lemonsoft - Ohjelma
LEMONSOFT RATKAISUKUVAUS Lemonsoft ratkaisukuvaus on tarkoitettu ohjelmiston monipuolisten ominaisuuksien arviointia varten. Ratkaisukuvaus kertoo, mitä kaikkea voitte Lemonsoftin avulla toteuttaa, ohjata ja seurata. Tämän ratkaisukuvauksen pohjalta on mahdollista arvioida, mitä hyötyä Lemonsoftista on liiketoiminnallenne. lemonsoft Y R I T Y S O H J E L M I S TO T 2 lemonsoft Esipuhe Tervetuloa tutustumaan Lemonsoftin raikkaaseen maailmaan! Lemonsoft on erittäin laaja ohjelmisto. Sen ominaisuuksien kuvaaminen muutamalla sanalla on mahdotonta niin, että sen pohjalta voisi tehdä päätöksen investoinnin puolesta. Tämän ratkaisukuvauksen avulla voit tutustua ominaisuuksiin ja tehdä harkitun päätöksen ohjelmiston hankinnasta sekä aloittaa valmistautumisen käyttöönottoon. Lemonsoft haluaa olla tunnettu seuraavista asioista: Liiketoiminnan kehittäjiä ja mallintajia Lemonsoft on ohjelmisto, joka on tehty liiketoiminnan ohjaamiseen ja kehittämiseen. Mallintamalla perusteellisesti asiakkaidemme prosessit, saamme ohjelmiston integroitua saumattomaksi ja huomaamattomaksi osaksi asiakkaidemme toimintaa. Tavoitteenamme on, että Lemonsoft sopii kunkin asiakkaamme liiketoimintamalliin ja kehittää sitä jo käyttöönottovaiheessa. Olemme lähellä asiakasta Lemonsoft on käyttöönoton jälkeen olennainen osa yrityksen ja sen työntekijöiden päivittäistä rutiinia. Sen avulla kehitetään ja ohjataan koko liiketoimintaa. Jotta työnteko sujuisi joustavasti ja ongelmitta myös uusissa tilanteissa, on tärkeää, että olemme helposti ja nopeasti asiakkaan saatavilla. Kattava ja jatkuvasti laajeneva edustajaverkostomme varmistaa nopean avun saannin läheltänne. Olemme saaneet kehuja siitä, että asiakkaan arjessa mukana elävä edustaja pystyy joustavasti reagoimaan muutos- ja kehitystarpeisiin. Lemonsoft pidetään raikkaana Lemonsoft tuo sitruunanraikkaan tuulahduksen ohjelmistomarkkinoille. Joustavuus ja uudenlainen tapa toimia näkyvät tuotekehityksessä käyttämässämme teknologiassa sekä henkilökunnassamme. Jatkuvasti uudistuva Lemonsoft-järjestelmä säilyy tuoreena ja raikkaana vuosikausia! Sitruuna on vaativa kasvuympäristöltään. Lemonsoft on myös kohdennettu tarkasti kohderyhmilleen. Jotta hyöty ohjelmiston ominaisuuksista saadaan käyttöön täydellisesti, olemme mallintaneet käyttöönottoprosessin sujuvaksi projektiksi. Lemonsoft-järjestelmä koostuu moduuleista samalla tavalla kuin sitruuna lohkoista. Pienen yrityksen ei ole pakko ostaa koko ohjelmistoa kerralla, vaan sopivan kokoisina paloina vähitellen. Modulaarisuus on myös järkevää käyttäjien näkökulmasta, sillä turhat ja hyödyttömät ominaisuudet eivät häiritse käyttäjiä. Menestystä liiketoiminnallenne! Lemonsoft Oy Harri Karttunen Kari Joki-Hollanti Toimitusjohtaja Tuotekehitysjohtaja harri.karttunen@lemonsoft.fi kari.joki-hollanti@lemonsoft.fi lemonsoft 3 Johdanto Tämä ratkaisukuvaus antaa sinulle kokonaiskuvan Lemonsoft-yritysohjelmista ja esittelee ne ohjelman ominaisuudet, joista on hyötyä omalle liiketoiminnallesi. Tämän ratkaisukuvauksen lisäksi saat tietoa ohjelmakohtaisista esitteistä, joissa on listattuna ominaisuudet. Tulostemalleja löydät Lemonsoft-mallitulosteista. Sisältö Johdanto..........................................................................4 Lemonsoft-yritysohjelmistot.............................................5 Uusin teknologia käytössä - pitkä elinkaari......................5 Lemonsoft toimintaympäristöt.........................................6 Työasemasovellusten käyttöliittymä..........................6 Selainkäyttöliittymät..................................................6 Mobiilikäyttöliittymät.................................................6 Kotimainen ohjelmisto.....................................................7 Yleisiä ominaisuuksia......................................................8 Tilannekohtainen ohje...............................................8 Personointi................................................................8 Moni-ikkuna ympäristö..............................................9 Tilannekohtaiset valikot.............................................9 Tiedon haku ja näkymät............................................9 Kieli ja valuutat.......................................................10 Linkit ja kuvat.........................................................10 Moniyritys- ja monitoimipaikka -tuki.......................10 Tietueen tapahtumat ja ohjelman tapahtumat.........11 Porautuminen..........................................................11 Muotoiltu teksti.......................................................11 Raportointi.....................................................................12 Yleistä.....................................................................12 Käyttöliittymä..........................................................12 Raporttijonot...........................................................12 Raporttijonojen automatisointi.................................13 Yrityksen prosessit.........................................................14 Yleistä.....................................................................14 Prosessien kuvaaminen..........................................14 Toimintokohtainen ohje............................................14 Johdon työkalut..............................................................15 Myyntibudjetti.........................................................15 Mittarit....................................................................15 Ostosopimusten hallinta..........................................15 Kassavirta...............................................................16 Myyjäseuranta........................................................16 Tuloslaskelma ja tase..............................................16 Johdon raportointi...................................................16 Asiakkuuden hallinta (CRM)..........................................19 Asiakastiedot..........................................................19 Kohderyhmät...........................................................19 Kohderyhmäkeskus.................................................20 Soittolista................................................................20 Asiakaskeskus........................................................20 Tapahtumat.............................................................21 Ryhmäkalenteri.......................................................21 Tapahtumakeskus...................................................21 Omat tapahtumat....................................................21 Sopimusten käsittely...............................................22 Tarjouslaskenta.............................................................23 Tarjousten tekeminen..............................................23 Tarjousten seuranta.................................................23 Varastokirjanpito............................................................26 Nimikkeen perustiedot.............................................26 Varastopaikat..........................................................26 Yksiköt....................................................................26 Tuotekategoriat........................................................26 Nimikkeen tekstit ja kuvat.......................................27 Nimikkeen attribuutit...............................................27 Tuoterakenne...........................................................27 Yksilölliset tuoterakenteet........................................27 Tuotekonfiguraattori.................................................28 Kustannuslaskenta..................................................29 Valmistuskirjaus......................................................29 Sarja- ja eränumerokäsittely...................................29 EAN-koodit..............................................................29 Hyllykäsittely...........................................................29 Inventointi...............................................................30 Kokolajitelmat.........................................................30 4 lemonsoft Tuotehallinta...........................................................30 Tuotekeskus............................................................30 Myyntitilaukset..............................................................31 Myyntitilausten kirjaaminen....................................31 Tulosteet.................................................................31 Toimitukset..............................................................31 Myyntitilauskeskus..................................................31 Tilausseuranta........................................................32 Tilausportaali..........................................................32 Raportointi..............................................................32 Hinnastot................................................................32 Ostotilaukset.................................................................34 Ostotilausten kirjaaminen suoraan..........................34 Ostaminen suoraan myyntitilaukselta......................34 Ostotyökalu.............................................................34 Ostojen ennustaminen............................................35 Ostaminen työlle.....................................................35 Ostotilauksen vahvistaminen..................................35 Ostotilauskeskus.....................................................35 Ostotilauksen saapuminen......................................35 Intrastat........................................................................36 Tuonnin tilastointi....................................................36 Myynnin tilastointi...................................................36 Poikkeamat....................................................................37 Poikkeamien kirjaaminen........................................37 Seuranta.................................................................37 Huoltotöiden käsittely....................................................38 Huoltotöiden kirjaaminen.........................................38 Huoltoresurssien varaaminen..................................38 Huoltotöiden käsittely..............................................38 Huoltohistoria..........................................................39 Kannattavuusseuranta............................................39 Huoltoportaali.........................................................39 Raportointi..............................................................39 Tuotanto........................................................................40 Työvaiheet ja alihankinta.........................................40 Työvaihekohtainen materiaali..................................40 Koneet.....................................................................40 Kuormitus...............................................................40 Tuotantotyön lisääminen..........................................40 Tuotantolista...........................................................41 Työjono....................................................................41 Tuotantokalenteri.....................................................41 Työnumerot / kiinteät työt........................................41 Koontityöt................................................................42 Tapahtumien kirjaaminen........................................42 Tuotantotilanne.......................................................42 Jälkilaskelmat.........................................................42 Keskeneräinen tuotanto (KET).................................42 Tuotannon keräily....................................................43 Leimauspääte.........................................................43 Läpimenoaika..........................................................43 Projektinhallinta.............................................................46 Tapahtumien kohdistus projektille...........................46 