Inspiration til ressourcestyring på folkeskoleområdet.
1 Inspiration til ressourcestyring på folkeskoleområdet 2 2 Indholdsfortegnelse Forord 3 Del 1: Styringsnøgletal om anvendelsen af det undervisende personales arbejdstid 5 Politisk ønske om opfølgning på skoleniveau 5 Hvilke styringsparametre er nødvendige? 7 Analyse af lærernes undervisningsopgaver 7 Vigtig ledelsesinformation 9 Udjævning af antal undervisningstimer på tværs af alder 9 Hvad er der sket efter reformen? 11 Samspil mellem skoler og forvaltning om at forbedre datagrundlaget 11 Del 2: Teknisk metodiske overvejelser i forhold til, hvordan data om ressourceanvendelsen kan kvalitetssikres 13 Dialog allerede fra skoleårets start 13 Hvilke data er tilgængeligt i systemerne? 13 Kvalitetssikring af data 13 Metode 14 Opmærksomhedspunkter 15 Udarbejdet af KL Økonomisk Sekretariat i forbindelse med Kommunaløkonomisk Forum 2015 3 Forord Folkeskolereformen sætter fokus på elevernes læring og trivsel, og kommunerne skal følge tæt op på elevernes resultater og progres sion. Resultaterne bør dog ikke ses uafhængigt af det ressource forbrug, der anvendes for at skabe resultaterne. De nye arbejdstidsregler stiller samtidig nye krav til den økono miske og faglige styring i kom munerne. Langt hovedparten af kommunerne har enten eksplicit i kommunalbestyrelsen eller gen nem budgettildelingen formuleret en målsætning for, hvor stor en andel af arbejdstiden lærerne i gennemsnit skal anvende til under visning. Sammen med klarere krav til skolerne om at levere resultater giver det forvaltningerne i kommu nerne en markant større rolle end tidligere i forhold til at sikre, at res sourcerne anvendes bedst muligt. Denne pjece skal give kommu nerne inspiration til arbejdet med at sikre en hensigtsmæssig brug af ressourcerne. I langt de fleste kommuner kræver det, at der laves en del forarbejde med henblik på at få skabt valide data på skoleni veau. Men erfaringen fra de kom muner der har investeret tid i, at få skabt et ordentligt datagrundlag er entydig, at ressourcerne er godt givet ud. De har fået et grundlag for at kunne gå i dialog med den enkelte skole om ressourceanven delsen, ligesom skolelederne får et bedre grundlag for at prioritere ressourcerne på skolen. Pjecen er opdelt i to sektioner. Første sektion giver bud på nogle af de styringsnøgletal om anven delsen af det undervisende perso nales arbejdstid, som fremadrettet kan indgå i ledelsesinformationen til brug for dialogen mellem poli tikere og forvaltning, mellem for valtning og skoleledere og mellem skoleledere og lærere. Samtidig vil der blive givet konkrete eksempler på, hvordan nogle kommuner alle rede anvender styringsnøgletal. Sektion 2 beskæftiger sig med nogle af de teknisk metodiske overvejelser i forhold til, hvordan data om ressourceanvendelsen kan kvalitetssikres, så det sikres, at forvaltning, politikere og skole taler samme sprog. 4 4 55 Del 1: Styringsnøgletal om anvendelsen af det undervisende personales arbejdstid I 2012 gennemførte KL et part nerskab med 35 kommuner, der havde fokus på kommunernes anvendelse af lærernes arbejdstid. Det var en overraskelse for mange af de deltagende kommuner, at der var uoverensstemmelse mellem det af kommunalbestyrelsen fast satte undervisningstimetal og det realiserede undervisningstimetal, jf. figur 1. undervisningstimetal, var der også stor forskel i undervisningstid mel lem skolerne i den enkelte kom mune. Kommunerne valgte på den baggrund at sætte fornyet fokus på ressourceanvendelsen på skole området. Udover at der var forskel mellem det besluttede og det realiserede Figur 1 Forskel på forudsat og faktiske antal undervisningstimer G G 619 619 Kommuner Kommuner F F 624 624 E E 657 657 667 667 707 707 656 656 D D 744 744 659 659 C C 669 669 B B 673 673 A A 750 750 695 695 681 681 400 400 450 450 500 500 550 550 600 600 650 650 705 705 700 700 750 750 800 800 Undervisningstimer Undervisningstimer Tildelte