1. No category

KOMMUNALE UDBUD
Næstved Erhvervsforening 26. nov. 2014
OSJ Consulting- Just a better Bid
v. Ole Steen Jensen
Gallemarksvej 47
4700 Næstved
OSJ CONSULTING
Offentlige indkøb
pr. år ca. 300 mia. kr.
•Heraf udbydes ca. 100 mia. i offentlige udbud
•Heraf udbydes ca. ??? mia. i ’indbudt licitation’
Af de 300 mia. udgør indkøb
under ’tærskelværdierne’
ca. ??? mia.
OSJ CONSULTING
Hvorfor er Kommunen interessant?
- dit hjemmemarked -
• Nærområdet – FUS kommuner
– Næstved, Vordingborg, Faxe, Guldborgsund,
Lolland, Slagelse …
– Samlet indkøb pr. år. 7 - 10 mia. kr.
– Næstved 1,5 – 1,7 mia. kr.
• SKI
– Samlet indkøb pr. år 7 mia. kr.
– Næstved ???
OSJ CONSULTING
Kommunale udbud
Vejen til øget omsætning og indtjening
Indkøb og udbud
Næstved Kommune annoncerer alle vareindkøb over 500.000 kr.
Ved varekøb over 1,5 mio. kr., set over hele kontraktperioden,
følges EU's udbudsregler.
Bygge- og anlægsopgaver over kr. 37,5 mio. følger også EU’s regler.
’ Tilbudslovens afsnit 1, der alene vedrører bygge- og anlægskontrakter
mellem kr. 300.000 og 37 mio. kr., giver mulighed for, at en kontrakt kan
tildeles i en lukket kreds uden forudgående offentlighed og prækvalifikation
– en såkaldt ’indbudt licitation’.
FUS
Næstved Kommune og 15 andre kommuner er med i
indkøbsfællesskabet Fællesudbud Sjælland (FUS)
SKI
Næstved Kommune er med i Staten og Kommunernes Indkøbsservice (SKI)
Næstved Kommunes indkøb
Aftaler og kontrakter, registreret via Indkøb og Udbud
– dvs. at kommunens anlægskontrakter oma. ikke er medtaget!!!
OSJ CONSULTING
Kilde: Næstved Kommunes Team Indkøb og Udbud , nov. 2014
Indkøbere i Næstved Kommune
• Mere end 1.000 personer køber ind
– Hvordan får man adgang til disse indkøbere?
• Hvordan bliver man leverandør på
opgaver/varer under annonceringspligten:
– Byg og anlæg < kr. 300.000
– Varer < kr. 500.000
OSJ CONSULTING
Sådan gør du opmærksom på virksomhedens
kompetencer og interesse i at arbejde for Kommunen
OSJ CONSULTING
4700 leverandører
OSJ CONSULTING
Udbud - kort og godt - En introduktion
• Hvad er et udbud?
En offentlig institution – f.eks. kommunen – beder
private virksomheder om at udføre opgaven på
kommunens vegne.
– Et EU-udbud starter med, at kommunen offentliggør en
udbudsbekendtgørelse.
• en kort beskrivelse af den udbudte opgave og kravene for, hvem
der kan byde på den.
– Udbudsbekendtgørelsen vil typisk være suppleret af et
mere fyldestgørende udbudsmateriale
• som indeholder en nærmere beskrivelse af opgaven.
– Udbudsbekendtgørelsen fortæller, hvordan du får
udbudsmaterialet.
– I udbudsbekendtgørelsen og udbudsmaterialet vil det
fremgå, hvad der skal indgå i dit tilbud, og hvilke krav der
OSJ CONSULTING
stilles til dig som leverandør for at kunne byde på opgaven.
Hvor kan man finde udbud?
•
Alle offentlige myndigheder skal benytte www.udbud.dk, når de annoncerer
indkøb af varer og tjenesteydelser omfattet af tilbudslovens annonceringspligt –
dvs. varer og ydelser over 500.000 kr.
– Ordregivere kan også vælge en frivillig annoncering af bygge- og anlægsprojekter, der er
omfattet af tilbudsloven … kr. 300.000 – 37,5 mio. kr.
