1. No category

geoenviron
ERFA
REFERAT
SÅDAN BYGGESAGSBEHANDLER AABENRAA KOMMUNE
Gennemgang af byggesagsbehandling i Aabenraa kommune v/Tora Djernæs
1.
Oprettelse af sag via BoM
2.
Sagen kommer ind i GE’s forkontor
3.
Sagsbehandler åbner ansøgningen for at se hvad sagen omhandler
4.
Sagen oprettes i GE
5.
Sagen overføres til ESDH
KOMMENTARER TIL OPLÆGGET:
•
Man bør i dokumentoversigten kunne sætte et flueben ved flere dokumenter ad gangen og her-
•
Når man har overført en sag til ESDH, vil det være muligt at indføre en funktion, der viser, at en
•
•
Nogle af ERFA medlemmerne anbefalede, at man kan anvende PDF24 til at samle flere PDF’er
efter kunne udpege/afkrydse en samlet mængde dokumenter, som overføres til ESDH?
sag/dokment er i proces med at blive overført. Således skal der ikke trykkes F5 hele tiden.
Ok knappen var der to forskellige ønsker til:
1. Aabenraa ønsker, at når der overføres dokumenter til ESDH, skal der sættes et flueben i ok
automatisk.
2. Rødovre Kommune sætter først flueben i efter, at man har færdiggjort et dokument og har over-
ført til ESDH.
Geokon ser på, om man kan tilgodese begge ønsker.
Forslagene sendes til afstemning.
BBR BYGGESAG INTEGRATION
tet til dette års ERFA møde. Det var derfor en fornøjelse at kunne fremvise BBR integrationen med det funktionelle BBR hus.
3. GIS
Ønske fra Slagelse Kommune:
En GIS-integration (GE MAP?), der gør, at man i et kort kan vælge en ejendom, og at ejendommens ejere, registrerede virksomheder samt beboere over 18 år automatisk overføres til kontakter for den sag, man arbejder
med.
•
Geokon er ved at udfase GE map. I stedet udbyder Geokon et GIS API. Således kan kommunerne bibe-
holde egne GIS systemer men stadigvæk trække ønskede data fra GeoEnviron. For aftale om GIS API kontakt
jeres Geokon kundepartner.
Side 1
BYGGESAG 23.04.2015
Til vores ERFA møde sidste år lovede Geokon, at den længe efterspurgte integration til BBR ville være en reali-
geoenviron
ERFA
I følgegruppen var der bred enighed om, at integrationen skulle indeholde følgende funktionalitet:
1.
Oprettelse af sag direkte i BBR, når sagen oprettes i GE Byggesag
2.
Overførelse af salgsdatoer løbende fra GE Byggesag til BBR
3.
”Dybt” link med direkte opslag i BBR på den aktuelle sag.
4.
Oprettelse af en sag (ombygning)
5.
Oprettelse af en sag (nedrivning)
6.
Sletning af en sag
Brugervejledningen til BBR byggesag finder du her
KOMMENTARER TIL BBR INTEGRATIONEN
•
Sletning af sager til BBR – der fremkommer en dialogboks, således at man kan svare Ja eller Nej til at
•
Når der sættes en afslutningsdato i GE, så bliver den ikke nødvendigvis afsluttet i BBR (Færdigmel-
•
slette sagen i BBR. Kan man evt. omformulere teksten, således at man ikke kommer til at slette noget
ved et uheld?
ding) – det vil afhænge af, om alle påkrævede felter er udfyldt i BBR, f.eks. indtastning af dato for
byggeskadeforsikring.
Oversigt over hvilke felter, der overføres til BBR, findes her
TIDSREGISTRERING I GE BYGGESAG
Efter 01.01.2015 skal alle sagsbehandlere registrere den forbrugte tid på sagsbehandling på hver byggesag. Geokons kunder kunne derfor allerede fra 1. januar tidsregistrere på hver enkelt sag. Herudover er det også muligt at
Side 2
BYGGESAG 23.04.2015
fremsende flere fakturaer pr. byggesag. Fakturaerne bliver delt op i før og efter en afgørelse.
geoenviron
ERFA
Brugervejledning til Tidsregistrering på byggesager finde her
KOMMENTARER TIL TIDSREGISTRERING:
•
Ønske om decimaltal – kan vi få to felter, så vi både ser de reelle timer og minutter, og tiden
•
Ønske om oprettelse af en fast linje automatisk til hver sag, idet denne altid skal faktureres på alle
•
Tidsreg. skal kunne printes
omregnet til decimaltal
sager.
Forslagene sendes til afstemning.