undervisningstimer Tildelte undervisningstimer Lærernes faktiske undervisningstimer Lærernes faktiske undervisningstimer Politisk ønske om opfølgning på skoleniveau 820 820 al undervisningstimer ntal undervisningstimer 800 800 780 780 760 760 740 740 720 720 700 700 Folkeskolereformen har et entydigt resultatfokus, og kommunalbe styrelserne har haft travlt med at drøfte og beslutte faglige mål sætninger for elevernes læring og progression. Men samtidig har stort set alle kommunalbestyrelser be sluttet et undervisningstimetal, hvor undervisningsandelen er øget. For at undgå igen at stå i en situation hvor der er uoverensstemmelse mellem det forudsatte og det rea liserede undervisningstimetal, er det afgørende, at der følges op på ressourceanvendelsen. Herudover kan manglende viden føre til en uhensigtsmæssig planlægning af lærernes arbejdstid, så nogle med arbejdere kommer til at få alt for mange lektioner og andre alt for få. Det kan ingen være tjent med – hverken elever eller lærere. Opfølgningen på ressourceanven delsen vil også kunne give forvalt ning og skole et indblik i, om der fx er rum til at dække ind ved sygefra vær og andre situationer, hvor der er behov for vikardækning. Endelig er det også relevant, fordi der er risiko for, at skolerne gør udlæg i 2013/2014 2014/2015 specialundervisningsressourcer 2013/2014 2014/2015 eller andre ressourcer for at leve op til minimumstimetallet, hvis undervis ningsandelen ikke er som forudsat. I boks 1 på næste side fremgår et eksempel fra en kommune, der efter folkeskolereformen har besluttet at følge op på arbejdstidsanvendelsen. 657 G 6 619 667 F 624 E 707 Kommuner 656 744 659 I en kommune har man ønsket at måle på, hvor meget af lærernes arbejdstid der er planlagt til undervisning. Kommu 750 C ønsket en opfølgning på, om man fra før reformen til i dag har formået at øge lærernes undervis nalbestyrelsen har 669 ningsandel som forudsat med 80 timer. 695 B 673 Forvaltningen har med udgangspunkt i planlægningsdata gennemgået lærernes planlagte undervisningstimer og har lagt op til følgende analyse og konklusioner til kommunalbestyrelsen. 705 A 681 D ønske om en forøgelse af lærernes årlige undervisningsopgaver i en kommune Boks 1 Politisk 400 500 450 600 550 700 650 750 800 Undervisningstimer Forvaltningen har lagt op til, at sko derviser, og hvilke typer undervisnings Forvaltningen indhentede data i efter undervisningstimer Lærernes lerne skal registrere denTildelte planlagte opgaver lærerne løser. Er det faktiske klassiskundervisningstimer året 2014, validerede dem sammen 657 anvendelse af lærernes arbejdstid, undervisning i dansk eller et andet fag, med skolerne og har afrapporteret til 619 og at skolerne mere detaljeret skal eller er det understøttende undervis det politiske niveau efterfølgende. 667 hvor meget lærerne un registrere ning, lejrskole, lektiehjælp osv. 624 707 656 Figur 2 Forøgelse af lærernes undervisningstid fra 2013/2014 til 2014/2015 744 i planlagte undervisningstimer* fordelt på kommunes skoler 659 750 669 2013/2014 820 673 2014/2015 695 600 Antal undervisningstimer pr. lærer Antal undervisningstimer 800 sningstimer 780 760 650 705 681 700 750 800 740 720 ærernes faktiske undervisningstimer 700 680 660 640 620 I ALT A B C D E F G H I J K L M N O P Q R S T U V X Y Z Æ Skoler 2013/2014 2014/2015 *Undervisning er både fagdelt og understøttende undervisning Analysen viser, at størstedelen af skolerne er lykkedes med at hæve antallet af undervisningstimer. Ligeså viser analysen, at de skoler hvor der blev læst færrest timer før reformen, også er de skoler der hæver med flest timer efterfølgende. Dermed er det lykkedes at mindske spredningen på skoleniveau. Der ses dog stadig en vis spredning mellem skolerne, som fortsat vil betyde, at der vil være brug for dialog med skolerne ift. om det er et hensigtsmæssigt niveau man har planlagt, eller om der bør ske yderli gere udjævning. 