Projektin perustiedot...............................................46 Projektivaiheet........................................................47 Projektikeskus.........................................................47 Projektikalenteri......................................................47 Kuormittaminen......................................................48 Microsoft Office Project...........................................48 Työaikojen kerääminen............................................48 Projektitunnit ja laskutus.........................................48 Ostolaskujen kauttalaskuttaminen...........................48 Projektilaskelmat.....................................................48 Tapahtumat.............................................................48 Leimauspääte................................................................49 Työajan seuranta.....................................................49 Tuotantotöiden leimaukset.......................................49 Projektileimaukset...................................................49 Palkanlaskenta..............................................................50 Palkkalajit...............................................................50 Palkanlaskennan asetukset.....................................50 Palkkojen luonti.......................................................51 Palkanlaskenta........................................................51 Palkkojen maksatus................................................51 Raportointi..............................................................52 Tyvi – tietovirrat yritysten ja viranomaisten välillä...52 Työtuntien hyväksyntä.............................................52 Matkalaskut...................................................................53 Matkalaskujen kirjaaminen.....................................53 Matkalaskujen hyväksyntä......................................53 Matkalaskuportaali..................................................53 Laskutus / myyntireskontra............................................54 Laskutus.................................................................54 Laskujen lähettäminen............................................54 Laskutus tilauksilta.................................................54 Sopimuslaskutus / laskutuskeskus..........................54 Maksukehotukset....................................................55 Korkolaskut.............................................................55 Suoritusten kirjaaminen..........................................55 Myyntireskontrakeskus............................................55 Saldo-ote................................................................56 Raportit...................................................................56 Kassa............................................................................57 Lemonsoft Kassan ominaisuuksia...........................57 Ostoreskontra................................................................58 Ostolaskujen kirjaaminen........................................58 Ostolaskujen skannaaminen ja kierrätys.................58 Kierrätys portaalissa...............................................58 Verkkolaskut............................................................58 Ostolasku ostotilaukselta........................................58 Maksatus................................................................59 Maksuerät...............................................................59 Ostoreskontrakeskus...............................................59 Raportointi..............................................................59 Pankkiyhteys.................................................................60 Nykyaikainen Web Service -yhteys..........................60 Tiliotteiden käsittely................................................60 Aineistojen käsittely................................................60 Kirjanpito.......................................................................61 Tilikaudet................................................................61 Tositteiden kirjaaminen ja korjaaminen....................61 Reaaliaikainen saldoseuranta..................................61 Kirjanpitoaineisto....................................................61 Lukittujen osakirjanpitojen muokkaaminen..............62 Tapahtumakysely....................................................62 Budjetti...................................................................62 Konsernikirjanpito...................................................62 Tasekirja.................................................................63 Automaattiviennit....................................................63 Kausiveroilmoitus....................................................64 Tilikartta..................................................................64 Kustannuspaikat ja toimintolaskelmat.....................64 Tuloslaskelma / tase...............................................65 Veroilmoitus............................................................65 Muita toimintoja......................................................65 Muut raportit...........................................................65 Lemonsoftin teknologia..................................................66 Käytetyt teknologiat.................................................66 Arkkitehtuuri..................................................................67 Tietosuoja......................................................................68 Rajapinnat.....................................................................69 XML ja CSV-rajapinnat.............................................69 OVT-rajapinnat........................................................69 Palvelurajapinnat – Webservices.............................69 Kirjanpito-ohjelmat.................................................69 Käyttöönoton muistilista................................................70 Lemonsoft-yritysohjelmistot Lemonsoft on toiminnanohjauksen kokonaisratkaisu, joka on jaettu seuraavasti: Taloushallinto Henkilöstöhallinto Asiakkuudenhallinta (CRM) Logistiikka Tuotannonohjaus Projektinhallinta Huoltotöiden käsittely Kassa Johdon työkalut Mobiiliratkaisut Palvelurajapinnat (webservice) Web-portaalit Toimialakohtaiset erityispiirteet Lemonsoft-yritysohjelmilla hoidat yrityksesi kirjanpidon, laskutuksen, reskontrat, palkanlaskennan, työajan seurannan, varastokirjanpidon, tilausten käsittelyt, osto- ja myyntisopimusten hallinnan ja tuotannonohjauksen. Lisäksi hoidat projektinhallinnan, huoltotöiden käsittelyn, kassatoiminnot, kassavirran ja tilastoinnin. Ominaisuudet ja toiminnallisuus perustuvat vuosien yhteistyöhön käyttäjien kanssa. Voit ottaa käyttöösi vaikka vain yksittäisen ohjelman, kuten palkanlaskennan ja tarvittaessa laajentaa järjestelmää myöhemmin. Uusin teknologia käytössä - pitkä elinkaari Teemme Lemonsoft-yritysohjelmat uusimmalla Microsoftin teknologialla. Ohjelmistoarkkitehtimme on mukana Suomen Microsoftin arkkitehtiryhmässä. Tutkimme ja testaamme uutta teknologiaa ja luomme sillä uusia käyttökokemuksia käyttäjillemme. Lemonsoft on läpäissyt Works with Server 2008- ja Works with SQL Server 2008 -testit. Löydät lisätietoja Lemonsoftin käyttämästä teknologiasta tämän kuvauksen lopusta. lemonsoft 5 Lemonsoft toimintaympäristöt Työasemasovellusten käyttöliittymä Lemonsoftin Windows-ohjelmien käyttöliittymä on looginen ja helposti omaksuttava. Toiminnoille on tyypillistä, ettei käyttäjälle esitetä toimintaa ohjaavia optioita, jotka voivat aiheuttaa inhimillisiä virheitä. Sen sijaan toimintaa ohjaavat asiat on tallennettu jo aiemmin esimerkiksi asiakkaan perustietoihin tai tuoterakenteelle. Kun käynnistät Lemonsoftin, tervehtii sinua oletusarvoisesti prosessivalikko, joka kuvaa yrityksen perusprosessit. Voit valita prosessivalikosta suoraan haluamasi toiminnon tai käynnistää jonkun ohjelman. Voit myös määritellä automaattisesti käynnistyvän ohjelman itse. Ikkunan yläosasta valitset haluamasi ohjelman tai toiminnon. Pääruudun vasen lohko esittää tekemättömät työsi ja saamasi viestit. Voit myös lisätä usein käyttämiesi dokumenttien linkit suosikit-kohtaan. Ikkunan alaosaan voit määritellä raportointikauden. Tehtyäsi tämän määrittelyn, ehdottaa ohjelma raporteille ko. aikajaksoa. Haku-kentässä voit suorittaa pikahakuja. Selainkäyttöliittymät Lemonsoftin portaalit toimivat saman bisneslogiikan päällä kuin työasemasovelluksetkin. Portaalit on tarkoitettu liikkuvalle henkilöstölle, jälleenmyyjille ja loppuasiakkaille. Käyttäjätasoja on kolme: Intranet – oma henkilökunta, Extranet – jälleenmyyjät ja muut käyttäjät. Intranet-käyttäjät pääsevät käyttämään käyttöoikeuksiensa puitteissa kaikkia sovelluksia. Extranet-käyttäjät käyttävät tyypillisesti tilausportaalia ja tarkastelevat omien loppuasiakkaidensa tietoja. Mobiilikäyttöliittymät Lemonsoft toimii myös mobiililaitteissa. Tyypillisin sovellusalue on varastotoimintoihin liittyvät ratkaisut. Myös tuotannon keräily ja huoltotoiminnot ovat tuettuina. Mobiiliratkaisuista saat lisätietoa ohjelmakohtaisista esitteistä. 6 lemonsoft Kotimainen ohjelmisto Me Lemonsoft Oy:ssä haluamme korostaa tuotteemme ja palvelumme korkeaa kotimaisuutta. Lemonsoft-yritysohjelmistot onkin 100 % kotimainen ohjelmisto. Toimimme suomalaisten yritysten kanssa, työllistämme suomalaisia ja kehitämme tuotteita ja palvelujamme laadukkaasti yhteistyössä suomalaisten yrittäjien kanssa. Henkilöstömme on 100 % kotimaista ja tuotekehityksemme nojaa kotimaiseen osaamiseen. Kotimaisena toimijana tiedämme yritysten tarpeet ja reagoimme paikallisiin tarpeisiin parhaiten. Suomen lainsäädännön osaamisellamme on myös suuri merkitys, kun kehitämme ohjelmistoa ja sen ominaisuuksia suomalaisen yrittäjän liiketoimintaan. lemonsoft Y R I T Y S O H J E L M I S TO T Lemonsoft-yritysohjelmistolle onkin myönnetty Suomalaisen Työn Liiton Avainlipputunnus. Reilun pelin henki on sisäänrakennettu suomalaisuuteen, ja siksi myös asiakkaamme ja yhteistyökumppanimme Avainlipun nähtyään mieltävät tuotteemme vastuullisesti tehdyksi ja palvelun vastuullisesti tuotetuksi. Olemme kotimainen toimija lähellä asiakastamme ja asiakkaan arjessa. lemonsoft 7 Yleisiä ominaisuuksia Kukin Lemonsoft-ohjelma noudattaa samaa peruslogiikkaa. Käyttäjää ei rasiteta turhilla optioilla, vaan eri toimintoihin liittyvät asetukset on kerrottu muuten. Tilannekohtainen ohje Lemonsoftin ohjekirjojen lisäksi voit lukea toiminnoista tilannekohtaisesta ohjeesta. Pääset ohjeisiin toiminnoissa olevista kysymysmerkki-painikkeista. Ohjeesta voit myös hakea tietoa ja siirtyä nopeasti ohjeen eri kohtiin. Ajantasaisin ohje löytyy aina internetistä. Personointi Lemonsoft on erittäin laaja ohjelmisto, eikä yksittäinen käyttäjä tarvitse omassa työssään kaikkia toimintoja. Voit määritellä käyttäjäkohtaisesti mitä ohjelmia hän voi käyttää. Määrittelyt teet selkeässä lisenssi-ikkunassa, jossa jaat hankitut lisenssit eri henkilöille. Voit rajoittaa toimintoja myös ohjelmakohtaisesti. Voit esimerkiksi estää asiakkaiden perustamisen tietyiltä käyttäjiltä kokonaan. Aiheesta on lisätietoja tietosuojaluvussa. Mikäli tarvitset uusia tietokenttiä omiin käyttötarkoituksiisi, voit muodostaa kenttiä jokaisessa pääohjelmassa. Voit piirtää ruudun haluamaksesi. Käytössäsi ovat tekstikentän lisäksi valintalista, päivämäärä ja valinta. Voit myös muokata listamuotoista tietoa haluamaksesi. Ohjelmassa on valmiina eri käyttötarkoituksiin useita eri tyylitiedostoja, mutta voit tehdä näitä lisääkin. Voit lisätä uusia sarakkeita, piilottaa olemassa olevia, vaihtaa järjestystä ja leveyttä. Voit myös muuttaa värejä ja kirjasinta. 