(19 6 Sairaalakalusteet 2011- tarjouspyyntö 20120113)
Hankinta- ja kilpailuttamisyksikkö TARJOUSPYYNTÖ 19.6/2012 PUITEJÄRJESTELY, 13.1.2012 Hankinta- ja kilpailuttamisyksikkö TARJOUSPYYNTÖ 13.1.2012 SAIRAALAKALUSTEET PUITEJÄRJESTELY 1 (22) Hankinta- ja kilpailuttamisyksikkö TARJOUSPYYNTÖ 19.6/2012 PUITEJÄRJESTELY, 13.1.2012 2 (22) Seutukeskus Oy Häme (www.seutukeskus.fi) on Hämeenlinnan seudun kuntien (Hämeenlinnan kaupunki, Hattulan kunta ja Janakkalan kunta) omistama osakeyhtiö. Sen tehtävänä on vastata keskitetysti Hämeenlinnan seudun kuntien ja yhteisöjen talouspalveluista, henkilöstöpalveluista, ICT-palveluista ja hankintapalveluista. Seutukeskus Oy Hämeen Hankinta- ja kilpailuttamisyksikkö (www.seutukeskus.fi/portal/palvelut/hankintapalvelut/) vastaa hankintaprosessien toimivuudesta, päätöksenteosta ja sopimuksista sekä toiminnan kehittämisestä tässä tarjouspyynnössä liitteineen mainittujen tahojen kanssa. Tilaukset tehdään käyttäjittäin hajautetusti. Yhteishankintayksikön kilpailuttamia sopimuksia voivat hyödyntää kaikki Seutukeskus Oy Hämeen omistajat sekä niiden yhdessä tai erikseen hallinnoimat kuntayhtymät, osakeyhtiöt ja säätiöt. Lisäksi sopimuksia voivat hyödyntää Seutukeskus Oy Hämeen kokonaan tai osittain omistamat yhtiöt sekä näiden yhtiöiden muut omistajat. Liitteessä numero 1 on mainittu keskeisimmät yhteishankintayksikön asiakkaat. Seutukeskus Oy Häme pyytää asiakkailleen tarjoustanne sairaalakalusteista (puitejärjestely) tämän tarjouspyynnön ja sen liitteiden mukaisesti. Hankintakausi on muotoa 2 vuotta + optio 1 vuosi+ optio 1 vuosi. (2 + 1 + 1 vuotta). Hankintakausi alkaa 1.4.2012, kuitenkin aikaisintaan hankintapäätöksen saatua lainvoiman. Puitesopimustoimittajiksi valitaan vähintään kolme (3) toimittajaa, mikäli saadaan vähintään kolme (3) hyväksyttävissä olevaa tarjousta. Valittujen toimittajien kanssa laaditaan puitesopimus. Ostajalla on oikeus tarkistaa tarjoajan tarjouksessaan liitteineen antamat tiedot ennen hankintapäätöksen tekemistä. Mikäli annetut tiedot eivät pidä paikkaansa, tarjous tullaan hylkäämään. YHTEISÖT Sopimukseen liittyvät yhteisöt on lueteltu liitteessä numero 1. Sopimukseen liittyvät yhteisöt siirtyvät tehtävän sopimuksen piiriin nykyisten sairaalakalusteiden sopimustensa päättymisen jälkeen. HANKINNAN KOHDE JA LAAJUUS Hankinnan piiriin kuuluvat sopimukseen liittyvien yhteisöjen hankintakaudella toteutettavat sairaalakalusteiden hankinnat. Tarkempi kuvaus hankinnasta on liitteessä numero 2. Tarjouspyynnössä ja sen liitteissä esitetyt määrätiedot perustuvat historiatiedoista tehtyyn arvioon, eivätkä ne siten sido ostajaa. Arvio sairaalakalustehankintoihin vuosittain käytettävästä kokonaissummasta on noin 100 000 – 200 000 euroa (€), alv 0 % (kyseessä on arvio, joten se ei sido ostajaa). PUITEJÄRJESTELYN KUVAUS Tilaajalla on oikeus hankkia tuotteet valitsemaltaan puitesopimustoimittajalta, mikäli kyseessä on tietyn kohteen ns. täydennyshankinta, jossa olemassa olevaa varustusta täydennetään Hankinta- ja kilpailuttamisyksikkö TARJOUSPYYNTÖ 19.6/2012 PUITEJÄRJESTELY, 13.1.2012 3 (22) uusilla tai korvaavilla kalusteilla. Tällainen täydennystilaus voi olla arvoltaan kuitenkin maksimissaan 10 000 € per tilaus. Mikäli tietyllä ominaisuudella varustettua tuotetta saa vain yhdeltä puitesopimustoimittajalta, on tilaajalla oikeus tällöin tilat ko. tuote ko. toimittajalta. Yli 10 000 euron tilauksissa on noudatettava puitesopimuksen mukaista toimittajajärjestystä (kokonaisuuksittain tai tuotteittain) tai järjestettävä ns. minikilpailutus. Yli 30 000 euron tilauksista on aina järjestettävä minikilpailutus. HANKINTAMENETTELY Hankintamenettelynä on puitejärjestely, johon toimittajat valitaan avointa menettelyä käyttäen. Kyseessä on EU-kynnysarvon ylittävä hankinta. Hankinnasta on tallennettu ilmoitus HILMApalveluun (www.hankintailmoitukset.fi) 13.1.2012. Hankintapäätöksen jälkeen Seutukeskus Oy Häme tulee käymään valitun toimittajan kanssa yksityiskohtaiset kahdenväliset hankintaneuvottelut. Neuvottelujen tarkoituksena on hankintasopimuksen yksityiskohtien täsmentäminen. Tarjousten käsittely: 1. Tarjoajien soveltuvuuden tarkastaminen 2. Tarjousten tarjouspyynnön mukaisuuden tarkastaminen 3. Tarjousvertailu 4. Hankintapäätös Hankinnassa noudatetaan lakia julkisista hankinnoista (348/2007). SOPIMUKSEN LAAJENTAMINEN JA SUPISTAMINEN Tarjoajan tulee huomioida tarjousta antaessaan ja tarjoushintaa määrittäessään, että hankintavolyymi voi olla suurempi kuin tarjouspyyntöhetkellä sopimukseen mukaan tulevien yhteisöjen yhteenlaskettu hankintavolyymi osoittaa. Volyymin mahdollinen kasvaminen perustuu siihen, että sopimusta on mahdollista laajentaa liitteessä numero 1 mainitulla tavalla. Mahdolliset sopimuksen laajentamisesta aiheutuvat volyymilisäykset on huomioitu hankintamenettelyä valittaessa. Hankintakauden aikana myös tällä hetkellä tarjouspyynnössä mainittujen yhteisöjen omistuksessa olevissa kohteissa ja toiminnassa saattaa tapahtua muutoksia, jotka vaikuttavat tämän tarjouspyynnön kohteena olevan hankinnan/toiminnan järjestämiseen, laajentamiseen tai supistamiseen. Tällöin laadittavaa sopimusta tarkistetaan tarvittavin osin, eikä tarjouksen antajalla ole oikeutta vaatia vahingonkorvauksia ko. muutoksista johtuen. Tarjouksen antaessaan tarjoaja sitoutuu tähän ehtoon. ASIAKIRJOJEN JULKISUUS Hankinta-asiakirjat ovat asiakirjojen julkisuutta koskevan lainsäädännön mukaan pääsääntöisesti julkisia. Hankintapäätös ja sen liitteet ovat asianosaisjulkisia päätöksen allekirjoituksen jälkeen. Tarjoajalla on oikeus saada tieto asiansa käsittelyyn liittyvistä hankinta-asiakirjoista päätöksen allekirjoittamisen jälkeen. Hankinta- ja kilpailuttamisyksikkö TARJOUSPYYNTÖ 19.6/2012 PUITEJÄRJESTELY, 13.1.2012 4 (22) Tarjousasiakirjojen julkisuutta säätelee laki viranomaisten toiminnan julkisuudesta (621/1999). Hankintaan osallistuvan yrityksen toimittamat tarjousasiakirjat ja tiedot tulevat pääsääntöisesti julkisiksi tai asianosaisjulkisiksi hankintaprosessin yhteydessä. Tarjouksen tai tarjousten valintaperusteet, hinnat ja muu sisältö siltä osin kuin ne eivät sisällä salassa pidettävää tietoa tulevat julkisiksi. Tältä osin tarjoajia pyydetään kuitenkin huomioimaan, että muiden tarjoajien tarjousasiakirjat tulevat asianosaisjulkisiksi vain siltä osin kuin ne vaikuttavat tarjoajan asian käsittelyyn. Tarjoajaa pyydetään merkitsemään toimittamaansa aineistoon selkeästi, mitkä tiedot se katsoo kuuluvan liike- tai ammattisalaisuuden piiriin. Tämän jälkeen hankintayksikkö tekee erillisen päätöksen mahdollisesta salassapidosta. Tarjousten avaustilaisuus ei ole julkinen. Tarjouskilpailuasiakirjojen kopioinnista ja lähettämisestä tietoa pyytäneelle on tarjouksen pyytäjällä oikeus veloittaa toteutuneiden kustannusten mukaisesti. Hankintapäätöksen jälkeen tarjoajalla on oikeus saada valitun tarjouksen/valittujen tarjousten kopiot veloituksetta tai käydä tutustumassa valittuun tarjoukseen/valittuihin tarjouksiin Seutukeskus Oy Hämeen toimitiloissa. Muiden tarjousten kopioinnista veloitetaan todellisina keskimääräisinä kuluina 50 euroa (€), alv 0 %, per tarjous. SOPIMUKSEN JALKAUTTAMINEN Valitun toimittajan on oltava henkilökohtaisesti yhteydessä jokaiseen hankintayksikön tilaajaksi ilmoittamaan henkilöön sopimuksen toteuttamisen ja sopimukseen sitouttamisen takaamiseksi. Hankintayksikkö valvoo omalta osaltaan sopimuksen toteutumista ja tilaajien sitoutumista. Tämän menettelyn tavoitteena on tilausten kohdistuminen sovituille sopimustoimittajille. SOPIMUSEHDOT JA TARJOUSPYYNNÖN MUUT EHDOT Hankinnassa noudatetaan ensisijaisesti tarjouspyynnön ja sen liitteiden mukaisia ehtoja. Toissijaisesti noudatetaan julkisten hankintojen yleisiä sopimusehtoja (JYSE 2009 TAVARAT). Osatarjouksia ei hyväksytä. Vaihtoehtoisia tarjouksia ei hyväksytä. Rinnakkaisia tarjouksia ei hyväksytä. Pidätetään oikeus olla hyväksymättä mitään annetuista tarjouksista. Pidätetään oikeus keskeyttää hankinta, jos yhtään tarjousta ei ole hyväksytty. Pidätetään oikeus keskeyttää hankinta, jos saadaan vain yksi (1) hyväksyttävissä oleva tarjous, tai jos ostajaryhmittymän käytössä olevat rahat eivät riitä hankinnan toteuttamiseen. Pidätetään oikeus keskeyttää hankinta, jos tarjouspyynnössä ilmenee jälkikäteen virhe, joka ei ole mahdollistanut tarjoajien tasapuolista kohtelua tai jos toimintaympäristössä on tapahtunut sellaisia muutoksia, joiden perusteella tarjouspyyntö ei ole omiaan tuottamaan tarkoituksenmukaista ratkaisua. Muulta osin pidätetään oikeus keskeyttää hankinta muissa lainsäädännön sallimissa rajoissa. Toimittajalla ei ole oikeutta vaatia ostajalta korvausta tarjouksen tekemisestä. Toimittaja sitoutuu tarjouksen jättäessään automaattisesti tässä tarjouspyynnössä ja sen liitteissä esitettyihin ehtoihin. Hankinta- ja kilpailuttamisyksikkö TARJOUSPYYNTÖ 19.6/2012 PUITEJÄRJESTELY, 13.1.2012 5 (22) Hankintayksiköillä on oikeuskäytännössä katsottu olevan velvollisuus hylätä tarjoukset, jotka eivät ole tarjouspyynnön mukaisia tai eivät täytä tarjouspyynnön mukaisia ehtoja sekä tarjoukset, jotka eivät ole saapuneet määräaikaan mennessä. Asiakirjojen pätevyysjärjestys: 1. Sopimus 2. Sopimuksen liitteet 3. Tarjouspyyntö liitteineen 4. Julkisten hankintojen yleiset sopimusehdot (JYSE 2009 TAVARAT) 5. Tarjous liitteineen (tarjouksessa annetut tiedot tulevat osaksi sopimusta) Puitesopimus laaditaan ostajan (eli tarjouksen pyytäjän) sopimuspohjalle. Hankintapäätös ei luo sopimussuhdetta ostajan ja myyjän välille. Hankintapäätös tai muu vastaus ei ole oikeustoimilain tarkoittama tarjouksen ehdoton hyväksyminen, vaan sopimus syntyy sopimusasiakirjan allekirjoituksella, joka tehdään, kun hankintapäätös on saanut lainvoiman. Sopimus ostajan ja valitun toimittajan välillä katsotaan syntyneeksi vasta, kun hankintapäätös on saanut lainvoiman ja hankinnasta on allekirjoitettu erillinen kirjallinen sopimus. Sopimus tulee voimaan allekirjoitushetkeä seuraavan kuukauden alusta ja on voimassa sopimuskauden ajan, ellei sitä ostajan toimesta irtisanota/pureta. Purkaminen voi perustua vain myyjän sopimusrikkomukseen. Tarjoajan ei tule liittää tarjoukseensa mitään ns. valmiita toimitusehtoja. Mikäli tarjoaja liittää tarjoukseensa oman alansa toimitusehdot tai muut toimitusehdot ja ne ovat joltain osin ristiriidassa tämän tarjouspyynnön ehtojen, tämän tarjouspyynnön liitteiden ehtojen ja/tai julkisten hankintojen yleisten sopimusehtojen kanssa, on ostajalla velvollisuus sulkea tarjoaja pois kilpailusta. Jos tarjoajan tarjouksensa liitteenä mahdollisesti toimittamassa kuvastossa/hinnastossa on tarjoajan omat myynti-, toimitus- tms. ehdot, tarjoaja sitoutuu tarjouksen jättäessään automaattisesti siihen, että sen kuvastossa/hinnastossa mahdollisesti olevat ehdot eivät koske tämän tarjouspyynnön ja sen liitteiden mukaista hankintaa, vaan sopimuskaudella hankittavat tuotteet hinnoitellaan aina sopimuksen mukaisin ehdoin. Hankintakausi on muotoa 2 vuotta + optio 1 vuosi+ optio 1 vuosi (2 + 1 + 1 vuotta). Optiovuosien käytöstä on sovittava viimeistään 6 kuukautta ennen optiovuosien alkamista. Kummallakin sopijapuolella on oikeus kieltäytyä optiovuosien käyttöönotosta. Tässä yhteydessä tarjouksen pyytäjä kuitenkin korostaa, että tarjouskilpailun tavoitteena on pitkäaikainen sopimuskumppanuus, jonka pituuteen (optiovuosien käyttöön) toimittaja voi itse vaikuttaa pitämällä palvelutason korkealla ja hintatason oikeana suhteessa markkinahintoihin. Hankintayksikkö pidättää oikeuden jatkaa sopimuskautta aina siihen asti, kunnes tämän tuoteryhmän seuraavan julkisen tarjouskilpailun hankintapäätös on saanut lainvoiman. Sopimusvelvoitteiden täyttämisessä todetut puutteet ratkaistaan ensisijaisesti