TAPAHTUI: LIIKEARKISTOPÄIVÄT: ELÄMÄNURANA ARKISTO:
2/2013 Asiakirjahallinnan ja arkistoinnin erikoislehti TAPAHTUI: Brigtonissa s.6-9 Oulussa s. 10-14 Washingtonissa LIIKEARKISTOPÄIVÄT: Kannattaa tulla Tampereelle s.19-22 ELÄMÄNURANA ARKISTO: Esa Lahtinen FAILI 2/2013 Toimitus Päätoimittaja: Osmo Palonen, Mikkelin Ammattikorkeakoulu osmo.palonen@pp.inet.fi Julkaisutoimikunta Pekka Henttonen, Tampereen Yliopisto, Riitta Itälä, Toimihenkilöarkisto, Susanna Kokkinen, Aalto-yliopisto Pekka Lähteenkorva, pj, Urho Kekkosen Arkisto, Juho Rännäli, Tulli Vesa Varjo, Vihdin kunta Toimitus pidättää itselleen oikeuden editoida julkaistavaksi tarjottua aineistoa. Kirjoitukset pyydetään toimittamaan ensisijaisesti txt-muodossa. Valokuvat JPEG- (paras laatu) PNG- tai TIFF-muodossa. vähintään 300 dpi/20x15cm. Lehti ilmestyy neljä kertaa vuodessa. Vuosikerran hinta 2013 on 60,00, opiskelijat 11,00 euroa. Tilaushintoihin sisältyy arvonlisävero 10 %. ISSN 1237-2196 Painosmäärä 500 kpl Julkaisija Liikearkistoyhdistys ry, PL 271, 00101 HELSINKI www.liikearkistoyhdistys.fi Puh. 044-5512029 Tilaukset sihteeri@liikearkistoyhdistys.fi Ilmoitukset Ilmoitusmyynti, puhelin 040 546 6999 Ilmoitushinnat 2013 1/1 sivu takakansi 4-väri 1250 1/1 sivu 3. kansi 4-väri 1050 1/1 muut sivut 4-väri 850 ½ muut sivut 4-väri 550 Toistoalennus: sama aineisto 4 ilmoituskertaa 20%, 2 ilmoituskertaa 10%. Ilmoitusvalmistus 50 e/sivu. Oman mainosmateriaalin postitus lehden mukana: kokosivun ilmoitushinta ja lisäksi sisäänpisto- ja postituskulut. Hintoihin lisätään arvonlisävero. Hinnat sitoutumuksetta. Ilmoitusaineiston tekniset tiedot Painotuotteen koko B5 (176 X 250 mm). Tiedostomuodot valmiit aineistot painettava pdf, fontit konvertoituina, järjestelmä Windows. Kuvat jpeg, tiff, eps, värijärjestelmä CMYK. Kuvaresoluutio vähintään 300 dpi Muista tiedostomuodoista ota yhteyttä. Aineiston toimitusosoite: osmo.palonen@pp.inet.fi.fi tai Osmo Palonen, Lampaankuja 1 79600 Joroinen SISÄLTÖ PÄÄKIRJOITUS PÄÄKIRJOITUS Asianhallintaa vai asioiden hallintaa 3 4 6 10 15 19 23 24 28 30 33 34 36 38 Asianhallintaa vai asioiden hallintaa? Osmo Palonen TAPAHTUMAT Luovuutta ei voi arkistoida Olli Alm Big data – asiakirjahallinnon kuolema vai uusi tuleminen? Juho Rännäli Kunnallisarkistoyhdistys löysi innostusta Oulusta Mirja Loponen, Sari Pursiainen ja Kaija Jalasmäki Archiving 2013 kuuli Obaman ohjauksesta Osmo Palonen Liikearkistopäivät 2013: Tarjolla tietoa ja kokemuksia Osmo Palonen CSC esitteli PAS-projektia ja testasi migraatiota Jessica Parland-von Essen ELÄMÄNTYÖNÄ ARKISTO Esa Lahtinen, Työväen arkisto Pekka Lähteenkorva JÄRJESTÖT Kevätkokous tutustui Ritarihuoneen toimintaan Ritva Toivonen PROJEKTIT Laatua ja tuottavuutta dokumenttien hallinnalla Juha Anttila TYÖKALUT DIRKS: Asiakirjajärjestelmän toteutus ja käyttöönotto Pekka Henttonen ASIANHALLINTA Ulkoasiain asianhallintaan kehitetty omat ratkaisut Ari Uusikartano KOLUMN Kulturarv, forskning och kunskap Jessica Parland-von Essen INDEX & SUMMARY Faili 2/2013 Osmo Palonen Ilmoitukset: Innofactor s.35 Kansi: National Archives and Records Administration NARA oli Archiving 2013 konferenssin näyttämönä Washington DC:ssä Kuva: Osmo Palonen Artikkeleiden kuvat kirjoittajien, ellei muuta mainita. linta. Asiakirjahallinnan ammattilaisten kannattaisi nyt tehdä kuten Juho Rännäli jutussaan mainitsee: siirtää asianhallinnan ymmärrys laajempaan asioidenhallinnan kokonaisuuteen. Sen asianhallinnan osalta tämä tarkoittaisi myös sitä, että toiminnasta tulisi meitä käyttäjiä vaivaamatonta taustatoimintaa. Se tunnistaisi näiden kuuluisien prosessien ja tiedonhallintasuunnitelmien avulla, mitkä työmme tuloksista ovat sellaisia, että ne ovat asiakirjoja ja muut joutavaa jorinaa. Toinen juttu taas sitten on, että siinä joutavassa jorinassa olisi todennäköisesti se tulevia tutkijoita eniten kiinnostava osa. Jos he vaikka yrittäisivät joskus selvittää mistä niissä Kreikan vakuuksissa oikein päätettiin. Ennen kuin tulin tänne