1. No category

1/2012
Asiakirjahallinnan ja arkistoinnin erikoislehti
Keräilijät ja arkistot
sivut 16-20
Vapa toiminut vuoden
sivut 12 –15
DLM
Brysselissä
sivu 4-6
FAILI 1/2012
Toimitus
Päätoimittaja: Osmo Palonen,
Mikkelin Ammattikorkeakoulu
osmo.palonen@liikearkistoyhdistys.fi
Julkaisutoimikunta
Tapio Bragge, Helsingin sosiaalivirasto,
Pekka Henttonen, Tampereen Yliopisto,
Riitta Itälä, Toimihenkilöarkisto,
Pekka Lähteenkorva, Urho Kekkosen Arkisto,
Juho Rännäli, Tulli
Toimitus pidättää itselleen oikeuden editoida
julkaistavaksi tarjottua aineistoa. Kirjoitukset
pyydetään toimittamaan ensisijaisesti txtmuodossa tai rtf- tai doc-muodossa. Valokuvat
JPEG tai TIFF-muodossa täydellä kameran
resoluutiolla
Lehti ilmestyy neljä kertaa vuodessa.
Vuosikerran hinta on 54,50, opiskelijat 10,90
euroa. Tilaushintoihin sisältyy arvonlisävero 9
%.
ISSN 1237-2196
Painosmäärä 550 kpl
Julkaisija
Liikearkistoyhdistys ry, PL 271, 00101 HELSINKI
www.liikearkistoyhdistys.fi
Puh. 050 550 6093, Faksi (09) 325 6093
Tilaukset
matti.happonen@liikearkistoyhdistys.fi
Ilmoitukset
Ilmoitusmyynti, puhelin 040 546 6999
Ilmoitushinnat 2012
1/1 sivu takakansi 4-väri 1250
1/1 sivu 3. kansi 4-väri 1050
1/1 muut sivut 4-väri 850
½ muut sivut 4-väri 550
Toistoalennus: sama aineisto 4 ilmoituskertaa
20%,
2 ilmoituskertaa 10%.
Ilmoitusvalmistus 50 e/sivu.
Oman mainosmateriaalin postitus lehden
mukana: kokosivun ilmoitushinta ja lisäksi
sisäänpisto- ja postituskulut.
Hintoihin lisätään arvonlisävero.
Hinnat sitoutumuksetta.
Ilmoitusaineiston tekniset tiedot
Painotuotteen koko B5 (176 X 250 mm).
Tiedostomuodot valmiit aineistot painettava
pdf, fontit konvertoituina, järjestelmä Windows.
Kuvat jpeg, tiff, eps, värijärjestelmä CMYK.
Kuvaresoluutio vähintään 300 dpi
Muista tiedostomuodoista ota yhteyttä.
Aineiston toimitusosoite:
osmo.palonen@liikearkistoyhdistys.fi tai
Osmo Palonen, Harjukatu 3 C, 50120 Mikkeli
SISÄLTÖ
PÄÄKIRJOITUS
3
4
6
8
10
12
16
20
21
22
24
25
26
27
29
30
Kevätkiireitä
Osmo Palonen
TAPAHTUMAT
Yhteentoimuvuus DLM Forumin teema
Ritva Toivonen
Käytännöllä painopiste Ruotsin Arkivforumissa
Mårten Stenius
IFLA WLIC 2012 konferenssi tuo kirjastoväen Suomeen
Päivi Litmanen-Peitsala
Monta syytä mennä Kööpenhaminaan
Osmo Palonen
ARKISTOT
Arkistolaitoksen Vapa toiminut jo vuoden ajan
Mårten Stenius
Kekkoskeräilijää tapaamassa
Pekka Lähteenkorva
KOULUTUS JA TUTKIMUS
Nenonen Mamk:n tutkija-yliopettajaksi
Osmo Palonen
Toiminnan analysointi – DIRKS
Pekka Henttonen
TERMIT JA LYHENTEET
Termit tutuksi
Pekka Henttonen
ASIANHALLINTA
Valtiolle ei yhteistä asianhallintaa
Sari Järn
Voutilaiselle töitä riittää
Osmo Palonen
JÄRJESTÖT
LAY:n hallitus Mikkelissä
Osmo Palonen
KIRJAT
Menneisyyden hallitsijat eri teillä
Pekka Henttonen
INSIDER
Ei mapilla päähän – vaan silittelyä höyhenellä
Insider
ABSTRACTS
Faili 1/2012
Osmo Palonen
Kansi: Keräilijän Urho Kekkosen kokoelmaa
Kuva: Pekka Lähteenkorva.