sopimusosapuolten välisin neuvotteluin, joissa pyritään sopimaan välittömästä virheen oikaisemisesta, yhteisesti hyväksytystä sopimuksen tulkinnasta sekä osoitetun vahingon täysimääräisestä korvaamisesta toiselle sopimusosapuolelle. Sopimusosapuolet eivät kuitenkaan vastaa välillisistä vahingoista. Hankinta- ja kilpailuttamisyksikkö TARJOUSPYYNTÖ 19.6/2012 PUITEJÄRJESTELY, 13.1.2012 6 (22) Edellä mainittuihin vahinkojen korvaamisiin ei ole velvollisuutta, mikäli julkisten hankintojen yleisten sopimusehtojen (JYSE 2009 TAVARAT) mukainen vapauttamisperuste (force majeure) on estänyt sopimusvelvoitteiden täyttämisen. Riitatilanteissa oikeuspaikkana on tarjouksen pyytäjän kotipaikkaa lähinnä oleva käräjäoikeus. Tuotevastuun osalta sovelletaan voimassa olevia kansallisia ja kansainvälisiä lakeja ja määräyksiä. Mahdollisista sopimusmuutoksista neuvotellaan osapuolten kesken ja niistä sovitaan kirjallisesti. Lisäys tai muutos sopimukseen on sitova vain, jos siitä on sovittu kirjallisesti. Seutukeskus Oy Hämeellä on täydet valtuudet toimia sopimusoikeudellisesti asiakkaidensa edunvalvojana sopimusneuvotteluissa ja riitatilanteissa. Seutukeskus Oy Häme voi käydä oikeutta toimittajaa vastaan toimittajan sopimusrikkomuksista Seutukeskus Oy Hämeen asiakasta kohtaan, eikä toimittaja voi vedota siihen, ettei Seutukeskus Oy Häme ole asiassa asianosainen. Tämän edellytyksenä on, että Seutukeskus Oy Hämeen asiakas ei itse käy samassa asiassa oikeutta toimittajaa kohtaan. Mikäli sopimuksen syntyminen viivästyy toimittajasta aiheutuvista syistä (mm. sopimusehtojen täyttämisen puutteet), on tarjouksen pyytäjällä oikeus hylätä annettu tarjous ja tehdä hankinnasta uusi hankintapäätös. Toimittajalla ei ole oikeutta ilman ostajan kirjallista suostumusta osaksikaan siirtää sopimusta kolmannelle osapuolelle. Tämä ei kuitenkaan estä toimittajaa käyttämästä alihankkijoita. Alihankkijoiden käytöstä on kuitenkin aina informoitava ostajaa kirjallisesti. Toimittaja vastaa alihankkijan toiminnasta kuin omastaan. Tämän tarjouskilpailun perusteella solmitun sopimuksen kautta tehtyihin toimituksiin sovelletaan tilaushetkellä voimassa olleita sopimusehtoja riippumatta siitä, onko tämän tarjouskilpailun perusteella solmittu sopimus voimassa vai ei. Toimitusehtojen ja laatutason tulee pysyä vähintään tarjouksentekohetken mukaisina koko sopimuskauden, ellei asiasta sopimusaikana kirjallisesti muuta sovita. Tarjouksessa mainittuja tuotteiden koko-, laatu- ja käyttötarkoituskriteerejä on noudatettava koko sopimuskauden ajan. Ostajalla on oikeus purkaa sopimus kesken sopimuskauden, jos toimittajan hinnoittelu, tuotteet, laatutaso, toimitusehdot ja -ajat tai muut syyt sitä edellyttävät, eikä osapuolten välisin neuvotteluin päästä sopimukseen. Sellaisissa tapauksissa, joissa tilaajalla on hankintalain mukaan suorahankintaoikeus aikaisemmalta toimittajalta, on tilaajalla oikeus poiketa tämän tarjouskilpailun perusteella tehdyistä puitesopimuksista. TARJOUSLOMAKE Tarjous tehdään Excel-muotoiselle tarjouslomakkeelle (liite numero 5). Tarjouslomake on tarjouksen jättämisen yhteydessä palautettava täydellisesti/ohjeen mukaan täytettynä. Ostajalla on oikeus hylätä tarjous, joka sisältää puutteellisesti täytetyn tarjouslomakkeen. Hankinta- ja kilpailuttamisyksikkö TARJOUSPYYNTÖ 19.6/2012 PUITEJÄRJESTELY, 13.1.2012 7 (22) HINNAT JA HINNOITTELUMEKANISMI SEKÄ HINNANMUUTOKSET Tarjouksen hinnoittelu tehdään Excel-muotoiselle hinnoitteluliitteelle (liite numero 6). Hinnat eivät saa sisältää valuuttasidonnaisuuksia, eli valuuttariskiä ostajalle. Tarjotut hinnat on esitettävä euroina (€) ilman arvonlisäveroa (alv 0 %), ja niihin lisätään kulloinkin voimassa oleva arvonlisävero. Hinnoitteluliite on tarjouksen jättämisen yhteydessä palautettava täydellisesti/ohjeen mukaan täytettynä. Kaikkia hinnoitteluliitteen tuotteita on tarjottava. Ostajalla on velvollisuus hylätä tarjous, joka sisältää puutteellisesti täytetyn hinnoitteluliitteen. Hinnoittelun on kaikilta osin sisällettävä tarjouspyynnössä ja sen liitteissä esitetyt ehdot, tuote/laite-/palveluominaisuudet sekä kustannukset. Mitään muita kuin hinnoitteluliitteessä mainittuja maksuja ja veloituksia ei sopimuskaudella hyväksytä. Hinnat ovat voimassa toistaiseksi (kuitenkin ainakin 31.12.2013 saakka, lukuun ottamatta tilannetta, jossa hinnat laskevat). Toimittajan tulee ilmoittaa hinnankorotuksista viimeistään neljä (4) kuukautta ennen muutoksen voimaantuloa. Optiovuosien mahdollisen käyttöönoton yhteydessä hinnoille sovitaan kuitenkin pidempi kiinteä voimassaoloaika. Hintaa ei voi sitoa indeksiehtoon. Hinnanmuutoksia sopimuskauden aikana voi esittää sekä tarjoaja että ostaja (Seutukeskus Oy Hämeen Hankinta- ja kilpailuttamisyksikkö). Ostajapuolen esittämien hinnanmuutosten/muiden muutosten käsittelyaika voi olla korkeintaan yksi (1) kuukausi. Esittäessään hinnankorotuksia sopimuskaudella tulee valitun toimittajan esittää perusteltu analyysi (vertailutiedot on esitettävä tarjoushetken tilanteesta lähtien) ja selvitys markkinahinnoittelun muutoksista. Hinnankorotusesitykset voidaan hyväksyä vain siten, että muutos perustuu markkinan ja toimialan yleiseen muutospaineeseen, joka on markkina- ja toimialalähtöistä. Hinnankorotus (sen sijaan hinnanalennus voi) ei voi täten esimerkiksi perustua käytetyn tuotantoteknologian tai toimintamallin muutoksiin. Mahdollisista tuotemuutoksista/muista muutoksista (muut muutokset kuin hinnankorotukset) tulee ilmoittaa yhtä (1) kuukautta ennen muutoksen voimaantuloa. Pidätetään oikeus hyväksyä tai hylätä muutosesitys tai neuvotella esitetyistä hinnanmuutoksista/muista muutoksista. Muutoksista tulee ilmoittaa sähköpostitse ja muutos voi astua voimaan vasta Seutukeskus Oy Hämeen Hankinta- ja kilpailuttamisyksikön johtajan hyväksymisen jälkeen. Hinnankorotuksia voi esittää korkeintaan yhden (1) kerran