Iin kunta / viestintäohje 2015
IIN KUNTAKONSERNIN VIESTINTÄOHJE 2015 Iin kunta - Kunnanvirasto Jokisuuntie 2 | postiosoite Pl 24, 91101 Ii Vaihde p. 08 5875 5000 | neuvonta p. 050 310 3458 | etunimi.sukunimi@ii.fi Johdanto SISÄLLYSLUETTELO IIN KUNNANHALLITUS nimesi viestintätyö- kaksi kertaa. Viestintätyöryhmän jäseninä ryhmän (pöytäkirja 26.8.2014 Pykälä 183) vastauksena Iin vihreät valtuustoryhmän aloitteeseen avoimuuden ja kuntalaisten osallistumis- ja vaikuttamismahdollisuuksien lisäämisestä. Viestintäohjeen tarkoituksena on linjata koko Iin kuntakonsernia koskevat yhdenmukaiset ja kaikkien sovellettavissa olevat viestintäkäytännöt. Viestintäohje nojautuu Iin 2020 kuntastrategiaan sekä työryhmä on myös huomioinut valmistelussa uudistuvan kuntalain (2015) säännöksiä mm. asukkaiden osallistumisoikeuksista sekä sähköisistä toimintatavoista kunnan päätöksenteossa ja tiedottamisessa. Uuden kuntalain mukaan kunnan ilmoitusten ja viestinnän pääkanavaksi tulee internet ( § 108 – 109). Laadittu viestintäohje perustuu myös syksyllä 2014 tehtyyn kuntalaiskyselyyn kuntaviestinnän nykytilasta. Viestintätyöryhmä kokoontui vuoden 2014 syksyllä kolme kertaa ja keväällä 2015 toimivat luottamushenkilöt Eero Alaraasakka, Annastiina Junnila, Pekka Koskela, Aila Paaso, Pekka Parviainen ja Leena Tiiro. Henkilöstön edustajina olivat Vesa Anttila, Tarja Rahkola, Markku Vitikka, Tuulikki Kaisto, Erkki Taskila, Riitta Räinä ja Anna Saksio (sihteeri). Puheenjohtajana toimi kunnanvaltuutettu Aila Paaso. Työskentelyn ensimmäisenä vaiheena työryhmä tutustui kuntaviestintää sääteleviin lakeihin sekä suosituksiin. Toisessa vaiheessa työryhmä kartoitti kuntalaisten, henkilöstön ja valtuutettujen mielipiteitä Iin kuntaviestinnän nykytilasta ja tulevaisuuden tarpeista. Kolmantena vaiheena työryhmän jäsenille jaettiin valmisteluvastuut omaan osaamisalaansa perustuen. Viestintäohje on hyväksytty Iin kunnanvaltuuston kokouksessa 1.6.2015. Työryhmän kokousmuistiot, viestintäkyselyn tulokset sekä muu aineisto ovat nähtävillä verkossa soitteessa: ii.fi/viestintätyöryhmä 2 1. Kuntaviestinnän tavoitteet, vastuutahot ja organisointi 2. Kuntalaisten osallistumis- ja vaikuttamiskeinot 3. Kuntaviestinnän osa-alueiden erityispiirteet 3.2 Konserni- ja palveluviestintä 3.3. Työyhteisöviestintä 3.4. Markkinointiviestintä 3.5. Kriisiviestintä 4. Viestinnän seuranta ja kehittäminen 3.1. Valmistelu ja päätöksenteko 4 7 10 10 11 12 13 14 15 Liitteet: Liite 1: Keskeisimmät kuntaviestintää säätelevät lait Liite 2: Kuntalaisaloite ohje Liite 3: Kunnan ilmoitusten julkaiseminen vuonna 2015 Liite 4: Iin kuntakonserniin kuuluvien liikelaitosten sekä yhtiöiden viestintätaulukot Liite 5: Graafiset ohjeet Liite 6: Iin kunnan kriisiviestintäsuunnitelma 17 22 24 25 34 38 3 Kuntastrategia määrää viestinnän tavoitteet Iin kuntastrategian 2020 (kh pöytäkirja § 185 26.8.2014) mukaisesti Iin arvot ja toimintaperiaatteet ovat: 1. Kuntaviestinnän tavoitteet, vastuutahot ja organisointi Luovuus ja idearikkaus • Haemme ja rohkaisemme hyvien toimintatapojen löytämistä. • Tuemme luovuutta ja innostusta asioiden tekemiseen. Uudistuminen ja osaaminen • Mahdollistamme tasapainoisen kehityksen. • Tuemme kekseliäisyyttä ja innovatiivisia palveluratkaisuja. Toisista huolehtiminen • Rakennamme yhdessä viihtyvyyttä ja hyvinvointia. • Varmistamme asukkaiden turvallisen elämän koko elinkaaren ajaksi. Kuntaviestintää säätelevät lait ja ohjeistus K unnan viestintää säädellään muun muassa kuntalain, hallintolain ja julkisuuslainsäädännöllä sekä erityslaeilla kuten hankintalaki sekä maankäyttö- ja rakennuslaki. Kunnalla on mm. kuntalaissa määritelty viestintävelvoite ja kuntalaisella puolestaan on lakiin perustuva oikeus tietää, miten yhteisiä asioita hoidetaan. Viestintä tavoittaa kuntalaiset varmimmin, kun käytetään useita erilaisia viestintäkanavia. Erityisesti sähköisten viestintäkanavien kehittyminen lisää tiedon esteettömyyttä ja saatavuutta sekä mahdollisuutta valita haluamaansa aikaan kanavista itselle sopivin. Uudessa kuntalaissa (2015) korostetaan kunnan asukkaiden oikeutta osallistua ja vaikuttaa kunnan toimintaan käyttäjälähtöisten osallistumiskeinoja hyödyntäen. Lailla parannetaan eri väestöryhmien mahdollisuuksia vaikuttaa kunnan toiminnan suunnitteluun, valmisteluun ja seurantaan. 4 Kuntaliitto, JUHTA (Julkishallinnon tietohallinnon neuvottelukunta) ja valtiovarainministeriö ovat antaneet useita kuntien viestintää koskevia suosituksia ja käytäntöjä (lisätietoja www.kunnat.net/viestinta). Kuntaliitto julkaisee vuosittain kuntien viestintää ja markkinointia koskevia selvityksiä, joissa kartoitetaan kuntien viestinnän sekä markkinoinnin toteutusta. Visio kertoo sen, minkälainen Iin halutaan olevan: Ii on kasvava, viihtyisä ja elinvoimainen, luovasti uudistuva kunta – Iissä on ideaa. Iin kuntakonsernin viestinnän tavoitteet: Keskeisimmät kuntaviestintää säätelevät lait on esitetty liitteessä 1. • • • • Parantaa tiedon laatua, ajankohtaisuutta ja saatavuutta Lisätä avoimuutta kunnan suunnitelmista, valmistelusta ja päätöksenteosta Lisätä kuntalaisten osallistumis- ja vaikuttamismahdollisuuksia Tukea kunnan vetovoimaisuutta 5 2. Kuntalaisten osallistumisja vaikuttamiskeinot Iissä on jaettu viestintävastuu K unnanvaltuusto linjaa kuntastrategian ja luo edellytykset viestinnälle. Kuntalain mukaan viestinnästä vastaa kunnanhallitus, joka päättää kunnan yleisistä tiedotusperiaatteista ja vastuunjaosta eri toimielimissä. Viestinnän operatiivista toimintaa ohjaa kunnanjohtaja. Hallintojohtaja vastaa kunnanhallituksen ja –valtuuston päätösten valmistelu- ja täytäntöönpanon viestinnästä sekä henkilöstö- ja hallintoasioista. Lisätietoja yksittäisistä kokousasioista antaa myös esittelijä, työryhmän puheenjohtaja tai kyseisestä asiasta vastaava viranhaltija. Kirjaamo (arkisto) vastaa pysyvästi säilytettävien asiakirjojen saapumisen rekisteröinnistä, luetteloinnista ja säilyttämisestä sekä vastaa asiakirjoja koskeviin kysymyksiin ja asiakirjapyyntöihin. Kirjaamosta saa tietoja vireillä olevista asioista, kuulutuksista, päätöksistä, sopimuksista, luottamus- 6 Kuntalaisten halu kantaa vastuuta yhteisöstään on edellytys kunnan toiminta- ja ja uudistumiskyvylle. Kuntalaisten mahdollisuus osallistua oman ympäristönsä ja palveluiden kehittämiseen lisäävät tyytyväisyyttä asuinpaikkaansa kohtaan, ja lisäksi vuorovaikutus luo uusia ideoita ja vahvistaa paikallisidentiteettiä. henkilöistä sekä asiakirjojen käsittelystä ja kulusta. Kirjaamo ylläpitää kunnan virallista ilmoitustaulua (kuulutukset). Toimialajohtajat vastaavat hallintoalansa viestinnästä ja nimeävät erikseen organisaatiostaan viestinnän vastuuhenkilöt. Kuntakonsernin liikelaitokset sekä tytäryhtiöt vastaavat kukin omasta viestinnästään noudattaen soveltuvin osin viestintäohjetta. Micropolis Oy vastaa kuntaviestinnän ja -markkinoinnin suunnittelusta ja toteutuksesta osana elinkeinojen kehittämistyötä (elinkeino-ohjelma 2014-2017). Micropoliksen viestintävastaavalla on läsnäolo-oikeus kunnan johtoryhmässä. Oulunkaaren kuntayhtymä vastaa sosiaali- ja terveyspalveluiden viestinnästä. Pudasjärven kaupunki vastaa Oulunkaaren ympäristöpalveluiden viestinnästä (ympäristöterveydenhuolto, ympäristönsuojelu ja eläinlääkintähuolto). KUNTALIITON JULKAISEMAN oppaan (2015: Iin viestintätyöryhmä kartoitti syksyllä 2014 kuntalaisten, henkilöstön ja valtuutettujen mielipiteitä kuntaviestinnän nykytilasta ja tulevaisuuden tarpeista. Vastauksia on hyödynnetty viestintäohjeen laadinnassa. Vastaajien mukaan kunta voisi edistää kuntalaisten osallistumis- ja vaikuttamismahdolllisuuksia seuraavasti: Keskiössä kuntalainen – kuntademokratian kehittämisen suuntaviivat) mukaan kuntien on tunnistettava sekä kuntademokratian haasteet että niiden merkitys. Kuntademokratiaa voidaan parantaa esimerkiksi järjestämällä keskustelu- ja kuulemistilaisuuksia, kuntalaisraateja sekä selvittämällä asukkaiden mielipiteitä ennen päätöksentekoa. Uuden kuntalain (2015, § 29) mukaan kuntalaiselle on annettava mahdolli- • Valmistelevien työryhmien aineisto ja pöytäkirjat näkyville. suus vaikuttaa suunnitteluun, valmisteluun ja seurantaan asioissa, joilla on merkitystä • Kyselyitä kuntalaisten kuulemisia ja neuvoa antavia äänestyksiä valmisteltavista edustamansa ryhmän hyvinvointiin, terveyasioista. teen, elinympäristöön, asumiseen tai liikkumiseen taikka tarvittavien palvelujen jär- • Tiedottamisen kanaviksi lisäksi sosiaalisen median kanavat, sähköinen uutiskirjestämisessä. Kunnan on tiedotettava, millä je sekä kyselyitä kirjeitse kotitalouksiin. tavoin päätösten valmisteluun voi osallistua ja vaikuttaa. Kuntalaiset motivoituvat mukaan omavastuisempaan toimintaan, kun heille tarjotaan uusia osallistumisen ja vaikuttamisen kanavia. Kuntalaisten osallistumista ja vaikuttamista edistetään seuraavilla kokonaisuuksilla: Tieto-osallisuus Suunnitteluosallisuus • Ajankohtaista ja avointa tietoa kunnan suunnitelmista, valmistelusta ja päätöksenteosta • Osallistu ja vaikuta -tietopaketti kuntalaiselle • Kuntalaisaloite • Asukaskyselyt • Säännöllinen palvelupalaute hallintokunnittain • Keskustelu- ja kuulemistilaisuudet Päätöksenteko-osallisuus Toimintaosallisuus • • • • • • • • Nuorisovaltuusto Ikäihmisten neuvosto Vammaisneuvosto Iin ja Kuivaniemen lähineuvostot Asukas- ja kyläyhdistykset Iin kylien neuvottelukunta Alueelliset tapahtumat