1. No category

Socialrådgiveruddannelsen
ddannelsen
Vejledning til Praktikportalen
Brugerguide for praktikstedet – andre aktører
Udarbejdet af Projektgruppen
gruppen, september 2015
side 0/18
Support
Hvis du oplever problemer ved login eller brugen af Praktikportalen,
Praktikportalen kan du kontakte følfø
gende personer:
Projektmedarbejder Shila Sørensen (e-mail:
(e
shso@ucl.dk eller tlf. nr.: 6318 3015)
Projektleder Katarina Opacak (e--mail: kaop@ucl.dk eller tlf. nr.: 2046 0354)
Introduktion til Praktikportalen
Praktikportalen er en landsdækkende portal,
portal, som skal bruges af alle uddannelser, der hører
under de Danske
nske Professionshøjskoler og benytter praktik i løbet af uddannelsen. Det er
derfor obligatorisk for University College Lillebælt (UCL) og de tilhørende praktiksteder
raktiksteder at
anvende Praktikportalen.
Hvad er Praktikportalen?
Praktikportalen skal håndtere alt omkring de studerendes praktikforløb, som eksempelvis
mulighed for at ønske og fordele pladser samt understøttelse af læringsaktiviteter for de
studerende undervejs i forløbet. Praktikportalen fremmer muligheden for kommunikation,
dokumentation og dokumenthåndtering og hjælper med at skabe overblik over praktikforpraktikf
løbene.
Hvad er et praktiksted
sted i Praktikportalen?
Pr
Der er udarbejdet begrebsmodeller,
begrebsmodeller som er tilpasset den enkelte uddannelsesgruppe, som
benytter henholdsvis praktik- og klinikbetegnelsen
klinik
under uddannelsen, så alle kan føle sig
hjemme i Praktikportalen.
Et praktiksted i Praktikportalen er et
e specifikt sted, som modtager studerende i praktikforpraktikfo
løb eller ønsker at gøre det. Praktikstedet
Praktiksted skal være oprettet i Praktikportalen samt have
oprettet en eller flere pladser på sit praktiksted,, for at der kan fordeles studerende til stest
det. Denne vejledning
ning har til formål at hjælpe brugeren på praktikstedet i gang med at brubr
ge Praktikportalen.
Login
Praktikportalen er en webbaseret løsning, som du kan tilgå fra alle de mest brugte browsebrows
re. Vi anbefaler, at du bruger Google Chrome eller Firefox,
Firefox da disse browsere automatisk
opdaterer til de nyeste versioner (se vejledningen for downlad af browsere: Link ). Hvis du
bruger Internet Explorer,
plorer, skal du som minimum bruge en version 9 eller nyere.
side 1/18
For at få adgang til Praktikportalen skal du oprettes som bruger. Personalet
Personalet på UCL opretter
administratorer i Praktikportalen.
Praktikportalen Det er herefter administratoren,, som skal oprette praktikvejlederne som brugere.
Når du er oprettet som bruger på Praktikportalen,
Praktikportalen modtager du en e-mail
mail med et aktiveaktiv
ringslink, hvor du skal aktivere din konto. Når du aktiverer din konto, får du mulighed for at
lave din personlige kode til Praktikportalen.
Du skal gå på http://www.ucpraktikportal.dk for at logge på Praktikportalen. Første gang du
logger på fra en PC, skal du vælge den Professionshøjskole, som dit praktiksted er tilknyttet.
Du skal vælge UCL’ss domæne ved at trykke på UCL’s
UCL logo.
Derefter vælger du den brugertype du er tilknyttet.
side 2/18
Som personale på praktikstede
raktikstederne skal du vælge ´Ansat på praktikstedet´ og herefter logge
ind med e-mail
mail og adgangskode.
Når du er logget ind, kan din side se således ud:
se om du har modtaget nye beskeder. Du kan
Midt på siden kan du hurtigt orientere dig og se,
bruge genvejene til at navigere til ’Dialogforum’ eller ’Mine praktikker’.
side 3/18
I øverste højre hjørne kan du ændre din profil ved at trykke på det lille tandhjul.
Underr min profil kan du uploade et profilbillede og du kan vælge hvordan du ønsker at
modtage notifikationer fra Praktikportalen. Skal det være én daglig opsamlingsmail med
notifikationer eller skal der sendes mail til dig hver gang der er notifikationer. Afslut
Afsl ved at
trykke på ’Gem’.
