Carlshøj Afdeling A1-A2-A3 Referat af ekstraordinært afdelingsmøde torsdag den 31. maj 2012 kl. 19.00 på Lyngby Stadion, Lundtoftevej 53, restauranten 1) Velkomst Afdelingens fungerende formand Lone Sode-Olsen bød velkommen til de fremmødte beboere, til formanden for boligselskabet Carlshøj Mona Bengtsson, til bestyrelsens medlemmer og suppleanter, til ejendomskontorets repræsentanter samt til projektleder Jane Nelson og forvaltningskonsulent Tormod Ousager, begge fra DAB. På foranledning af Tina Christensen, Poppelhegnet 13, præsenterede hun bestyrelsens øvrige tilstedeværende medlemmer, Henriette Vain Hansen, Annette Vestergaard-Laustsen og Søren Vestergaard-Laustsen samt suppleant Inge Jensen. Endvidere præsenterede hun ejendomsleder Tommy Høj Jensen og kontorassistent Margit Buchmann fra ejendomskontoret samt Jacob Lemche fra rådgiverfirmaet Peter Jahn & Partnere, som har skrevet rapport om bygningernes tilstand. 2) Valg af dirigent Lone Sode-Olsen foreslog på bestyrelsens vegne Tormod Ousager som dirigent. Han gennemgik dagsordenen og forklarede herunder, at afdelingens hidtidige formand, Mia Jilø, er flyttet til afdeling D, og at der derfor skulle vælges ny formand for afdeling A. Endvidere at der skulle træffes en vigtig beslutning angående afdeling A1’s fremtid. Han nævnte, at der havde været en mindre fejl i indkaldelsen angående brug af fuldmagt. Det var blevet berigtiget ved efterfølgende opslag, at man KAN stemme ved fuldmagt. Han konstaterede herefter, at reglerne for indkaldelse til mødet var overholdt, og at mødet dermed var beslutningsdygtigt. 3) Valg af referent Som referent valgtes Margit Buchmann, Ejendomskontoret. 1 1 4) Valg af stemmeudvalg Dorthe Sode-Olsen, Mona Bengtsson og Tommy Høj Jensen valgtes til stemmeudvalget, hvori dirigenten er formand. 5) Orientering om aktuelle forhold Søren Vestergaard Laustsen nævnte på afdelingsbestyrelsens vegne de vigtigste punkter, som er: Tagene i blok. 1 og 2, helhedsplan. Hvad har førsteprioritet - de gamle tage eller nye vinduer og døre? Bør man søge støtte hos Landsbyggefonden eller benytte egne midler? 6) Orientering om bygningernes tilstand v/Ingeniør Jacob Lemche, Peter Jahn & Partnere A/S Jacob Lemche fortalte om forskellen mellem afdelingerne, hvor A2 og A3 er meget ens, mens A1 derimod har et noget ældre tag. A1 er mere nedslidt end A2 og A3 og jo også ældre end disse. Generelt er bygningerne i rimelig stand, men der er problemer med f.eks. gavle og vinduer. Der er udarbejdet en tilstandsrapport, hvori det anbefales, at vinduerne bliver skiftet til mere energirigtige, men tagene er det vigtigste. Han anbefalede endvidere efterisolering af gavle, som i øjeblikket ikke kan varmes ordentlig op. Dette kræver byggetilladelse, hvilket formentlig næppe vil blive et problem at få. Birthe Piil, Poppelhegnet 3 nævnte, at både hun og underboen har problemer med manglende udluftning i badeværelset. Tommy Høj Jensen medgav, rørkonstruktionen ser anderledes ud, men at der stadig er udluftning. Jonas Midstrup, Baunehøjvej 35, nævnte, at såvel indgangspartier om trappeopgange i A3 trænger til maling. Jacob Lemche oplyste, at opgaver der ikke er livsnødvendige må vente, hvis der ikke er penge til mere presserende arbejder. Anne-Lise Termansen, Blok 1, spurgte, om man kan købe el-komfur for egen regning. Jacob Lemche anbefalede henvendelse til ejendomskontoret. Jørgen Zeiner, Baunehøjvej 34 oplyste, at han tidligere har haft en andelslejlighed på Islands Brygge, hvor man bl.a. fik renoveret loftsrum, nyt tag, malet vinduer, nye