ammattikorkeakouluympäristöön tein 30 vuotta töitä suomalaisissa lehtitaloissa ja kansainvälisesti toimivassa automaatioteollisuudessa eikä niissä kukaan puhunut mistään asian- tai dokumentinhallinnasta. Saattoi olla jokin verkkolevy, jonne sijoitettiin joitakin yhteisiä asioita -sanomalehdessä kaikki oli vieläkin helpompaa. Kun mikään ei ole niin vanha kuin eilisen päivän sanomalehti, ei niitä lehteen kirjoitettuja asioita kovin paljon tarvinnut hallita. Eikä niitä juttuja, jotka oli kirjoitettu latomakoneen ymmärtämään muotoon reikänauhalle kannattanut paljon pitkäaikaissäilyttää. qqq Älkää siis ihmetelkö, että kummastelen kaikenlaisia työpöytäjärjestelmiä ja niihin yhdistettyjä yhden asian liikkeitä, ei kun siis ohjelmistoja. Minusta tavoitteena ei pitäisi olla asianhallinta vaan asioiden hal- Paino: Laine Direct Oy, Järvenpää 2013 2 H einäkuun ensimmäisenä tulee Palosen entiselle nuorelle täyteen kymmenen vuotta kuntien omistamassa organisaatiossa. Olisikohan häpeällistä myöntää, että tänä aikana en ole käyttänyt koskaan asianhallintajärjestelmää – enkä aio sitä enää jäljellä olevana vuonna ryhtyä käyttämään. Kuvaakohan tämä omalta pieneltä osaltaan jotenkin sitä tilannetta, mistä tämänkin lehden palstoilla on viimeisinä vuosina paljon puhuttu ja myös tässä numerossa kirjoitetaan. Toisaalta – EU-hankkeissa oli ainakin aiemmin ihan eri järjestelmät ja niiden kanssa toimiminen sujui niin kauan joustavasti kun meillä oli Lahtisen Tiina projektien hallintoa paperilla hoitamassa. FAILI nro 2/2013 FAILI nro 2/2013 Tämän kevään tohinoihin on kuulunut myös Liikearkistopäivien suunnittelu. Siitä kerrotaan toisaalla lehdessämme, mutta tässä on vielä esiteltävä pahoittelut, anteeksipyyntö ja lupaus paremmasta. Viime numeron takasivulle tekaisin pikailmoituksen tapahtumasta ja tietysti tarkistuksesta huolimatta sotkin päivämäärät. Kyllä minä tarkkaan tiesin, että kyseessä oli elokuun viimeisen viikon tiistai, keskiviikko ja torstai, mutta niin vain ristikytkentäni tuotti viikonpäiville väärät kuukaudenpäivät. Aika nolo juttu, nyt lupaan lähettää kaikki tuollaiset tarkistettavaksi jollekin muulle. Oman tekstin oikolukukaan ei ole usein kirjoittajan vahvimpia puolia, anteeksi myös niistä viime numeron kirotusvireistä. Nämähän eivät tietysti ole lehtimiesurani ainoat mokat. Aikanaan Savon Sanomat vihki Bomba-talon päivää muita ennen, kun nekään, jotka epäilivät, eivät kehdanneet (tämä sisältää sanan sekä läntisen että itäisen merkityksen) korjata tietoa. Kuljinkin sitten hetken aikaa Bomba-Palosena. Synti ei tainnut kuitenkaan olla hirvittävän suuri, totesihan lehden toimituspäällikkö aina virheen tavattuaan, että nyt saatiin kaksi uutista. Oikaisu kun oli se toinen. qqq Palataan vielä Liikearkistopäiviin. Kun ilmoittauduin vapaaehtoiseksi niiden järjestelytoimikuntaan, epäilin kovasti kannattaako tällaista tilaisuutta enää järjestää vanhalla nimellä vai olisiko meidän pitänyt muuttaa ne organisaatiotiedon hallinnan konferenssiksi. Kun sekään ei kuulostanut hyvältä, eikä kukaan keksinyt parempaa, järjestämme nyt Suomen 14. Liikearkistopäivät. Kuitenkin vetoaisin teihin jäseniin ja lukijoihin, että ottaisitte ohjelman esille myös niiden kollegoiden kanssa, jotka eivät miellä itseään asiakirjahallinnan ammattilaisiksi saati arkistonhoitajiksi. Kun liiketoimintajärjestelmiä kehitetään, on enemmän kuin tärkeää, että kehittäjin on paitsi niitä, jotka tietävät miten tieto liikkuu, myös niitä, jotka tietävät mikä tieto on tarpeellista, arvokasta tai kokonaisuuden ymmärtämiseksi kiinnostavaa. Se vaatii ketterää yhteistyötä. Osmo Palonen 3 Osmo Palonen re-as-a-service). Kansalliskirjasto taas oli valittu yhdeksi ensimmäisistä piloteista erityisesti sähköisen säilyttämisen ohjelmansa takia. Näin päädyttiin uskomaan uuteen teknologiaan silloinkin kun aineistolla on merkittävää kulttuuriarvoa. Kirjasto oli vuodesta 1987 huolehtinut aineistosta ja palveluissa omassa datakeskuksessaan, jossa myös kansallisen kulttuuriperinnön arkisto (NDHA) oli toiminut