denne brochure!
Vejledning Kontraktindgåelse efter tilsagn om støtte December 2013 Projekter og platforme, som i december 2013 har fået tilsagn om støtte fra Højteknologifonden, skal senest torsdag den 27. februar 2014 indgå en medfinansieringsaftale med Højteknologifonden om projektets gennemførelse. Denne vejledning beskriver proces og tidsplan for kontraktforhandlingerne samt medfinansieringsaftalens opbygning. En god idé er i Højteknologifonden kendetegnet ved at have et åbenbart erhvervsmæssigt potentiale, som kan udvikles ved hjælp af ny højteknologi, der frembringes gennem et målrettet samarbejde mellem virksomheder og offentlige forskningsinstitutioner. Et godt projekt er kendetegnet ved, at: • Projektets parter sætter sig ambitiøse mål. • De parter, der er nødvendige for at indfri projektets mål, er til stede. • Der foregår en løbende forventningsafstemning mellem parterne. • Projektleder og styregruppe forholder sig proaktivt og kritisk til projektets fremdrift. • Projektets fokus er på værdiskabelse. Indhold 1. Kontraktforhandlingernes formål .............................................................................. 2 2. Proces og tidsfrister ............................................................................................... 2 3. Underskrivelse af aftale .......................................................................................... 4 4. Medfinansieringsaftale med bilag.............................................................................. 4 Bilag 1: Projektplan, milepæle, succeskriterier, organisation og ledelse.......................... 5 Bilag 2: Budget ...................................................................................................... 7 Bilag 3: Forretningsorden for styregruppen ................................................................ 9 Bilag 4: Samarbejdsaftale ....................................................................................... 9 Bilag 5: Erklæring vedrørende statsstøtte og virksomhedsstatus ................................. 10 5. Opstart af bevillingsperiode og projektaktiviteter ...................................................... 10 Kick-off ............................................................................................................... 10 Håndtering af projektets økonomi ........................................................................... 10 Økonomiansvarlige ............................................................................................... 11 6. Formidling og kommunikation ................................................................................ 12 7. Tjekliste ............................................................................................................. 13 Holbergsgade 14, 3 1057 København K Tel +45 3363 7280 www.hoejteknologifonden.dk 1. Kontraktforhandlingernes formål I højteknologiske projekter og platforme bringes forskellige kompetencer i spil og frembringer ny viden og resultater i et fokuseret forskningssamarbejde. For at skabe størst mulig værdi for de deltagende virksomheder og offentlige forskningsinstitutioner, er det vigtigt, at parterne inden projektstart fastlægger en overordnet projektplan og ressourcefordeling, etablerer en handlekraftig organisation, samt aftaler ejerskab og anvendelse af de resultater, som projektet frembringer. Parterne og Højteknologifonden skal derfor senest torsdag den 27. februar 2014 indgå en medfinansieringsaftale om projektets gennemførelse. Til medfinansieringsaftalen hører fem bilag: Bilag Bilag Bilag Bilag Bilag 1: 2: 3: 4: 5: Projektplan, milepæle, succeskriterier, organisation og ledelse Budget Forretningsorden for styregruppen Samarbejdsaftale Erklæring vedrørende statsstøtte og virksomhedsstatus Forhandlingerne kan være tidskrævende, men resultatet er mere end en juridisk sikring af projektets fokus og rettigheder til fremtidige resultater. Ofte er drøftelserne med til at præcisere mål, succeskriterier og roller yderligere. Dette styrker projektet, giver en mere fokuseret opstart af aktiviteterne og øger sandsynligheden for, at parterne sammen opnår væsentlige resultater. Det er vigtigt at forankre kontraktforhandlingerne hos de respektive projektparter, også hvis den enkelte part undervejs vælger at inddrage juridisk assistance. 