REKISTERISELOSTE Henkilötietolaki (523/1999) 10 § Laatimispäivä 4.5.2015 Lue täyttöohjeet ennen rekisteriselosteen täyttämistä. Käytä tarvittaessa liitettä. 1 Rekisterinpitäjä Nimi Kotkan kaupunki, Hyvinvointipalvelut, sosiaali- ja terveyslautakunta Osoite Kustaankatu 2, 48100 Kotka Muut yhteystiedot (esim. puhelin virka-aikana, sähköpostiosoite) Puh. 05 2341, sähköposti: kirjaamo@kotka.fi 2 Yhteyshenkilö rekisteriä koskevissa asioissa Nimi Sosiaalityön johtaja, Anna Liakka Osoite Keskuskatu 7 48100 Kotka Muut yhteystiedot (esim. puhelin virka-aikana, sähköpostiosoite) Puh. 040 776 5545, anna.liakka@kotka.fi 3 Rekisterin nimi 4 Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus 5 Rekisterin tietosisältö Toimeentulotuen rekisteri Henkilötietolain 8 § mukainen käyttö asiakassuhteen hoitamiseksi. Henkilötietolain 4 luvun mukaisesti tietoja käytetään tilastointiin sekä viranomaisen suunnittelu- ja selvitystehtäviin. Toimeentulotukiasioiden käsittely. Rekisterin avulla hoidetaan toimeentulotukihakemusten vastaanotto ja käsittely, päätöksenteko, maksatus, perintä ja tilastointi. PERUSTEET: Laki toimeentulotuesta (1412/1997) Sosiaalihuoltolaki (1301/2014) Laki sosiaalihuollon asiakkaan asemasta ja oikeuksista (812/2000) Asiakkaasta ja hänen kanssaan samassa taloudessa asuvista henkilöistä tallennetaan : - nimi, henkilötunnus ja yhteystiedot - tiedot asiakkaan taloudellisesta (tulot, menot, varat ja velat) ja sosiaalisesta tilanteesta - toimeentulotukipäätös sisältää tiedon toimeentulotuen määrästä - asiakaskertomuksen tiedot tapaamisista, yhteydenotoista ja muusta asian käsittelystä. TIETOJEN JULKISUUS JA SALASSAPIDETTÄVYYS: Tiedot ovat salassa pidettäviä PERUSTEET: Laki viranomaisten toiminnan julkisuudesta 24 § (621/1999) Henkilötietolaki 11 § (523/1999) Laki sosiaalihuollon asiakkaan asemasta ja oikeuksista 14 § ja 15 § (812/2000). Tietoja ei yhdistetä muihin rekistereihin. 6 Säännönmukaiset tietolähteet Tiedot hankitaan asiakkaalta ja Kansaneläkelaitoksen Soky-tietojärjestelmästä. Henkilö- ja yhteystietoja voidaan hankkia Väestörekisteritiedoista. Lisäksi voidaan hankkia asiakassuhteeseen olennaisesti vaikuttavat tiedot ja selvitykset, jotka ovat välttämättömiä asiakkaan sosiaalihuollon tarpeen selvittämiseksi, sosiaalihuollon järjestämiseksi ja siihen liittyvien toimenpiteiden toteuttamiseksi sekä viranomaiselle annettujen tietojen tarkistamista varten. Näitä tietoja voidaan hankkia sosiaalihuollon asiakkaan asemasta ja oikeuksista annetun lain (812/2000) 20 § nojalla tarvittaessa. REKISTERISELOSTE 7 Tietojen säännönmukaiset luovutukset 8 Tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle 9 Rekisterin suojauksen periaatteet 2 Vuosittainen tilastotiedon keruu THL:n toimeentulotukitilastoon. Peruste: Tilastolaki (280/2004) ja laki Terveyden ja hyvinvoinnin laitoksesta (668/2008) Ei siirretä A Manuaalinen aineisto Manuaalinen aineisto säilytetään lukituissa tiloissa. B ATK:lla käsiteltävät tiedot Rekisteriin kirjatut tiedot on säädetty salassa pidettäviksi.Käyttöoikeus edellyttää kirjallista sitoumusta ja käyttöoikeudet annetaan työtekijöille asiakasrekisteritietoihin siinä laajuudessa kuin kunkin työtehtävät sitä edellyttävät. Järjestelmän käyttö vaatii henkilökohtaisen käyttäjätunnuksen ja salasanan. Työntekijöitä koskee salassapito- ja vaitiolovelvollisuus, joka jatkuu myös virka-/työsuhteen päättymisen jälkeen. Effica sosiaalipalveluiden palvelimet sijaitsevat Tieto Oyj:n palvelinsaleissa, joka myös vastaa palvelinten suojauksesta tältä osin. Varsinainen tietoliikenne tapahtuu terveydenhuollon suojatussa Kaapo-verkossa. Säädökset: laki sosiaalihuollon asiakkaan asemasta ja oikeuksista (812/2000) ja laki sosiaali- ja terveydenhuollon asiakastietojen sähköisestä käsittelystä (159/2007)