kalenterivuodessa per tuote. Seutukeskus Oy Hämeen hankinta- ja kilpailuttamisyksikkö pidättää oikeuden irtisanoa hankintasopimus päättymään 3 kk:n kuluttua hinnankorotusesityksen esitetystä voimaantulopäivästä, ellei asiaa saada sopijapuolten välisin neuvotteluin päätökseen. Sopimus on voimassa päättymiseen asti ennen hinnanmuutosesitystä voimassa ollein ehdoin. Tällä sopimuksen irtisanomisella ei ole sellaisenaan vaikutuksia ennen irtisanomista tehtyihin tilauksiin, vaan toimittaja hoitaa tilaukset ja toimitukset sellaisilla ehdoilla, jotka ovat voimassa ennen irtisanomista. Hinnanmuutosehdot koskevat myös tarjoajan nettohinnaston muita kuin hinnoitteluliitteellä mainittuja tuotteita. Valitut toimittajat sitoutuvat sopimuskaudella tiedottamaan ostajalle etukäteen kausiluontoisista alennuksista, myynninedistämiskampanjoista sekä muista hintaan vaikuttavista tekijöistä ja antamaan ostajalle automaattisesti vastaavat edut, mikäli ne ovat ostajan kanssa tehtävän sopimuksen ehtoja edullisemmat. Hankinta- ja kilpailuttamisyksikkö TARJOUSPYYNTÖ 19.6/2012 PUITEJÄRJESTELY, 13.1.2012 8 (22) Tarjoaja sitoutuu tarjouksen antaessaan siihen, että tarjouspyynnön liitteineen ja myöhemmin puitesopimuksen liitteineen kohteena olevien tuotteiden/laitteiden/palvelujen hinnat liikkuvat markkinatilanteen mukaisesti sopimuskautena myös alaspäin. Toimittaja sitoutuu toimittamaan ostajalle (Seutukeskus Oy Hämeen Hankinta- ja kilpailuttamisyksikkö) hinta- ja tuotetiedot (julkista tietoa joka tapauksessa) Suomessa sopimusaikana tekemistään julkisista tarjouksista ostajan niitä pyytäessä (tätä ehtoa sovelletaan vain myyjän esittäessä hinnankorotuksia tai ostajan epäillessä markkinahintojen alentuneen). ALIHANKINTA Toimittaja vastaa alihankkijan työstä ja tuloksista kuin omastaan. Alihankkijoita ei voida sopimuskauden aikana vaihtaa ilman hankinta- ja kilpailuttamisyksikön lupaa. Mikäli sopimusaikana ilmenee tarvetta vaihtaa alihankkijoita, on vaihtoehtoisen alihankkijan oltava osaamiseltaan ja palvelukyvyltään alkuperäistä vastaava. Sopimusosapuolen mahdollinen sulautuminen kolmannen osapuolen kanssa ei vaikuta sopimuksen voimassaoloon. Sopimusosapuolia koskeva osakeyhtiölain mukainen jakautuminen ei vaikuta sopimuksen voimassaoloon, vaan sopimus siirtyy sellaisenaan uuden yhtiön vastattavaksi. Muutos ei saa vaikuttaa sopimusosapuolen asemaa heikentävästi. RAPORTOINTI Tarjoaja sitoutuu tarjouksen antaessaan ilman eri veloitusta sopimuksen hallinnointiin liittyvään raportointiin (mm. toimitetut tuotteet seutukuntatasolta sekä euromääräinen arvonlisäveroton myynti edelliseltä vuodelta kunnittain/kuntayhteisöittäin eriteltynä). LASKUTUS Laskutus suoraan liitteen numero 1 yhteisöiltä. Tarjoaja vastaa laskutustietojen oikeellisuudesta. Seutukunnalla tullaan siirtymään jatkossa sähköisen laskun käyttöön. Toimittajalla on sopimuskauden alkaessa oltava valmiudet sähköisen laskun lähettämiseen. Toimittaja vastaa kustannuksellaan näiden valmiuksien olemassaolosta. Hämeenlinnan kaupungin osalta kaikkien vastaanotettavien laskujen on oltava verkkolaskuja. Kaikki laskutettavat kustannukset perustuvat tarjouspyyntöön liitteineen ja annettuun tarjoukseen liitteineen. Laskutuslisiä, kuljetusmaksuja, käsittelymaksuja, kierrätysmaksuja, kuljetusvastuumaksuja, pakkausmaksuja, toimistokuluja, toimitusmaksuja yms. kustannuksia sekä muita toimitusmaksuja kuin hinnoitteluliitteessä erikseen ilmoitettava kotiinkuljetuksen toimitusmaksu ei hyväksytä. Sähköisten tilausjärjestelmien kautta tehdyt tilaukset Kaikkien sähköisten tilausjärjestelmien kautta tehtyjen tilauksiin liittyvien laskujen osalta edellytämme, että toimittaja lähettää ko. laskut verkkolaskuina. Tilausnumeron tulee olla tallennettuna laskun xml-tietoihin. Hankinta- ja kilpailuttamisyksikkö TARJOUSPYYNTÖ 19.6/2012 PUITEJÄRJESTELY, 13.1.2012 9 (22) Muut tilaukset Muiden tilausten osalta laskut on kyettävä myös toimittamaan verkkolaskuina ilman eri veloitusta sopimuskauden alkaessa. MAKSUEHTO Maksuehto on 21 päivää netto hyväksytystä toimituksesta. Lyhyempää maksuehtoa ei hyväksytä, pidemmästä ei tarjousvertailussa hyvitetä. Viivästyskorko saa olla korkeintaan korkolain mukainen viivästyskorko. Suurempaa viivästyskorkoa ei hyväksytä, pienemmästä ei tarjousvertailussa hyvitetä. LAKIEN JA MÄÄRÄYSTEN NOUDATTAMINEN SEKÄ TIETOTURVA Tarjoajan on toimittava voimassa olevien lakien ja määräysten mukaisesti. Tarjoaja vastaa tältä osin koko tarjouksestaan ja sen mukaisesta toiminnasta, mukaan lukien mahdollisista alihankkijoistaan ja muista yhteistyökumppaneistaan. Tuotteet eivät saa sisältää myrkyllisiksi luokiteltuja aineita/materiaaleja. Tarjoaja sitoutuu tarjouksen tehdessään siihen, että se tullessaan valituksi toimittajaksi käsittelee ja sen mahdolliset alihankkijat käsittelevät syntyvän sopimussuhteen alaisia asioita luottamuksellisesti. Tilaajilla on oikeus sopimusaikaisissa minikilpailutuksissa huomioida ympäristöllisiä seikkoja tarjousten vertailussa. TIETOJÄRJESTELMÄT Sähköinen tilausjärjestelmä Hämeenlinnan kaupungilla on käytössään sähköinen tilausjärjestelmä RondoRop, johon katalogit tuotetaan BOS Oy:n kautta. Myös muut asiakkaat saattavat tulevaisuudessa ottaa käyttöönsä sähköisen tilausjärjestelmän. Toimittajan tulee tarvittaessa ilman eri veloitusta tuottaa ja toimittaa asiakaskohtainen tuoteluettelo/hinnasto ja tuotteiden muutostiedot BOS Oy:n katalogijärjestelmään (veloitukseton toimittajalle). Erikseen päätetään, viedäänkö tämän tuoteryhmän tuotteet sähköisen tilausjärjestelmän piiriin. Tilausjärjestelmästä lähtevät sähköiset ostotilaukset voidaan toimittaa toimittajalle joko pdfmuotoisena dokumenttina sähköpostin liitteenä, xml-tiedostona tai siten, että toimittaja noutaa tilauksen toimittajan käyttöön tarjottavasta toimittajaportaalista. TOIMITUSAIKA Toimitusaika saa olla korkeintaan kaksitoista (12) viikkoa. TOIMITUKSEN VIIVÄSTYMINEN Hankinta- ja kilpailuttamisyksikkö TARJOUSPYYNTÖ 19.6/2012 PUITEJÄRJESTELY, 13.1.2012 10 (22) Jos toimitus viivästyy toimittajasta johtuvasta syystä, tilaajalla on oikeus viivästyssakkoon. Ellei toisin ole sovittu, viivästyssakko on suuruudeltaan yksi (1) prosentti viivästyneen toimituksen tai sen osan arvonlisäverottomasta arvosta jokaiselta alkavalta seitsemän (7) vuorokauden pituiselta ajanjaksolta, jolla toimittaja ylittää sovitun määräpäivän. Viivästyssakkoa peritään enintään kymmeneltä (10) viikolta. Tilaajalla on oikeus vähentää viivästyssakko toimittajalle tehtävistä maksusuorituksista. Mikäli toimittaja havaitsee viivästyvänsä toimituksessaan tai velvoitteessaan tai sovitusta määräajasta palvelun tuottamisessa tai että viivästys on todennäköinen, toimittajan on viivytyksettä ilmoitettava asiakkaalle esteestä ja sen vaikutuksesta sopimuksen täyttämiseen. Uusi toimitusaika on ilmoitettava niin pian kuin mahdollista. Myyjä ei voi viivästystilanteessa vedota toimitusvaikeuksiin, muuten kuin mikäli julkisten hankintojen yleisten sopimusehtojen (JYSE 2009 tavarat) mukainen vapauttamisperuste (force majeure) on estänyt sopimusvelvoitteiden täyttämisen. TOIMITUSEHTO Sängyt: TOP sisätiloihin tilaajan ilmoittamaan osoitteeseen käyttökuntoon paikalle asennettuna ja pakkausjätteet tilaajan jäteasemalle kannettuna (Finnterms 2001). Muut tuotteet: TOP sisätiloihin tilaajan ilmoittamaan osoitteeseen koottuna (Finnterms 2001). Jos tilauksessa on jotain epäselvää, on toimittajan velvollisuutena ottaa välittömästi yhteyttä tilaajaan ja selvittää epäselvä asia. Tilauksen toimittaminen ei saa viivästyä sen takia, että tilaus on epäselvä, eikä toimittaja vaivaudu selvittämään epäselvää asiaa. SANKTIOT Tarjoajan tarjouksessaan liitteineen ilmoittamien tietojen oikeellisuus tullaan tarkistamaan valituksi tulleelta toimittajalta viimeistään sopimusaikana. Mikäli tällöin havaitaan, että annetut tiedot ovat vääriä, on ostajalla oikeus purkaa sopimus ilman neuvotteluja. PALVELUMAKSU Tarjottuihin hintoihin sisältyy 2,0 %:n palveluprosentti, jonka toimittaja palauttaa palvelumaksuna Seutukeskus Oy Hämeelle vuosittain. Palvelumaksu käsittää toimittajan kaiken myynnin sopimuksessa mainittuun asiakaskuntaan, ellei myynti ole syntynyt erillisen tarjouskilpailun perusteella (minikilpailutukset sisältyvät palvelumaksun piiriin). Seutukeskus Oy Häme laskuttaa palveluprosentin määrittämän osuuden toimittajan sopimuksen alaisesta kokonaismyynnistä 1-4 kertaa vuodessa. Palvelumaksun raportointi- ja laskentaperusteet käydään läpi tarkemmin sopimusneuvotteluissa. Palvelumaksun raportointiin käytetään valmiita lomakkeita, ja niiden täyttäminen vaatii toimittajalta vain tiedon toimittajan myynnistä asiakkaille. SOVELTUVUUSPERUSTEET SEKÄ VALINTA- JA VERTAILUPERUSTEET Soveltuvuusperusteet on esitetty liitteessä numero 3. Hankinta- ja kilpailuttamisyksikkö TARJOUSPYYNTÖ 19.6/2012 PUITEJÄRJESTELY, 13.1.2012 11 (22) Valinta- ja vertailuperusteet on esitetty liitteessä numero 4. Hyväksyttyjen toimittajien tulee sitoutua myyjän ja ostajan välisen yhteistoiminnan kehittämiseen mm. tilausten, toimitusten, laskutuksen, raportoinnin, sopimuksen seurannan ja ympäristöasioiden osalta. HANKINTAPÄÄTÖS JA PUITESOPIMUS Seutukeskus Oy Hämeen Hankinta- ja kilpailuttamisyksikkö tekee hankintapäätöksen ja puitesopimuksen tarjouspyynnössä sitovasti mukana olevien yhteisöjen puolesta. Sopimus tehdään vain valittujen toimittajien kanssa, eikä siihen sisällytetä kolmatta (esimerkiksi alihankkija) osapuolta, lukuun ottamatta tilannetta, jossa tarjoajayhteisö ja maahantuoja/valmistaja eivät ole sama taho. Sopimuksen tarkoitus on kokonaistaloudellisesti edullisimman toimintamallin toteuttaminen. Jokaisesta osakokonaisuudesta tehdään erillinen hankintapäätös. Puitesopimuksen yksityiskohtia voidaan sopimuksen voimassaoloaikana yhteisesti sopien tarkistaa ilman koko sopimuksen irtisanomista. Päätös tulee sitovaksi, kun se tulee lainvoimaiseksi ja sopimus on allekirjoitettu. Hankintapäätös ei luo sopimussuhdetta ostajan ja tarjoajan välille. Sopimussuhde syntyy vasta, kun sopimus on allekirjoitettu. TARJOUSKILPAILUUN LIITTYVÄT KYSYMYKSET Tarjouspyyntöön ja sen sisältöön liittyvät kysymykset tulee toimittaa sähköpostitse osoitteeseen johanna.tuomola@seutukeskus.fi, 8.2.2012 klo 14.00 mennessä. Viestin otsikoksi pyydetään merkitsemään ”Kysymykset sairaalakalusteista”. Vastaukset kysymyksiin julkaistaan seuraavassa Internet-osoitteessa (viimeistään kuusi (6) päivää ennen tarjousten jättöajan umpeutumista): http://www.seutukeskus.fi/portal/palvelut/hankintapalvelut/tarjouskilpailut/ Toimittajan tulee joka tapauksessa käydä lukemassa yllä mainittu Internet-sivu 6 päivää ennen tarjousten jättämistä, koska sivuilla on saatettu tarkentaa tarjouspyyntöön liittyviä asioita viran puolesta. Jos tarjoaja on vähänkin epävarma jostain tarjouspyynnön liitteineen kohdasta, kannattaa tarjoajan ehdottomasti esittää asiasta kysymys sen sijaan, että tarjoaja tekee itse oletuksen siitä, mitä kyseinen kohta mahdollisesti tarkoittaa, jolloin vaarana on esimerkiksi se, että tarjoajan tarjous joudutaan hylkäämään tarjouspyynnön vastaisena. TARJOUKSEN ANTAMINEN Tarjous tehdään tarjouslomakkeella (liite numero 5). Tarjouksen hinnoittelu tehdään hinnoitteluliitteellä (liite numero 6). Tarjoajan ei tule toimittaa mitään muita tietoja kuin tarjouslomake täytettynä, hinnoitteluliite täytettynä sekä ne selvitykset ja asiakirjat, jotka vaaditaan tarjouslomakkeessa toimitettaviksi, koska muilla tiedoilla ei voi kuitenkaan olla mitään vaikutusta tarjousvertailuun. TARJOAJAN TULEE VASTATA VAIN SIIHEN, MITÄ ON KYSYTTY JA NIIN KUIN ON KYSYTTY. Erityistä huolellisuutta tulee kohdistaa siihen, että hinnoittelu on ohjeiden mukaisesti täytetty. Hankinta- ja kilpailuttamisyksikkö