ALVAR AALTO -MUSEON KOKOELMAPOLIITTINEN OHJELMA 4.12.2012 Työryhmä: Marjo Holma, Marja-Liisa Hänninen, Kaarina Mikonranta pj., Katariina Pakoma, Risto Raittila SISÄLTÖ 1.1. 1.2. 1.3. JOHDANTO Alvar Aalto -museon toiminta-ajatus Kokoelmien alkutaival 2 2. 2.1. 2.2. KOKOELMAPOLITIIKKA Kokoelmapolitiikan tavoitteet Museotyötä ohjaava lainsäädäntö ja eettiset periaatteet 3 3. 3.1. 3.2. 3.3. KOKOELMAKUVAUKSET Alvar Aalto -piirustuskokoelma Artekin piirustus- ja asiakirjakokoelma Alvar Aalto -asiakirjakokoelma 3 3.4. Alvar Aalto -museon valokuvakokoelmat 3.5. Alvar Aalto -esinekokoelmat 3.6. Kirjastokokoelmat 4. 4.1. 4.2. 4.3. 4.4. KOKOELMASTRATEGIA Kokoelmahallinnan vahvistaminen Kokoelmatutkimuksen edistäminen Saavutettavuuden parantaminen Tavoitteena ”parempi kokoelma” 9 5. 5.1. KOKOELMIEN HALLINTA JA HOITO Kokoelmien tiedollinen hallinta 11 5.2. Kokoelmien fyysinen hallinta 6. 6.1. 6.2. KOKOELMIEN KÄYTTÖ Kokoelmien esillepano ja kokoelmapalvelut Kokoelmayhteistyö ja kokoelmien liikkuvuus 13 7. 7.1. 7.2. KOKOELMIEN KARTUTTAMINEN Kartuttamisen periaatteet Kokoelmapoistojen periaatteet 14 Rakennusdokumentit Kirjeet Alvar Aalto -valokuvakokoelma Artekin valokuvakokoelma Muut kuvakokoelmat Alvar Aalto -kokoelma Valaistustyö Viljo Hirvonen Ky. -kokoelma Artekin myymäläkokoelma Pienoismallikokoelma Rakennusperintökokoelma Muuratsalon koetalo -kokoelma Yksityistalo Aalto -kokoelma Alvar Aallon ateljee -kokoelma Dokumentointi ja tallennus Kokoelmien hallintajärjestelmä Säilytystilat ja turvallisuus Konservointi Määräaikaisinventoinnit Kestävä kehitys kokoelmatyössä LIITTEET Kokoelmakartta, Luetteloinnin prosessikuvaus, lahjakirja, deponointisopimus, lainaussopimus 1 1. JOHDANTO 1.1. Museon toiminta-ajatus Alvar Aalto -museo toimii Jyväskylässä ja Helsingissä, joissa sillä on neljä yleisölle avointa kohdetta: Alvar Aalto -museo ja Muuratsalon koetalo Jyväskylässä sekä Alvar Aallon oma talo (Riihitie 20) ja ateljee (Tiilimäki 20) Helsingissä. Alvar Aalto -museo on rakennustaiteen ja muotoilun erikoismuseo, joka toimii Aaltoinformaation kansallisena ja kansainvälisenä keskuksena. Museon tehtävänä on huolehtia Alvar Aallon aineellisen ja henkisen perinnön jatkumisesta sekä edistää Aallon töiden ja ajatusten tunnettuutta. Museo hallinnoi kokoelmiaan, järjestää näyttelyitä, harjoittaa tutkimusta, tuottaa julkaisuja ja toimii arkkitehtuuri- ja muotoilukasvatuksen kentällä. Museo tarjoaa asiantuntija-apua Aallon rakennusten korjaamisessa. Alvar Aalto -museo toimii paremman arkiympäristön ja muotoilukulttuurin hyväksi lähtökohtanaan Alvar Aallon ja hänen elämäntyönsä humanistiset ja ekologiset arvot. 1.2. Kokoelmien alkutaival Alvar Aalto -museo, Jyväskylän taidekokoelmat perustettiin lokakuussa 1966 Alvar Aalto museoseuran aloitteesta. Museon ensimmäinen kokoelma oli Ester ja Jalo Sihtolan taidesäätiön taidekokoelma, joka deponoitiin museoon vuonna 1974. Alvar Aalto -esinekokoelman ensimmäinen objekti oli Alvar Aallon vuonna 1973 lahjoittama tuolin prototyyppi. Museoseuralta Aalto-museo siirtyi Jyväskylän kaupungin omistukseen vuonna 1979. Jyväskylän kaupunki luovutti museon Alvar Aalto -säätiön hallintaan 1.4.1998. Kaupungin omistamat taidekokoelmat sijoitettiin tässä yhteydessä perustettuun Jyväskylän taidemuseoon. Alvar Aalto -esinekokoelma ja Muuratsalon koetalon kokoelma jäivät Jyväskylän kaupungin omaisuudeksi, mutta osaksi museon kokoelmia. Piirustuskokoelma syntyi, kun Alvar Aalto -säätiö (perustettu 1968) lunasti lahjoitusvaroin Aallon arkkitehtitoimiston piirustusjäämistön Aallon perillisiltä vuonna 1990. 2 2. KOKOELMAPOLITIIKKA 2.1. Kokoelmapolitiikan tavoitteet Alvar Aalto -museon kokoelmapolitiikan tarkoituksena on kokoelmatoiminnan tarkastelu kokonaisuutena. Kokoelmapoliittisessa ohjelmassa esitellään ja siihen on kirjattu museon kokoelmatoimintaa ohjaavat tavoitteet ja menettelytavat sekä eettiset toimintaperiaatteet. Liitteineen se antaa ohjeita kokoelmien ylläpitoa ja kartuttamista sekä lainaus-, sijoitus- ja näyttelytoimintaa varten sekä museon henkilökunnalle että museon yhteistyökumppaneille ja asiakkaille. 2.2. Museotyötä ohjaava lainsäädäntö ja eettiset periaatteet Suomessa valtionosuuskelpoisten museoiden toimintaa ohjaa museolaki. Säätiöpohjaiset museot noudattavat lisäksi säätiölakia. Museot huomioivat toiminnassaan myös kansainväliset sopimukset. Museotoiminnan eettinen ohjenuora on kansainvälisen ICOMin (International Council of Museums) julkaisema ”Museotyön eettiset säännöt”. Alvar Aalto -museo seuraa myös Suomen museoliiton ja Museoviraston antamia ohjeita ja suosituksia. 3. KOKOELMAKUVAUKSET 3.1. Alvar Aalto -piirustuskokoelma Alvar Aalto -museon kokoelmien ydin on harvinaisen yksityiskohtainen Alvar Aallon alkuperäispiirustusten jäämistö. Aallon omien luonnosten ja piirustusten sekä hänen arkkitehtitoimistossaan tuotetun materiaalin lisäksi tähän kokonaisuuteen kuluu Alvar Aallon molempien puolisojen, arkkitehtien Aino (Marsio)-Aallon ja Elissa Aallon suunnitelmia. Piirustusaineiston kartoittaminen tuli ajankohtaiseksi 1970-luvun lopussa tohtori Göran Schildtin aloittaessa Alvar Aalto-biografiansa koostamisen. Kokoelman systemaattinen luettelointi aloitettiin 1980-luvun puolivälissä Alvar Aalto -säätiön aloitteesta. Vuonna 1990 piirustuskokoelma ja rakennusprojekteihin liittyvät muut asiakirjat siirtyivät oston kautta Alvar Aallon perikunnalta Alvar Aalto -säätiön omistukseen. Arkkitehtitoimisto