Sosiaaliset median kanavat yhteisöllisyyden tukena Tieto-osallisuus: Tieto aktivoi osallistumaan. Kunnan verkkosivuille kootaan kuntalaisten osallistumismahdollisuuksista Osallistu ja vaikuta -tietopaketti, johon jokainen hallintokunta tuottaa tietoa oman palvelualueensa osallistumis- ja vaikuttamiskeinoista. Sivuilta löytyy mm. tietoa avoinna olevista kuntalais- ja palvelukyselyistä, käyttäjäpalautteesta, kuntalaisaloitteesta sekä Otakantaa.fi -palvelusta. Verkkoviestintä on merkittävä päivittäisen viestinnän ja vuorovaikutuksen kanava. Verkkoviestintää voidaan hyödyntää esimerkiksi valtuustonkokousten tallenteiden jakamisessa. Iin kunnan toiminnasta ja palveluista tiedotetaan asukkaille, palvelujen käyttäjille, järjestöille ja muille yhteisöille seuraavasti: • yhteispalvelupiste (vaihde, kirjaamo, neuvonta, ilmoitustaulu, pöytäkirjat, esityslistat) • kuntatiedotelehti Hyvät Tuulet jaettuna kotitalouksiin, nettiversio myös yrityksiin ja yhdistyksiin. • kuntakonsernin ylläpitämät verkkosivut, uutiskirjeet sekä sosiaalisen median kanavat 8 Suunnitteluosallisuus: Kuntalaisten osallistumista palvelujen suunnitteluun ja kehittämiseen voidaan lisätä mm. asiakaspalautteen keräämisellä, asiakastyytyväisyyden mittaamisella sekä järjestämällä keskustelu- ja kuulemistilaisuuksia, joissa kuntalaiset ja palvelun tuottajat voivat yhdessä miettiä tulevaisuuden palveluja. Kuntalain (2015:§23) mukaan aloiteoikeus koskee kunnan asukkaiden ohella myös kunnan palveluiden käyttäjiä (yhdistykset ja yritykset). Myös kansanäänestysaloitteen tekemisen ikäraja alenee 15 vuoteen, joka parantaa nuorten mahdollisuuksia osallistua ja vaikuttaa päätöksentekoon. Päätöksenteko-osallisuutta edistetään valitsemalla palvelujen käyttäjien edustajia kunnan toimielimiin. Kunnassa toimivia neuvostoja ovat nuorisovaltuusto, ikäihmisten neuvosto ja vammaisneuvosto. Neuvostojen viestinnän tueksi kunta tarjoaa ilmoitustilaa mm. verkkosivuilla ja tiedotelehdessä. Iin ja Kuivaniemen lähineuvostot avustavat paikallista omaehtoista kehittämistä vuosittain talousarviossa päätetyn määrärahan puitteissa. Tukea voi hakea iiläinen rekisteröitynyt yhdistys tai yhteisö. Iissä toimivat yhdistykset, seurat ja yritykset voivat ilmoittaa järjestämistään tapahtumista maksutta Ii-kalenterissa (verkkosivut ja kuntatiedotelehti). Toimintaosallisuutta edistetään tukemalla asukkaiden, järjestöjen ja muiden yhteisöjen oma-aloitteista asioiden suunnittelua ja valmistelua. Kunta ja Iin kylät ovat perustaneet neuvottelukunnan (1.1.2014), joka on kaikille avoin kohtaamispaikka, jossa käydään keskustelua ajankohtaisista asioista, saadaan koulutusta, jaetaan kokemuksia ja hyviä esimerkkejä sekä tehdään aloitteita. Neuvottelukunta edistetää ja syventää eri tahojen yhteistyötä kunnassa kuten kyläyhdistysten, -toimikuntien ja asukasyhdistysten välillä. Kunnan edustajat voivat myös välittää tietoa kylille päin Iin kylien neuvottelukunnan kautta. Viestintäohjeen yhteydessä Iihin on laadittu erillinen ohje kuntalaisaloitteiden käsittelyyn (liite 2). 9 Työryhmät, neuvostot, lautakunnat 3. Kuntaviestinnän osa-alueiden erityispiirteet 3.1. Valmistelu ja päätöksenteko Kuntalain tiedottamissäännöksessä velvoitetaan kuntaa tiedottamaan asukkailleen kunnassa vireillä olevista asioista, niitä koskevista suunnitelmista, asioiden käsittelystä, tehdyistä ratkaisuista ja niiden vaikutuksista sekä siitä, millä tavoin asioista voi esittää kysymyksiä ja mielipiteitä valmistelijoille ja päättäjille. Asukkailla on oikeus saada yhteys valmistelijoihin ja päättäjiin. Asia, johon halutaan vaikuttaa Yhteydenotto viranhaltijavalmistelu: lausunto, esitys, aloite asianomainen viranhaltija, lautakunta tai työryhmä laillisuusvalvonta ja täytäntöönpanopäätös kunnanhallituksen puheenjohtaja lopullinen ratkaisu kunnanvaltuuston puheenjohtaja Vireillä olevat ja valmisteltavat asiat Iin hallintosäännön 4 §:n mukaan kunnan ilmoitukset saatetaan tiedoksi julkaisemalla ne julkisten kuulutusten ilmoitustaululla sekä tarpeen vaatiessa myös muulla kunnan päättämällä tavalla. Kuntalaki (2015: 29 §) edellyttää, että kunnan tulee antaa riittävästi tietoja kunnan järjestämistä palveluista, taloudesta, kunnassa valmistelussa olevista asioista, niitä koskevista suunnitelmista, asioiden käsittelystä, tehdyistä päätöksistä ja päätösten vaikutuksista. Toimielinten käsittelyyn tulevien asioiden valmistelusta annetaan esityslistan valmistuttua yleisen tiedonsaannin kannalta tarpeellisia tietoja yleisessä tietoverkossa. Salassa pidettäviä tietoja ei viedä yleiseen tietoverkkoon ja että yksityisyyden suoja henkilötietojen käsittelyssä toteutuu. Verkossa on oltava saatavilla ainakin seuraavat tiedot (§ 109): kuntastrategia; hallintosääntö; talousarvio- ja suunnitelma; tilinpäätös; tarkastuslautakunnan arviointikertomus; tilintarkastuskertomus; kuntien yhteistoimintaa koskevat sopimukset; konserniohje; luottamushenkilöiden ja viranhaltijoiden sidonnaisuusilmoitukset; luottamushenkilöiden palkkioiden ja korvausten perusteet; palveluista perittävät maksut. Kunnanvaltuusto päättää kunnan ilmoitusten julkaisemisesta vuosittain (liite 3). Kunnassa toimii samanaikaisesti useita henkilöstöstä ja luottamushenkilöistä koostuvia työryhmiä, joiden tehtävänä on tuottaa esiselvitysmateriaalia kunnan päätöksenteon tueksi. Perustetuista työryhmistä ilmoitetaan kunnan verkkosivuilla vähintään seuraavat tiedot: jäsenet, työryhmän tavoite ja aikataulu. Lisäksi työryhmille tarjotaan kunnan verkkosivuilla mahdollisuus tiedottaa työryhmän toiminnasta laajemmin sekä jakaa aineistoaan (esim. selvitykset, kyselyt, esityslistat ja muistiot). Viestintävastuu on työryhmän nimetyllä sihteerillä. 3.2 Konserni- ja palveluviestintä Kuntakonserniin kuuluu useita kunnan joko kokonaan tai osin omistamia yhtiöitä sekä kunnan omia liikelaitoksia. Liiii.fi/facebook kelaitokset tuottavat kuntien lakisääii.fi/twitter teisiä peruspalveluita. Mikäli kunnan ii.fi/instagram tehtävä on annettu yhteisön tai säätiön hoidettavaksi, on kunnan tiedotettava asukkailleen yhteisön tai säätiön toiminnasta. Selkeällä ja monipuolisella tiedottamisella turvataan kuntalaisten tietoisuus Sosiaalinen media Sosiaalisen median kanavat ovat osa kuntakonsernin toiminnasta, ja mahdolliskuntakonsernin tiedotustoimintaa. Kanavistetaan kuntalaisten suora vaikuttaminen. sa kerrotaan ajankohtaista asioista ja tapahtumista sekä osallistutaan keskusteluun. Sosiaalisen median kanavia voidaan käyttää myös yhtenä kunnan kriisiviestinnän väliKuntakonserniin kuuluvien neenä. liikelaitosten sekä yhtiöiden Kunta ei rajoita henkilösviestintätaulukot esitetään tön ja luottamushenkilöiden osalliitteenä (4) seuraavien osalta: listumista sosiaaliseen mediaan • liikelaitokset: mutta edellyttää, että luottamuksellisia Iin ateria- ja tilapalvelut, salassa pidettäviä tietoja ei tule käsitellä, Ii-instituutti, Iin vesiliikelaitos pyytää tai lähettää. Kunta panostaa SoMeviestinnän sisällön laatuun (koulutus) sekä • tytäryhteisöt: Iin Energia Oy, Iilaakso Oy, Iin siihen, että viestintä eri SoMe-kanavissa Vuokratalot Oy, Micropolis Oy tukee toisiaan. 11 3.4. Markkinointiviestintä 3.3. Työyhteisöviestintä Vastuu hyvästä tiedottamisesta kuuluu jokaiselle työntekijälle J ohdon tehtävänä on kertoa organisaation toiminnasta ja tulevaisuuden suunnitelmista henkilöstölle. Esimiehet toimivat tiedonvälittäjinä johdon ja työtekijöiden välillä kooten, työstäen ja välittäen tietoa. Tiedon tulee tavoittaa tasapuolisesti henkilöstö ja oltava luotettavaa. Hallintojohtaja välittää tietoa henkilöstöpolitiikasta sekä henkilöstön koulutusmahdollisuuksista. M arkkinointiviestintään nojautuu erityisesti Iin kuntastrategiaan sekä voimassa olevaan elinkeino-ohjelmaan. Markkinointiviestinnällä tuodaan esille Iin vahvuuksia ja strategisia painotuksia kunnan maineen vahvistamiseksi ja kuntakuvan parantamiseksi. Micropolis Oy vastaa Iin kuntaviestinnän ja -markkinoinnin suunnittelusta ja toteutuksesta yhteistyössä kunnan liikelaitosten kanssa. Sisäisen viestinnän kehittäminen on kaikkien työntekijöiden tehtävä ja johdon tulee tukea tätä kehittämistyötä. Markkinointikonseptit: Hyvin toimiva sisäinen viestintä: ASUA Rakenna koti Iihin! YRITTÄÄ Iissä on ideaa! VIERAILLA Visit Ii! “Puhdas elinympäristö jokien ja meren äärellä” “Uusiutuvan energian edelläkävijä” “Aktiivinen ja palveleva Ii - tapahtumia ja yhdessäoloa ympäri vuoden” • toimii pohjana ulkoisen viestinnän onnistumiselle • motivoi ja lisää työtehoa • luo pohjan asiakaslähtöiselle ja ystävälliselle palvelulle • mahdollistaa henkilöstön ja kuntalaisten vaikuttamismahdollisuudet Sisäisen tiedottamisen kanavia ovat säännölliset työpaikkakokoukset, työhön perehdyttäminen sekä sähköiset tiedotuskanavat kuten intranet, sähköposti ja kunnan verkkosivut. Sisäistä viestintää voidaan arvioida henkilöstökyselyillä ja vuosittain käytävissä kehityskeskusteluissa. Työpaikkakokouksissa käsitellään: • • • • • 12 valmisteltavana olevat merkittävät asiat ja suunnitelmat työyksikön töiden aikataulutus, tavoitteet ja työnjako toiminnasta saatava palaute (sisäinen ja asiakaspalaute) koulutus ja muut henkilöstöasiat yhteistoiminta muiden hallintokuntien kanssa (johtoryhmän kokousten muistiot) Näkyvyys ja julkaistavat materiaalit: Tontit, asuinalueet ja kylät • Verkkosivut, sähköiset asiointipalvelut • Rakentamiseen liittyvät foorumit, lehti-ilmoitukset ja artikkelit • Rakenna koti Iihin! - rakentajan esitepaketti • Tervetuloa Iihin! muuttajan esitepaketti (suunnitteilla) Yritysten sijoittuminen ja perustaminen Iihin • Uusiutuvan energian pilottikunta, investointien aktivointi • Toimitiloihin liittyvät foorumit, lehti-ilmoitukset, artikkelit • Kansainväliset uusiutuvan energian ja ympäristön foorumit ja artikkelit • IiRekry verkkosivut Messut, näyttelyt ja tapahtumat: • Rakentajamessut • Yhteistapahtumat asukas- ja kyläyhdistysten kanssa • Hiilineutraali kunta (HINKU) aluetapahtumat • IiRekry messut • Yhteistapahtumat yrittäjäjärjestöjen kanssa Vierailu- ja matkakohteiden esiin nostaminen • • • • Vapaa-ajan asukkaat Kunnan yleisötapahtumat Kulttuuri, taide, luonto Visit Ii verkkosivut, IiHappens julkaisut, sosiaalisen median kanavat • Oulun seudun matkailujulkaisut • Yhteistapahtumat seudullisten matkailutoimijoiden kanssa. 