8 lemonsoft Moni-ikkuna ympäristö Käynnistät ohjelmat pääruudun työskentelyalueelle. Voit avata useita eri ohjelmia ja vieläpä useita kopioita samasta ohjelmasta. Tämän voit toki tarvittaessa estääkin. Voit tehostaa työskentelyäsi merkittävästi, kun voit siirtyä ikkunasta toiseen nopeasti. Myös perinteisempi käyttötapa on mahdollista. Tällöin pidät ikkunat täysikokoisina ja siirryt ikkunasta toiseen, joko sulkemalla päällimmäisen tai siirtymällä avoimiin ikkunoihin valikosta tai näppäimistön avulla. Tilannekohtaiset valikot Tilannekohtaisten valikoiden avulla pääset nopeasti tekemään eri toimintoja. Tilannekohtaiset valikot saat esiin hiiren oikealla painikkeella. Valikko ei häiritse normaalia käyttöliittymää vaan selkeyttää sitä. Kuvassa on myyntitilausten tilannekohtainen valikko. Tiedon haku ja näkymät Lemonsoftissa voit hakea lähes kaikilla tiedoilla. Voit myös tehdä negaatiohakuja eli etsiä tietoja, joissa ei esiinny antamiasi tietoja. Voit tallentaa hakutiedot näkymäksi ja hyödyntää tätä myöhemmin. Voit myös pikahakea tietoa yksinkertaisesti antamalla hakutiedot ja painamalla enter. Voit käyttää hyväksesi myös ennustavaa hakua. Hakiessasi tuotetta tai asiakasta, esittää ohjelma listan kirjoittamaasi hakutietoon täsmäävistä tiedoista. Lista tarkentuu sitä mukaa kuin kirjoitat hakutietoa. lemonsoft 9 Kieli ja valuutat Voit käyttää Lemonsoftia suomeksi, englanniksi tai ruotsiksi. Tulosteet tukevat muitakin kieliä. Termit tosin joudut muiden kielten osalta kääntämään itse. Valuuttakäsittely on luonnollisesti tuettuna laajasti. Valuutat voit päivittää suoraan webistä. Linkit ja kuvat Voit tallentaa linkkejä kaikkiin Lemonsoftin pääohjelmiin. Voit myös tulostaa linkit siihen kytketyn ohjelman avulla. Voit tyypittää linkit ja tulostaa esimerkiksi tarjouksessa olevat tekniset tiedot kaikki kerralla. Voit myös poimia linkkejä sähköpostin liitteeksi esimerkiksi tilausvahvistuksen tai tarjouksen yhteydessä. Kuvat eroavat linkeistä siten, että ne tallennetaan suoraan tietokantaan. Linkit ovat tiedostoja palvelimella, joista Lemonsoft tallentaa polun ja tiedoston nimen. Moniyritys- ja monitoimipaikka -tuki Lemonsoft tukee monitoimipaikkatyöskentelyä. Tietyt asetukset ja lomakkeiden tiedot ovat toimipaikkakohtaisia. Henkilölle kytketään oletustoimipaikka ja tämän perusteella tarjoukselle, tilaukselle ym. ehdotetaan toimipaikkaa. Voit perustaa yrityksiä rajattomasti. Käyttäjä näkee ne yritykset, joihin hänellä on oikeus. Uuden yrityksen perustaminen tapahtuu ’velholla’, joka ohjaa tekemään alkurutiinit. Usean yrityksen käsittelyyn on kiinnitetty huomiota. Voit esimerkiksi muodostaa tyvi-aineistot usealle yritykselle kerrallaan. Tilitoimistoympäristössä voit kuitata viitesuoritukset kerralla kaikkiin yrityksiin. Moniyritysympäristössä järjestelmän pääkäyttäjän rooli korostuu. Järjestelmällä voi olla useita pääkäyttäjiä ja heitä varten on erillinen hallintakeskusohjelma, jonka avulla hallintarutiinit on helppo hoitaa keskitetysti. Voit esimerkiksi ajaa tietokannan analysoinnin valitsemillesi yrityksille. 10 lemonsoft Tietueen tapahtumat ja ohjelman tapahtumat Aina kun teet muutoksia tietokantaan, tallentaa Lemonsoft tästä tiedon. Myös kaikista poistamisista muodostuu loki. Näin on jäljitettävissä muutosten ja poistamisten tekijät. Lokitus tehdään suoraan tietokannassa, joten myös mahdolliset Lemonsoftin ohi tehdyt poistamiset näkyvät. Ohjelman tapahtumiin kirjautuvat toiminnot, joita teet. Esimerkiksi myyntitilaukselta näet koska ja kuka on tulostanut lähetteen, toimittanut tai laskuttanut. Porautuminen Porautumisella tarkoitetaan sitä, että näet kohteesta mistä se on tullut, tai minne se on mennyt. Näet esimerkiksi myyntitilaukselta mistä tarjouksesta se on mahdollisesti muodostunut, mitä ostotilauksia siitä tehtiin ja mitä myyntilaskuja tilaukselta muodostui. Muotoiltu teksti Lemonsoftin viesteissä ja vapaassa tekstissä voit käyttää hyväksesi tekstin muotoilua. Tekstiä voit kirjoittaa vaikka kuinka paljon ja käytössäsi ovat normaalit tekstin muotoilukeinot. Muotoiltu teksti myös tulostuu paperille. lemonsoft 11 Raportointi Yleistä Lemonsoftin raportointi on tehty standardiksi muodostuneella Crystal Reports -raporttigeneraattorilla. Työkalu on tarkoitettu myös loppukäyttäjille ja Lemonsoftissa onkin huomioitu omien raporttien tekeminen. Voit muokata olemassa olevia raportteja tai tehdä kokonaan uusia. Voit myös lisätä rajauskenttiä Lemonsoftin raportointikeskuksesta. Käyttöliittymä Raporttien ja lomakkeiden tulostusikkuna on selkeä ja sisältää runsaasti toiminnallisuutta. Näet käytössä olevat raporttipohjat vasemmalla listassa. Kun valitset raporttipohjan, näet lyhyen selitteen sisällöstä. Voit tallentaa rajauksia myöhemmin käytettäväksi. Tallentamiasi rajauksia voit myös hyödyntää raporttien automatisoinnissa. Tulostat raportit suoraan kirjoittimelle, sähköpostiin tai esikatseluun. Ennen varsinaista esikatselua koko ruudulla, voit tarkastella raportin sisältöä myös samassa ikkunassa. Vertaa-toiminnolla voit vertailla kahta eri raporttia esikatselussa. Raporttijonot Lemonsoftin raporttijonojen avulla voit muodostaa usein käyttämistäsi raporteista raporttijonoja ja tulostaa ne sitten kerralla. Voit muodostaa raporttijonoja haluamasi määrän ja poimia kuhunkin tarvitsemasi raportit. Voit määritellä raporttijonolle yksittäisistä raporteista poikkeavat rajaukset. Tyypillisesti ainut tarvittava rajaus on ajanjakso ja sekin hoituu aikavakioilla. 12 lemonsoft Raporttijonojen automatisointi Raporttijonojen etuna on helpomman käytettävyyden lisäksi automatisointi. Voit ajastaa raporttijonon tulostumaan tiettyyn aikaan automaattisesti. Voit jaella raportin sähköpostiin, tiedostoon tai suoraan kirjoittimelle. Raporttijono voi samalla ajastuksella koskea useaa eri yritystä ja raportin vastaanottajia voi olla useita. lemonsoft 13 Yrityksen prosessit Yleistä Monessa yrityksessä kuvataan omia prosesseja ja toimintatapoja. Valitettavan usein nämä jäävät kuitenkin powerpoint-kalvoihin, sisäisiin sähköposteihin ja irrallisiin dokumentteihin. Jalkautus organisaatioon tehdään palaverien yhteydessä, jonka jälkeen asia tavallaan unohtuu. Prosessien kuvaaminen Lemonsoftissa asiaa on lähdetty lähestymään siten, että kuvaat yrityksen prosessit suoraan ohjelman sisään. Purat prosessit haluamallesi tasolle ja kuvaat ne. Määrittelet myös vastuuhenkilön. Sanallisen kuvauksen lisäksi voit piirtää havainnollisen vuokaavion. Vuokaaviot ovat hyviä etenkin prosessin ylätasolla. Näin uudet käyttäjät saavat yleiskuvan prosessista. Määrittelet prosesseille myös toistuvuuden. Esimerkiksi maksuvaatimusten lähetys asiakkaille joka perjantai klo 14:00. Näin saat organisaatiotason kalenterin eri toiminnoista. Toimintokohtainen ohje Prosessi voidaan kytkeä Lemonsoftin toimintoon. Esimerkiksi uuden myyntitilauksen tekeminen on tälläinen toiminto. Voit määritellä toiminnolle ohjeen, joka tulee automaattisesti näkyviin, kun käyttäjä tekee toimintoa. Ohje voi tulla näkyviin vain kerran tai niin kauan kuin käyttäjä haluaa. Ohjeen voi myös luoda lennosta. 14 lemonsoft Johdon työkalut Lemonsoft Johdon työkalut on suunnattu yritysjohdolle. Työkalujen avulla näet reaaliajassa yrityksesi taloudellisen tilanteen ja suunnittelet tulevaa. Myyntibudjetti Lemonsoftin avulla myyntibudjetin tekeminen on nopeaa ja havainnollista. Valitset vain ensin tilikauden ja annat vuositavoitteesi. Tämän jälkeen määrittelet kuukausijakauman ja yritystason budjetti on valmis. Seuraavaksi teet budjetin myyjätasolla. Halutessasi voit viedä budjetin vielä tuoteryhmä- ja asiakastasolle saakka. Budjetin merkitys seurannassa on tärkeä ja pystyt havainnollisesti näkemään mahdolliset myynnin pullonkaulat ja onnistumiset. Mittarit Mittarit on kokoelma erilaisia tunnuslukuja, joiden avulla näet nopeasti ja reaaliajassa missä yrityksesi menee. Mittareita on tarkoitus tuottaa jokaiselle osa-alueelle. Tätä kirjoitettaessa käytössä ovat taloushallinnon mittarit: - myynti kuukausittain suhteessa budjettiin - liikevaihto suhteessa budjettiin - suurimmat avoimet myyntilaskut - myyntisaamiset - lähiaikoina erääntyvät ostolaskut - ostovelat Ostosopimusten hallinta Ostosopimuksiin syötät kaikki säännölliset menosi, kuten vuokrat, lainan korot, sähkölaskut ja leasingmaksut. Voit liittää varsinaisen sopimuksen liitteeksi ja syöttää muut perustiedot. Näin hallitset ostosopimuksiasi yhdestä paikasta ja voit nopeasti tarkistaa sopimusten ehdot ja muut tiedot. Voit muodostaa ostolaskun sopimustietojen pohjalta ostolaskua syöttäessäsi. Ostosopimukset toimivat myös kassavirran apuna tulevia rahavirtoja tarkastaltaessa. lemonsoft 15 Kassavirta Lemonsoftin Kassavirta kertoo yrityksesi tulevan rahaliikenteen reaaliaikaisesti ja havainnollisesti. Tulopuolelle voit ottaa mukaan laskutuksen, sopimuslaskut, myyntitilaukset ja jopa tarjoukset. Menopuolelle voit laskea mukaan vastaavasti palkat, ostolaskut, ostosopimukset ja ostotilaukset. Voit esittää graafisen käyrän joko pelkästä kassavirrasta tai ottaa mukaan tulo- ja menopuolen kuvaajan. Samat tiedot näet myös lukuina. Voit rajata vanhat myyntisaamiset pois alkusaldosta. Myyjäseuranta Lemonsoft sisältää useita työkaluja myynnin ja myyjien tekemisten seuraamiseksi. Yksi näistä työkaluista on myyjäseuranta, jonka avulla näet nopeasti myyjäkohtaisen laskutuksen suhteessa budjettiin. Voit valita seuranta-ajanjakson itse ja ohjelma laskee tiedot reaaliajassa. Voit jakaa yksittäisen laskun rivitasolla eri myyjille. Luonnollisesti myyjäseuranta lähtee liikkeelle jo tarjouslaskennasta. Tuloslaskelma ja tase Tuloslaskelmaa paperilta luettaessa tulee usein mieleen mistähän tämäkin luku koostuu? Lemonsoftin tuloslaskelma ja tase -työkalun avulla voit tarkastella tietoja ruudulla. Voit porautua tulostuskaavassa haluamallesi tasolle. Käytössäsi ovat samat tulostuskaavat kuin paperiversiossakin. Näet tiedot koko tilikaudelta kuukausitason summina. Voit porautua tietoon tarkemmin tuplaklikkaamalla tietoa. Tällöin pääset kirjanpitotositteelle, josta voit edelleen porautua vaikka yksittäiseen ostolaskuun saakka. Ostolaskut on luonnollisesti skannattavissa järjestelmään, joten näet laskukopion ruudulla. Näet tiedot myös graafisesti ja voit esimerkiksi tarkastella toteutunutta kassavirtaa. Myös vertailu budjettiin on mahdollista. Voit myös siirtää tiedot Excel-ohjelmaan, jossa voit edelleen jatkojalostaa tietoja haluamaasi muotoon. Esimerkiksi konsernin emoyritysten usein edellyttämät tiedot voi hoitaa tällä tavoin kätevästi. 16 lemonsoft Johdon raportointi Johdon raportointiin on kerätty iso joukko tilastollisia raportteja. Saat tilastot: - asiakkaittain - asiakasryhmittäin - tuotteittain - tuoteryhmittäin - myyjittäin Ja näistä sitten erilaisia yhdistelmiä. Osassa raporteista on vertailu vastaavaan kauteen tai budjettiin. Voit tulostaa raportit katetiedolla tai ilman. Omien raporttien tekeminen on helppoa käyttäen hyväksi jotain olemassa olevaa pohjaa. Raporteista on olemassa oma mallitulostedokumentti. Pyydä se myyjältäsi. lemonsoft 17 18 lemonsoft Asiakkuuden hallinta (CRM) Lemonsoft Asiakkuudenhallinta -ohjelman avulla keskität asiakas- ja toimittajasuhteesi yhteen paikkaan, helposti käytettäväksi ja hyödynnettäväksi kokonaisuudeksi. Johdat myös myyntitiimiäsi ja annat heille tehokkaat seuranta- ja analysointityökalut. Asiakastiedot Asiakasrekisteri muodostaa pohjan monelle toiminnanohjauksen perustoiminnolle. Kattavat asiakastiedot on ryhmitelty loogisiin kokonaisuuksiin. Sekä asiakkaille että asiakkaiden yhteyshenkilöille voit määritellä ominaisuuksia, joihin asiakas tai yhteyshenkilö liitetään. Näitä tietoja, kuten kaikkia muitakin, voit käyttää hyväksi hakemisessa ja kampanjoiden muodostamisessa. Voit määritellä asiakkaille useita eri seuranta- ja luokittelukohteita. Mikäli valmiit tiedot eivät riitä, voit perustaa omia tietokenttiä. Voit määritellä asiakkaalle laskutus- ja tilaajatiedon. Voit myös määritellä toimitusosoitteet yhteyshenkilötasolla. Kohderyhmät Kohderyhmien avulla keräät asiakasmassasta asiakkaita erilaisiin ryhmiin markkinointia varten. Opetat kohderyhmälle yhden kerran rajaustiedot, joiden avulla ohjelma sitten poimii asiakkaat ja henkilöt kohderyhmään. Tämän jälkeen kun myyjät tai muut henkilöt luokittelevat asiakastietoja oman työn ohessa, on asiakas automaattisesti myös oikeissa kohderyhmissä. Markkinoinnin ei tarvitse erikseen kysellä myyjiltä asiakkaita erilaisiin tapahtumiin, vaan prosessi tapahtuu automaattisesti muun työn ohessa. Kohderyhmälle voit luoda massatapahtumia, joukkokirjeitä ja sähköposteja. Kohderyhmä voi myös toimia soittolistana tai ilmoittautumispohjana tapahtumiin. lemonsoft 19 Kohderyhmäkeskus Kohderyhmäkeskuksen avulla hallitset erilaiset kohderyhmät keskitetysti. Näet perustietojen lisäksi kohderyhmän henkilöt ja kohderyhmälle tehdyt tapahtumat. Soittolista Lemonsoft-soittolista on asiakkuudenhallinnan (CRM) laajennus, jonka avulla hallitset kontaktointilistat. Muodostat ensin kohderyhmän normaaliin tapaan. Tämän jälkeen käynnistät soittolistatoiminnon. Ohjelma esittää kontaktoivat henkilöt yksitellen. Mikäli henkilö ei vastaa, määrittelet uuden yhteydenottoajan. Jos kontaktointi johti jatkotoimiin, merkitset tämänkin järjestelmään. Puhelun aikana voit kirjata määrämuotoista tietoa vapaan tekstin lisäksi. Soitot kerääntyvät asiakkaan historiatietoihin. Näet helposti, ketkä henkilökunnasta ovat olleet asiakkaaseen yhteydessä ja mitä asia on koskenut. Asiakaskeskus Asiakaskeskus kerää yhteen asiakkaaseen liittyvät tärkeimmät tiedot ja toimii eri toimintojen lähtöpisteenä. Asiakaskeskus-ruudulta näet yhdellä silmäyksellä tärkeimmät asiakkaaseen liittyvät tiedot. Näitä tietoja ovat: - tapahtumat - tarjoukset - myynti- tai ostotilaukset - laskut - sopimustuotteet - huoltohistoria - projektit - poikkeamat / reklamaatiot Lisäksi näet kuukausitason myynnin suhteessa budjettiin. Voit myös tehdä uusia tapahtumia, tarjouksia ja muita asioita. Voit myös lähettää sähköpostin, joka jää talteen kaikkien nähtäväksi. Lisäksi voit automatisoida kirjeiden muodostamisen Word-lomakkeiden avulla. 