1. No category

LEASINGRAHOITUSPALVELU
Tarjouspyyntö
Tällä tarjouspyynnöllä pyydetään tarjouksia leasingrahoituspalvelusta Nokian kaupungille.
18.6.2015
2 (11)
1
LEASINGRAHOITUS NOKIAN KAUPUNGILLE
Nokian kaupunki, jäljempänä Tilaaja, pyytää tarjoustanne
leasingrahoituksesta. Hankintailmoitus on julkaistu Hilmailmoituspalvelussa osoitteessa www.hankintailmoitukset.fi ja Nokian
kaupungin internet-sivuilla www.nokiankaupunki.fi. Nokian kaupungin
tilinpäätös löytyy internet-sivuilta kohdasta Kuntainfo, Strategia ja talous,
talous.
2
HANKINNAN TAUSTA
Nokian kaupungin tarkoituksena on tulevaisuudessa hankkia yhä
suurempi osa tarvittavista koneista ja laitteista leasingrahoituksella.
3
HANKINNAN KOHDE
Hankinnan kohteena on leasingrahoitus ja siihen liittyvät palvelut.
Tarkoituksena on hankkia leasingrahoituksella kaupungin toiminnassaan
tarvitsemia laitteita, välineitä, koneita, ajokalustoa. Kyseeseen voi tulla
esimerkiksi palvelukeskusten tarvitsema irtain omaisuus kuten
terveydenhuollon ja opetuksen laitteet ja välineet, toimistotekniikka,
kalusteet ja ajoneuvot. Tällä hetkellä tietotekniset laitteet on jo pääosin
hankittu leasingrahoituksella. Tilaaja valitsee itsenäisesti vuokrauksen
kohteena olevat hyödykkeet ja toimittajan sekä sopii hyödykkeiden
hankintaehdoista.
Tilaaja ei sitoudu vakuuttamaan vuokraamiaan kohteita lakisääteisiä
vakuutuksia lukuun ottamatta.
Hankittava palvelu ja sille asetetut vaatimukset on määritelty tarkemmin
tämän tarjouspyynnön kohdassa 10, Hankittava palvelu.
4
VAATIMUKSET
Tarjouksen ja tarjottavan palvelun tulee täyttää tässä tarjouspyynnössä
olevat vaatimukset. Merkinnällä *** on tässä asiakirjassa merkitty
ehdottomia vaatimuksia, joiden täyttämättä jättäminen saattaa johtaa
tarjouksen hylkäämiseen.
5
HANKINTAMENETTELY
Avoin, jolloin kaikki halukkaat tarjoajat voivat jättää tarjouksen.
Hankinnassa noudatetaan lakia julkisista hankinnoista (348/2007) sekä
3 (11)
lakia täydentävää asetusta (614/2007). Tilaaja pidättää oikeuden
perustellusta syystä hylätä kaikki tehdyt tarjoukset.
Tarjouksen tekemisestä, esittelystä tai muusta menettelyyn
osallistumisesta ei makseta tarjoajille korvausta.
Hankintailmoitus EU-kynnysarvon ylittävästä hankinnasta julkaistaan
HILMA -palvelussa (www.hankintailmoitukset.fi) 23.6.2015.
6
SOPIMUSKAUSI***
1.9.2015 – 31.8.2017 + optio mahdollisuus jatkaa sopimusta toistaiseksi
voimassaolevana.
Mahdollisen option käytöstä sovitaan erikseen Tilaajan ja tarjouskilpailun
voittaneen tarjoajan (jäljempänä Palveluntuottaja) kesken 31.3.2017
mennessä.
7
HANKINNAN ARVO
Leasingrahoituksella hankittavien hyödykkeiden arvonlisäveroton
hankintahinta on yhteensä noin kolme miljoonaa euroa neljän vuoden
aikana. Arvio määrästä on suuntaa antava eikä se sido tilaajaa.
Leasingrahoituksen arvioitu kokonaisarvo voi ylittää EU-kynnysarvon.