vuodesta 2008 ja toiminta oli muuttunut tänä aikana huomattavasti. Arkistossa on 8,8 miljoonaa tiedostoa yli sadassa eri tiedostomuodossa ja aineiston määrä on kasvanut voimakkaasti ja oman datakeskuksen kapasiteetti ei enää riitä. IAAS mallin avulla voitaisiin vastata teknologian muutokseen ja kasvavaan tarpeeseen. IAAS-mallin käyttöä suunniteltaessa arvioitiin 15 kohdetta joihin pitää saada vastaukset joko palvelusopimuksessa (SLA) tai hankkeen aikana kehitetyillä toteutuksilla. Näistä esimerkkinä ovat tavallisten datanhallinnan, varmistuksen ja tietoliikenteen ongelmakysymysten lisäksi myös riskien hallintamenetelmien puute. Myös kirjaston ja ministeriön ICT tukiorganisaation (GTS) sekä toisaalta palvelusopimuksen tehneen GTS:n ja palveluntarjoajan (Rivera Ltd) vastuiden ja tehtävien jaosta ei ollut tarkkaa selvyyttä ei myöskään linjausta vioista ja kysymyksistä, joista GTS:n ja Reveran pitäisi vastata. Palvelu siirrettiin kirjaston omasta datakeskuksesta 30 kilometrin päähän Raveran datakeskukseen. Aineiston siirrossa järjestelmästä toiseen käytettiin Sunin kehittämää SAM-QFS ohjelmistoa ja siirron tuloksia testattiin. Hanke ei kuitenkaan ollut Wun esityksen mukaan 18 Projektipäällikkö Mikkelin ammattikorkeakoulu Suomalaisedustus oli nyt mikkeliläisten varassa. Anssi Jääskeleäinen esittelee koulutukseen liittyvää posteriaan. vasta kuin puolivälissä. Aineisto on tallennettu myös IAAS-palveluun, mutta palvelimet olivat edelleen kirjaston omissa tiloissa. Niiden siirron yhteydessä on ratkaistavana myös viisi vuotta toimineen NDHA:n teknologian kehittäminen. Tähänastisista kokemuksista Wu painotti kaikkien osallistumista, testaamisen välttämättömyyttä ja vaikeuksia SLA-sopimuksen määrittelyssä. Paikalla olevista kolmesta Mikkelin Ammattikorkeakoulun edustajista ensimmäisenä pääsi ääneen kehittämispäällikkö Anssi Jääskeläinen, joka esitteli Mirja Loposen kanssa tehtyä poster-esitystä Preservation is no Preservation without Proper Education. Siinä esiteltiin näkemystä aineistonhallinnan koulutuksen ulottamiseksi koko koulutukseen. Asiasta odotellaan Failin lukijoille tarkempaa esitystä syksyn numeroihin. Konferenssin viimeiseen päivään oli järjestäjien mukaan sijoitettu sellaisia esityksiä, jotka pitäisivät väen paikallaan loppuun asti. Tällaisena se ei kuitenkaan toteutunut, vaan rivit harvenivat normaaliin tapaan. Viimeinen teema oli otsikoitu Innovatiivisia ohjelmistoja, projekteja aktiviteettejä. Näistä kannattaa nostaa erityisesti esiin sitten viime tapaamisemme Government Printing Officesta Library of Congressin säilytystoimintoja kehittämään siirtyneen Kate Zwaardin esitys kirjaston säilytystoiminnan kehittämisestä. Nimellä Repository Development Center (RDC) toimiva yksikkö ei yritä rakentaa megaluokan sopimukseen ja yhteen teknologiaan perustuvaa suuryksikköä, vaan keskittyy aineistojen elinkaaren hallintaan käyttäen avointa lähdekoodia, iteratiivista kehittämistä ja parantaen prosesseja, avoimuutta ja liitettävyyttä. Kuitenkin skaalasta kertoo jotakin se, että viime vuonna kongressin kirjasto otti vastaan 25 miljoonaa tiedostoa. Pääsin itse yhdessä pääsuunnittelija Mikko Lammen kanssa sanomaan konferenssin viimeiset sanat, omalta osaltani myös siinä mielessä, etten ensi vuonna enää ole konferenssissa Mikkelin Ammattikorkeakoulun projektipäällikön roolissa. Mikon kanssa esittelimme OSA-hankkeen periaatteita ja kehittämispolkuja ja havaitsimme olevamme monessa asiassa edellisen puheenvuoron käyttäneen Katen kanssa samoilla linjoilla. OSA-hankkeestakin enemmän syksyn aikana. Mikkeliläisjoukkueemme tutustui samalla matkalla myös Floridan yliopistojen pitkäaikaisarkistokehitykseen ja Pohjois-Carolinan yliopiston digital forensics -työkaluilla tehtävään arkistoaineistonkin keruuseen liittyvään tutkimukseen, mutta katsotaan jos niistäkin mahtuisi jotakin seuraaviin Faileihin. FAILI nro 2/2013 L iikearkistopäivien, joiden kohdeyleisö on nimestä huolimatta kaikki asian- ja aineistonhallinnan ammattiryhmät, ohjelma on Failin mennessä painoon viimeisiä silauksia vailla valmis. Aivan suunnitelmien mukaan ohjelman teko ei sujunut ja lisää ongelmia aiheutti Failin päätoimittajan, siis tämän kirjoittajan, harhailu päivämäärien ja viikonpäivien hallinnassa. Vaikka kuinka monta kertaa mielestäni tarkistin, jäi Failin ykkösnumeron takasivulle väärät päivämäärät. Keisarin vaatteet -syndrooman takia asia meni hetkeksi väärin myös verkkosivuille. Joka tapauksessa Liikearkistopäivät järjestetään tiistai-illasta torstai-iltapäivään 27.