1. No category

HR-afdelingen
Fredrik Bajers Vej 7F
9220 Aalborg Ø
Telefon: 9940 9940
Email: hhs@adm.aau.dk
Sagsbehandler: Henrik H. Søndergaard
Dato: 1. juni 2015
Sagsnr.: 2015-241-00008
Lønpolitik for teknisk-administrativt personale på Aalborg Universitet
1. Formål
Aalborg Universitet ønsker at tiltrække, rekruttere og fastholde kvalificerede tekniske og administrative medarbejdere og ønsker at være en arbejdsplads, hvor trivsel, arbejdsglæde og balance mellem arbejds- og privatliv
er i fokus. Formålet med Lønpolitikken er at understøtte disse mål gennem en løndannelse med størst mulig
åbenhed, enkelhed og gennemskuelighed.
2. Generelt
Universitetet aflønner teknisk-administrative stillinger med udgangspunkt i de konkrete stillingers ansvarsområde, gældende overenskomster samt de krav, der stilles til stillingsindehaverens viden, erfaring og personlige
kompetencer.
Lønnen fastsættes og ændres derfor på baggrund af en række faktorer, som varierer over tid og under ændrede vilkår, f.eks.:
jobbets indhold og ansvarsområde
medarbejderens uddannelse, erfaring og personlige kompetencer
medarbejderens indsats og resultater
den løn, som kolleger i sammenlignelige stillinger oppebærer
den løn, som gives i sammenlignelige stillinger udenfor AAU
udbud og efterspørgsel på arbejdsmarkedet efter den pågældende kompetence
God dialog omkring løn forventes at skabe større forståelse og tilfredshed. Det er derfor vigtigt, at medarbejdere på AAU ved, hvorfor de får løntillæg og hvorfor ikke.
Dette understøttes blandt andet ved:
at der eksisterer lokale lønaftaler
at lederen forventes at kende de relevante lønaftaler
at lederen forventes at kende og tager stilling til medarbejdernes løn
at lønnen vurderes mindst én gang årligt i forbindelse med de årlige lønforhandlinger
at lønnen altid revurderes ved væsentlige stillingsændringer såvel i en eksisterende stilling som ved
stillingsskift, herunder ved væsentlige ændringer i opgavevaretagelsen forårsaget af kompetenceløft
at det i forbindelse med opnåelse af særligt gode resultater vurderes, om der skal ske honorering i form
af engangsvederlag
3. Lønfastsættelse og -forhandlingsprocedure
3.1 Lønnens sammensætning
Lønnen er for langt de fleste medarbejderes og lederes vedkommende sammensat på følgende måde:
basisløn + evt. fast løntillæg + evt. supplerende løntillæg/engangsvederlag + pensionsbidrag = løn i alt
Basislønnen fremkommer på følgende måder:
fremgår af den overenskomst, som medarbejderen er ansat efter, og hvor den pågældende stilling er
knyttet til en fast basisløn (f.eks. HK og laboranter)
kan være bestemt af medarbejderens anciennitet (som kan aftales forhøjet) (f.eks. AC TAP)
aftales inden for et givet interval (special- og chefkonsulenter).
Faste stillingsafhængige løntillæg er fastsat i overenskomsten (f.eks. rådighedstillæg til AC fuldmægtige) og
udmøntes uden forhandling.
Såfremt der ydes supplerende tillæg, skal de forhandles..
Pensionsbidragets størrelse er fastsat i overenskomsten.