2. Proces og tidsfrister Bevillingsperioden og dermed opstart af projektaktiviteterne kan først begynde, når: • Medfinansieringsaftalen med bilag er forhandlet på plads mellem parterne. • Højteknologifonden har godkendt den endelige medfinansieringsaftale med bilag. • Medfinansieringsaftalen er underskrevet af alle parter samt Fondens direktør og bestyrelsesformand. Bevillingsperioden skal påbegyndes senest 120 dage efter tilsagnet, dvs. projektstart senest 1. maj 2014. Får parterne hurtigt forhandlet medfinansieringsaftalen med bilag på plads, kan en tidlig opstart aftales med projektets SPOC. Holbergsgade 14, 3 1057 København K Tel +45 3363 7280 Side 2 af 13 www.hoejteknologifonden.dk Nedenstående tids- og handlingsplan følges, med mindre andet aftales med projektets SPOC: 11. december 2013 – Tilsagn og materiale til kontraktforhandling • Projektets parter modtager e-mail med tilsagn om støtte fra Højteknologifonden. • Tilsagnsmailen orienterer om dato, tidspunkt og sted for orienterings- og statusmøder i forhandlingsprocessen, som er obligatoriske for alle parter. • Parterne orienterer sig i udkast til medfinansieringsaftale med bilag, som kan findes på http://hoejteknologifonden.dk/ansoeger/tilsagn_om_stoette/. • Projektet etablerer en forhandlingsgruppe bestående af repræsentanter fra alle parter, som har til opgave at få medfinansieringsaftalen i hus, og kontraktforhandlingerne starter. • Projektet vælger en konstitueret projektleder, som på vegne af alle projektets parter er i løbende dialog med SPOC’en om forhandlingerne, og som er ansvarlig for at viderebringe information fra SPOC’en til de øvrige parter. Uge 2-3 (primo januar) 2014 - Orienteringsmøde med Højteknologifonden • Obligatorisk orienteringsmøde om aftale og opstart. Tidspunkt og sted fremgår af tilsagnsmailen. • Alle parter skal være repræsenteret. • Det forventes, at alle på forhånd har læst vejledning og udkast til medfinansieringsaftale med bilag. • Dagsorden: o Velkomst og præsentation o Kort status fra konstitueret projektleder på forhandlinger, projektopstart mv. o Kontraktindgåelse og regnskaber o Højteknologifonden i bevillingsperioden o Eventuelt Uge 5 (ultimo januar) 2014 – Kort telefonmøde om status på forhandlingerne • Obligatorisk telefonmøde mellem parterne og Højteknologifonden om status i forhandlingerne. Tidspunkt og kontaktinformationer fremgår af tilsagnsmailen. • Alle parter skal være repræsenteret. • Telefon: 3363 7299. Adgangskode: 017 65 44. • Dagsorden: o Status i forhandlinger om medfinansieringsaftale med bilag o Valg af økonomimodel og registrering af økonomiansvarlige o Ressourcer o Opstart af projektperioden o Eventuelt 27. februar 2014 – Frist for at indsende aftaledokumenter til Fonden • Frist for at parterne opnår enighed om aftalens dokumenter. • Senest denne dato indsendes medfinansieringsaftale og samtlige bilag, herunder samarbejdsaftale, til projektets SPOC til endelig godkendelse. • Først når aftalen er godkendt af Højteknologifonden, skal den underskrives. Fonden udsender et eksemplar af aftalen til hver af projektets parter, der efterfølgende underskriver aftalen. • Bemærk: Projektperioden kan først begynde, når aftalen er godkendt af projektets SPOC samt underskrevet af alle parter. 1. maj 2014 – Frist for projektstart • Parterne aftaler med projektets SPOC, hvornår projektaktiviteterne skal begynde, dog senest 120 dage efter Højteknologifondens tilsagn. Holbergsgade 14, 3 1057 København K Tel +45 3363 7280 Side 3 af 13 www.hoejteknologifonden.dk 3. Underskrivelse af aftale Torsdag den 27. februar 2014 er sidste frist for parternes indsendelse af medfinansieringsaftale med bilag til endelig godkendelse i Højteknologifonden. Materialet sendes til projektets SPOC, som herefter godkender aftalen i dialog med projektet. Samtlige bilag skal godkendes af Højteknologifonden, inden medfinansieringsaftalen kan skrives under. Fonden indhenter parternes underskrifter. Herefter skal medfinansieringsaftalen og samarbejdsaftalen (bilag 4) underskrives: • • • • Fonden udsender pr. mail et eksemplar af den færdige aftale til hver af projektets parter. Medfinansieringsaftalen og samarbejdsaftalen underskrives af partens tegningsberettigede. De originale underskriftsblade til medfinansieringsaftalen og samarbejdsaftalen returneres pr. post til Højteknologifonden. Frist fremgår af følgebrev. Fondens direktør og bestyrelsesformand underskriver kontrakten. Alle parter modtager pr. mail et eksemplar af de øvrige parters underskrifter. 