Artikkeleiden kuvat kirjoittajien,
ellei muuta mainita.
Paino:
Laine Direct Oy, Järvenpää 2012
2
FAILI nro 1/ 2012
PÄÄKIRJOITUS
Kevätkiireitä
T
ämä Failin numero jäi
suunnitellusta myöhään
viikon verran. Helmikuun
vietin melkein kokonaan
Kaliforniassa ja kotona
odotti keittiöremontti. Samanlaisia aikaongelmia näyttää olevan
muillakin, eikä kesäajan varastama
yksi tunti taida kelvata selitykseksi. Tähän numeroon oli tarkoitus
mm. tulla jotakin Kunnallisarkistoyhdistyksen koulutuspäivistä, mutta
ei sitä nyt vaan näy, kun kirjoitan
viimeistä juttua, siis tätä pääkirjoitusta.
Kaliforniassa ja vähän Nevadan
puolellakin poikkesin kyllä monessa
museossa ja osavaltion arkistossa,
mutta palaamme niihinkin sitten
myöhemmin. Kesäkuulle jää odottamaan muutama muukin artikkeli.
qqq
Liikearkistoyhdistyksen sisällä on
edessä suuri muutos. 30 vuotta kiitettävästi yhdistystä melkoiselta
osaltaan vetänyt Calle Roos siirtyy
kunniajäsenenä toivottavasti vielä
kannustamaan ja neuvomaan seuraajiaan. Sihteerin ja rahastonhoitajan tehtävien siirtymäkausi päättyy pian kevätkokouksen jälkeen ja
vastuu jää kokonaan Matti Happosen harteille.
Calle on ollut monesti Liikearkistoyhdistyksen synonyymi. Omasta
puolestani esitän kiitokset pitkästä
päivätyöstä. Ilman Callea moni asia
olisi jäänyt tekemättä.
qqq
Kiirettä on luvassa myös pitkin kevättä ja kesää, jos aikoisi osallistua
FAILI nro 1/ 2012
kaikkiin merkittäviin tapahtumiin,
joita tiedonhallinnan alueella järjestetään. Kuten myöhemmin tämän lehden sivuilla esitellään, moni
tapahtuma veisi Tanskanmaalle.
Mutta on näitä tapahtumia meilläkin. Pohjoismaisilla arkistopäivillä
Hämeenlinnassa voimme harjoittaa
ruotsin taitojamme vaikka monen
meistä, alle merkitty mukaan lukien
lieneekin viisainta jättää tanskalaisten skandinaviska kuulematta. Mutta muuten Hämeenlinnan ohjelma
näyttää kiintoisalta, jos rinnakkaisistuntoja voi seurata myös pienempinä paketteina.
Tässä lehdessä esitellään myös kirjastoalan suurkatselmusta Iflan järjestämää WLIC 2012 konferenssia.
Sen rinnalla arkistoalan tapahtumat jäävät piirinmestaruustasolle,
vaikka ovatkin merkittäviä. Valittavaa kansainvälisessä kirjastokonferenssissa riittänee myös arkistoihmisille, kun mukaan lasketaan vielä
muutama sivukonferenssikin. Katsotaan nyt sitten mihin kaikkeen
elokuussa ehtii.
qqq
Viime numerossa kerrottiin sähköisen asianhallinnan pioneereista
norjalaisista. Juttu oli kieltämättä
pitkä, mutta minusta se kannattaa
vielä kaivaa esille, jos loppuvuoden
tohinoissa se jäi lukematta. Hans
Fredrik Bergin artikkelissa kerrotut
kokemukset olisivat tärkeitä meillekin. Esimerkiksi se, onko täydellisen ohjeistuksen ja kaikenkattavan
normin tekeminen järkevää, jos se
ei saavuta käyttäjiä. Samahan pätee
lainsäädäntöönkin. Laki, jota kansalaiset eivät pidä oikeana, mahdollisena valvoa tai oikeudenmukai-
sena pääsee helposti unohtumaan.
