Referat af ordinært afdelingsmøde 8) Eventuelt En beboer spurgte ind til, hvorfor bestyrelsen ikke var gået videre med opfordringen til etablering af en hundegård. Hertil svarede bestyrelsen, at det ikke havde været muligt at tage stilling til det oplæg, der var kommet, da det ikke havde været konkret nok. Derudover har afdelingen ingen midler til etablering af en hundegård, hvorfor midler skal søges eksternt. © INVOLVERENDE MØDER v. Malene Stub Selmer – mere mødefacilitering – mindre mødeledelse – BLs weekendkonference INVOLVEMENT ledelse, kommunikation og organisationsudvikling Hvad tror I den beboer tænker? © INVOLVERENDE MØDER v. Malene Stub Selmer – mere mødefacilitering – mindre mødeledelse – BLs weekendkonference Anerkendende ledelsesfærdigheder - 4 grundlæggende AI-ledelsesfærdigheder 1. Udforske de bedste erfaringer 4. Mestring af sproget 2. Opbygge og udtrykke stærke positive forventninger 3. Bevidst skabelse af ønskede fremtidsscenarier Den forudsættende potentialeorientering © INVOLVERENDE MØDER v. Malene Stub Selmer – mere mødefacilitering – mindre mødeledelse – BLs weekendkonference 21 Runde 1 Efter debatten udvalgte hvert par det/de statements de mente var det vigtigste statement, der var kommet frem under samtalen. Følgende statements blev valgt: God kommuni -kation Beboerne skal opleve god service Rettidig omhu Der skal være frihed til at vælge Hvad drømmer I om, at vi kan udvikle vores service til i XX Boligorganisation? Foreningskultur Kærlighed i og stolthed over XX Græsrødder– kollektiv tanke 22 © INVOLVERENDE MØDER v. Malene Stub Selmer – mere mødefacilitering – mindre mødeledelse – BLs weekendkonference Hvad med dem, der bare brokker sig? © INVOLVERENDE MØDER v. Malene Stub Selmer – mere mødefacilitering – mindre mødeledelse – BLs weekendkonference 23 Jeres egen drejebog – arbejde i grupper © INVOLVERENDE MØDER v. Malene Stub Selmer – mere mødefacilitering – mindre mødeledelse – BLs weekendkonference INVOLVEMENT ledelse, kommunikation og organisationsudvikling Hvilke konkrete handlinger kan I iværksætte for at få bedre møder? • En god, gennemarbejdet dagsorden • En god mødeleder • En fast tidsplan, så mødet ikke skrider På hvilke punkter skal jeres roller evt. ændres for at skabe involvering? • Bevare fokus • Hold stram mødeledelse • Bordet rundt © INVOLVERENDE MØDER v. Malene Stub Selmer – mere mødefacilitering – mindre mødeledelse – BLs weekendkonference INVOLVEMENT ledelse, kommunikation og organisationsudvikling Hvordan kan du selv bidrage til bedre møder? • Dagsorden med bilag i god tid • Velforberedt • Afvikling af mødet, hold dig til dagsorden Hvilke effekter kan involverende møder skabe? • • • • • • Åbenhed Dialog Nyskabende tænkning Engagement Respekt/tillid RESULTATER © INVOLVERENDE MØDER v. Malene Stub Selmer – mere mødefacilitering – mindre mødeledelse – BLs weekendkonference INVOLVEMENT ledelse, kommunikation og organisationsudvikling Hvad er kendetegnende for gode møder? • Alle er mødt op forberedt • En god mødeleder • Støtte op om beslutningen Har du været med til et godt møde – hvad gjorde, at det var godt? • Kompetent dirigent • Deltagerne er velforberedte • Gode dialoger/gensidig respekt © INVOLVERENDE MØDER v. Malene Stub Selmer – mere mødefacilitering – mindre mødeledelse – BLs weekendkonference INVOLVEMENT ledelse, kommunikation og organisationsudvikling Dit bestyrelsesmøde næste gang???? © INVOLVERENDE MØDER v. Malene Stub Selmer – mere mødefacilitering – mindre mødeledelse – BLs weekendkonference Individuel refleksion Opsamling, landing og det videre arbejde 1. Er der nogen ideer, tanker eller perspektiver, som du gerne vil tage med hjem fra i dag? 2. Er der én ting, som du med fordel ku‘ forsøge at inkorporere i dine fremtidige bestyrelsesmøder? 3. Hvilken forskel ville det gøre, hvis du lykkedes med det? (for dig selv, for andre, for boligorganisationen) 1. Skær igennem = stop for gentagelser 2. (Samme) 3. Kortere møder © INVOLVERENDE MØDER v. Malene Stub Selmer – mere mødefacilitering – mindre mødeledelse – BLs weekendkonference Hvis du vil vide mere … Malene Stub Selmer – proceskonsulent, fundraiser og innovationsbooster INVOLVERENDE MØDER – strategi, udvikling og samarbejde Rugaardsvej 5, 8680 Ry Fastnet: Mobil: Mail: + 45 82 30 70 00 + 45 40 75 13 74 mss@primus-motor.com Eks. på tidligere projekter: • • • • • • • Foredragsholder bl.a. om innovation og kreativitet og bruger-/borgerdrevet innovation Proceskonsulent og facilitator Design af konferencer Moderator og inspirator Fundraising (2011: 20 mio.) Brugerstudier (bl.a. til nye byggerier) Og mange andre ting … Tusind tak for nu! © INVOLVERENDE MØDER v. Malene Stub Selmer – mere mødefacilitering – mindre mødeledelse – BLs weekendkonference
© Copyright 2024