20 lemonsoft Tapahtumat Tapahtumilla tarkoitetaan asiakkaaseen, projektiin tai yrityksen sisäisiin asioihin liittyvää tapahtumaa, joka on määrämuotoisesti luokiteltu. Tapahtumien avulla seuraat mitä yrityksessäsi tehdään. Voit myös tilastoida esimerkiksi myyjien tekemät asiakaskäynnit ja muut kontaktit. Voit myös liittää tapahtumaan erilaisia liitedokumentteja, jotka tallentuvat tietokantaan. Voit kohdistaa tapahtuman myös muille yrityksesi henkilöille ja ohjata työn tehtäväksi jollekin toiselle. Ryhmäkalenteri Jos olet käyttänyt Outlookin kalenteria, osaat käyttää Lemonsoftin ryhmäkalenteria. Ryhmäkalenteri näyttää yrityksesi työntekijöiden kalenterit ja on synkronoitu Outlookin kanssa. Voit kirjata tapahtumia suoraan kalenteriin tai tehdä kirjauksen crm-tapahtuman kautta. Myös toistuvien tapahtumien tekeminen on mahdollista ja tätä ominaisuutta voit hyödyntää esimerkiksi säännöllisissä huoltokäynneissä. Tapahtumakeskus Tapahtumakeskuksessa tarkastelet kirjattuja tapahtumia organisaatio-, asiakas- tai projektitasolla. Voit rajoittaa tapahtumat tietyn tilan tapahtumiin. Voit siirtää töitä toiselle henkilölle ja muokata tapahtuman tietoja. Omat tapahtumat Omat tapahtumat -toiminto on tarkoitettu omien tehtäviesi hallintaan. Kirjaat töitä aloitetuksi ja valmiiksi. Samalla voit kerätä työaikaa ja kohdistaa sitä esimerkiksi projekteille. Näet myös sisäiset viestit, joita saat muilta käyttäjiltä tai ohjelmalta. lemonsoft 21 Sopimusten käsittely Voit kirjata asiakkaalle yhden tai useampia sopimuksia. Sopimuksilla on useita eri käyttötarkoituksia, joista tyypillisimpiä ovat: - huoltokohteiden luetteleminen - säännöllisen laskutuksen, kuten vuokrien ja huoltosopimusten hallinnointi - jäsenmaksulaskutus - mittarilukemiin perustuvan laskutuksen hallinnointi - asiakkaan lainaamien tai hallussa olevien tuotteiden luettelointi - leasingtietojen kirjaaminen Sopimuksia kirjataan siis laskutusta, huoltoja ja markkinointia varten. Voit myös määritellä sopimuksen muodostamaan säännöllisiä tapahtumia kalenteriin. Tapahtumat kohdistuvat sopimuksen huoltohenkilölle. Voit muodostaa sopimuksista myyntilaskujen lisäksi myynti- tai huoltotilauksia. 22 lemonsoft Tarjouslaskenta Lemonsoft Tarjouslaskennan avulla vakioit yrityksesi tarjousten tekemisen. Myyjien toimintatavat yhtenäistyvät ja pystyt seuraamaan tarjouskantaa monipuolisesti eri näkökulmista. Tarjousten tekeminen Kirjaat tarjoukset joko asiakaskeskuksen kautta tai käynnistämällä tarjouslaskentaohjelman suoraan. Asiakkaan haet joko asiakasrekisteristä tai sitten vain kirjoitat asiakastiedot. Osto-myynti tuotteissa haet tuotetiedot riville. Voit ryhmitellä rivit loogisiin kokonaisuuksiin ja seurata katteita rivi-, positio- (=kokonaisuus) ja loppusumma -tasolla. Valmistettavien tuotteiden osalta saat laskettua omakustannushinnan arvioimalla materiaalin määrän ja työajat. Voit määritellä katteet erikseen materiaalille, työlle, alihankinnalle ja asetusajalle. Voit kirjata tarjoukselle runsaasti vapaata tekstiä. Seuraavalla sivulla on esimerkki kansisivu-tyyppisestä tarjouksesta. Tarjousten laskenta voi olla hyvinkin monimutkaista. Tällöin voit käyttää hyväksi Excel-yhteyttä. Voit määritellä tarjouksen kulkemaan määriteltyä myyntiputkea. Näitä myyntiputkia voi olla useita erityyppisiä tarjouksia ajatellen. Myyntiputki voi myös sisältää kilpailijoiden tiedot. Tämä mahdollistaa kilpailijaseurannan. Voit myös ennustaa tarjouksen kaupaksi ja jopa laskutuspäivän. Tätä tietoa voit hyödyntää kassavirrassa. Tarjousten seuranta Voit seurata tarjouksia tarjouskeskuksessa useasta eri näkökulmasta. Voit myös seurata myyntiputkessa olevia tarjouksia graafisesti ja saada hyvän kokonaiskuvan yrityksen kokonaistarjouskannasta tai yksittäisen myyntitiimin tai yksittäisen myyjän tarjouskannan tilanteesta. Myyntiputken ideana on siirtää tarjousta kohti kauppaa. Määrittelet myyntiputken vaiheet ja edellytykset itse. Tämä seurantatapa soveltuu erityisesti pitkäkestoisille tarjouksille. lemonsoft 23 24 lemonsoft lemonsoft 25 Varastokirjanpito Lemonsoft Varastokirjanpito muodostaa pohjan logistiikan ja tuotannon toiminnalle. Ohjelma tukee hylly- ja varastopaikkakäsittelyä. Tilaustenkäsittely, laskutus, kassa ja tuotanto kirjaavat automaattisesti varastotapahtumia. Myös sarja- ja eränumeroiden käsittely on tuettuna. Nimikkeen perustiedot Määrittelet nimikkeen perustiedot nimikerekisterissä. Ylläpidettäviä tietoja on erittäin runsaasti erilaisiin käyttötarkoituksiin. Nimikkeen ominaisuudet kertovat käyttötarkoituksen. Ohjelmassa valmiina olevien käyttötarkoitusten lisäksi voit määritellä omia. Myynti- ja ostohintoja voit ylläpitää joko verollisina tai verottomina. Nimikkeellä on useita ostohintoja, joita ohjelma ylläpitää. Näitä ovat varastokohtainen keskiostohinta, edellinen ostohinta, toimittajan hinta, omakustannushinta ja kuluhinta. Voit määritellä nimikkeelle useita toimittajia. Kullakin toimittajalla voi olla oma tuotekoodi ja hinnat. Tuotehaun tarjouksille, tilauksille ja laskulle voit tehdä tuotekoodilla, hakutunnuksella, EAN-koodilla, toimittajan koodilla, pakettikoodilla sekä sarjanumerolla. Ja luonnollisesti myös nimikkeellä haku onnistuu. Varastopaikat Lemonsoft tukee monivarastokäsittelyä. Voit määritellä tarvitsemasi määrän seurattavia varastopaikkoja. Varastopaikkoja ovat tyypillisesti yrityksen eri toimipisteet tai vaikkapa autossa olevat tavarat. Varastopaikalla hoidetaan myös esimerkiksi karanteenivarastot. Lemonsoft ylläpitää varastosaldon lisäksi tulossa-, menossa-, valmistumassa- ja tuotannon varaussaldoja. Lisäksi näet keskiostohinnan ja tapahtumien päivämäärät sekä hyllytiedot. Yksiköt Voit määritellä tuotteelle useita eri yksiköitä. Yksiköiden käyttötarkoitus voi olla hinta-, varasto-, myynti- tai ostoyksikkö. Varastoyksikön ja muiden yksiköiden välille määrittelet muuntokertoimen oikean varastomäärän päivittymisen takia. Yksiköllä on oma paino-, tilavuus- ja kollitieto. Voit myös määritellä oletusmäärän, jota esimerkiksi myyntiyksikölle ehdotetaan myytäessä. Myös täyspakkausalennus on tuettuna. Tuotekategoriat Tuotekategoria on tuoteryhmän kaltainen ryhmittely. Mutta toisinkuin tuoteryhmissä, tuote voi kuulua useaan tuotekategoriaan. Ominaisuus on käyttökelpoinen etenkin webissä, jolloin tuote voidaan esittää varsinaisen ryhmän lisäksi esimerkiksi tarjoustuotteissa. 26 lemonsoft Nimikkeen tekstit ja kuvat Nimikkeellä voi olla useita tekstejä ja tietokantaan tallennettavia kuvia. Tekstejä voit käyttää moneen eri tarkoitukseen. Tyypillisin käyttötarkoitus on tuotekuvaus, jota ehdotetaan myös tarjous- ja tilausriveille. Tuotekuvat voit hakea joko levyltä, skannata suoraan skannerilta tai lukea kamerasta. Voit tulostaa kuvat esimerkiksi tarjoukselle. Nimikkeen attribuutit Voit määritellä rajattomasti erilaisia attribuutteja ja poimia niitä nimikkeelle. Attribuuteille voit antaa selitteen lisäksi arvon ja vaihteluvälin. Voit myös tyypittää attribuutit. Attribuuttien merkitys on asiakaskohtaisissa tulosteissa ja räätälöinneissä. Tuoterakenne Tuoterakenteen avulla kerrot mistä tuotteista päätason tuote koostuu. Tuoterakenteita voi olla monentyyppisiä. Paketti-rakenteiden rivit puretaan tarjoukselle ja tilauksille. Valmistettava-tyyppiset ovat ehkä yleisimpiä ja niiden avulla saat hoidettua monitasoisten rakenteiden varastopäivitykset. Tuoterakenteen tasojen määrää ei ole rajoitettu. Tuotekonfiguraattorin avulla muodostat rakenteen ohjatusti konfigurointi-velhon avulla. Voit määritellä rakennerivejä passiivisiksi ja aktivoida niitä tarpeen mukaan esimerkiksi työnumerokohtaisessa rakenteessa. Yksilölliset tuoterakenteet Tuotteella voi vakiorakenteen lisäksi olla yksilöllinen työnumerolle kiinnitetty rakenne. Voit jo tarjousvaiheessa muodostaa yksilöllisen rakenteen, joka seuraa tuotetta tuotantoon saakka. lemonsoft 27 Tuotekonfiguraattori Lemonsoft-tuotekonfiguraattoriohjelman avulla luot tarjous- tai myyntitilanteessa uuden tuotteen reaaliajassa. Ohjelma täydentää Lemonsoftin logistiikkaratkaisua ja soveltuu käytettäväksi myös tuotannonohjauksen kanssa. Luot aluksi perustuoterakenteen ja kerrot konfigurointisäännöt. Yksinkertaisimmillaan määrittelet rakenneriveille joukon tuotteita, joista käyttäjä voi valita oikean myyntivaiheessa. Määrittelet myös hinnoittelutavan. Voit hinnoitella esimerkiksi tavoitekatteen mukaan tai siten, että perushinnan päälle lasketaan valitut optiot. Hinnoittelu tukee asiakaskohtaista hinnoittelua. Tarjous- tai myyntitilanteessa haet perustuotteen, jolloin ohjelma käynnistää automaattisesti konfiguraattorin. Tuotekonfiguraattori vie sinut vaihe vaiheelta eteenpäin ja pyytää aina valitsemaan oikean rakennerivin. Samalla ohjelma luo tuoterakenteen ja laskee myyntihintaa. Halutessasi ohjelma muodostaa myös uuden tuotekoodin ja perustaa sen. Mikäli olet määritellyt kuvat, ohjelma hakee oikean kuvan konfiguroinnin mukaisesti. Jos kyseessä on valmistettava tuote, konfigurointi auttaa myös tuotteen valmistuksessa. Tuote on jo tarjousvaiheessa tallennettu tuotannonkin tarpeita varten. Myös työvaiheet voivat olla konfiguroitavia. Jos lisävarusteelle on määritelty työvaihe, tulee se automaattisesti päätasolle työksi. Lopuksi esitettävässä yhteenvedossa voit vielä laskea hintaa eri katetiedoilla ja ottaa kantaa työohjeisiin. 