gulve, el lagt ind til en meget lavere pris end denne. Han foreslog evt. at ændre på lånene og søge Landsbyggefonden om penge. Jacob Lemche advarede mod at sammenligne enkelte byggesager. Camilla Nilausen, Baunehøjvej 34 klagede over manglende isolering af vinduer. Tina Christensen, Poppelhegnet 13, ønskede at høre om, hvorvidt man kan søge om et nyt badeværelse. Svend Jensen, Carlshøjvej 39 ønskede at høre om gavlisolering. Jørgen Zeiner foreslog udvendig isolering med Rockwool 100-150 mm. Jacob Lemche mente, at det under vinduer og radiator vil blive svært at opnå samme effekt som den øvrige mur. Desuden vil udvendig isolering ændre bygningernes udseende markant. Jørgen Zeiner var utilfreds med, at beboerne skal betale for altaner, som ikke kan bruges pga. støj. 7) Beslutning om strategi for fremtidssikring af A-1 Tormod Ousager redegjorde for, at afdelingsbestyrelsen sammen med repræsentantskabet og selskabsbestyrelsen har udarbejdet strategi for Carlshøj, herunder visioner for udvikling af boliger og blokke. Han citerede fra pjecen ”Carlshøj – Visioner og Strategi”, der tidligere er blevet omdelt til alle husstande: 2 ”Der skal sikres bredt udvalg af boliger til både enlige og børnefamilier. Dette skal også udvikles ved bl.a. udnyttelse af lofter, sammenlægning af lejligheder m.v.” Helhedsplan Jane Nelson henviste til det omdelte beboermateriale, og fremhævede herfra, at man kan renovere ved at søge midler gennem Landsbyggefonden. Dette vil kræve en helhedsplan: Hvordan er lejligheder indrettet, tilgængelighed, byggeteknisk stand osv. Der vil herudover udarbejdes rapporter som dokumentation. Det vil være en proces på ca. 3-4 år. Man kan sende en foreløbig ansøgning til Landsbyggefonden og vedlægge den allerede udarbejdede tilstandsrapport. Det vil være gratis og man vil så få et nummer på ventelisten. Hvis man herefter ønsker at gå videre, skal der udarbejdes en mere grundig ansøgning, som bl.a. kræver termografering. Landsbyggefonden kan yde støtte til f.eks. billige lån. Om der skal søges, er naturligvis op til beboerne, hele processen vil sandsynligvis tage 5-6 år. Der afholdes beboerworkshops inden afstemning om endelig ansøgning. Hvis Landsbyggefonden giver støtte, udarbejdes et egentligt projekt, og det sendes så i udbud, og herefter kan selve byggeriet påbegyndes. Carl Petersen foreslog, at foreningen søger hos Landsbyggefonden. Børge Jensby, Baunehøjvej 42 havde set foreningens regnskaber, og foreslog, at foreningen udnyttede de penge, de har stående i Landsbyggefonden. Tormod Ousager redegjorde for, at der er tale om to forskellige ”slags” penge i Landsbyggefonden. Den ene er ”egen trækningsret” som følge af, at afdelingerne hvert år betaler A og G-indskud. 60% heraf går til selskabet Carlshøj, som kan trække på midlerne til forbedrings- eller større renoveringsarbejder. Hvis man vil søge yderligere støtte fra Landsbyggefonden, så kræver det en helhedsplan, men hvis den bliver godkendt, så kan man få tilskud til betalingerne på de nødvendige lån. Inge Jørgensen spurgte, om hver afdeling for sig skal søge hos Landsbyggefonden. Dette kunne Tormod Ousager bekræfte. Tina Christensen spurgte, hvad man forstår ved rumdisponering. Jane Nelson gav et eksempel med en lejlighed på 4 værelser på 77 m2 har lille bad og køkken, som evt. kan ændres til en 3-værelses med større bad og køkken. Gitte Nilausen syntes 5-6 år er lang tid, og ville gerne vide, om det er muligt at lave en kombineret løsning. Jane Nelson oplyste, at Landsbyggefonden kun giver penge til nødvendige