Hankinta- ja kilpailuttamisyksikkö TARJOUSPYYNTÖ 2011 1 (16) VARTIOINTIPALVELUT Seutukeskus Oy Häme pyytää Kulttuuri- ja kongressikeskus Verkatehdas Oy:n toimeksiannosta tarjoustanne vartiointipalveluista tämän tarjouspyynnön ja sen liitteiden mukaisesti. Sopimuskausi on kolme (3) vuotta. Hankintakausi alkaa 1.8.2011, kuitenkin aikaisintaan hankintapäätöksen saatua lainvoiman. Tilaajalla on oikeus tarkistaa tarjoajan tarjouksessaan liitteineen antamat tiedot ennen hankintapäätöksen tekemistä. Mikäli annetut tiedot eivät pidä paikkaansa, tarjous tullaan hylkäämään. HANKINNAN KOHDE Hankinnan kohteena on vartiointipalvelut tämän tarjouspyynnön ja sen liitteiden mukaisesti. Hankittavat vartiointipalvelut sisältävät - piirivartioinnin - hälytyskeskuspalvelut - paikallisvartioinnin ja muut vartiointipalvelut tarvittaessa Pidätetään oikeus hankkia valitulta palveluntarjoajalta myös muita kuin tässä tarjouspyynnössä mainittuja vartiointipalveluita edellyttäen että ne ovat hinnoittelultaan markkinahintoihin nähden samassa suhteessa kuin nyt annettavat tarjoushinnat. Palvelukuvaus on esitetty liitteessä numero 1. Kulttuuri- ja kongressikeskus Verkatehdas Oy on aloittanut toimintansa 31.7.2007. Opistotalon peruskorjaus valmistui 28.2.2008 ja Kaupungin Teatterin uudisrakennus sekä lämpiö- ja ravintolatilojen peruskorjatut osat otettiin käyttöön 16.9.2010. Kulttuuri- ja kongressikeskus Verkatehdas Oy:n vartiointipalveluiden piiriin kuuluu seuraavat kiinteistöt: Päärakennus, Opistotalo, BioRex elokuvakeskus, Arx-talo, Keltainen talo, Teatteritalo, Radiotalo. Verkatehtaan kiinteistön tiloihin sisältyy konserttisali, neljä elokuvasalia, kolme teatterinäyttämöä, neljä ravintolaa, opetustiloja, kokoustiloja, toimistoja, myymälöitä ym. Kokonaispinta-ala on n. 25.000 m2. Tiloissa järjestetään kulttuuritapahtumia, juhlia, kokouksia, kongresseja, yritystapahtumia jne. Vartioitavan alueen kartta on esitetty liitteessä numero 2. Hankinta- ja kilpailuttamisyksikkö TARJOUSPYYNTÖ 2011 2 (16) Vartioitavaa aluetta esitellään kiinnostuneille tarjoajille 9.5. - 20.5.2011 välisenä aikana. Tarkempi esittelyaika tulee sopia Nils Andersonin kanssa, puh. 040 868 2180 ja e-mail. nils.anderson@verkatehdas.fi. Tarjoajilta edellytetään tutustumista vartioitavaan alueeseen osallistumalla opastettuun esittelyyn. HANKINTAMENETTELY Hankintamenettelynä on avoin menettely. Kyseessä on kansallisen kynnysarvon ylittävä palveluhankinta. Hankinnasta on tallennettu ilmoitus HILMA-palveluun (www.hankintailmoitukset.fi) 4.5.2011. Hankintapäätöksen jälkeen Kulttuuri- ja kongressikeskus Verkatehdas Oy tulee käymään valitun toimittajan kanssa yksityiskohtaiset kahdenväliset hankintaneuvottelut. Neuvottelujen tarkoituksena on sopimuksen yksityiskohtien täsmentäminen. Tarjousten käsittely: 1. Tarjoajien soveltuvuuden tarkastaminen 2. Tarjousten tarjouspyynnön mukaisuuden tarkastaminen 3. Tarjousvertailu 4. Hankintapäätös Hankinnassa noudatetaan lakia julkisista hankinnoista (348/2007). SOPIMUKSEN LAAJENTAMINEN TAI SUPISTAMINEN Hankintakauden aikana vartioitavassa alueessa saattaa tapahtua muutoksia, jotka vaikuttavat tämän tarjouspyynnön kohteena olevan hankinnan/toiminnan järjestämiseen, laajentamiseen tai supistamiseen. Tällöin laadittavaa sopimusta tarkistetaan tarvittavin osin, eikä tarjouksen antajalla ole oikeutta vaatia vahingonkorvauksia ko. muutoksista johtuen. Tarjouksen antaessaan tarjoaja sitoutuu tähän ehtoon. ASIAKIRJOJEN JULKISUUS Hankinta-asiakirjat ovat asiakirjojen julkisuutta koskevan lainsäädännön mukaan pääsääntöisesti julkisia. Hankintapäätös ja sen liitteet ovat julkisia päätöksen allekirjoituksen jälkeen. Muut