LOHJAN SEURAKUNTA KOKOUSPÖYTÄKIRJA 8/2014 Kirkkoneuvosto 26.8.2014 208 Paikka ja aika Lohjan seurakuntakeskus, Sibeliuksenkatu 2, 08100 Lohja Tiistaina 26.8.2014 kello 17.30-20.20 Läsnäolevat jäsenet Juhani Korte, puheenjohtaja Kaisa Aarnio Jussi Erkintalo Seppo Iivonen Esa Keinänen Esa Koskinen Kirsi Oksanen Paul Packalén Lea Sornikivi Liisa Mantere, varajäsen Jari Väre, varajäsen Poissaolevat jäsenet Sari Korte, Kaisa Niskala, Uolevi Viita Muut läsnäolevat Aila Saarinen, kirkkovaltuuston puheenjohtaja Katri Lahtiluoma, henkilöstöpäällikkö Pekka Huttunen, hautaustoimen päällikkö Olli Pakalén, Pusulan aluekappalainen Pauliina Tuomanen, Sammatin aluepappi Heikki Marjanen, Nummen aluepappi Päivi Kesälä, kokouksen sihteeri Katja Itämäki, johtava diakoni, poistui klo 18.30 Kokouksen laillisuus ja päätösvaltaisuus Pöytäkirjan tarkistajiksi valittiin Todettiin (§ 153) Pöytäkirja on yleisesti nähtävänä 1.9.2014 Päätökset saavat 22.9.2014 lainvoiman Allekirjoitukset Puheenjohtaja JUHANI KORTE Juhani Korte Pöytäkirjanpitäjä Pöytäkirjan tarkistajat Pykälät 152 - 168 PÄIVI KESÄLÄ Päivi Kesälä Pykälät 152 - 168 JUSSI ERKINTALO SEPPO IIVONEN Jussi Erkintalo Seppo Iivonen LOHJAN SEURAKUNTA KOKOUSPÖYTÄKIRJA Kokouspäivä Kirkkoneuvosto § Sivu 26.8.2014 209 Sisällysluettelo 152. Alkuhartaus............................................................................................ s. 210 153. Kokouksen laillisuus, päätösvaltaisuus ja asioiden käsittelyjärjestys............. s. 210 154. Pöytäkirjan tarkastajien valinta ................................................................ s. 210 155. Diakonian avustusten periaatteet ............................................................ s. 211 156. Hautapaikan luovuttaminen seurakunnalle ............................................... s. 212 157. Hautapaikan luovuttaminen seurakunnalle ............................................... s. 213 158. Hautapaikan luovuttaminen seurakunnalle ............................................... s. 214 159. Pusulan hautausmaan valaisinten ja piharasioiden hankinta ...................... s. 215 160. Maksuvapautusanomus hautauskuluista .................................................. s. 216 161. Hallintojohtaja Risto Hämäläisen irtisanoutuminen .................................... s. 217 162. Hallintojohtajan viran täytön aikataulu ja tehtävien hoitaminen ................. s. 218 163. Palkallisen virkavapauden myöntäminen varhaiskuntoutusta varten ........... s. 220 164. Seurakunnan taloustilanne 7/2013 .......................................................... s. 221 165. Lohjan seurakunnan johtavien viranhaltijoiden päätösluettelot .................. s. 222 166. Ilmoitusasiat ......................................................................................... s. 225 167. Muut asiat.............................................................................................. s. 226 168. Valitusosoituksen antaminen ja kokouksen päättäminen ............................ s. 226 Pöytäkirjan tarkastajien merkinnät Otteen oikeaksi todistaa Lohjalla ____________ Kirkkoneuvosto Kirkkovaltuusto Virka-asema __________________ LOHJAN SEURAKUNTA KOKOUSPÖYTÄKIRJA Kokouspäivä Kirkkoneuvosto 152. 