4. Medfinansieringsaftale med bilag Medfinansieringsaftalen med bilag regulerer forholdet mellem Højteknologifonden og projektet. Fra http://hoejteknologifonden.dk/ansoeger/tilsagn_om_stoette/ hentes følgende aftaledokumenter: Medfinansieringsaftale - Udkast. Budget (bilag 2) - Skabelon. Styregruppens forretningsorden (bilag 3) - Udkast. • • • Dokumenterne er tilgængelige i en engelsk oversættelse. Som tillæg til medfinansieringsaftalen indgår parterne en samarbejdsaftale, som regulerer det indbyrdes forhold mellem parterne, herunder aftale om fordeling og udnyttelse af immaterielle rettigheder opstået i projektet. Denne samarbejdsaftale udgør bilag 4 til medfinansieringsaftalen. Højteknologifonden har ikke skabeloner til parternes samarbejdsaftale At indgå en aftale med Højteknologifonden om finansiering består af følgende: • • • • • • Tilretning og eventuel justering af medfinansieringsaftalen. Udarbejdelse af projektplan. Udarbejdelse af budget, fordelt på parter og år. Tilretning og eventuel justering af forretningsordenen for styregruppen. Udarbejdelse af samarbejdsaftale mellem projektets parter. Eventuel justering af Erklæring vedrørende statsstøtte og virksomhedsstatus (ansøgningens bilag 4). Holbergsgade 14, 3 1057 København K Tel +45 3363 7280 Side 4 af 13 www.hoejteknologifonden.dk Nedenfor følger en nærmere beskrivelse af de enkelte bilag. Bilag 1: Projektplan, milepæle, succeskriterier, organisation og ledelse Bilag 1 er såvel projektlederens som styregruppens styringsredskab og indeholder en projektplan med beskrivelse af milepæle, succeskriterier, organisation og ledelse. Parterne kan ofte med fordel tage udgangspunkt i den oprindelige ansøgning til Højteknologifonden. Det er dog vigtigt, at alle parter aktivt forholder sig til og indbyrdes diskuterer konkrete arbejdsopgaver, indbyrdes afhængighed, tidsplan, ressourcer, mål og succeskriterier, samt hvorledes projektet skal organiseres og ledes for at skabe optimale rammer for samarbejdet. I et højteknologisk projekt samarbejder parterne sig til ny viden og nye muligheder. Risikoprofilen er høj i kraft af de ambitiøse teknologiske målsætninger, men også fordi parterne skal turde være afhængige af hinandens bidrag og resultater for at kunne lykkes. Sandsynligheden for, at et projekt opnår signifikante resultater stiger markant, når alle deltagere aktivt støtter op om et oprigtigt samarbejde. Det kan fx være gennem: • • • Vilje til at dele fortrolig viden og teknologi. Udveksling af apparatur og udstyr. Fælles fokus på det overordnede projektmål. Parternes forskellige kompetencer løfter samarbejdet, men rummer også et potentiale for konflikt. Hver part vil have egne værdier, ambitioner, forventninger til andres bidrag og målsætninger for egne resultater, som driver deres engagement. Dette skal projektet kunne rumme og udnytte. Det kræver respekt for hinandens kompetencer og en løbende forventningsafstemning at sikre, at alle parter får noget ud af samarbejdet. Alle parter er forpligtede til at deltage i justering og præcisering af projektmål, roller, ressourcer og succeskriterier. Fælles vision og ambitiøse mål En stærk fælles vision og tydelige succeskriterier hjælper projektet til at fastholde momentum og retning i samarbejdet. Parterne skal i fællesskab formulere de overordnede milepæle på vejen mod projektets vision - hvilke håndgribelige resultater skal nås inden for projektperioden, for at parterne kan betegne projektet som en succes? Milepæle og forventede resultater strukturerer indsatsen i et antal delmål, som angiver den kritiske vej i projektet. For at sikre overblik over de forskellige aktiviteters indbyrdes afhængighed og respektive fremdrift, kan det være gavnligt at aftale fælles konkrete delmål i løbet af projektet, hvor foreløbige resultater føjes sammen. Ikke alle idéer lader sig realisere i den form, som de først blev forelagt Fonden i ansøgningsprocessen. Der kan indlægges en midtvejsevaluering i projektplanen, hvor parterne giver projektplan, succeskriterier, projektledelse og budget en kritisk revision for at sikre fortsat momentum og den rette balance mellem realisme og såvel kommercielle som forskningsmæssige ambitioner. Projektet kan, med accept fra Højteknologifonden, foretage justeringer i projektplanen undervejs. Holbergsgade 