hankinta-asiakirjat ovat julkisia sopimuksen teon jälkeen. Tarjoajalla on oikeus saada tieto asiansa käsittelyyn liittyvistä hankinta-asiakirjoista päätöksen allekirjoittamisen jälkeen. Tarjousasiakirjojen julkisuutta säätelee laki viranomaisten toiminnan julkisuudesta (621/1999). Hankintaan osallistuvan yrityksen toimittamat tarjousasiakirjat ja tiedot tulevat pääsääntöisesti julkisiksi tai asianosaisjulkisiksi hankintaprosessin yhteydessä. Tarjouksen tai tarjousten valintaperusteet, hinnat ja muu sisältö siltä osin kuin ne eivät sisällä salassa pidettävää tietoa tulevat julkisiksi. Tältä osin tarjoajia pyydetään kuitenkin huomioimaan, että muiden tarjoajien tarjousasiakirjat tulevat asianosaisjulkisiksi vain siltä osin kuin ne vaikuttavat tarjoajan asian käsittelyyn. Tarjoajan on merkittävä toimittamaansa aineistoon selkeästi, mitkä tiedot se katsoo kuuluvan liike- tai ammattisalaisuuden piiriin. Tämän jälkeen hankintayksikkö tekee erillisen päätöksen mahdollisesta salassapidosta. Tarjousten avaustilaisuus ei ole julkinen. Hankinta- ja kilpailuttamisyksikkö TARJOUSPYYNTÖ 2011 3 (16) Tarjouskilpailuasiakirjojen kopioinnista ja lähettämisestä tietoa pyytäneelle on tarjouksen pyytäjällä oikeus veloittaa toteutuneiden kustannusten mukaisesti. Hankintapäätöksen jälkeen tarjoajalla on oikeus saada valitun tarjouksen/valittujen tarjousten kopiot veloituksetta tai käydä tutustumassa valittuun tarjoukseen/valittuihin tarjouksiin Kulttuuri- ja kongressikeskus Verkatehdas Oy:n toimitiloissa. SOPIMUSEHDOT JA TARJOUSPYYNNÖN MUUT EHDOT Hankinnassa noudatetaan ensisijaisesti tarjouspyynnön ja sen liitteiden mukaisia ehtoja. Toissijaisesti noudatetaan julkisten hankintojen yleisiä sopimusehtoja (JYSE 2009 PALVELUT). Osatarjouksia ei hyväksytä. Vaihtoehtoisia tarjouksia ei hyväksytä. Rinnakkaisia tarjouksia ei hyväksytä. Pidätetään oikeus olla hyväksymättä mitään annetuista tarjouksista. Pidätetään oikeus keskeyttää hankinta, jos yhtään tarjousta ei ole hyväksytty. Pidätetään oikeus keskeyttää hankinta, jos saadaan vain yksi (1) hyväksyttävissä oleva tarjous, tai jos tilaajan käytössä olevat rahat eivät riitä hankinnan toteuttamiseen. Pidätetään oikeus keskeyttää hankinta, jos tarjouspyynnössä ilmenee jälkikäteen virhe, joka ei ole mahdollistanut tarjoajien tasapuolista kohtelua tai jos toimintaympäristössä on tapahtunut sellaisia muutoksia, joiden perusteella tarjouspyyntö ei ole omiaan tuottamaan tarkoituksenmukaista ratkaisua. Muulta osin pidätetään oikeus keskeyttää hankinta muissa lainsäädännön sallimissa rajoissa. Toimittajalla ei ole oikeutta vaatia tilaajalta korvausta tarjouksen tekemisestä. Toimittaja sitoutuu tarjouksen jättäessään automaattisesti tässä tarjouspyynnössä ja sen liitteissä esitettyihin ehtoihin. Hankintayksiköillä on oikeuskäytännössä katsottu olevan velvollisuus hylätä tarjoukset, jotka eivät ole tarjouspyynnön mukaisia tai eivät täytä tarjouspyynnön mukaisia ehtoja sekä tarjoukset, jotka eivät ole saapuneet määräaikaan mennessä. Asiakirjojen pätevyysjärjestys: 1. Sopimus 2. Sopimuksen liitteet 3. Tarjouspyyntö liitteineen 4. Julkisten hankintojen yleiset sopimusehdot (JYSE 2009 PALVELUT) 5. Tarjous liitteineen (tarjouksessa annetut tiedot tulevat osaksi sopimusta) Sopimus laaditaan tilaajan (eli tarjouksen pyytäjän) sopimuspohjalle. Hankintapäätös ei luo sopimussuhdetta tilaajan ja myyjän välille. Hankintapäätös tai muu vastaus ei ole oikeustoimilain tarkoittama tarjouksen ehdoton hyväksyminen, vaan sopimus syntyy sopimusasiakirjan allekirjoituksella, joka tehdään, kun hankintapäätös on saanut lainvoiman. Sopimus tilaajan ja valitun toimittajan välillä katsotaan syntyneeksi