13 Visuaalinen ilme Graafisessa ohjeistossa on määritelty virallisissa tiedotteissa ja pöytäkirjoissa. kunnan logon, sekä typografian ja väri- Markkinointiviestinnässä vaakuna korvamaailman käytön periaatteet. Ohjeistoa taan ensisijaisesti logo tunnuksella. noudattamalla kunnalle luodaan yhtenäinen ilme kaikkeen kunnan viestintään: verkkosivuille, esitteisiin, käyntikortteihin, tiedotteisiin, julisteisiin, lehti-ilmoituksiin ja muuhun painettuun materiaaliin. Graafinen ohjeistus (liite 5). Vaakunaa käytetään pääasiallisesti kunnan 4. Viestinnän seuranta ja kehittäminen K untaviestintää arvioidaan kolmella eri tasolla: itsearviointina, vertaisarviointina ja ulkoisena arviointina. Kehittämisessä hyödynnetään Kuntaliiton KISA –Kuntien viestinnän seuranta ja arviointijärjestelmää. Kuntakonsernin liikelaitokset ja tytäryhtiöt asettavat viestinnälleeen laadullisia ja määrällisiä tavoitteita (viestintätaulukot). Micropolis Oy vastaa kuntaviestinnän ja -markkinoinnin seurannasta yhteistyössä muiden kuntakonsernin toimijoiden kanssa. 3.5. Kriisiviestintä K riisiviestintä on viestintää tilanteissa, joissa organisaation toimintaedellytykset tai maine on uhattuna. Kriisi voi koskea itse organisaatiota (sisäinen kriisi) tai sen toimintaa, siihen liittyviä palveluja ja palvelujen tuottamisen nopeutta (ulkoinen kriisi). Kriisiviestintä vaatii aina johtajuuden ottamista myös julkisuudessa. Iin kunnassa kriisiviestinnän johtajuudesta vastaavat kunnanjohtaja ja toimialajohtajat. Kriisiviestinnän perusperiaatteet ovat nopeus, avoimuus ja rehellisyys. Kriisien aikana vuorovaikutus kansalaisten kanssa on olennaisen tärkeää. Heille on annettava mahdollisuus kysymyksiin, keskusteluun ja palautteeseen. Oman organisaation perustietojen on oltava aina ajan tasalla. Perustietoja ovat 14 tiedot organisaatiorakenteesta, organisaation toiminnasta ja vastuista. Myös tietojen henkilöstöstä ja sen sijoituspaikoista, toimintatavoista ja taloudesta on oltava ajan tasalla. Poikkeusolot ja häiriötilanteet sekä niiden edellyttämät toimintaohjeet on määritelty tarkemmin kunnan valmiussuunnitelmissa ja yksikkökohtaisissa turvallisuussuunnitelmissa. Viestinnän seuranta: • • • • • • Verkkosivujen ja sähköisten palveluiden käyttöaste / kävijäseurantaraportit Palveluiden käyttäjäpalautteet ja asiointikokemukset Kuntalaiskyselyt, sidosryhmäkyselyt, imago-ja mainekyselyt Raadit, keskustelutilaisuudet, yleisötilaisuudet Työyhteisöviestinnän sisäiset kyselyt, kehityskeskustelut. Mediaseuranta Viestintäohjetta päivitetään tarpeen mukaan sekä vähintään valtuustokauden puolessa välissä. Säännöllinen viestinnän seuranta osa kunnan johtoryhmätyöskentelyä. ] pj p Kriisiviestintäohje on osa kunnan valmiussuunnitelmaa (liite 6). Iin kunta - Kunnanvirasto Jokisuuntie 2 | postiosoite Pl 24, 91101 Ii Vaihde p. 08 5875 5000 | neuvonta p. 050 310 3458 | etunimi.sukunimi@ii.fi Iin kuntakonsernin viestintäohje, liite 1: Keskeisimmät kuntaviestintää säätelevät lait Lähde: www.finlex.fi Kuntalaki 410/2015 5 luku Kunnan asukkaiden osallistumisoikeus 23 § Aloiteoikeus Kunnan asukkaalla sekä kunnassa toimivalla yhteisöllä ja säätiöllä on oikeus tehdä aloitteita kunnan toimintaa koskevissa asioissa. Aloitteen tekijälle on ilmoitettava aloitteen johdosta suoritetut toimenpiteet. Jos 1 momentissa tarkoitetun aloitteen tekijöinä on vähintään kaksi prosenttia kunnan asukkaista, asia on otettava käsiteltäväksi kuuden kuukauden kuluessa asian vireille tulosta. Lisäksi palvelun käyttäjällä on oikeus tehdä aloitteita kyseistä kunnan palvelua koskevassa asiassa. Valtuuston tietoon on saatettava vähintään kerran vuodessa sen toimivaltaan kuuluvissa asioissa tehdyt aloitteet ja niiden johdosta suoritetut toimenpiteet. 24 § Kunnallinen kansanäänestys Valtuusto voi päättää, että kunnalle kuuluvasta asiasta toimitetaan kansanäänestys. Valtuuston päätökseen, jolla on päätetty toimittaa kansanäänestys, ei saa hakea muutosta valittamalla. Kansanäänestys on neuvoa-antava. Kansanäänestys voidaan toimittaa koko kuntaa tai jotakin kunnan osa-aluetta koskevana. Kunnan osaalueena on tällöin yksi tai useampi vaalilaissa tarkoitettu äänestysalue. Kaikilla äänestysoikeutetuilla on yhtäläinen äänestysoikeus. Äänestys on salainen. Kansanäänestyksen toimittamisesta säädetään lisäksi neuvoa-antavissa kunnallisissa kansanäänestyksissä noudatettavasta menettelystä annetussa laissa (656/1990). 25 § Kansanäänestysaloite Kansanäänestysaloitteen voi tehdä vähintään neljä prosenttia 15 vuotta täyttäneistä kunnan asukkaista. Valtuuston on viipymättä päätettävä, toimitetaanko aloitteessa tarkoitettu kansanäänestys. 26 § Nuorisovaltuusto Nuorten osallistumis- ja vaikuttamismahdollisuuksien varmistamiseksi kunnanhallituksen on asetettava nuorisovaltuusto tai vastaava nuorten vaikuttajaryhmä (nuorisovaltuusto) ja huolehdittava sen toimintaedellytyksistä. Nuorisovaltuusto voi olla useamman kunnan yhteinen. Nuorisovaltuustolle on annettava mahdollisuus vaikuttaa kunnan eri toimialojen toiminnan suunnitteluun, valmisteluun, toteuttamiseen ja seurantaan asioissa, joilla on merkitystä kunnan asukkaiden hyvinvointiin, terveyteen, opiskeluun, elinympäristöön, asumiseen tai liikkumiseen sekä muissakin asioissa, joiden nuorisovaltuusto arvioi olevan lasten ja nuorten kannalta merkittäviä. Nuorisovaltuusto tulee ottaa mukaan lasten ja nuorten osallistumisen ja kuulemisen kehittämiseen kunnassa. Lasten ja nuorten osallistumisesta ja kuulemisesta säädetään nuorisolain (72/2006) 8 §:ssä. 27 § Vanhusneuvosto Ikääntyneen väestön osallistumis- ja vaikuttamismahdollisuuksien varmistamiseksi kunnanhallituksen on asetettava vanhusneuvosto ja huolehdittava sen toimintaedellytyksistä. Vanhusneuvosto voi olla useamman kunnan yhteinen. 17 Iin kuntakonsernin viestintäohje, liite 1: Keskeisimmät kuntaviestintää säätelevät lait Vanhusneuvostolle on annettava mahdollisuus vaikuttaa kunnan eri toimialojen toiminnan suunnitteluun, valmisteluun ja seurantaan asioissa, joilla on merkitystä ikääntyneen väestön hyvinvoinnin, terveyden, osallisuuden, elinympäristön, asumisen, liikkumisen tai päivittäisistä toiminnoista suoriutumisen taikka heidän tarvitsemiensa palvelujen kannalta. Kunnan on huolehdittava, että toimielinten käsittelyyn tulevien asioiden valmistelusta annetaan esityslistan valmistuttua yleisen tiedonsaannin kannalta tarpeellisia tietoja yleisessä tietoverkossa. Kunnan on verkkoviestinnässään huolehdittava, että salassa pidettäviä tietoja ei viedä yleiseen tietoverkkoon ja että yksityisyyden suoja henkilötietojen käsittelyssä toteutuu. 28 § Vammaisneuvosto Vammaisten henkilöiden osallistumis- ja vaikuttamismahdollisuuksien varmistamiseksi kunnanhallituksen on asetettava vammaisneuvosto. Vammaisneuvosto voi olla useamman kunnan yhteinen. Vammaisilla henkilöillä sekä heidän omaisillaan ja järjestöillään tulee olla vammaisneuvostossa riittävä edustus. Kunnanhallituksen on huolehdittava vammaisneuvoston toimintaedellytyksistä. Viestinnässä on käytettävä selkeää ja ymmärrettävää kieltä ja otettava huomioon kunnan eri asukasryhmien tarpeet. Vammaisneuvostolle on annettava mahdollisuus vaikuttaa kunnan eri toimialojen toiminnan suunnitteluun, valmisteluun ja seurantaan asioissa, joilla on merkitystä vammaisten henkilöiden hyvinvoinnin, terveyden, osallisuuden, elinympäristön, asumisen, liikkumisen tai päivittäisistä toiminnoista suoriutumisen taikka heidän tarvitsemiensa palvelujen kannalta. 29 § Viestintä Kunnan toiminnasta on tiedotettava asukkaille, palvelujen käyttäjille, järjestöille ja muille yhteisöille. Kunnan tulee antaa riittävästi tietoja kunnan järjestämistä palveluista, taloudesta, kunnassa valmistelussa olevista asioista, niitä koskevista suunnitelmista, asioiden käsittelystä, tehdyistä päätöksistä ja päätösten vaikutuksista. Kunnan on tiedotettava, millä tavoin päätösten valmisteluun voi osallistua ja vaikuttaa. Hallintolaki 34 § Asianosaisen kuuleminen Asianosaiselle on ennen asian ratkaisemista varattava tilaisuus lausua mielipiteensä asiasta sekä antaa selityksensä sellaisista vaatimuksista ja selvityksistä, jotka saattavat vaikuttaa asian ratkaisuun. Asian saa ratkaista asianosaista kuulematta, jos: 1) vaatimus jätetään tutkimatta tai hylätään heti perusteettomana; 2) asia koskee palvelussuhteeseen tai vapaaehtoiseen koulutukseen ottamista; 3) asia koskee hakijan ominaisuuksien arviointiin perustuvan edun myöntämistä; 4) kuuleminen saattaa vaarantaa päätöksen tarkoituksen toteutumisen tai kuulemisesta aiheutuva asian käsittelyn viivästyminen aiheuttaa huomattavaa haittaa ihmisten terveydelle, yleiselle turvallisuudelle taikka ympäristölle; 18 Iin kuntakonsernin viestintäohje, liite 1: Keskeisimmät kuntaviestintää säätelevät lait tai 5) hyväksytään vaatimus, joka ei koske toista asianosaista tai kuuleminen on muusta syystä ilmeisen tarpeetonta. muuten sen lukuun toimivalle toimeksiantotehtävän suorittamista varten. 