Alvar Aalto & Co:n lopetettua toimintansa piirustusten luettelointi eteni Aallon ateljeen tiloissa jatkaneessa Alvar Aalto -arkistossa. Arkkitehti Alvar Aallon elämäntyö on tallennettuna niissä arviolta noin 120 000 luonnoksessa ja piirustuksessa, jotka ovat säilyneet hänen arkkitehdin uraltaan. Kokoelman 3 vanhin piirustus on Aallon opiskeluaikainen työ vuodelta 1917, ajallisesti kokoelman loppupäähän sijoittuvat Arkkitehtitoimisto Alvar Aalto & Co:n laatimat Aalto-rakennusten muutos- ja laajennus-piirustukset toimiston viimeiseltä toimintavuodelta 1994. Piirustuskokoelma siirrettiin vuosien 2003–2004 vaihteessa Helsingistä Jyväskylään. Aineisto sijoitettiin ensin väliaikaisiin tiloihin ja vuonna 2006 asianmukaisiin arkistotiloihin Jyväskylän Taulumäelle. Kokoelma karttuu satunnaisesti yksityisten ja yhteisöjen omistuksessa olevien Aalto-piirustusten lahjoitusten tai deponointien kautta. 3.2. Artekin piirustus- ja asiakirjakokoelma Oy/ab Artekin syntyyn, historiaan ja toimintaan liittyvä arkistokokoelma koostuu mm. perustamisasiakirjoista, vienti- ja tuontidokumenteista, sisustussuunnitelmista ja huonekalupiirustuksista, materiaalimalleista, tuote- ja näyttelyluetteloista, julisteista sekä leikekirjoista. Aineisto on pääosin vuosilta 1935−1970. Kokoelmaan on viimeksi saatu lahjoituksena Artekin taiteellisen johtajan, sisustusarkkitehti Ben af Schulténin ja sisustusarkkitehti Marja Oksasen pitkiin työuriin liittyvää piirustusaineistoa. Kokoelma deponoitiin Alvar Aalto -säätiölle vuonna 2000. Kokoelmaan kuuluvien originaalipiirustusten kokonaismääräksi on arvioitu noin 12 000, asiakirja-aineistoa on noin 40 hyllymetriä. Alkuperäispiirustuksia on pääasiassa huonekalujen, valaisimien ja muun Artekin tuottaman esineistön luonnos- ja työpiirustusvaiheista. Kokoelmassa on runsaasti Aino ja Alvar Aallon muotoiluun (huonekalut, valaisimet, kankaat, lasi) liittyvää alkuperäisaineistoa. Arkistokokonaisuus odottaa objektikohtaista luettelointia ja osittain hyvin huonokuntoisen alkuperäisaineiston digitointia. Museo on tehnyt Artekille tallennusprojektiehdotuksen (2007), mutta se odottaa edelleen toteutukseen tarvittavia resursseja. Kokoelman aineisto on järjestetty pääluokittain ja siitä on tehty sisältökartoitus Artekissa työskennelleen sisustusarkkitehti Marja Pystysen toimesta vuonna 1999. Kokoelma on sijoitettu Taulumäen arkistoon Jyväskylään. Se karttuu satunnaisesti Artekista saatavalla aineistolla. 3.3. Alvar Aalto -asiakirjakokoelma Arkkitehtitoimisto Alvar Aallon jäämistöön liittyvästä, rakennusprojekteja koskevasta asiakirja-aineistosta on myöhemmin muodostettu kaksi kokonaisuutta: rakennusdokumentit ja kirjeet. Niiden omistuksen historia on sama kuin Alvar Aalto-piirustuskokoelman. Kirjeiden systemaattinen järjestäminen aloitettiin vuonna 1997 silloisessa Alvar Aalto -arkistossa. 4 Rakennusdokumentit Suunnittelun ja rakentamisen yhteydessä syntyy arkkitehtuuripiirustusten lisäksi myös muuta asiakirja-aineistoa. Merkittävä osa niistä on suunnitteluun liittyviä pöytäkirjoja ja rakennuskohtaisia asiakirjoja kuten rakennusselityksiä ja erilaisia työselityksiä sekä rakenne- ja lvis-piirustuksia. Dokumenttien määrä vaihtelee kohteittain muutamasta arkista 10 hyllymetriin, kohteesta tai suunnitteluajankohdasta riippuen. Asiakirjojen kokonaismäärä on noin 70 hyllymetriä. Osa asiakirjoista on tallennettu tietokantaan. Kokoelman luetteloinnin jälkeen aineisto siirretään Helsingistä päätearkistoon Jyväskylään. Kirjeet Museon kirjekokoelmaan kuuluu Alvar Aallon henkilöhistoriaan sekä rakennusten toimeksiantoihin ja suunnitteluun liittyvä kirjeenvaihto. Tilaajan kanssa käyty kirjeenvaihto sisältää usein henkilö-kohtaisen ajatustenvaihdon lisäksi suunnittelua valaisevaa tietoa. Kokoelma on järjestetty saapuneisiin ja lähetettyihin kirjeisiin sekä muuhun kirjeenvaihtoon. Saapuneet kirjeet on aakkostettu lähettäjän nimen mukaan, lähetetyt kirjeet ja muu kirjeenvaihto vastaanottajan mukaan. Omat arkistoyksikkönsä ovat saaneet arkkitehdit Aino (Marsio)-Aalto ja Elissa Aalto, Maire Gullichsen sekä Aallon sukulaisten välinen kirjeenvaihto. Kirjedokumenttien määrä on noin 20 000 kappaletta ja ne on luetteloitu tekstitiedostoon. Kirjekokoelma on sijoitettu Alvar Aallon ateljeen tiloihin Helsingin Tiilimäkeen. Kokoelma sijoitetaan luetteloinnin päätyttyä museon päätearkistoon Jyväskylään. 3.4. Alvar Aalto -museon valokuvakokoelmat Alvar Aalto -valokuvakokoelma Alvar Aalto -museon valokuvakokoelma on karttunut museon perustamisesta 1966 lähtien, mutta systemaattisesti sitä on kartutettu vuodesta 1978, kun museoon perustettiin arkkitehtuurivalokuvaajan toimi. Kokoelma sisältää Alvar Aallon tuotantoon liittyviä arkkitehtuurivalokuvia, muotoilukuvia ja henkilökuvia sekä kuvia museon toiminnasta, näyttelyistä, tapahtumista ja henkilökunnasta. Alvar Aallon arkkitehtitoimiston kuvat siirtyivät Alvar Aalto -säätiön hallintaan toimiston lopetettua toimintansa. Vuonna 1998 toimiston kuvat liitettiin museon kokoelmahallintajärjestelmään ja vuonna 2003 ne siirrettiin Jyväskylään asianmukaisiin säilytys- ja käsittelytiloihin. Jäämistöön kuuluva aineisto sisältää arkkitehtuurivalokuvia Aallon suunnittelemista rakennuksista, muotoilukuvia Alvar ja Aino Aallon suunnittelemista esineistä sekä henkilökuvia. Osa kuvista on ammattikuvaajilta tilattuja ja osa toimistossa 5 työskennelleiden arkkitehtien ottamia. Kokoelmaan