Hallitus § 48 25.02.2015 Laboratorio ICT-palveluiden (laboratorion toiminnanohjausjärjestelmän) hankkiminen Helsingin ja uudenmaan sairaanhoitopiiriltä (HUS) 204/07.03.02/2015 EKSTPHAL § 48 Tausta Etelä-Karjalan sosiaali- ja terveyspiirin (Eksote) käytössä oleva laboratoriotoiminnanohjausjärjestelmä (Multilab) hankitaan tällä hetkellä Mylab Oy:lta (Mylab). Medi-IT Oy (Medi-IT) on kilpailuttanut Multilab-tietojärjestelmän yhteisesti Etelä-Karjalan sairaanhoitopiirin ja Kymenlaakson sairaanhoitopiirin käyttöön. Eksote ja Kymenlaakson sairaanhoitopiiriä seurannut Kymenlaakson sairaanhoito- ja sosiaalipalveluiden kuntayhtymä (Carea) ovat ”perineet” kilpailutetun sopimuksen organisaatiomuutosten myötä. Nykyisin käytössä oleva Multilab-tietojärjestelmä on lähestymässä elinkaarensa loppua. Multilab-tietojärjestelmällä voidaan jatkaa maksimissaan enää pari vuotta, jonka jälkeen edessä on vääjäämättä tietojärjestelmän uusiminen. Mylab on julkistanut uuden Weblab tuotteen, joka korvaa Multilabin. Koska Medi-IT:n kautta hankittu sopimus on ollut voimassa julkisten hankintojen näkökulmasta erittäin pitkän ajan ja Weblabin käyttöönotto aiheuttaa hankintalain kilpailutusrajat ylittävät kustannukset, on laboratoriojärjestelmä kilpailutettava. Tietojärjestelmää ei voida suoraan päivittää Mylabin uuteen tuotteeseen. HUS:lla on nykyisin käytössä sama Multilab-tietojärjestelmä kuin Eksotella ja Carealla. HUS uusintakilpailutti oman laboratoriotietojärjestelmän useita vuosia sitten. Kilpailutuksen voittajaksi valikoitui uudelleen Mylab. Kilpailutus on laadittu siten, että tämän hankinnan kautta Helsingin ja Uudenmaan kuntatoimijat (kunnat, kuntayhtymät) voivat ottaa käyttöönsä kilpailutetun tietojärjestelmän. Hankinnassa on huomioitu, että myös nykyisen lainsäädännön mukaisilla erityisvastuualueilla (erva) olevat sairaanhoito- /sosiaali- ja terveyspiirit voivat ottaa tietojärjestelmän käyttöönsä. Reunaehtona asiassa on, että HUS:n ulkopuolisten kuntatoimijoiden tulee tehdä päätökset kilpailutetun sopimuksen realisoimisesta ennen 31.12.2015. Helsingin ja Uudenmaan alueella (HUS-alue) on käynnissä Apotti-kilpailutus koskien uuden potilas- ja asiakastietojärjestelmäkokonaisuuden hankkimista alueen sosiaali- ja terveydenhuollon tarpeisiin. HUS-alue on linjannut, että laboratoriokokonaisuus ei kuulu osaksi Apotti-kilpailutusta vaan on ns. erillisjärjestelmä ja HUS-alue tulee jatkamaan erillisellä laboratoriotietojärjestelmällä, joka tullaan aikanaan liittämään osaksi Apotti-tietojärjestelmäkokonaisuutta. Eksote on ollut mukana Medi-IT:n kautta useiden sairaanhoitopiirien yhteistyöhön pohjautuvassa KIILA-hankkeessa, jossa Apottia vastaavalla tavalla määritellään vaatimuksia tulevaisuuden asiakasja potilastietojärjestelmälle. KIILA-hankkeessa laboratoriojärjestelmä on kategorisoitu erillisjärjestelmäksi, joka ei kuulu määritysten/ hankinnan piiriin. Sote-järjestelmälaki on vasta muotoutumassa ja lain etenemisestä ei ole varmuutta. Näin ollen tällä hetkellä ei ole myöskään tiedossa miten Etelä-Suomen sote-alueen kuntatoimijat tulevat määrittelemään lain mukaisessa – mikäli laki etenee järjestämissopimuksessa lainmukaisen mahdollisuutensa keskittää tukipalveluiden hoitaminen sote-alueelle. Mikäli keskittämistä