14, 3 1057 København K Tel +45 3363 7280 Side 5 af 13 www.hoejteknologifonden.dk Effektiv projektledelse og organisation Målrettet ledelse og organisation øger sandsynligheden for, at projektets idé kan realiseres. For at sikre størst mulig værdiskabelse i det enkelte projekt, stiller Højteknologifonden krav om, at der etableres en styregruppe, som udpeger en projektleder. Projektledelse er tidskrævende, men vital for succes. Det er vigtigt, at parterne både inden og i løbet af projektet diskuterer, hvilke ressource- og kompetencemæssige behov projektet har. Projektlederen står for den daglige ledelse og skal sikre løbende engagement og fremdrift i aktiviteterne. Projektlederen repræsenterer og handler altid på vegne af det samlede projekt og må have øje for samspillet mellem projektparternes forskellige værdier og incitamenter for at samarbejde, så det sikres, at alle arbejder vedholdende mod fælles mål. Styregruppen har det overordnede ansvar for gennemførelsen af projektet og skal sammensættes af repræsentanter fra alle de deltagende parter. Styregruppen skal sætte den strategiske retning for projektet, fastholde momentum og tage beslutninger, der sikrer fremdrift mod relevante mål. Ressourcer og rekruttering Et højteknologisk projekt er ikke ejet af en bestemt part. For at sikre alle parters engagement i projektet, bør rollen som styregruppeformand, -næstformand og projektleder som udgangspunkt besættes af forskellige parter i projektet. Ligeledes bør personsammenfald mellem styregruppemedlemmer og projektleder så vidt muligt undgås. Fordi samarbejdet gør parterne gensidigt afhængige af hinanden, er den enkelte parts bidrag også et fælles anliggende. Parterne bør så tidligt som muligt afdække ressourcebehovet, fx: • • • • • • Hvilke eksisterende kompetencer kan den enkelte part bidrage med? Hvilke kompetencer skal hyres ind og af hvem. Hvornår skal hvilke kompetencer i spil? I hvilke delaktiviteter vil parternes indsats i særlig grad stille krav om gode samarbejdsevner eller andre særlige kompetencer? Hvilke delaktiviteter kræver særligt fokus på intern videndeling, fx gennem møder, workshops, nyhedsbreve eller lignende? Kan projektet i perioder have gavn af initiativer som medvejledning, udlån af medarbejder, fælles projektfaciliteter eller andet? Holbergsgade 14, 3 1057 København K Tel +45 3363 7280 Side 6 af 13 www.hoejteknologifonden.dk Bilag 1 skal indeholde følgende oplysninger: • • • Projektets overordnede mål og succeskriterium En oversigt over projektets kritiske/overordnede milepæle for bevillingsperioden og de tilknyttede succeskriterier. Milepælenes indbyrdes relation illustreres. En oversigt over projektets arbejdspakker eller delprojekter. For hver af disse beskrives: • • • • • • Væsentlige milepæle, herunder kritiske leveringer og potentielle flaskehalse Arbejdsopgavernes indhold og risikoprofil Mål, succeskriterier og forventede resultater Den enkelte parts rolle Ressourceforbrug pr. part i mandeår eller –måneder Projektets organisation og ledelsesform tilføjes information om: • • • • • Konstitueret projektleder (navn, kontaktoplysninger) Eventuelle arbejdsgrupper og arbejdsgruppeledere (navne) Medlemmer af styregruppen (navne, kontaktoplysninger) Eventuelle advisory boards (navne) Eventuel øvrig ledelse (navne, kontaktoplysninger) Bilag 2: Budget Ved aftaleindgåelse skal parterne se på, om det budget, der blev udarbejdet i forbindelse med ansøgningsprocessen, fortsat vil kunne understøtte de aktiviteter, som er skitseret i projektplan. Der skal udarbejdes årsbudgetter for hvert kalenderår. Budgettet skal afspejle de aktiviteter, som parterne forventer at skulle igennem for at nå de forventede mål. Det kan være vanskeligt at udarbejde et præcist budget i et flerårigt projekt med en høj risikoprofil. Generelt opfordres til at budgettet revideres en gang årligt, så det afspejler de faktiske omkostninger så meget som muligt. Højteknologifonden står til rådighed for en drøftelse af rebudgettering og reallokering inden for bevillingens rammer. Som bilag 2 til medfinansieringsaftalen udfyldes Højteknologifondens budgetmodel (Excel-fil). Bilag 2 tager udgangspunkt i den oprindelige ansøgnings budget, som opdeles i kalenderår og eventuelt justeres. Håndtering af budget i projektperioden • Det overordnede ansvar for budgetter og regnskabsaflæggelse ligger hos