-29. elokuuta Tampereella. Päivien päänäyttämönä on Tampere-talo, jossa emme kuitenkaan varaa suurta salia vaan omalle tapahtumalle sopivan kokoinen tila. Liikearkistoyhdistyksessä toki tiedetään, että tämänhetkinen taloudellinen tilanne ei ole päivien pitämiselle kaikkein otollisin. Katsomme kuitenkin, että päivien pitäminen aiempaan tapaan neljän vuoden välein ei ole mahdollista, jos päivillä tavoitellaan ajankohtaisuutta ja tietoa, joka voisi kantaa seuraaviin päiviin saakka. Päivien suunnitteluvaiheessa haluttiin tuoda tiedonhallinnan valtatielle myös terveisiä omia piirejämme kauempaa: tässä nyt onnistuttiinkin kohtuullisen hyvin, onhan neljä esitystä luvassa Suomen rajojen ulkopuolelta, myös käyttämällä tekniikkaa hyväksi. Moreq2010:stä ja kansainvälisistä asiakirjahallinnon standardeista on päiville tulossa kolme esitystä. Information and Records Management Society on luvannut FAILI nro 2/2013 Tarjolla tietoa ja kokemuksia Liikearkistopäivillä laaja kohdeyleisö Liikearkistopäiväien seminaariohjelma pidetään Tampere-talossa. meille asiantuntijan kertomaan Moreq201:n soveltamisesta. IRMS, jonka toiminnasta Juho Rännäli on usein Failin lukijoille raportoinut, esittelee toimintaansa myös päivien kokoustilan yhteydessä olevassa näyttelyssä. Steve Bailey, joka työskentelee North Humbrian yliopistossa osana brittiyliopistojen yhteistä JISC-kehittämisorganisaatiota, tuottaa Liikearkistopäiviä varten puheenvuoron, joka esitetään Tampereella. Kysymyksiä varten Tampere yhdistetään etäyhteydellä Newcastleen. Kolmas ulkomainen puheenvuoro esittelee kuinka arkistossa olevaa aineistoa jalostetaan palvelutuotteiksi. Per-Ola Karlsson Ruotsin Centrum för Näringslivshistoriasta esittelee omaa toimintamalliaan. Neljännessä puheenvuorossa arkistonjohtaja Jaak Rand Äriarhiivista Tarttosta esittelee Viron mallia ja kertoo miten yritysten arkistoinnista on tehty palvelutoimintaa. Päivät on jaettu neljään teemaan, joista ensimmäisessä käsitellään tiedonhallintaa ja tietojohtamista standardien kautta. Jo mainitun Moreq2010 key note -esityksen lisäksi tietohuoltokomiteassa pitkään vaikuttanut Juha Hakala kertoo kansainvälisten standardien kääntämisestä, sen tavoitteista ja mahdollisuuksista. Sari Järn ja Mirja Loponen Mikkelin ammattikorkeakoulusta valottavat uusia asianhallinnan standardeja, Markus Merenmies kansallisarkistosta kertoo kokemuksista pitkäaikaissäilytettävän aineiston paketoinnista ja Museoviraston Vesa Hongisto tiedostoformaattien standardoinnista periaatteiden ja käytännön tasolla. Sama teema jatkuu vielä lounaan 19 jälkeen, kun Moreq2010 vaatimusmäärittelyn suomalainen versio julkaistaan. Välittäjänä seuraavaan teemaan on tietoiskuja, joiden pitäjät varmistuvat kesäkuun aikana. Kuten IRMS:n yhteydessä todettiin tietoiskuihin liittyy näyttelyosasto, jossa asiaan voi perehtyä tauoilla. Keskiviikon toisena teemana on Tiedonhallinnan kehittäminen, jonka avaa edellä mainittu Steve Baileyn esitys. Teeman muut osat ovat kertomuksia elävästä elämästä eli malleja, joilla tiedonhallintaa on yrityksissä ja projekteissa kehitetty. Keskiviikkoiltana nautitaan perinteinen Liikearkistopäivien päivällinen, nyt tapahtumapaikkana on samoin perinteinen Hotelli Tammer nimensä mukaisen kosken äärellä. Torstaina ryhdytään tutkimaan, mitä arkistossa pitäisi olla ja mitä sieltä haetaan. Näkökulmia, jotka kuvaavat tarpeiden ja kiinnostuksen muutosta, tarjoavat jo mainittu ruotsalaisvieraamme, Yleisradion Elävän arkiston johtaja