kuuluu myös valokuvia, joiden kuvaajia ei toistaiseksi ole pystytty identifioimaan. Alvar Aalto -valokuvakokoelmassa on noin 28 000 digitoitua ja tietokantaan luetteloitua kuvaa. Museon toimintaan ja tapahtumiin liittyviä kuvia ei ole vielä digitoitu. Kokoelmaan kuuluu myös valokuvia, joiden käyttö tekijänoikeudellisista tai muista syistä on rajoitettu. Artekin valokuvakokoelma Alvar Aalto -museoon on talletettu oy/ab Artekin toiminnan aikainen noin 10 000 kappaleen valokuvakokoelma. Se käsittää kuvia aina vuoteen 2009 saakka. Kokoelman lasinegatiivit lahjoitettiin museolle vuonna 1995. Loput kuvista Artek tallensi museoon vuosien 2005–2009 aikana. Kokoelma koostuu Artekin piirustustoimiston toiminnan aikaisista kuvista. Valokuvin dokumentointi on ollut Artekissa suhteellisen yleistä, kuvia on mm. myymälöistä, näyttelyistä ja messuilta Suomessa ja ulkomailla, interiööreistä, tuotteista sekä toiminnan piiriin kuuluneista henkilöistä. Pääosa Artek-kokoelman kuvista on selattavissa tietokannassa. Muut kuvakokoelmat Alvar Aallon arkkitehtitoimistossa työskennellyt arkkitehti Michel Merckling kuvasi työuransa aikana Alvar Aallon arkkitehtuuria. Hän lahjoitti noin 5000 kinodian kokoelmansa Alvar Aalto -museolle vuonna 1997. Tämä kokonaisuus odottaa luettelointia ja digitointia. Kokoelmaesineiden tunnistekuvat muodostavat luetteloinnin myötä karttuvan valokuva- kokoelman. Systemaattisen kuvaustyön aloittivat vuonna 1986 museon silloiset valokuvaajat Mikko Hietaharju ja Hannu Aaltonen. Rakennusinventointien ja rakennusperintöyksikön toiminnassa on syntynyt laaja rakennuksia ja niissä tapahtuvia muutoksia dokumentoivien kuvien kokoelma, joka karttuu jatkuvasti. Kuva-aineisto on karttunut 2000-luvun alusta lähtien. 3.5. Alvar Aalto -esinekokoelmat Alvar Aalto -kokoelma Kokoelma on museon ensisijainen esinekokoelma. Se koostuu Alvar ja Aino Aallon muotoilutyön tuloksena syntyneistä tuotteista. Kokoelman kerääminen aloitettiin vuonna 1973. Alkujaan muutaman esineen kokoelmasta on vuosien saatossa kasvanut kansainvälisestikin merkittävä Aalto-esinekokoelma. Se on karttunut yksityishenkilöiden, yhteisöjen ja liikelaitosten talletuksin ja lahjoituksin sekä museon omin hankinnoin. 6 Merkittävimmät tallettajat ovat Jyväskylän kaupunki (938 objektia), oy/ab Artek (168 objektia) ja Alvar Aallon perhe (124 objektia). Kokoelmaan kuuluu huonekaluja, valaisimia, lasiesineitä, puutaivutuksia, koruja, kankaita ja muita muotoilun tuotteita sekä maalauksia ja henkilöhistoriallista esineistöä. Kokoelman noin 1 700 objektia ovat jaettu seuraaviin luokkiin: huonekalut, valaisimet, lasi ja astiat, maalaukset ja henkilöhistoria. Luokista määrällisesti suurin on huonekalut, yli 800 objektia. Aalto-kokoelman vanhimmat esineet ovat 1920-luvulta. Kokoelmaan kuuluu sekä Alvar että Aino Aallon suunnittelemia uniikkiesineitä ja tehdasvalmisteisia sarjatuotteita. Kokoelma on luetteloitu omaan tietokantaansa tunnistusluettelointiperiaatteella (perustiedot ja kuva). Tutkimusluettelointitietojen systemaattinen tallentaminen aloitettiin vuonna 2012. Osa esineistöstä on esillä museon perusnäyttelyssä, osa on sijoitettu Kanavuoren säilytystilaan. Kokoelmaa esitellään museon järjestämissä kiertonäyttelyissä ja siitä myönnetään lainoja muille museoille. Valaistustyö Viljo Hirvonen Ky. -kokoelma Alvar Aalto -säätiölle lahjoitettiin vuonna 2012 valaisintehdas Valaistustyö Viljo Hirvonen Ky:n jäämistö. Siihen kuuluu työkaluja, materiaaleja, valaisinten muotteja, puolivalmiita ja valmiita valaisimia, ovien vetimiä ja muita tehtaassa tuotettuja Artekin myymälävalikoimiin kuuluneita pienesineitä. Laajan jäämistön sisällöstä on olemassa kuvallinen sisältöluettelo. Esineistö odottaa toimenpiteitä museon säilytystilassa Jyväskylän Kanavuoressa. Artekin myymäläkokoelmaan on tallennettu oy/ab Artekin piirustustoimiston aineistoa (materiaalinäytteitä yms.), piirustustoimistossa työskennelleiden muotoilijoiden tuotteita sekä myymälänäyttelyiden rekvisiittaa. Kokoelma perustettiin vuonna 2005 ja se karttuu edelleen Artekin toimesta. Aineistoa ei ole museaalisesti luetteloitu. Omistajansa Artekin hallussa on kokoelman sisällön kertova manuaalinen luettelo. Kokoelma on sijoitettu Kanavuoren säilytystilaan Jyväskylään. Pienoismallikokoelma Museon pienoismallikokoelma muodostettiin vuonna 1998 Arkkitehtitoimisto Alvar Aallon pienoismallien siirryttyä osaksi museon kokoelmia. Alvar Aallon suunnittelemia rakennuksia, kaupunkikeskuksia ja muita projekteja esittävät pienois-mallit muodostavat 260 objektin kokoelman. Määrällisesti suurin osa malleista on rakennettu Arkkitehtitoimisto Alvar Aallon vielä toimiessa. Kokoelma on luetteloitu esinetietokantaan tunnistusluettelointiperiaatteella (perustiedot ja kuva). Osa malleista on esillä museon perusnäyttelyssä, valtaosa on sijoitettu Jyväskylään, Kanavuoren 7 säilytystilaan. Malleja käytetään myös museon järjestämissä kiertonäyttelyissä ja niitä lainataan muille museoille. Rakennusperintökokoelma Aalto-rakennusten korjaustoimenpiteiden myötä karttuva kokoelma on statukseltaan käyttökokoelma. Se on perustettu vuonna 2012. Aineistoa on kerätty jo ennen kokoelman varsinaista muodostamista. Kokoelma käsittää Alvar Aallon suunnittelemien rakennusten kiinteitä kalusteita, taloteknistä esineistöä, materiaalinäytteitä, rakenteita ja rakenteiden osia. Kokoelman karttuvasta aineistosta voidaan keskeisimpiä objekteja luetteloida