26.8.2014 § Sivu 152-154 210 ALKUHARTAUS Kirkkoherra Juhani Korte avasi kokouksen, toivotti läsnäolijat tervetulleeksi. Laulettiin virsi no 403 1-3. 153. KOKOUKSEN LAILLISUUS, PÄÄTÖSVALTAISUUS JA ASIOIDEN KÄSITTELYJÄRJESTYS Kirkkoneuvoston puheenjohtajan päätösesitys: Kirkkoneuvosto päättää 1. todeta läsnä olevat 2. todeta kokouksen laillisuus ja päätösvaltaisuus 3. päättää asioiden käsittelyjärjestyksestä. Kirkkoneuvoston päätös: Todettiin läsnä olevat ja kokous laillisesti koolle kutsutuksi ja päätösvaltaiseksi. Käsittelyjärjestys on esityslistan mukainen. 154. PÖYTÄKIRJAN TARKISTAJIEN VALINTA Kirkkoneuvoston puheenjohtajan päätösesitys: Kirkkoneuvosto päättää 1. valita pöytäkirjantarkistajiksi Jussi Erkintalo ja Seppo Iivonen. Kirkkoneuvoston päätös: Kirkkoneuvosto päätti yksimielisesti valita pöytäkirjantarkistajiksi Jussi Erkintalon ja Seppo Iivosen. Pöytäkirjan tarkastajien merkinnät Otteen oikeaksi todistaa Lohjalla ____________ Kirkkoneuvosto Kirkkovaltuusto Virka-asema __________________ LOHJAN SEURAKUNTA KOKOUSPÖYTÄKIRJA Kokouspäivä Kirkkoneuvosto 155. 26.8.2014 § Sivu 155 211 DIAKONIAN AVUSTUSTEN PERIAATTEET Lohjan seurakunta on varannut kuluvan vuoden talousarvioon kustannuspaikalle 21241 tilille 4830 ”Diakonia-avustukset” 62.550 € määrärahan. Sekä diakoniatyöntekijöiden tiimissä että kirkkoneuvostossa on aika ajoin noussut esille se, että avustusperiaatteista ja käytännöistä olisi hyvä käydä keskustelu. Etenkin seurakunnan laajennuttua on huomattu avustuskäytäntöjen ja summien olleen täysin erilaiset, siksi on perusteltua käydä lävitse, että kaikki diakoniatyöntekijät toimivat avustustilanteissa samoilla periaatteilla. Johtava diakoniatyöntekijä Katja Itämäki on tehnyt avustustoiminnasta ja periaatteista diakoniatiimin kanssa periaatelinjauksen, joka on liitteenä. Kirkkoherra on kutsunut hänet esittelemään ja taustoittamaan asiaa kirkkoneuvostoon. LIITE 1 Diakoninen avustustoiminta Lohjan seurakunnassa Kirkkoherran päätösesitys: 1. Kirkkoneuvosto keskustelee asiasta annetun materiaalin ja esityksen pohjalta 2. Kirkkoneuvosto merkitsee tiedoksi ja hyväksyy liitteenä olevan asiakirjan ”Diakoninen avustustoiminta Lohjan seurakunnassa” toimintaohjeeksi käytännön diakoniatyössä. Kirkkoneuvoston päätös: Kirkkoneuvosto keskusteli vilkkaasti aiheesta, merkitsi tiedoksi ja hyväksyi ”Diakoninen avustustoiminta Lohjan seurakunnassa” toimintaohjeeksi käytännön diakoniatyössä. Pöytäkirjan tarkastajien merkinnät Otteen oikeaksi todistaa Lohjalla ____________ Kirkkoneuvosto Kirkkovaltuusto Virka-asema __________________ LOHJAN SEURAKUNTA KOKOUSPÖYTÄKIRJA Kokouspäivä Kirkkoneuvosto 26.8.2014 § Sivu 156 212 156. HAUTAPAIKAN LUOVUTTAMINEN SEURAKUNNALLE 157. HAUTAPAIKAN LUOVUTTAMINEN SEURAKUNNALLE 158. HAUTAPAIKAN LUOVUTTAMINEN SEURAKUNNALLE 159. PUSULAN HAUTAUSMAAN VALAISINTEN JA PIHARASIOIDEN HANKINTA Pusulan hautausmaan vesijohtoverkon rakentaminen sekä valaistuksen ja pistorasiaverkon kaapelointi valmistuu elokuun aikana. Valaisimista ja piharasioista pylväineen on pyydetty tarjoukset kolmelta toimittajalta. Tarjoukset pyydettiin jättämään 22.8. mennessä. Tarjoajat ja tarjoushinnat olivat seuraavat: Ahlsell Oy Onninen Oy SLO Oy 15.027,00 € 12.941,22 € 13.151,13 € Tarjoushintoihin lisätään alv. 24 %. Tarjoukset on nähtävänä