• Alle EU-udbud skal annonceres i TED-databasen (Tenders Electronic Daily),
der administreres af EU Kommissionens publikationskontor:
http://ted.europa.eu/TED/main/HomePage.do
• Det er også muligt, at annoncere EU-udbud på Udbud.dk, da
Udbud.dk sender udbuddene til TED.
• Udbud.dk henter dagligt alle EU-udbud annonceret i TED-databasen.
– Ved at oprette en profil på Udbud.dk kan man som leverandør få
besked (pr mail), når der er udbud, der matcher ens opgaveportefølje.
OSJ CONSULTING
Hvad kræver det af dig at være med i
et offentligt udbud?
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
Du ved, at der er et udbud – information kommer ikke af sig selv
En projektansvarlig til opgaven – kontakt mellem udbyder og dig
Projektlederen fremskaffer selv udbudsmaterialet
Projektlederen kan læse og forstå teksten – kurser i udbudsreglerne
Teamwork – ledelse/salg/teknikere/service
Skal kunne overholde deadlines
Skal kunne overholde kravene i udbudsmaterialet
1. Ingen forbehold
8. Alle spørgsmål til udbudsmaterialet skal stilles skriftlig - måske spørgerunde
1. Alle deltagere i udbudsrunden får kendskab til alle spørgsmål og svar
9. Ingen forhandling om udbudsmaterialet
10.Skal være indstillet på, at dokumentationen skal være i orden
11.Skal kunne aflevere et tilbud, der er sandfærdigt
12.Det er dit skriftlige tilbud, der gælder
OSJ CONSULTING
Hvordan vælges vinderen af et udbud?
•
•
•
•
•
For at vinde en offentlig opgave er der basalt set to ting, du skal bevise over for kommunen:
– Er du i stand til at løse opgaven – referencer, økonomisk solid mv.?
– Er dit tilbud bedre eller billigere end det, konkurrenterne eller kommunen kan komme
med?
Først udvælger kommunen de virksomheder, der er kvalificeret til at løse opgaven – denne
udvælgelse er ikke tilfældig, men foregår efter de udvælgelseskriterier, der fremgår af
udbudsbekendtgørelse. Hvis virksomheden ikke bliver udvalgt, erklæret ikke
konditionsmæssig, bliver tilbuddet heller ikke taget i betragtning.
Dernæst vælger kommunen det tilbud, som er bedst, ud fra de såkaldte tildelingskriterier:
– ’Laveste pris’ eller
– ’Økonomisk mest fordelagtige bud’.
Hvis tildelingskriteriet er ’laveste pris’, er det udelukkende prisen, der tæller.
Hvis tildelingskriteriet er ’økonomisk mest fordelagtige bud’, tager kommunen også hensyn til
andre ting end lige prisen (selv om prisen typisk også vil spille en rolle). Kriterierne fremgår
igen af udbudsmaterialet.
OSJ CONSULTING
EU-udbud eller lokalt (nationalt) udbud?
• Alt afhængig af, hvor mange penge den samlede
opgave forventes at koste, skal kommunen enten
udbyde opgaven som et EU-udbud eller som et lokalt
(nationalt) udbud.
– Der er strengere regler for EU-udbud, end der er for lokale
(nationale) udbud.
• Det er de såkaldte tærskelværdier, der afgør om en
opgave skal i EU-udbud eller ej.
– Tærskelværdierne varierer alt efter, om der er tale om et
varekøb, en tjenesteydelse eller en bygge- og
anlægsopgave. Desuden varierer værdierne for hhv.
kommuner og regioner samt staten. Tærskelværdierne
reguleres hvert andet år.
OSJ CONSULTING
EU-udbud eller lokalt (nationalt) udbud?
• Reglerne for EU-udbud reguleres af
Udbudsdirektiverne.
• For varer og tjenesteydelser mellem 500.000
kr. og EU´s tærskeværdier gælder reglerne om
annonceringspligt, som findes i Tilbudslovens
afsnit II.