myös Alvar Aalto -esinekokoelmaan. Kokoelmaan merkitään myös Aallon arkkitehtitoimiston toiminnan ajalta periytynyt aineisto, kuten esim. materiaalinäytteet. Muuratsalon koetalo -kokoelma Museo sai Alvar ja Elissa Aallon kesäasunnon testamenttilahjoituksena Elissa Aallon kuoleman jälkeen vuonna 1994. Kokoelma käsittää sen irtaimiston, mikä rakennuksessa oli sen lahjoitushetkellä. Noin 1 300 objektin kokoelman omistaa Jyväskylän kaupunki. Kokoelmasta on olemassa vuonna 1995 laadittu manuaalinen luettelo. Osa esineistöstä on edelleen alkuperäisillä paikoillaan kesämuseona toimivassa Koetalossa, osa on tallennettu museon säilytystiloihin Jyväskylän Kanavuoreen. Yksityistalo Aalto -kokoelma Helsingin Riihitiellä sijaitsevan, kotimuseona toimivan Aallon oma talon kalustusta täydennettiin vuonna 2000 Artekin lahjoituksella. Se sisälsi huonekaluja, valaisimia ja tekstiilejä. Nämä esineet muodostavat kokoelman, jota on täydennetty säätiön omin hankinnoin. Rakennukseen on sijoitettu esineistöä myös museon muista kokoelmista. Kokoelmaan kuuluu määrällisesti noin 100 objektia. Esineistö on luetteloitu manuaalisesti. Alvar Aallon ateljee -kokoelma Kokoelma käsittää Alvar Aallon arkkitehtitoimiston toimitilan, Alvar Aallon ateljeen, alkuperäistä irtaimistoa. Vuonna 2012 muodostettuun kokoelmaan kuuluu kaikkiaan yli 200 objektia: huonekaluja, valaisimia ja puutaivutuksia. Ne ovat osa ateljeen kalustusta ja ovat normaalissa päivittäisessä käytössä. Kokoelma on luetteloitu esinetietokantaan tunnistusluettelointiperiaatteella (perustiedot ja kuva) vuonna 2012. 3.6. Kirjastokokoelmat Alvar Aalto -museon kirjastot sijaitsevat sekä Helsingissä että Jyväskylässä. Alvar Aallon ateljeessa sijaitsevan kirjaston ytimen muodostaa Aallon arkkitehtitoimistolle kuuluneet teokset. Museossa, Jyväskylässä, kirjastoon on hankittu museon perustamisesta alkaen Alvar Aaltoa ja hänen aikakautensa arkkitehtuuria ja muotoilua käsitteleviä teoksia. 8 Kirjastokokoelmia kartutetaan edelleen Aalto-julkaisuilla sekä nykyarkkitehtuuria ja muotoilua käsittelevillä teoksilla. Materiaali koostuu kirjojen lisäksi aikakauslehdistä, artikkeleista, väitöskirjoista ja opinnäytetöistä sekä rakennus-historiallisista selvityksistä ja inventoinneista. Kirjastokokoelmiin kuuluu myös av-aineistoa sekä sähköisessä muodossa olevia julkaisuja. Alvar Aalto -museon käsikirjasto Jyväskylässä on karttunut museon perustamisvuodesta 1966 lähtien ja siinä on kaikkiaan noin 5000 nimekettä. Kirjastoon kuuluu myös laaja, vuodesta 1976 lähtien koottu lehtileikekokoelma, joka karttuu Suomessa ilmestyvien sanomalehtien artikkeleista hakusanalla Alvar Aalto. Leikkeet tallennetaan ja niiden tiedot viedään tietokantaan. Tällä hetkellä (2012) kokoelmassa on noin 26 000 leikettä, joista lähes puolet on tietokannassa. Kokonaisuuteen kuuluu myös erillinen Aino Aallon ylläpitämä lehtileikekokoelma vuosilta 1926–1945. Nämä kolme kookasta leikekansiota sisältävät artikkeleita pariskunnan työskentelystä. Alvar Aallon ateljeen kirjastoa ryhdyttiin täydentämään vuonna 2000 ja tällä hetkellä siinä on lähes 2000 nimekettä. Kirjastokokoelmaan kuuluu myös arkkitehtitoimiston toiminnan aikana koottu noin 5000 lehtileikkeen kokoelma, jonka koostaminen on ollut satunnaista 1920-luvulta lähtien. Kokonaisuus on vielä järjestämättä. 4. KOKOELMASTRATEGIA Alvar Aalto -museon vuosille 2012–2015 vahvistetuissa toimintasuunnitelmassa kokoelmat ja kokoelmatyö ovat määritelty yhdeksi kärkihankkeeksi. Merkittävimmät strategiset painopisteet ovat: • kokoelmahallinnan vahvistaminen • kokoelmatutkimuksen edistäminen • saavutettavuuden parantaminen • tavoitteena ”parempi kokoelma” Tässä kokoelmastrategiaa koskevassa asiakirjassa määritellään niitä toimia, joiden avulla museossa pyritään saavuttamaan yllä mainitut tavoitteet. 4.1. Kokoelmahallinnan vahvistaminen Tiedollisen hallinnan vahvistamiseksi ammattitaitoinen henkilökunta työskentelee intensiivisesti kokoelmien parissa. Henkilökunta osallistuu kokoelmahallinnan kehittämiseen myös kansallisella tasolla. Nykytilanteessa perustyö jää kuitenkin liian 9 usein tärkeämmiksi priorisoitujen projektien varjoon. Kokoelmien suunnitelmallinen luettelointi ja digitointi etenevät vain riittävillä henkilöstö- ja ohjelmistoresursseilla. 4.2. Kokoelmatutkimuksen edistäminen Määrätietoisella työllä kokoelmatutkimuksen saralla tuotetaan ja tallennetaan laadukasta tietoa, jonka avulla myös kokoelmien arvoluokitus mahdollistuu. Lähdeaineistoa haetaan myös muista Aalto-tietoutta sisältävistä arkistoista. Esinekokoelmien tutkimiseen suunnataan henkilöresursseja tietovarantojen kasvattamiseksi. 4.3. Saavutettavuuden parantaminen Alvar Aalto -museo on mukana museokentän organisoitumista ja kokoelmien hallintaa sekä kokoelmia koskevan tiedon saatavuutta edistävissä Kansallinen digitaalinen kirjasto (KDK)- ja Museo 2015 -hankkeissa. Arkkitehtuurin erikoismuseona Alvar Aalto -museo pyrkii omalta osaltaan huolehtimaan siitä, että tuleva tietojärjestelmä ottaa huomioon arkkitehtuurin ja rakennetun ympäristön dokumentointiin liittyvän tiedon tallentamisen erityispiirteet. Kansallisten hankkeiden lisäksi museo on mukana eurooppalaisessa digitaalisessa kirjastossa (Europeana-portaalissa), joka tuo kokoelmille lisää kansainvälistä näkyvyyttä. Verkkosaatavuudella ja verkkonäyttelyillä pyritään parantamaan Alvar Aallon elämäntyöhön liittyvän kokoelma-aineiston hyödyntämistä sekä kotimaisessa että ulkomaisessa Aalto-tutkimuksessa, suurta yleisö unohtamatta. Museon kokoelmia koskevan tiedon käytettävyyden parantamiseksi Alvar Aalto -museo yhtenäistää luettelointikäytäntöjään kansainvälisten standardien mukaisiksi ja lisää yhtenäisen asiasanoituksen käyttöä. Kokoelmahallinnan kehittämiseksi museo tekee yhteistyötä mm. Suomen Arkkitehtuurimuseon kanssa. Edistääkseen kokoelmiensa saavutettavuutta Aalto-museo välittää tietoa verkko- ja mobiilisovellusten kautta. 