7 Hvilke styringsparametre er nødvendige? Den nye overenskomst indebar et opgør med de hidtidige opdelinger af lærernes arbejdstid. Det betyder samtidig, at man efter reformen ikke i samme omfang som tidligere har data for fx undervisningsan delen og tiden anvendt på andre typer af opgaver. Det er imidlertid fortsat muligt og relevant at få løbende informationer om ressour ceanvendelsen. Nedenfor gengives nogle af de nøgletal, der kan være relevante at inddrage i den løbende ledelsesinformation – både til brug for dialogen mellem politikere og forvaltning, mellem forvaltning og skoleledere og mellem skoleledere og lærere. Boks 2 Nødvendige nøgletal i et styringsmæssigt perspektiv 1. Årlige undervisningstimer pr. lærer Det er relevant for kommunen at følge med i, hvor mange årlige undervisningstimer der læses pr. lærer. Der kan her skelnes mellem undervisningstimer i den fagopdelte undervisning, i den understøttende undervisning og samlet set. Nøgletallet kan opgøres på kommuneniveau og på skoleniveau. Se fx figur 2. 2. Årlige undervisningstimer pr. pædagog Omfanget af undervisningsopgaver der løses af pædagoger, er også relevant. Der kan også her skelnes mellem undervisningstimer i den fagopdelte undervisning, i den understøttende undervisning og samlet set. Nøgletallet kan opgøres på kommuneniveau og på skoleniveau. Nøgletallet kan opgøres i bruttotimetal og som for holdsmæssig andel af den samlede undervisning. 3. Tidsforbrug på anden undervisning Hvor meget tid der bruges på anden undervisning, kan henføres til det udvidede undervisningsbegreb, fx lektiehjælp, lejrskoler, skole bibliotek, ekskursioner, vikardækning, elevsamtaler m.v. Dette kan opgøres i bruttotimetal og forholdsmæssig andel af den samlede undervisning. Analyse af lærernes undervisningsopgaver På den enkelte skole kan der være stor variation i hvor mange og hvilke typer af undervisningsopga ver, den enkelte lærer er planlagt til at varetage. Hvor stor spredning der er på en skole, har blandt andet betydning for, hvor meget der betales i undervisningstillæg. Tilsvarende betyder det, at nogle lærere løfter en betydeligt større undervisningsopgave end andre. Det er naturligt, at der er spredning i forhold til opgavefordelingen mel lem de ansatte, men forvaltning og skoleleder bør have en ledelses mæssig opmærksomhed på, hvor stor en spredning man ønsker, mel lem de der underviser mest og de der underviser mindst. Herudover om spredningen er udtryk for en ledelsesmæssig prioritering i forhold til, hvor meget de enkelte lærere bør undervise. I boks 3 er vist et eksempel fra en kommune, der har ønsket analyseret hvor stor spredningen blandt lærerne er i forhold til antallet af undervisnings timer. 8 Boks 3 Analyse af den planlagte undervisning på en udvalgt skole i 2014/2015 I en kommune har man ønsket at undersøge hvor stor spredningen i den planlagte undervisningstid blandt lærerene er. Med udgangspunkt i planlægningsdata har forvaltningen kunne opstille antal planlagte undervisningstimer pr. lærer. Nedenfor gengives resultatet for en skole i kommunen. Figur 3 Fordeling af planlagte undervisningstimer blandt ansatte lærere i 2014/2015 Antal undervisningstimer Antal utimer pr. lærer pr. lærer Antal utimer pr. lærer 1000 1000 900 900 800 800 700 700 600 600 500 500 400 400 300 300 200 200 100 100 0 0 Ansatte lærere Ansatte lærere Fagdelt undervisning Fagdelt undervisning På den udvalgte skole i kommunen ses det, at der er stor variation iblandt de lærere der læser flest og900 færrest fagdelte undervisningstimer.900 Som 800 regel skyldes det, at en lærer vareta 800fag ger andre opgaver udover den 700 delte undervisning. Forvaltningen og Udvidet undervisning Udvidet undervisning Understøttende undervisning Understøttende undervisning skolelederen kan bruge analysen til at gå i dialog omkring forskellene i den planlagte undervisningstid, og om det er den optimale fordeling både ift. at det udløser undervisningstillæg, hvis der undervises mere