Suomen Partiolaiset – Finlands Scouter ry Tilausjärjestelmä Lippukuntaohjeet 1 Ohjeet lippukunnan kalenteriasiamiehelle Tilausjärjestelmä Tilausjärjestelmän lippukuntaohjeet 2010 Teksti: Eero Tuomenoksa Toimitus: Eero Tuomenoksa Kuvat: Eero Tuomenoksa ja Timo Kästämä Julkaistu: 19.8.2010 Julkaisija: Suomen Partiolaiset – Finlands Scouter ry 2010 2 Ohjeet lippukunnan kalenteriasiamiehelle Tilausjärjestelmä Sisältö Sisältö.................................................................................................................................................. 3 Pikaopas ............................................................................................................................................. 4 Yleistä ................................................................................................................................................. 5 Tilausjärjestelmä ............................................................................................................................ 5 Sisään............................................................................................................................................... 5 Omat tietosi.................................................................................................................................... 5 Lippukunnan etusivu .................................................................................................................... 6 Lippukunnan tilaukset .................................................................................................................. 6 Tilausten tekeminen ...................................................................................................................... 7 Alikäyttäjän luominen ................................................................................................................... 7 Kampanja ........................................................................................................................................... 8 Tuotteiden luovuttaminen ryhmille ja myyjille .......................................................................... 8 Vaihtoehto ”Henkilökohtainen kirjaaminen” ............................................................................ 8 Myyjä ja ryhmätietojen muokkaaminen ...................................................................................... 8 Tuotteiden tiedot ........................................................................................................................... 8 Vaihtoehto ”Ryhmäkohtainen kirjaaminen”.............................................................................. 9 Vaihtoehto ”Lippukuntakohtainen kirjaaminen” ...................................................................... 9 Palkintojen tilaaminen................................................................................................................. 10 Myynti-ilmoitukset .......................................................................................................................... 10 Myyntitempaus ......................................................................................................................... 10 Yhteyshenkilö ........................................................................................................................... 10 Aluemyynti ................................................................................................................................ 