styregruppen. • Det er muligt at revidere budgettet. • Budgettet skal overholde 1-2-3 modellen og de aftalte støtteprocenter. Budgetmodellen indeholder • Budget for hele bevillingsperioden fordelt på parter [1 side] • Budget for hvert kalenderår fordelt på parter [1 side pr. kalenderår] • Afkrydsningsfelt for valg af udbetalingsmodel (kvart- eller halvårlig) (se afsnit 5) • Link til registrering af parternes kontooplysninger og kontaktinformationer på økonomiansvarlige (se afsnit 5). Bemærk, at kun felter markeret med gult skal udfyldes. De øvrige felter udfyldes automatisk, når de gule felter er udfyldt. Budget for hele bevillingsperioden: Følgende punkter udfyldes: Holbergsgade 14, 3 1057 København K Tel +45 3363 7280 Side 7 af 13 www.hoejteknologifonden.dk • • • • Projektets titel Journalnummer Arket indeholder en kolonne for hver deltagende part. Øverst i hver kolonne skrives navnet på den deltagende part, og arten angives: For offentlige forskningsinstitutioner skrives ’O’; for virksomheder, der maksimalt modtager 50 % i støtte skrives ’V’; og for Små og Mellemstore Virksomheder (SMV), der modtager 50-60 % i støtte, skrives ’SMV’. Generelle kommentarer til budgettet. De øvrige felter på budgettet for hele bevillingsperioden vil automatisk blive udfyldt, når budgetter for de enkelte kalenderår er udfyldt. Budget for hvert kalenderår: For hvert kalenderår bevillingsperioden dækker, udfyldes et årsbudget. I hvert årsbudget anføres det budgetterede beløb på de relevante poster. Under Heraf støtte fra Højteknologifonden anføres det beløb, som de enkelte parter vil modtage til projektet. Summerne under Total, Egenfinansiering og Støtte i procent genereres automatisk. Udgifter skal specificeres, når enkeltudgifter er større end DKK 50.000. Dette gælder ikke lønudgifter. Er der ikke enkeltudgifter >DKK 50.000 noteres i udgiftsfeltet, at Ingen enkeltudgifter overstiger DKK 50.000. Forklaring af budgetposter: Videnskabeligt personale Løn til personale, herunder ph.d.-studerende samt postdocs, som udfører videnskabeligt arbejde i forskningsinstitutioner eller virksomheder. Udgifter til frikøb af forskere ansat på offentlige forskningsinstitutioner kan dækkes. • For virksomheder er timesatsen maksimalt DKK 600. • For offentlige forskningsinstitutioner angives de faktiske lønomkostninger. Overhead/administrationsbidrag anføres som selvstændig post (se nedenfor). Teknisk/administrativt personale Løn til personale, som udfører tekniske og administrative opgaver på projektet. Udgifter til frikøb af personale, som udfører tekniske og administrative opgaver, kan dækkes. Lønudgiften beregnes som ved videnskabeligt personale. Apparatur Udgifter til apparatur, udstyr og instrumenter, der anvendes i forbindelse med videnskabelige forsøg og lignende. Materialer Udgifter til materialer, som anvendes i forbindelse med projektet, fx kemikalier, komponenter og lignende. Rejser Udgifter til deltagelse i konferencer og møder, som er en nødvendig del af projektet. Øvrige udgifter Andre udgifter, herunder: • Udgifter til forskningsformidling og kommunikation, der skal synliggøre projektets arbejde og resultater for offentligheden (i størrelsesordenen op til DKK 100.000 for projekter og op til DKK 200.000 til platforme). Midlerne kan eksempelvis anvendes til korte film, åbne konferencer eller workshops, web, præsentationer, foldere, plancher og lignende. • Udgifter til konsulentbistand og tilsvarende tjenesteydelser, herunder indkøbt forskning, som er nødvendig for projektets gennemførelse. Holbergsgade 14, 3 1057 København K Tel +45 3363 7280 Side 8 af 13 www.hoejteknologifonden.dk • • • Udgifter til indkøb af rettigheder, patenter og licenser, som er nødvendige for projektets gennemførelse. Udgifter til beskyttelse af viden, der opstår i projektet. Udgifter, der afholdes efter bevillingsperiodens udløb, kan dog ikke støttes. Øvrige udgifter, som er direkte relateret til projektets aktiviteter Overhead/administrationsbidrag Overhead på maksimalt 44 % af de samlede udgifter for de offentlige forskningsinstitutioner, der skal følge reglerne om tilskudsfinansieret forskningsvirksomhed i Finansministeriets Budgetvejledning. For andre danske, offentligt ejede institutioner kan der alene beregnes 3,1 % i administrationsbidrag af udgifter, der direkte kan henføres til projektet. Der er mulighed for at angive generelle kommentarer