kokouksessa. Hautaustoimen päällikön päätösesitys: Kirkkoneuvosto päättää, että Pusulan hautausmaan valaisinten, piharasioiden ja pylväiden toimittajaksi valitaan halvimman tarjouksen antanut Onninen Oy. Kirkkoneuvoston päätös: Esitys hyväksyttiin yksimielisesti. Pöytäkirjan tarkastajien merkinnät Otteen oikeaksi todistaa Lohjalla ____________ Kirkkoneuvosto Kirkkovaltuusto Virka-asema __________________ LOHJAN SEURAKUNTA KOKOUSPÖYTÄKIRJA Kokouspäivä Kirkkoneuvosto 26.8.2014 § Sivu 160 216 160. MAKSUVAPAUTUSANOMUS HAUTAUSKULUISTA 161. HALLINTOJOHTAJA RISTO HÄMÄLÄISEN IRTISANOUTUMINEN Hallintojohtaja Risto Hämäläinen on toimittanut kirkkoneuvostolle 28.7.2014 päivätyn irtisanoutumisilmoituksen, jossa hän pyytää eroa Lohjan seurakunnan hallintojohtajan virasta 1.9.2014 alkaen. ERONPYYNTÖ HALLINTOJOHTAJAN VIRASTA Arvoisa kirkkoneuvosto, pyydän kunnioittavasti eroa Lohjan seurakunnan hallintojohtajan virasta 1.9.2014 lukien. Lopella 28.7.2014 Risto Hämäläinen Risto Hämäläinen on aloittanut Lohjan seurakunnan palveluksessa 8.3.2011. Tällä hetkellä on virkavapaalla, joka päättyy 31.8.2014. Viranhaltijan irtisanoutumisaika on vähintään yksi kuukausi, jos palvelussuhde on jatkunut keskeytyksettä yli vuoden, mutta enintään neljä vuotta (KL 6:55§). Eron myöntää se viranomainen, joka myös valitsee viranhaltijan. Tukipalvelujen johtosäännön mukaan hallintojohtajan viran täyttämisestä päättää kirkkovaltuusto. Henkilöstöpäällikön päätösesitys: Kirkkoneuvosto päättää esittää kirkkovaltuustolle, että Risto Hämäläiselle myönnetään ero hallintojohtajan virasta 1.9.2014 alkaen. Kirkkoneuvoston päätös: Esitys hyväksyttiin yksimielisesti. Pöytäkirjan tarkastajien merkinnät Otteen oikeaksi todistaa Lohjalla ____________ Kirkkoneuvosto Kirkkovaltuusto Virka-asema __________________ LOHJAN SEURAKUNTA KOKOUSPÖYTÄKIRJA Kokouspäivä Kirkkoneuvosto 162. 26.8.2014 § Sivu 162 218 HALLINTOJOHTAJAN VIRAN TÄYTÖN AIKATAULU JA TEHTÄVIEN HOITAMINEN Hallintojohtaja Risto Hämäläinen on irtisanoutunut Lohjan seurakunnan palveluksesta 1.9.2014 alkaen siirtyäkseen vakinaisesti Espoon seurakuntayhtymän hallintojohtajan virkaan. Ennen irtisanoutumistaan Risto Hämäläinen oli puoli vuotta virkavapaalla, joka hänelle myönnettiin uuden viran koeajaksi. Hallintojohtajan viran täyttöprosessi käynnistettiin maaliskuussa 2014 (KN 11.3.2014/§ 49). Virkaa haki 22 henkilöä. Kirkkoneuvoston asettama työryhmä (Juhani Korte, Katri Lahtiluoma, Paul Packalén, Kirsi Oksanen ja Kaisa Niskala) haastatteli neljä hakijaa. Haastattelujen pohjalta työryhmän yksimielinen näkemys oli, että ketään haastatelluista ei lähetetä soveltuvuusarviointiin, ja että hakuprosessia jatketaan. Kirkkoneuvosto päätti keskeyttää viran täyttöprosessin ja julistaa sen uudelleen haettavaksi syksyllä 2014. Samalla kirkkoneuvosto valtuutti kirkkoherran aloittamaan sijaisen rekrytoinnin. (KN 20.5.2014/§107). Sijaista etsittiin touko-kesäkuussa omia verkostoja hyödyntäen, mutta sopivaa henkilöä ei löytynyt. Yksi haastattelussa käynyt henkilö olisi mahdollisesti käytettävissä tammikuun 2015 alusta lukien taloushallinnon asiantuntijatehtäviin. Viran täytön aikataulu Viran täytön periaatteisiin kuuluu, että vapautunut virka tulee täyttää mahdollisimman pian. Tässä yhteydessä on kuitenkin