Reijo Perälä, Rautaruukin juristit, museon ja arkiston suhdetta pohtiva uuden postimuseon johtaja Kimmo Antila ja teollisenmuotoilun arkiston, Fidan tietopalvelusihteeri Heidi Huovinen. Tietoiskujen jälkeen päivä päättyy perinteisen arkiston iltapäivään, johon kuulijoita johdattelee Jaak Rand. Samassa teemassa valotetaan teollisuuskonsernin arkiston uudistamista, Kastenin uusia hyllyratkaisuja sekä aineiston digitoinnin tehokkuutta ja laatua. Viimeisenä UKK-arkiston Pekka Lähteenkorva kertoo arkistosta, jossa sähköinen aineisto ei ole avainkysymys. Päivän päätteeksi keskustellaan vielä koko päivien annista. 20 SUOMEN 14. LIIKEARKISTOPÄIVÄT tampere-talossa 27.–29.8.2013 OHJELMA TERVETULOA TIEDON VALTATIELLE KESKIVIIKKO 28.8. L 08.30 Kahvia ja suolapalaa 09.00 Teema 3 Mitä arkistossa tarvitaan ja haetaan? Puheenjohtaja Osmo Palonen Mikkelin AMK 09.00 Suomen 14. Liikearkistopäivien avaus iikearkistoyhdistys järjestää 14. kerran organisaatioiden tiedonhallintaan keskittyneen tapahtuman, jossa pyritään kuvaamaan tiedonhallinnan kenttää ja antamaan sillä toimivalle asiantuntijakunnalle uusia ajatuksia asiakirjahallintaa ja laajempaa tiedonhallintaa ajatellen. Liikearkistopäivät on säilyttänyt yhä perinteisen nimensä, vaikka pytkimyksenä onkin tavoittaa laajempi joukko kuin yksityissektorin arkistotoimijat. Samalla tavalla myös Liikkearkistoyhdistyksen tehtäväkenttään kuuluvat erilaiset organisaatiot yksityiseltä ja julkiselta sektorilta sekä kansalaisyhteiskunnan muista toimijoista. 14. Liikearkistopäivät pyrkivät kuvaamaan tiedonhallinnan kentän muutosta. Enää ei tiedonhallintaa voi rajata eikä siihen etsiä ratkaisuja vain sen organisaation mukaan missä toiminta tapahtuu. Sähköisen tiedonhallinnan ongelmat ovat samankaltaisia toimijasta ja maantieteellisistä rajoista riippumatta. Tästä syystä ohjelmamme on rakennettu tarjoamaan asiantuntemusta myös muilta kuin suomalaisen yritystoiminnan tiedonhallinnan kentiltä. Toivomme, että tämä lähestymistapa saavuttaa sen asiantuntijajoukon jotka tiedon valtateillä ja kapeammilla poluilla matkustavat. Osmo Palonen Järjestelytoimikunnan pj TORSTAI 29.8. 09.15 Teema 1 Tiedon hallinta ja tietojohtaminen Puheenjohtaja Juha Anttila IITC Key note: Moreq2010 and the use of requirement NN, IRMS 16.30 Tutustuminen arkistoon katso verkkosivuja. 19.00 Tehtävänanto järvimaisemassa, Aitolahden Rustholli, Rusthollinpolku 1 33610 Tampere, iltapalaa ja sauna, kuljetus ja paluu keskustaan illalla. 10.15KAHVI 10.30Mitä yritysjuristi haluaa arkistosta NN Rautaruukki Oyj 10.30Uudet asianhallinnan standardit kehittämispäällikkö Mirja Loponen ja opiskelija Sari Järn Mikkelin Ammattikorkeakoulu 11.00Museoon vai arkistoon museonjohtaja Kimmo Antila Postimuseo 11.00Miten aineisto PAS-kelpoiseksi – kokemuksia paketoinnista kehittämispäällikkö Markus Merenmies Kansallisarkisto 11.30Tiedostoformaattien standardointi osastonjohtaja Vesa Hongisto Museovirasto 12.00LOUNAS 12.45Moreq2010 suomalaisen version julkistus Juho Rännäli Tulli, Osmo Palonen Mamk 13.15 Teema 2 Tiedonhallinnan kehittämisen ratkaisut Puheenjohtaja Pekka Henttonen, Tampereeen Yliopisto Tiistain ohjelman aikana tutustutaan arkistokohteeseen ja vietetään hetki yhteistä verkostoitumisen aikaa ennen asiaohjelman alkua. Tiistain tulijat saavat myös ryhmätehtävän, jonka he voivat raportoida seuraavassa Failissa ja myös työpaikoillaan. Tiistain ohjelmiin toivotaan sitovaa ilmoittautumista 20.8. mennessä, jotta voidaan varautua tarvittaviin kuljetuksiin. 