I det næste afsnit beskrives menupunkternes stuktur,
stuktur og hvad du kan foretage dig i dem.
side 4/18
Menu-struktur
struktur i Praktikportalen
Praktiksted
Her finder du:
•
•
Alle praktiksteder:: Her kan du se de praktiksteder, som du har adgang til
Personale: Her har du adgang til personalehåndtering, hvor oplysninger om personalet
kan oprettes/redigeres, og der kan tilføjes billede og beskrivelse. Personale med admiadm
nistratorrettigheder skal oprette praktikvejledere til de enkelte pladser
Alle praktikpladser:
Første gang du logger ind i Praktikportalen,
Praktikportalen skal du tjekke, om kontaktoplysningerne på dit
praktiksted er korrekte. Du kan ændre eller tilføje oplysninger ved at vælge ’Stamdata’ under dit praktiksted.. Du har kun mulighed for at ændre eller tilføje i de hvide felter nederst i
billedet.
Under fanen ‘praktikstedsbeskrivelse’
beskrivelse’ skal du udfylde beskrivelse omkring dit praktiksted
raktiksted.
Beskrivelsen bliver synlig for de studerende i Praktikportalen.
Praktikportalen
Under fanen ´opret praktikplads´
plads´ skal praktikstedet oprette praktikpladser (det er kun ada
ministratorer der har denne mulighed,
mulighed se side 16). UCL skal efterfølgende godkende pladpla
serne.
Under fanen ’praktikpladser’
ladser’ kan du se de praktikpladser, du er tilknyttet.
Personale:
Her skal personale oprettes (det er kun administratorer,
administratorer der har denne mulighed, se side 15)
side 5/18
Praktik
Her finder du:
•
•
•
•
Aktiviteter: Her kan du oprette aktiviteter til praktikforløbet
Praktikvejlederoversigt:
oversigt: Her kan der ændres praktikvejleder til de studerende
Mine praktikker:: Her kan du se en oversigt over de studerende, du er tilknyttet
Praktikrelevante dokumenter:
dokumenter: Her kan du finde dokumenter, som er tilføjet af UCL
Aktiviteter:
Når de studerende er startet i et praktikforløb, kan praktikvejlederne oprette aktiviteter til
forløbet. Der kan fx indsættes forventningssamtale,
forventningssa
møder og relevante dokumenter.
dokumenter UCL
vil oprette de mest anvendte aktiviteter,
aktivit
såsom stop op dage, læringsplan, midtvejsstatus
og eksamensafvikling.
Prakti
For at du kan lave en aktivitet til forløbet på den studerende (kaldes praktikflow i Praktikportalen), skal du først lave en aktivitetsskabelon. Aktivitetsskabelonen vil du kunne genge
bruge.
•
Klik på menupunktet ’Skabeloner’ og derefter på ‘Aktivitetsskabeloner’ og tryk på ’Op’O
ret’
For at oprette en aktivitet skal du tage stilling til følgende:
• Navn: Hvad skal aktiviteten hedde?
hedde
• Beskrivelse: Kort beskrivelse af aktiviteten
• Kategori: Er der tale om et møde (fx forventningssamtale) eller et dokument (fx læl
ringsplan)?
Aktivitetslængde: Hvor
or længe skal aktiviteten vare? Dette behøver du ikke at udfylde, da
du skal vælge start- og sluttidspunkt, når du knytter aktiviteten
aktiviteten til den/de studerende
• Derefter skal du tage stilling til flere detaljer om aktiviteten - skal den være obligatorisk,
hvilke brugere
re må se detaljer i aktiviteten, og hvem skal eventuelt godkende aktiviteaktivit
ten?
• Når alle relevante punkter er udfyldt, trykker du på ’Opret’
’Opret
side 6/18
liver flere valgmuligheder vist.
Når du har trykket på ’Opret’, bliver
side 7/18
vigtigt at du trykker på ’Tilføj og
Her kan du tilføje dokumenter og notifikationer. Det er vigtigt,
gem’, når du tilføjer noget.. Når du har tilføjet de ønskede elementer,
elementer skal du trykke på
’Gem’.