4.4. Tavoitteena ”parempi kokoelma” Alvar Aalto -museon kokoelmat ovat kansallisesti ja kansainvälisesti erittäin merkittävät. Aallon suunnittelemien, kansallisomaisuudeksi luokiteltavien design-tuotteiden säilyminen Suomessa vaatii tällä hetkellä erityishuomiota. Museolla ei ole mahdollisuutta olemassa olevilla resursseilla täydentää tätä aineellista kulttuuriperintöä. Olisi luotava rahoitusjärjestelmä, jonka avulla Aalto-museo voisi hankkia maamme rajojen ulkopuolelle päätymässä olevia objekteja. Piirustuskokoelman hauraimman originaaliaineiston säilymisen edellytys on aineiston konservointikartoitus ja konservointitoimenpiteiden aloittaminen. Esinekokoelmien 10 kuntokartoitus- ja konservointisuunnitelmatyö aloitetaan Metropolia-ammattikorkeakoulun konservointiosaston kanssa. Valokuvakokoelmaa kartutetaan kuvaamalla Alvar Aallon suunnittelemia rakennuksia. Kuvaussuunnitelma tehdään vuosittain. Tärkeää on myös restauroinnin ja muutostöiden kohteena olevien ja muuttuvassa ympäristössä sijaitsevien rakennusten kuvaaminen. Museon ammattivalokuvaajan käyttöön hankitaan asianmukainen kalusto ja vuotuisessa budjetissa osoitetaan varoja kuvausmatkoihin. 5. KOKOELMIEN HALLINTA JA HOITO 5.1. Kokoelmien tiedollinen hallinta Dokumentointi ja tallennus Ennen kuin esineet, kuvat, piirustukset, asiakirjat tai muut objektit tai aineistot tai aineistokokonaisuudet voidaan liittää olemassa oleviin kokoelmiin tai ennen kuin niistä voidaan muodostaa kokoelma, ne on alustavasti järjestettävä ja dokumentoitava. Tässä vaiheessa tehdään päätös kokoelmaan liittämisestä tai kokoelman muodostamisesta sen perusteella, mihin yhteyteen tuleva objekti tai objektien joukko kuuluu. Dokumentoinnin ja siihen liittyvän tallennuksen tarkoituksena on tehdä objekteista tunnistettavia ja löydettävissä olevia, jotta ne voidaan sijoittaa tiedolliseen kokoelmahallintajärjestelmään ja fyysiseen sijoituspaikkaan. Kokoelmien hallintajärjestelmä Kokoelmahallintajärjestelmän tehtävänä on mahdollistaa kokoelmiin ja niiden objekteihin liittyvän tiedon tallentaminen ja ylläpitäminen. Lisäksi kokoelmahallintajärjestelmä toimii kokoelmien informaatioväylänä ulospäin. Kokoelmien hallintajärjestelmänä Alvar Aalto -museossa käytetään tietokantapohjaista sähköistä järjestelmää (Novo Oy:n kehittämä Oval Image), joka on käytettävissä kaikilla museon työasemilla. Samaa järjestelmää käytetään kaikkien aineistotyyppien ja -ryhmien luetteloimiseen. Työasemilla on käytettävissä omat lomakkeensa piirustusten, esineiden, valokuvien, asiakirjojen ja kirjojen luetteloimiseen, selailuun, hakuihin ja tulostuksiin. Eri aineistoryhmien tietokantoihin liittyy sekä kaikille yhteisiä metatietorakenteita (kenttämäärittelyjä) että kullekin ryhmälle ominaisia kenttiä. Tietokannat sijaitsevat palvelimella, jonka varmuuskopiointi sisältyy Jyväskylän kaupungin tietohallintoyksiköltä ostettuun palvelusopimukseen. Sähköinen järjestelmä on ollut käytössä vuodesta 1999. Se on suunniteltu yksittäisten objektien luetteloimiseen. Vuonna 2012 luetteloitujen objektien kokonaismäärä on noin 127 000. Järjestelmä on teknisesti vanhentunut ja hidas, ja sen käyttö vaatii 11 harjaantumista ja erityisosaamista. Sen suurimpia ongelmia ovat epäyhtenäiset ja standardoimattomat tietosisällöt ja se, että tiedot eivät ole haravoitavissa tai muuten siirrettävissä Internet-ympäristöön. Tällä hetkellä vain valokuva- ja esinetietokantoihin voidaan automaattisesti linkittää kuvatiedostoja. Muissa tietokannoissa voidaan vain viitata digitoituun objektiin tai objektiin liittyvään muuhun tiedostoon. Alvar Aalto -museossa on vuodesta 2010 ollut vireillä siirtyminen uuteen kokoelmahallintajärjestelmään. 5.2. Kokoelmien fyysinen hallinta Säilytystilat ja turvallisuus Taulumäen arkisto, Kankaankatu 17, Jyväskylä Alvar Aalto -museon arkistotilat ja arkistoyksikön henkilökunnan toimistotilat sijaitsevat vuokratiloissa Jyväskylän Taulumäellä. Samassa rakennuksessa toimii Keski-Suomen maanmittaustoimisto. Museon käytössä oleva pinta-ala on 566 m². Tiloissa on henkilökunnan toimistotilojen (370m²) lisäksi paperiaineiston pitkäaikaissäilytykseen soveltuva arkisto (196 m²). Arkistossa säilytetään museon piirustus-, asiakirja- ja valokuvakokoelmia sekä museolle deponoitua Artekin piirustus- ja asiakirjakokoelmaa. Arkistotilan ilmankosteus ja lämpötila pyritään pitämään paperiaineiston säilytysolosuhteille vaaditulla tasolla. Tilaan on hankittu asianmukainen kosteus- ja lämpötilapiirturi. Vaaratilanteita ja niiden ehkäisyä varten on arkisto- ja työtiloista tehty pelastussuunnitelma, jonka liitteenä on tilojen paikantamiskaavio. Kaavioon on merkitty huonetilojen lisäksi mm. IR-liikeilmaisimien, palo-varoittimien, ovikoskettimien, kosteusanturien, savunpoistoluukkujen, jauhesammuttimien sekä ovikotelon kansikoskettimien paikat. Kiinteistö on turvalukittu ja sen huollosta ja vartioinnista vastaa kiinteistöpalveluyritys ISS Palvelut. Kanavuoren kokoelmasäilytystila, Varikkotie 160, Jyväskylä Museon esinekokoelmien säilytystilat sijaitsevat vuokratiloissa Jyväskylän Vaajakoskella, aiemmin Puolustusvoimien käytössä olleen Kanavuoren varikon luolastossa. Museoesineet siirrettiin kokoelmatiloihin keväällä 2009. Kokoelmien säilytykseen on tiloista varattu noin 935 m². Luolastossa on tilat myös näyttelyrakenteiden ja kuljetuslaatikoiden säilytykselle(n. 400 m²), kirjojen myyntivarasto (106 m²) ja valokuvaajan studio (63 m²). Kokoelmatilan ilmankosteus ja lämpötila pyritään pitämään esineistön säilytysolosuhteille vaaditulla tasolla. Tilassa on asianmukainen kosteus- ja lämpötilapiirturi. Vahinkoja pyritään minimoimaan mm. kokoelmaesineiden asianmukaiseen käsittelyyn tarvittavan kuljetus- ja nostokaluston hankinnalla. 