end 750 timer men også ift. krav om kompetence dækning. Antallet af undervisnings timer pr. lærer og spredningen i dette er ligeledes et vigtigt dialogværktøj for skolelederen, når der skal tales arbejdsbelastning, arbejdsmiljø mv. Antal utimer pr. lærer Antal utimer pr. lærer 700 600 600 500 500 400 400 300 300 200 200 100 100 0 0 Under 35 36 - 40 Under 35 36 - 40 41 - 45 41 - 45 46 - 50 46 - 50 51 - 55 51 - 55 56 - 60 56 - 60 Over 60 Over 60 9 For nøgletal om antallet af læ rernes undervisningstimer i hen holdsvis fagdelt og understøttende undervisning, kan det ligeledes være interessant at kigge på spredningen fordelt på fx alder. Tilsvarende kan der analyseres på specifikke klassetrin, fx bør nehaveklasselederen, 10. klasse eller indskoling, mellemtrin og udskoling. Endelig kan der også analyseres på ressourceforbruget på specialundervisning henholdsvis almenundervisning. Det er således afgørende, at der ikke sker en flytning af ressourcer fra special undervisningsområdet ind i almen området med henblik på at leve op til minimumstimetallet. I boks 4 er gengivet nogle af de spørgsmål om lærernes undervisningsandel, som skoleudvalget eller kommunalbe styrelsen kan spørge forvaltningen om. Boks 4 Relevante spørgsmål om lærerenes undervisningsandel? • Hvad er den gennemsnitlige undervisningsandel for alle skolerne i kommunen? • Bliver de ekstra timer, som det er forudsat, at undervisningstiden skal øges med som følge af reformen reelt udmøntet i kommunen? • Og er der store forskelle på skoleniveau i for hold til udmøntningen? • Kan det dokumenteres, at der ikke flyttes res sourcer fra specialundervisningen ind i almen undervisningen for at leve op til minimumstime tallet? • Er datakvaliteten god nok, så der tales samme sprog på skolerne, i forvaltningen og hos politi kerne? Eller er der behov for at sætte rammer for hvad der som minimum skal indberettes i systemerne? • Hvor stor er spredningen i undervisningstiden pr. lærer på kommunens skoler? Er der natur lige forklaringer på denne forskel? Vigtig ledelsesinformation KL har i samarbejde med flere kommuner bearbejdet data fra kommunernes relevante planlæg ningsværktøj for indeværende skoleår for at se, hvordan kom munerne fremover på et validt datagrundlag kan opstille relevante styringsnøgletal, og hvordan kom munerne kan nedbryde de aggre gerede data på kommuneniveau til videre analyse. Når data kan henføres til de en kelte lærere eller børnehaveklas seledere, åbnes der for, at kommu nerne kan udarbejde opgørelser, der viser hvordan skolens ledelse har fordelt arbejdsopgaverne på de enkelte ansatte. Det gælder både i forhold til indhold, omfang og fordelt på alder. Dermed kan man benchmarke på tværs af udvalgte variable og analysere på tidsserier. Data af den karakter er relevante som ledelsesinformation især til brug for skolechefens dialog med skolernes ledelse. Det gælder fx i forhold til muligheder for en anderledes prioritering af skolens ressourcer – både økonomisk, men også i forhold til arbejdsfordelingen mellem medarbejderne. Udjævning af antal undervisningstimer på tværs af alder I KL’s partnerskab viste analyser, at antallet af undervisningstimer faldt, jo ældre lærerne var. Det kan dels forklares ved at lærere opnår ret til aldersreduktion, når de fylder 60 år, dels udgør varetagelse af sær lige funktioner og hverv også en større andel af lærernes arbejdstid jo ældre lærerne er. Men jo højere anciennitet en lærer har, des mere erfaring kan man også forvente at de har i undervisningsopgaven, og derfor er der også nogle steder op stillet politiske mål om, at der efter reformen skal ske en udjævning i spredningen i antal undervisnings timer på tværs af alder, jvf. boks 5 på næste side. 1000 900 800 Boks 5 Politisk ønske om en udjævning af lærernes årlige undervisningsopgaver fordelt på alder 900 800 700 Antal utimer pr. lærer Antal utimer pr. lærer Antal utimer pr. lærer 700en af sine800 900 Kommunalbestyrelsen i en udvalgt kommune har, som målsætninger på skoleområdet, formuleret et krav om, at undervisningstiden bliver mere jævnt fordelt på aldersgrupper. 