Faxe Kommune Holding A/S CVR-nr. 31 49 83 76 Dagsorden Jens Chr. Skous Vej 1 4690 Haslev Tlf.: 70 26 02 07 Fax: 56 37 34 99 post@faxeforsyning.dk www.faxeforsyning.dk 12. februar 2013 Bestyrelsesmøde Mødetidspunkt Mødested 19. februar 2013 kl. 16.00 Jens Chr. Skous Vej 1, Haslev Dagsorden 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. Godkendelse af dagsordenen Meddelelser fra formanden og direktionen Godkendelse og underskrift af bestyrelsesprotokol fra forrige bestyrelsesmøde Forelæggelse af eventuelle indførelser i revisionsprotokollen Redegørelse fra direktionen om selskabets overordnede virksomhed Godkendelse af arbejdsmiljøpolitik Kvartals- og halvårsrapportering Fastlæggelse af næste møde Eventuelt Bestyrelsesmøde 19. februar 2013 Faxe Kommune Holding A/S CVR-nr. 31 49 83 76 Jens Chr. Skous Vej 1 4690 Haslev Tlf.: 70 26 02 07 Fax: 56 37 34 99 post@faxeforsyning.dk www.faxeforsyning.dk 12. februar 2013 Pkt. 5. Redegørelse fra direktionen om selskabets overordnede virksomhed 1. Valg af medarbejder i bestyrelsen Jeg kan oplyse, at medarbejderne har udpeget Karsten Juul Madsen som bestyrelsesmedlem. Han er efterfølgende valgt på en ekstraordinær generalforsamling i selskabet 13. december 2012. 2. Forsikringsforhold Vores mægler, Willis, har afgivet vedlagte erklæring om forsikringsforholdene for Faxe Forsyning. Deres vurdering er, ”at forsikringsdækningen er i overensstemmelse med den valgte forsikringspolitik, at Faxe Forsyning overholder forsikringsmægleraftalens forpligtelser til rapportering af væsentlige risikoændringer, således at forsikringsdækningen er forsvarlig og uden væsentlige fejl og mangler.” – hvilket hermed meddeles til orientering. /JBC Bilag: Erklæring om forsikringsforhold for Faxe Forsyning, dateret 4. februar 2013 Willis I/S Tuborgvej 5 2900 Hellerup Faxe Service A/S Jens Chr. Skous Vej 1 4690 Haslev Lars Gam Account Manager Att. Niels Sundberg Telefon Telefax E-mail Website 88139887 88139329 lga@willis.dk www.willis.dk 4. februar 2013 Erklæring om forsikringsforhold for Faxe Forsyning De har til brug for bestyrelsen anmodet om en erklæring om forsikringsforholdene for Faxe Forsyning, som omfatter: Faxe Kommune Holding A/S og herunder: • Faxe Vandforsyning A/S • Faxe Spildevand A/S • Faxe Service A/S • Faxe Affald A/S I den anledning kan vi afgive følgende erklæring: Det er vor opfattelse, at forsikringsdækningen er i overensstemmelse med den valgte forsikringspolitik, at Faxe Forsyning overholder forsikringsmægleraftalens forpligtelser til rapportering af væsentlige risikoændringer, således at forsikringsdækningen er forsvarlig og uden væsentlige fejl og mangler. Grundlaget for erklæringen Erklæringen er baseret på indgået forsikringsmægleraftale af 10. juni 2008 mellem Faxe Forsyning og Willis I/S, og et samtidigt afgivet mæglermandat. I henhold til den indgåede forsikringsmægleraftale foretages der årligt en revision af forsikringsforholdene. Den seneste revision har fundet sted primo 2013 hvor forsikringssummer er opdaterede. Forsikringsomfang og –betingelser Medmindre andet positivt er nævnt er forsikringerne alle placeret hos Gjensidige. Bygnings- og løsøreforsikring Der er for samtlige ejendomme, maskiner, inventar og varer etableret dækning for Brand (inkl. elskadedækning), Anden bygningsskade, Tyveri- og Vandskade. Alle bygninger er nyværdiforsikret, og den samlede forsikringssum for løsøre (maskiner, inventar og varer) udgør 