Sastamalan kaupunki Osavuosikatsaus huhtikuu 2015 Ohje ____________________________________________________________________________________________ Prosesseille ja hallintokunnille OSAVUOSIKATSAUS HUHTIKUU 2015 Talousarvion seuranta Prosessien on raportoitava kaksi kertaa talousarviovuoden aikana sekä tilinpäätöksen laadinnan yhteydessä talousarvion toteutumisesta. Raportit laaditaan huhtikuun, elokuun ja vuoden lopun tilanteiden mukaan. Ne annetaan kirjallisena kaupunginhallitukselle sekä toimitetaan tiedoksi kaupunginvaltuustolle ja tarkastuslautakunnalle. Myös liikelaitosten tulee antaa vastaavat raportit samassa aikataulussa. Talousarvion toteutumisen jatkuvaan seurantaan ja ennakointiin on kiinnitettävä erityistä huomiota. Poikkeamiin prosessien tulee reagoida välittömästi. Talousarvion täytäntöönpanomääräysten mukaisesti prosessien tulee sovittaa toimintansa niin, että valtuuston myöntämät määrärahat eivät ylity. Seurannan yhteydessä arvioidaan koko vuoden toteutumaa. Mikäli nettomäärärahassa ennakoidaan ylitysriski, prosessin tulee ottaa käyttöön uusia tasapainottavia toimenpiteitä tarvittavassa laajuudessa. Prosessit ja niiden luottamustoimielimet vastaavat käyttösuunnitelmiensa seurannasta. Talousarvion toteutumistilanne sekä arvio määrärahojen riittävyydestä tulee saattaa luottamustoimielimille tiedoksi kuukausittain. Lähtökohtaisesti nettomäärärahojen lisäyksiä ei talousarviovuoden aikana tehdä. Jos lisäystarvetta tasapainotustoimenpiteistä huolimatta jollain tehtäväalueella ilmenee, tulee ennen määrärahan lisäysesitystä toimia talousarvion täytäntöönpanomääräyksissä esitetyn mallin mukaisesti. Puutteellisesti valmistellut määrärahojen muutosesitykset palautetaan ydinprosessin täydennettäväksi. Tuottavuustoimenpiteet ja toiminnan muutokset Talousarvio sisältää prosessikohtaisia tuottavuustoimenpiteitä vuodelle 2015 sekä suunnitelmavuosille. Osavuosikatsauksessa raportoidaan näiden toteutumisesta ja valmistelutilanteesta. Talousarviossa on määritelty osaprosesseittain toiminnan kehittämisen painopistealueet ja toiminnan olennaiset muutokset suunnitelmakaudelle. Myös näiden toteutumis/valmistelutilanteesta raportoidaan osavuosikatsauksessa. Erikseen laaditaan raportti talousarvion lukuun 3.1. sisältyvien tasapainotustoimenpiteiden toteuttamisvaiheesta. Toteutuman oikaisut ja jaksotukset Osavuosikatsauksen toteutumatiedoissa prosessien tulee jaksottaa ne tulo- ja menoerät, jotka kertyvät vuoden aikana epätasaisesti. Näistä eristä osavuosikatsauksessa huomioidaan neljää kuukautta vastaava osuus. Jaksotukset tehdään ’olennaisuuden periaatetta’ noudattaen. Prosessin kokonaismäärärahan suuruudesta riippuen jaksotusraja on 50.000-100.000 euroa. Tätä pienempiä tuloja ja menoja ei ole tarpeen jaksottaa. Myös heinäkuulla maksetut lomarahat jaksotetaan em. euromäärärajoissa. Prosessit ilmoittavat lomakkeella, mitkä erät jaksotuksissa on huomioitu (aihe ja euromäärä). Tietoja käytetään myös tulevassa kuukausiseurannassa. Sastamalan kaupunki Osavuosikatsaus huhtikuu 2015 Ohje ____________________________________________________________________________________________ Tulo- ja menoarvioiden sekä toiminnallisten tavoitteiden toteutumista koskeva raportointi Prosessien tulee osavuosikatsauksessa arvioida tuloarvioidensa ja määrärahojensa sekä sitovien toiminnallisten tavoitteidensa osuvuutta tammi-huhtikuun toteutuman pohjalta. Osavuosilomakkeella kukin osaprosessi esittää arvionsa koko vuoden toteutumasta. Osavuosikatsausta varten hallintokunnat laativat seurantalomakkeen kustakin talousarvioon sisältyvästä osaprosessista/liikelaitoksesta. Lomakepohjat toimitetaan prosesseille erikseen. Lomakkeella raportoidaan o Toiminnan painopisteistä ja toiminnan olennaisista muutoksista ajalla 1.1.30.4.2015 o Talousarviossa vuodelle 2015 määriteltyjen tuottavuustoimenpiteiden toteutumisesta huhtikuun loppuun mennessä. Samalla tulee arvioida, mikä on ollut toimenpiteiden euromääräinen vaikutus kyseisenä ajanjaksona. o vuosille 2016-2017 kohdentuvan tuottavuustyön valmistelutilanteesta, mikäli ko. toimenpiteitä/päätöksiä on jo toteutettu o Sitovien toiminnallisten tavoitteiden toteutuma 04/2015 (tuloskortti) o Tunnusluvut, toteutuma 04/2015; samalla tulee tarkistaa aikaisempien vuosien tiedot o Talouden toteutumista koskevat tiedot o Jaksotuksiin sisältyvät erät (aihe ja euromäärä) o Sanallinen arvio