41 § Vaikuttamismahdollisuuksien varaaminen Jos asian ratkaisulla voi olla huomattava vaikutus muiden kuin asianosaisten elinympäristöön, työntekoon tai muihin oloihin, viranomaisen tulee varata näille henkilöille mahdollisuus saada tietoja asian käsittelyn lähtökohdista ja tavoitteista sekä lausua mielipiteensä asiasta. Viranomaisen asiakirjana ei pidetä 5 momentissa säädetyin poikkeuksin: Asian vireilläolosta ja vaikuttamis-mahdollisuuksien käyttämisestä on ilmoitettava asian merkityksen ja laajuuden kannalta sopivalla tavalla. Asian vireilläolosta ei kuitenkaan tarvitse ilmoittaa, jos se vaarantaa ratkaisun tarkoituksen toteutumisen tai aiheuttaa muuta merkittävää haittaa taikka jos se on ilmeisen tarpeetonta. 2) viranomaisen palveluksessa olevan tai viranomaisen toimeksiannosta toimivan laatimia muistiinpanoja taikka sellaisia luonnoksia, joita laatija ei ole vielä antanut esittelyä tai muuta asian käsittelyä varten; Julkisuuslaki 4) asiakirjaa, joka on annettu viranomaiselle yksityisen lukuun suoritettavaa tehtävää varten tai laadittu sen suorittamiseksi; 5 § Viranomaisen asiakirja Asiakirjalla tarkoitetaan tässä laissa kirjallisen ja kuvallisen esityksen lisäksi sellaista käyttönsä vuoksi yhteen kuuluviksi tarkoitetuista merkeistä muodostuvaa tiettyä kohdetta tai asiaa koskevaa viestiä, joka on saatavissa selville vain automaattisen tietojenkäsittelyn tai äänen- ja kuvantoistolaitteiden taikka muiden apuvälineiden avulla. Viranomaisen asiakirjalla tarkoitetaan viranomaisen hallussa olevaa asiakirjaa, jonka viranomainen tai sen palveluksessa oleva on laatinut taikka joka on toimitettu viranomaiselle asian käsittelyä varten tai muuten sen toimialaan tai tehtäviin kuuluvassa asiassa. Viranomaisen laatimana pidetään myös asiakirjaa, joka on laadittu viranomaisen antaman toimeksiannon johdosta, ja viranomaiselle toimitettuna asiakirjana asiakirjaa, joka on annettu viranomaisen toimeksiannosta tai 1) viranomaisen palveluksessa olevalle tai luottamushenkilölle hänen muun tehtävänsä tai asemansa vuoksi lähetettyä kirjettä tai muuta asiakirjaa; 3) viranomaisen sisäistä koulutusta, tiedonhakua tai muuta niihin verrattavaa sisäistä käyttöä varten hankittuja asiakirjoja; 5) viranomaiselle löytötavarana jäänyttä tai toimitettua asiakirjaa. Lakia sovelletaan viranomaisissa työskentelevien sekä viranomaisten ja niiden lukuun toimivien yksityisten ja yhteisöjen välisiä neuvotteluja, yhteydenpitoa ja muuta niihin verrattavaa viranomaisten sisäistä työskentelyä varten laadittuihin asiakirjoihin vain, jos asiakirjat sisältävät sellaisia tietoja, että ne arkistolainsäädännön mukaan on liitettävä arkistoon. Jos asiakirjat kuitenkin liitetään arkistoon, viranomainen voi määrätä, että tietoja niistä saa antaa vain viranomaisen luvalla. 19 Iin kuntakonsernin viestintäohje, liite 1: Keskeisimmät kuntaviestintää säätelevät lait Mitä asiakirjan salassapidosta tämän lain 24 §:ssä tai muussa laissa säädetään, sovelletaan myös 3 momentin 2 kohdassa ja 4 momentissa tarkoitettuihin asiakirjoihin. 6 § Viranomaisen laatiman asiakirjan julkiseksi tuleminen Viranomaisen laatima asiakirja tulee julkiseksi, jollei asiakirjan julkisuudesta taikka salassapidosta tai muusta tietojen saantia koskevasta rajoituksesta tässä tai muussa laissa säädetä, seuraavasti: 1) jatkuvasti ylläpidettävän diaarin ja muun luettelon merkintä, kun se on tehty; syyttäjän diaarintiedot epäillyistä tulevat kuitenkin julkisiksi vasta, kun epäiltyä koskeva haastehakemus tai syyttäjän haaste on allekirjoitettu tai sitä vastaavalla tavalla varmennettu taikka kun virallinen syyttäjä on päättänyt jättää syytteen nostamatta tai kun asia on jätetty sikseen; 2) tarjous-, selvitys- ja lausuntopyyntö sekä esitys, ehdotus, aloite, ilmoitus tai hakemus liiteasiakirjoineen muissa kuin 3 ja 4 kohdassa tarkoitetuissa tapauksissa, kun se on allekirjoitettu tai sitä vastaavalla tavalla varmennettu; 3) hankintaa ja urakkaa samoin kuin muuta tarjousten perusteella ratkaistavaa oikeustointa koskeva tarjouksen täydennyspyyntö ja tarjousasian käsittelyä varten laaditut selvitykset ja muut asiakirjat, kun sopimus asiassa on tehty; 4) ministeriöiden ja niiden hallinnonalaan kuuluvien virastojen ja laitosten talousarvioehdotukset, kun valtiovarainministeriö on allekirjoittanut ensimmäisen kannanottonsa talousarvioehdotukseksi, ja tämän jälkeen ministeriöiden valtiovarainministeriölle lähettämät ehdotukset sekä muut talousarvioesityksen valmistelua varten laaditut ja siihen sisällytetyt ehdotukset, kun esitys on annettu eduskunnalle; 5) tutkimus ja tilasto sekä niihin verrattavissa oleva yleisesti merkittävän ratkaisun tai suunnitelman esillä olevia vaihtoehtoja, niiden perusteita ja vaikutuksia kuvaava itsenäisen kokonaisuuden muodostava selvitys, silloinkin kun se liittyy muuten keskeneräiseen asiaan, kun se on valmis käyttötarkoitukseensa; 6) pöytäkirja, kun se tarkastuksen jälkeen on allekirjoitettu tai sitä vastaavalla tavalla varmennettu, jollei sitä ole laadittu asian valmistelemiseksi tai viranomaisen sisäistä työskentelyä varten; 7) tuomioistuimen päätös ja tuomio, kun ratkaisu on annettu tai kun se on asianosaisen saatavissa; 8) päätös, lausunto, toimituskirja ja viranomaisen sopimusosapuolena tekemä ratkaisu sekä niiden käsittelyä varten viranomaisessa laaditut muistiot, pöytäkirjat ja muut kuin 1-3 tai 5-7 kohdassa tarkoitetut asiakirjat, kun päätös, lausunto, toimituskirja tai sopimus on allekirjoitettu tai sitä vastaavalla tavalla varmennettu; 9) muu kuin 1-3 sekä 5-8 kohdassa tarkoitettu asiakirja, kun asia, jota se koskee, on siinä viranomaisessa käsitelty loppuun. Komiteanmietintö, selvitys tai muu vastaava yleiseen jakeluun tarkoitettu asiakirja tulee 1 momentista poiketen julkiseksi, kun se on viranomaisen hallussa jakelua varten. Jos asiassa annetaan toimituskirja tai muu asiakirja, viranomaisen on huolehdittava mahdollisuuksiensa mukaan tarvittaessa siitä, että asianosainen voi saada asiakirjan sisällöstä tiedon ennen sen julkiseksi tulemista. 7 § Viranomaiselle toimitetun asiakirjan julkiseksi tuleminen Viranomaiselle asian käsittelyä varten tai muuten sen toimialaan tai 20 Iin kuntakonsernin viestintäohje, liite 1: Keskeisimmät kuntaviestintää säätelevät lait tehtäviin kuuluvassa asiassa toimitettu asiakirja tulee julkiseksi, kun viranomainen on sen saanut, jollei asiakirjan julkisuudesta taikka salassapidosta tai muusta tietojen saantia koskevasta rajoituksesta tässä tai muussa laissa säädetä. Asiantuntijalausunnot ja muut sellaiset asiakirjat, jotka on päätetty avata tiettynä ajankohtana tai tietyn määräajan jälkeen, tulevat 1 momentissa tarkoitetuin rajoituksin julkisiksi, kun ne avataan. Viranomaiselle toimitetut hankinta-, urakka- ja muut tarjouskilpailun perusteella ratkaistavaa oikeustointa koskevat tarjoukset tulevat 1 momentissa mainituin rajoituksin julkisiksi vasta, kun sopimus on tehty. Asiakirja, jonka sisältö on saatavissa selville vain apuvälinein, tulee julkiseksi, jollei salassapitosäännöksistä tai muista tietojen saantia koskevista rajoituksista muuta johdu, aikaisintaan silloin, kun se on viranomaisen tai tämän lukuun toimivan käytettävissä. 9 § Tiedonsaanti julkisesta asiakirjasta Jokaisella on oikeus saada tieto viranomaisen asiakirjasta, joka on julkinen. Tiedon antaminen asiakirjasta, joka 6 ja 7 §:n mukaan ei ole vielä julkinen, on viranomaisen harkinnassa. Harkinnassa on otettava huomioon, mitä 17 §:ssä säädetään. 10 § Tiedonsaanti salassa pidettävästä asiakirjasta Salassa pidettävästä viranomaisen asiakirjasta tai sen sisällöstä saa antaa tiedon vain, jos niin erikseen tässä laissa säädetään. Kun vain osa asiakirjasta on salassa pidettävä, tieto on annettava asiakirjan julkisesta osasta, jos se on mahdollista niin, ettei salassa pidettävä osa tule tietoon. 19 § Viranomaisen tiedonantovelvollisuus keskeneräisissä asioissa Viranomaisen on, jollei salassapitosäännöksistä muuta johdu, pidettävä saatavissa asiakirjoja, joista selviävät tiedot: 1) lainsäädännön uudistamista koskevan työn käynnistämisestä, sitä koskevasta toimeksiannosta, asetetusta määräajasta sekä valmistelusta vastaavasta henkilöstä; 2) valmisteilla olevista yleisesti merkittäviä kysymyksiä koskevista suunnitelmista, selvityksistä ja ratkaisuista. Viranomaisen on pyydettäessä annettava suullisesti tai muulla sopivalla tavalla tietoja 1momentissa mainittujen asioiden käsittelyvaiheesta, esillä olevista vaihtoehdoista ja niiden vaikutusten arvioinneista sekä asiaan liittyvistä yksilöiden ja yhteisöjen vaikutusmahdollisuuksista. 