40.214.179 DKK. International forsikringsmægler København Tuborgvej 5 DK - 2900 Hellerup Århus Brendstrupgårdsvej 13 DK - 8200 Århus N Odense Finlandgade 1 DK - 5000 Odense C Aalborg Hasserisvej 134 DK - 9000 Aalborg Willis A/S Brendstrupgårdsvej 13 DK - 8200 Århus N Side 2 Års entrepriseforsikring Der er etableret en årsentrepriseforsikring omfattende alle entrepriser med en forsikringssum på op til 10 mio. DKK pr. projekt. Dækningen omfattet (I) All Risks skader på selve entreprisen, (II) skade på bygherres bestående bygninger, (III) bygherre ansvar. Entrepriseforsikring Der er etableret en særskilt entrepriseforsikring, vedrørende renovering af Haslev Rensningsanlæg, med en forsikringssum på kr. 11.700.000,- Bygge og anlægsperiode udløber 1 april 2013. Dækningen omfattet (I) All Risks skader på selve entreprisen, (II) skade på bygherres bestående bygninger, (III) bygherre ansvar. Entrepriseforsikring Der er hos Topdanmark etableret en særskilt entrepriseforsikring, vedrørende renovering af Transportled. Vindbyholdt til Kongsted Renseanlæg med en forsikringssum på kr. 7.500.000,- Bygge og anlægsperiode udløber 1. maj 2013. Dækningen omfattet (I) All Risks skader på selve entreprisen, (II) skade på bygherres bestående bygninger, (III) bygherre ansvar. Erhvervs- og produktansvarsforsikring Der er pr. 01.07.2008 etableret Erhvervs- og Produktansvarsforsikring med retroaktiv dato 1.1.2001. Policen omfatter Holdingselskabet og de 3 underselskaber. Den samlede forsikringssum udgør 20.000.000 DKK pr. person og/eller tingskade pr. år. Arbejdsskadeforsikring Der er etableret Arbejdsskadeforsikring omfattende samtlige ansatte i Faxe Service A/S. Policen dækker i henhold til arbejdsskadeloven.. Direktions- og bestyrelsesansvarsforsikring Der er hos Chartis Europe etableret Direktions- og Bestyrelsesansvarsforsikring med en forsikringssum på DKK 25.000.000 pr. skade og i alt pr. år. Policen omfatter Holdingselskabet og de 4 underselskaber. International forsikringsmægler København Tuborgvej 5 DK - 2900 Hellerup Århus Brendstrupgårdsvej 13 DK - 8200 Århus N Odense Nedergade 35C DK - 5100 Odense C Aalborg Hasserisvej 134 DK - 9000 Aalborg Willis A/S Brendstrupgårdsvej 13 DK - 8200 Århus N Side 3 Rejseforsikring Etableres fra gang til gang omfattende sygdom og hjemtransport, ulykke, privatansvar samt bagage. Motorkøretøjsforsikring Samtlige indregistreret køretøjer er forsikret via leasingaftale. Med venlig hilsen Lars Gam International forsikringsmægler København Tuborgvej 5 DK - 2900 Hellerup Århus Brendstrupgårdsvej 13 DK - 8200 Århus N Odense Nedergade 35C DK - 5100 Odense C Aalborg Hasserisvej 134 DK - 9000 Aalborg Willis A/S Brendstrupgårdsvej 13 DK - 8200 Århus N Bestyrelsesmøde 19. februar 2013 Faxe Kommune Holding A/S CVR-nr. 31 49 83 76 Jens Chr. Skous Vej 1 4690 Haslev Tlf.: 70 26 02 07 Fax: 56 37 34 99 post@faxeforsyning.dk www.faxeforsyning.dk 12. februar 2013 Pkt. 6. Godkendelse af arbejdsmiljøpolitik 1. Indstilling Det indstilles, at bestyrelsen godkender den overordnede politik, der også skal gælde for andre områder, og delpolitikken for arbejdsmiljø. 