Hankinnan kokonaisarvoa arvioitaessa on luettu mukaan mahdollinen
optiokausi ja huomioitu maksettava korvaus hankittavasta palvelusta
neljän vuoden ajalta.
8
OSATARJOUKSET***
Osatarjouksia ei hyväksytä.
9
VAIHTOEHTOISET TARJOUKSET***
Vaihtoehtoisia tarjouksia ei oteta huomioon.
10 HANKITTAVA PALVELU***
Hankittavaan palveluun kuuluvat leasingrahoitus ja laitteiden hallinta- ja
raportointipalvelu. Tarjouksia vertailtaessa (ks kohta 18): 10.1. ehdoton
vaatimus tarjouksen hyväksymiselle, 10.2. ja 10.2.1.(ks kohta 18 hallintaja raportointipalvelu) maksimissaan 20 pistettä, 10.2.2. (ks kohta 18
hallinta- ja raportointipalvelu lisäominaisuudet) maksimissaan 10 pistettä
Palveluvaatimukset ja niistä johtuvien kustannusten tulee sisältyä
4 (11)
tarjottuun leasingvuokraan, ellei tarjouspyynnössä muuta ilmoiteta.
Solmittavaa leasingrahoitussopimusta tulevat käyttämään Tilaajan eri
yksiköt. Tarjoajan on liitettävä tarjoukseensa kuvaukset palveluista.
Kuvausten ja niiden liitteiden avulla tarjoaja osoittaa vaatimusten
täyttymisen. Mikäli tarjoaja ei pysty täyttämään vaatimuksia tarjouksen
tekohetkellä, sen on uskottavasti osoitettava, että vaatimukset täyttyvät
sopimuskauden alkaessa.
10.1 LEASINGRAHOITUS













Laitteiden leasingrahoituskausi on Tilaajan valinnan mukaan 24, 36, 48
tai 60 kuukautta.
Hankittavan laitteen leasingrahoituskausi käynnistyy
vuosineljänneksen alussa viimeistään neljän (4) kuukauden kuluessa
toimitusvahvistuksen hyväksymisestä.
Leasingrahoituksella rahoitettavat laitteet liitetään
leasingsopimukseen erillisillä toimitusvahvistuksilla.
Tilaaja saa toimitusvahvistuksen sähköisesti hyväksyttäväkseen, kun
laite on toimitettu ja laitetoimittaja on lähettänyt sitä koskevan laskun
toimittajalle.
Toimitusvahvistuksessa on laitteesta yksilöidyt tiedot (ainakin
laitetiedot, hankintahinta ja laitteen vuokra)
Leasingvuokrat määräytyvät tämän tarjouspyynnön mukaisesti.
Laitteen leasingvuokra on kiinteänä voimassa koko
leasingrahoituskauden.
Leasingvuokrat maksetaan kolmen (3) kuukauden erissä
kvartaaleittain
Toimittajan on ilmoitettava asiakkaalle noin 3 kk etukäteen laitteen
leasingrahoituskauden päättymisestä.
Tilaajalla on oikeus jatkaa laitteiden vuokrausta laitekohtaisesti
kolmen (3) kuukauden jaksoissa enintään yhden vuoden ajan laitteen
alkuperäisen leasingrahoituskauden päättymisestä
Laitteen jatkovuokrauksen kuukausivuokra on korkeintaan 25 %
laitteen alkuperäisestä kuukausivuokrasta.
Tilaaja voi halutessaan lunastaa laitteen leasingrahoituskauden
päätyttyä. Laitteiden palautus, jatkovuokraus ja lunastaminen voidaan
tehdä laitekohtaisesti.
Tilaajalla on mahdollisuus ilmoittaa toimittajalle viimeistään yhtä
kuukautta ennen leasingrahoituskauden päättymistä, jos se jatkaa
laitteen vuokrausta tai lunastaa laitteen.