28 lemonsoft Kustannuslaskenta Kustannuslaskennan avulla voit laskea monimutkaistenkin tuotteiden omakustannushinnan nopeasti ja luotettavasti. Ohjelma erittelee kustannukset materiaali-, työ-, asetus- ja alihankintakustannuksiin. Kullekin osa-alueelle voit antaa oman kateprosentin myyntihinnan laskentaa varten. Näet myös laskennallisen kokonaistyöajan. Voit myös määritellä eri eräkokoja, jolloin näet määrän vaikutuksen kokonaishintaan. Voit myös siirtää laskennan tulokset suoraan tarjousriville. Sekä myynti- että omakustannushinnan voit myös päivittää nimiketietoihin. Valmistuskirjaus Valmistuskirjauksen avulla kirjaat valmistettavien tuotteiden määrät varastoon ja poistat kuluneet puolivalmisteet ja raaka-aineet. Jos kyseessä on monitasoinen rakenne, joka on määritelty käsiteltäväksi kokonaan, tekee ohjelma automaattisesti puolivalmisteille sekä valmistus- että ottokirjauksen. Mikäli tuoterakenteessa on nimikkeitä, jotka ovat sarja- tai eränumeroseurattavia, kysyy ohjelma sinulta nämä tiedot. Eränumeroiden osalta ehdotuksena on oletusarvoisesti FIFO-periaate. Tuoterakennerivi voidaan määritellä sellaiseksi, että ohjelma kysyy määrän. Tällöin voit myös vaihtaa koko tuoterakennerivin toiseksi tai jopa lisätä uuden rivin. Sarja- ja eränumerokäsittely Sarjanumerokäsittelyn avulla yksilöit nimikkeet ja voit jäljittää oston ja myynnin. Mikäli sarjanumeronimike on rakenteen osana, voit jäljittää mihin valmistuotteeseen komponentti käytettiin. Sarjanumerot ovat tärkeässä roolissa huoltotöiden käsittelyssä. Huoltohistorian seuranta perustuu sarjanumeroon. Eränumeroiden avulla yksilöit tietyn saapumiserän ja voit jäljittää tuotteet saapumiserään. Näet myös kenelle eriä on toimitettu. Voit määritellä erälle parasta ennen päivän ja muita tietoja. EAN-koodit Lemonsoft osaa muodostaa kaupanalan EAN-koodit juoksevasti antamiesi perustietojen perusteella. Voit myös tulostaa EAN-tuotetarrat. Hyllykäsittely Lemonsoft tukee hyllykäsittelyä. Määrittelet aluksi hyllykartan. Tämän jälkeen voit varaston otto- ja tulokirjauksissa määritellä hyllyn, jota varastotapahtuma koskee. Näet hyllykartan myös graafisesti, samoin niiden täyttöasteet ja vapaat hyllyt. Voit zoomata karttaa portaattomasti. lemonsoft 29 Inventointi Voit tehdä inventoinnin usealla eri tavalla. Voit inventoida yksittäisen tuotteen, yksittäisen hyllyn tai inventoida lomakepohjien avulla. Voit myös käyttää apuna tiedonkeruupäätteitä. Inventointi on prosessi, jota ohjelma ohjaa. Kun olet kerännyt inventointisaldot, voit jatkaa varastokirjauksia ja syöttää saldot kun siihen on aikaa. Voit myös viedä inventointipohjan Exceliin ja tuoda sitten inventointisaldot takaisin. Inventointi tukee erä- ja sarjanumeroita. Myös hyllypaikat ja kokolajitelmat ovat tuettuna. Tietojen syötön nopeuteen on kiinnitetty erityistä huomiota. Kokolajitelmat Voit määritellä nimikkeelle kokolajitelman. Tällöin ohjelma seuraa saldoja koottain. Kun kirjaat tilauksia ja muita varastotapahtumia, syötät määrät koottain. Tuotehallinta Tuotehallinta on toiminto, jossa voit hallita eri asioita massana. Ensin rajaat listaan tulevat nimikkeet ja sen jälkeen toiminnon. Hintojen päivitystoiminnolla voit laskea omakustannushinnat kaikille valituille tuotteille. Näet nykyisen omakustannushinnan ja vieressä laskennallisen uuden hinnan sekä näiden erotuksen. Voit päivittää uudet omakustannushinnat nimikerekisteriin. Näet myös tuotteiden varastokiertonopeuden. Ohjelma esittää valitsemasi ajanjakson menekin, keskivaraston ja näiden perusteella lasketun kiertonopeuden. Ohjelma laskee myös ABC-ryhmän ja ehdottaa oikeata hälytysrajaa. Tiedot voit päivittää nimikkeille. Tuotekeskus Tuotekeskus on paikka, johon on keskitetty runsaasti tuotteeseen ja varastotapahtumiin liittyvää informaatiota. Näet mm. nämä asiat: - tuotteen saldoprofiilin - tuoterakenteen ja työvaiheet - tuoterakennerivien saldoprofiilin - edelliset tiedot lukuina ja grafiikkana - saldo ja hintakehitys graafisesti - varastotapahtumat sarja- ja eränumeroineen - varastosaldot - tuotteen osto- ja myyntitilauskanta - myynti- ja ostohintahistoria - edellinen myös rajattuna asiakkaaseen - jäljitystiedot (koska ja mistä ostettu, mihin toimitettu) - koska voi toimittaa? (toimitusajan päättely) Kun käynnistät tuotekeskuksen, hakee ohjelma automaattisesti sen tuotteen, mitä olet viimeksi käsitellyt. 30 lemonsoft Myyntitilaukset Lemonsoft Myyntitilaukset on monipuolinen myyntitilausten ja toimitusten hallintaan tarkoitettu ohjelma. Myyntitilausten kirjaaminen Kirjaat myyntitilaukset samalla logiikalla kuin tarjouksetkin. Olennainen tieto on näkyvissä samaan aikaan ja tilausten kirjaaminen on nopeaa. Suorakirjausten lisäksi voit lukea myyntitilaukset edi/ovt -sanomasta, erilaisista toimittajaportaaleista (mm. SAP) tai kauppapaikasta, joka on integroitu Lemonsoftiin. Tilaukset voivat tulla myös Lemonsoftin tilausportaalista. Voit tehdä ostot suoraan myyntitilaukselta. Voit myös siirtää tuotannolliset rivit suoraan tuotantoon ja samalla karkeakuormittaa ne. Tulosteet Voit tulostaa myyntitilauksesta normaalit lomakkeet kuten tilausvahvistukset, keräyslähetteet, matkahuollon rahtikirjat, proformat ja lavalaput. Saat myös tulostettua tuotetarrat ja työmääräimen. Malleja tulosteista näet mallitulosteet-dokumentista, jonka saat myyjältäsi. Voit automatisoida toimitusdokumenttien tulostamista kytkemällä tulostettavan lomakkeen toimitustapaan. Voit kytkeä myös ovt-sanoman toimitustapaan. Toimitukset Myyntitilauksen toimitus tukee osa- ja jälkitoimituksia. Voit myös tehdä keräilyn tiedonkeruupäätteillä. Toimituksen yhteydessä voit tulostaa lähetteen, tarrat ja rahtikirjan. Voit myös laskuttaa tilauksen. Kerrot myös toimitusdokumentteihin tulevat tiedot ja syötät mahdolliset sarjaja eränumerotiedot. Voit rivikohtaisesti määritellä jälkitoimituksen. Voit myös lavoittaa tuotteet toimituksen yhteydessä. Vaihtoehtoisesti lavoitus voidaan tehdä jo aiemmin. Mikäli lavoitus ei ole käytössä, ei tätä toimitusikkunassa ehdotetakaan. Myyntitilauskeskus Myyntitilauskeskus on paikka, jossa hallitset toimittamattomia ja laskuttamattomia myyntitilauksia. Tilaukset on päätasolla ryhmitelty kirjattuihin, keräystä odottaviin, kerättyihin ja toimitettuihin. Lisäksi jälkitoimituksessa olevat esitetään omassa lokerossaan. Kirjatut tarkoittavat tilauksia, joita ei vielä ole käsitelty. Odottaa keräystä -lokerossa olevat tilaukset odottavat keräämistä ja toimittamista. Tilaukset on vielä ryhmitelty aikalohkoihin. Myyntitilauskeskuksessa voit tehdä samoja toimintoja kuin myyntitilausten pääruudullakin. lemonsoft 31 Tilausseuranta Tilausseuranta-toiminnolla näet tilauskantasi listamuodossa. Voit rajata tilauskantaa monipuolisesti. Ohjelma esittää tilauksen nimikkeiden tilan väripalloilla. Vihreä pallo tarkoittaa, että kaikki tilauksen rivit ovat varastossa ja tilaus voidaan toimittaa. Keltainen pallo tarkoittaa, että kaikki tilauksella olevat rivit on tilattu tai laitettu tuotantoon. Osa riveistä voi olla jo varastossa. Punainen pallo tarkoittaa, että jokin tilauksen riveistä on vielä tilaamatta eli sitä ei ole tulossa. Näet väripallot myös rivitasolla. Näet myös sen, onko nimike ostettu suoraan myyntitilaukselle. Voit myös suunnitella kuljetuksia. Kun valitset tilauksen tai useampia, laskee ohjelma kollit, painon ja kuutiot. Voit vaihtaa toimituspäivää ja merkitä tilauksille kuljettajan. Tilausseuranta voi olla myös rivitasolla. Voit esimerkiksi hakea tietyn tuotekoodin tilausrivit ja merkata ne toimitetuiksi. Tilausportaali Voit antaa asiakkaidesi yhteyshenkilöille tunnukset extranettiin, jolloin he voivat tehdä tilaukset suoraan Lemonsoft-järjestelmään. Itse näet uudet tilaukset myyntitilauskeskuksessa ja voit ohjata ne eteenpäin. Asiakas näkee tilaushistorian ja tilausten tilat suoraan portaalista. Asiakkaalle määritellyt hinnastot ovat myös käytössä. Myös omat myyjät voivat käyttää portaalia ja kirjata tilauksia kentällä. Raportointi Kattavasta raportoinnista näet muun muassa: - tilauskantaraportin eri tavoin ryhmiteltynä - tilauspäiväkirjan eli sisään tulleen kaupan - tilaukset myyjittäin - tarvelistan tilauksiin menevistä materiaaleista - laskuttamattomat tilaukset - toimitusvarmuuden Malleja tulosteista näet mallitulosteet-dokumentista. Hinnastot Hinnastojen avulla automatisoit hinnastojen ylläpitämisen. Voit muodostaa tarvittavan määrän myynti- ja ostohinnastoja. Hinnoittelusääntöjen avulla ylläpito helpottuu merkittävästi. Voit kytkeä hinnaston asiakasryhmälle tai asiakkaalle. Hinnat määrittelet tuotetasolla ja alennukset tuotteiden lisäksi tuoteryhmätasolla. Voit määritellä alennukset myös tuotteen toimittajan mukaan. Hinnasto voi olla luonteeltaan kampanjahinnasto. Hinnaston hinnat voit myös porrastaa eri tuotemäärille. Asiakasrekisteristä näet mitä hinnastoja asiakkaalle on määritelty. Nimikerekisteristä näet vastaavasti missä hinnastoissa tuote on ja millä hinnoilla. Tilauksilla voit ’pakottaa’ ohjelman käyttämään määrittelemääsi hinnastoa ja näin kumota muut mahdolliset hinnastot. 32 lemonsoft lemonsoft 33 Ostotilaukset Lemonsoft Ostotilausten avulla kirjaat ja seuraat ostojasi tehokkaasti. Ohjelma tukee useata eri tapaa ostaa. Ostotilausten kirjaaminen suoraan Voit kirjata ostoja suoraan vastaavasti kuin myyntitilauksiakin. Ohjelma tukee toimittajahinnastoja myös määrän mukaan porrastettuna. Ostotilauksen voit lähettää suoraan sähköpostilla toimittajalle. Nimiketiedoissa olet voinut määritellä kulukertoimen, jolla ostohinnat kerrotaan, kun tavara saapuu varastoon. Voit määritellä ostokertoimen myös ostotilauskohtaisesti ja tämä kumoaa nimikkeelle määritellyn kertoimen. Kulukerroin on hyödyllinen etenkin ulkomaan ostoissa. Ulkomaan ostotilauksia varten voit valuutan lisäksi määritellä mm. lähtö- ja tulotiedot sekä kauttakulkusataman. Ostaminen suoraan myyntitilaukselta Voit tehdä ostotilaukset suoraan kirjaamaltasi myyntitilaukselta. Ohjelma ehdottaa suoraostettavaksi niitä nimikkeitä, jotka olet näin määritellyt. Toimittajaehdotukseksi tulee nimikkeen päätoimittaja. Voit kuitenkin muuttaa näitä ehdotuksia vapaasti. Voit määritellä toimituksen tapahtuvaksi suoraan asiakkaalle. Voit myös lisätä nimikkeet avoimille ostotilauksille. Ostotyökalu Ostotyökalu on monipuolinen ja tehokas työkalu ostamiseen. Perustoiminnallisuudessa ohjelma esittää hälytysrajan alittavat nimikkeet listassa ja ehdottaa oletustoimittajaa. Tilausmääräehdotuksen voit valita useista vaihtoehdoista. Voit muuttaa ehdotuksia ja rajata nimikkeitä. Tämän jälkeen valitset tilattavat nimikkeet ja muodostat ostotilaukset. 34 lemonsoft Ostojen ennustaminen Ostotyökalun avulla voit myös suunnitella määrittelemäsi ajanjakson ostoja. Määrittelet aluksi suunnitteluajanjakson. Ohjelma laskee tämän perusteella neljä tilastointikautta ja laskee niiden menekit. Menekkien keskiarvon perusteella ohjelma laskee suhdeluvun ja esittää menekin trendin värillisillä palloilla. Tietojen perusteella ohjelma myös ennustaa suunnittelukauden tarpeen. Voit tehdä ostoehdotuksen suunnittelutietojen perusteella. Ostaminen työlle Voit myös ostaa suoraan tietylle työlle. Tämäkin ominaisuus on ostotyökalussa, jossa rajaat ostoehdotuksen tietylle työnumerolle. Voit tehdä oston työlle myös suoraan tuotannosta. Ostotilauksen vahvistaminen Voit kytkeä toimitustapaan rahtiajan. Kun toimittaja vahvistaa lähetyspäivän, ohjelma laskee arvioidun toimitusajan rahtiajan perusteella. Myös kotimaan tilauksilla voit käyttää ostotilauksen vahvistustoimintoa todellisen toimituspäivän päivittämiseksi. Ostotilauskeskus Ostotilauskeskuksen avulla voit valvoa saapumattomia ostotilauksia. Voit myös tulostaa ostotilauksen ja kirjata saapumiset. Ostotilauksen saapuminen Ostotilauksen saapumisen yhteydessä päivität varastosaldot ja tuotteen hinnat. Voit saavuttaa tuotteet ilman hintaa ja tehdä ostohinta päivitykset vasta ostolaskulta. Voit myös jyvittää rahti ym. kulut ostohintaan. Mikäli ostotilaus on tehty myyntitilaukselta, voit samalla kuitata myyntitilauksen toimitetuksi ja lähettää vaikka asiakkaalle tekstiviestin tavaroiden saapumisesta. lemonsoft 35 Intrastat Lemonsoft Intrastat -ohjelman avulla hoidat tuonnin ja viennin tullitilastoinnin vaivatta. Tuonnin tilastointi Merkitset nimikkeelle tullikoodin ja yksikön taakse painon. Tämän jälkeen saat haettua Intrastat-tilaston niiden toimittajien osalta, jotka kuuluvat tilastoitaviin maihin. Näet tiedot listassa ennen lomakkeen tulostusta. Myynnin tilastointi Myynnin tilastoinnin saat tehtyä vastaavasti kuin ostojenkin. Saat muodostettua tilastot myös sähköisinä. 