09.45 Yleisradion Elävä arkisto Arkiston päällikkö Reijo Perälä YLE 10.00Kansainvälisten standardien kääntäminen erityisasiantuntija Juha Hakala Kansalliskirjasto 13.00 TIETOISKUT 3x5 min. TIISTAI 27.8. Key note: Företagshistoria i marknadsförning, Per-Ola Karlsson, Centrum för Näringslivshistoria Key note: Marketing methods in evaluating the productivity of the information management (tallenne) Steve Bailey JISC & universiy of Nothhumbria 14.00Miten sovitetaan työkalujen omnaisuudedet ja asiakkaan tarpeet pääsuunnittelija Mikko Lampi ja kehittämispäällikkö Anssi Jääskeläinen Mikkelin Amattikorkeakoulu 11.30Arkiston käytön uusia näkökulmia tietopalvelusihteeri Heidi Huovinen Fida 12.00LOUNAS 12.45TIETOISKUT 3x5 min. 13.00 Teema 4 Perinteisen arkiston iltapäivä Puheenjohtaja Pekka Anttonen Päivälehden Arkisto Key note: Business archive – the service model in Estonia Jaak Rand Äriarhiiv 13.45Kuinka teollisuuskonsernin arkisto uudistettiin – case Rautaruukki Tuula Rantanen arkistonhoitaja emerita 14.15KAHVIA 14.30Tehoa perinteiseen arkistoon myyntipäällikkö Tiina Myllymaa Constructor Finland 14:50 Digitoinnin tehokkuus ja laatu toimitusjohtaja Esa Vainikainen Monikko Oy 14.30KAHVIA JA NÄYTTELYITÄ 15:10 Kun sähköinen aineisto ei ole avainkysymys arkistonjohtaja Pekka Lähteenkorva UKK-arkisto 15.00Näin me ratkaisimme: yritys. ja arkistoesimerkkejä 15.30 PÄÄTÖSKESKUSTELU JA TEHTÄVIEN PURKU 17.00 1. PÄIVÄN PÄÄTÖS 16.00 PÄIVIEN PÄÄTTÄMINEN 19.30PÄIVÄLLINEN HOTELLI TAMMERISSA Oikeudet muutoksiin pidätetään Seuraa verkkosivua www. liikearkistoyhdistys.fi. FAILI nro 2/ 2013 FAILI nro 2 / 2013 21 CSC esitteli PAS-projektia ja testasi migraatiota MITEN MUKAAN? Ilmoittautuminen: www.liikearkistoyhdistys.fi -sivujen kautta tai yhdistyksen sihteerille: sihteeri@liikearkistoyhdistys.fi, 044-5512029 Jessica Parland-von Essen Osallistumismaksut: • Koko tapahtuma: 700 €, jäsenille 500 € • Päivä 425 €, jäsenille 325 € Arkistojohtaja Brages Pressarkiv T oukokuun alussa KDKhankkeen pitkäaikaissäilytysprojekti järjesti kaksipäiväisen tapahtuman CSC:ssä Espoon Otaniemessä, jossa opetus- ja kulttuuriministeriön PAS-ratkaisua käytännössä rakennetaan. Jäsenmaksu vuodelle 2013 oltava maksettuna ennen päivien alkua jäsenhintaa varten. Majoitus: Majoitusvaraukset on tehtävä itse: Tampere-taloa lähimpänä ovat hotellit ovat • Holiday Inn Tampere • Hotel Villa (S-hotelli) Useisiin keskustan hotelleihinkin on matkaa vajaa kilometri. Varauksia voi tehdä esim. www.booking.com. Liikenneyhteydet: Tampere-taloon on matkaa rautatieasemalta noin 400 metriä ja linjaautoasemalta 800 metriä. Pysäköinti alueella on lähes aina maksullista, pienempiä parkkitaloja ja P-Hämppi on käytettävissä. Tampere-talon Studio (yllä) ja Hotelli Tammer Ensimmäisenä päivänä esiteltiin projektin eri aspekteja asiantuntijavoimin. Aluksi hankkeen pääsihteeri Minna Karvonen kertoi poliittisen tahdon edelleen olevan korkealla sekä EU:ssa että hallituksessa kun kyseessä on panostaminen digitaalisen talouden ja kulttuurin eri osa-alueisiin. Sen jälkeen käsiteltiin hanketta suhteessa muihin hankkeisiin, lähinnä Tutkimuksen tietoaineistot-hankeeseen sekä juridisia ja teknisiä asioita. Oikeastaan kaikissa esityksissä tiedon yhteismitallisuus ja hyvät tietorakenteet olivat tärkeässä asemmassa. Esitykset löytyvät osoitteesta http:// www.csc.fi/csc/kurssit/arkisto/passeminaari2013 Kävelyetäisyydet Tampere-talolta (alla). Lounaan jälkeen osallistujat olivat vaikean valinnan edessä, sillä ohjelma jatkui kahdella eri teemalla. Isossa salissa jatkuivat luennot PAS-pilotista, muun muassa esiteltiin tiedon paketointia ja aineiston valmistelua pitkäaikaissäilytystä varten. Toisaalla opimme tietokonesalissa tiedostoformaateista ja testailimme erilaisia migraatiopolkuja säilytyskelpoisiin formaatteihin Juha Lehtosen johdolla. 5 minutes 10 minutes Valitsin siis käytännönläheisemmän Seuraavana päivänä opimme kuvan ja äänen formaateista ja teimja minulle vieraamman osion eli me migraatioita, Niissäkin moni formaattien ja konvertoinnin opisasia voi mennä pieleen, mutta seukelun. Kokeiltavana oli erilaisten raukset eivät läheskään aina olleet MS Office-dokumenttien muuntayhtä tuhoisia kuin tekstidokumentminen arkistokelpoisimpiin muotien suhteen. Tieto saattoi vääristoihin. Testasimme JODConverter tyä, mutta harvemmin kadota ko-työkalua, joka on myös osa Open konaan. Office ohjelmia. Lehtosen mukaan MS Officesta Työpajat herättelitallentami”Sessiosta oppi ainakin, vät pohtimaan minen ainakin