Du opretter en aktivitet ved at gøre følgende:
•
•
•
Klik på ’Praktik’ og derefter
er ’Aktiviteter’ og tryk på ’Opret’
Vælg
ælg administrationsperiode og praktikperiode
Vælg hvilken aktivitet du vil tilføje,
ti
marker de studerende, hvor aktiviteten skal tilføjes,
tilføjes
og tryk på ’Ny aktivitet’
Derefter bliver der vist et nyt vindue, hvor du skal indsætte Aktivitetsinformationer.
• Navn: Her kan du rette navnet på aktiviteten,
aktiviteten hvis det er nødvendigt
• Beskrivelse: Her kan du rette beskrivelsen på aktiviteten,
aktiviteten hvis det er nødvendigt
• Kategori: Her kan du ændre kategorien,
kategorien hvis det er nødvendigt
• Aktivitet start og aktivitet slut: Her skal du anføre, hvornår aktiviteten skal starte og slutslu
te
• Derudover kan du ændre, hvem
hv
der må se detaljer om aktiviteten, og hvem aktiviteten
eventuelt skal godkendes af, hvis det er nødvendigt
• Tryk på ’Gem’
side 8/18
Praktikvejlederoversigt:
Hvis det er nødvendigt kan administratoren her ændre praktikvejledere på en praktikplads
og tildele praktikvejlederen til den studerende. Dette gøres på følgende måde:
• Vælg praktikperioden
• Vælg praktiksted
• Vælg evt. det aktuelle hold
raktikvejlederne vist.
Nu bliver de studerende og praktikvejleder
For at tildele en studerende en praktikvejleder
p
skal du markere praktikvejlederen
en og den
studerende (de får en anden farve),
rve), herefter trykkes der på ’Tilknyt’.
’T
side 9/18
Når den studerende er koblet sammen med en praktikvejleder,, fremgår navnet på praktikvejlederen under den studerende. Det er muligt at ændre praktikvejleder for en studerende
ved at trykke på ’Slet’ ud for vejlederen og herefter tilføje på ny.
Praktikvejlederen vil kun få adgang
adgan til de studerende, som vedkommende er koblet sammen
med.
Mine praktikker:
Her ses en oversigt over de studerende, du som praktikvejleder er tilknyttet. Du vil desuden
kunne se et overblik over den enkelte studerendes praktikforløb.
•
•
Klik på ’Praktik’
Praktik’ og derefter ‘Mine praktikker’
praktikker eller gå ind via startsiden
Vælg administrationsperiode
iode og derefter praktikperioden
praktik
Nu vil du kunne se alle de studerende,
studerende som du er praktikvejleder for.
side 10/18
en studerende kommer du direkte ind på en oversigt over den studerenstudere
Ved at trykke på den
des praktikforløb.
forløb. Den studerendes aktiviteter bliver synlig i en flowoversigt.
flowoversigt
I bjælken øverst i billedet har du nogle
nog valgmuligheder, hvor du kan gøre følgende: uploade/dele dokumenter med den studerende,
stude
sende beskeder til den studerende,, se detaljer
om den studerende
derende så som adresse, telefonnummer,
telefonnummer, cpr. nummer og den UCL underviser,
som er knyttet til den studerende i praktikforløbet.
Hvis den studerende i sit praktikforløb
forløb skal have godkendt et uddannelseselement,
ddannelseselement, dokument eller selve praktikforløbet,
forløbet, kan du som praktikvejleder gøre det i Praktikportalen.
For at foretage godkendelser skal du ind på den enkelte studerendes praktikflow. Her kan du
se dokumenter eller andre uddannelseselementer som skal godkendes.
side 11/18
•
Klik på den aktivitet, som skal godkendes
•
Klik på knappen ’Gå til godkendelse’
godkendelse
•
Derefter
refter kan du enten trykke på ’Godkend aktivitet’ eller ‘Afvis aktivitet’
Under menupunktet ´Dialog´ kan der kommunikeres direkte mellem den studerende, prakpra
tik vejleder og UC-underviser.
underviser. Gruppen er lavet på forhånd med de personer, som er tilknyttilkny
tet den studerendes praktikforløb.
side 12/18
Praktikrelevante dokumenter:
dokumenter som er tilføjet af UCL, være synlige. Det kan fx
Under dette menupunkt vil alle dokumenter,
være praktikhåndbog, læringsmål og studieordning osv.
Kommunikation
I Praktikportalen er det muligt at kommunikere med de studerende via beskeder (når man
er inde på den studerendes flow) og via et dialogforum.