vasta, kun hankintapäätös on saanut lainvoiman ja hankinnasta on allekirjoitettu erillinen kirjallinen sopimus. Tarjoajan ei tule liittää tarjoukseensa mitään omia toimitusehtoja. Hankintayksikkö pidättää oikeuden jatkaa sopimuskautta aina siihen asti, kunnes tämän hankinnan seuraavan julkisen tarjouskilpailun hankintapäätös on saanut lainvoiman. Hankinta- ja kilpailuttamisyksikkö TARJOUSPYYNTÖ 2011 4 (16) Sopimusvelvoitteiden täyttämisessä todetut puutteet ratkaistaan ensisijaisesti sopimusosapuolten välisin neuvotteluin, joissa pyritään sopimaan välittömästä virheen oikaisemisesta, yhteisesti hyväksytystä sopimuksen tulkinnasta sekä osoitetun vahingon täysimääräisestä korvaamisesta toiselle sopimusosapuolelle. Sopimusosapuolet eivät kuitenkaan vastaa välillisistä vahingoista. Jos edellä mainituilla puutteellisuuksilla on niiden kohteeksi joutuneelle osapuolelle oleellinen merkitys, eikä edellä mainituissa neuvotteluissa päästä sopimukseen, on puutteellisuuksien kohteeksi joutunut sopimusosapuoli oikeutettu purkamaan sopimuksen välittömästi sekä saamaan toiselta sopimusosapuolelta täysimääräisen korvauksen sopimuksen purkautumisesta aiheutuneesta vahingosta enintään kuuden (6) kuukauden ajalta. Sopimusosapuolilla on oikeus purkaa sopimus, jos toinen sopimusosapuoli olennaisesti rikkoo sopimusvelvoitteitaan, eikä kohtuullisessa ajassa (30 päivää) korjaa laiminlyöntejään reklamaatiosta huolimatta. Osapuolella on oikeus purkaa sopimus myös, jos sopimuksen jatkamista on sopimusrikkomuksen luonne huomioon ottaen pidettävä toisen osapuolen kannalta kohtuuttomana. Kummallakin sopimusosapuolella on oikeus purkaa sopimus, jos sopimuksen täyttyminen ylivoimaisen esteen vuoksi tulee mahdottomaksi tai viivästyy oleellisesti. Jos toimittaja joutuu konkurssiin, selvitystilaan tai muutoin sellaisiin taloudellisiin vaikeuksiin, että on syytä olettaa sopimusvelvoitteiden täyttämisen vaarantuvan, on tilaajalla oikeus purkaa sopimus välittömin vaikutuksin kokonaan tai määrätyiltä osin. Sopimuksen purkamisesta on ilmoitettava toiselle sopimusosapuolelle kirjallisesti ja purkamisilmoituksessa on ilmoitettava purkamisen perusteet. Edellä mainittuihin vahinkojen korvaamisiin ei ole velvollisuutta, mikäli julkisten hankintojen yleisten sopimusehtojen (JYSE 2009 PALVELUT) mukainen vapauttamisperuste (force majeure) on estänyt sopimusvelvoitteiden täyttämisen. Riitatilanteissa oikeuspaikkana on tarjouksen pyytäjän kotipaikkaa lähinnä oleva käräjäoikeus. Mahdollisista sopimusmuutoksista neuvotellaan osapuolten kesken ja niistä sovitaan kirjallisesti. Lisäys tai muutos sopimukseen on sitova vain, jos siitä on sovittu kirjallisesti. Mikäli sopimuksen syntyminen viivästyy toimittajasta aiheutuvista syistä (mm. sopimusehtojen täyttämisen puutteet), on tarjouksen pyytäjällä oikeus hylätä annettu tarjous ja tehdä hankinnasta uusi hankintapäätös. SOPIMUKSEN SIIRTÄMINEN JA ALIHANKINTA Myyjällä ei ole oikeutta ilman tilaajan suostumusta osaksikaan siirtää sopimusta kolmannelle osapuolelle. Tämä ei kuitenkaan estä myyjää käyttämästä alihankkijoita. Alihankkijoiden käytöstä on kuitenkin aina informoitava tilaajaa kirjallisesti. Sopimusta ei saa siirtää kolmannelle osapuolelle ilman toiselta osapuolelta etukäteen saatua kirjallista lupaa. Hankinta- ja kilpailuttamisyksikkö TARJOUSPYYNTÖ 2011 5 (16) HINNAT JA HINNOITTELUMEKANISMI SEKÄ HINNANMUUTOKSET Tarjous ja tarjouksen hinnoittelu tehdään Excel-muotoiselle tarjous- ja hinnoittelulomakkeelle (liite numero 6). Hinnat on ilmoitettava euroina (€) ilman arvonlisäveroa, eivätkä ne saa sisältää valuuttasidonnaisuuksia, eli valuuttariskiä tilaajalle. Tarjous- ja hinnoittelulomake