että graatiopolkuja ja suoraan pdf/ tekstidokumenttien migraatiossa on lukuisia migraatiota säilytysa-muotoon riskejä, ennen kaikkea strategiana. Ajatus on suhteelkun käsitellään MS Office-dokumentlisen riskialOffice-dokumentteja. ” tien konvertoinnistista, ta pdf:ksi ja sisällön tarkistamisen jo teSessiosta kijän toimesta, tuntuu ainoalta oioppi ainakin, että tekstidokumentkein järkevältä vaihtoehdolta niin tien migraatiossa on lukuisia riskekäyttökokemuksen ja alkuperäisen jä, ennen kaikkea kun käsitellään elämyksen kuin relevantin tietosiMS Office-dokumentteja. Vaikka sällön säilymisen takaamiseksi. käytetty työkalu oli vain testattavana koemielessä, eikä vakain tuotantoon suunniteltu, oli tämä terveellinen muistutus siitä, miten moni asia voi mennä migraatiossa pieleen. Varsinkin PowerPoint-tiedostot olivat hankalia, mutta myös Word- ja Execl-dokumenteista hävisi tietoa aika sattumanvaraisesti: eri elementtejä katosi eri versioista ja eri konversioissa. Käytännössä tuntui, että jokainen dokumentti tulisi tarkistaa uudelleen ennen arkistoimista migraation jälkeen. Ja alkuperäinen olisi ehdottomasti säilytettävä, näin emulaatio on siten aina mahdollinen ja vaihtoehtoinen strategia. Toisaalta juuri MS Office-ohjelmien suhteen tämä ei myöskään ole helppo tie, ainakaan juridisesti. 1 22 FAILI nro 2/2013 FAILI nro 2/2013 23 INDEX & SUMMARY FAILI 2/2013 EDITORIAL P. 3 Case management or management of cases - The Editor Osmo Palonen writes that he will reach ten year Anniversary working with the University owned by the public sector: city and towns. However he has never used case management systems, the backbone of the information management in the public sector. He wonders if that situation is one example of the often discussed crisis of case and document management systems. Are those used only when one is forced to use those. Palonen is promoting Liikearkistopäivät, the conference of the Finnish Business Archives Association, and tells that the name of the event – business archiving conference – was under consideration. The name was only tradition and was not giving the idea of a wider information management conference that the event in fact is. When a better title was not found the 14th business archiving conference will be organised in 27.-29. August in Tampere. Palonen encourages the readers of Faili and members of the FBAA to market the conference to a wider audience including information and information technology professionals. EVENTS P. 4 Creativity cannot be archived Olli Alm, manager of development and information service with the national business archives Elka is reporting about the seminar, which carried the same title with second line ...however, the creative work can be documented. The seminar was organised by FIDA, the Finnish Industrial Design Archive. P. 6 Big data – the dead or comeback of records management Juho Rännäli, the Finnish activist in the Information and Records Management Society reports about the 30. Anniversary and conference held in Brighton on May. In Rännälis report he cited Meic Pierre Owens speech where Owen promoted traditional record management and the methods used in there. Rännali did not agree with Owen. Instead he was looking for a reference based on a Steve Baileys message and demanded a more active role of records management professionals in providing solutions for those information management problems that organisations have and need. P.10 The association of municipal archivists found enthusiasm in Oulu Mirja Loponen, Sari Pursiainen and Kaija Jalasmäki wrote a report about the annual seminar of the association held in Oulu. They found new developments and enthusiasm in using those in the capital city of Northern Finland. P.15 Archiving 2013 was learning about the Obama guidance Osmo Palonen reports about Archiving 2013 conference held in Washington DC in April. P.19 Business archive conference 2013: information and experience available Osmo Palonen makes presentation of the programme of the conference to be held in Tampere in 27.