10.2 VAATIMUKSET LAITTEIDEN HALLINTA- JA RAPORTOINTIPALVELULLE

Palvelu on Tilaajan käytettävissä Internetissä yleisimmillä webselaimilla (ainakin Windows Internet Explorer)
5 (11)
















Palveluun on SSL-suojattu (https) yhteys (sertifikaatti luotetulta
myöntäjältä)
Palvelu on Tilaajan käytettävissä vähintään jokaisena arkipäivänä klo
8.00–16.00
Toimittaja hoitaa leasingrahoitettavien kohteiden laitetoimittajan
laskuilta ja laskujen mahdollisilta liitteiltä ilmenevien käyttäjä-, laite- ja
kustannuspaikkatietojen syöttämisen laiterekisteriin.
Tilaajalla on mahdollisuus, mutta ei velvollisuutta lisätä/muuttaa
tietoja (esim. käyttäjän/sijainnin/kustannuspaikan vaihtuminen) joko
itse tai toimittajan myötävaikutuksella
Vuokratun laitteen kustannuspaikkaa ja laskutusosoitetta on
mahdollista muuttaa kesken vuokrakauden
Palveluun voidaan sisällyttää kaikki ne asiakkaan laitteet
lisälaitteineen ja -varusteineen, jotka ovat toimittajan tarjoamassa
leasingrahoituspalvelussa.
Toimittaja hoitaa käyttöoikeuksien hallinnan ja salasanojen antamisen
ainakin palvelun pääkäyttäjille.
Palvelua käyttävien Tilaajan työntekijöiden määrää ei rajoiteta.
Palvelun ja raporttien kieli on suomi
Palvelusta saa monipuoliset raportit (laiterekisteri/laiteraportit ja
taloushallinnon/laskutuksen raportit hierarkiatasoittain ja
laitetyypeittäin)
Raporttina saadaan vuokravastuut kustannuspaikoittain
Raporttina saadaan tiedot, minkä laitteiden osalta vuokrakausi
päättyy seuraavan 3 kk:n, 6 kk:n tai 12 kk:n aikana
Asiakkaalla on mahdollisuus tehdä itse hakuja ja raportteja palvelusta
Palvelun raportteja voidaan viedä Excel-ohjelmaan
Toimittaja järjestää kustannuksellaan hankintayksikön henkilöstölle
koulutusta laitteiden elinkaaren hallinta- ja raportointipalvelun
käytöstä
Toimittaja antaa käyttäjille tukea palveluun liittyvissä ongelmissa
10.2.1 VAATIMUKSET HALLINTA- JA RAPORTOINTIPALVELUSTA SAATAVILLE TIEDOILLE











Toimitusvahvistuksen numero
Laitteen numero (hankintayksikön antama laitenumero)
Laitteen tuoteryhmä (esim. sairaalalaite jne.)
Laitteen nimi (laitemerkki ja -malli)
Laitteen sarjanumero
Laitteen ominaisuudet
Käyttäjä
Laitteen sijainti
Kustannuspaikka (vähintään kaksi tasoa)
Hankintahinta
Vuokrakauden alkamispäivä
6 (11)

















Vuokrakauden päättymispäivä
Vuokra-aika (kk)
Vuokra per kk tai kvartaali
Maksuväli (eräväli)
Muu (vapaa) kenttä hankintayksikön tarvitsemaan käyttöön
Leasingsopimuksen numero
Laitetoimittaja
Tilausviite ja/tai tilausnumero
Organisaatioyksikkö
Laitetoimituksen hyväksymispäivä
Vuokrat per kalenterivuosi
Tilinpäätöstä varten tarvittavat vuokratiedot
Vuokrat ja muut laitekohtaiset maksut yhteensä
Sovittu menettely vuokrakauden päättyessä
Laitteen noutopaikka
Mahdollisen jatkokauden vuokra
Sopimuksen mukainen mahdollinen lunastushinta
10.2.2 HALLINTA- JA RAPORTOINTIPALVELUN LISÄOMINAISUUDET
- palveluun/rekisteriin on mahdollista lisätä tilaajan omia laitteita tai
muilta tahoilta vuokrattuja laitteita
- palvelu sisältää eri hierarkiatasoja tilaajan tarpeiden mukaan
- palvelun käyttöoikeudet on mahdollista rajata käyttäjä/käyttäjäryhmäkohtaisesti eri hierarkiatasoille
11 HINNOITTELU***
Tarjottavan palvelun hinnat tulee ilmoittaa tarjouspyynnön liitteellä 1,
hintalomake.