til de enkelte årsbudgetter. Bilag 3: Forretningsorden for styregruppen Styregruppen vurderer projektet 360° rundt. Den sætter projektets resultater og udfordringer i relation til udefrakommende faktorer som parternes strategiske dispositioner, markedsforhold, ny teknologi, patenter, lovgivning, netværk oa., og diskuterer projektets positionering i forhold til marked og state-of-the-art forskning. Styregruppen varetager den løbende forventningsafstemning. Parterne kommer her til enighed om den overordnede retning og de nødvendige projektmål på den kritiske vej frem mod det endelige slutresultat. Udkast til bilag 3 downloades fra Højteknologifondens hjemmeside. Udkastet kan justeres og tilrettes det konkrete samarbejde og er ment som inspiration til udformning af forretningsordenen. Dog kan afsnittet om Højteknologifondens fondsrepræsentanter ikke ændres eller udelades, ligesom styregruppens ansvarsområde og opgaver, som nævnt i medfinansieringsaftalen, er gældende og ikke kan fraviges. Bilag 4: Samarbejdsaftale Inden underskrivelse af medfinansieringsaftalen skal projektets parter indgå en samarbejdsaftale, der regulerer parternes indbyrdes forhold, herunder aftale om fordeling og udnyttelse af immaterielle rettigheder, der måtte opstå i projektet. Samarbejdsaftalen er resultatet af en forhandling mellem projektets parter. Fonden har derfor ikke en skabelon for denne aftale. Ofte vil den deltagende offentlige forskningsinstitution have en tidligere benyttet skabelon, som forhandlingerne kan tage udgangspunkt i og rette til, så projektets parter alle får de bedste forudsætninger for at anvende projektets resultater. Samarbejdsaftalen er en vigtig forudsætning for, at projektparterne kan etablere et oprigtigt og tillidsfuldt samarbejde, hvor man arbejder aktivt med hinandens fortrolige viden. Det kan være værdifuldt i forhandlingerne at diskutere de enkelte parters rolle og forventninger til projektet, fx: • • Hvilke resultater vil den enkelte part komme til at stå som ejer eller medejer af. Hvilke resultater har den enkelte part behov for at publicere. Holbergsgade 14, 3 1057 København K Tel +45 3363 7280 Side 9 af 13 www.hoejteknologifonden.dk • • • Hvilke resultater har den enkelte part behov for ejerskab eller rettigheder til. Hvis der er flere deltagende virksomheder, hvorledes er deres forretningsområder eventuelt forbundne eller afhængige. Er der behov for bilaterale aftaler, som regulerer en parts anvendelse af en anden parts viden eller projektresultater. Samarbejdsaftalen skal, for så vidt angår den del, der vedrører fordeling og udnyttelse af immaterielle rettigheder, godkendes af Højteknologifonden, inden medfinansieringsaftalen kan underskrives. Der henvises til Lov om Højteknologifonden § 7, stk. 7, samt præcisering af fortolkningen i skrivelse af den 4. juli 2006 fra Forsknings- og Innovationsstyrelsen. Samarbejdsaftalen er ofte den mest tidskrævende del af medfinansieringsaftalen at forhandle på plads. Det anbefales, at parterne så hurtigt som muligt efter tilsagn identificerer relevante personer at inddrage i beslutningsprocessen (eventuelt juridiske rådgivere) og begynder forhandlingerne. Bilag 5: Erklæring vedrørende statsstøtte og virksomhedsstatus Som del af ansøgningen indsendte projektet bilag 4 Erklæring om statsstøtte og tilskyndelsesvirkning (for store virksomheder) eller Erklæring om SMV-status samt erklæring om statsstøtte (for små og mellemstore virksomheder) for hver af de deltagende virksomheder. Er der siden indsendelse af ansøgning sket ændringer i de deltagende virksomheders status eller opstået behov for korrektion af de oplyste informationer, skal bilag 4 udfyldes og underskrives på ny i forbindelse med den øvrige aftaleproces. Bilaget kan fås ved henvendelse til projektets SPOC. 5. Opstart af bevillingsperiode og projektaktiviteter Kick-off For at sikre en effektiv og fokuseret opstart skal projektet inden for de første 2 måneder af projektperioden afholde et kick-off for projektets deltagere. Det kan være praktisk at lade styregruppen konstituere sig ved samme lejlighed. Kick-off er en god anledning til at få alle projektdeltagere introduceret til parterne og deres forventninger, de overordnede mål, organiseringen af samarbejdet og – ikke mindst – de andre deltagere. Det anbefales, at der gives plads og tid til udveksling af idéer og etablering af