11 Kolomyynti ............................................................................................................................... 11 3 Ohjeet lippukunnan kalenteriasiamiehelle Tilausjärjestelmä Pikaopas Tässä kappaleessa on kerrottu yleisimmät toiminnot lyhyesti. Tilaus 1. Etusivu -> Tee tilaus 2. Merkitse tilattava määrä 3. Täytä yhteystiedot 4. Valitse toimitustapa 5. Paina ”Lähetä tilaus piiriin” Myyjien tiedot 1. Etusivu -> Hallinnoi kampanjaa 2. Syötä myyjän etu ja sukunimi 3. Syötä ryhmän nimi 4. Paina ”Tallenna tiedot” 5. Syötä toisen myyjän nimi 6. Valitse pudotusvalikosta ryhmä tai luo uusi kirjoittamalla 7. Merkitse ensimmäiseen sarakkeeseen luovutettujen kalentereiden määrä 8. Merkitse kampanjan aikana myyjä kohtaisesti myydyt, tilitetyt ja palautetut kalenterit 9. Muista tallentaa syöttämäsi tiedot painamalla ”Tallenna tiedot” Salasanan vaihto 1. Etusivu -> Vaihda Salasana 2. Syötä vanha salasanasi 3. Syötä uusi salasanasi kahdesti 4. Tallenna uusi salasana painamalla ”Lähetä” Myyntipaikat ilmoitus 1. Etusivu -> Muokkaa Myyntipaikkoja 2. Valitse myyntilaji: Tempaus, Yhteyshenkilö, Alue tai Kolo 3. Valitse paikkakuntasi listalta 4. Valitse myynti alkaa ja milloin se päättyy 5. Syötä osoitekenttää mahdollisimman selkeä ja tarkka tieto siitä missä myyntiä suoritetaan 6. Valitse myynnin viikonpäivät ja kellonajat 7. Paina ”Lähetä” Palkintotilaus 1. Etusivu -> Palkintotilaukset 2. Valitse myyjittäin haluamasi palkinnot 3. Paina ”Lähetä” Raportit 1. Etusivu -> Myyntiraportit 2. Lataa haluamasi raportti excel-muodossa 4 Ohjeet lippukunnan kalenteriasiamiehelle Tilausjärjestelmä Yleistä Tilausjärjestelmä Tilausjärjestelmä löytyy osoitteesta www.partio.fi/kalenterit. Jokaiselle lippukunnalle, jolle on merkitty kalenteriasiamies Polkuun, on lähetetty yhdet tunnukset tilausjärjestelmään. Jos tunnuksia ei ole tullut, on lippukunnan asetettava aktiivinen kalenteriasiamiehen pesti jäsenrekisteri Polkuun ja ilmoitettava tästä omaan piiritoimistoon. Tilausjärjestelmän kautta hoidetaan adventtikalenterien (ja piirien muitten tuotteiden) tilaaminen ja myynnin raportointi. Tilausjärjestelmä ei hoida laskutusta. Sisään Siirry osoitteeseen www.partio.fi/kalenterit. Etusivulta pääset kirjautumaan sinulle toimitetuilla tunnuksilla. Mikäli sinulle ei ole toimitettu tunnuksia, ota yhteyttä piiritoimistoosi. Omat tietosi Kun olet kirjautunut sisään, pääset muokkaamaan profiilisia. Voit vaihtaa salasanasi, sähköpostiosoitteesi, puhelinnumerosi ja järjestelmän kielen. Voit myös tilata sähköposti-ilmoituksen uusista tapahtumista järjestelmään. 5 Ohjeet lippukunnan kalenteriasiamiehelle Tilausjärjestelmä Lippukunnan etusivu Lippukunnan etusivulle on koottu tärkeimmät tiedot nykyisestä ja edellisen vuoden kampanjasta. Lippukunnan tilaukset Lippukunnan tilaukset kertyvät omalle sivulleen. Sivulta näet missä vaiheessa tilauksesi etenee ja voit myös päivittää tilaustasi, ellei tilaus ole jo lukittu. 