Dialogforummet er et rum, som både
både studerende, personale på uddannelsen og personale
på det Praktiksted har adgang til. I dialogforummet
dialogfo
kan der frit oprettes grupper,, og dette
kan ske på tværs af roller, uddannelser og UC´er. Beskederne i Dialogforum kan kun læses
af de personer, som er tilknyttet gruppen.
•
•
Vælg ’Kommunikation’ og ’Dialogforum’
Klik på ’Opret gruppe’
•
•
Tilføj medlemmer til gruppen ved at søge dem frem under ’Medlemmer’
Først skal du vælge, om det er studerende, personale på praktiksted eller personale på
uddannelsen,, du gerne vil tilføje i gruppen
Derefter vælger du den Professionshøjskole,
Professionshøjskole som personen er tilknyttet
Efterfølgende skal du vælge uddannelsen
u
og til sidst udbudssted
I eksemplet nedenunder vil vi gerne tilføje en studerende ved UCL,
UCL som går på sygeplesygepl
jerskeuddannelsen i Odense og Svendborg og er tilknyttet
tilknyttet Svendborg som udbudssted.
Derefter kan man søge efter den studerendes navn
•
•
•
side 13/18
side 14/18
For administratorer på praktikstederne
praktik
For de personer med administratorrettigheder
administrato
i Praktikportalen er der flere funktioner tilti
gængelige end for dem, der bruger Praktikportalen som praktikvejledere. Administrator
ministrator kan
oprette personale og pladser på det praktiksted samt se sagsbehandling af pladser hos UCL.
Opret personale på det Praktiksted
Du opretter personale på det Praktiksted ved at gøre følgende:
• Klik på ’Praktiksted’’ og derefter på ’Personale’
Nu vil du kunne se en liste over personalet,
personalet som er tilknyttet praktikstedet og du kan
ka oprette
nyt personale:
• Klik på ’Opret’
n praktikplads personen skal være tilknyttet
• Du skal vælge, hvilken
• Du skal udfylde de obligatoriske felter og derefter trykke på ’Opret’
• Derefter vilil den oprettede medarbejder få en mail, hvor vedkommende skal aktivere sin
brugerprofil på Praktikportalen
kportalen og vælge adgangskode
side 15/18
Opret en praktikplads
Du opretter praktikpladser
pladser ved at gøre følgende:
•
Klik på ’Praktiksted’
sted’ og vælg ‘Alle praktiksteder’
Du skal vælge det praktiksted
sted som du ønsker at oprette pladser på.
Under fanen ´praktikstedsbeskrivelse´ udfyldes de aktuelle informationer for pladsen. Afslut
med ´Gem`.
Ved at trykke på fanen ‘Opret praktikplads(er)’ kommer du ind på siden, hvor du kan oprette
praktikpladser.
Du skal tage stilling til følgende:
•
•
•
Antal pladser (opret altid kun én plads ad gangen. I tilfælde af at en vejleder
der skal have to
praktikanter, oprettes pladsen to gange)
Adresse på praktikstedet
Praktikforløb
forløb denne plads kan tilbyde (der skal sættes et flueben i ”Socialrådgiverud”Socialrådgiveru
dannelsens praktik modul 7)
side 16/18
•
•
Administrationsperiode skal angives (hvilken periode bliver pladsen tilgængelig?) Ved at
tilføje flere perioder kan du oprette den ’samme’ plads under flere perioder på én gang.
gang
Tryk på ’Tilføj’ når perioden er valgt.
Tilknyttede praktikvejledere angives, hvis det på forhånd er kendt, hvem der skal være
praktikvejleder for et praktikforløb,
praktikforløb og personen er oprettet
Tryk på ’Opret’. Praktikpladsen er nu oprettet som en kladde og du skal sende pladsen til
godkendelse hos UCL. Du skal derfor trykke på ´Godkend praktikplads´.
Herefter vil du få følgende besked, da Personalet hos UCL nu skal godkende den oprettede
plads.
Praktikpladser
For at følge sagsbehandlingen af pladser på praktikstedet kan du som administrator gå via
menupunktet ’Praktikpladser’.
pladser’. Her kan du se en oversigt over, hvilke pladser du mangler at
godkende, eller om der er pladser,
pladser som mangler godkendelse fra UCL, og hvilke der er godgo
kendte
endte og kan bruges af UCL til at fordele til studerende.
side 17/18