on tarjouksen jättämisen yhteydessä palautettava täydellisesti/ohjeen mukaan täytettynä. Tilaajalla on velvollisuus hylätä tarjous, joka sisältää puutteellisesti täytetyn tarjous- ja hinnoittelulomakkeen. Hinnoittelun on kaikilta osin sisällettävä tarjouspyynnössä ja sen liitteissä esitetyt ehdot, ominaisuudet ja kustannukset. Mitään muita kuin tarjous- ja hinnoittelulomakkeessa mainittuja maksuja ja veloituksia ei sopimuskaudella hyväksytä. Hinnat ovat kiinteät koko sopimuskauden ajan. Hintamuutoksia ei hyväksytä. Tarjotut hinnat on esitettävä alv 0 %, ja niihin lisätään kulloinkin voimassa oleva arvonlisävero. Tarjottuihin hintoihin sisältyvät kaikki korvaukset työssä tarvittavien välineiden, tietokoneiden ja ohjelmien käytöstä, tulostuksesta, dokumentoinnista sekä matka-, majoitus- ja päivärahakorvaukset ja muut materiaali- ja käsittelykustannukset. Palvelun kuukausihintaan sisältyy myös ilmoitusten välitys (mm. hälytyskäyntiraportti) yhteyshenkilöille. LAKIEN JA MÄÄRÄYSTEN NOUDATTAMINEN Tarjoajan on toimittava voimassa olevien lakien ja määräysten mukaisesti. Tarjoajan on noudatettava toiminnassaan lakia yksityisistä turvallisuuspalveluista (282/2002). Tarjoaja vastaa tältä osin koko tarjouksestaan ja sen mukaisesta toiminnasta, mukaan lukien mahdollisista alihankkijoistaan. SALASSAPITOVELVOLLISUUS JA TIETOSUOJA Tilaaja noudattaa toiminnassaan aina lakia viranomaisten toiminnan julkisuudesta. Toimittaja huolehtii siitä, että sen henkilökunta noudattaa sopimuksen piiriin kuuluvissa asioissa lakia viranomaisten toiminnan julkisuudesta sekä voimassa olevia salassapidosta ja tietosuojasta annettuja säännöksiä ja määräyksiä. Sopimusosapuolet sitoutuvat pitämään luottamuksellisina toisiltaan saamansa aineistot ja tiedot, jotka on merkitty luottamuksellisiksi tai jotka on sellaisiksi ymmärrettävä, sekä olemaan käyttämättä niitä muihin kuin sopimuksen mukaisiin tarkoituksiin. Sopimusosapuolen on välittömästi lopetettava toiselta sopimusosapuolelta saamansa luottamuksellisen aineiston ja tietojen käyttäminen sekä, ellei erikseen sovita aineiston hävittämisestä, palautettava kyseinen aineisto kaikkine kopioineen, kun sopimus päättyy tai kun sopimusosapuoli ei enää tarvitse kyseistä aineistoa tai kyseisiä tietoja sopimuksen mukaiseen tarkoitukseen. Tilaajalla on oikeus luovuttaa aineisto sille, jolle tilaajan tehtävät siirtyvät. Kummallakin sopimusosapuolella on kuitenkin oikeus säilyttää lain tai viranomaisten määräysten edellyttämät kopiot. Hankinta- ja kilpailuttamisyksikkö TARJOUSPYYNTÖ 2011 6 (16) Mikäli on epäselvää, onko jokin sopimusosapuolten tietoonsa saama seikka luottamuksellinen, on tieto katsottava luottamukselliseksi. Salassapitovelvollisuuden rikkomisena ei pidetä viranomaisten velvoittavan määräyksen vuoksi tapahtuvaa tietojen luovuttamista viranomaisille tai muulle taholle. MAKSUEHTO Maksuehto on 21 päivää netto. Lyhyempää maksuehtoa ei hyväksytä, pidemmästä ei tarjousvertailussa hyvitetä. Viivästyskorko saa olla korkeintaan korkolain mukainen viivästyskorko. Suurempaa viivästyskorkoa ei hyväksytä, pienemmästä ei tarjousvertailussa hyvitetä. LASKUTUS Laskutus suoraan tilaajalta verkkolaskutuksena. Laskujen on sisällöltään täytettävä voimassa olevan arvonlisäverolain vaatimukset. Kaikki laskutettavat kustannukset perustuvat tarjouspyyntöön liitteineen ja annettuun tarjoukseen liitteineen. Laskutuslisiä, toimistokuluja yms. kustannuksia ei hyväksytä. SEURANTA JA REKLAMAATIOIDEN KÄSITTELY Toimittaja vastaa siitä, että tuotetut palvelut ovat laadukkaita sekä tarjouspyynnön liitteineen ja myöhemmin sopimuksen liitteineen mukaisia. Palvelun on koko sopimuskauden ajan vastattava