TARJOUSPYYNTÖ 19.6/2012 PUITEJÄRJESTELY, 13.1.2012 12 (22) Tarjouksen liitteineen tulee olla virallisesti allekirjoituksella/-kirjoituksilla vahvistettu. Tarjoaja on vastuussa siitä, että tarjouksen on allekirjoittanut toimivaltainen henkilö/tarjouksen ovat allekirjoittaneet toimivaltaiset henkilöt. VASTAUSOSOITTEET Tarjoaja sitoutuu tarjouksen antaessaan tämän tarjouspyynnön ja tämän tarjouspyynnön liitteiden (mukaan luettuna tarjouslomake, hinnoitteluliite ja lisäpalvelutaulukko) mukaisiin ehtoihin ja sanktioihin. Tarjoajan on päivättävä tarjouksensa (tarjouksen jättöpäivä). Tarjoaja sitoutuu myös alihankkijoidensa osalta tarjouspyynnön liitteineen (mukaan luettuna tarjouslomake, hinnoitteluliite ja lisäpalvelutaulukko) mukaisiin ehtoihin ja sanktioihin. Tarjous liitteineen tulee tehdä suomen kielellä ja tarjouskilpailuun liittyvä asiointi huomioidaan vain suomen kielellä esitettynä ja kirjoitettuna. Tarjous (eli tarjouslomake) liitteineen tulee palauttaa sähköpostitse alla olevaan sähköpostiosoitteeseen (viestin otsikoksi ”Tarjous sairaalakalusteista”). sähköposti: johanna.tuomola@seutukeskus.fi VASTAUSAIKA Tarjoukset liitteineen on jätettävä 27.2.2012 klo 14.00 mennessä. Tarjouksen tulee olla sitovana voimassa vähintään kuusi (6) kuukautta em. päivämäärästä lukien. Hintojen tulee kuitenkin olla sitovana voimassa ainakin 31.12.2013 saakka. TARJOUKSEN ALLEKIRJOITTAMINEN Tarjouksen liitteineen tulee olla virallisesti allekirjoituksella/-kirjoituksilla vahvistettu. Tarjoaja on vastuussa siitä, että tarjouksen on allekirjoittanut toimivaltainen henkilö/tarjouksen ovat allekirjoittaneet toimivaltaiset henkilöt. Mikäli tarjoajayhteisö ja maahantuoja/valmistaja eivät ole sama taho, on sekä tarjoajayhteisön että maahantuojan/valmistajan allekirjoitettava tarjous. Jos tarjoajayhteisö ja maahantuoja/valmistaja ovat sama taho, niin silloin riittää vain tarjoajayhteisön allekirjoitus. Toisin sanoen, jos tarjoajayhteisö ei ole maahantuoja, eikä valmistaja, niin tarjoajayhteisön lisäksi tarjouksen allekirjoittaa joko maahantuoja tai valmistaja. Jos tarjoajayhteisö ei ole itse maahantuoja/valmistaja ja sillä on useita maahantuojia/valmistajia, niin tällöin tarjouksen allekirjoittaa tarjouksen kohteena olevan hankinnan näkökulmasta merkittävin maahantuoja/valmistaja. TARJOUSPYYNTÖ 19.6/2012 PUITEJÄRJESTELY, 13.1.2012 Hankinta- ja kilpailuttamisyksikkö 13 (22) Maahantuoja/valmistaja sitoutuu siihen, että se vastaa tarjotuista tuotteista ja tarjouksen mukaisesta palvelusta tarjotuilla ehdoilla, jos varsinainen tarjoajayhteisö tai varsinaisen tarjoajayhteisön osoittama uusi/muu yhteisö ei kykene velvoitteitaan hoitamaan. PÄIVÄYS JA ALLEKIRJOITUS Hämeenlinnassa 13.1.2012 SEUTUKESKUS OY HÄME puolesta ____________________ Jussi Oksa hankintajohtaja TARJOUSPYYNNÖN LIITTEET LIITE 1 LIITE 2 LIITE 3 LIITE 4 LIITE 5 LIITE 6 Sopimukseen liittyvät yhteisöt Kuvaus hankinnasta Soveltuvuusperusteet Valinta- ja vertailuperusteet Tarjouslomake Hinnoitteluliite Hankinta- ja kilpailuttamisyksikkö TARJOUSPYYNTÖ 19.6/2012 PUITEJÄRJESTELY, 13.1.2012 14 (22) LIITE 1 SOPIMUKSEEN LIITTYVÄT YHTEISÖT Yhteishankintayksikön asiakkaina voivat olla yhtiön osakasyhteisöjen yhdessä tai erikseen hallinnoimat kuntayhtymät, osakeyhtiöt ja säätiöt. Lisäksi sopimuksia voivat hyödyntää Seutukeskus Oy Hämeen kokonaan tai osittain omistamat yhtiöt sekä näiden yhtiöiden muut omistajat. Seutukeskus Oy Häme on omistajana KuntaPro Oy:ssä, jonka tavoitteena on laajentaa yhtiön palveluiden tarjontaa Hämeenlinnan seutukuntaa laajemmalle alueelle. Seutukeskus Oy Hämeen ja KuntaPro Oy:n nykyisillä ja uusilla omistajilla on oikeus hyödyntää yhteishankintayksikön kilpailuttamia sopimuksia ilman erillistä kilpailutusta. Pidätetään oikeus jälkikäteen, ilman erillistä tarjouspyyntökierrosta ja laaditun sopimuksen mukaisin ehdoin, lisätä sopimukseen mukaan edellä mainitut periaatteet täyttävät yhteisöt. Mahdolliset volyymilisäykset on huomioitu hankinnan arvoa ja hankintamenettelyä määritettäessä. ENSIVAIHEESSA: Seutukeskus Oy Häme KuntaPro Oy Seuturekry Oy Hämeenlinnan kaupunki Hämeenlinnan Terveyspalvelut -liikelaitos www.seutukeskus.fi www.kuntapro.fi www.seuturekry.fi www.hameenlinna.fi www.hameenlinna.fi/Terveys/ Hattulan kunta www.hattula.fi Janakkalan kunta www.janakkala.fi Hankinta- ja kilpailuttamisyksikkö TARJOUSPYYNTÖ 19.6/2012 PUITEJÄRJESTELY, 13.1.2012 15 (22) LIITE 2 KUVAUS HANKINNASTA Hankinnan kohteena ovat pääsääntöisesti sairaalakalustetoimittajien vakiomallistoihin kuuluvat tuotteet. Sairaalakalusteita ovat esimerkiksi hoitosängyt, sairaalasängyt, potilasyöpöydät, geriatriset tuolit, hoitotuolit, tutkimuspöydät, instrumenttipöydät, nesteenantotelineet sekä suihkukalusteet. Tarjoajan sairaalakalustevalikoimasta tulee löytyä ainakin seuraavia kalusteita: - hoitosänkyjä - sairaalasänkyjä - potilasyöpöytiä - geriatrisia tuoleja Tarjoajan tulee tarjota koko puitejärjestelyyn tarjoamansa tuotevalikoima tarjouslomakkeen liitteellä 4. nettohinnasto. Kaikkien sairaala- ja hoitokalusteiden on oltava laitoskäyttöön suunniteltuja ja testattuja, ja niiden tulee laadultaan ja käyttöturvallisuudeltaan olla voimassaolevien määräysten ja EU-standardien mukaisia. Kalusteiden on oltava helposti puhdistettavia ja niiden tulee kestää esim. eritesiivouksessa käytettäviä puhdistusaineita, kuten klooria sisältäviä desinfioivia puhdistusaineita. Kaikkien kalusteiden tulee mahdollistaa ergonomiset työasennot kaikenkokoisille työntekijöille. Kaikkien tarjottavien sänkyjen suunnittelun on perustuttava EU-direktiiviin EN 1970:2000. Sänkyjen on myös täytettävä EN 60601-2-52 standardin ehdot ja niillä tulee olla CE-merkki. Potilassängyt monipuoliseen tai vaativaan hoitoon, ehdottomat vaatimukset: - Pyörät helposti liikkuvat, suuntapyörä, keskuslukittavat, halkaisijaltaan vähintään n. 125 mm - Runko