600 500 700 600 Antal undervisningstimer pr. lærer 900 900 900 800 800 800 700 700 700 600 600 600 500 500 500 400 400 400 300 300 300 200 200 200 100 100 100 0 0 0 300 500 400 200 400 300 100 300 200 200 0 100 100 Ansatte lærere 0 Under 35 0 Under 35 36 - 40 36 - 40 41 - 45 41 - 45 51 - 55 46 - 50 Fagdelt undervisning 51 - 55 46 - 50 56 - 60 Alder i 2014 Understøttende undervisning 5 Ove Alder i 2014 2011 Under 35 Under 35 Under 35 36 - 40 36 - 40 36 - 40 Analysen viser, hvordan man på en 41 - 45 46 - 50 41 - 45lærere 46 - 50 Ansatte 41 - 45 46 - 50 Ansatte lærere Alder i 2014 Ansatte lærere Alder i 2014 Alder i 2014 51 - 55 51 - 55 51 - 55 56 - 60 56 - 60 56 - 60 Fra 2011 til 2014 er antallet af under 2011 2014 2014 Over 60 Over 60 Over 60 Den fortsatte spredning i undervis Fagdelt undervisning Udvidet 900 undervisning Understøttende undervisning 2011 steget 2014 udvalgt skole, har taget et skridt mod visningstimer for alle aldersgrup ningstiden på tværs af alder blandt Fagdelt undervisning Udvidet undervisning Understøttende undervisning 2011 2014 Fagdelt undervisning Udvidet undervisning Understøttende undervisning at udjævne forskellen i undervis per. Der er stadig en 2014 spredning i, hvem lærerne har ført til, at kommunen 2011 800 900 Antal utimer pr. lærer ningstiden fordelt på alder. Analysen der underviser flest og hvem der under er foretaget for undervisning i alt dvs. viser færrest timer, men det ses også, 700at 1000 inkl. den understøttende undervisning den største stigning sker for dem, der er og fagdelt undervisning i 2014. over 60 år i 2014. 100056-60 år og 600 900 800 også har fundet det interessant at se på, hvordan de forskellige undervis ningsopgaver fordeler sig på tværs af alder. 500 900 800 900 900 800 800 800 700 700 700 600 600 600 500 500 500 400 400 400 300 700 600 500 Antal utimer pr. lærer Figur 5 Fordeling af planlagte undervisningstimer på alder og type undervisning blandt ansatte lærere i 2014/2015 Antal utimer pr. lærer Antal utimer pr. lærer Antal utimer pr.lærer lærer Antal utimer pr. 400alder blandt ansatte lærere Figur 4 Fordeling af planlagte undervisningstimer600 på 500 Antal undervisningstimer pr.lærer lærer Antal Antal utimer utimer pr. pr.lærer lærer Antal utimer pr. 1000 1000 1000 900 900 900 800 800 800 700 700 700 600 600 600 500 500 500 400 400 400 300 300 300 200 200 200 100 100 100 0 0 0 10 700 600 300 500 200 400 400 300 300 200 200 100 100 0 300 300 200 400 100 0 Analysen viser, at jo ældre lærerne er, des mere varetager de også op gaver der er indeholdt i det udvidede undervisningsbegreb. Det er naturligt, da en lærer med høj anciennitet også har mere erfaring og ekspertise. I andre tilfælde kan det dog være op gaver, som ligeså kan varetages af yngre lærere eller andet pædagogisk 51 - 55 Under 35 36 - 40 41 - 45 46 - 50 personale. Hvis dataregistreringen er yderligere detaljeret, vil det kunne un dersøges hvilke opgaver detAlder præcist dækker over. Ansatte lærere 0 200 200 100 Udvidet undervisning Ansatte lærere 100 100 0 Understøttende 0 0 Fagdelt 51 - 55 Under 35 36 - 40 41 - 45 46 - 50 56 - 60 Over 60 Under 35 Under 35 36 - 40 36 - 40 41 - 45 41 - 45 51 - 55 56 - 60 46 - 50 51 - 55 56 - 60 46 -Ansatte 50 lærere Ansatte lærere Alder Ansatte lærere Alder Alder Over 60 Over 60 Udvidet undervisning Udvidet undervisning Udvidet undervisning Understøttende Note: Udvidet undervisningsbegreb er aktiviteter som skolebibliotek, 2011 elevsamtaler, lejrskole, klasse arrangementer, andre sociale arrangementer mv. 2011 2014 2011 2014 2014 56 - 60 Antal utimer 500 400 11 300 200 100 Hvad er der sket efter reformen? 