-29. August. This time there will be four foreign key note speakers. P.23 CSC presented LTP and tested migration Jessica Parland-von Essen reports about the two-day seminar organised by CSC, the inhouse data centre enterprise of the Ministry of Education and Culture. The seminar was linked with the National digital library project. ARCHIVE AS A LIFE’S WORK P.24 Esa Lahtinen, Labour Archives - Pekka Lähteenkorva made notes and let Esa Lahtinen tell about his Life’s work as the head of Labour Archives. One finest goal Lahtinen rates highly was building the international relationships. Another one was to find a new premises for the merged archives of labour and trade union movement. Lähteenkorva collected also comments about Lahtinen’s work by the researchers and colleagues. ORGANISATIONS P. 28 FBAA’S spring meeting visited the house of knights - Ritva Toivonen reports about the meeting and the presentations organised in the house of the knights. PROJECTS P. 30 Quality and productivity by using document management Juha Anttila, the MD of IITC was leading the project to make a study, verify and select document management software for LapIT Oy, a jointly owned IT developer of the municipalities in the Finnish Lapland. Uusi SÄHKE2-sertifioitu versio saatavilla. TOOLS P. 33 DIRKS: Implementing and start-up of the records management system - Pekka Henttonen continues his series of articles about DIRKS. CASE MANAGEMENT P. 34 Tailored solutions developed for the case management in the Foreign Office of Finland - The Director of ICT Aki Uusikartano with the Foreign Office writes about the history and present of the case management in his organisation. The process was completely manual and based on the paper documents until 1981. Since 1982 there have been a lot of developments in using IT solutions. The era of electronic records management was started in 1988. COLUMN P. 36 Cultural heritage, research and knowledge - Dr. Jessica Parland-von Essen writes in her column in Swedish about memory organisations. She asks who’s memory they like to preserve and most of all for whom it is done. She asks should the archives museums and libraries place their focus on themselves or on the society when they are redesigning their functions. Suomen ensimmäinen SÄHKE2-sertifioitu tiedonohjausjärjestelmä – Innofactor DynastyTM Tiedonohjausjärjestelmä Dynasty Tiedonohjausjärjestelmä on tarkoitettu julkishallinnon ja yritysten tiedonohjaussuunnitelmien ylläpitämiseen sekä tuottamaan asiakirjan sähköiseen säilyttämiseen tarvittavat luokittelutiedot erilaisiin tietojärjestelmiin. Se korvaa kankeat Excel- ja Word-taulukot ja helpottaa sekä tehostaa asiakirjahallintoa. Dynasty Tiedonohjausjärjestelmä tarjoaa rajapinnan operatiivisille järjestelmille ja se tukee dokumenttien hallintaa Microsoft SharePointissa kytkettynä Dynasty Docs -tuotteeseen. Käyttäjän on helppo luoda asiakirja malli-pohjasta, ja järjestelmä tuo automaattisesti tarvittavat luokittelutiedot. Sisältää arkistolaitoksen SÄHKE2:n vaatimukset ja eAMStehtäväluokituksen Monipuoliset raportointiominaisuudet Liittymät tietojärjestelmiin ja XML-muotoisen suunnitelman tuontiin ja vientiin CERTIFIED BY SÄHKE 2 38 FAILI nro 2/ 2013 Innofactor Oyj, Keilaranta 19, 02150 Espoo, Vaihde 010 272 9000, www.innofactor.fi 39 TYÖKALUJA TIEDONHALLINTAAN 27.-29.8. 2013 Liikearkistopäivät Tampere-talossa Teemat • • • • Tiedon hallinta ja tietojohtaminen Tiedonhallinnan kehittämisen ratkaisut Mitä arkistossa pitäisi olla ja mitä sieltä haetaan Perinteisen arkiston iltapäivä Keynote puheenvuorot: • Moreq2010 - how to use the requirement • Steve Bailey: Marketing methods in evaluating the productivity of the information management (recording) • Per-Ole Karlsson: Företagshistoria i marknadsförning • Jaak Rand: Business archive – the service model in Estonia Päivittyvää lisätietoa www.liikearkistoyhdistys.fi LIIKEARKISTOYHDISTYS RY
© Copyright 2024