aiheellista käydä keskustelua siitä, onko hallintojohtajan virka tarkoituksenmukaista julistaa uudelleen haettavaksi nyt syksyllä vai vasta keväällä 2015. Viran täytön siirtämistä keväälle puoltaa hallinnossa meneillään olevat isot hankkeet, erityisesti Kirkon palvelukeskuksen asiakkaaksi siirtyminen, seurakuntavaalit sekä budjetin ja toimintasuunnitelman laatiminen. Nämä projektit työllistävät merkittävällä tavalla johtoa sekä talous- ja henkilöstöhallinnon työntekijöitä alkavana syksynä. Uuden avainhenkilön rekrytointi ja työhön perehdyttäminen olisi hyvä tehdä vähemmän hektisessä tilanteessa. Mikäli valinta olisi keväällä 2015, uusi hallintojohtaja voisi rauhassa perehtyä työhönsä ja pääsisi hyvissä ajoin tutustumaan budjetin laatimiseen. Viran tehtävien hoitaminen ennen viran täyttöä Viran täytön viivästyessä ja mahdollisesti siirtyessä keväälle 2015, on tarpeen keskustella ja päättää myös hallintojohtajan viran tehtävien hoitamisesta siihen saakka, kunnes virka täytetään vakinaisesti. Hallintojohtajan virkavapauden aikana hallintojohtajan työhön kuuluvista päivittäisistä juoksevista tehtävistä on vastannut ensisijaisesti henkilöstöpäällikkö (Lohjan seurakunnan tukipalvelujen johtosäännön 4:12 §:n mukaisesti henkilöpäällikkö toimii hallintojohtajan sijaisena). Jatkossa hallinnon tehtäviä on tarpeen jakaa ja järjestellä Pöytäkirjan tarkastajien merkinnät Otteen oikeaksi todistaa Lohjalla ____________ Kirkkoneuvosto Kirkkovaltuusto Virka-asema __________________ LOHJAN SEURAKUNTA KOKOUSPÖYTÄKIRJA Kokouspäivä § Sivu uudelleen johtoryhmän kesken. Työnjaosta on tarkoitus keskustella syyskuun alussa, kun kaikki johtoryhmän jäsenet ovat palanneet vuosilomilta töihin. Kirkkoneuvosto 26.8.2014 162 219 Syksyn osalta hallintojohtajan tehtäviin kuuluu olennaisena osana budjetin ja toimintasuunnitelman laatiminen. Vuoden 2015 budjetin valmistelutyöt hoidetaan talon sisäisin työjärjestelyin. Tarvittaessa ostetaan lisätyövoimaa taloushallinnon rutiinitehtäviin. Kirkkoherran päätösesitys: Kirkkoneuvosto käy lähetekeskustelun hallintojohtajan viran täytön aikataulusta ja tehtävien hoitamisesta. Käsittely: Käsittelyn aikana kirkkoherra päätti muuttaa päätösesitystään siten, että lähetekeskustelun päätteeksi kirkkoherra nimeää vt.hallintojohtajan tehtävvän 1.9.2014 alkaen oman virkatehtävän lisäksi henkilöstöpäällikkö Katri Lahtiluoman. Kirkkoneuvoston päätös: Esitys hyväksyttiin yksimielisesti. Pöytäkirjan tarkastajien merkinnät Otteen oikeaksi todistaa Lohjalla ____________ Kirkkoneuvosto Kirkkovaltuusto Virka-asema __________________ LOHJAN SEURAKUNTA KOKOUSPÖYTÄKIRJA Kokouspäivä Kirkkoneuvosto 26.8.2014 163. HENKILÖSTÖASIA 164. SEURAKUNNAN TALOUSTILANNE 7/2013 § Sivu 163 220 Selvityksenä kuluvan vuoden taloudellisesta tilanteesta on ohessa toteutumavertailu (liite 6) 31.7.2014 mennessä, jossa vertailutietona ovat kuluvan vuoden talousarvion luvut, joihin toteutumaa verrataan sekä euroina että prosentteina. Toimintatuottojen toteutuma on 52,2% ja toimintakulujen toteutuma 54,3%. Kulutoteumien osalta seuraavia huomioita:    Henkilöstökulut 57,8 % Palvelujen ostot 56,5 % Aineiden, tarvikkeiden ja tavaroiden ostot 46,5 % Toisena yhteenvetona on toteutumavertailu jossa vertailutietona ovat vuosien 2014 ja 2013 