• Bygge- og anlægsopgaver er reguleret af
Tilbudslovens afsnit I, hvis kontraktværdien er
mellem 300.000 kr. og EU´s tærskelværdier.
OSJ CONSULTING
Indkøbets størrelse
Men under kr. 38,6 mio.
Men under kr. 1,54 mio.
i aftaleperioden – 4 år
OSJ CONSULTING
Indkøbets størrelse
38,6
XXX
1,54
XXX
OSJ CONSULTING
Tærskelværdier (2014)
Kontraktens art
Tærskelværdi
Bygge- og anlægskontrakter
5 000 000 EUR
Tjenesteydelseskontrakter
200 000 EUR
Vareindkøbskontrakter
200 000 EUR
Forsyning og tjenesteydelser inden for vand-,
energi- og transportsektorerne
400 000 EUR
OSJ CONSULTING
Tærskelværdier
’udbudsdirektivet’
Kilde:OSJ
http://www.udbudsportalen.dk/Ret-og-regler/Tarskelvardier-for-20122013/
CONSULTING
Tærskelværdier
- udbudsdirektivet – ’ indbudt licitation’
OSJ CONSULTING
Kilde: http://www.udbudsportalen.dk/Ret-og-regler/Tarskelvardier-for-20122013/
Forskellige udbudsformer
De typisk anvendte udbudsformer er:
• Offentligt udbud - alle interesserede virksomheder afgiver tilbud på den
udbudte opgave.
– Dynamisk indkøbssystem
• Begrænset udbud - 2 runder: Virksomheden godkendes af kommunen anmoder om at blive prækvalificeret (få ret til at afgive tilbud).
– Kommunen har ret til at sætte et loft over antallet af prækvalificerede virksomheder.
I så fald vil det være de bedst egnede virksomheder, der vil blive udvalg til at afgive
tilbud. Ved EU-udbud skal der vælges mindst 5 virksomheder, der så får mulighed for
at afgive et egentligt tilbud på opgaven/opgaverne (miniudbud).
• ’Indbudt begrænset licitation’ ordregiver kan sende opfordring til at afgive
tilbud til bestemte virksomheder.
– Kun krav om oplysning om antal indbudte og kriteriet for tildeling af kontrakten
• laveste pris eller det økonomisk mest fordelagtige tilbud
OSJ CONSULTING
Elektronisk fakturering
- et lovmæssigt krav
Betaling og fakturering foregår elektronisk i henhold til BEK nr
206 af 11/03/2011
Bekendtgørelse af lov om offentlige betalinger m.v..
E-fakturering og EAN-numre
•EAN nummer på afdeling eller virksomhed, som du vil
sende fakturaen til.
•Hver institution/enhed har sit eget EAN-nummer, som
angives på den elektroniske faktura, ellers kommer
fakturaen ikke frem til modtageren.
•Modtageren godkender fakturaen
•Betaling i henhold til betalingsbetingelserne
OSJ CONSULTING
Elektronisk tilbudsgivning
Til offentliggørelse og gennemførsels af elektroniske udbud
anvender Næstved Kommune udbudssystemet Complete Tender
Management. (EU Supply)
Elektronisk udbudsværktøj
Via systemet offentliggøres udbudsbekendtgørelser vedrørende EUudbud på EU’s udbudsjournal, TED, og annonceringspligtige indkøb
offentliggøres på www.udbud.dk.
Tilbudsgivere skal afgive tilbud i Complete Tender Management, når
udbuddet er offentliggjort i systemet.
OSJ CONSULTING
EU-SUPPLY
- anvendes af bl.a. Næstved Kommune og FUS
OSJ CONSULTING
Mercell
- anvendes af bl.a. Odense Kommune
OSJ CONSULTING
ByggeWeb
OSJ CONSULTING
Elektroniske
udbuds- og indkøbssystemer
•www.’kommunens hjemmeside’.dk
•www.udbud.dk
•https://eu.eu-supply.com/ctm/Supplier/PublicTenders
•www.ski.dk
•http://ted.europa.eu/TED/main/HomePage.do
•www.mercell.dk
•www.byggeweb.dk/cms/dk/
•www.udbudsportalen.dk – udbuddets ABC
•www.udbudsvagten.dk – kan mod betaling overvåge markedet
•www.mercell.dk – kan mod betaling overvåge markedet
OSJ CONSULTING E-handel
– katalog – indkøb via nettet.