6 Ohjeet lippukunnan kalenteriasiamiehelle Tilausjärjestelmä Tilausten tekeminen 1. Valitse kirjautumisen jälkeen etusivulta linkki ”Tee uusi tilaus” 2. Syötä haluamasi määrä kullekin tuotteelle 3. Valitse toimitustapa: Nouto tai Postitus. Jos valitsit ”Nouto”, kirjaa myös noutajan nimi. 4. Voit halutessasi lisätä kommenttikenttään (esim. miten pääset hakemaan tilausta) 5. Tilaus lähetetään eteenpäin piirin, painamalla ”Lähetä tilaus piiriin” 6. Tilaus on nyt siirtynyt ”odottaa” tilaan 7. Kun piiri on vastaanottanut tilauksesi (Tila: ”vastaanotettu”) et enää voi muuttaa tilaustasi. Alikäyttäjän luominen Mikäli haluat luoda lippukunnallesi toisen käyttäjän myynnin kirjaamiseen se onnistuu seuraavasti: 1. Valitse lippukuntasi etusivulta ”Lisää käyttäjä” 2. Täytä perustiedot 3. Valitse käyttöoikeustaso 4. Vahvista uusi käyttäjä painamalla ”Lähetä” 5. Ilmoita uudelle käyttäjälle hänen tunnuksensa 7 Ohjeet lippukunnan kalenteriasiamiehelle Tilausjärjestelmä Kampanja Tuotteiden luovuttaminen ryhmille ja myyjille Voit kirjata luovuttamasi (tai etukäteen tilatut) tuotteiden määrät tilausjärjestelmään, kohdasta ”Hallinnoi kampanjaa”. Voit kirjata tiedot tässä kohtaa henkilö- tai ryhmätasolla tai kummallakin tasolla sekaisin. Oleellista on, että kirjaat kaikki edelleen luovuttamasi kalenterit järjestelmään. Vaihtoehto ”Henkilökohtainen kirjaaminen” 1. Kirjaa henkilön nimi. Etunimi ja Sukunimi kirjoitetaan eri kenttiin. Jälkeenpäin voit piilottaa haluamiasi sarakkeita lennosta. 2. Lisää henkilö ryhmään, jos ryhmää ei ole, pitää luoda uusi ryhmä. Voit luoda ryhmä, kirjoittamalla ryhmän nimen tyhjään laatikkoon alasvetovalikon ”Valitse ryhmä” alle. Vahvista uusi ryhmä painamalla ”Tallenna tiedot”-nappulaa osion vasemmasta ylä- tai alareunasta. 3. Kirjaa henkilölle luovutettujen tuotteiden määrä sarakkeeseen ”luovutettu”. Kampanjan aikana voit käydä kirjaamassa henkilölle lisää tuotteita luovutetuksi. Voit myös kirjata myytyjä, maksettuja tai palautettuja tuotteita. Myyjä ja ryhmätietojen muokkaaminen Halutessasi voit lajitella myyjät aakkosjärjestykseen sarakkeittain. Tämä onnistuu kun napsautat ko. sarakkeen otsikkoa esim. ryhmä. Mikäli haluat muokata tai poistaa myyjän tai ryhmän, se onnistuu napsauttamalla ko. nimeä. Huomio! jos poistat ryhmän siihen kiinnitetyt henkilöt poistuvat myös. Tuotteiden tiedot Voit kirjata myyntejä heti, kun saat niistä tiedot. Myynti- ja palautustiedot kirjataan samaan taulukkoon luovutettujen kalentereiden kanssa. Sarakkeita ovat: • Etunimi • Sukunimi • Ryhmä • Luovutettu (Vihreä nuoli alaspäin) • Myyty (Keltainen M-kirjain) • Maksettu (Sininen €) • Palautettu (Vihreä nuoli ylöspäin) • Palautettavaa (Punainen nuoli ylöspäin)(Ei muokattavissa) Sarakkeiden tiedot muodostuvat seuraavan kaavan avulla: Luovutettu= Maksettu + Palautettu + Palautettavaa Esim. Villelle on luovutettu 10 Adventtikalenteria, hän on myynyt niistä 5 ja tilittänyt 3. Näin ollen Villen saldo palautettavaksi on 7 kalenteria. 8 Ohjeet lippukunnan kalenteriasiamiehelle Tilausjärjestelmä Sarakkeiden piilottaminen Voit piilottaa haluamasi sarakkeet poistamalla ruksin alasarakkeen nimen edestä. Tämä toiminto löytyy osion yläosasta otsikolla Näytä. Alasarakkeet saa näkyviin vastaavasti laittamalla ruksin takaisin. Tietojen kuljettaminen offline-tilassa Voit siirtää myyntitaulukon tiedot excel-tiedostoon ja tuoda sieltä takaisin järjestelmään. Excel-tiedostossa voit päivittää luovutettujen, myytyjen, maksettujen ja palauttettujen kalentereiden määriä. Excel-tiedostossa et voi kuitenkaan lisätä uusia myyjiä tai ryhmiä. 