Liitteellä 1 ilmoitettavat tarjoushinnat on ilmoitettava
arvonlisäverottomina (alv 0 %). Muulla tavalla ilmoitettua hintaa ei oteta
huomioon. Korkoindikaatiot pyydämme 23.6.2015 klo 12 korkotason
mukaan.
Tarjoushintojen tulee sisältää kaikki kustannukset. Hintojen tulee olla
kiinteänä voimassa koko sopimuskauden. Optiokaudelle mahdollisesti
hyväksyttävistä hinnankorotuksista neuvotellaan valitun Palveluntuottajan
kanssa erikseen optioneuvotteluissa. Hinnanmuutosten voimaantulo vaatii
aina Tilaajan hyväksynnän.
7 (11)
12 LISÄT JA KULUT***
Laskutus- tai muita vastaavia lisiä ja matkakuluja, päivärahoja tai
toimistokuluja ei hyväksytä.
13 LASKUTUS JA MAKSUEHTO***
Leasinglaskut toimitetaan sähköisenä verkkolaskuna tilaajan ilmoittamaan
verkkolaskuosoitteeseen. Vuokrat laskutetaan tilaajan toivomuksen
mukaan yksikkökohtaisesti. Tilaaja maksaa leasingvuokrat
neljännesvuosittain.
Maksuehto laskulle on 21 päivää netto palvelun hyväksytystä
suorittamisesta ja laskun saapumisesta.
14 ALIHANKKIJAT***
Palveluntuottajalla ei ole lupaa ilman Tilaajan kirjallista suostumusta
teettää sopimuksen voimassaoloaikana sopimuksessa mainittuja töitä
kolmannella osapuolella. Tehtäviään kolmannella osapuolella teettävä
vastaa toisella teetetystä työstä ja sen tuloksista kuin omastaan.
15 TARJOUKSET***
Tarjousten tulee sisältää tässä tarjouspyynnössä edellytetyt seikat.
Hinnoittelu ilmoitetaan liitteellä 1.
16 TARJOUKSEN SISÄLTÖ***
Tarjouksen tulee sisältää vähintään tässä tarjouspyynnössä vaaditut
tiedot.
Tarjoukseen on liitettävä:
– tarjouspyynnön liite 1, hinnoittelu
– tarjouspyynnön liite 2, referenssit
– Tarjoajan on liitettävä tarjoukseensa kuvaus Kilpailuttajalle
tarjottavasta leasingrahoituspalvelusta.
– Tarjoajan on liitettävä tarjoukseensa kuvaus leasingrahoituksen
prosessista
– Tarjoajan on liitettävä tarjoukseensa kuvaus tarjoamastaan
laitteiden hallinta- ja raportointipalvelusta, luettelo hallinta- ja
raportointipalveluun sisältyvistä tiedoista sekä mallit
vakioraporteista.
Seuraavat selvitykset eivät saa olla kolmea (3) kuukautta vanhempia:
– verovelkatodistus
– ilmoitus eläkevakuutusmaksuvelvollisuuksien täyttämisestä
– tiedot ennakkoperintärekisteriin ja kaupparekisteriin
merkitsemisestä
8 (11)
– tieto mahdollisesta velkasaneerauksesta
Tarjouksen ja sen liitteiden laatimiskielen tulee olla suomi.