36 lemonsoft Poikkeamat Poikkeamien eli tuttavallisemmin reklamaatioiden käsittelyllä kirjaat asiakkaiden, toimittajien ja sisäisten reklamaatioiden syyt. Poikkeamien kirjaaminen Voit luokitella poikkeamat eri lajeihin. Tyypillisesti erottelet sisäiset, asiakas- ja toimittajareklamaatiot toisistaan. Itse kirjaaminen on eri tyypeille samankaltaista. Kirjaat syyn, korjaus- ja estävät toimenpiteet. Voit luokitella poikkeamat määrämuotoisesti ja kohdistaa ne tuotteille. Seuranta Näet asiakkaiden ja toimittajien reklamaatiot asiakaskeskuksesta. Tuotereklamaatiot voit määritellä tulostumaan työmääräimelle muistuttamaan vältettävistä virheistä. lemonsoft 37 Huoltotöiden käsittely Lemonsoft Huoltotöiden käsittely -ohjelman avulla kirjaat huoltokutsut, hoidat töiden seurannan ja näet huoltohistorian. Huoltotöiden kirjaaminen Kirjaat huoltokutsut saman tyyppisellä käyttöliittymällä kuin myyntitilauksetkin. Kun olet hakenut asiakkaan, voit poimia asiakkaan sopimuksista huollettavan laitteen. Mikäli tätä ei ole määritelty, voit hakea tuotteen tuotekoodilla tai sarjanumerolla. Jos tuotetta ei ole kirjattu aiemmin, voit syöttää tiedot suoraan. Tämän jälkeen kirjaat varsinaisen huoltokutsun tiedot ja määrittelet mahdollisen tekijän. Huoltoresurssien varaaminen Voit kohdistaa huoltokutsun tiimille tai suoraan tekijälle. Huoltokirjausta tehdessä voit poimia vapaan ajan resurssikalenterista. Tai voit jättää asian työnjohdon tehtäväksi myöhemmin. Huoltotöiden käsittely Huoltotilauskeskuksessa voit tarkastella avoimia huoltotilauksia tekijöittäin ja sijainneittain. Voit myös ohjata huoltotilauksen määrittelemällesi tekijälle ja kirjata huoltotyön valmiiksi. Kenttähuoltokäyttöön on mobiiliratkaisuja, joilla tehostetaan huoltohenkilöstön tehokkuutta. 38 lemonsoft Huoltohistoria Voit tarkastella huoltohistoriaa asiakas-, tuote- ja sarjanumerotasolla. Huoltohistoriaan pääset kätevimmin käsiksi asiakaskeskuksen kautta. Kannattavuusseuranta Voit seurata huoltosopimusten kannattavuutta asiakas-, malli-, laite- ja sopimustasolla. Ja luonnollisesti muutkin tuotteeseen tai asiakkaaseen liittyvät dimensiot ovat käytössä. Huoltoportaali Huoltoportaalin avulla voit päästää asiakkaat kirjaamaan huoltokutsut suoraan järjestelmään. Asiakkaat näkevät myös huoltotilaushistorian. Huoltokutsua kirjatessa asiakkaan tuotteet ovat valittavissa listasta. Yrityksesi omat henkilöt voivat kirjata huoltoportaaliin huoltokutsuja kaikille asiakkaille. Raportointi Raporteista näet huoltohistorian lisäksi mm. huollon vasteajat. lemonsoft 39 Tuotanto Lemonsoft Tuotanto -ohjelman avulla kirjaat nimikkeille työvaiheet, ohjaat tuotantoa, keräät työaikaa ja tarkastelet jälkilaskelmia. Työvaiheet ja alihankinta Nimikkeen työvaiheet toimivat työohjeena, kuormituspisteinä ja kustannuslaskennan apuna. Syötät työvaiheet sillä tasolla, jolla haluat kuormituksen ja leimausten toimivan. Voit tarkentaa yksittäisen työvaiheen alityövaiheiksi, joita käytät laskennan apuna. Voit myös syöttää työohjeen, joka tulostuu työmääräimelle. Työvaihe voi myös olla alihankintavaihe. Ohjelma muodostaa näistä vaiheista automaattisesti ostotilauksen. Asetusajan syötät joko vaiheen yhteyteen tai omaksi vaiheeksi. Työvaihekohtainen materiaali Voit määritellä työvaiheelle mitä materiaalia vaihe kuluttaa. Tuotanto varaa materiaalin työvaiheen ajoituksen mukaisesti. Kun vaihetta valmistuu, poistuu vaiheeseen kytketty materiaali varastosta. Koneet Konetieto toimii työvaiheiden apuna. Perustat koneryhmät ja koneet sillä tasolla, jolla haluat seurata kuormitusta. Määrittelet koneille työvuorot ja mahdolliset poikkeukset. Näiden tietojen perusteella ohjelma laskee kuormituksen. Kuormituksen laskentatarkkuus on minuutti. Kuormitus Näet kuormituksen koneryhmä- tai konetasolla valitsemaltasi ajanjaksolta. Ohjelma laskee kuormituksen reaaliajassa tuotannossa olevien töiden mukaan. Näet kuormituksen myös kun lisäät uusia tuotteita tuotantoon. Tuotantotyön lisääminen Voit lisätä töitä tuotantoon usealla eri tavalla: - myyntitilauksilta (tilausohjautuva) - ostotyökalun avulla (varasto-ohjautuva) - suoraan nimikerekisteristä - suoraan tuotannosta Itse toiminto on kaikille tavoille yhteinen. Voit määritellä puolivalmisteet lisättäväksi samalla kuin myytävän tuotteen lisäys tehdään. Ajoituksen voit tehdä joko antamalla aloitusajan ja vaiheistamalla tästä eteenpäin. Vaihtoehtoisesti voit määritellä toimitusajan ja pyytää ohjelmaa ajoittamaan vaiheet tästä taaksepäin. Vapaa-toiminnolla voit antaa ohjelma laskea ensimmäisen vapaan aloitusajankohdan. Tuotteita lisättäessä näet myös kuormitustilanteen. 40 lemonsoft Tuotantolista Tuotantolistatoiminnolla näet tuotannossa olevat tuotteet ja niiden työt. Toiminto on suunnattu työnjohdolle. Voit rajata listaan haluamasi työt. Näet myös työt, joilta puuttuu materiaali. Voit muokata tietoja ja tulostaa työmääräimen. Voit kirjata töille aloitus-, keskeytys- ja valmis -toiminnot. Työjono Työjono on työntekijöille suunnattu näyttö, jossa työt esitetään konekohtaisesti tekojärjestyksessä. Näet valitusta työstä työohjeen, linkit ja tilaustiedot. Voit myös tulostaa työmääräimen ja mahdolliset CAD-kuvat. Tuotantokalenteri Tuotantokalenterista näet tuotannon työt havainnollisesti kalenterimuodossa. Kukin työ varaa kalenterista oman aikansa, ja voit hallita työtilannetta ja kuormitusta myös tätä kautta. Voit siirtää töitä hiirellä. Työn myöhemmät vaiheet siirtyvät automaattisesti eteenpäin. Voit rajata näkymän valitsemiisi koneisiin. Työnumerot / kiinteät työt Tuotannossa on kahdenlaisia töitä: muuttuvia varsinaisia töitä ja sitten kiinteitä töitä. Näitä kiinteitä töitä ovat esimerkiksi siivous ja koneiden huoltaminen. Näet molemmat avatut työnumerot omalla työnumerot-toiminnolla. Näet listasta tärkeimmät perustiedot ja voit lisäksi porautua leimauksiin tai käytettyyn tuoterakenteeseen. lemonsoft 41 Koontityöt Koontitöiden avulla voit yhdistää samankaltaiset työt yhdeksi työksi. Rajaustietoja on runsaasti. Voit esimerkiksi etsiä työt, joilla on samanvahvuinen raaka-aine ja yhdistää tietyn vaiheen työt yhdeksi työksi. Koontitöiden käsittely tapahtuu kuten muidenkin töiden. Koontityölle tehdyt tapahtumat kohdistuvat myös koonnissa mukana oleville töille. Tapahtumien kirjaaminen Työlle kirjattavia tapahtumia ovat: - aloituslupa - aloitus - keskeytys - valmis - viallisten kappaleiden kirjaaminen Aloituskirjauksia voi olla useita ja ne toimivat aikaleimoina työajan keräämiseen. Valmis-kirjauksella kerrot montako kappaletta valmistui ja keräät työajan. Jos työvaihe on määritelty urakaksi tai osaurakaksi, keräät myös urakkatiedot palkanlaskentaa varten. Valmis-kirjaus myös kirjaa varastotapahtumat. Kirjaat myös mahdolliset vialliset kappaleet ja keräät syytiedot talteen tilastointia varten. Työn keskeytyksessä ilmoitat keskeytyksen syyn. Tuotantotilanne Tuotantotilanne-toiminnolla näet valmistettavan tuotteen tilanteen. Näet myös puolivalmisteiden tilanteen. Pääset tuotantotilanne-näyttöön myös myyntitilaukselta. Jälkilaskelmat Jälkilaskelmilta näet tuotteen standardiajan suhteessa toteumaan. Työkustannuksen lisäksi näet myös materiaalikustannukset. Seuraavalla aukeamalla on malli yhdestä jälkilaskelma-raportista. Keskeneräinen tuotanto (KET) Keskeneräinen tuotanto -raportin avulla näet keskeneräisiin tuotteisiin sitoutuneen materiaalin ja työn. Tietoa hyödynnät tuotannonohjaamisen lisäksi kirjanpidossa. Materiaalien arvostuksen voi itse valita. 42 lemonsoft Tuotannon keräily Voit kerätä tuotannon puolivalmisteet ja raaka-aineet. Samalla voit kerätä mahdolliset sarja- ja eränumerotiedot. Valmis-kirjaus käyttää sitten kerättyä tietoa hyväkseen tuotteen normaalin rakenteen sijasta. Voit myös kerätä kokonaan uusia tuoterivejä tai vaihtaa olemassa olevia rivejä. Keräily on luonnollisinta tehdä mobiililaitteilla. Leimauspääte Leimauspäätteen avulla voi kirjata töiden aloitukset ja valmistuskirjaukset. Leimauspääte on kuvattu myöhemmin tässä ratkaisukuvauksessa. Leimaukset teet työmääräimen viivakoodeista. Työmääräin muokataan käyttötarkoitusta vastaavaksi. Seuraavalla sivulla on ohjelman vakiotyömääräin. Läpimenoaika Tuotannon läpimenoaika –toiminnolla näet valitsemiesi tuoteryhmien vaihekohtaisen läpimenoajan. Näet myös vaihekohtaisen keskiarvon. lemonsoft 43 44 lemonsoft lemonsoft 45 Projektinhallinta Lemonsoft Projektinhallinta -ohjelman avulla suunnittelet ja budjetoit projektisi. Seuraat projektin etenemistä ja puutut epäkohtiin. Jälkilaskelmien avulla näet toteuman. Tapahtumien kohdistus projektille Voit kohdistaa tuloja ja kustannuksia projektille lähes jokaisessa Lemonsoft -ohjelmassa. Voitkin käyttää projektinhallintaa pelkästään keräämään tulot ja kustannukset yhteen. Voit kirjata tapahtumia projektille seuraavissa ohjelmissa: - tarjouslaskenta (suunnittelu) - myyntitilaukset (tulevat tulot) - ostotilaukset (tulevat ostot) - kirjatut työtunnit (tulevat työkustannukset) - laskut (tulot) - ostolaskut (kustannukset) - varastotapahtumat (materiaaliotot) - palkanlaskenta (toteutunut työkustannus) - kirjanpito (toteuma) - tuotanto (käytetty materiaali ja työaika) Kirjanpito-ohjelmassa voit tulostaa projektikohtaisia tuloslaskelmia. Useassa ohjelmassa voit kirjata projektitiedon joko otsikkotasolla tai rivitasolla. Mikäli kohdistat tapahtumia projektivaihetasolla, syötät projektin otsikkotasolle ja vaiheet rivitasolle. Projektin perustiedot Projekti sisältää perustietojen lisäksi ohjausryhmän jäsenet ja mahdolliset projektivaiheet. Voit määritellä myös asiakkaan ohjausryhmän, jonne listaat kaikki tärkeät yhteyshenkilöt ja kontaktitiedot. Näet suoraan projektilta siihen kohdistetut tapahtumat ja tuotantotyöt. 46 lemonsoft Projektivaiheet Projektivaiheiden avulla määrittelet projektin etenemisen ja maksupostit. Voit ryhmitellä projektivaiheet hierarkisesti. Kullekin projektivaiheelle määrittelet vastuuhenkilön ja määräajan. Ohjelma muodostaa tästä automaattisesti vastuuhenkilölle crm-tapahtuman. Projektivaiheesta tulee siis vastuuhenkilölle tehtävä ja kun hän sen aikanaan tekee, kuittaantuu vaihekin valmiiksi. Myös asiakkaan vastuuhenkilö on hyvä määritellä silloin, kun vaihe edellyttää asiakkaalta toimenpiteitä. Vaiheeseen liittyy myös suunnittelu eli budjettiosio. Suunnittelet työtunnit ja -kustannuksen sekä materiaalikustannukset. Voit myös määritellä mitä tuotetta tai kuormituspistettä vaihe koskee. Projektikeskus Projektikeskuksessa hallitset projekteja projektipäälliköittäin. Näet projektin kustannuslaskennan karkealla tasolla. Näet myös projektin vaiheiden tilan. Liitynnät-toiminnon avulla näet tarjoukset, osto- ja myyntitilaukset, ostolaskut sekä myyntilaskut, joita projektiin kohdistuu. Voit myös porautua näihin. Näet myös kirjatut työtunnit ja voit merkata niitä laskutettaviksi. Projektikalenteri Projektikalenterissa tarkastelet useita projekteja kerralla ja näet kokonaistilanteen havainnollisessa muodossa. Voit myös siirtää projektivaiheita ja muuttaa niiden kestoa suoraan kalenterissa. lemonsoft 47 Kuormittaminen Yksittäinen projektivaihe voi kuormittaa konetta aivan kuten tuotannon työtkin. Voit esimerkiksi määritellä asennuksen yhdeksi projektivaiheeksi, joka kuormittaa asennushenkilöstöä. Microsoft Office Project Microsoft Project on kätevä työkalu Lemonsoft Projektinhallinnan yhteyteen. Voit siirtää projektin MS-projektiin ja esittää siellä esimerkiksi Gantt-kaaviot. Tekemäsi muutokset heijastuvat takaisin Lemonsoftiin, mikä mahdollistaa joustavan työskentelyn. Työaikojen kerääminen Voit kerätä projektille työaikaa leimaamalla, kirjaamalla tunteja suoraan projektille tai kirjaamalla crm-tapahtuman valmiiksi. Leimauspääte on kuvattu seuraavalla sivulla. Projektitunnit ja laskutus Kun kytket projektin myyntitilaukseen, voit laskuttaa maksupostit suunnitelman mukaan. Voit myös kirjata projektille laskutettavia tunteja. Voit kirjata tunteja yksittäin tai viikkomuodossa. Esimerkkikuvamme on viikkomuotoisesta tuntien syötöstä. Ostolaskujen kauttalaskuttaminen Voit määritellä projektille ostolaskujen laskutuskatteen. Voit merkitä projektille kohdistetun ostolaskun laskutettavaksi, jolloin laskutusautomatiikka laskuttaa sen projektilaskutuksen yhteydessä. Projektilaskelmat Voit tulostaa projektilaskelmat vaihe- tai yhteenvetotasolla. Ohjelma laskee tiedot reaaliajassa, joten voit ottaa väliraportteja koska tahansa. Esimerkkimme on vaihekohtaisista kuluista. Tapahtumat Asiakkuudenhallinnassa voit kohdistaa tapahtumia suoraan projektille. Projektiin liittyvät sähköpostit, soitot ja muut tapahtumat kohdistuvat projektille. Saat projektin tapahtumista kokonaisvaltaisen näkemyksen tapahtumakeskuksessa, jossa voit tarkastella tapahtumia projekteittain. Näet projektin tapahtumat myös suoraan projektilta. 