20 § Viranomaisen velvollisuus tuottaa ja jakaa tietoa Viranomaisen on edistettävä toimintansa avoimuutta ja tässä tarkoituksessa tarvittaessa laadittava oppaita, tilastoja ja muita julkaisuja sekä tietoaineistoja palveluistaan, ratkaisukäytännöstään sekä yhteiskuntaoloista ja niiden kehityksestä toimialallaan. Laatimisvelvollisuuden tarvetta arvioitaessa on otettava huomioon, missä määrin viranomaisen toiminnasta on saatavissa tietoja asiakirjojen julkisuuden avulla tai yleisen tilastotuotannon perusteella. Viranomaisen on tiedotettava toiminnastaan ja palveluistaan sekä yksilöiden ja yhteisöjen oikeuksista ja velvollisuuksista toimialaansa liittyvissä asioissa. Viranomaisten on huolehdittava siitä, että yleisön tiedonsaannin kannalta keskeiset asiakirjat tai niitä koskevat luettelot ovat tarpeen 21 Iin kuntakonsernin viestintäohje, liite 1: Keskeisimmät kuntaviestintää säätelevät lait mukaan saatavissa kirjastoissa tai yleisissä tietoverkoissa taikka muilla yleisön helposti käytettävissä olevilla keinoilla. ilmaista sivullisille asianosaisaseman perusteella saatuja salassa pidettäviä tietoja, jotka koskevat muita kuin asianosaista itseään. 22 § Asiakirjasalaisuus Viranomaisen asiakirja on pidettävä salassa, jos se tässä tai muussa laissa on säädetty salassa pidettäväksi tai jos viranomainen lain nojalla on määrännyt sen salassa pidettäväksi taikka jos se sisältää tietoja, joista on lailla säädetty vaitiolovelvollisuus. Edellä 1 tai 2 momentissa tarkoitettu henkilö ei saa käyttää salassa pidettäviä tietoja omaksi taikka toisen hyödyksi tai toisen vahingoksi. Asianosainen, hänen edustajansa tai avustajansa saa kuitenkin käyttää muita kuin asianosaista itseään koskevia tietoja, kun kysymys on sen oikeuden, edun tai velvollisuuden hoitamista koskevasta asiasta, johon asianosaisen tiedonsaantioikeus on perustunut. Salassa pidettävää viranomaisen asiakirjaa tai sen kopiota tai tulostetta siitä ei saa näyttää eikä luovuttaa sivulliselle eikä antaa sitä teknisen käyttöyhteyden avulla tai muulla tavalla sivullisen nähtäväksi tai käytettäväksi. 23 § Vaitiolovelvollisuus ja hyväksikäyttökielto Viranomaisen palveluksessa oleva samoin kuin luottamustehtävää hoitava ei saa paljastaa asiakirjan salassa pidettävää sisältöä tai tietoa, joka asiakirjaan merkittynä olisi salassa pidettävä, eikä muutakaan viranomaisessa toimiessaan tietoonsa saamaa seikkaa, josta lailla on säädetty vaitiolovelvollisuus. Vaitiolovelvollisuuden piiriin kuuluvaa tietoa ei saa paljastaa senkään jälkeen, kun toiminta viranomaisessa tai tehtävän hoitaminen viranomaisen lukuun on päättynyt. Mitä 1 momentissa säädetään, koskee myös sitä, joka harjoittelijana tai muutoin toimii viranomaisessa taikka toimii viranomaisen toimeksiannosta tai toimeksiantotehtävää hoitavan palveluksessa taikka joka on saanut salassa pidettäviä tietoja lain tai lain nojalla annetun luvan nojalla, jollei laista tai sen nojalla annetusta luvasta muuta johdu. Asianosainen, hänen edustajansa tai avustajansa ei saa Maankäyttö- ja rakennuslaki 1 § Lain yleinen tavoite Tämän lain tavoitteena on järjestää alueiden käyttö ja rakentaminen niin, että siinä luodaan edellytykset hyvälle elinympäristölle sekä edistetään ekologisesti, taloudellisesti, sosiaalisesti ja kulttuurisesti kestävää kehitystä. Tavoitteena on myös turvata jokaisen osallistumismahdollisuus asioiden valmisteluun, suunnittelun laatu ja vuorovaikutteisuus, asiantuntemuksen monipuolisuus sekä avoin tiedottaminen käsiteltävinä olevissa asioissa. 6 § Vuorovaikutus ja kaavoituksesta tiedottaminen Kaavaa valmisteltaessa on oltava vuorovaikutuksessa niiden henkilöiden ja yhteisöjen kanssa, joiden oloihin tai etuihin kaava saattaa huomattavasti vaikuttaa, siten kuin jäljempänä tässä laissa säädetään. Kaavoja valmistelevien viranomaisten on tiedotettava kaavoituksesta sillä tavoin, että niillä, joita asia koskee, on mahdollisuus seurata kaavoitusta ja vaikuttaa siihen. 22 Iin kuntakonsernin viestintäohje, liite 1: Keskeisimmät kuntaviestintää säätelevät lait 7 § Kaavoituskatsaus Kunnan tulee vähintään kerran vuodessa laatia katsaus kunnassa ja maakunnan liitossa vireillä olevista ja lähiaikoina vireille tulevista kaavaasioista, jotka eivät ole merkitykseltään vähäisiä (kaavoituskatsaus). Siinä selostetaan lyhyesti kaava-asiat ja niiden käsittelyvaiheet sekä sellaiset päätökset ja muut toimet, joilla on välitöntä vaikutusta kaavoituksen lähtökohtiin, tavoitteisiin, sisältöön ja toteuttamiseen. Kaavoituskatsauksesta on tiedotettava sen tarkoituksen kannalta sopivalla tavalla. 23 Iin kuntakonsernin viestintäohje, liite 2: Kuntalaisaloitteen käsittely Kuntalaisaloite on lähivaikuttamisen keino, jolla kuntalainen voi tuoda äänensä kuuluviin. Jokaisella iiläisellä on oikeus tehdä aloitteita Iin kunnan toimintaa koskevissa asioissa. Kuntalaisaloite saa olla sisällöltään ja muodoltaan vapaamuotoinen mutta aloitteen tulee selkeästi koskea kunnan toimintaa. Aloitteena ei voi tehdä esimerkiksi tiedusteluja tai henkilökohtaisia hakemuksia ja anomuksia. Aloiteoikeus on ikärajaton ja oikeuttaa kuntalaisten lisäksi myös henkilöt, jotka hallitsevat tai omistavat Iin kunnassa sijaitsevaa kiinteää omaisuutta sekä yhteisöt, laitokset ja säätiöt, joiden kotipaikka sijaitsee kunnassa. Aloitteen voi tehdä yksittäinen kunnan jäsen tai useampi jäsen yhdessä. Kuntalaisaloitteen toimittaminen Allekirjoitettu kuntalaisaloite toimitetaan Iin kunnan kirjaamoon postitse tai sähköisesti kuntalaisaloite.fi –verkkopalvelun kautta. Nimettömiä aloitteita ei käsitellä. Kaikki kuntalaisaloite.fi- verkkopalvelussa tehdyt aloitteet ovat julkisia. Verkkopalvelussa voi myös kannattaa muiden tekemiä aloitteita (kerätä nimiä). Valtuustokäsittelyyn tähtäävä aloite: Jos aloitteen tekee vähintään kaksi prosenttia äänioikeutetuista kuntalaisista, on se käsiteltävä valtuustossa kuuden kuukauden kuluessa, mikäli asia kuuluu valtuuston toimivaltaan. Aloite kunnallisesta kansanäänestyksestä: Vähintään viisi prosenttia äänioikeutetuista kunnan asukkaista voi tehdä aloitteen kunnallisen kansanäänestyksen järjestämisestä. Tällöin valtuuston on viipymättä päätettävä, toimitetaanko aloitteessa tarkoitettu kansanäänestys. Jokainen kuntalaisaloite käsitellään Kunnassa aloite ohjataan sen viranomaisen käsiteltäväksi, jonka toimialueeseen se ensisijaisesti kuuluu esimerkiksi viranhaltija tai lautakunta. Kunnan on ilmoitettava aloitteen tekijälle aloitteen johdosta suoritetut toimenpiteet kuukauden kuluessa aloitteen saapumisesta. Lisäksi kunnanvaltuuston tietoon on saatettava vähintään kerran vuodessa sen toimivaltaan kuuluvissa asioissa tehdyt aloitteet ja niiden johdosta suoritetut toimenpiteet. 22 Iin kuntakonsernin viestintäohje, liite 2: Kuntalaisaloitteen käsittely Aloitteen vastaanotto Avaaminen ja rekisteröinti •Kuntalaisaloite liitteineen saapuu kirjaamoon sähköpostitse tai postitse. •Kirjaamo tallentaa sähköpostitse saapuneen aloitteen liitteineen tai skannaa postitse saapuneet paperiasiakirjat asianhallintaohjelmistoon. •Kirjaamo rekisteröi kuntalaisaloitteen Dynasty asianhallintaohjelmist oon ja liittää aloitteen liitteineen ko. ohjelmistoon •Kirjaamo lähettää kuntalaisaloitteen lähettäjälle kuittauksen aloitteen vastaanottamisesta sähköpostitse tai kirjeellä. •Kirjaamo ohjaa asian suoraan oikeaksi katsomalleen organisaatioyksikölle -käytännössä osaston/yksikön päällikölle - tai suoraan vastuuhenkilölle, jos henkilö on tiedossa. Kopio kaikista vastaanotetuista kuntalaisaloitteista toimitetaan lisäksi tiedoksi kunnanjohtajalle. Valmistelu •Asian valmistelija selvittää asiaa ja pyytää tarvittaessa kommentteja tai lausuntoja muilta asiantuntijoilta. •Mahdollisista välitoimenpiteistä viedään tiedot Dynasty asianhallintaohjelmist oon. Aloitteesta päättäminen •Päättäjä on yleensä organisaatioyksikön päällikkö tai toimialueen toimielin (lautakunta/ johtokunta) •Toimielimen tai viranhaltijan kuntalaisaloitetta koskeva päätös ja kirjeenvaihto sisällytetään asianhallintaohjelmist oon kuten muutkin päätökset ja asiakirjat. •Jos asiasta ei voida antaa lopullista päätöstä kuntalaisaloitteen käsittelyaikana (1 kk), on lopullisen päätöksen tapahduttua aloitteen tekijälle lähetettävä tieto aloitteen edistymisestä. Aloitteesta ilmoittaminen •Toimistosihteeri tai päättävä viranhaltija lähettää vastauksen/ päätöksen sähköpostitse tai kirjeellä vastaanottajalle ja jakelussa mainituille. Arkistointi •Toimielin-/ viranhaltija, jonka toimialaan aloite kuuluu, arkistoi kuntalaisaloiteasiakirjat paperi muodossa. •Saapunut kuntalaisaloite liitteineen sekä annettu vastaus aloitteeseen säilytetään pysyvästi. 23 Iin kuntakonsernin viestintäohje Liite 3: Kunnan ilmoitusten julkaiseminen vuonna 2015 Kuntalain 64 §:n mukaan ”Kunnan ilmoitukset saatetaan tiedoksi julkaisemalla ne julkisten kuulutusten ilmoitustaululla sekä tarpeen vaatiessa muulla kunnan päättämällä tavalla”. Kuntalaissa tai Iin kunnan hallintosäännössä ei ole määritelty edellistä tarkemmin siitä, mikä toimielin päättää ilmoitustavasta. Tällöin voidaan lähtökohtana pitää sitä, että valtuusto päättää menettelytavoista sekä päätösvallan rajoista. Kunnanvaltuusto on päättänyt (Kvalt 02.02.2015 § 4) Iin kunnan ilmoitusten julkaisemisesta vuonna 2015 alla olevan esityksen mukaisesti: A) Kunnan viralliset ilmoitukset vuonna 2015 julkaistaan kunnan julkisten kuulutusten ilmoitustaululla Iin kunnanvirastolla ja kunnan www-sivuilla. Lisäksi viralliset ilmoitukset julkaistaan Rantapohja- ja Lounais-Lappi-lehdissä sekä tarvittaessa Sanomalehti Kalevassa. Ilmoituspäätöksen soveltamisohje: 1. Virkailmoitukset julkaistaan täyttävän viranomaisen harkinnan mukaisesti. Kunnanvaltuuston täytettävistä viroista päätöksen tekee kunnanhallitus. 