toteutumaluvut. Kolmantena on yhteenveto verotulojen kertymisestä tammi-heinäkuulta 2014 (liite 8). Kaikissa verotuloissa on lisäystä viime vuoden vastaavaan ajankohtaan yhteensä n. 3,7 % (ansiotuloverojen lisäystä 3,6 % ja yhteisöverojen osalta lisäystä 14,3 %). Rahoituslaskelma 31.7.2014 mennessä sekä raportti investointien toteutumisesta tuodaan kokoukseen. LIITTEET 6 7 8 9 10 Toteumavertailu Toteumavertailu 2014, 2013 Verotulojen kertymä Rahoituslaskelma (tuodaan pöydälle) Investointien toteuma (tuodaan pöydälle) Henkilöstöpäällikön päätösesitys: Kirkkoneuvosto päättää merkitä tiedokseen selvityksen taloudellisesta tilanteesta 7/2014. Kirkkoneuvoston päätös: Esitys hyväksyttiin yksimielisesti. Pöytäkirjan tarkastajien merkinnät Otteen oikeaksi todistaa Lohjalla ____________ Kirkkoneuvosto Kirkkovaltuusto Virka-asema __________________ LOHJAN SEURAKUNTA KOKOUSPÖYTÄKIRJA Kokouspäivä Kirkkoneuvosto 26.8.2014 § Sivu 165 222 165. LOHJAN SEURAKUNNAN JOHTAVIEN VIRANHALTIJOIDEN PÄÄTÖSLUETTELOT 166. ILMOITUSASIOITA Päätösesitys: Kirkkoneuvosto päättää merkitä tiedoksi seuraavat ilmoitusasiat:      Kirkkohallituksen yleiskirjeet 14-17/2014 Liite 11 Työmarkkinalaitoksen yleiskirjeet A5-12/2014 Liite 12 Espoon hiippakunnan tuomiokapitulin päätökset 17.6., 19.8.2014 Liite 13 Sammatin alueneuvoston pöytäkirja 4/2014 Liite 14 Saapunut Vapaaehtoinen lähimmäispalvelun Toimintakatsaus 1.1.-30.6.2014 Kirkkoneuvoston päätös: Esitys hyväksyttiin yksimielisesti. Pöytäkirjan tarkastajien merkinnät Otteen oikeaksi todistaa Lohjalla ____________ Kirkkoneuvosto Kirkkovaltuusto Virka-asema __________________ LOHJAN SEURAKUNTA KOKOUSPÖYTÄKIRJA Kokouspäivä Kirkkoneuvosto 167. 23.4.2014 § Sivu 167-168 226 MUUT ASIAT  Hautausmaakatselmuksesta sopiminen Sovittiin katselmuksen päiväksi ti 9.9.2014. Yhteislähtö hautaustoimen päällikön Pekka Huttusen johdolla kirkkoherranviraston, Laurinkatu 40, 08100 Lohja pihasta klo 13.00.  Kõbanyan ystävyysseurakunnasta Unkarista oli vieraita ke 20.8. Pyhän Laurin kirkon iltamessussa. Vierailun yhteydessä nimettiin juhlallisesti Seurakuntakeskuksen takkahuone Kõbanya-tuvaksi. Paul Packalén kertoi Unkarin ystävyysseurakuntatoiminnan syntymisestä ja vierailuista täällä ja Unkarissa.  Pusulan hautausmaan uurnalehdon siunaustilaisuus su 12.10.2014 klo 12 alkaen Messulla. Siunauksen toimittaa piispa Tapio Luoma. Toimituksen jälkeen seurakuntatalolla kirkkokahvit.  Karjalohjan seurakunnan 400 vuotisen taipaleen kunniaksi on Liisa Mantere toimittanut juhlakirjan. Kirja kertoo Karjalohjan ihmisistä ja tarinoita kotikirkolta. Kirja oli esillä kokouksessa. Lisäksi Liisa Mantereelta on saapunut tiedustelu kirjan toimittamisen palkkioista. Asiasta tehdään esitys seuraavaan kirkkoneuvoston kokoukseen.  168. Jäsen Lea Sornikivi otti esille, että talousarvioon 2015 tulisi varata toimikuntien ja alueneuvostojen jäsenille ja varajäsenille matkakorvaukset ja kokouspalkkiot. VALITUSOSOITUKSEN ANTAMINEN JA KOKOUKSEN PÄÄTTÄMINEN Puheenjohtaja antoi oikaisuvaatimusohjeet ja valitusosoituksen, joka liitetään pöytäkirjaan. Puheenjohtaja päätti kokouksen klo 19.45. Pöytäkirjan tarkastajien merkinnät Otteen oikeaksi todistaa Lohjalla ____________ Kirkkoneuvosto Kirkkovaltuusto Virka-asema __________________