Salgs- og betalingsbetingelser
•Du er tvunget til at acceptere udbudsmaterialets kontraktvilkår
•Hvis ikke
ikke konditionsmæssig!
•Dine salgs-, leverings- og betalingsbetingelser gælder ikke
•Elektronisk fakturering
•Betalingsbetingelser/-dato
•Lb. måned plus 30 - 60 dage efter godkendt faktura!!!
•Ingen morarenter
•Ingen betaling for ekstraarbejder
•med mindre skriftlig accept af arbejdet
OSJ CONSULTING
Kommunale indkøbsfællesskaber
1. Fællesindkøb Fyn
2. Fællesudbud Sjælland (FUS)
3. Indkøbsfællesskabet HHO
4. Indkøbsfællesskab Nordsjælland (IN)
5. Jysk Fællesindkøb
6. KomUdbud
7. Limfjord Vest
8. Spar 5
9. Sydjysk Kommuneindkøb
10.Sønderjysk Udbuds Samarbejde
11.Vestegnens Indkøbsforum
12.Aalborg Modellen
OSJ CONSULTING
Danske indkøbsfællesskaber
Uden for
indkøbsfællesskaber:
•Hjørring
•Assens
•Ærø
•Lolland
•Tårnby
•Dragør
•København
•Herlev (Spar 5)
•90 kommuner er med i
et indkøbsfællesskab
• Alle 98 kommuner kan
benytte SKI-aftaler
OSJ CONSULTING
Næstved Kommunes Indkøbs- og
udbudspolitik
Indkøbs- og udbudspolitikken
omfatter samtlige eksterne kommunale indkøb af varer, tjenesteydelser samt byggeog anlægsopgaver.
…
Den gældende indkøbs- og udbudspolitik skal følges af alle centre, virksomheder mv. i
forbindelse med indkøb.
Forsyningsvirksomhederne er ikke omfattet af indkøbs- og udbudspolitikken,
idet disse udgør selvstændige juridiske enheder, og er omfattet af
forsyningsvirksomhedsdirektivet.
Varekøb:
Ved køb mellem 0,- og 499.999 kr. - Ingen annonceringspligt
Ved køb mellem 500.000,- og 1.541.715 kr. - Annonceringspligt
Ved køb over 1.541.715 kr. - EU's udbudsregler følges
Bygge og anlæg
Under kr. 38.624.809 kr. - Ingen annoncerings- og udbudspligt.
OSJ CONSULTING
Kilde: Indkøbs- og udbudspolitik for Næstved Kommune 2013, Sagsnr.: 2010-51634 Dokumentnr.: 2013-86739
Kommunale indkøb
•Mindre og mellemstore virksomheder, der ønsker at deltage i
konkurrenceudsættelser vedrørende større opgaver, opfordres til at
overveje at gå sammen om at løfte opgaven, eksempelvis ved at indgå i et
konsortium.
•Ikke Kartel!!!
•Konkurrerende virksomhederne aftaler at begrænse konkurrencen
mellem dem. Virksomheder kan straffes med bøder!
•Den rullende udbudsplan (jf. pkt 5), er en orientering til markedet, for at
give leverandørerne mulighed for at kende til Kommunens fremadrettede
behov for indkøb.
•Herudover indgår Team Indkøb og Udbud i konkret dialog med
erhvervslivet om kommende indkøbs- og udbudsplaner.
OSJ CONSULTING
Udbudsplan
Udbudsplanen – et samlet overblik over Næstved
Kommunes kommende udbud, for både varer,
tjenesteydelser samt på bygge- og anlægssiden.
Udbudsplanen behandles to gange årligt med
henblik på afklaring af, hvilke udbud der skal
udvalgsbehandles i løbet af året.