0 Underfor, 35 at man 36 i- 40 Data giver mulighed den enkelte kommune kan sam menholde data fra årene før refor men med de nyeste data. Hermed 51af - 55 - 45 46 50 indtryk kan41kommunen få- et ændringen og sammenholde det med det besluttede antal under Alder i 2014 visningstimer, jf. boks 6. Det kan 2011 60 - 60 somOver fx56indgå et element i de nye kvalitetsrapporter. 2014 Boks 6 Udvikling i antal undervisningstimer før og efter reformen. Kommunalbestyrelsen i en udvalgt kommune har, som en af sine målsætninger på skoleområdet, formuleret et krav om, at undervisningstiden bliver mere jævnt fordelt på aldersgrupper. Figur 6 Fordeling af planlagte undervisningstimer blandt ansatte lærere i 2011/2012 og 2014/2015 1000 Antal undervisningstimer lærer Antal utimer pr.pr. lærer 900 800 700 600 500 400 300 200 100 0 Ansatte lærere 2011 2014 Det ses, at antallet af undervisnings timer pr. lærer generelt er hævet, men også at de lærere der underviste mindst før reformen, er dem der har oplevet den største stigning i antallet af undervisningstimer. Det er central information, både i forhold til dialogen om arbejdsbelastning af den enkelte lærer og i forhold til at planlægge ud betaling af undervisningstillæg for de timer, der læses ud over de 750 timer. Samspil mellem skoler og forvaltning om at forbedre datagrundlaget Fra forvaltningen vil der fremad rettet mange steder være et be hov for at komme helt tæt på ma skinrummet på den enkelte skole, hvis man skal levere nøgletal om undervisningstid til det politiske niveau. Kommunalbestyrelsen forventer, at forvaltningen kan give svar på, hvordan det går med im plementeringen af reformen og de nye arbejdstidsregler. Den forventer også, at forvaltningen kan bidrage med årsager til, hvorfor nogle skoler klarer sig bedre end andre. Derfor er det helt afgørende, at forvaltningen og skolelederne får et fælles referencegrundlag til at drøf te resultater og ressourceanven delse ud fra. Det er nødvendigt at etablere et fælles datagrundlag på tværs af skolerne i kommunen. Kun de færreste kommuner kan gøre det på nuværende tidspunkt. Data skal være valide, og de skal kunne belyse, hvordan skolerne planlæg ger at anvende ressourcerne. Erfaringer fra KL’s datasamar bejde med udvalgte kommuner 12 viser, at datakvaliteten for skoleåret 2014/2015 er meget varierende, og for en del af de skoler der har indberettet data, er det ikke umid delbart muligt at opgøre lærernes undervisningsandel i procent af net toarbejdstiden - undervisningspro centen. Det er derfor et opmærk somhedspunkt både fra politikerne og fra forvaltningen, at opstille retningslinjer for hvad der som mi nimum bør indberettes fra skolerne, hvis man ønsker valide og sammen lignelige nøgletal og analyser. Et validt datagrundlag skal des uden gøre det muligt for skole lederne at gå i konstruktiv dialog med medarbejderne, hvis en medarbejder fx føler sig udfordret i sit skema. Tilvejebringelsen af et ordentligt datagrundlag skal derfor ikke alene ses som et værktøj til at opfylde målsætningen for under visningsandelen, men også som et værktøj til at styrke den ledel sesmæssige opgave i forhold til at sikre hensigtsmæssige arbejdsvil kår for de enkelte lærere. Boks 7 Sammenligning på tværs kræver datadisciplin Det kan også være relevant for kommunen at sammenligne undervisningsandelen med andre kommuner, som kommunen normalt sammenligner sig med. I den forbindelse er det vigtigt, at kommunerne i så fald sørger for at arbejde med sammenligne lige kriterier (se fx boks 8). Erfaringer fra KL’s datasamarbejde med udvalgte kommuner viser, at der er store forskelle i hvordan og hvad den enkelte skole indberetter – og ikke indberetter. Hvor der nogle steder indberettes alle data til systemleverandøren, eksisterer der andre steder håndholdte regneark til den detaljerede planlægning. Hvis kommunalbestyrelsen ønsker valid ledelsesinformation og sam menlignelige indikatorer, er det vigtigt, at man fra forvaltningens side arbejder for at sikre en indberetning, der giver valide data. Det kan derfor være nødvendigt, at der politisk stilles krav om resultatopfølgning på udvalgte indikatorer og nøgletal, for at kva liteten i data forbedres og kan bruges til både intern ledelses information og ekstern benchmarking. Forvaltningen har en interesse i at følge op på, hvordan de afsatte ressourcer anvendes. Dels med henblik på afrapportering til det politiske niveau, fx i forbindelse med kvalitetsrapporten. Dels for at få et grundlag for forvaltningens dialog med skolerne om anven delse af budgetrammen. Det fæl les datagrundlag giver således også forvaltningen mulighed for at benchmarke skolerne internt i kommunen. 