istandsættelser. Går man i gang nu, må man finansiere alt selv. Inge Jensen mente, at foreningen skulle gøre noget NU. Hun foreslog at kigge på tage, vinduer, ventilation i september, da en ventetid 5-6 år er for lang. Dorthe Sode-Olsen, Baunehøjvej 40 mente heller ikke, at tagene kan holde så længe. Jacob Lemche bekræftede, at tagene er meget slidte, og at en lappeløsning vil være en dårlig og dyr idé. Tommy Høj Jensen oplyste, at forsikringsselskabet Codan har taget forbehold for forsikring af de fleste tage i Carlshøj, eftersom de har været mangelfuldt vedligeholdt. Det gælder ikke de tage, som er skiftet. Jørgen Zeiner foreslog igen omlægning af lån. Tormod Ousager forklarede, at afdelingen har 2 typer lån: For det første de oprindelige lån, som er fra byggeriets opførelse. De er betalt ud til långiver, men iht. lovens skal afdelingen fortsat betale den samme ydelse, men pengene går nu til Landsbyggefonden og til Carlshøjs dispositionsfond. Den anden type lån er 3 forbedringslån. Når de er betalt ud, er man helt færdig med at betale. Afdeling A1 har ca. 3,3 mill. i restgæld på forbedringslån. Jørgen Zeiner spurgte, om foreningen får pengene fra Landsbyggefonden ind igen som støtte. Jane Nelson fortalte, at det er en vurdering fra Landsbyggefonden fra sag til sag. Midstrup foreslog nedrivning af bygning. Tormod Ousager oplyste, at dette vil kræve både kommunens, Landsbyggefondens og ministeriets godkendelse, samt at det forekom at ville være helt urealistisk. Jane Nelson ridsede forløbet af ansøgningsprocessen op. Michael Hansen mente, at dette vel kræver huslejestigning. Jane Nelson bekræftede dette, eftersom en helhedsplan ville være mere omfattende – samt at huslejen stadig skal være konkurrencedygtig. Brian Christoffersen, Baunehøjvej 30, oplyste at huslejen er steget jævnt i de sidste 5 år, uden forbedringer ved hverken køkken eller altan. En beboer mente, at dette vil blive dyrt i boligsikring. Gitte Nilausen syntes, at afgørelsen angående tagene var vanskelig. Inge Jensen mente, at huslejestigninger er en dårlig idé, og kolde lejligheder i de næste 5-6 år er uacceptabelt. Hun forudså betydelig stigning i m2-prisen, og ville ikke anbefale helhedsplan i Afd. A. Tormod Ousager oplyste, at den nødvendige renovering i så fald må betales af beboerne. Som det fremgår af tilstandsrapporten skal der gøres noget ved bygningerne, og det vil koste. Afdelingen har ca. 10 mill. kr. at gøre godt med, og det vil knap række til renovering af tagene. Gavlisolering og udskiftning af vinduer vil koste endnu mere. Mht. lejeforhøjelser mindede han om, at de var sket med beboernes godkendelse. Jørgen Zeiner mente, at der ved omlægning af lån måske kunne blive råd til lidt mere end blot tagene. Gitte Nilausen mente, at huslejen ville stige under alle omstændigheder. Tina Christensen mente, at budgettet er svært at gennemskue. Søren Vestergaard Laustsen anbefalede en kombination af helhedsplan og delvis egenbetaling, men hvis afdelingen ikke ønsker en helhedsplan, skal afdelingsbestyrelsen finde frem til en alternativ fremgangsmåde, som skal forelægges beboerne. En beboer ville vide om, det vil være en fordel, hvis tagene lægges på for egen regning, og man venter med at søge Landsbyggefonden om resten. Jane Nelson mente, at det var svært at svare på. Jørgen Zeiner foreslog at stemme nej ved afstemningen. Dirigenten opsummerede debatten og satte herefter følgende forslag til skriftlig afstemning blandt A1’s beboere: ”Afdelingsmødet beslutter at indlede en støttesag ved Landsbyggefonden ved at fremsende foreløbig ansøgning med allerede udarbejdet tilstandsrapport” Efter stemmeudvalgets optælling bekendtgjorde dirigenten udfaldet af afstemningen: Der blev afgivet 48 stemmer 4 Ingen ugyldige eller blanke stemmer. For forslaget 1 Imod forslaget 47 Forslaget var dermed forkastet. 