epoksimaalattua terästä - Sähkötoiminen korkeuden, selkäosan ja jalkaosan säätö - Käsiohjain sähkösäätöihin - Sängyn SWL (safety working load, eli ulkopuolisen tahon testaama turvallinen maksimikuormitus) vähintään 200 kg - Sängyn pituus vähintään 200 cm - Sängyn molemmat päädyt sisältyvät hintaan - Sängyssä kiinnitysmahdollisuus nesteenantotelineelle, kohottautumistelineelle, nousutuelle ja sivukaiteille - Sängyn runkoon tulee olla mahdollisuus kiinnittää leposide potilaan putoamisen estämiseksi - Nesteenanto- ja kohottautumisteline eivät nouse sängyn päätyä kohotettaessa - Sängyn alle tulee mahtua potilasnosturi, jonka alustan korkeus on 137 mm - Sängyn takuuajan tulee olla vähintään kolme (3) vuotta Potilassängyt perushoitoon ja hoivakäyttöön, ehdottomat vaatimukset - Pyörät helposti liikkuvat, suuntapyörä, keskuslukittavat, halkaisijaltaan vähintään n. 125 mm - Runko epoksimaalattua terästä - Kodinomainen design - Sängyn SWL (safety working load, eli ulkopuolisen tahon testaama turvallinen maksimikuormitus) vähintään 180 kg - Sängyn pituus vähintään 200 cm - Sängyn molemmat päädyt sisältyvät hintaan - Sängyssä kiinnitysmahdollisuus kohottautumistelineelle, nousutuelle ja sivukaiteille - Sängyn alle tulee mahtua potilasnosturi, jonka alustan korkeus on 137 mm Hankinta- ja kilpailuttamisyksikkö - TARJOUSPYYNTÖ 19.6/2012 PUITEJÄRJESTELY, 13.1.2012 16 (22) Sängyn takuuajan tulee olla vähintään kolme (3) vuotta Jokaiseen kalustehankintaan on sisällyttävä veloituksetta tarvekartoitus, jonka tulee käsittää ainakin tutustuminen kalustettavaan tilaan ja ko. tilan senhetkiseen kalustukseen sekä ehdotuksen tekeminen kalustettavaan tilaan hankittavista kalusteista ja niiden sijoittelusta. Jokaiseen kalustehankintaan on sisällyttävä kalusteen käyttö- ja huoltokoulutus paikan päällä. Kaikille säädettäville kalusteille on oltava suomenkieliset säätöohjeet ja kaikille koottaville kalusteille on oltava kuvalliset kokoonpano-ohjeet (vaikka kokoaminen tapahtuukin pääsääntöisesti tarjoajan toimesta, on tilaajalle silti toimitettava kokoonpano-ohjeet, esimerkiksi siltä varalta, että tilaaja joutuu tulevaisuudessa purkamaan kalusteita osiin muuton tms. takia). Sekä suomenkieliset säätöohjeet että kuvalliset kokoonpano-ohjeet toimitetaan tilaajille tilaajien niitä pyytäessä, eli niitä ei tarvitse toimittaa tilaajille automaattisesti. Kalusteiden mitoituksessa, muotoilussa ja materiaaleissa tulee olla huomioitu kalusteiden käyttäjien toimintakyvyn rajoitteet ja turvallisuus. Hankinnan piiriin eivät kuulu vanhainkotikalusteet, kuten yleistuolit, yleispöydät, lepopöydät sekä erikoissängyt (joissa sängystä nousemista helpottava korkeus), koska niistä on olemassa omat erilliset sopimuksensa. Pidätetään oikeus hankkia puitesopimustoimittajilta kalustehankintoihin liittyviä lisävarusteita ja -palveluja kuitenkin siten, että ne hinnoittelultaan täyttävät sopimuksen perustana olevan tarjouksen hinnoitteluperusteet ja katetason. Lisäksi hintojen on oltava markkinahintoihin nähden kilpailukykyiset. Tarjouspyynnössä ja sen liitteissä esitetyt määrätiedot perustuvat historiatiedoista tehtyyn arvioon, eivätkä ne siten sido ostajaa. Määrätiedot on kuitenkin pyritty kuvaamaan siten, että ne parhaalla mahdollisella tavalla kuvaavat hankinnan laajuutta. Varasosien saatavuustakuu Positioiden 1-5 osalta tuotteiden varaosia tulee olla saatavilla vähintään 7 vuotta toimituspäivästä lukien. Tämän ehdon täyttämättä jättämisestä seuraa 20%:n sanktio tuotteen alkuperäisestä hankintahinnasta. Ehto on voimassa 7 vuotta toimituksesta. Huoltopalvelu Takuuaikana ja takuuajan ulkopuolella huoltopalvelu oltava saatavilla siten, että tuote on kunnossa huoltokutsusta laskettuna viikon kuluessa. Ehto on voimassa 7 vuoden ajan toimituksesta. Sanktio myöhästymisestä on 50€ per arkipäivä. Takuuaikana kaikki takuun piiriin kuuluvasta huollosta aiheutuvat kustannukset ovat tilaajalle veloituksettomia (myös varaosat, huoltotyö ja matkakustannukset). Toimittajan tulee järjestää tuotteille huoltopalvelu myös takuuajan jälkeen. Takuun jälkeinen huolto: Pidätetään oikeus hankkia takuun jälkeinen huoltopalvelu nyt valituilta toimittajilta ilman eri kilpailutusta. Pidätetään myös oikeus hankkia huoltopalvelu muilta toimijoilta, jos valitun toimittajan kanssa ei päästä huoltohinnoista (myös varaosat) yksimielisyyteen. Hankinta- ja kilpailuttamisyksikkö TARJOUSPYYNTÖ 19.6/2012 PUITEJÄRJESTELY, 13.1.2012 17 (22) LIITE 3 SOVELTUVUUSPERUSTEET 1. Tarjoajan taloudellinen suorituskyky Tarjoajan tulee antaa tarjouslomakkeella selvitys siitä, että sillä on riittävät taloudelliset edellytykset suoriutua hankittavien palveluiden tuottamisesta ja että se on huolehtinut lakisääteisistä velvoitteista kuten työeläkelakien mukaisten maksujen maksamisesta ja maksuunpannuista veroista tai verottajan kanssa on tehty maksusuunnitelma. Tarjouslomakkeella tulee antaa selvitys siitä, että: • • • • • Tarjoaja on merkitty ennakkoperintärekisteriin ja työnantajarekisteriin sekä arvonlisäverolain mukaiseen arvonlisäverovelvollisten rekisteriin. Tarjoaja on merkitty kaupparekisteriin. Tarjoaja on suorittanut lainsäädännön mukaisten verojen maksamisen. Tarjoaja on suorittanut työntekijän eläkelakien mukaiset maksut. Tarjoajan taloudelliset edellytykset ovat hankinnan kokoon ja laatuun nähden riittävät. • Tarjoajan taloudellisen tilanteen on oltava sellainen, että se Suomen Asiakastieto Oy:n rating luokituksessa on vähintään tyydyttävä A tai riskiluokka on 1-3 tai sen katsotaan tilinpäätöstietojen tai muun vastaavan selvityksen mukaan olevan vastaava. Tarjoajat, joiden ratingluokitus on B tai riskiluokitus on 4, voidaan sulkea tarjouskilpailusta, ellei tarjoaja kykene esittämään luotettavaa selvitystä toimenpiteistä, joihin se ryhtyy tai on ryhtynyt taloudellisen tilanteensa parantamiseksi. Tarjoajat, joiden luokitus Suomen Asiakastieto Oy:n ratingluokituksessa on C taikka riskiluokituksessa 5, suljetaan tarjouskilpailusta. • Tarjoajien, joiden luokitusta ei ole saatavilla Suomen Asiakastieto Oy:stä, tulee toimittaa pyydettäessä kahden (2) viimeisimmän tilikauden tuloslaskelmat, taseet ja toimintakertomukset, mikäli tarjoajalla on takanaan kaksi tilikautta. Mikäli tarjoajalla on takanaan vähemmän kuin kaksi tilikautta, tulee tarjoajan toimittaa erikseen pyydettäessä kaikilta tilikausilta vastaavat tiedot ja pyydettäessä selvittää vakavaraisuutensa ja maksukykynsä muulla Seutukeskus Oy Hämeen hyväksymällä luotettavalla tavalla. Näiden selvitysten perusteella arvioidaan tarjoajan kelpoisuutta suoriutua hankinnan kohteen toteuttamisesta. 