3.2. Hvilke typer af supplerende tillæg/engangsvederlag kan aftales?
Kvalifikationstillæg gives på baggrund af den pågældendes særlige kvalifikationer og gives som et varigt, pensionsgivende tillæg, eventuelt iht. lokalaftaler
Funktionstillæg gives for særlige funktioner i stillingen, som ligger ud over stillingens normale indhold
og gives som et pensionsgivende tillæg, eventuelt iht. lokalaftaler. Funktionstillæg ydes fra funktionsvaretagelsens begyndelse, så længe funktionen varetages, og bortfalder ved funktionens ophør, når det
fremgår af udmøntningsskrivelsen. Fremgår en sådan aftale ikke, bortfalder funktionstillægget med det
individuelle opsigelsesvarsel. En præcis beskrivelse af funktionen og en konkret begrundelse er derfor
vigtig, idet tillægget i sin natur er tidsbegrænset
Engangsvederlag gives typisk som en anerkendelse af en afgrænset indsats og opnåede resultater og
er således bagudrettet. Det skal særligt aftales, hvis et engangsvederlag skal være pensionsgivende
Resultatløn er aflønning på baggrund af mål, der er kendt på forhånd. Resultatløn udbetales for den
pågældende måleperiode, i det omfang medarbejderen eller gruppen af medarbejdere har opnået nogle på forhånd definerede kvantitative og/eller kvalitative mål.
3.3 Hvem kan aftale løn?
Som følge af cirkulære af 21. januar 2009 om rammeaftale om nye lønsystemer kan retten til at forhandle og
indgå aftale om tillæg decentraliseres.
Ledelsens forhandlings- og aftaleret
I henhold til ovennævnte cirkulære kan der på AAU ske lønforhandling og indgås aftaler om lønforbedringer med ledere på de organisatoriske niveauer 1, 2 og 3. Forhandlingsretten og retten til at indgå aftaler om løn kan ikke delegeres til et lavere organisatorisk niveau.
Medarbejdernes forhandlings- og aftaleret
De forhandlingsberettigede organisationer har forhandlings- og aftaleretten på medarbejdernes vegne.
Forhandlings- og aftalekompetence er delegeret fra organisationerne til de lokalt valgte tillidsrepræsentanter, som kan overgive forhandlingskompetence til f.eks. en fællestillidsrepræsentant. Hvis der ikke
er valgt en lokal tillidsrepræsentant, er ledelsen ansvarlig for at sikre, at der tages kontakt til den forhandlingsberettigede organisation.
Side 2 af 5
Løntillæg og engangsvederlag forhandles mellem tillidsrepræsentanten og lederen, eller, for nogle få gruppers
vedkommende, mellem medarbejderen og lederen (f.eks. chefer i lønrammestillinger og special- og chefkonsulenter).
Hvis medarbejdere, der selv har forhandlingskompetence, ikke selv ønsker at forhandle tillæg med ledelsen,
føres forhandlingen direkte mellem den forhandlingsberettigede leder og den forhandlingsberettigede faglige
organisation, med mindre forhandlingskompetencen er overgivet til en lokal tillidsrepræsentant.
Ledere er bemyndiget til at varetage lønforhandlinger i det omfang, det fremgår af delegationsskrivelsen. Ledere har mulighed for at lade sig bistå ved forhandlingerne af andre, men uden at disse overtager forhandlingsog aftaleretten.
Ledere skal kende deres forhandlingskompetence f.eks. i forhold til lønaftaler og forskellige typer af funktionstillæg.
En oversigt over tillidsrepræsentanter findes i AAU-håndbogen.
3.4. Hvornår drøfter man løn?
Allerede ansatte medarbejdere og ledere kan drøfte lønforventninger i samtaler, som begge parter kan invitere
den anden part til. Hvis parterne (eller én af parterne) finder, at der skal forhandles supplerende tillæg, kan det
ske ved den årlige forhandlingsrunde. Kun i ganske særlige tilfælde, vil der kunne aftales løntillæg uden for den
årlige forhandlingsrunde.
I det omfang kompetenceløft væsentligt har påvirket opgavevaretagelsen, skal lederen sammen med medarbejderen vurdere, om det giver anledning til ændringer i lønnen. Hvis parterne (eller én af parterne) finder, der
skal forhandles supplerende tillæg, vil det typisk ske ved den årlige forhandlingsrunde.