kontakter. Der er ikke noget fast format for møderne, da projekter har forskellige behov i forhold til, hvad der skal til for at komme godt i gang. Der kan således være tale om en halvdags-workshop, flere dages seminar eller få timers møde. Projektets SPOC kan være behjælpelig med idéer til, hvad der kan give jer den bedste opstart. Projektets SPOC deltager i mødet og giver en kort præsentation af Fonden og dens rolle i projektet. Håndtering af projektets økonomi For at sikre en enkel og effektiv bevillingsadministration har Højteknologifonden udviklet en portal, hvorigennem projektets økonomi håndteres. Holbergsgade 14, 3 1057 København K Tel +45 3363 7280 Side 10 af 13 www.hoejteknologifonden.dk Hver part indrapporterer via portalen sine afholdte udgifter, som godkendes af projektlederen. Når alle parters indrapportering er modtaget, indsender projektlederen via portalen en udbetalingsanmodning til Fonden, hvorefter Fonden udbetaler støtte direkte til hver part. Portalen giver løbende projektlederen et opdateret overblik over projektets ressourcer. I forbindelse med udarbejdelse af projektets budget, skal parterne indbyrdes beslutte, hvor hyppigt man vil modtage bevilling. Projektet kan vælge mellem en kvart- eller halvårlig udbetalingsmodel. I begge modeller sker udbetaling bagudrettet på baggrund af parternes indrapporterede regnskabstal. Nedenstående oversigter viser, hvornår der er frist for indrapportering af afholdte udgifter, og hvornår parterne senest modtager udbetaling fra Fonden. Kvartårlig udbetalingsmodel: Afholdte udgifter Projektleders anmodning til Fonden Udbetaling fra Fonden til den enkelte part 1. kvartal (januar-marts) 1. maj 2014 15. maj 2014 2. kvartal (april-juni) 1. august 2014 15. august 2014 3. kvartal (juli-september) 1. november 2014 15. november 2014 4. kvartal (oktober-november) 1. februar 2015 15. februar 2015 Eksempel: • Ved projektstart 1. marts 2014 skal projektlederen indsende udbetalingsanmodning første gang 1. maj 2014 og får udbetalt støtte (for marts) senest 15. maj 2014. • Ved projektstart 1. maj 2014 skal projektlederen indsende udbetalingsanmodning første gang 1. august 2014 og får udbetalt støtte (for maj-juni) senest 15. august 2014. Halvårlig udbetalingsmodel: Afholdte udgifter 1. halvår (januar-juni) Projektleders anmodning til Fonden 1. august 2014 Udbetaling Fra Fonden til den enkelte part 15. august 2014 2. halvår (juli-december) 1. februar 2015 15. februar 2015 Eksempel: Ved projektstart i første halvår 2014 skal projektlederen indsende udbetalingsanmodning første gang 1. august 2014 og får udbetalt støtte (for første halvår) senest 15. august 2014. Økonomiansvarlige Højteknologifondens økonomi-SPOC Trine Lindevang Christensen håndterer spørgsmål vedrørende økonomistyring, portal, regnskaber, udbetalinger mv. for alle projekter i porteføljen og kan kontaktes på e-mail tlc@hoejteknologifonden.dk og telefon 3363 7293. Holbergsgade 14, 3 1057 København K Tel +45 3363 7280 Side 11 af 13 www.hoejteknologifonden.dk Projektet skal tilsvarende udpege personer, som er ansvarlige for den praktiske håndtering af projektets økonomi: Økonomiansvarlig Hver part udvælger en økonomiansvarlig, som sidder med den praktiske håndtering af partens projektøkonomi. Den økonomiansvarlige har ansvaret for rettidigt at indrapportere partens regnskabstal til projektlederen, som herefter skal godkende eller afvise indrapporteringen i dialog med den økonomiansvarlige. Den økonomiansvarlige modtager forud for hver frist et link, hvor regnskabstallene indtastes. Senest 27. februar 2014, hvor projektet har frist for at nå til enighed om medfinansieringsaftalen, skal alle parter registrere kontaktinformationer for deres respektive økonomiansvarlige samt bankoplysninger. Registrering sker via http://hoejteknologifonden.dk/index.php?id=2479. Projektleder Projektlederen har ansvaret for at godkende de økonomiansvarliges indrapporteringer, og for at en samlet anmodning indsendes rettidigt til Højteknologifonden. Projektlederen kan først indsende en samlet anmodning, når alle parters indrapporteringer er modtaget og godkendt. Projektkoordinator Projektlederen kan eventuelt bistås af en projektkoordinator, hvis der er behov for dette. Denne har adgang til parternes indrapporteringer og kan afvise indrapporteringer på projektlederens vegne. Kun projektlederen kan indsende den