sitä, mitä on sovittu. Palvelun tulee täyttää Euroopan unionin suoraan velvoittavien säädösten, Suomen lakien ja asetusten sekä viranomaisten antamat määräykset. Toimittaja tuottaa palvelut huolellisesti, harkiten ja sellaisella ammattitaidolla, mitä voidaan kohtuudella olettaa ammattitaitoiselta ja kokeneelta palvelun toimittajalta. Jos palvelu poikkeaa tarjouspyynnöstä liitteineen ja myöhemmin sopimuksessa liitteineen esitetystä, siinä on virhe. Jos palvelussa on virhe, tilaajan tulee ilmoittaa virheestä toimittajalle kohtuullisessa ajassa virheen havaitsemisesta tai siitä, kun virhe olisi tullut havaita. Jos palvelussa on virhe, toimittajan tulee korjata se viivytyksettä. Toimittaja voi vapautua vastuusta osoittamalla, ettei virhe johdu toimittajan vastuulla olevasta seikasta. Tilaajalla on oikeus korjaamisen sijasta vaatia hinnanalennusta. SOVELTUVUUSPERUSTEET SEKÄ VALINTA- JA VERTAILUPERUSTEET Soveltuvuusperusteet on esitetty tämän tarjouspyynnön liitteessä numero 5. Valinta ja vertailuperusteena on alin hinta. HANKINTAPÄÄTÖS JA SOPIMUS Hankintapäätöksen ja sopimuksen tekee Kulttuuri- ja kongressikeskus Verkatehdas Oy. Sopimus tehdään vain valitun toimittajan kanssa, eikä siihen sisällytetä kolmatta (esimerkiksi alihankkija) osapuolta. Sopimuksen yksityiskohtia voidaan sopimuksen voimassaoloaikana yhteisesti sopien tarkistaa ilman koko sopimuksen irtisanomista. Päätös tulee sitovaksi, kun se tulee lainvoimaiseksi ja Hankinta- ja kilpailuttamisyksikkö TARJOUSPYYNTÖ 2011 7 (16) sopimus on allekirjoitettu. Hankintapäätös ei luo sopimussuhdetta tilaajan ja tarjoajan välille. Sopimussuhde syntyy vasta, kun sopimus on allekirjoitettu. TARJOUSKILPAILUUN LIITTYVÄT KYSYMYKSET Tarjouspyyntöön ja sen sisältöön liittyvät kysymykset tulee toimittaa sähköpostitse osoitteeseen johanna.tuomola@seutukeskus.fi. Kysymys/kysymykset on oltava perillä viimeistään 24.5.2011 klo 12.00 mennessä. Viestin aiheeksi on merkittävä ”Kysymykset vartiointipalveluista”. Vastaukset kysymyksiin julkaistaan seuraavassa Internet-osoitteessa (viimeistään kuusi (6) päivää ennen tarjousten jättöajan umpeutumista): http://www.seutukeskus.fi/portal/palvelut/hankintapalvelut/tarjouskilpailut/ Jos tarjoaja on vähänkin epävarma jostain tarjouspyynnön liitteineen kohdasta, kannattaa tarjoajan ehdottomasti esittää asiasta kysymys sen sijaan, että tarjoaja tekee itse oletuksen siitä, mitä kyseinen kohta mahdollisesti tarkoittaa, jolloin vaarana on esimerkiksi se, että tarjoajan tarjous joudutaan hylkäämään tarjouspyynnön vastaisena. TARJOUKSEN ANTAMINEN Tarjous tehdään tarjous- ja hinnoittelulomakkeella (liite numero 6). Tarjoajan ei tule toimittaa mitään muita tietoja kuin tarjous- ja hinnoittelulomake täytettynä sekä ne selvitykset ja asiakirjat, jotka vaaditaan tarjous- ja hinnoittelulomakkeessa toimitettaviksi, koska muilla tiedoilla ei voi kuitenkaan olla mitään vaikutusta tarjousvertailuun. TARJOAJAN TULEE VASTATA VAIN SIIHEN, MITÄ ON KYSYTTY JA NIIN KUIN ON KYSYTTY. Erityistä huolellisuutta tulee kohdistaa siihen, että hinnoittelu on ohjeiden mukaisesti täytetty. Tarjouksen liitteineen tulee olla virallisesti allekirjoituksella/-kirjoituksilla vahvistettu. Tarjoaja on vastuussa siitä, että tarjouksen on allekirjoittanut toimivaltainen henkilö/tarjouksen ovat allekirjoittaneet toimivaltaiset henkilöt. VASTAUSAIKA Tarjoukset liitteineen on jätettävä 6.6.2011 klo 12.00 mennessä. Tarjouksen tulee olla sitovana voimassa vähintään kuusi (6) kuukautta em. päivästä lukien. VASTAUSOSOITE Tarjoaja sitoutuu tarjouksen antaessaan tämän tarjouspyynnön ja sen liitteiden (mukaan luettuna tarjous- ja hinnoittelulomake) mukaisiin ehtoihin