Tämä oli varmaankin ajatus Moreq
2010 uudistuksen takana. Jos edellinen normi Moreq2 ei saanut kuin
yhden sertifioidun järjestelmän toteutettua, jotakin varmasti piti tehdä. Kun nyt tutkimme Moreq 2010
normia suomenkielinen käännös tavoitteenamme, voimme toivoa, että
suositus päätyisi laajaan käyttöön.
qqq
Liikearkistoyhdistyksen jäsenet saavat tänäkin vuonna Failin osana
jäsenmaksua ja ilman arvonlisäveroa. Valitettavasti myös Failin muut
tilaajat joutuvat maksamaan yhdeksän prosenttia lisähintaa valtion
kassaan. Kun jotkut kustantajien
edustajat ovat arvelleet veron olevan kiitos tutkiville journalisteille,
jotka paljastivat poliitikkojen vaalirahoituksen epäselvyydet ja olivat muutenkin ilkeitä päättäjille, en
usko että Faililla oli osaa tai arpaa
asian kanssa.
Toki nyt kun asia on ratkennut,
saatamme moittia päättäjiä huonoista hankkeista, joiden epäonnistumisen syynä ovat suuret toiveet,
korkeat kustannukset ja pienet tulokset. Enkä mene lupaamaan, että
jättäisimme ne jutut julkaisematta,
vaikka vero poistettaisiinkin. Failin
tavoitteena on puolustaa sellaisia
ratkaisuja, jotka oikeasti tukevat
hyvää asiakirjahallintaa ja tekevät
sen kohtuullisilla kustannuksilla.
Varovaisuuden vuoksi emme esimerkiksi kysy, paljonko yhden asiakirjan säilyttäminen arkistolaitoksen Vapassa vuoden ajan maksaa.
Osmo Palonen
3
ABSTRACTS FAILI 1/2012
In the Editorial, Osmo Palonen has
quite a few subjects. One of those is
to praise the job of Mr. Carl-Magnus
Roos, who has been 30 years as the
secretary and treasurer of the Association of Finnish Business Archives.
Palonen hopes that Mr. Roos as an
honorary member of the association still gives advises and supports to
his successors. This spring and summer will be full of conferences and
meetings; especially in Copenhagen
where ICA/SBL conference will be
followed by DLM Forum members
meeting and Archiving 2012 seminar. There are also in Finland two
international meetings, the Archive
conference for Nordic Countries arranged in Hämeenlinna in May and
the conference for libraries IFLA
WLIC 2012 in August in Helsinki.
Palonen also reminds the readers to
again read an article of Norwegian
experiences written by Hans Fredrik Berg and published in the previous issue of Faili. Palonen points
out that if a law, norm or requirement does not get acceptance from
the users, it should be changed. This
was the case with Norwegian Noark and with Moreq2. This has to
be remembered when considering
the importance of Moreq 2010 when
the translation work in Finnish has
started.
Principal Consultant Ritva Toivonen
reports about DLM Forum conference held in December in Brussels.
She explains Moreq 2010 and interoperability been the main themes
and found out that the conference
was really international, not European only: among 200 participants
there were some from Hong Kong,
Qatar, Belize and Canada. It was
not easy to select from the parallel
sessions, says Mrs. Toivonen. She
writes about the Estonian experiences that are very interesting to us as
neighbours. In Estonia both small
30
enterprises as well as large public
organisations are putting their hope
on the new modular Moreq 2010she
writes.. Toivonen, who works for
the system supplier Affecto is keen
to see how Moreq 2010 extends in
Finland.
The IFLA conference is presented in
a separate article by Päivi LitmanenPeitsala. She explains that the conference, that has been organised every
year already 75 years will also be
interesting for other memory organisations as well. The programme of
the conference is not yet published,
however there will be interesting
themes for archives and museums
for sure. The organisers are waiting
to get 3000 professionals to participate.