samlede anmodning til Højteknologifonden. Når projektperioden er begyndt, får projektleder adgang til Fondens økonomiportal. Projektleder, økonomiansvarlige og eventuelt projektkoordinator modtager relevant vejledning mv. fra Trine Lindevang Christensen. Projektet skal udarbejde årsregnskab efter udløb af hvert kalenderår. Frist er 31. marts. Årsregnskab for virksomheder, der modtager over en vis bevillingsstørrelse, skal være revisorpåtegnet. Generelle bestemmelser for bevillinger fra Højteknologifonden beskriver gældende regler og praksis i forbindelse med administration af bevillinger fra Højteknologifonden, herunder årsregnskab, og kan findes på http://hoejteknologifonden.dk/projektledelse/oekonomistyring/. Højteknologifondens økonomi-SPOC Trine Lindevang Christensen, tlc@hoejteknologifonden.dk, 3363 7293. Projektparternes økonomiansvarlige Registreres på http://hoejteknologifonden.dk/index.php?id=2479 senest 27. februar 2014. 6. Formidling og kommunikation Højteknologifonden ønsker at sætte fokus på formidling og kommunikation, der kan synliggøre projektet, dets parter og resultater såvel internt som for en bredere kreds af samarbejdspartnere, kunder, investorer, slutbrugere og samfundet som helhed. Det er derfor muligt i det enkelte projekts budget at afsætte et beløb i størrelsesordenen op til DKK 100.000 til forskningsformidling og kommunikation, for platforme op til 200.000. Holbergsgade 14, 3 1057 København K Tel +45 3363 7280 Side 12 af 13 www.hoejteknologifonden.dk Det er projektets styregruppe, der i samråd med Fonden træffer beslutning om, hvordan midlerne bedst anvendes, både i forhold til valg af kommunikationsplatforme, indhold og timing i projektperioden. Højteknologifonden stiller gerne sit brede netværk til diverse medier til rådighed for projektet. Fonden udarbejder hvert år en årbog, hvor alle Fondens projekter og platforme præsenteres. Årbog samt nyheder, artikler, tv-indslag og film om de projekter, Fonden har støttet, kan findes på www.hoejteknologifonden.dk. 7. Tjekliste I løbet af kontraktforhandlingerne skal projektparterne på kort tid tage mange vigtige beslutninger – sammen og hver for sig. SPOC’en er altid behjælpelig med et overblik over processen. Nedenfor ses en tjekliste for de praktiske opgaver: • • • • • • • • • • • • • • • • Få datoer for de obligatoriske møder i kontraktforhandlingsprocessen i kalenderen. Etabler en kontraktforhandlingsgruppe, hvor alle parter er repræsenteret. Vælg en konstitueret projektleder, som er i dialog med SPOC’en på hele projektets vegne og den primære tovholder for processen. Lav en plan for kontraktforhandlingsprocessen (ferieplaner, tidsfrister mv.). Samarbejdsaftalen tager typisk længst tid, begynd med den. o Kontakt den offentlige forskningsinstitutions kontraktenhed/tech trans-kontor. De har ofte en skabelon, som parterne kan tilrette til projektets behov. o Den enkelte part kan have behov for at inddrage juridisk assistance, men det anbefales at briefe nytilkomne på den fælles vision med projektsamarbejdet. Få overblik over ressourcer, behov for nyansættelser mv. og aftal dato for projektstart. Beslut om projektet skal have kvart- eller halvårlige udbetalinger. Kom til enighed om medfinansieringsaftalen med bilag (se afsnit 4). Find ud af, hvem der er den enkelte parts tegningsberettigede og indføj disse i medfinansierings- og samarbejdsaftalens underskriftssider. Find ud af, hvem der er den enkelte parts økonomiansvarlige og få denne til at udfylde formular for kontakt- og bankoplysninger (se afsnit 5). Send aftaledokumenterne til SPOC’en efterhånden som de bliver færdige, og senest torsdag den 27. februar 2014. o Medfinansieringsaftale og bilag 3 i word-format med track changes. o Bilag 2 i excel-format. Diskuter SPOC’ens eventuelle forslag til justeringer af aftaledokumenterne. Giv SPOC’en besked om, hvem der skal modtage den endelige aftale (pr. mail) for en effektiv underskrivelsesproces. Følg op på, at tidsfrist for underskrivelse overholdes, og at underskrifter returneres til Fonden. Aftal dato for kick-off med de øvrige projektparter og SPOC’en. Få overleveret det videre ansvar for opstart af aktiviteterne til projektleder og styregruppe, hvis disse ikke allerede har været involveret i aftaleindgåelsen. Holbergsgade 14, 3 1057 København K Tel +45 3363 7280 Side 13 af 13 www.hoejteknologifonden.dk
© Copyright 2024