ja sanktioihin. Tarjoajan on päivättävä tarjouksensa (tarjouksen jättöpäivä). Tarjoaja sitoutuu myös alihankkijoidensa osalta tarjouspyynnön liitteineen (mukaan luettuna tarjous- ja hinnoittelulomake) mukaisiin ehtoihin ja sanktioihin. Tarjous tulee tehdä suomen kielellä ja tarjouskilpailuun liittyvä asiointi huomioidaan vain suomen kielellä esitettynä ja kirjoitettuna. TARJOUSPYYNTÖ 2011 Hankinta- ja kilpailuttamisyksikkö 8 (16) Tarjous (eli tarjous- ja hinnoittelulomake) liitteineen tulee palauttaa sähköpostitse alla olevaan sähköpostiosoitteeseen (viestin aiheeksi on merkittävä ”Tarjous vartiointipalveluista”). sähköposti: johanna.tuomola@seutukeskus.fi PÄIVÄYS JA ALLEKIRJOITUS Hämeenlinnassa 4.5.2011 SEUTUKESKUS OY HÄME puolesta ____________________ Jussi Oksa hankintajohtaja TARJOUSPYYNNÖN LIITTEET LIITE 1 LIITE 2 LIITE 3 LIITE 4 LIITE 5 LIITE 6 Palvelukuvaus Vartioitavan alueen kartta Hälytyskeskuspalvelun ja piirivartioinnin lisätiedot Piirivartiointikierros Soveltuvuusperusteet Tarjous- ja hinnoittelulomake TARJOUSPYYNTÖ 2011 Hankinta- ja kilpailuttamisyksikkö 9 (16) LIITE 1 PALVELUKUVAUS Hankinnan kohteena on Kulttuuri- ja kongressikeskus Verkatehdas Oy:n vartiointipalvelut, johon sisältyy seuraavat kohteet: 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. Päärakennus, Vanaja-sali Elokuvakeskus Opistotalo ARX-talo Keltainen huvila, muuntamorakennus Teatteritalo Radiotalo Palvelun piiriin kuuluu kyseiset kiinteistöt ja Verkatehtaan piha-alueet. Palvelun suorittamiseen osallistuvilla vartijoilla tulee olla voimassaoleva vartijakortti ja sekä vähintään 2 vuoden työkokemus vastaavista vartiointikohteista. Toimittajan on noudatettava toiminnassaan lakia yksityisistä turvallisuuspalveluista (282/2002). Paikallisvartiointi / Tilausvartiointi Paikallisvartiointia, joka tarvittaessa tilataan vain lyhyeksi ajaksi erikseen, kutsutaan tilausvartioinniksi. Tilausvartioinnin minimi tilausaika on 5 tuntia. Verkatehdas Oy: tarve tilausvartioinnille on arviolta 0-60 tuntia vuodessa. Tilausvartiointipalvelulla tarkoitetaan palvelua, jossa Verkatehdas Oy ostaa vartiointiliikkeeltä yhden tai useamman vartijan tiettyyn erikseen määriteltyyn vartiointikohteeseen. - henkilöstön suojaamista omaisuuden suojaamista rikosten ja onnettomuuksien ennaltaehkäisyä valvontakierroksia kiinteistöissä Piirivartointi Piirivartioinnissa Verkatehdas Oy hankkii vartiointiliikkeeltä vartijan käyntejä kohteessa, siten, että vartija: - tarkastaa rakennuksen yleiskunnon tarkastaa rakennuksen/ rakennusten kuorisuojauksen kunnon - ovet, ikkunat ulkoalueiden valaistuksen tarkastus - rikkoutuneita tai toimimattomia valoja ulkoalueiden siisteys ja turvallisuus - roskat, liukkaus, lumityö- tai hiekoitustarve tarkastaa pelastusteiden turvallisuuden tarkastaa kiinteistöstä ulosjohtavien poistumisovien turvallisuuden huomioi ja raportoi ilkivallasta, töhryistä ym. Hankinta- ja kilpailuttamisyksikkö - TARJOUSPYYNTÖ 2011 10 (16) huomioi alueen ympäristönsuojelun ja raportoi - ilkivalta ja myrskyvauriot (puut, pensaat, nurmikkoalueet) huomioi alueen yleisen paloturvallisuuden kierroksella hälyttää tarvittaessa lisäapua (tekn.huolto, poliisi, pelastuslaitos) Jokaisesta suoritetusta piirivartiointikierroksesta tulee vartijan antaa tapahtumaraportti. Tapahtumaraportissa tulee olla huomioitu edellä mainitut asiat. Tapahtumaraporttien tulee sisältyä palvelun kuukausihintaan. Piirivartiointia suoritetaan arkisin ja pyhäisin liitteen 3 mukaisesti. Piirivartiointikierros suoritetaan liitteen 4 mukaisesti. Hälytysvartiointi / hälytyskäynti Hälytysvartiointi on palvelumuoto, jossa asiakkaan tai asiakkaan kiinteistössä olevan teknisen