17 TARJOAJAN KELPOISUUS***
Tarjoajan on oltava rekisteröity ammatti- tai elinkeinorekisteriin
sijoittautumismaansa lainsäädännön mukaisesti. Tarjoajan tulee kuulua
ennakkoperintärekisteriin.
Tarjoaja, jolla ei voida katsoa olevan teknisiä, taloudellisia tai muita
edellytyksiä hankinnan toteuttamiseksi tai joka on laiminlyönyt verojen tai
lakisääteisten sosiaalimaksujen suorittamisen Suomessa tai siinä maassa,
jossa toimijan päätoimipaikka sijaitsee, voidaan sulkea pois
tarjouskilpailusta.
Tarjoajalta edellytetään liitteen 2 mukaisia referenssejä.
Tarjoaja, joka ei toimita pyydettyjä selvityksiä tai jonka selvitykset ovat
puutteellisia, voidaan myös sulkea pois tarjouskilpailusta.
Valituilta Toimittajilta tullaan tarkastamaan tarjouspyynnössä esitettyjen
kelpoisuusvaatimusten täyttyminen ennen hankintasopimuksen
allekirjoitusta.
18 HANKINNAN VALINTA- JA VERTAILUPERUSTEET
Hankinnan valintaperusteena on kokonaistaloudellisesti edullisin ratkaisu.
Ne tarjoukset, jotka täyttävät tarjoajille ja tarjouksille asetetut
vähimmäisvaatimukset, vertaillaan seuraavilla kriteereillä ja periaatteilla:
Hinnoittelu
Hallinta- ja raportointipalvelu
Hallinta- ja raportointipalvelun
lisäominaisuudet
Palvelun prosessikuvaus
Yhteensä
enintään 60 pistettä
enintään 20 pistettä
enintään 10 pistettä
enintään 10 pistettä
enintään 100 pistettä
Alhaisimman vertailuhinnan sisältänyt tarjous (A) saa täydet pisteet (60
pistettä) ja muu tarjous (B) suhteessa siihen A/B x 60 pistettä. Hinnat
annetaan liitelomakkeella 1.
Hallinta- ja raportointipalvelua pisteytettäessä (enintään 20 pistettä)
huomioon otettavat seikat on eritelty kohdassa 10.2. ja 10.2.1.
9 (11)
Hallinta- ja raportointipalvelun lisäominaisuuksista tarjoaja saa enintään
10 pistettä (kohta 10.2.2.).
Palvelun prosessikuvaus arvioidaan tilaajan toimesta ja siitä voi saada
enintään 10 pistettä. Kuvauksen yhteispituus liitteineen saa olla
korkeintaan 3 sivua.
Tarjouksen vertailupisteet saadaan kun edellä taulukossa mainittujen
kriteerien pisteet lasketaan yhteen.
19 HANKINTAPÄÄTÖS
Hankintapäätöksen tekee Nokian kaupunginhallitus.
Julkisista hankinnoista annetun lain 77 §:n mukaan EU-kynnysarvon
ylittävissä hankinnoissa hankintasopimus voidaan tehdä aikaisintaan 21
päivän kuluttua siitä, kun ehdokas tai tarjoaja on saanut tai hänen
katsotaan saaneen päätöksen ja valitusosoituksen tiedoksi (odotusaika).
Hankintapäätös oheisasiakirjoineen annetaan tiedoksi käyttäen tarjoajan
tarjouksessaan ilmoittamaa sähköistä yhteystietoa. Tarjoajan katsotaan
saaneen päätöksestä oheisasiakirjoineen tiedon sinä päivänä, jolloin
mainitut asiakirjat sisältävä sähköinen viesti on vastaanottajan
käytettävissä tämän vastaanottolaitteessa siten, että viestiä voidaan
käsitellä. Tällaisena ajankohtana pidetään viestin lähettämispäivää.