12 Kokoelmatilat on turvalukittu ja niihin on henkilökunnalla rajoitettu pääsyoikeus. Vartioinnin hoitaa ostopalvelusopimuksella Jyväskylän kaupungin Total-kiinteistöpalvelu. Kokoelma-aineistoa on esillä myös museon perusnäyttelyssä, joka on varustettu osin tallentavalla kameravalvontajärjestelmällä. Museorakennuksessa on turvalukitus- ja liikeilmaisinjärjestelmät. Vaaratilanteita ja niiden ehkäisyä varten on museon tiloista tehty pelastussuunnitelma, jonka liitteenä on kuvallinen kokoelmaesineiden turvaanottoohjeistus. Konservointi Alvar Aalto -museolla ei ole omia konservaattoreita. Kokoelmien fyysisestä hoitamisesta ja säilyttämisestä vastaavat kokoelmia hoitava ja kokoelmien kanssa työskentelevä henkilökunta. Tarvittaessa konservointipalveluja hankitaan resurssien rajoissa ostopalveluna. Kaikki konservointi-toimenpiteet dokumentoidaan tarkasti. Määräaikaisinventoinnit Museolle vuokrattiin uudet esinekokoelmien säilytystilat Kanavuoren luolastosta vuonna 2009. Kokoelmien siirron yhteydessä aloitettu tarkastusluettelointi on resurssien puutteesta johtuen kesken. Se saatetaan loppuun vuoden 2013 aikana, jonka jälkeen kunkin kokoelman määräaikaisinventointien aikataulusta päätetään. Määräaikainventoinnit tehdään pistokokeina. Kestävä kehitys kokoelmatyössä Kokoelmien hyvä hallinta ja niiden saattaminen ekologisesti kestävälle pohjalle on pitkällinen prosessi. Se vaatii selkeää tavoitteidenasettelua, avointa mieltä ja koko henkilökunnan sitoutumista yhteisiin tavoitteisiin. Kokoelmien säilytystilojen olosuhteiden luomisessa tulee pyrkiä energia-tehokkaisiin ja kestäviin ratkaisuihin. Konservointi- ja arkistoalan tutkimus tuo tietoa olosuhteiden vaikutuksesta materiaaleihin ja auttaa valintojen tekemisessä. Tämän tutkimustyön tuloksia tulee seurata ja soveltaa käytäntöön. 6. KOKOELMIEN KÄYTTÖ 6.1. Kokoelmien esillepano ja kokoelmapalvelut Museo esittelee kokoelmiaan perusnäyttelyssä, vaihtuvissa teema- ja erikoisnäyttelyissään sekä kiertonäyttelyissään Suomessa ja ulkomailla. Kokoelma-aineistoja esitellään myös verkkonäyttelyissä ja mobiilisovelluksissa. Museon kokoelmavarannot eivät ole vielä toistaiseksi avoimissa tietoverkoissa. 13 Edistääkseen kokoelmiensa saavutettavuutta museo pyrkii aktiivisesti pääsemään osalliseksi uusiin tietojärjestelmiin, jotka mahdollistavat kansallisesti ja kansainvälisesti laajemman kokoelma-aineiston hyödyntämisen. Alvar Aalto -museo palvelee asiakkaitaan sekä museon tiloissa että välittämällä aineistoja digitaalisessa ja manuaalisessa muodossa. Palveluista laskutetaan olemassa olevan hinnaston mukaisesti. Museo varustaa toimittamansa aineiston tarvittavilla asia- ja lähdetiedoilla. Osaa materiaalista rajoittavat tekijänoikeussäädökset ja osaa henkilötietolaki. Ne huomioidaan aina annettaessa aineistoa tutkijoiden ja muiden asiakkaiden käyttöön. Muita kokoelmien käyttörajoituksia ovat mm. originaaliaineiston kunto ja alhainen konservointiaste. 6.2. Kokoelmayhteistyö ja kokoelmien liikkuvuus Eurooppalaisen Collections Mobility 2.0 -hanke asetti tavoitteekseen edistää kulttuuriperinnön mahdollisimman laajaa saavutettavuutta tukemalla ja kehittämällä museokokoelmien liikkuvuutta ja museoiden välistä kotimaista ja kansainvälistä yhteistyötä. Alvar Aalto -museo pyrkii kaikessa toiminnassaan osallistumaan tavoitteen toteuttamiseen ja saattamaan näin kokoelmavarantonsa ja niitä koskevan tiedon yhteiseen käyttöön. Yhteistyökumppaneilta edellytetään ICOMIn museoeettisten sääntöjen tuntemusta ja niiden puitteista toimimista. 7. KOKOELMIEN KARTUTTAMINEN 7.1. Kartuttamisen periaatteet Piirustus- ja asiakirjakokoelmien luonteesta johtuen niiden karttuminen on vähäistä. Esinekokoelmien aktiivinen kartuttaminen kohdistuu lähinnä niihin Alvar ja Aino Aallon suunnittelemiin sarja-tuotettuihin malleihin, jotka kokoelmasta vielä puuttuvat. Alvar Aallon suunnittelemista rakennuksista monet ovat peruskorjaustoimenpiteiden kohteena nyt ja lähitulevaisuudessa. Museon rakennusperintöosasto on usein mukana erikoisasiantuntijana näissä projekteissa. Tämä toiminta kartuttaa museon rakennusperintökokoelmaa. Kartuttamisen periaatteena on tallentaa sitä materiaalia, joka on syntynyt Alvar Aallon arkkitehtitoimiston suunnittelutyön tuloksena. Museo kartuttaa valokuvakokoelmiaan aktiivisesti. Kokoelmaa täydennetään tavoitteellisesti museon valokuvaajan ottamin kuvin. Lisäksi museo kartoittaa muista 14 lähteistä Aalto-aiheisen kuva-aineiston, joka pyritään jäljentämään museon kuvakokoelmiin tutkimuskäyttöä varten. Kokoelmiin tarjotusta materiaalista museo ottaa vastaan vain kokoelmiaan täydentävän aineiston. Lahjoituksen yhteydessä täytetään luovuttajalle ja museolle samansisältöinen lahjakirja, jolla aineiston täysi omistus- ja hallintaoikeus siirtyy museolle. Samalla sovitaan aineistojen käyttöoikeuksista. Aineistojen vastaanottaminen talletuksina on nykyään suhteellisen harvinaista. 