2. Kuntayhtymien pöytäkirjojen nähtävillä olosta sekä oikeusviranomaisten päätöksiä koskevat kuulutukset julkaistaan pelkästään kunnan virallisilla ilmoitustauluilla ja www-sivuilla. 3. Laajoista ilmoituksista voidaan julkaista pelkästään viittaus ilmoitustaululla julkaista vaan täydelliseen ilmoitukseen. Päätöksen soveltaminen yksittäistapaukseen jätetään kunnanhallituksen tai ko. toimialasta vastaavan toimielimen tehtäväksi. 4. Kunnan tervehdysilmoitukset rajoitetaan kuntaan liittyviin tai kunnassa järjestettäviin tapahtumiin liittyvään ilmoitteluun. 5. Kunnanvaltuuston kokousilmoituksissa ilmoitetaan aika, paikka ja asialista. 6. Ilmoitukset on julkaistava mahdollisuuksien mukaan myös joka talouteen jaettavassa kunnan tiedotuslehdessä. B) Lisäksi valtuuston kokouskutsu ja esityslista lähetetään valtuutetuille, kunnanhallituksen jäsenille ja kunnanjohtajalle sekä esityslista lähetetään valtuustossa edustettujen puolueiden kunnallisjärjestöjen puheenjohtajille ja sihteereille sekä kunkin valtuustoryhmän seitsemälle ensimmäiselle varavaltuutetulle. 24 Iin viestintäsuunnitelma 2015: Liite 4 Konserni- ja palveluviestintä Palveluyksikkö: Iin ateria- ja tilapalveluliikelaitos Viestinnän päävastuu: Johtaja ja esimiehet Viestinnän kohderyhmät: Asiakkaat, yhteistyökumppanit, henkilöstö Mitä tavoitteita olette asettaneet viestinnällenne? Viestinnän pitää toimia asiakkaiden, henkilökunnan, tavarantoimittajien ja muiden sidosryhmien kanssa. Asiakaspalvelu on meidän tärkeimpiä asioita, joilla voimme pitää asiakkaamme tyytyväisinä. Viestintämuodot, -kanavat ja vastuutahot: (päivittäisviestintäkanavat, sähköiset kanavat, tiedotteet, markkinointiviestintä…) Asiakastiedotteet, raportit, sähköposti, nettisivut Markkinointiviestintä, Parempaa yrityksen markkinoijaa saa hakea kuin tyytyväinen asiakas, joka kertoo ja markkinoi muille yritystä positiivisessa mielessä. Miten työyhteisöviestintä on organisoitu yksikössänne: Sähköpostitse tiedotetaan henkilöstöä. Johtoryhmän, esimiesten, kehittämistyöryhmän jne. muistiot laitetaan sähköpostitse koko henkilöstölle tiedoksi. Kuntalaisen osallistumis– ja vaikuttamiskeinot asioiden valmisteluun / päätöksentekoon: Liikelaitoksella on kerran vuodessa asiakastyytyväisyyskysely. Tuloksista tehdään raportti ja laitetaan se nettisivuille. Tuloksia käytetään hyödyksi toiminnassa. Miten viestintää seurataan ja arvioidaan: Pyritään ohjeitaan henkilöstöä lukemaan kaikki tiedotteet. Onko yksiköllänne oma voimassa oleva viestintä/markkinointisuunnitelma? (X, liitteeksi) Meillä ei ole viestintäsuunnitelmaa eikä markkinointisuunnitelmaa. Tavoitteessa, että saataisiin tehtyä tämän vuoden puolella tai ensi vuoden alussa. 25 Iin viestintäsuunnitelma 2015: Liite 4 Konserni- ja palveluviestintä Palveluyksikkö: Iin Vuokratalot Oy – ” hallinnoi ja välittää kunnan vuokrakiinteistöjä” Viestinnän päävastuu: Toimitusjohtaja Viestinnän kohderyhmät: Vuokratalojen asukkaat Mitä tavoitteita olette asettaneet viestinnällenne? Ajankohtaisten asioiden tiedottaminen asukkaille Viestintämuodot, -kanavat ja vastuutahot: Kirjoitetaan kirjeitä ja tiedotteita asukkaille (päivittäisviestintäkanavat, sähköiset kanavat, tiedotteet, markkinointiviestintä…) Miten työyhteisöviestintä on organisoitu yksikössänne: Soittamalla ja pidetään palavereita tarvittaessa Kuntalaisen osallistumis– ja vaikuttamiskeinot asioiden valmisteluun / päätöksentekoon: - Miten viestintää seurataan ja arvioidaan: Onko yksiköllänne oma voimassa oleva viestintä/markkinointisuunnitelma? (X, liitteeksi) Ei ole 26 Iin viestintäsuunnitelma 2015: Liite 4 Konserni- ja palveluviestintä Palveluyksikkö: Ii-instituutti liikelaitos/Liikunta-, tapahtumat ja nuorisotyö, Kirjasto, Kansalaisopisto ja taidekoulu, Kulttuuri Viestinnän päävastuu: Tarja Rahkola Viestinnän kohderyhmät: Mitä tavoitteita olette asettaneet viestinnällenne? Viestintämuodot, -kanavat ja vastuutahot: (päivittäisviestintäkanavat, sähköiset kanavat, tiedotteet, markkinointiviestintä…) Liikunta-, tapahtumat ja nuorisotyö: Kuntalaiset: Lapset, nuoret, työikäiset, ikäihmiset. Yhteisöt: Kylät, seurat, yhdistykset, yritykset, koulut. matkailijat. Kirjasto: kirjaston asiakkaat, sidosryhmät: koulut, päiväkodit ym., kaikki kuntalaiset. Kansalaisopisto ja taidekoulu: Kurssitarjonnasta kiinnostuneet Iin kunnan asukkaat. Liikunta-, tapahtumat ja nuorisotyö: Asiakokonaisuuksittain ja kohderyhmittäin kohdistetaan viestintä nykyresurssein tavoittaen mahdollisimman monta henkilöä. Kirjasto: Tiedottaa tehokkaasti kirjaston palveluista kaikille kuntalaisille. Markkinoida kirjaston palveluja myös kirjaston ei-käyttäjille. Kansalaisopisto ja taidekoulu: Kattava tiedottaminen Iin kansalaisopiston ja taidekoulun opintotarjonnasta. Liikunta-, tapahtumat ja nuorisotyö: Päivittäisviestintäkanavat: Facebook (Tapahtumat, Kylät, Liikunta, Nuorisotila Majakka, Nuorisotila Parkki, Etsivä Nuorisotyö Twitter (Tapahtumat, Kylät) WhatsApp (Etsivä Nuorisotyö) Sähköiset kanavat: www.iissaonilo.fi, www.kuivaniemi.fi, www.iinhamina.fi; www.kuningasjatka.fi www.nuortenideat.fi Tiedotteet: Lasten ja nuorten hiihto-, kesä- ja syyslomaesitteet (1600 kpl repuissa) Iin Hyvät Tuulet (kalenteri, tiedotteet ja jutut) IiHappens kesä (5000 kpl jakelu koko Ii) Lehdet: Iin Lumivalakiat, Iloinen Iijokipyöräily, Kuningasjätkä – Iin Tukkilaiskisat, Kuivaniemen Pitäjämarkkinat, Iin Wanhan Haminan Joulumarkkinat (VKK-Media Oy/Pudasjärvi -lehden yhteistyöllä jakelu joka talouteen koko Ii) Markkinointiviestintä: Lehti-ilmoitukset paikallislehdet Rantapohja, Kaleva, Pohjolan Sanomat, Oulu lehti, Forum24 27 Iin viestintäsuunnitelma 2015: Liite 4 Konserni- ja palveluviestintä Kirjasto: Kirjaston kotisivut, facebook, kirjaston blogi, ilmoitustaulut, Iin hyvät tuulet. Tiedotusvastuu kirjastonjohtajalla. Yhteiset viestintäkanavat Ii-instituutin kanssa kuten Ii happens. Kansalaisopisto ja taidekoulu: Kunnan kotisivut: kansalaisopiston ja taidekoulun alasivut, paikallislehdet ja Iin hyvät tuulet, kuntalaisille jaettava opiston opinto-ohjelma, kouluihin jaettavat tiedotteet. Kurssiperuutuksissa ja muun kurssi-infon lähettämisessä hyödynnetään myös sähköpostia ja numeronetti-tekstiviestipalvelua. Hellewikurssihallintaohjelma. Suunnitelmana on tehdä opistolle ja taidekoululle erilliset Facebook-profiilit. Tutkitaan myös mahdollisuutta hyödyntää Instagramia. Miten työyhteisöviestintä on organisoitu yksikössänne: Liikunta-, tapahtumat ja nuorisotyö: OrIi ja OrIi-instituutti, Ii-instituutti sähköinen tietopankki (ns. kevyt, nykyresurssein toteutettava Intranet opinnäytetyönä.), Tiimipalaverit, Vuosikellot, Facebook Kirjasto: Tiimipalaverit joka toinen viikko, s-postiviestit koko henkilökunnalle. Kuntalaisen osallistumis– ja vaikuttamiskeinot asioiden valmisteluun / päätöksentekoon: Liikunta-, tapahtumat ja nuorisotyö: Webropol kyselyt (hyvinvointi, kylät, seurat, nuoret). Yllätetään yhteiskunta –tilaisuudet. Nuorisovaltuusto Iin kylien neuvottelukunta. Liikuntaneuvosto. Kuntalaisaloitteet. Some –aktiivisuus. Kirjasto: Asiakaskyselyt Kansalaisopisto ja taidekoulu: Kurssitoiveita otetaan vastaan: palautemuoto on vapaa. Suunniteltu Facebook-profiili on mahdollisesti uusi viestintä-/palautekanava myös kuntalaisille Liikunta-, tapahtumat ja nuorisotyö: Kävijämäärät/markkinointiin käytetyt varat ilmoitetaan sähköisellä lomakkeella, jolloin voidaan laskea panos-tuotos suhde. Liikunta-, tapahtumat ja nuorisotyö on some –aktiivinen. Kirjasto: Kirjasto on some-aktiivinen Kansalaisopisto ja taidekoulu:Kursseille ilmoittautujien määrä Miten viestintää seurataan ja arvioidaan: Onko yksiköllänne oma voimassa oleva viestintä/markkinointisuunnitelma? (X, liitteeksi) Ei voimassa olevaa viestintä/markkinointisuunnitelmaa 28 Iin viestintäsuunnitelma 2015: Liite 4 Konserni- ja palveluviestintä Palveluyksikkö: Iilaakso Oy – ”Iin kunnan kiinteistöjen rakennuttaminen, vuokraus ja tekninen isännöinti” Viestinnän päävastuu: Toimitusjohtaja Viestinnän kohderyhmät: Mitä tavoitteita olette asettaneet viestinnällenne? Kiinteistöjen vuokralaiset ja kokousasiakkaat, kuntalaiset, ympäristö- ja energia-alan järjestöt Teollisuus-, kokous- ja toimitilojen vuokrausasteen nostaminen / onnistunut markkinointiviestintä Iilaakso Oy tunnetaan alueen energia-asiantuntijana o Uusiutuvan energian käytön tukeminen ja energiatehokkuuden parantaminen kunnan omissa toimissa, iiläisissä yrityksissä ja kotitalouksissa. Iilaakso aktiivisesti kannustaa yrityksiä investoimaan alueelle ja pilotoi mm. sähköautojen ja aurinkokeräinten käyttöönottoa. Viestintämuodot, -kanavat ja vastuutahot: Viestintää toteutetaan yhteistyössä Micropolis Oy:n kanssa. Päivittäisviestintäkanavat: (päivittäisviestintäkanavat, sähköiset verkkosivut (iilaakso.fi) kanavat, tiedotteet, markkinointiviestintä…) sähköpostitiedotteet (asiakasyritykset) Markkinointiviestintä: Lehti-ilmoitukset/mainokset, opastaulut, kiinteistöalan messut Uusiutuvan energian tapahtumien järjestäminen ja yhteishankintatilaisuudet Viestintäyhteistyö HINKU Foorumi jäsenkuntien kanssa ja yhteistapahtumat Artikkeleita ympäristö ja energia-alan lehdissä (mediayhteistyö) Miten työyhteisöviestintä on organisoitu yksikössänne: Työyhteisöviestintä: Henkilöstöpalaverit, extranet Kuntalaisen osallistumis– ja vaikuttamiskeinot asioiden valmisteluun / päätöksentekoon: Yhteishankintatilaisuuksissa (aurinkoenergia) kuntalaisilla oli mahdollisuus vaikuttaa mm. tarjouspyyntöjen laadinnassa. Miten viestintää seurataan ja arvioidaan: Verkkosivuston kävijämäärät, tapahtumien kävijämäärät, julkaisut mediassa Onko yksiköllänne oma voimassa oleva viestintä/markkinointisuunnitelma? (X, liitteeksi) Viestintäsuunnitelma vuodelta 2009–2013, jolloin kuntamarkkinointi oli osa Iilaakso Oy:n toimintaa. 