20 SOPIMUSEHDOT
Hankinnassa noudatetaan julkisten palveluhankintojen yleisiä
sopimusehtoja (JYSE 2014 PALVELUT). Mikäli tarjouspyynnön varsinaisen
tekstiosan ehdot ovat ristiriidassa sen liitteiden kanssa, sovelletaan
tarjouspyynnön tekstiosan ehtoja ja sen jälkeen liitteitä niiden nousevassa
numerojärjestyksessä.
Tarjoajan omien toimitusehtojen tai alan yleisten ehtojen liittäminen
tarjoukseen saattaa johtaa tarjouksen hylkäämiseen niissä olevien
tarjouspyynnön vastaisten ehtojen, kuten hintavaraumien ja poikkeavien
maksuehtojen vuoksi.
21 ASIAKIRJOJEN JULKISUUS
Lainsäädännön mukaan hankinta-asiakirjat tulevat julkisilta osiltaan
kaikille julkisiksi, kun hankintaa koskeva sopimus on tehty. Mikäli
tarjousasiakirja sisältää tietoja yksityisestä liike- tai ammattisalaisuudesta,
tarjoajaa pyydetään ilmoittamaan tästä tarjouksessa. Tarjouksen
tarjousvertailussa käytettävää hintatietoa ei pidetä liike- tai
ammattisalaisuutena (JulkL 11§). Tarjoajan salassapitotahto ei ole
10 (11)
yksistään ratkaiseva, vaan hankintayksikön on arvioitava asiaan liittyvät
salassapitointressit kokonaisuutena.
22 TARJOUSTEN VOIMASSAOLOAIKA***
Tarjousten tulee olla sitovina voimassa vähintään 31.12.2015 saakka.
23 TARJOUSTEN PALAUTUS***
Kirjalliset tarjoukset liitteineen tulee toimittaa paperille tulostettuna ja
tallennettuna sähköisessä muodossa USB-tikulle.
Tarjoukset liitteineen on palautettava viimeistään 7.8.2015 klo 12.00
suljetussa kirjekuoressa osoitteeseen:
Nokian kaupunki
Kirjaamo
Harjukatu 23, PL 2
37101 NOKIA
Kirjekuoreen tulee laittaa merkintä: ”Tarjous/Leasingrahoituspalvelu”
Myöhässä saapuneita tarjouksia ei voida ottaa huomioon. Kilpailuttajalla
on myös oikeus olla ottamatta huomioon tarjouksia, jotka eivät täytä
tämän tarjouspyynnön ehdottomia vaatimuksia tai joissa esitetään
varauksia koskien tämän tarjouspyynnön ehtoja. Määräaikana saapuneet
tarjoukset avataan tarjousten avaustilaisuudessa, joka ei ole julkinen.
24 LISÄTIEDOT
Mahdolliset tarjousten laadintaa koskevat kysymykset sekä
tarjouspyyntöä koskevat lisätietokysymykset tulee esittää kirjallisesti
sähköpostilla viimeistään 10.7.2015 osoitteeseen
kirjaamo@nokiankaupunki.fi. Sähköpostin otsikoksi tulee laittaa
”Lisätietopyyntö / Leasingrahoituspalvelu”.
Kaikki vastaukset kysymyksineen julkaistaan Tilaajan verkkosivuilla
osoitteessa: www.nokiankaupunki.fi/asiointi ja neuvonta/tarjouspyynnöt
viimeistään 15.7.2015 mennessä ja ne ovat näkyvillä aina tarjousten
viimeiseen jättöaikaan asti.
Puhelimitse esitettyihin kysymyksiin ei voida tarjoajien tasapuolisen ja
syrjimättömän kohtelun vuoksi vastata. Tarjoajan tulee esittää
mahdolliset kysymykset sähköpostitse edellä mainittuun määräaikaan
mennessä.
11 (11)
25 PÄIVÄYS JA ALLEKIRJOITUS
Nokia 18.6.2015
Riitta-Leena Rossi
Talousjohtaja
26 LIITTEET
Liite 1:
Liite 2:
Hinnoittelutaulukko
Referenssilomake