48 lemonsoft Leimauspääte Lemonsoft Leimauspääte on työajan seurantaan tarkoitettu ohjelma. Ohjelman avulla työntekijät voivat kirjata työajan, sekä kohdistaa työaikansa tuotannon töille ja projekteille. Ohjelma on nopea ja helppokäyttöinen. Työajan seuranta Voit leimata itsesi sisään ja ulos. Ulosleimauksen syykoodit voit määritellä itse, samoin palkkalajit. Voit tehdä leimauksen viivakoodilla, henkilönumerolla tai ‘avaimenperällä’ (RFID). Avaimenperä on tyypillisesti yhteensopiva kulunvalvontajärjestelmäsi kanssa. Ohjelma pitää kirjaa leimauksista ja hoitaa työaikakirjanpidon. Liukumien laskenta tapahtuu automaattisesti antamiesi sääntöjen mukaisesti. Voit korjata leimauksia ja siirtää työajat suoraan Lemonsoft Palkanlaskentaan. Tuotantotöiden leimaukset Leimauspäätteen avulla leimaat tuotannon työt aloitetuksi ja valmiiksi. Voit myös keskeyttää työt. Leimaukset teet työmääräimestä viivakoodin avulla. Voit määritellä työajan alkamaan vasta ensimmäisestä aloitusleimauksesta. Kun kirjaudut ulos, esittää ohjelma keskeneräiset työsi listassa, jossa päätät mitä töille tehdään. Voit joko keskeyttää työt tai kirjata ne valmiiksi. Pääset leimauspäätteestä myös omaan työjonoosi, jolloin voit tehdä leimaukset suoraan työjonossa ja toimia ilman työmääräintä. Projektileimaukset Voit kirjata projektin vaiheiden työt aloitetuksi ja valmiiksi. Vaihtoehtoisesti voit myös leimata pelkän työajan. lemonsoft 49 Palkanlaskenta Lemonsoft Palkanlaskenta on toimialavapaa, nykyaikainen, monipuolinen ja joustava ratkaisu palkanlaskentaan. Ohjelmaa päivitetään jatkuvasti vastaamaan uusimpia vaatimuksia. Palkkalajit Lemonsoft Palkanlaskennan palkkalajit ovat vapaasti muokattavia. Oletuspalkkalajit riittävät useimpiin käyttötarkoituksiiin. Voit muokata palkkalajeja vapaasti. Varsinainen palkanlaskenta perustuu kaavoihin, joiden avulla voit hoitaa monimutkaisetkin laskutoimitukset. Ohjelma sisältää kaavat yleisimpiin tarvittaviin tietoihin ja voit palkkalajikohtaisesti määrätä, mitä maksuja palkkalajista veloitetaan. Palkanlaskennan asetukset Palkanlaskenta sisältää runsaasti vuosittain vaihtuvia asetuksia, joita voit vapaasti muuttaa. Tiliöintiryhmien avulla hoidat erityyppisten henkilöstöryhmien kirjanpidolliset tiliöinnit ja mm. loma-KTA laskennat. Eläkevakuutukset-toiminnon avulla ylläpidät eri eläkevakuutusyhtiöiden prosentit. Ammattiyhdistyksissä ylläpidät yhdistysten perustietoja ja maksuperusteita. Palkansaajat kytket oikeaan ammattiyhdistykseen. Lomakertoimien avulla ylläpidät erilaisia lomapalkkasopimuksia. Apuluvut ovat henkilöittäin ylläpidettäviä erilaisia tietoja, kuten tuntipalkka, ulosoton suojaosuus ja omakustannushinta. Voit myös määritellä palkkaerittelyyn tulostuvat tiedot kaavoineen. Ohjelma mahdollistaa myös erilaisten palkkajaksojen ylläpidon. Erityisesti tilitoimistoympäristöön tarkoitetulla palkanlaskennan päivitykset -toiminnolla saat päivitettyä vuosittain muuttuvat tiedot kaikille asiakasyrityksille samalla ajolla. 50 lemonsoft Palkkojen luonti Palkkojen luonti -toiminnolla näet muodostettavat palkat ennen varsinaista palkanlaskentaa. Ohjelma kerää palkkatiedot: - vakiopalkkalajit eli henkilön normaali palkka. Soveltuu hyvin kuukausipalkkalaisille - matkalaskut - kirjatut työtunnit - leimauspäätteellä kerätty työaika - urakat tuotantokirjauksista - myyjäprovisiot Voit rajata palkkojen luonnin palkkajakson ja toimipaikan mukaan. Lisäksi voit rajata henkilöt. Palkanlaskenta Palkkojen luonnilla tekemäsi aineisto on muokattavissa palkanlaskentaohjelmassa. Voit kirjata palkkoja suoraankin. Palkkaa tehdessäsi näet samalla henkilön edellisen palkkatiedon. Ohjelma laskee myös lakisääteiset maksut. Näet myös ennakonpidätyksen laskentakaavan ja palkasta työnantajalle aiheutuneet kokonaiskulut. Tiliöinti-toiminnolla näet mille tileille palkka kirjanpidollisesti jakaantuu. Henkilön historiasta näet palkkojen kehityksen. Palkkojen maksatus Muodostat palkoista maksatusaineiston, jonka sitten lähetät pankkiin. Ohjelma ylläpitää maksuerän tietoja. Näet erikseen lähetetyt ja jo maksetut aineistot. Ohjelma muodostaa sepa-yhteensopivaa Yrityksen maksut -maksuaineistoa, mutta vanhakin muoto vielä tuettuna. lemonsoft 51 Raportointi Lemonsoft Palkanlaskenta sisältää runsaasti raportteja. Suuri osa näistä on lakisääteisiä ja vuosittaiset ohjelmapäivitykset takaavat niiden ajan tasalla pysymisen. Raportteja ovat mm: - palkkaerittelyt työntekijöille paperilla tai sähköisesti - maksuluettelo - ay-jäsenmaksut - eläkemaksulaskelmat - työttömyysvakuutuslaskelma - sotulaskelmat - KTA-laskelmat - lomapalkkalaskelma - tapahtumaluettelo - yhteenvedot - palkkakortti - palkkatodistus - tilierittely- ja yhteenveto - työnantajan vuosi-ilmoitus - valvontailmoitus - matalapalkkatuki Tyvi – tietovirrat yritysten ja viranomaisten välillä Tyvi-aineistojen muodostus toiminnon avulla voit ilmoittaa sähköisesti työnantajasuoritukset, TyEL-kuukausi-ilmoitukset , työnantajan vuosi-ilmoituksen ja palkkatilastot. Voit muodostaa aineiston usealta yritykseltä samalla ajolla, mikä nopeuttaa etenkin tilitoimistojen rutiineja. Työtuntien hyväksyntä Työtunteja syntyy leimauspäätteeltä (työssäoloaika) ja kohdistetusta työajasta. Kohdistetulla työajalla tarkoitetaan projektille, tuotantotyölle tai kustannuspaikalle kirjattuja työtunteja. Leimaustapahtumat ovat lähtökohtaisesti esimiehen tarkastettavia ja hyväksyttäviä tunteja. Kohdistettu työaika puolestaan on oletusarvoisesti hyväksyttyjä tunteja, mutta voit ohjata ne myös tarkastettavaksi ja hyväksyttäväksi. Kummallekin tuntikirjaustavalle on omat tarkastusikkunat, jossa voit tarkastella tunteja tiimeittäin, esimiehittäin, henkilöittäin tai projekteittain. Vain hyväksytyt tunnit päätyvät palkanlaskentaan saakka. 52 lemonsoft Matkalaskut Lemonsoft Matkalaskut on nimensä mukaisesti suunnattu matkalaskujen käsittelyyn. Matkalaskujen kirjaaminen Kirjaat matkalaskusi selkeässä käyttöliittymässä. Ohjelma laskee päivä- ja osapäivärahat sekä kilometrikorvaukset antamiesi tietojen perusteella. Voit tulostaa matkalaskun, mutta tiedot siirtyvät myös suoraan Lemonsoft Palkanlaskentaan. Matkalaskujen hyväksyntä Matkalaskujen kierrätys tapahtuu samalla tavalla kuin ostolaskujenkin. Määrittelet matkalaskuille hyväksyjän ja mahdolliset tarkastajat. Näet hyväksyttävät ja tarkastettavat matkalaskut listassa, josta voit ne joko hyväksyä tai hylätä. Matkalaskuportaali Voit kirjata matkalaskut myös intranet-portaaliin. Toiminnallisuus on vastaava kuin työasema-käyttöliittymässä. lemonsoft 53 Laskutus / myyntireskontra Lemonsoft Laskutus / myyntireskontra -ohjelma sisältyy peruslisenssiin. Ohjelman avulla hoidat erityyppiset laskutukset ja seuraat tehokkaasti reskontraa. Laskutus Laskujen suorakirjaus noudattaa tarjouslaskenta- ja tilaustenkäsittelyohjelmien logiikkaa. Voit kirjata laskulle kolme asiakastietoa: laskutus-, toimitus- ja tilaajatiedot. Kullekin riville voit kirjata vapaasti rivitekstiä, samoin laskun loppuun. Laskujen lähettäminen Voit tulostaa laskut suoraan laskutusohjelmasta, mutta ohjelma tarjoaa myös keskitetyn tavan hallita eri laskujen lähetystapoja. Laskujen lähetyskeskuksessa näet millä metodilla laskuja on vielä lähettämättä asiakkaille. Voit lähettää laskuja asiakkaille: - normaalina postina - verkkolaskuna (Finvoice) - OVT / EDInä - sähköpostin liitteenä PDF-muodossa - suoraveloitusaineistona (+ ilmoituksena asiakkaalle) - postin eKirjeenä - Factoring-aineistona (+ factoringlaskuna asiakkaalle) - Factoring verkkolaskuna Laskutus tilauksilta Voit muodostaa laskut myyntitilauksista joko suoraan myyntitilaukselta, myyntitilauskeskuksesta, toimituksen yhteydessä tai laskutuskeskuksesta. Sopimuslaskutus / laskutuskeskus Asiakkaille kirjaamasi erilaiset laskutettavat sopimukset laskutat laskutuskeskuksessa. Laskutuskeskus on muutenkin paikka, jossa hallitset kaikkea laskuttamatonta. Näitä ovat: - myyntitilaukset lajeittain - projektien tuntilaskutus - sopimuslaskutus sopimustyypeittäin - maksupostit 54 lemonsoft Maksukehotukset Määrittelet maksukehotuksien lukumäärän ja kullekin sopivan karhutekstin käytössä olevilla kielillä. Määrittelet myös paljonko aikaa pitää kulua edellisestä maksukehotuksesta ennen uuden kehotuksen tulostamista. Määrittelet myös monesko maksukehotus on perintäilmoitus. Voit siirtää laskut perintään myös sähköisesti. Maksukehotusten tulostuksessa voit valita kuinka monet kehotukset tulostetaan ja tarvittaessa rastitella tietyt laskut pois tulostuksesta. Korkolaskut Voit muodostaa korkolaskut kahdella tapaa. Voit tehdä koroista omat laskut tai lisätä korot olemassa olevalle laskulle. Suoritusten kirjaaminen Kotimaan laskut suoritat suoraan viitemaksuaineistosta. Toiminto tulostaa raportin, josta tarkistat kirjaukset ja käsittelet viitteet, joita ohjelma ei pystynyt kohdistamaan. Voit myös suorittaa myyntilaskut manuaalisesti ja etenkin ulkomaan laskujen osalta näin teetkin. Ohjelma laskee automaattisesti kurssivoiton tai -tappion. Myyntireskontrakeskus Myyntireskontrakeskuksesta näet havainnollisesti avoimet laskut. Laskut on ryhmitelty erääntymisen mukaan. Voit käyttää toimintoa hyväksi puhelinkarhuamisessa. Voit myös suorittaa laskuille toimintoja, kuten laskun tulostus, suorituksen kirjaaminen, maksukehotukset ja korkolaskut. lemonsoft 55 Saldo-ote Asiakkaan saldo-otteeseen pääset useasta eri paikasta. Voit tarkistaa saldootteen esimerkiksi tilausta kirjatessasi. Saldo-otteelta näet asiakkaan laskut rajattuna valitsemiisi laskun tiloihin. Näet myös avoinna olevat ja erääntyneet summat. Voit tulostaa saldo-otteen tai vaikkapa maksukehotuksen. Raportit Saat laskuista raportit kirjanpitoa varten. Näitä ovat mm. tilierittely ja -yhteenveto, suorituspäiväkirja, reskontralista ja myyntisaamiset. Myyntisaamiset voit tulostaa takautuvasti simuloiden tilannetta esimerkiksi edellisen kuun lopussa. Tilastolliset raportit tulostat Lemonsoft Johdon raportoinnista. 56 lemonsoft Kassa Lemonsoft Kassa muuttaa työasemasi kassajärjestelmäksi. Lemonsoft Kassa on suunnattu erikoistavarakauppojen kassaratkaisuksi täydentämään muuta Lemonsoft-ratkaisua. Ohjelma on nopea ja helppokäyttöinen, mutta silti monipuolinen. Lemonsoft Kassan ominaisuuksia: - varastovalvonta - tuki usealle kassalle ja kassanhoitajalle - asiakkaan haku ja perustaminen - rivitason myyjäseuranta - selkeä käyttöliittymä, kosketusnäyttötuki - tuotteiden haku listasta, pikavalinnoista tai lukeminen viivakoodinlukijalla - sarjanumerotuotteiden käsittely ja haku sarjanumerolla - joustava rivikäsittely - itse määriteltävät maksutavat - käteiskuitin siirto laskutukseen, tukee koontilaskutusta - tietojen siirtäminen suoraan myyntitilaukselta tai tarjoukselta - maksupääteyhteys - käteiskuitin ja -laskun tulostus - kattava myymäläraportointi (osa raporteista Lemonsoft Johdon raportointi -ohjelmassa) - tuetut laitteet - asiakasnäyttö - käteiskuittikirjoitin - kassalaatikko - kosketusnäyttö - magneetti / sirukortin lukijat lemonsoft 57 Ostoreskontra Lemonsoft Ostoreskontran avulla kirjaat ja seuraat ostolaskusi sekä muut maksettavat laskut. Ostolaskujen kirjaaminen Hae toimittaja ja anna ostolaskun loppusumma, viite ja päiväys. Automatiikka hoitaa loput eli tiliöi ostolaskun, laskee eräpäivän sekä ehdottaa hyväksyjän ja tarkastajan. Voit kohdistaa ostolaskun rivitasolla kustannuspaikalle ja projektille. Ostolaskujen skannaaminen ja kierrätys Voit skannata ostolaskun kuvan suoraan ostolaskua kirjatessasi. Samalla kirjaat ostolaskun hyväksyjän ja mahdolliset tarkastajat. Ohjelma ehdottaa henkilöitä kuten toimittajan aiemmallakin ostolaskulla. Hyväksyt tai tarkastat ostolaskut samalla toiminnolla kuin matkalaskutkin. Kierrätys portaalissa Osto- ja matkalaskujen hyväksyntä onnistuu myös intranet-portaalissa. Jos hyväksyjät ovat eri puolilla, eivätkä suoraan yhteydessä palvelimeen, on portaali hyvä ratkaisu. Verkkolaskut Voit lukea ostolaskut kätevästi verkkolaskuaineistosta. Ohjelma myös visualisoi verkkolaskun kuvan. Ostolaskun hyväksyjät näkevät ostolaskun kuvan aivan kuten ostolasku olisi skannattu. Ostolasku ostotilaukselta Voit lukea ostolaskun tiedot suoraan ostotilaukselta. Samalla voit korjata tuotteiden ostohinnat oikeaksi. 