hälytysjärjestelmän antamasta hälytyksestä vartiointiliike sitoutuu 15 minuutin vasteajassa toimittamaan vartijan hälytyskohteeseen hälytyksestä. Kohteessa vartija tekee Verkatehdas Oy:n kanssa erikseen sovitut toimenpiteet ja raportoi tapahtumasta. Hälytysvartiointipalvelu kytkeytyy kiinteistöjen rikos- ja /tai henkilöturvajärjestelmiin. - Murtohälytys - Ryöstö- ja vartijakutsuhälytykset Palvelu sisältää: 1. hälytyskeskuspalvelun eli hälytyksen vastaanottamisen kohteesta ja välittämisen vartijalle 2. vartijaresurssin, joka hälytetään kohteeseen Lisätietoja hälytyskeskuspalvelusta löytyy liitteestä 3. Sopimussanktio: - Mikäli vartija ei tavoita hälyttävää kohdetta 15 minuutin vasteajalla, maksaa toimittaja sopimussanktiona 50 prosenttia hälytyskäynnin arvosta Verkatehdas Oy:lle. - Mikäli vartija ei tavoita hälyttävää kohdetta 30 minuutin vasteajalla, maksaa toimittaja sopimussanktiona 80 prosenttia hälytyskäynnin arvosta Verkatehdas Oy:lle. Hankinta- ja kilpailuttamisyksikkö TARJOUSPYYNTÖ 2011 11 (16) LIITE 2 VARTIOITAVAN ALUEEN KARTTA Vartioivan alueen kartta on erillisessä tiedostossa, jonka saa seuraavasta Internet-osoitteesta: http://www.seutukeskus.fi/portal/palvelut/hankintapalvelut/tarjouskilpailut/ Hankinta- ja kilpailuttamisyksikkö TARJOUSPYYNTÖ 2011 12 (16) LIITE 3 HÄLYTYSKESKUSPALVELUN JA PIIRIVARTIOINNIN LISÄTIEDOT Hälytyskeskuspalvelun ja piirivartioinnin lisätiedot ovat erillisessä tiedostossa, jonka saa pyytämällä osoitteesta johanna.tuomola@seutukeskus.fi. Hankinta- ja kilpailuttamisyksikkö TARJOUSPYYNTÖ 2011 13 (16) LIITE 4 PIIRIVARTIOINTIKIERROS Piirivartiointikierroksen kuvaus on erillisessä tiedostossa, jonka saa pyytämällä osoitteesta johanna.tuomola@seutukeskus.fi. Hankinta- ja kilpailuttamisyksikkö TARJOUSPYYNTÖ 2011 14 (16) LIITE 5 SOVELTUVUUSPERUSTEET 1. Tarjoajan taloudellinen suorituskyky Tarjoajan tulee antaa tarjouslomakkeella selvitys siitä, että sillä on riittävät taloudelliset edellytykset suoriutua hankittavien palveluiden tuottamisesta ja että se on huolehtinut lakisääteisistä velvoitteista kuten maksuunpannuista veroista ja työeläkelakien mukaisten maksujen maksamisesta. Tarjouslomakkeeseen on liitettävä viralliset todistukset: • • • • • • Tarjoajayritystä tai sen johtohenkilöä taikka edustus-, päätös- tai valvontavaltaa käyttävää henkilöä ei ole tuomittu yritystoimintaan liittyvästä rikoksesta. Tarjoajalla on oikeus harjoittaa elinkeinotoimintaa; tarjoaja on merkitty kaupparekisteriin tai vastaavaan rekisteriin. Tarjouksen liitteenä on toimitettava ote kaupparekisteristä, joka ei saa olla kolmea (3) kuukautta vanhempi tarjouksen jättöpäivästä lukien. Tarjoaja on suorittanut veronsa, sosiaaliturvamaksunsa ja eläkemaksunsa, ja suoriutuu muista vastaavista yhteiskunnallisista velvoitteistaan. Rästissä olevat maksut aiheuttavat hylkäämismahdollisuuden. Tarjouksen liitteenä on toimitettava verovelkatodistus, joka ei saa olla kolmea (3) kuukautta vanhempi tarjouksen jättöpäivästä lukien. Tarjouksen liitteenä on toimitettava todistus maksetuista työeläkemaksuista, joka ei saa olla kolmea (3) kuukautta vanhempi tarjouksen jättöpäivästä lukien. Tarjoajalla on voimassaoleva vastuuvakuutus, joka kattaa vähintään 500 000 euron vahingot, ja tarjoaja on huolehtinut vastuuvakuutukseen kohdistuvien vakuutusmaksujen maksamisesta. Tarjouksen liitteenä on toimitettava vakuutusyhtiön todistus vastuuvakuutuksen voimassaolosta ja vahinkojen kattavuudesta sekä vakuutusmaksujen suorittamisesta, joka ei saa olla kolmea (3) kuukautta vanhempi tarjouksen jättöpäivästä lukien. Tarjoaja ja sen mahdolliset alihankkijat täyttävät Lain tilaajan selvitysvelvollisuudesta ja vastuusta