2. Kyky suoriutua tarjouspyynnön asettamista velvoitteista Tarjoajan tulee antaa tarjouslomakkeella selvitys seuraavista asioista • • • Tarjoajan palvelu annetaan sujuvalla suomen kielellä, palveluntarjoajan työntekijöiltä edellytetään sujuvaa suomen kielen suullista ja kirjallista taitoa Tarjouksen kohteena olevien tuotteiden valmistajista vähintään niillä valmistajilla, joiden tuotteita tarjoaja hinnoitteluliitteessä tarjoaa, tulee olla laatujärjestelmä, jonka tulee täyttää ISO 9001 –laatujärjestelmän mukaiset vaatimukset sekä ympäristöjärjestelmä, jonka tulee täyttää ISO 14001 –ympäristöjärjestelmän mukaiset vaatimukset. Tarjouksen liitteenä tulee toimittaa selvitys valmistajan laatujärjestelmästä sekä ympäristöjärjestelmästä. Tarjoaja on sitoutunut noudattamaan toiminnassaan Suomen työturvallisuuslainsäädäntöä, -määräyksiä ja ohjeita. Näiden selvitysten perusteella arvioidaan tarjoajan kelpoisuutta suoriutua hankinnan kohteen toteuttamisesta. 3. Tarjouspyynnön ehdottomat vaatimukset Hankinta- ja kilpailuttamisyksikkö TARJOUSPYYNTÖ 19.6/2012 PUITEJÄRJESTELY, 13.1.2012 18 (22) Tarjoajan tulee tarjouslomakkeella antaa selvitys siitä, että se hyväksyy kilpailutusasiakirjoissa esitetyt vähimmäisvaatimukset, ehdot ja sanktiot, myös mahdollisten alihankkijoidensa osalta. Lisäksi tarjouksen kelpoisuutta arvioidaan ottaen huomioon koko tarjouksen sisältö. TARJOUSPYYNTÖ 19.6/2012 PUITEJÄRJESTELY, 13.1.2012 Hankinta- ja kilpailuttamisyksikkö 19 (22) LIITE 4 VALINTA- JA VERTAILUPERUSTEET Valinta- ja vertailuperusteena on kokonaistaloudellisesti edullisin tarjous seuraavin perustein: Painoarvo Pistemäärä 1) HINTA 60 % 0 – 60 pistettä 2) LAATUTEKIJÄT 40 % 0 – 40 pistettä YHTEENSÄ 100 % 0 – 100 pistettä Hinta: Edullisin hinta saa vertailussa 60 pistettä. Muut suhteessa parhaaseen pistemäärään kaavalla: edullisin hinta / vertailuhinta * 60 pistettä. Laatutekijät: Laatutekijöiden osalta arvioidaan kalusteiden käytettävyyttä eli tuotteiden teknisiä ja toiminnallisia ominaisuuksia seuraavasti: o o o o turvallisuus (max pisteet 10) säädettävyys (max pisteet 10) ergonomisuus (max pisteet 16) muut varusteet (max pisteet 4) Turvallisuus - Hoitajan lisäksi myös potilaalla on mahdollisuus tuotteen säätöön mutta hoitaja voi tarvittaessa kytkeä säädön pois päältä (Positio 1.1, sairaalasänky) kyllä = 2 pistettä, ei = 0 pistettä - Pöydässä on lukittavat pyörät (Positio 1.4, potilaspöytä) kyllä = 2 pistettä, ei = 0 pistettä - Potilaalla on myös mahdollisuus tuotteen säätöön mutta hoitaja voi tarvittaessa kytkeä säädön pois päältä (Positio 2.1, hoitosänky A) kyllä = 2 pistettä, ei = 0 pistettä - Potilaalla on myös mahdollisuus tuotteen säätöön mutta hoitaja voi tarvittaessa kytkeä säädön pois päältä (Positio 2.1, hoitosänky B) kyllä = 2 pistettä, ei = 0 pistettä - Pöydässä on lukittavat pyörät (Positio 2.5, potilaspöytä) kyllä = 2 pistettä, ei = 0 pistettä Säädettävyys - Sänky on pidennettävissä pitkiä potilaita varten ilman työkaluja (Positio 1.1) TARJOUSPYYNTÖ 19.6/2012 PUITEJÄRJESTELY, 13.1.2012 Hankinta- ja kilpailuttamisyksikkö 20 (22) kyllä = 3 pistettä, ei = 0 pistettä - Tuote on säädettävissä pieni- sekä isokokoisille potilaille ilman työkaluja (Positio 1.5, geriatrinen tuoli) kyllä = 3 pistettä, ei = 0 pistettä - Sänky on pidennettävissä pitkiä potilaita varten (Positio 2.1) kyllä = 2 pistettä, ei = 0 pistettä - Sänky on pidennettävissä pitkiä potilaita varten (Positio 2.2) kyllä = 2 pistettä, ei = 0 pistettä Ergonomisuus - Tuotteen ympärillä ja alapuolella on tilaa potilaan lähellä työskentelyyn (Positio 1.1) kyllä = 4 pistettä, ei = 0 pistettä - Tuotteen ympärillä ja alapuolella on tilaa potilaan lähellä työskentelyyn (Positio 1.5) kyllä = 4 pistettä, ei = 0 pistettä - Tuotteen ympärillä ja alapuolella on tilaa potilaan lähellä työskentelyyn (Positio 2.1) kyllä = 4 pistettä, ei = 0 pistettä - Tuotteen ympärillä ja alapuolella on tilaa potilaan lähellä työskentelyyn (Positio 2.2) kyllä = 4 pistettä, ei = 0 pistettä Muut varusteet - Laskutila vuodevaatteille esim. sängyn alta vedettävä (Positio 1.1) kyllä = 4 pistettä, ei = 0 pistettä HUOM! HANKINTAYKSIKÖLLÄ ON OIKEUS VÄHENTÄÄ KYLLÄ-VASTAUSTEN OSOITTAMASTA PISTEMÄÄRÄSTÄ PUOLET TARJOUSVERTAILUSSA, MIKÄLI TARJOUKSEN LIITTEENÄ TULEVIEN ESITEIDEN PERUSTEELLA HANKINTAYKSIKKÖ KATSOO, ETTÄ TARJOAJAN ESITTÄMÄ VASTAUS TÄYTTYY VAIN OSITTAIN. HUOM! TARJOUS HYLÄTÄÄN, MIKÄLI HANKINTAYKSIKKÖ KATSOO, ETTÄ TARJOUKSEN LIITTEENÄ TOIMITETTUJEN ESITTEIDEN PERUSTEELLA TARJOAJAN KYLLÄ -VASTAUS EI TÄYTY (tarjoaja on antanut väärää informaatiota tarjousta tehdessään). TARJOUSPYYNTÖ 19.4/2011 21 (22) Hankinta- ja kilpailuttamisyksikkö LIITE 5 TARJOUSLOMAKE Tarjous tehdään tarjouslomakkeelle, jonka saa seuraavasta Internet-osoitteesta: http://www.seutukeskus.fi/portal/palvelut/hankintapalvelut/tarjouskilpailut/ TARJOUSPYYNTÖ 19.4/2011 22 (22) Hankinta- ja kilpailuttamisyksikkö LIITE 6 HINNOITTELULIITE Tarjouksen hinnoittelu tehdään hinnoitteluliitteelle, jonka saa seuraavasta Internet-osoitteesta: http://www.seutukeskus.fi/portal/palvelut/hankintapalvelut/tarjouskilpailut/
© Copyright 2024