2. Baggrund Som led i etableringen af et ledelsessystem for arbejdsmiljø skal der udarbejdes en arbejdsmiljøpolitik. Vi har udarbejdet en sådan politik, opdelt i to elementer: En overordnet politik, som også skal gælde for kvalitet, fødevaresikkerhed, miljø og energi, samt en delpolitik som kun gælder for arbejdsmiljø. Nedenstående arbejdsmiljøpolitik er godkendt af medarbejdernes repræsentanter (MED-udvalget) den 31. oktober 20121. Politikken vil være gældende for alle selskaber under Faxe Kommune Holding A/S. 3. • • • Overordnet politik: Vi vil løbende forbedre vore styringssystemer og processer. Vi vil opfylde relevant lovgivning og relevante myndighedskrav. Vi vil forebygge fejl i alle interne og eksterne processer, i virksomhedens produkter og systemer, og minimere spild af enhver art. • Vi vil etablere styringssystemer der understøtter forebyggelse. Vi vil kommunikere vore politikker internt. • Vore politikker vil være tilgængelige for interesserede eksterne partnere. • Vi vil løbende gennemgå vore politikker med henblik på fortsat egnethed. 4. Delpolitik for arbejdsmiljø: • Vi vil løbende forbedre vores fysiske og psykiske arbejdsmiljø, herunder samarbejde og kommunikation. • Vi vil forebygge arbejdsulykker, arbejdsskader og potentielle arbejdsskader af enhver art. 1 Den ønskede anerkendelse jf. Arbejdstilsynets bekendtgørelse nr. 87, med heraf følgende smiley på Arbejdstilsynets hjemmeside, kræver at medarbejderne eller deres repræsentanter inddrages i fastlæggelse, implementering og evaluering af arbejdsmiljøpolitikken. Bestyrelsesmøde 19. februar 2013 Faxe Kommune Holding A/S CVR-nr. 31 49 83 76 Jens Chr. Skous Vej 1 4690 Haslev Tlf.: 70 26 02 07 Fax: 56 37 34 99 post@faxeforsyning.dk www.faxeforsyning.dk 12. februar 2013 Pkt. 7. Kvartals- og halvårsrapportering 1. Indstilling Det indstilles, at bestyrelsen fremover modtager skriftlig kvartals- og halvårsrapportering for drift, projektstatus, mål og resultater samt økonomi for driftsselskaberne før bestyrelsesmøderne til orientering, og at rapporteringerne ikke optages på dagsordenen. 2. Baggrund En række dagsordenspunkter indeholder i dag en række informationer, som alene er til bestyrelsens orientering, hvorfor der ikke tages egentlig beslutning, ud over at sagen ”tages til efterretning”. Mange af disse informationer er enslydende i de forskellige datterselskaber, hvilket medfører en del unødige dagsordenspunkter, uden egentlig værdi for bestyrelsesarbejdet ud over at højne informationsniveauet. For at effektivisere bestyrelsesarbejdet og minimere dagsordnerne i de forskellige datterselskaber, skal det foreslås, at der fremover udarbejdes en samlet kvartals- og halvårsrapportering til bestyrelsen, indeholdende flg. forhold: • Drifts- og projektstatus i anlægsprojekterne jf. nuværende ”Redegørelse fra direktionen om selskabets overordnede virksomhed”. Dette punkt kan dog ikke udgår af dagsordenen, da det er vedtægtsbestemt. Omfanget vil dog være minimalt, fx blot en henvisning til rapportering jf. nærværende forslag. • Mål og resultater. • Økonomi for driftsselskaberne (resultat og balance). Det er ikke hensigten, at det nuværende informationsniveau reduceres, blot at det samles i ét dokument, fælles for hele Faxe Forsyning (alle selskaber). Rapporteringen vil blive udsendt forud for det relevante bestyrelsesmøde, og såfremt der er elementer i rapporteringen, som kræver bestyrelsens beslutning, optages dette naturligvis som særskilt dagsordenspunkt, og såfremt et bestyrelsesmedlem har uddybende spørgsmål til rapporteringen, kan disse spørgsmål blive stillet og besvaret på førstkommende bestyrelsesmøde. Rapporteringen forslås at blive offentliggjort på vores hjemmeside samtidigt med det relevante bestyrelsesmøde bliver offentliggjort.