29 Iin viestintäsuunnitelma 2015: Liite 4 Konserni- ja palveluviestintä Palveluyksikkö: Micropolis Oy – Projektitoiminta & työllisyys (ei kosketa kuntamarkkinointia) Viestinnän päävastuu: Toimitusjohtaja, Projektipäälliköt Viestinnän kohderyhmät: Projektit: Ympäristö- ja energiahankkeissa kohderyhmänä ovat Oulun seudun kunnat, kiinteistöjä omistavat yritykset ja yhdistykset sekä kuntalaiset. Hankkeiden myötä tavoitellaan uusia mahdollisuuksia maaseudun kehittämiselle. Työllisyys: iiläiset toimijat: yritykset, yrittäjät, rekrytointiyritykset, yläkoulu ja lukio (koululaisten kesätyöt), ammatilliset oppilaitokset (valmistuvat nuoret ja aikuisopiskelijat), työllistämisen ja työllistämishankkeiden puitteissa yhteistyökumppaneina muut kunnat ja viranomaiset (esim. TE-toimisto, ELY-keskus, ministeriöt, maakuntaliitto, Kuntaliitto). Mitä tavoitteita olette asettaneet Projektit: viestinnällenne? Osallistaa ja tiedottaa kohderyhmää hankkeessa tehtävistä selvityksistä ja laskentamalleista. Raportteja ja tuloksia hyödynnetään uusiutuvaan energiaan ja vähähiilisyyteen siirtymisessä. Laajalle yleisölle tiedotetaan hankkeen etenemisestä ja tuloksista. Viestinnän avulla osaaminen, innovaatiot ja yhteistyö maaseudulla lisääntyvät. Työllisyys: Neuvontaa työllistämisestä ja viranomaismääräyksistä ja –menettelyistä Tarjota helppo ja nopea kohtaamispaikka työpaikkojen, työtilaisuuksien ja työntekijöiden keskuuteen (ii.fi/rekry , erilaiset IiRekry tapahtumat) tiedotetaan www-sivujen, sähköpostin ja mediauutisten ja –artikkeleiden välityksellä ajankohtaisista asioista kannustetaan yrityksiä erityisesti nuorten työllistämiseen (paras kesätyöpaikkakampanja) kannustetaan nuoria aktiivisuteen työllistymisessä mm. tapahtumin ja arvonnoin Viestintämuodot, -kanavat ja vastuutahot: Päivittäisviestintäkanavat: verkkosivut (micropolis.fi , greenpolis.fi , ii.fi/rekry) (päivittäisviestintäkanavat, sähköiset uutiskirjeet kanavat, tiedotteet, markkinointiviestintä…) Markkinointiviestintä: Uusiutuvan energian tapahtumien järjestäminen Viestintäyhteistyö HINKU Foorumi jäsenkuntien ja Iilaakso Oy:n kanssa Artikkeleita ympäristö ja energia-alan lehdissä (mediayhteistyö) IiRekry tapahtumat Miten työyhteisöviestintä on organisoitu yksikössänne: Työyhteisöviestintä: Henkilöstö, -tiimipalaverit 30 Iin viestintäsuunnitelma 2015: Liite 4 Konserni- ja palveluviestintä Kuntalaisen osallistumis– ja vaikuttamiskeinot asioiden valmisteluun / päätöksentekoon: Asiakaspalautteet. Kampanjaosallistuminen. Miten viestintää seurataan ja arvioidaan: Verkkosivuston kävijämäärät, tapahtumien kävijämäärät, julkaisujen määrä mediassa. Tapahtumien osallistujapalaute. Onko yksiköllänne oma voimassa oleva viestintä/markkinointisuunnitelma? (X, liitteeksi) Hankkeet laativat osana rahoitushakemusta/suunnitelmaa projektikohtaisen viestintäsuunnitelman. Tiedotteissa, julkaisuissa, ilmoituksissa eli kaikessa kirjallisessa viestinnässä niin painetussa kuin sähköisessä muodossa noudatetaan rahoitusohjelman laatimaa viestintä- ja graafista ohjeistusta. 31 Iin viestintäsuunnitelma 2015: Liite 4 Konserni- ja palveluviestintä Palveluyksikkö: IIN VESILIIKELAITOS Viestinnän päävastuu: Kunnallistekniikan päällikkö / vesiliikelaitoksen johtaja Viestinnän kohderyhmät: Asiakkaat Henkilöstö kunnan organisaatiot Mitä tavoitteita olette asettaneet viestinnällenne? Oikea-aikaisuus Riittävä kattavuus Nopeus Todenmukaisuus Viestintämuodot, -kanavat ja vastuutahot: (päivittäisviestintäkanavat, sähköiset kanavat, tiedotteet, markkinointiviestintä…) Päivittäisviestintä: Kunnan nettisivut Posti asiakasrekisterin mukaan Erityis-/häiriötilanteet: Viranomaistiedote yhteistyössä pelastuslaitoksen kanssa ’Laputus’ asiakaskiinteistöille Kunnan nettisivut Posti asiakasrekisterin mukaan Miten työyhteisöviestintä on organisoitu yksikössänne: Toimistosihteeri Liikelaitoksen johtaja Vesihuoltomestari Muu henkilöstö Kuntalaisen osallistumis– ja vaikuttamiskeinot asioiden valmisteluun / päätöksentekoon: Suunnitelmien esittely yleisötilaisuuksissa ennen päätöksentekoa. Putkien ja laitteiden sijoituslupien neuvottelu maanomistajien kanssa Miten viestintää seurataan ja arvioidaan: Asiakaspalautteen määrällä Onko yksiköllänne oma voimassa oleva viestintä/markkinointisuunnitelma? (X, liitteeksi) Kriisiviestintäkortti 14.11.2014 32 Iin viestintäsuunnitelma 2015: Liite 4 Konserni- ja palveluviestintä Palveluyksikkö: Iin Energia Oy Viestinnän päävastuu: Toimitusjohtaja Viestinnän kohderyhmät: Iin Energian asiakkaat Mitä tavoitteita olette asettaneet viestinnällenne? Asiakastyytyväisyyden parantaminen Nykyisten myyntiasemien säilyttäminen Myynnin laajentaminen Kuivaniemelle Viestintämuodot, -kanavat ja vastuutahot: (päivittäisviestintäkanavat, sähköiset kanavat, tiedotteet, markkinointiviestintä…) Sähkönjakeluhäiriöt: Tekstiviesti, verkkosivut, vastuu verkostopäällikkö Markkinointiviestintä: Paikallislehdet, kuntatiedote Hyvät Tuulet, vastuu toimitusjohtaja Suoramarkkinointi: Mainoskirjeet, yleisötilaisuudet, vastuu asiakaspalvelu ja toimitusjohtaja Miten työyhteisöviestintä on organisoitu yksikössänne: Välitön suullinen viestintä, yhteispalaverit Kuntalaisen osallistumis– ja vaikuttamiskeinot asioiden valmisteluun / päätöksentekoon: asiakaspalvelu@iinenergia.fi Henkilökohtaiset puhelin palautteet Miten viestintää seurataan ja arvioidaan: Palautteet käsitellään yhteispalavereissa välittömästi Onko yksiköllänne oma voimassa oleva viestintä/markkinointisuunnitelma? (X, liitteeksi) Ei ole 33 GRAAFINEN OHJEISTO 2015 Logo Värit ja typografia C0 M43 Y100 K0 R223 G155 B0 PMS 137C C55 M0 Y100 K0 R153 G186 B46 PMS 368C C90 M20 Y0 K0 R59 G142 B207 C10 M0 Y0 K25 R193 G200 B207 C3 M0 Y0 K10 R233 G236 B238 Montserrat Regular abcdefghijklmnopqrstuvwxyz ABCDEFGHIJKLMNOPQRSTUVWXYZ1234567890 Montserrat Bold abcdefghijklmnopqrstuvwxyz ABCDEFGHIJKLMNOPQRSTUVWXYZ1234567890 Open Sans Regular abcdefghijklmnopqrstuvwxyz ABCDEFGHIJKLMNOPQRSTUVWXYZ1234567890 Käyntikorttipohja ja kirjekuori Iin kunta Jokisuuntie 2 pl 24, 91101 Ii p. 08 5875 5000 f. 08 8178 600 www.ii.fi Iin kunta Jokisuuntie 2 pl 24, 91101 Ii p. 08 5875 5000 f. 08 8178 600 www.ii.fi Etunimi Sukunimi Iin kunta Jokisuuntie 2 pl 24, 91101 Ii p. 08 5875 5000 f. 08 8178 600 www.ii.fi Logon käyttö muissa yhteyksissä Titteli etunimi.sukunimi@ii.fi +358 40 123 1234 Iin kunta Jokisuuntie 2 pl 24, 91101 Ii p. 08 5875 5000 f. 08 8178 600 www.ii.fi Iin kunnan kriisiviestintäsuunnitelma Anttila Vesa & Parviainen Pekka 1 IIN KUNNAN KRIISIVIESTINTÄSUUNNITELMA Kriisiviestintä on viestintää tilanteissa, joissa organisaation toimintaedellytykset tai maine on uhattuna. Kriisi voi vaarantaa tärkeitä yhteiskunnallisia tai muita etuja ja järkyttää normaalia toimintaa, päätöksentekoa ja tiedotuskäytäntöä. Kriisi voi koskea itse organisaatiota (sisäinen kriisi) tai sen toimintaa ja siihen liittyviä palveluja ja palvelujen tuottamisen nopeutta (ulkoinen kriisi). Kriisi vaatii johtajuutta Kriisiviestintä vaatii aina johtajuuden ottamista myös julkisuudessa. Iin kunnassa kriisiviestinnän johtajuudesta vastaavat kunnanjohtaja ja toimialajohtajat. Johtaja on kriisitilanteessa keulakuva. Muut asiantuntijat ja lausunnonantajat määritellään tapauskohtaisesti. Asiantuntijat vastaavat lausuntojen antamisesta julkisuuteen antaen tapaukselle kasvot. Muu henkilöstö on apuna käytännön tiedottamisessa sekä viestintätapojen ja -kanavien valitsemisessa. Viestinnän suunnittelun lähtökohtana pidetään sitä, että suuri yleisö ja asianomaiset kansalaiset vaativat erilaista viestintää. Kriiseissä, erityisesti onnettomuustilanteissa, on usein mukana monia osapuolia ja viranomaisia. Mahdollisia osapuolia ovat pelastuslaitos, poliisi, AVI, ministeriöt, muut viranomaiset ja yritykset. Iissä erityistä huomiota täytyy kiinnittää myös Oulunkaaren kuntayhtymän ja naapurikuntien väliseen yhteistyöhön. Onnettomuustilanteissa viranomaiselle. tiedotusvastuu kuuluu pelastustöitä johtavalle Kriisiviestintään varautuminen Kriisit ja poikkeustilanteet sekä niiden vaatima viestintävalmius jaetaan kolmeen valmiustilaan: - perusvalmius, jolloin viestinnän toimenpiteet muodostavat perustan tehostettuun valmiuteen siirtymiselle - tehostettu valmius, jolloin toiminnan tasoa nostetaan uhkaavan tai jo syntyneen erityistilanteen vaatimalle tasolle - täysvalmius, jolloin kaikki voimavarat otetaan käyttöön uhkakuvan tai kriisitilanteen hallinnan vaatimalla tasolla Kriisiviestinnän perustana on toimiva arkiviestintä. Kriisitilanteessa viestinnän intensiteettiä kuitenkin nostetaan tilanteen vaatimalle tasolle. Lähtökohtana on tällöin se, että kriisitilanteessa kansalaisten tiedontarve on suuri ja siihen on pystyttävä vastaamaan viestintää tehostamalla. 