koko vuoden toteutumasta ja mahdollisten poikkeamien ennakointi Talousarviomäärärahojen ja –tuloarvioiden toteutumatiedot ja –arvio esitetään sitovuustason mukaisesti seuraavansisältöisessä taulukossa: Tuloarviot ja määrärahat (1000 €) TP2014 1000 € Alkup. TA 2015 € Muutettu TA 2015 € Toteuma 04/2015 k-pito, € Toteuma Tot % 04/2015 jaksojaksotettu, € tettu Koko vuoden toteumaarvio, € Toimintatuotot Valmistus omaan käyttöön Toimintakulut Toimintakate (netto) Laskennalliset kulut: Poistot ja arvonalentumiset Tehtävän kokonaiskustannukset Toiminnallisten muutosten vaikutus yht. vuositasolla (+/-) TP 2014: TA 2015, alkuperäinen: Muutettu TA 2015 TOT 04/2015, kpito TOT 04/2015, jaksotettu: Tot %, jaksotettu Koko vuoden toteutuma-arvio Toiminnallisten muutosten vaikutus Tilinpäätös 2014 – Ilmoita tässä luku, joka vastaa vuoden 2015 talousarviorakennetta (sisältyvät tehtävien siirrot prosessien välillä on huomioitu). TARKISTA esitäytetyt luvat! Valtuuston 15.12.2014 hyväksymä talousarvio vuodelle 2015 Talousarvio 2015 myöhempine muutoksineen (sis. talousarvioja käyttösuunnitelmamuutokset) Kirjanpidon mukainen toteutuma 30.4.2015 Tässä huomioidaan myös tulojen ja menojen oikaisut ja jaksotukset 30.4. tilanteessa edellä olevan ohjeen mukaisesti Huhtikuun jaksotettu toteutuma suhteessa muutettuun talousarvioon Prosessin arvio koko vuoden toteutumasta huhtikuun toteutumatietojen pohjalta Arvio, paljonko tuottavuustoimenpiteillä ja toiminnan muutoksilla on ollut vaikutusta nettototeutumaan 30.4. mennessä (HUOM! täytä myös tämä rivi!) Sastamalan kaupunki Osavuosikatsaus huhtikuu 2015 Ohje ____________________________________________________________________________________________ Investointien toteutumisesta ydinprosessit raportoivat erillisellä excel-lomakkeella. Toteutumatietojen lisäksi prosessien tulee tarkistaa myös sarakkeiden ’Kustannusarvio’ ja ’Aikaisemmin toteutunut’ tiedot ajantasalle (muutoksista selvitys lomakkeen ’Selvitys poikkeamista’ –otsikon alla). Huom! lomakkeilla tiedot esitetään valmiiden otsikoiden ja sarakkeiden mukaisesti. Mikäli johonkin kohtaan ei ole kirjattavaa, lisätään maininta ’Ei raportoitavaa’. Erikseen raportoitavat asiat    Talousarvion luvun 3.1. mukaisten tasapainotustoimenpiteiden ja kehittämiskohteiden toteuttamistilanne - päätökset, toteutus, aikataulu - käynnistetyt/toteutetut ’pienet tuottavuustoimenpiteet’ käyttösuunnitelman yhteydessä laaditun yhteenvedon pohjalta (mitä konkreettisesti on tehty ?) Henkilöstöä koskevat tiedot Talousarvion täytäntöönpanomääräysten mukaisesti osavuosikatsausten ja tilinpäätöksen yhteydessä selvitetään vakinaisen ja määräaikaisen henkilöstön määrä sekä eläköitymisen tai muun irtisanoutumisen kautta vapautuneet vakanssit sekä niihin liittyvät henkilöstöjärjestelyt. Henkilöstöhallinto kerää tietoja keskitetysti ja pyytää prosesseilta tarvittaessa lisäselvitystä. Sisäiseen valvontaan liittyen ydinprosesseille toimitetaan jälleen myös määräaikaistehtävien tarkistuslista. Lista palautetaan ELOkuun osavuosiraportoinnin yhteydessä. Varmistakaa tässä vaiheessa, että listan mukaiset toimenpiteet tulee suoritettua. Tiedot tullaan hyödyntämään myös tilintarkastuksessa ja kuluvan vuoden toimintakertomuksen sisäisen valvonnan osiossa. Osavuosiraportoinnin yhteydessä suoritettavat toimenpiteet ja määräajat - tammi-huhtikuulle kohdentuvien ulkoisten ja sisäisten ostolaskujen hyväksyminen 18.5. klo 14 mennessä WF:ssä kierrätettävät sisäiset myyntilaskut 12.5. klo 14 mennessä (HUOM! aikaistettu päivällä) varastokirjaukset 13.5. mennessä. tammi-huhtikuulle kohdentuvat ulkoiset laskutukset 18.5. klo 14 mennessä Sotesin ProConsona/pankkitilit selvittely ja siirrot 8.5. mennessä muistiotositteet,/tilisiirrot, tasetilien selvittelyt ja täsmäytykset ym. SaTuun 20.5. klo 14 mennessä (HUOM! aikaistettu päivällä) valmistuneet investointikohteet SaTuun 20.5. klo 14 mennessä (HUOM! aikaistettu päivällä) huhtikuun kirjanpitokausi suljetaan 22.5. lopulliset Web-raportit tulostettavissa 25.5. Joryn talouden seuranta- ja suunnittelupäivä 26.5. lautakuntien/johtokuntien osavuosiraporttien palautus viimeistään 3.6. klo 12 hallituskäsittely 8.6. valtuustokäsittely 15.6. Osavuosiraportit ja lautakuntien käsittelypykälät toimitetaan sähköpostitse osoitteella elina.alajoki@sastamala.fi viimeistään 3.6.2015 klo 12 mennessä. Lisätiedot: Elina Alajoki 0400 788820