Mr Mårten Stenius writes about
VAPA the new submission and
distribution system build for electronic records in the National archives of Finland. The new system that
has capacity also for the preservation of records has been up and running more than a year. The system
ingests records that fulfil the requirements of the national regulation SÄHKE can give the government
agencies a safe and secure method
submitting their records to the National archive service. Those organisations that will use it shall have
a permission to preserve records in
electronic records permanently. In
submission and preservation a special attention is given to the security
of the data. Stenius, who have just
retired from the project manager
role of VAPA writes that the automatic work flow in the system verifies
the records and metadata sent in
the submission package and report
if any incomplete information exists.
VAPA system is based on the Safety Deposit Box software supplied by
Tessella.
The director of Urho Kekkonen’s Archive, Mr Pekka Lähteenkorva has
written an article about a collector
Pekka Vehmanen and his collection including objects, documents
and letters of late President Kekkonen, who was the longest standing
president of the republic. Vehmanen, who has a farm close to Turku,
started to collect material associated
with Kekkonen with a sense of purpose in the 1970’s starting with Finnish coins, medals and banknotes.
Lähteenkorva and his archive has
developed a good co-operation with
the collector: all documents that are
interesting from the archiving point
of view can be digitised and make
available. The cooperation , on the
other hand, operates in both directions. If someone likes to sell material to the archive, Lähteenkorva advises to contact Vehmanen while the
archive does not have funds to buy
any material. To get an overview
about the practices in archives, Lähteenkorva interviewed some of his
colleagues about their policy to buy
documents. Nearly all archives refuse paying money from the archival
material. Instead, most of those are
encouraging the content holders to
present the material which often will
be the case.
Mrs. Sari Järn reports about the
shut down of the project to build the
common records management system for the government agencies.
There were six years and 9 million euro used in the development
of VALDA system. The project was
stopped and the agencies can now
find commercial products instead.
The system should have been completed 2009 and it should have had
60 000 users. The service was marketed even at the beginning of this
year.
FAILI nro 1/ 2012
Uu
aatavilla!
rsio s
e
v
si
Innofactor Dynasty
Tiedonohjausjärjestelmä
SharePointdokumentit
Asiankäsittelyn
dokumentit
Muu
dokumenttien
hallinta
Arkisto
Innofactor® Dynasty Tiedonohjausjärjestelmä
Kokonaan uusi työkalu eAMS:n ylläpitoon!
Innofactor Dynasty Tiedonohjausjärjestelmä on tarkoitettu julkishallinnon ja yritysten tiedonohjaussuunnitelman ylläpitämiseen sekä tuottamaan asiakirjan sähköiseen säilyttämiseen tarvittavat luokittelutiedot erilaisiin tietojärjestelmiin. Se korvaa kankeat Excel- ja Word-taulukot ja
helpottaa sekä tehostaa asiakirjahallintoa. Innofactor Dynasty Tiedonohjausjärjestelmässä on
valmiit liittymät dokumenttien hallintaan, ja se toimii luontevasti SharePointissa. Käyttäjän on
helppo luoda asiakirja mallipohjasta, ja järjestelmä tuo automaattisesti tarvittavat luokittelutiedot.
Sisältää arkistolaitoksen SÄHKE2:n
vaatimukset ja eAMS-tehtäväluokituksen
Suunnitelman helppo ylläpito
Internet-selaimessa
Liittymät tietojärjestelmiin ja
XML-muotoisen suunnitelman
tuontiin ja vientiin
Vapaa määrä tehtäväluokituksen
hierarkiatasoja sekä vapaasti
määriteltävät luokittelukentät
Monipuoliset raportointiominaisuudet
Innofactor Oyj Keilaranta 19, 02150 Espoo
FAILI nro 1/ 2012
Suunnitelman yksittäiset ja massamuutokset – jopa kokonaisen hierarkiatason siirto hiiren vedä ja pudota
-toiminnolla
Suunnitelman versionhallinta,
hyväksymistyönkulku ja käyttäjien roolit
Puh: 010 272 9000
myynti@innofactor.fi
www.innofactor.fi
31
Ahdistaako asianhallinta?
Vastaako vaatimuksia?
Viivästyykö aikataulut?
Painaako prosessit?
Piinaako budjetti?
Älä vaivu synkkyyteen
EMC Documentum
pelastaa päivän
?
Olisiko palaverin
paikka
EMC Computer-Systems Oy | +358 (0)201 202 200
Info_Finland@emc.com | www.documentum.com