UDVIKLING SIDEN SIDSTE ERFA MØDE
Nogle af de nyeste features blev gennemgået - for at se en komplet liste over udviklingen i GE Byggesag tryk her
GENNEMGANG AF INDKOMNE ØNSKER
1. KOPIERING AF SAGER OG DOKUMENTER
Ønske fra Odense Kommune:
På dokumentfanen ønsker vi at kunne flytte og kopiere (ny funktion) dokumenter til andre sager og også til andre adresser (også ved digital post). Bruges typisk, når et firma sender en masse dokumenter ind, som så skal
fordeles på en masse sager.
1. først vælge en ny ejendom (søgning af adresse i skærmbilledet) og næste skærmbillede
2. præsentation af åbne sager på den valgte ejendom
Dette kan evt. løses via en ny knap ’KOPIER DOKUMENT’ - herefter samme søge- og udvælgelsesfunktion, som
når man kopierer et dokument.
Forslagene sendes til afstemning.
2. KONTAKTFANEN
Ønske fra Odense Kommune:
På kontaktfanen - der har man 2 linjer til kontakt-navne, men i stamdata er der kun 1 linje - vi vil gerne have 2
linjer, der ’snakker sammen’ begge steder. Derudover kunne det også være et stort plus, hvis man havde mulighed for at opdatere adresserne direkte fra kontaktfanen.
Dette ønske sendes til afstemning.
Side 3
BYGGESAG 23.04.2015
Flyt dokument via knap ”FLYT DOK” – her skal indføres en mulighed for at:
geoenviron
ERFA
3. GIS
Ønske fra Slagelse Kommune:
En GIS-integration (GE MAP?), der gør, at man i et kort kan vælge en ejendom, og at ejendommens ejere, registrerede virksomheder samt beboere over 18 år automatisk overføres til kontakter for den sag, man arbejder
med.
Geokon er ved at udfase GE Map. I stedet tilbyder Geokon et GIS API. Således kan kommunerne bibeholde egne
GIS systemer men stadigvæk trække ønskede data fra GeoEnviron.
For aftale om GIS API bedes I kontakte jeres Geokon kundepartner.
4. BREV TIL FLERE
Ønske fra Slagelse Kommune:
Mulighed for at man kan sende ét brev til flere af sagens kontakter med digital post.
Alternativt en funktion/kobling, der via pkt. 1 ovenfor overfører cpr/cvr-numre på en måde, der tillader, at brevet sendes med KMD Doc2Mail (der så skal kunne sende brevet med digital post til flere modtagere).
Dette vil kræve et større udviklingsarbejde, som ligger udenfor almindelig systemvedligeholdelse. Udviklingen
skal selvfølgelig finansieres på en eller anden måde, og Geokon foreslår, at flere kommuner slår sig sammen
omkring finansieringen.
I bedes tilkendegive jeres interesse inden den 10. juni 2015 ved henvendelse til jeres Geokon kundepartner.
5. SAGSOMSLAG
Ønske fra Slagelse Kommune:
Knappen ’udskriv sagsomslag’ virker ikke for os lige nu (den udskriver noget, men layoutet har noget tilbage at
ønske - det er MEGET lidt sigende). Kan man rette dette sagsomslag, så det virker i praksis?
Enighed om, at Geokon fjerner knappen.
Ønske fra Aabenraa Kommune:
Vi ønsker at tilføje en datodefinition ’Intern styring’, som vises i styringsreolen og kan benyttes i ubegrænset
omfang (den skal ikke referere til BBR).
Sagerne grupperes efter sagsstatus, så navn på sagsstatus kan beskrive, hvad fristen for sager med samme
status omhandler, fx ’Afventer udløb af høringsperiode’.
Side 4
BYGGESAG 23.04.2015
6. STYRINGSREOLEN
ERFA
ERFA
geoenviron
geoenviron
Løsningen kunne være, at der sættes et søgefelt Sagsstatus i fanen med tidsfrist, samt præsentationen i kolonne Sagsstatus i oversigten.
Styringsreol – hvordan gør vi sagsbehandlingen HELT digital således at vi holder overblikket fuldstændig ?
Sammenhæng med checkliste-punkt + sagsstatus. Dette vil gøre tingene mere automatiseret.
Beslutningen på mødet blev, at Aabenraa udformer et løsningsforslag og fremsender det til Geokon.
7. BYG OG MILJØ INTEGRATIONEN
Ønsker fra Faaborg-Midtfyn Kommune:
Vi vil gerne, at integrationen til Byg og Miljø har samme funktioner, som hvis vi kører sagerne direkte via Byg
og Miljø.
A. Vi mangler mulighed for at sende en kort besked til ansøger uden, at det er et dokument.
I BoM sagsbehandler-delen kan man sende en lille besked til ansøgeren – er der et juridsk problem i
dette i forhold til at dokumentere sagen?