7.2. Kokoelmapoistojen periaatteet Kokoelmien arvoluokittamista ei ole vielä tehty. Jos esinekokoelmasta tehdään poistoja, siirretään ne museon käyttökokoelmaan. Piirustus- ja asiakirjadokumenttien luetteloinnin yhteydessä samaa kohdetta koskevat lukuisat jäljenteet hävitetään. Lahjoitustilanteessa tarjotun aineiston tarkkaa valintaa ei aina pystytä tekemään. Tällaisessa tilanteessa menettelytavoista sovitaan lahjoittajan kanssa. 15 Alvar Aalto -museon kokoelmakartta Alvar Aalto -esinekokoelma Kokoelmaesineiden tunnistekuvat Mikko Mercklingin kokoelma Artekin valokuvakokoelma Alvar Aalto -valokuvakokoelma Artekin piirustus- ja asiakirjakokoelma Alvar Aalto -asiakirjakokoelma Alvar Aalto -piirustuskokoelma pienoismalleja Aallon rakennuksista ja aluesuunnitelmista huonekaluja, valaisimia, lasia ja muita muotoilun tuotteita taideteoksia esinekuvia kuvia Alvar Aallon arkkitehtuurikohteista tuotekuvia, sisustus- ja näyttelykuvia, henkilö- ja tapahtumakuvia Aallon arkkitehtuuriin ja muotoiluun liittyviä valokuvia henkilöhistorialllista kuva-aineistoa kaluste- ja sisustuspiirustuksia, tuoteluetteloita lehtileikekansioita, toimintaan liittyviä asiakirjoja rakennusasiakirjoja, lvis-piirustuksia, kirjeitä arkkitehtuuriluonnoksia ja piirustuksia esineitä, paperiaineistoa esineitä esineitä negatiiveja, vedoksia, digikuvia kinodioja negatiiveja, paperivedoksia, dioja, digikuvia, albumeja negatiiveja, paperivedoksia, dioja, digikuvia, albumeja paperiaineistoa paperiaineistoa paperiaineistoa, piirustusmuovia 2005 (talletus) 2012 (lahjoitus) 1998 (muodostettu) 1973– 1986- 1997 (lahjoitus) 1995-2009 (talletus) 1966- 2000 (talletus) 1990 (osto) 1990 (osto) 1 300 objektia 10 hyllym. objekteja 50 hyllym. objekteja 260 pienoismallia 1 700 objektia 2 300 valokuvaa 5 000 valokuvaa 10 000 valokuvaa 28 000 valokuvaa 12 000 piirustusta 70 hyllymetriä 120 000 piirustusta Määrä v. 2012 Pienoismallikokoelma valaisimia, aihioita ja muita muotoilutuotteita, suunnitteluun ja valmistukseen liittyviä piirustuksia esineitä 1995 (lahjoitus) 100 objektia Aikatieto Valaistustyö Viljo Hirvonen Ky -kokoelma muotoilutuotteita, myymälärekvisiittaa, piirutustoimiston irtaimistoa esineitä, paperiaineistoa 2000 (muodostettu) 200 objektia AINEISTOTYYPPI Artekin myymäläkokoelma kesäasunnon irtaimisto: kalusteita, pienesineistöä, luonnoksia, taideteoksia esineitä 2012 (muodostettu) SISÄLTÖ Muuratsalon koetalon kokoelma huonekaluja, tekstiilejä, valaisimia esineitä KOKOELMA Yksityistalo Aalto -kokoelma huonekaluja, pienesineitä, valaisimia, tekstiilejä 33 000 nimekettä 40 hyllym. asiakirjoja Alvar Aallon ateljee -kokoelma 2012- 1966- esineitä, paperiaineistoa, digitallenteita paperiaineistoa, av-aineistoa, digitaalisia julkaisuja rakennusosia, materiaalinäytteitä kirjoja, artikkeleita, lehtiä, av- ja digitallenteita, leikekokoelma inventointi- ja dokumenttikuvia Rakennusperintökokoelma Kirjastokokoelma 15.11.2012 Alvar Aalto -museo Luetteloinnin prosessikuvaus Kuntotarkastus Järjestäminen ja sisältöön tutustuminen Aineisto voidaan arvoluokittaa ja sen merkitys tai edustavuus määrittää aineistoon tutustumisen yhteydessä. Aineistosta tehdään alustava kuntotarkastus. Selvitetään aineiston osien suhteet toisiinsa ja järjestetään aineisto niiden Museoammattilainen mukaan. Aineistoa voidaan seuloa ja tehdä poistoja ennen aineiston luettelointia. Pääkirjaan merkitään saantitiedot, joihin sisältyvät saantipäivämäärä, saantiin liittyvät henkilöt ja organisaatiot, lyhyt kuvaus sisällöstä, saannin tunniste, maininta käyttöoikeussopimuksista ja aineiston vastaanottamisen perustelut. Tehtävät Konservaattori ja/tai muu museoammattilainen Museoammattilainen Museoammattilainen Toimijat Aineisto ja sen osat ovat tunnistettavissa. Aineiston pintapuolinen kunto ja mahdollisten toimenpiteiden kiireellisyys on tiedossa ja kirjattu. Aineiston merkitys museon kokoelman osana tiedetään ja luetteloinnin tai säilyttämisen kiireellisyys ja kriteerit on määritelty. Aineistolle on luotu intellektuaalinen ja konkreettinen järjestys. Aineistosta on seulottu siihen kuulumattomat osat. Museon kokoelmiin otettu aineisto on kirjattu ylös. Toiminnan tulos Ennen kokoelmaan liittämistä museoammattilainen tutustuu aineistoon, järjestää ja mahdollisesti seuloo aineistoa sekä tekee kokoelmapoliittisen ohjelman mukaisen kokoelmaanliittämispäätöksen. Aineiston arvon ja edustavuuden määrittäminen Museoammattilainen Toiminnot Yksilöintitunnisteen antaminen Aineistolle tai siihen sisältyvälle objektille annetaan yksilöintitunniste museossa vakiintuneen käytännön mukaisesti.Tunniste on voitu määrittää jo pääkirjaan merkittäessä. Aineistoon kirjoitetaan tai kiinnitetään yksilöintitunniste väliaikaisesti esim. sitomalla numerolappu tai heti pysyvästi esim. kirjoittamalla, maalaamalla tai ompelemalla. Museoammattilainen Tiedot merkitsemällä aineisto on hallittavissa, tunnistettavissa ja erotettavissa muista samankaltaisista aineistoista. Aineistoon liittyvä kulttuuriperintö on tallennettu. Osaprosessi Aineiston tiedot kirjataan kokoelmahallintajärjestelmään Diariointi: vastaanottotietojen merkitseminen Luettelointi: tietojen