2 Kriisiviestinnän toimintaperiaatteet Kriisiviestinnän perusperiaatteet ovat nopeus, avoimuus ja rehellisyys. Reaaliaikaisen tiedonvälityksen aikana myös aloitteellisuus ja ennakointi ovat tärkeitä. Kriisiviestinnän hoitaminen edellyttääkin toiminnan ja viestinnän organisoimista heti alusta lähtien. Myös myöhemmässä vaiheessa jatkuva tilannekuvan rakentaminen on välttämätöntä. Kriisitilanteen viestinnän pohjana on suunnitteluun, harjoitteluun ja ammattitaitoon perustuva valmius toimia yllättävissä tilanteissa. Viestinnässä on tunnettava myös median toimintatavat ja pystyttävä vastaamaan tiedotusvälineiden tarpeisiin. Kriisiksi määriteltävissä tilanteissa viestinnässä korostuvat aina vastuullisuus ja inhimillisyys. Aivan erityisesti silloin, kun kyseessä ovat kuolemantapaukset ja muut vakavat onnettomuudet, viestinnässä pitää huomioida eettisyys, ihmisten kohtaaminen ja läsnäolo. Kriisien aikana vuorovaikutus kansalaisten kanssa on olennaisen tärkeää. Heille on annettava mahdollisuus kysymyksiin, keskusteluun ja palautteeseen. Palaute pitää myös ottaa vakavasti. Mikä on kriisi? Kriisit voivat olla äkillisiä yllättäviä tapahtumia, jotka herättävät heti toimimaan. Toisaalta kriisi voi olla pitkän kehityskulun tulos, jonka käänteentekevä luonne valkenee vasta sitten, kun peruuttamaton vahinko on jo tapahtunut. Kriisi on usein ainutkertainen. Siihen liittyy pelkoa ja sekasortoa. Ihmisillä on poikkeuksellisen suuri tiedonjano, johon pitää pystyä vastaamaan. Tiedotustyhjiötä ei saa syntyä. Kriisiviestintää vaativia erityistilanteita ja poikkeusoloja ovat esimerkiksi 1. Toimintaa uhkaavat erityistilanteet, kuten erilaiset onnettomuudet - Tulipalot, liikenneonnettomuudet, luonnon ääriolosuhteet (myrskyt, tulvat, ympäristöonnettomuudet) 2. Hitaasti kehittyvät kriisit - Tartuntatautiepidemiat, ympäristöongelmat, työtaistelutilanne, laajaalainen maahanmuutto 3. Väkivallan teot tai uhkailut - Terrorismi, väkivallalla uhkailut, väkivaltatilanteet 4. Maineeseen liittyvät kriisit - Henkilöstö- tai talouskriisi - Organisaatioon tai sen johtoon kohdistuva julkisuuskriisi 3 5. Poikkeusolot - Suuronnettomuustilanteet - Sodanuhka tai sotatila - Aseellinen hyökkäys - Sodan jälkitila Perustiedot on pidettävä ajan tasalla Oman organisaation perustietojen on oltava aina ajan tasalla. Perustietoja ovat tiedot organisaatiorakenteesta, organisaation toiminnasta ja vastuista. Myös tietojen henkilöstöstä ja sen sijoituspaikoista, toimintatavoista ja taloudesta on oltava ajan tasalla. Kuva- ja kartta-aineiston pitää olla kunnossa. Kaikkien tietojen pitää löytyä myös paperilla, manuaalisessa muodossa. Toimintaohjeiden on oltava kunnossa (kunnanjohtaja, toimialajohtajat) - Lyhyt ohjeistus kriisitilanteessa, ns. huoneentaulu - Mallitiedote - Ohjeet tiedotustilaisuuden järjestämiseksi - Ohjeet yhteistyöhön median kanssa - Mediarekisteri, yhteystiedot myös valtakunnan mediasta - Lista verkkosivujen päivittäjistä - Oulunkaaren kuntayhtymän yhteyshenkilöiden yhteystiedot eri toimialoilta - Naapurikuntien kuntien yhteyshenkilöiden yhteystiedot - Muiden yhteistyötahojen yhteystiedot (sähkö- ja energialaitokset, tielaitos, SPR, SRK, VaPePa, metsästysseurat, maanpuolustusjärjestöt, poliisi, pelastuslaitos…) - Sisäinen puhelinluettelo yksikkötasolle Kaikkien näiden ohjeiden on oltava olemassa myös manuaalisessa muodossa. Niiden varmuuskopioiden pitää olla tallennettuna muistitikulle. Kriisitiedottamisen kansion on oltava ajan tasalla tarvittaessa mukaan otettavaksi. Myös teknisten kanavien, kuten television, radion ja kartta-aineiston on oltava johtokeskuksen käytössä. 4 Poikkeusolot ja häiriötilanteet sekä niiden edellyttämät toimintaohjeet on määritelty tarkemmin kunnan valmiussuunnitelmissa ja yksikkökohtaisissa turvallisuussuunnitelmissa. Toiminta kriisin aikana Kriisiviestinnän hoitaminen edellyttää toiminnan ja viestinnän organisoimista heti alusta lähtien. Lähtötilanteen analyysi ei kuitenkaan riitä, vaan tilannekuvaa pitää päivittää kaiken aikaa. Kriisin sattuessa on muistettava seuraavat periaatteet: Sisäinen viestintä hoidetaan ensin Tärkeintä on saada tieto tapahtuneesta mahdollisimman pian omalle esimiehelle ja yhtä lailla toisinpäin, eli tieto tapahtumasta on välitettävä nopeasti esimieheltä alaisille. Henkilöstölle tieto kulkee nopeimmin puhelimitse tai netin välityksellä. Henkilöstölle on välitettävä oikeaa tietoa tapahtumista ja kerrottava myös, ketkä vastaavat tilanteen hoitamisesta ja viestinnästä. Yhteispalvelupisteessä on oltava tieto tapahtuneesta ja siitä, kenelle asiaa koskevat puhelut ohjataan. Tämän tiedon pitää olla myös muulla asiakaspalvelussa toimivalla henkilökunnalla. On myös varmistettava, että yhteispalvelupiste kestää kuormituksen ja että sinne saadaan nopeasti hälytettyä lisäapua. Yhteispalvelupisteen pitää varautua palvelemaan myös eri kielillä. Varsinaiset kriisinumerot varataan jo etukäteen ja otetaan käyttöön tilanteen sitä vaatiessa. Palvelunumerot yleensä ruuhkautuvat, joten tärkeimmistä asioista ja kysymyksistä voidaan laatia lyhyt nauhoite, josta soittaja saa usein vastaukset kysymyksiinsä. Ulkoinen tiedottaminen Kriisiviestintä perustuu suurelta osin normaaliin tiedottamiseen, mikäli normaaliolojen viestintäkanavat ovat käytössä. Suurissa ja pitkäkestoisissa kriiseissä käytetään tehostettua viestintää, jolloin toiminnan intensiteetti muuttuu. Tiedottamisessa on huomioitava yhteistyö muiden viranomaisten kanssa, kuten poliisi ja pelastusviranomaiset. Samalla on huomioitava, kenellä on toimivalta tiedottamisessa. Yleisiä periaatteita ja huomioita Kriisitiedottamisessa on muistettava yleiset periaatteet, kuten Kerro heti ja kaikki olennainen tieto 5 Ota ohjat omiin käsiin, tiedotustyhjiö täyttyy aina. Muista jatkuva tilannekuvan ylläpitäminen ja ennakointi ”me johdamme viestintää” Johdon on tultava julkisuuteen > viestinnän uskottavuus Käytä selvää yleiskieltä, sanomien on oltava selkeitä ja lyhyitä. Viesteihin ei saa jäädä tulkinnanvaraa Välitä sama viesti kaikille osapuolille ja kaikilla kanavilla Pysy rauhallisena, jos et osaa vastata kysymyksiin, älä sano: ”En kommentoi”. Oikea tapa on sanoa ”Selvitämme asiaa ja tiedotamme siitä heti kun se on mahdollista” Seuraa uutisointia radion, television, internetin ja lehdistön kautta -> huhut ja väärinymmärrykset pitää torjua ja oikaista välittömästi Pidä päiväkirjaa (lokikirjaa) tehdyistä tiedotteista, tiedotustilaisuuksista, median yhteydenotoista ja soitoista. Sanomien vastaanottamisen ja lähettämisen merkitsijä on sovittava etukäteen Muista mahdolliset loukkaantuneiden ja uhrien omaiset ja heidän tukemisensa. Selvitä, mistä saa henkistä apua, mistä saa tietoja loukkaantuneista, mistä numerosta saa lisätietoja jne. Toimiminen median kanssa Ensimmäinen tiedotustilaisuus pidetään heti, kun ensimmäiset tiedot tapahtuneesta ovat jaettavissa Media otetaan mukaan heti alkuvaiheessa. Tiedotusvälineitä on kohdeltava tasapuolisesti Aktiivista tiedottamista on myös se, että kertoo: ”Tilanne on hallinnassa, seuraava tiedotustilaisuus pidetään silloin ja silloin” Varaudu jatkuvaan tiedonvälitykseen ja mahdollisen väärän tiedon korjaamiseen Etukäteen on tapauskohtaisesti sovittava, kuka ”antaa kriisille kasvot” ja vastaa toimittajien kysymyksiin. Lähtökohtaisesti koko kuntaa koskevat asiat tiedottaa kunnanjohtaja 6 Tiedottamisen kanavat ja keinot Viestintää hoidetaan samoilla välineillä kuin normaalioloissakin, mutta toiminta on tehostettua. Käytössä ovat seuraavat kanavat: - Tiedotteet - Verkkotiedottaminen, jossa otetaan käyttöön ns. hätäsivu osoitteessa www.iinkunta.fi. Sivustoa päivitetään jatkuvasti - Tiedotustilaisuudet - Puhelin sekä tekstiviestit - Virve - Tiedotteiden jakaminen kotitalouksiin (jakajaverkosto!) - Kaiutinautot - Palvelevat puhelinnumerot - Kriisipuhelimet, joihin ovat vastaamassa alan ammattilaiset - YLEn kautta tarvittaessa hätätiedote ja viranomaistiedote, tiedotteen antavat esim. pelastus-, poliisi- tai rajavartioviranomaiset. Tiedottaminen erityisryhmille Tiedon saaminen kriisitilanteissa myös erityisryhmille on tärkeää, joten viestinnän henkilöstöllä on oltava valmius mm. vieraskielisten tiedotteiden tekemiseen. Kunnan johtoryhmällä tulee olla tieto siitä, minkälaista väestöä milläkin asuinalueella on. Huomioitava on mm. - Lapsiperheet - Vanhukset (hoitohenkilökunnalla tieto apua tarvitsevista) - Sairaalat - Palvelutalot - Opp ila ito kset - Pä ivä kod it - Virastot - Maatilat - Maahanmuuttajat 7 Kriisin jälkihoito Viestinnän näkökulmasta huomioitavaa on, että kriisitiedottamisen onnistumisen tai epäonnistumisen kautta opitaan asioita mahdollista seuraavaa kertaa varten. Oppimista varten kriisintilanteen jälkeen käydään läpi mm. seuraavat asiat: Raportointi (kriisiviestinnän lokikirja) Jälkihoito: mahdollisten uhrien omaiset, lähiyhteisön tukeminen Maine? Vaatiiko se ”hoitamista”? Kriisitilanteessa auttamassa olleet tarvitsevat mahdollisesti tilanteen purkamista ammatti-ihmisten kanssa 8 Kriisiviestintäohjeistuksen testaus ja harjoitukset Kriisiviestintäohjeistusta on päivitettävä säännöllisesti. Organisaation sisällä, sidosryhmissä ja mediassa tapahtuu muutoksia, jotka tulee päivittää yhteystietoihin ja rekistereihin. Kriisiviestintäharjoituksia on pidettävä säännöllisin väliajoin. Usein riittää, että testataan yhteystietojen toimivuus ja paikkansapitävyys. Samalla testataan kriisiviestintää helpottamaan laaditut lomakkeet. Kriisiviestintäsuunnitelman liitteet: Kriisitiedotteen malli Puhelumuistio Kriisiviestinnän toimintapäiväkirja Organisaatiokaavio, mukana nimet ja puhelinnumerot Tiedotusvastaavien luettelo, verkkosivujen tiedottajat Tietohallinnon tuki ja yhteystiedot Yhteistyötahojen yhteistiedot
© Copyright 2024