tapahtuu, voi tämä johtaa malliin, jossa Apotissa hankittu järjestelmäkokonaisuus leviää Etelä-Suomen sote-alueen käyttöön. Vaikka hallituksen esittämä Sote-järjestämislain eteneminen on erittäin epävarma, on alle kasattu muutamia toiminnallisia tavoitteita hallituksen nykyisestä lakiesityksestä, koskien erityisesti tietojärjestelmien kehittämistä ja niihin liittyviä tavoitteellisia tuottavuusvaatimuksia. Vaikka laki ei etenisi tai etenisi eri muodossa tai eri aikataululla, eivät alla oletetut yleiset tavoitteet tule muuttumaan. Otteita hallituksen sote-laki esityksestä: 12§ Järjestämispäätös ”Sosiaali- ja terveysalueen on laadittava joka neljäs vuosi tuottamisvastuussa olevien kuntayhtymien kanssa käytyjen neuvottelujen perusteella järjestämispäätös siitä, miten sosiaali- ja terveysalueen järjestämisvastuulle kuuluvat sosiaali- ja terveyspalvelut toteutetaan... Järjestämispäätöksessä on määriteltävä seuraavat asiat: … 10) sosiaali- ja terveysalueen omaan tuottamisvastuuseen kuuluvat tukipalvelut sekä…” 15 § Sosiaali- ja terveysalueen tuottamisvastuu Sosiaali- ja terveysalueella on tuottamisvastuu alueen järjestämispäätöksessä määritellyistä tukipalveluista. Otteita hallituksen sote-laki perusteluista: ”Sosiaali- ja terveysalueella ei ole säännöksen perusteella suoraan lakiin perustuvaa tuottamisvastuuta. Sosiaali- ja terveysalue voi kuitenkin päättää järjestämispäätöksessä, että sillä on tuottamisvastuu päätöksessä mainituista tukipalveluista. Tukipalveluilla tarkoitetaan sosiaali- ja terveys-palvelujen toteuttamiseen ja tuottamiseen liittyviä tukipalveluja. Tällaisia voisivat olla esimerkiksi tietohallintoon, tietojärjestelmä-ratkaisujen hankintaan ja ylläpitoon tai yhteishankintoihin liittyvät tehtävät.” ”Tällä hetkellä terveydenhuolto on lähes täysin digitalisoitunut. Sosiaalihuollossa tietojärjestelmien käyttö on vähäisempää. Julki-sen sosiaali- ja terveydenhuollon ICT-käyttökustannukset ilman investointeja ovat vuosittain noin 400 miljoonaa euroa. Vaikka käytössä olevia potilastieto- ja muita järjestelmiä on rajallinen määrä, on tietojärjestelmäkenttä kokonaisuudessaan varsin hajanainen, koska järjestelmät ovat pääasiassa organisaatiokohtaisia. Sosiaali- ja terveysministeriön sähköisen tiedonhallinnan strategian (Sote-tieto hyöty-käyttöön) mukaisesti sosiaali- ja terveyden-huollon suurimmat säästöpotentiaalit ovat toimintaprosessien muutoksessa ja erityisesti sähköisten palveluiden käyttöönotossa. Esimerkiksi kotihoidossa on jo tietyillä alueilla käytössä olevia, toimintaa tehostavia toiminnanohjausjärjestelmiä ja mobiilipalvelut mahdollistavia sovelluksia. Omahoidon (mukaan lukien sähköiset palvelut) sekä muut sähköiset palvelut asiakkaille mahdollistavat toiminnan tehostumisen ja resurssien järkevän kohdentamisen. Kustannushyötyjä muodostuu myös tietotekniikan hallinnan ja ylläpidon päällekkäisten kustannusten vähenemisestä. Sosiaalihuollon asiakastietojärjestelmien kehittäminen kansallisten vaatimusten mukaisiksi ja liittäminen kansallisiin tietojärjestelmäpalveluihin on uudella järjestämisrakenteella mahdollista toteuttaa huomattavasti nykyistä kuntapohjaista toimeenpanoa vähäisemmin kustannuksin. Kansallisten sosiaali- ja terveydenhuollon tietojärjestelmäpalvelujen (Kanta, Kansa) käyttöönotto mahdollistaa uusia toimintamalleja ja sitä kautta saavutettavia kustannushyötyjä. Sosiaalihuollon kansallinen arkistopalvelu (Kansa) on tarkoitus ottaa käyttöön vuosikymmenen vaihteessa.” ”Lyhyellä aikavälillä uudistuksesta aiheutuu myös muutoskustannuksia. Kustannusten aleneminen edellyttää tuottamisvastuussa olevissa kuntayhtymissä tai sosiaali- ja terveysalueilla investointeja muun muassa yhtenäisiin tietojärjestelmäratkaisuihin. Lisäksi potilastietojärjestelmät on integroitu voimakkaasti muihin organisaation tietojärjestelmiin, joita ovat muun muassa erikoisalakohtaiset erillisjärjestelmät, mikä tekee järjestelmien konsolidoinnista organisaatioiden toiminnan yhdistyessä laajemman hankkeen kuin monilla muilla aloilla. HUS:n ja eräiden Uudenmaan kuntien Apotti-hankkeen kustannushyötyanalyysin mukaan tietojärjestelmäinvestoinnin takaisinmaksuaika on seitsemän vuotta. Muutoskustannuksia aiheutuu myös sosiaali- ja terveysalueiden yhteisen ja vertailukelpoisen tietopohjan rakentamisesta palvelu-tarpeen arviointiin, toiminnan ja talouden sekä palvelujen laadun seurantaan. Uudistukseen liittyvästä henkilöstön koulutuksesta seuraa muutoskustannuksia arviolta 20 miljoonaa euroa. Uudistuksella saattaa olla myös suunnittelemattomia vaikutuksia yleiseen palkkatasoon, kun tällä hetkellä on palkka-eroja eri kuntien ja sairaanhoitopiirien välillä. Näiden toteutumista tai tasoa on mahdotonta arvioida etukäteen.” Alueiden ja kuntien tietohallintoyhteistyössä koskien Valtakunnallista kokonaisarkkitehtuurin suunnittelua ja kuvaamista (Vakava) määriteltiin kokonaisarkkitehtuuri sosiaali- ja terveydenhuollon alueella. Kyseisen arkkitehtuurin tietojärjestelmäosiossa valittiin tavoitemalliksi ns. ”hallittu monitoimittajamalli”, jonka mukaisesti sote organisaatioiden käyttämien tietojärjestelmien keskiössä on Terveydenhuollon potilaskertomus -järjestelmä ja Sosiaalihuollon asiakaskertomus -järjestelmä. Näiden rinnalla organisaatioilla voi olla käytössään ns. erillisjärjestelmiä, joita ovat mm. radiologian toiminnanohjaus- ja kuvantamisjärjestelmä (PACS, RIS) ja laboratorion toiminnanohjausjärjestelmä (LAB). Kuva 1: VAKAVA-arkkitehtuurin linjaus tavoitearkkitehtuuriksi (Hallittu monitoimittajamalli) Eteneminen Pohjaten Tausta kappaleessa esitettyyn sisältöön, on Eksoten Diagnostiikkakeskuksessa ja tietohallinnossa valmistauduttu tuleviin muutoksiin neuvottelemalla nykyisin käytössä olevan Multilab-tietojärjestelmän jatkuvien sopimuksen siirtäminen (sopimus on nyt solmittu Medi-IT:n ja Multilabin välille) Eksoten ja Multilabin väliseksi 1.1.2015 alkaen. Kun sopimus on Eksoten nimissä, voi Eksote julkishallinnollisena kuntatoimijana toteuttaa muun muassa sote-lain mahdollisesti vaatimia sopimusjärjestelyitä sote-alueen ja palveluntuottajan välillä tilanteen vaatimalla tavalla (sopimusjärjestelyitä ei voi toteuttaa tämän hetken ymmärryksen mukaan inhouse-yhtiöiden kautta). Eksoten ei kannata nykyisessä tilanteessa ruveta kilpailuttamaan Multilabin seuraavaa tietojärjestelmää yksinään (ei suoraan tai Medi-IT:n kautta) vaan tulevaisuudessa sote-lain ja Vakava-arkkitehtuurin mukaisesti kannattaa lähteä rakentamaan suoraan yhdessä sote-alueen kattavia ratkaisuja. HUS:n