58 lemonsoft Maksatus Ostolaskujen maksatus -listassa näet avoimet ostolaskut erääntymisjärjestyksessä. Vielä hyväksymättömät ostolaskut näkyvät punaisella taustavärillä. Voit valita erääntyvät ostolaskut automaattisesti maksuun. Ohjelma muodostaa valitsemistasi ostolaskuista maksatusaineistot eräpäivittäin. Voit myös pakottaa ostolaskut maksettaviksi haluamanasi päivänä. Ohjelma muodostaa Sepa-yhteensopivaa Yrityksen Maksut -maksuaineistoa, mutta myös vanha kansallinen aineistomuoto on vielä tuettuna. Maksuerät Voit selailla lähettämiäsi maksueriä ja kuitata niitä maksetuiksi. Voit myös perua maksuerän ja poimia ostolaskut uudelleen maksatukseen. Ostoreskontrakeskus Ostoreskontrakeskuksesta näet avoimet ostolaskusi erääntymisen mukaan ryhmiteltynä. Raportointi Saat tulostettua ostolaskuista kirjanpitoa varten tilierittelyt ja -yhteenvedon. Maksuista tulostat myös erittelyn tai yhteenvedon. Muita raportteja ovat mm: ostovelat, maksulista ja ostopäiväkirja. Malleja raporteista näet Lemonsoft Mallitulosteet -dokumentista, jonka saat myyjältäsi. lemonsoft 59 Pankkiyhteys Lemonsoft-pankkiyhteys on monipankkiohjelma, jonka avulla noudat ja lähetät aineistoja pankkiin. Nykyaikainen Web Service -yhteys Yhtenäisen euromaksualueen (Single Euro Payments Area) SEPA toteuduttua, pankit suosittelevat nykyisen eräsiirtoyhteyskäytännön FTP- ja PATU-tietoturvamenetelmän korvaamista vastaavilla kansainvälisillä Web Services ja Public Key Infrastructure (PKI) -standardeilla. Web Services yhteyskäytäntö on nykyaikainen ja turvallinen tietoliikenneratkaisu yrityksen taloushallinnon ja pankin järjestelmien välisiin yhteyksiin. Web Services yhteyskäytäntö perustuu maailmalla yleisesti tunnettuihin standardeihin. Yhteys on aina suojattu, joten erillistä VPN-salausta ei tarvita. Aineistot varmistetaan digitaalisella allekirjoituksella, joka kattaa osapuolten tunnistamisen ja sanoman eheyden. Tiliotteiden käsittely Selaat tiliotteita vastaavasti kuin verkkopankissa ja voit tulostaa paperitiliotteet. Voit myös tiliöidä tiliotteen automaattisääntöjen perusteella (TiTo). Aineistojen käsittely Lemonsoft-pankkiyhteys tukee merkittävimpiä pankkeja. Noudat pankista verkkolaskut, viitesuoritukset, tiliotteet, saldot ja maksupalautteet. Vastaavasti lähetät pankkiin yrityksen maksut -maksuaineiston ja verkkolaskut. Ohjelma hakee ja lähettää aineistot tarpeen mukaan automaattisesti. Sinun ei tarvitse siis erikseen noutaa aineistoja tai lähettää niitä. Toki tämäkin on mahdollista. 60 lemonsoft Kirjanpito Lemonsoft Kirjanpito -ohjelmalla hoidat yrityksesi kirjanpidon. Voit käyttää ohjelmaa itsenäisesti tai osana Lemonsoft-kokonaisratkaisua. Tilikaudet Voit kirjata tositteita samanaikaisesti useammalle tilikaudelle. Tilikaudet voit määritellä vapaasti päivämäärävälillä. Kun tilikausi on valmis, voit lukita sen, jolloin tositteiden kirjaaminen kaudelle on estetty. Tositteiden kirjaaminen ja korjaaminen Kirjaat tositteet selkeässä ammattikirjanpitäjälle suunnitellussa näytössä. Tositteiden kirjaaminen on nopeaa ja onnistuu pelkkää näppäimistöä käyttäen. Näet aiemmin kirjaamasi tositteet listamuodossa ja voit siirtyä nopeasti aiempiin tositteisiin. Myös saldoreskontran selaaminen onnistuu vientejä kirjatessasi. Reaaliaikainen saldoseuranta Voit määritellä tilikohtaisesti reaaliaikaisen saldoseurannan päälle. Kun kirjaat vientejä kyseiselle tilille, näet saldon apuikkunassa. Kirjanpitoaineisto Teet kirjanpitoa useissa Lemonsoft-ohjelmissa. Näissä ohjelmissa näet ohjelman tekemän tiliöinnin. Osakirjanpito-ohjelmia ovat: - ostoreskontra - palkanlaskenta - laskutus / myyntireskontra Määrittelet kunkin tuotavan aineiston ja sen jälkeen tuot aineiston. Voit tarkastella tuotua aineistoa ruudulla, korjata mahdolliset virheet ja siirtää aineiston sitten kirjanpitoon. Voit tuoda aineistoa myös Lemonsoftin ulkopuolisesta järjestelmästä XML-muodossa. Kun aineisto on tuotu kirjanpitoon, lukitsee ohjelma siirretyn aineiston automaattisesti. lemonsoft 61 Lukittujen osakirjanpitojen muokkaaminen Mikäli sinulla on kirjanpitäjärooli, voit muokata osto- ja myyntilaskuja vaikka ne olisikin lukittu ja siirretty kirjanpitoon. Lukittujen rivien merkkinä on lukko-ikoni rivin alussa. Ennen muokkaustilaan siirtymistä saat vielä huomautuksen asiasta. Tapahtumakysely Tapahtumakysely-toiminnon avulla voit kysellä tietyn tilin haluamasi ajanjakson tapahtumat. Budjetti Voit luoda kirjanpidon budjetin toteuman perusteella ja määritellä samalla tulojen sekä menojen muutosprosentin. Budjetti on omassa tositelajissa, joten voit muokata sitä vapaasti ja ottaa samat tulosteet kuin kirjanpitoaineistostakin. Konsernikirjanpito Lemonsoft-konsernikirjanpito-ohjelma on nimensä mukaisesti tarkoitettu konsernikirjanpidon hoitamiseen. Konsernikirjanpidossa voit määritellä konserniyrityksen sekä n-kappaletta tytäryrityksiä. Tytäryritysten kirjanpitoaineisto tuodaan konserniyritykseen omalla toiminnolla. Tuonnin jälkeen voit vapaasti muokata vientejä. Kustannuspaikat ja projektit ovat tuettuna. 62 lemonsoft Tasekirja Lemonsoft-tasekirjaohjelma täydentää kirjanpito-ohjelmaa. Tasekirjan avulla automatisoit tasekirjan muodostuksen erityisesti tilitoimistoympäristössä. Saat ohjelman mukana laajat tasekirjamallit, josta muokkaat sopivan version omaan käyttöösi. Mallipohja on toteutettu Wordilla ja tasekirjan käyttäminen edellyttääkin Word 2007 -versiota tai uudempaa. Valitset vain tilikauden ja tasekirjamallin. Tämän jälkeen ohjelma muodostaa tasekirjan Word-dokumentiksi. Toiminnon avulla saat tasekirjaan valmiiksi yritystiedot, tilikausitiedot, tuloslaskelman ja taseen, avoimet laskut sekä taseerittelyn. Word-dokumenttia muokkaat normaaliin tapaan ja tallennat lopuksi valmiin tasekirjan. Automaattiviennit Automaattivientien avulla voit automatisoida niiden tositteiden kirjaamista, joissa viennit jaetaan usealle tilille tai kustannuspaikalle. lemonsoft 63 Kausiveroilmoitus Kun tulostat kausiveroilmoituksen tai muodostat vastaavan tyvi-ilmoituksen ohjelma tallentaa tiedot kausiveroilmoitusrekisteriin. Tämä tehdään siksi, että verottaja ei hyväksy enää korvaavaa kausiveroilmoitusta, vaan ohjelman täytyy pystyä muodostamaan tarvittaessa muutosilmoitus, jossa ilmoitetaan vain muuttuneet tiedot ilmoitettuun nähden. Kausiveroilmoitukset -rekisterissä voit hyväksyä, tulostaa sekä myös poistaa kausiveroilmoituksia. Tilikartta Tilikartta on tarpeellinen kaikille Lemonsoftin osakirjanpito-ohjelmille. Ohjelman mukana toimitetaan liikekirjuri ja ytj-tilikartat. Ohjelma esittää tilikartan havainnollisessa muodossa. Tilillä on runsaasti perustietoja. Näiden avulla kerrot tilin käyttötarkoituksen ja automatisoit kirjauksia. Lisäksi määritysten tarkoituksena on vähentää inhimillisiä virheitä. Kustannuspaikat ja toimintolaskelmat Lemonsoft tukee rinnakkaisia ja hierarkisia kustannuspaikkoja. Luonnollisesti voit käyttää myös yksinkertaista kustannuspaikkaseurantaa. Määrittelet aluksi kustannuspaikkatasot. Tämän jälkeen syötät kullekin tasolle vaihtoehdot. Voit myös määritellä miten kustannuspaikkoja ehdotetaan. Voit määritellä ehdotukset tasoittain. Normaalitilanteessa kustannuspaikkojen merkitseminen tapahtuukin automaattisesti, eikä sinun tarvitse ehdotuksia muuttaa. Mikäli syystä tai toisesta joudut muuttamaan kustannuspaikkaehdotusta, voit tehdä tämän havainnollisesti kukin taso erikseen. 64 lemonsoft Tuloslaskelma / tase Tuloslaskelman ja -taseen tulostamista varten muodostat tulostuskaavoja. Tulostuskaavassa määrittelet mihin ja miten tilit tulostuvat. Voit muodostaa useita kaavoja eri käyttötarkoituksia varten. Tulostusikkunassa voit valita tulostettavan kaavan. Voit määritellä jopa viisi eri tulostuskautta vertailuja varten. Veroilmoitus Voit muodostaa sähköisen veroilmoituksen verottajalle. Veroilmoituksesta voit myös tulostaa paperisen lomakkeen. Ohjelma muodostaa levylle tyvi-tiedoston, jonka voit toimittaa eteenpäin verottajan ilmoitin.fi palvelun avulla Katso-tunnisteilla tai jonkun muun tyvioperaattorin välityksellä. Muita toimintoja Alv-kirjauksen avulla lasket arvonlisäverot ja muodostat niistä tositteen. Tilinpäätöksen avulla muodostat uuden tilikauden avaustaseen automaattisesti. Minireskontran avulla seuraat avoimia osto- ja myyntilaskuja suoraan kirjanpidossa. Muut raportit Tuloslaskelman ja taseen lisäksi saat tulostettua mm. seuraavat raportit: - tosite - tositeluettelo - päivä- ja pääkirja - tilierittely - tase-erittely - saldo-ote - saldoluettelo - alv-laskelma - valvontailmoitus - avoimet laskut Malleja raporteista näet Lemonsoft Mallitulosteista. lemonsoft 65 Lemonsoftin teknologia Pidämme Lemonsoftin raikkaana. Seuraamme oman alamme kehitystä ja hyödynnämme uuden teknologian mahdollisuuksia tuotekehityksessä järkevyyden rajoissa. Käytetyt teknologiat Seuraava kaaviokuvaa kertoo mitä teknologioita ja niiden versioita olemme historiamme aikana käyttäneet. 2006 2007 2008 2009 2010 2011 02 03 04 05 0607 08 09 10 11 12 01 02 03 04 0506 07 08 09 10 11 12 01 02 03 04 0506 07 08 09 10 11 12 01 02 03 04 0506 07 08 09 10 11 12 01 02 03 04 0506 07 08 09 10 11 12 01 02 03 04 0506 Crystal Reports CR2008 kesäkuu 2008 XI huhtikuu 2007 Aloitettiin 10-versiolla Visual Studio VS2010 kesäkuu 2010 VS2008 kesäkuu 2008 VS2005 joulukuu 2006 Aloitettiin 2003-versiolla Microsoft .NET Framework 4.0 kesäkuu 2010 3.5 kesäkuu 2008 3.0 joulukuu 2007 Aloitettiin 2.0-versiolla SQL Server Versio 2008 R2 maaliskuu 2011 Versio 2008 syyskuu 2009 Aloitettiin 2005-versiolla Silverlight Versio4 elokuu 2010 Versio3 kesäkuu 2010 66 lemonsoft Arkkitehtuuri Lemonsoftin arkkitehtuuri tukee virheetöntä ja nopeaa tuotekehitystä. Bisneslogiikka on yhteistä käyttämiemme eri käyttöliittymätekniikoiden kanssa. Käyttöliittymäkerros Windows UI Mobile UI Silverlight Tietoturva Palvelut Web Services Windows palvelut Yhteinen bisneslogiikka Bisnes-logiikkakerros Windows palvelut Tietokanta SQL Server 2008 SQL Server 2005 lemonsoft 67 Tietosuoja Lemonsoftin tietosuoja on kahdella tasolla. Voit määritellä suoraan tietokantaan oikeuksia eri käyttäjäryhmille tai käyttäjille. Lemonsoftin käyttöliittymässä tietosuoja lähtee siitä, mitä lisenssejä käyttäjälle sallit. Tämän jälkeen voit vielä hienosäätää toiminnallisuutta tarkallekin tasolle. Voit esimerkiksi estää tietyiltä käyttäjiltä asiakkaiden perustamisen. Rajaaminen perustuu henkilön rooleihin, joita voit vapaasti lisätä omiin käyttötarkoituksiin. Voit myös suojata lajit eri ohjelmissa. Esimerkkinä tästä voisivat olla vaikka tarjoukset, jotka voit määritellä siten, että myyjä näkee vain omat tarjouksensa. 68 lemonsoft Rajapinnat Lemonsoft on avoin ohjelmisto ja sisältää useita vakiorajapintoja tiedon tuontiin ja vientiin. XML ja CSV-rajapinnat Voit viedä ja tuoda tietoa useimmista Lemonsoft-ohjelmamoduleista xml tai csv-muodossa. Näitä ohjelmia ovat mm. asiakas- ja nimikerekisteri, laskut, osto- ja myyntitilaukset. OVT-rajapinnat Organisaatioiden välinen tiedonsiirto on (EDI/OVT) standardoitu rajapinta tilausten ja laskujen välittämiseen. Palvelurajapinnat – Webservices Lemonsoft tarjoaa kolmannen osapuolen ohjelmille Webservice rajapinnan kommunikointirajapinnaksi. Lemonsoft palvelut on toteutettu käyttäen Windows Communication Foundation (WCF) tekniikkaa. Kirjanpito-ohjelmat Lemonsoft sisältää rajapinnat markkinoiden yleisimpiin kirjanpito-ohjelmiin. lemonsoft 69 Käyttöönoton muistilista sitouta henkilökunta mieti sopiva ajankohta nimeä projektipäällikkö omien prosessien uudistaminen testiympäristö käyttöönoton projektisuunnitelma tietojen siirto koulutus räätälöintien toimivuuden varmistaminen päätös käyttöönotosta käyttöönottotuki 27.2.2010 Tietojen siirto tehty 23.3.2010 Koulutukset tehty 15.2.2010 Projektisuunnitelma tehty 28.4.2010 Päätös käyttöönotosta 1.4.2010 Sovitut muutokset tehty 1.2.2010 Hankinta tehty 14.3.2010 Toimintojen testaus 16.4.2010 Muutokset testattu 1.5.2010 - 14.5.2010 Käyttöönotto 15.5.2010 - 1.6.2010 Käyttö 1.3.2010 1.2.2010 70 lemonsoft 1.4.2010 1.5.2010 1.6.2010 lemonsoft 71 15.01.2011 lemonsoft Airport Park / Futura III, PL 186, 65101 VAASA | Niskakatu 16 A, 80100 JOENSUU info@lemonsoft.fi | www.lemonsoft.fi
© Copyright 2024