Ved væsentlige stillingsændringer såvel i en eksisterende stilling som ved stillingsskift revurderes indplaceringen på overenskomsten og medarbejderens nuværende løn i forhold til stillingsindholdet i den nye stilling. Hvis
parterne (eller én af parterne) finder, der skal forhandles supplerende tillæg, kan der optages forhandling.
3.5 Lønforhandling i forbindelse med rekruttering/fastholdelse
Forhandling om lønniveau og evt. tillæg i forbindelse med rekruttering foregår mellem den relevante lokale tillidsrepræsentant (se dog 3.3) og den relevante leder, eventuelt bistået af HR-afdelingen.
Forud for forhandlingen vurderer tillidsrepræsentanten og lederen medarbejderens kompetencer, lønniveau og
rekrutteringssituation.
Når lederen har tilbudt stillingen til den indstillede kandidat, retter lederen henvendelse til den lokale tillidsrepræsentant med henblik på en lønforhandling i forbindelse med ansættelsen.
Den lokale tillidsrepræsentant tager kontakt til ansøgeren med henblik på lønforhandlingen.
Lønforhandlingen tager udgangspunkt i det sammenlignelige lønniveau, som gælder for tilsvarende stillinger på
universitetet sammenholdt med kandidatens kompetencer.
Aftale om løntillæg dokumenteres og danner grundlag for udformning af det endelige tilbud om ansættelse på
AAU. Det tilstræbes at lønvilkårene er aftalt senest en måned inden tiltrædelsen.
Principperne for lønforhandling i forbindelse med rekruttering gælder tilsvarende for eventuelle lønforhandlinger
i forbindelse med fastholdelse, idet der dog tages højde for den situation, som har afstedkommet ønsket om
fastholdelse og drøftelse af lønforholdene i den forbindelse.
3.6 Den årlige lønforhandlingsrunde
Side 3 af 5
Universitetsledelsen fastlægger hvert år et budget for, hvor mange midler der afsættes til individuelle lønforbedringer i de årlige lønforhandlinger. HSU (og evt. kredsen af TR) orienteres om lønforhandlingsbudgettet og får
lejlighed til at kommentere dette forud for lønforhandlingen.
Det er de lokale forhandlende parters ansvar at tilrettelægge lønforhandlingen på en måde, som giver en konstruktiv forhandlingskultur, hvor drøftelse af løn, indsats og kompetencer er i fokus.
Den årlige lønforhandlingsproces inklusiv forberedelsen gennemføres i perioden januar – juni efter følgende
tidsplan:
1. Medio januar udsendes løndata, statistik og støtteværktøjer til ledere og TR fra HR-afdelingen (i det
omfang materialet ikke kan tilgås decentralt).
2. Samtidig sender den enkelte leder orientering til medarbejdere om tidsplanen og processen
3. Forberedelse af forhandlingerne hos både tillidsrepræsentanter og ledelse sker i medio januar/februar
måned.
4. Forhandlinger mellem tillidsrepræsentanter og ledere finder sted i marts til medio april. Lederen udarbejder et referat af den enkelte forhandling med angivelse af personer, tillægs- og vederlagsstørrelse i
hhv. årlig grundbeløb og nutidskroner samt summen af disse. Leder og TR underskriver referatet.
5. Forhandlingsresultatet udmøntes i form af lønaftale/brev til medarbejderen med kopi til TR og Lønkontoret senest ultimo maj, således at de medarbejdere, som har søgt og fået lønstigning, er orienteret inden lønnen for juni udbetales. Referater af forhandlingerne sendes til HR-afdelingen
6. HR-afdelingen bearbejder de samlede opgørelser over resultaterne administrativt, og de forelægges direktionen ultimo maj
7. Medarbejdere der er bragt i forslag, men ikke tildelt lønstigning, har krav på at blive mundtligt orienteret
om baggrunden herfor inden lønudbetalingen for juni måned. Denne orientering skal gives af den pågældende medarbejders forhandlende leder, med mindre andet aftales ved lønforhandlingen.