1. Lataa Excel linkistä ”Vie myyntiluvut CSV-tiedostoon(Excel)” 2. Tallenna Excel-tiedosto koneellesi 3. Muokkaa haluamiasi numerotietoja 4. Tuo Excel linkistä ” Tuo myyntiluvut CSV-tiedostoon(Excel)” Vaihtoehto ”Ryhmäkohtainen kirjaaminen” Ryhmäkohtaisesti voidaan kirjata samoin kuin henkilökohtaisesti. Ainoa ero on että, henkilöitä on vain yksi ryhmää kohden eli ryhmänjohtaja (tai henkilö jolle kalenterit on luovutettu.). Vaihtoehto ”Lippukuntakohtainen kirjaaminen” Lippukuntakohtaisesti voidaan kirjata samoin kuin henkilökohtaisesti. Ainoa ero on että, henkilöitä on vain yksi esim. asiamies itse. Voit seurata myyntiä myös ryhmäkohtaisesti Ja koko lippukunnan osalta: 9 Ohjeet lippukunnan kalenteriasiamiehelle Tilausjärjestelmä Palkintojen tilaaminen Kun kampanja on päättymässä on aika tilata piirikohtaiset palkinnot. Palkintojen tilaaminen onnistuu Palkintotilaukset sivulta. Sivulle tulostuu järjestelmään kirjaamasi myyjät. Pudotusvalikosta valitaan sopiva palkinto, järjestelmä ilmoittaa tallentamisen jälkeen jos myyjälle on saatavilla hinnaltaan kalliimpi palkinto. Valitse siis palkinnot ja paina tallenna-nappia. Kun haluat lähettää valmiin palkintotilauksen piiriin, paina lähetä-nappia. Myynti-ilmoitukset Partion julkisilla sivuilla on listattu adventtikalentereiden myyntipaikkoja ja myyjien yhteystietoja. Mikäli haluat että oma kampanjasi pääsee listalle, toimi seuraavasti: Valitse etusivulta linkki ”Muokkaa myyntipaikkoja”. Voit valita neljästä erimyynti tyylistä: Myyntitempaus, Yhteyshenkilö, Aluemyynti ja Kolo-myynti. Voit halutessasi lisätä vaikka kaikki neljä tapaa ja esimerkiksi useamman myyntitempauksen kerralla. Huomio että lippukunta tulee automaattisesti näkyviin julkiselle puolelle. Myyntitempaus *- merkityt kohdat eivät näy julkisella puolella, mutta vaikuttavat siihen miten hakutulokset listautuvat. 1. Valitse paikkakunta pudotusvalikosta * 2. Valitse tempauksen aloituspäivä 3. Valitse tempauksen päättymispäivä * 4. Kirjoita osoite mahdollisimman selkeästi ja tarkasti. Esim. Prisman ala-aula, Särmäkuja 7 5. Merkitse viikonpäivät ja kellonajat 6. Tallenna painamalla ”Lähetä” Huomio että lippukunta tulee automaattisesti näkyviin julkiselle puolelle. Yhteyshenkilö *- merkityt kohdat eivät näy julkisella puolella, mutta vaikuttavat siihen miten hakutulokset listautuvat. 1. Valitse paikkakunta pudotusvalikosta * 2. Valitse tempauksen aloituspäivä 3. Valitse tempauksen päättymispäivä * 4. Kirjoita osoite mahdollisimman selkeästi ja tarkasti. Esim. Partiopolku 7 B 5 5. Täytä lisätietokentät. Huomio että nämä tiedot tulevat allekkain samaan sarakkeeseen. 6. Tallenna painamalla ”Lähetä” 10 Ohjeet lippukunnan kalenteriasiamiehelle Tilausjärjestelmä Aluemyynti merkityt kohdat eivät näy julkisella puolella, mutta vaikuttavat siihen miten hakutulokset listautuvat. 1. Valitse paikkakunta pudotusvalikosta * 2. Valitse tempauksen aloituspäivä 3. Valitse tempauksen päättymispäivä * 4. Kirjoita myyntialue mahdollisimman selkeästi ja tarkasti. Esim. Hervanta 5. Täytä lisätietokentät. Huomio että nämä tiedot tulevat allekkain samaan sarakkeeseen. 6. Tallenna painamalla ”Lähetä” Huomio että lippukunta tulee automaattisesti näkyviin julkiselle puolelle. Kolomyynti *- merkityt kohdat eivät näy julkisella puolella, mutta vaikuttavat siihen miten hakutulokset listautuvat. 1. Valitse paikkakunta pudotusvalikosta * 2. Valitse tempauksen aloituspäivä 3. Valitse tempauksen päättymispäivä * 4. Kirjoita osoite mahdollisimman selkeästi ja tarkasti. Esim. Partiokolon, Särmäkuja 7; sisäänkäynti Partio-oven takaa. 5. Merkitse viikonpäivät ja kellonajat 6. Tallenna painamalla ”Lähetä” Huomio että lippukunta tulee automaattisesti näkyviin julkiselle puolelle. 11 Ohjeet lippukunnan kalenteriasiamiehelle Tilausjärjestelmä 12