OSJ CONSULTING
Rullende udbudsplan
Den rullende udbudsplan:
•En orientering til markedet, for at give
leverandørerne mulighed for at kende til
Kommunens fremadrettede behov for indkøb.
OSJ CONSULTING
Rullende udbudsplan
OSJ CONSULTING
Udbud uden for den rullende udbudsplan
OSJ CONSULTING
* Mindste tidsfrist: 22 dage iht. Udbudsdirektivet
10 gode råd vedr. udbud
1. Dokumentation og mindstekrav
2. Læs udbudsmaterialet grundigt
3. Spørgsmål
4. Rettelser til udbudsmaterialet
5. Henvisninger
7. Uklarheder
8. Overholdelse af tidsfrister
9. Underskrifter
10. Forhandling
OSJ CONSULTING
Næstved udbud
2011 – oktober 2014
60 udbud offentliggjort
•EU-udbud
•Mindre udbud
•Bygge- og anlægsarbejder – asfalt 6,5 år – 58,5 mio. kr. – Arkil
2014 – antal udbud: 14/15
•Asfalt
•2 x snerydning
•2 x sikring af å- og flodbredder
•Ny havnespuns og kloakering langs kanalvej start nov. 2012
•indbudt begrænset licitation
OSJ CONSULTING
Indbudt licitation – begrænset udbud
Ny havnespuns og kloaksanering langs Kanalvej
Anlægsarbejdet blev udbudt i begrænset licitation blandt 5 indbudte entreprenører den 6.
september 2012.
Opgaven blev udbudt med mulighed for en udvidelsen af entreprisen.
De fem entreprenører, der afgav bud var:
C. G. Jensen, Glostrup
Mogens Pedersen Nyborg A/S
C. Holbøll & Sønner Næstved
M. T. Højgaard A/S Risskov
E. Pihl & Søn Kgs. Lyngby
tilbudssum
tilbudssum
tilbudssum
tilbudssum
tilbudssum
17.110.000 kr. excl. moms
15.976.000 kr. excl. moms
13.798.000 kr. excl. moms
16.544.000 kr. excl. moms
15.476.000 kr. excl. moms
Lavestbydende C. Holbøll & Sønner A/S blev antaget til opgaven.
Kilde: Otto Andersen, NK-Spildevand, 14. nov. 2014
OSJ CONSULTING
Indkøbere i Næstved Kommune
• Mere end 1.000 personer køber ind
– Hvordan får man adgang til disse indkøbere?
• Hvordan bliver man leverandør på
opgaver/varer under annonceringspligten:
– Byg og anlæg < kr. 300.000
– Varer < kr. 500.000
OSJ CONSULTING
Næstved Kommunes Erhvervspolitik
•…
•Som offentlig myndighed er Næstved Kommune herudover underlagt de EUretlige principper om gennemsigtighed, ligebehandling og ikke-diskrimination,
hvilket forhindrer særbehandling af det lokale erhvervsliv.
•Det lokale erhvervsliv har således mulighed for at vinde kommunale kontrakter
i fri og åben konkurrence på lige vilkår med øvrige tilbudsgivere.
•Byrådet ønsker, at der indhentes mindst ét tilbud fra en lokal virksomhed eller
leverandør,
når beløbsgrænsen er under annonceringspligten.
OSJ CONSULTING
En mulighed for sammenhold
Opret leverandørregister
• Hvor lokale virksomheder kan tilmelde sig som
interesseret i at udføre/levere til kommunale opgaver,
hvor ordresummen ligger under kr. 300.000/500.000.
Ændre kommunens indkøbspolitik
• Kræv, at der ved alle indkøb/opgaver f.eks. i
størrelsesordenen kr. 10.000 - kr. 300.000/499.999 altid
skal indhentes 2 - 3 tilbud fra lokale virksomheder, og
hvis man ønsker flere tilbudsgivere, kan de komme fra
andre kommuner.
OSJ CONSULTING
Yderligere information
Kontakt: OSJ Consulting
Tlf.: 22155509 e-mail: osjconsulting@stofanet.dk