Når den ”lille besked” bliver dannet, så bliver den lagt som en særskilt pdf-fil i BoM (udgående fra
sagsbehandleren) – og dette dokument bliver ikke sendt tilbage til GE, idet det kommer fra sagsbe-
handleren.
Kan man forestille sig DPost løsningen, hvor vi gemmer den ”lille tekstbesked” i GE DB – kan man
sende automatisk gemmes som en txt-fil i ESDH systemet, så vi bibeholder dokumentationen af sa
gen og journalisering i ESDH.
Geokon undersøger nærmere, og forslaget sendes til afstemning.
B. Vi kan ikke opdatere ’sagsfase’, ’sagen afventer’ og ’frist’. Vores sagsbehandlingstider bliver målt
via Byg og Miljø.
Forslag fra Aabenraa er, at der i status til hver sag er tilkoblet en sagsfase samt hvem afventer
sagen. Det kan godt laves i GE, men reelt burde det laves i BoM regi. Forslaget sendes til afstemning.
C. Ændring af sagsstatus skal følge et dokument eller være et tilvalg, så ansøger ikke får så mange
særskilte meldinger i Byg og Miljø.
Når vi tildeler en sagsbehandler – det medfører BoM opdatering.
Når vi sender en dokument – der medfører BoM opdatering
Når sagsstatus ændres – det medfører en BoM opdatering
Der sendes for mange opdateringer til borgeren. Kan vi få ændret dette således at vi selv styrer,
hvornår borgeren adviseres?
Geokon ser på et muligt løsningsforslag, der understøttes af Kombit/Schultz.
Forslaget sendes til afstemning.
Generelt ønske fra alle GE kunder med Byg og Miljø integrationen:
Vedhæftning af flere filer til Byg og Miljø.
Gokon viste forslag til løsning på denne problematik. Alle BoM kunderne har hver især haft et ønske om denne
funktionalitet. Løsningsforslaget vil bygge på vores DPost integration. Her udvælger man relevante filer, pakker ind i en forsendelse og sender.
Forslaget sendes til afstemning.
Side 5
BYGGESAG 23.04.2015
geoenviron
ERFA
8. WEBLAGER INTEGRATIONEN
Ønske fra Faaborg-Midtfyn Kommune:
Vi ønsker mulighed for at uploade filer fra GeoEnviron direkte til Weblager.
ERFA medlemmerne undersøger om WebLager har lavet ny snitflade med ”PDF-motor” – Rødovre Kommune anførte, at eDoc er gang med at udvikle en integration, og SBSYS har en integration til WebLager.
Geokon er ikke orienteret om, hvorvidt Acadre har en WebLager integration.
9. TRÆK OG SLIP
Ønske fra Faaborg-Midtfyn Kommune:
Vi ønsker en nemmere løsning til at gemme dokumenter i GeoEnviron, fx træk og slip funktion, som kendes fra
stifinder.
Rent teknisk kan det ikke lade sig gøre.
DELTAGERLISTE
KUNDE
NAVN
TELEFON
E-MAIL
Faaborg-Midtfyn Kommune
Åse Nielsen
72 53 21 28
aani@faaborgmidtfyn.dk
Faaborg-Midtfyn Kommune
Maria Christiansen
72 53 21 20
mach@faaborgmidtfyn.dk
Køge Kommune
Andreas Hegelund
56 67 69 22
andreas.hegelund@koege.dk
Køge Kommune
Brian Christiansen
56 67 24 56
brian.christiansen@koege.dk
Køge Kommune
Ina Sidor
56 67 24 70
ina.sidor@koege.dk
Lejre Kommune
Janne Noe
46 46 49 34
jano@lejre.dk
Odense Kommune
Lone Dam Houborg
65 51 24 25
ldh@odense.dk
Odense Kommune
Birgit Hjortekær Andersen
65 51 24 74
bhan@odense.dk
Rødovre Kommune
Karin Jürgensen
36 37 72 16
cn22396@rk.dk
Rødovre Kommune
Malene Finne
36 37 72 09
malene.finne@rk.dk
Slagelse Kommune
Ketil Mannstaedt
58 57 45 51
keman@slagelse.dk
Aabenraa Kommune
Tora Djernæs
73 76 70 28
tjd@aabenraa.dk
Aabenraa Kommune
Jane Petersen
73 76 76 24
jpet@aabenraa.dk
GEOKON
NAVN
TELEFON
E-MAIL
Projektleder
Maria Heinesen
36 36 29 45
mah@geokon.dk
Salgschef
Lea Taggaard
36 36 29 13
lea@geokon.dk
Kundekonsulent
Ole Villumsen
36 36 29 05
ov@geokon.dk
Seniorudvikler
Thomas Hedegaard
36 36 29 41
th@geokon.dk
Konsulent
Andreas Bredahl Kristiansen
36 36 29 07
abk@geokon.dk
Side 6