ulkopuolista työvoimaa käytettäessä (1233/2006) 5 §:n mukaiset perusteet. Tarjouksen liitteenä on toimitettava selvitys siitä, että tarjoajayritys on merkitty ennakkoperintälain mukaiseen ennakkoperintärekisteriin ja työnantajarekisteriin sekä arvonlisäverolain mukaiseen arvonlisävelvollisten rekisteriin. Tarjouksen liitteenä on toimitettava selvitys työhön sovellettavasta työehtosopimuksesta tai keskeisistä työehdoista. Mahdollisten alihankkijoiden osalta on toimitettava vastaavat selvitykset. Tarjoajan taloudelliset edellytykset ovat hankinnan kokoon ja laatuun nähden riittävät. Tarjoajayrityksen kahden (2) edellisen tilinpäätöksin vahvistetun tilikauden osalta vähintään toisen liikevoiton on oltava positiivinen. Maksuhäiriöt tai konkurssihakemukset oikeuttavat sulkemaan tarjoajan pois kilpailusta. Tarjouksen liitteenä on toimitettava tarjoajayrityksen tuloslaskelma ja tase kahden (2) edellisen tilinpäätöksin vahvistetun tilikauden osalta. Selvitykset, todistukset ja kuvaukset eivät saa olla kolmea kuukautta vanhempia. Näiden selvitysten perusteella arvioidaan tarjoajan kelpoisuutta suoriutua hankinnan kohteen toteuttamisesta. 2. Kyky suoriutua tarjouspyynnön asettamista velvoitteista Tarjoajan tulee antaa tarjouslomakkeella selvitys seuraavista asioista • • • Tarjoajan palvelu annetaan sujuvalla suomen kielellä Tarjoajalla on vartioimisliikelupa. Tarjouksen liitteenä on toimitettava kopio voimassaolevasta vartioimisliikeluvasta Tarjoajalla tulee olla riittävästi kokemusta vastaavista vartiointipalveluista. Riittävänä kokemuksena pidetään vähintään kolmen vuoden kokemusta palveluntuottajana. Vartiointipalvelua on tullut tuottaa piirivartioinnin ja hälytyskeskuspalveluiden osalta vähintään kolmelle vastaavan kokoluokan kohteelle. Tarjouksen liitteenä on toimitettava tarjoajan referenssiluettelo merkittävimmistä asiakkuuksista viimeksi kuluneen kolmen (3) vuoden ajalta. Hankinta- ja kilpailuttamisyksikkö TARJOUSPYYNTÖ 2011 15 (16) • Tarjoaja on sitoutunut noudattamaan toiminnassaan Suomen työturvallisuuslainsäädäntöä, -määräyksiä ja -ohjeita. • Tarjoajalla on käytössä toiminnan kuvaus, joka sisältää vähintään seuraavat osat: o Johtamisjärjestelmän ja hälytysjärjestelmän tulee olla määritelty ja palvelun tuottamiseen osallistuva henkilökunta tulee olla perehdytetty siihen o Henkilökunnalle tulee antaa jatkuvaa täydennyskoulutusta, sisältäen myös asiakaspalvelukoulutuksen o Tarjoajan tulee kerätä asiakkailta palautetta. Asiakaspalaute tulee käsitellä säännöllisesti ja toimintaa on kehitettävä asiakaspalautteiden perusteella. Asiakaspalautteesta tulee raportoida tilaajalle. o Tarjoajalla tulee olla varajärjestelyt poissaolojen varalle normaali- ja poikkeustilanteissa sekä valmiuslain (1080/1991) mukaisissa poikkeusoloissa o Tarjoaja on määritellyt periaatteet ja menettelytavat ympäristölle aiheutuvien haittojen, mukaan lukien ajoneuvojen hiilidioksidipäästöt, minimoimiseksi Näiden selvitysten perusteella arvioidaan tarjoajan kelpoisuutta suoriutua hankinnan kohteen toteuttamisesta. 3. Tarjouspyynnön ehdottomat vaatimukset Tarjoajan tulee tarjouslomakkeella antaa selvitys siitä, että se hyväksyy kilpailutusasiakirjoissa esitetyt vähimmäisvaatimukset, ehdot ja sanktiot, myös mahdollisten alihankkijoidensa osalta. Lisäksi tarjouksen kelpoisuutta arvioidaan ottaen huomioon koko tarjouksen sisältö. Hankinta- ja kilpailuttamisyksikkö TARJOUSPYYNTÖ 2011 16 (16) LIITE 6 TARJOUS- JA HINNOITTELULOMAKE Tarjous ja tarjouksen hinnoittelu tehdään tarjous- ja hinnoittelulomakkeelle, jonka saa seuraavasta Internet-osoitteesta: http://www.seutukeskus.fi/portal/palvelut/hankintapalvelut/tarjouskilpailut/