8. De tildelte tillæg og engangsvederlag iværksættes med juni lønnen og som hovedregel med virkning
fra 1. januar samme år.
3.6.1 Begrundelse for tildeling af tillæg og engangsvederlag, samt åbenhed om resultatet
Når der indgås aftale om tildeling af tillæg, er begrundelsen herfor en del af aftalegrundlaget, hvorfor leder og
tillidsrepræsentant skal være enige. I forbindelse med anmodning om løntillæg, der ikke bevilges, er det lederens forpligtelse at begrunde afslaget. Begrundelsen kan relateres til den prioritering, der ligger til grund for
forhandlingsresultatet. Medarbejderen kan bede lederen om en drøftelse af, hvad der skal til, for at kunne opnå
løntillæg. Det aftales, om resultatet skal offentliggøres efter den årlige lønforhandlingsrunde.
3.7 Honorering for ekstraordinær indsats og opnåede resultater udenfor den årlige lønforhandling
Udenfor den årlige lønforhandling kan den forhandlings- og aftaleberettigede leder (efter forhandling) i særlige
tilfælde udmønte engangsvederlag som honorering for en ekstraordinær indsats og opnåede resultater. Den
økonomiske ramme afsættes af det enkelte institut/afdeling uden for det afsatte beløb til de årlige forhandlinger
og kan være knyttet til ekstern finansiering. Det gælder f.eks. de såkaldte 2%-midler.
3.8 Særlig ledelsesmæssig godkendelsesprocedure ved løntillæg/engangsvederlag over et vist niveau
Rektor har fastlagt en intern procedure for godkendelse af ledelsesindstillinger vedr. løntillæg og engangsvederlag, der overstiger et nærmere defineret niveau. Godkendelsesniveauet kan til enhver tid ændres af rektor.
3.9 Lønindplacering i forbindelse med overflytning
Overflytning af en medarbejder (uden opslag) mellem identiske funktioner på universitetet, vil som udgangspunkt medføre uændrede lønforhold, for at undgå at lønnen bliver et konkurrenceparameter mellem universitetets tjenestesteder, men væsentlige stillingsændringer medfører ret til lønforhandling.
4. Lønstyring
Lønstyringen på Aalborg Universitet sikres gennem
Side 4 af 5
Årlig afsætning af beløb i budgettet til lokale lønforbedringer (i forbindelse med budgetlægningen)
Dialog på alle organisatoriske niveauer om økonomi og prioritering i de årlige lønforhandlinger
Årlig evaluering af forhandlingsrunden og -resultatet
Lokale og/eller personalegruppe-specifikke lønaftaler (lokalaftaler), godkendt af universitetsdirektøren
Løbende overvågning af lønudviklingen fra Økonomiafdelingen og HR-afdelingen
HR-afdelingens involvering i lønindplacering
Rektors godkendelse af de ledelsesindstillinger om lønforbedringer, der overstiger et af rektor fastlagt
niveau.
4.1 Værktøjer til lønstyring
Statistik over lønniveauer og lønudvikling på AAU opdateres årligt og er tilgængelig på HR-afdelingens
hjemmeside (etableres)
Nem adgang for ledere til oplysning om aktuel løn i egen enhed via Qlikview (etableres)
5. Konvertering af eksisterende løntillæg ved indgåelse af nye lokalaftaler
I forbindelse med indgåelse af en ny lokalaftale konverteres eksisterende lokalaftale-afledte løntillæg i henhold
til den nye lokalaftale.
6. Opsigelse af lønpolitik og lønaftaler
Parterne kan opsige lønpolitikken med 3 måneders varsel. I forbindelse med opsigelse skal parterne udvise
positiv forhandlingsvilje med henblik på evt. indgåelse af en fornyet aftale.
7. Ikrafttræden
Lønpolitikken træder i kraft pr. 01.10. 2015
Side 5 af 5