kanssa on olemassa olevan Erva yhteistyön puitteissa keskusteltu Eksoten mahdollisuudesta liittyä osaksi HUS:n tekemään hankintaa. Lisäksi on keskustelu mallista, jossa HUS toimittaisi yhteisen tietojärjestelmän palveluna Eksotelle. Eksoten tulee tehdä päätös ja sopimus HUS:n tekemään laboratoriojärjestelmän hankintaan liittymisestä ennen 31.12.2015. Tämä aikaraja tulee HUS:n tekemän kilpailutuksen ehdoista. Eksote selvittää kevään/syksyn 2015 aikana HUS:n kanssa yhteiseen tietojärjestelmään siirtymiseen liittyvät toiminnalliset ja taloudelliset asiat. Eksoten lähtökohtainen oletus on, että HUS:n kilpailuttaman tietojärjestelmän tai tietojärjestelmäpalveluiden käyttöönottaminen ei nosta nykyisiä tietoteknisiä kustannuksia vaan nämä kustannukset pysyvät nykyisellä tasolla tai mahdollisesti laskevat. Olettamus pohjautuu laajemman hankinnan mukaan tuomiin ”suuruuden ekonomia” hyötyihin. Carea konserni on alustavissa keskusteluissa indikoinut etenemismallinsa olevan vastaava kuin yllä on kuvattu Eksoten osalta. Lisäksi tulee huomata, että tietoteknisten hyötyjen lisäksi yhteistoiminnalla laboratoriotietojärjestelmien suhteen voidaan nähdä mahdollistavia vaikutuksia laboratoriotoiminnan suhteen yleensä. Sote-lain perusteluosuudessa on mainittu seuraavasti: Lakiehdotus mahdollistaa lääketieteellisten ja muiden tukipalvelujen tuottamisen koko sosiaali- ja terveysalueen kattavana palveluna. Jo kansallisen terveyshankkeen toimesta 2000-luvun alussa käynnistynyt ja sittemmin jatkunut laboratorio- ja kuvantamispalvelujen keskittäminen on tuottanut huomattavaa kustannusten säästöä eri puolilla maata. Itä-Suomen alueella toimivan Islabin alueella on arvioitu, että laboratoriotoimintojen keskitetyllä tuottamisella voidaan saavuttaa vuositasolla jopa noin 5 euroa/asukas kustannusten säästö hajautettuun palvelutuotantoon verrattuna. TYKS-ervassa on puolestaan arvioitu, että lääketieteellisten tukipalveluiden osuus kaikista erikoissairaanhoidon kustannuksista on 15–25 %:a. Tällöin sosiaali- ja terveys-alueen laajuisella yhteistyöllä saavutettavissa olevan 5–15 %:n tuottavuuskehityksen merkitys koko erikoissairaanhoidon kustannuksiin voi olla 0,75–3,75 %:a. Riippumatta sote-alueen diagnostiikan tuottajasta (omat erilliset tai yksi yhteinen tuottaja), on nähtävissä, että yhteistyö sote-alueella tulee lisääntymään. Yhteisesti käytössä olevat tietojärjestelmät vääjäämättä helpottavat tämän tyyppistä laaja-alaista yhteistyötä. Eksote ja HUS-Logistiikka, joka on HUS:n yhteishankintayksikkö, ovat allekirjoittaneet kuntalain 76 §:n tarkoittaman yhteistoimintasopimuksen, jossa on tarkemmin sovittu julkisiin hankintoihin liittyvän HYKS:n erva-alueen yhteistoiminnan sisällöistä ja ehdoista. Tj Hallitus päättää merkitä edellä olevan selvityksen tiedoksi ja valtuuttaa Eksoten tietohallintojohtajan jatkamaan valmisteluja HUS:n kanssa uudistetun ja yhteisen laboratorion toiminnanohjausjärjestelmän hankkimiseksi kokonaistaloudellisemmalla tavalla. Hallitus Hyväksyttiin. Valmistelija/lisätiedot: Toni Suihko, tietohallintojohtaja, p. 040 703 5159 Esa Leppänen, ylilääkäri/diagnostiikkakeskuksen johtaja etunimi.sukunimi@eksote.fi Tiedoksi Hallintoylilääkäri Lasse Lehtonen (HUS) IT-Kehitysjohtaja Mikko Rotonen (HUS)