8) Valg af formand for afdelingsbestyrelsen a) Beslutning om valgmetode Dirigenten oplyste, at formanden kan vælges enten direkte af afdelingsmødet eller vælges af afdelingsbestyrelsen blandt dens medlemmer. Det sædvanlige i Carlshøj A er direkte valg. Lone Gardelius foreslog, at bestyrelsen vælger formanden. Jørgen Zeiner foreslog direkte valg. Carl Petersen ville vide, om der var et emne til formandsposten. Dirigenten satte Lone Gardelius’ forslag til afstemning ved håndsoprækning, og konstaterede stort flertal for, at bestyrelsen udpeger formanden. Formanden i afdeling A vælges herefter af og blandt afdelingsbestyrelsens medlemmer. b) Eventuelt valg af formand Som følge af beslutningen under punkt a bortfaldt dette punkt. Efter en kort drøftelse meddelte bestyrelsen enstemmigt at have valgt Lone Sode-Olsen som formand frem til det ordinære afdelingsmøde i september 2012. 9) Forslag om nye reglementer Tommy Høj Jensen oplyste, at forslagene er offentliggjort på hjemmesiden og har kunnet hentes på ejendomskontoret. a) Ny husorden Søren Vestergaard Laustsen forelagde forslaget og oplyste, at den nye husorden ikke indeholder de store ændringer. Der var ingen, der ønskede ordet ved debatten. Dirigenten satte forslaget til afstemning ved håndsoprækning og konstaterede det enstemmigt vedtaget. b) Nyt råderetskatalog Søren Vestergaard Laustsen forelagde forslaget, og oplyste, at der ikke er de store ændringer. En beboer ville vide, om man må grille på altanen. Hertil var svaret nej. Dirigenten satte forslaget til afstemning ved håndsoprækning og konstaterede det enstemmigt vedtaget. 5 c) Nyt vedligeholdelsesstandard d) Nyt vedligeholdelsesreglement Dirigenten lod forslagene c og d behandle under ét. Tommy Høj Jensen forelagde forslagene og nævnte herunder, at reglen er, at når man flytter ind, er lejligheden (ført tilbage) til oprindelig standard. Jørgen Zeiner nævnte, at da han flyttede ind, var en fejekant for smal. En beboer undrede sig over ændringer, f.eks. har man i perioder ikke længere måttet male panelet, loft osv. Dette er dog ændringer, der har været i årene siden beboerens indflytning i 1957. En anden beboer havde problemer med en køkkenvæg, der smuldrer, og har gjort indsigelser. Klagen (fra 1999) ligger i beboermappe. Dirigenten satte forslagene til afstemning ved håndsoprækning og konstaterede dem begge vedtaget med overvældende flertal. 6 stemmer hverken for eller imod – ingen imod, og alle øvrige stemmer for forslaget. 10) Eventuelt Dan, Baunehøjvej ville vide, hvorfor foreningen har valgt et dyrt selskab som Codan, og ville gerne vide, hvad der kunne spares ved omlægning af lån. Svaret var: måske 30.000-50.000 kr. i lånets restløbetid. Jørgen Zeiner oplyste, at han selv havde købt Ikea-køkken, og at dette var meget billigere. Tommy Høj Jensen fortalte, at man i dag er blevet bedre til at udnytte samarbejdsaftaler med firmaerne, og at køkkener derfor kan installeres langt billigere end tidligere. Brian Christoffersen mente, at det var billigere med selvfinansieret køkken, og spurgte, hvad der sker med det tidligere lån, når man selv investerer i et køkken. Tormod Ousager svarede, at lejetillægget hører med til den pågældende lejlighed. Tommy Høj Jensen nævnte, at man ved selvfinansieret køkken