hankkiminen ja kirjaaminen Luetteloija merkitsee aineistoon liittyvät kuvailu-, materiaali- ja kontekstitiedot. Tämä vaatii museoammattilaiselta itse objektiin perehtymisen lisäksi hyvää aihealueen sisältöosaamista, tietojen hankkimista esim. lähdeteoksista sekä luetteloitavan aineiston vertailua muihin vastaaviin aineistoihin. Valokuvaaja, digitoija tai muu Aineistosta saadaan valokuva ja/tai digitaalinen tallenne. museoammattilainen Aineisto valokuvataan ja/tai digitoidaan valokuvaamalla tai skannaamalla. Alkujaan digitaalisen aineiston kunto tarkistetaan. Luetteloitu aineisto suojataan sen vaatimalla tavalla. Museoammattilainen Museoammattilainen Aineisto sijaitsee säilytystilassa omalla paikallaan. Aineistoa säilytetään asianmukaisissa suojauksissa. Digitaalinen tallenne ja sen tiedot saadaan luettelointitietojen osaksi katsottavaksi ja haettavaksi. Suojattu aineisto viedään säilytystilaan. Paperiaineisto arkistoidaan. Aineiston sijaintipaikka tiedetään ja se on merkitty kokoelmahallintajärjestelmään. Digitaalinen tallenne (digitoitu tai alkujaan digitaalinen) linkitetään tai liitetään Museoammattilainen, aineiston luettelointitietoihin ja kokoelmahallintajärjestelmään merkitään tietoja valokuvaaja tai digitoija tallenteesta ja suoritetusta digitoinnista. Säilytystilaan vienti Museoammattilainen Aineistot säilytetään niille soveltuvissa olosuhteissa. Digitaalisen tallenteen liittäminen luettelointitietoihin Valokuvaaminen ja digitointi Säilytys Säilytystietojen kirjaaminen Säilytyspaikka jne. merkitään säilytyskirjanpitoon tai kokoelmahallintajärjestelmään. Aineiston tarkka kunto tiedetään ja tieto siitä on kirjattu. Olosuhteiden seuranta Konservaattori Säilytyksessä olevan aineiston huonetilan olosuhteita seurataan erilaisin laittein ja Museoammattilainen tehtävin tarkastuksin. Luettelointi ei ole koskaan valmista. Lisätiedot tulevat kirjattua kun niitä ilmenee. Varmistetaan tietojen säilyminen. Museoammattilainen Konservaattori tekee aineistosta kuntokartoituksen ja laatii asiaankuuluvan dokumentaation. Täydentävä luettelointi Luettelointitietojen täydentäminen Luettelointitietoja tarkistetaan ja täydennetään kun aineistosta on saatu lisää tietoa tai sille on tehty jokin toimenpide. Tiedot kirjataan kokoelmahallintajärjestelmään. Täydentävää luettelointia on myös kuvien ja dokumenttien lisääminen tai linkittäminen aineiston tietojen yhteyteen. Kuntokartoitus Varmuuskopiointi Luettelointitietojen varmuuskopiointi suoritetaan määritetyin väliajoin. Museoammattilainen, Varmuuskopiointia on myös tietojen tulostaminen kokoelmahallintajärjestelmästä tietohallinto tai järjestelmän toimittaja paperille. Luettelointitietojen varmuuskopiointi 15.11.2012 LAHJAKIRJA _______________________ (lahjoittaja) ja Alvar Aalto -säätiön (vastaanottaja) kesken on tehty seuraava sopimus lahjoittajan omistaman esineen/aineiston lahjoittamisesta. Lahjoittaja luovuttaa omistamansa________________________________________________ Alvar Aalto -säätiölle. Se liitetään Alvar Aalto -museon _____________________ -kokoelmaan. Vastaanottaja sitoutuu vastaamaan siitä, että 1. lahjoituksen kohde säilytetään asianmukaisesti ja turvallisesti, 2. kohde luetteloidaan ja sitä hoidetaan asianmukaisesti, 3. lahjoitussopimuksen ehdot astuvat voimaan välittömästi lahjakirjan allekirjoittamisen jälkeen. Tätä lahjakirjaa on tehty kaksi samansanaista kappaletta, yksi kummallekin osapuolelle. Paikka ja aika _____________________________ Lahjoittajan allekirjoitus ____________________________ Vastaanottajan allekirjoitus DEPONOINTISOPIMUS Talletuksen kohde _________________________________________________________ Liitteenä luettelo/lisätietoja talletettavasta esineestä/aineistosta. Tallettaja / omistaja _________________________________________________________ Vastaanottaja _________________________________________________________ Talletuksen ehdot ___________________________________tallettaa esineen/aineiston Alvar Aalto -säätiölle. Omistusoikeus säilyy tallettajalla. Vastaanottajan on säilytettävä aineisto huolellisesti ja vakuutettava se molempien osapuolten hyväksymästä summasta. Vastaanottajalla on oikeus esineen/aineiston esillepanoon järjestämissään näyttelyissä. Talletus tapahtuu vastikkeetta. Vastaanottajalla ei ole oikeutta vaatia korvausta luovutuksen sille aiheuttamista kustannuksista. Voimassaolo Tämä sopimus on voimassa toistaiseksi. Sopijapuolilla on kuitenkin oikeus irtisanoa sopimus kuuden kuukauden irtisanomisajalla. Irtisanominen on tehtävä kirjallisesti. Tätä sopimusta on tehty kaksi samansanaista kappaletta, yksi kummallekin sopijapuolelle. Paikka ja aika ___________________________ Tallettajan allekirjoitus _________________________________ Vastaanottajan allekirjoitus LAINAUSSOPIMUS Lainan vastaanottaja Lainan antaja Lainattava aineisto Lainattavan aineiston lähetysosoite Näyttely Näyttelyaika Laina-aika Lainattavan aineiston vakuutusarvo Vakuutuksen laajuus Lainan vastaanottaja huolehtii kuljetus- ja näyttelyvakuutuksesta periaatteella ”naulasta naulaan”. Lainattavan aineiston palautus (yhteyshenkilö) Lainausehdot Ehdot kuntokartoitukseen, pakkaukseen, kuljetustapaan (esim. fine arts logistics), käsittelyyn ja esillepanoon liittyen. Mahdolliset kuriiritoiminnot. Muuta huomioitavaa Paikka ja aika ______________________________ Lainan vastaanottajan allekirjoitus ____________________________ Lainan antajan allekirjoitus