skal henvende sig på ejendomskontoret for at få godkendelse til køkkenprojektet. Carl Petersen oplyste, at der ER forsikringsdækning på A1 (vandskade på taget), men der er begrænsninger – UANSET forsikringsselskab. Anne-Lise Termansen ville vide, om hun kunne risikere, at hendes forsikringsselskab ikke ville dække skader på indbo. Hertil svarede Carl Petersen, at alt mur- og nagelfast dækkes af ejendommen, indbo af beboerens egen indboforsikring – uanset om det er et utæt tag, der er skyld i det. Tina Christensen spurgte, hvorfor der var sat hegn op ved afd. B. Hertil svarede Tommy Høj Jensen, at afd. B har ønsket det. Tina Christensen ville også gerne vide, hvorfor hun ikke kunne hente en altankasseindsats? Hertil svarede Tommy Høj Jensen, at kun nogle af dem kan skiftes ud nu. Tina Christensen var ikke tilfreds med den nye tørretumbler - den er ikke mere brugervenlig, som ellers lovet. Tommy Høj Jensen kunne oplyse, at Miele har bestilt sokler, de vil blive sat op, når de er færdige med afd. B. Tina Christensen ville gerne vide, hvad der sker med rullen, som stadig er i uorden. Tommy Høj Jensen oplyste, at den ikke kan repareres, og at den ikke vil blive erstattet, da der er for få, der bruger den. Han anbefalede Tina Christensen at gå i Blok 6 og benytte denne rulle. Alice, Poppelhegnet 13 ønskede strygerullen bør erstattet, ellers bør det trækkes fra huslejen – en ny ville jo betyde huslejestigning. Tommy Høj Jensen oplyste, at der ikke er budgetteret med en ny. Alice var utilfreds med, at hun tidligere har bedt om et svar på dette, men ikke fået det. Henriette Hansen kunne oplyse, at der er afleveret svar i postkassen. 6 Rune, Baunehøjvej 40, ville vide hvorfor en enlig betaler det samme i vand som en familie på 4? Henriette Hansen oplyste, at alle betaler den samme del – fælles forbrug. Tommy Høj Jensen sagde, at en vandmåler ville løse det, men dette vil være meget dyrt. Brian Christoffersen ville vide, hvorfor man ikke kan bruge nabovaskeriet nu, det kunne man tidligere. Tommy Høj Jensen foreslog ham at foreslå det for bestyrelsen, så det kan behandles. Alice ønskede at få adgang til rullen ved siden af, og Tommy oplyste, at hun kunne få en brik, der passer til det. Tina Christensen mente ikke, at bestyrelsen giver tilstrækkelig information, f.eks. ved nyansættelser. Hun ville gerne vide, hvorfor Margit Buchmann er blevet ansat i ejendomskontoret og hvem der betaler hendes løn? Henriette Vain Hansen oplyste, at Nyhedsbrevet er blevet forsinket, derfor er informationen ikke nået frem. Mona Bengtsson oplyste, at baggrunden var, at selskabsbestyrelsen havde besluttet at styrke ejendomskontoret med en administrativ medarbejder med henblik på den bedst mulige drift, og at Margit Buchmann er ansat efter normal ansættelsesproces med mere end 100 ansøgere. Omkostninger ved ejendomskontorets drift betales af beboerne. Alice ville gerne vide, hvor Margit Buchmanns stilling havde været slået op. Tommy Høj Jensen oplyste, at den stillingen havde været annonceret i Søndagsavisen og på nettet. Solveig Christensen spurgte, om nogen ville være med i et udvalg til at købe markiser? Alice vil gerne være med. --Da ikke flere ønskede ordet til eventuelt, konstaterede dirigenten dagsordenen for udtømt, takkede for god ro og orden under mødet og gav herefter ordet til formanden Lone Sode-Olsen. Lone Sode-Olsen takkede de fremmødte for et godt møde samt dirigenten for god mødeledelse. Hun ønskede alle en god hjemtur og afsluttede mødet kl. 22.10. Margit Buchmann Referent Tormod Ousager Dirigent 7