13 13 Del 2: Teknisk metodiske overvejelser i forhold til, hvordan data om ressourceanvendelsen kan kvalitetssikres Dialog allerede fra skoleårets start Dialogen mellem forvaltning og skoler bør foregå allerede fra skoleårets start. De nye arbejds tidsregler gør det således muligt at tilpasse planlægningen under vejs, i stedet for at vente med at evaluere til skoleåret er gået. Dialogen bør tage afsæt i de planlægningsdata, der bruges i forbindelse med arbejdstidstilret telæggelsen. Kommunens budget og dermed tildelingsmodel er væ sentlig i forhold til fastsættelsen af de overordnede rammer for de enkelte skoler, men indeholder ikke detaljer nok til at vurdere den faktiske anvendelse af res sourcerne. Det gør derimod de planlægningsdata, der anvendes i forbindelse med fordelingen af det undervisende personales arbejds tid. Anvendelsen af de data gør det muligt at have en dialog med skolerne om ressourceanvendel sen inden ressourcerne er brugt. I forhold til hvorvidt ressourcerne rent faktisk anvendes i overens stemmelse med det planlagte, vil realiseret data være mere relevante. I praksis vil det imid lertid være meget forskelligt fra kommune til kommune i hvilket omfang man i dag har fokus på at registrere det faktiske forbrug, og om skolerne overhovedet registre rer ændringerne, så de kan følges på medarbejderniveau. Dog kan man ved brug af nøgletal få en vis viden om den faktiske ressource anvendelse. Til brug for den politiske afrapportering vil det være naturligt dels at give fagudvalg og kommu nalbestyrelse et overblik over den planlagte ressourceanvendelse på tværs af kommunens skoler, dels efterfølgende at følge op på den faktiske opgørelse. I den politiske afrapportering bør der ligeledes kun ne fremvises benchmark i forhold til andre kommuners data. Hvilke data er tilgængeligt i systemerne? Fra skoleåret 2014/15 er de tid ligere arbejdstidsaftaler ikke læn gere relevante. Skolerne er derfor ikke forpligtigede til at indberette lærernes undervisningsandel med de sædvanlige arbejdstidskatego rier. Blandt andet bortfalder mu ligheden for at følge tidsforbrug til andre opgaver på lærerniveau, tid til forberedelse og samarbejde mv. Der er fortsat mulighed for at følge omfanget af planlagte og yderligere pålagte undervisnings opgaver. Dels fordi det udløser undervisningstillæg. Dels fordi Kvalitetssikring af data Erfaringsmæssigt er der mange fejl kilder ved at basere afrapporteringen på dataudtræk, der ikke bearbejdes manuelt. Det er særligt et problem, når undervisningstiden skal opgø res. Det gælder både volumen på undervisningstimer til fx fagdelt og understøttende undervisning, men også når undervisning pr. lærer og undervisningsprocent skal opgøres. For at opnå valide og sammenlig nelige data er det relevant at op stille en række fælles kriterier for, hvordan data trækkes og bearbej des. I boks 8 er opstillet relevante oplysninger, som er nødvendige, hvis man ønsker en valid sam menligning på tværs af skoler og kommuner. der er visse datamuligheder for bundet med, at kommunerne til Undervisningsministeriet skal afrapportere planlagte timer i for hold til de enkelte klasser m.m. 14 Boks 8 Nødvendig registrering hvis valid sammenligning skal sikres For at kunne sammenligne på tværs af kommunens skoler, bør man arbejde frem imod, at skolerne for pligtes til at registrere data om arbejdstid, så en sammenlignelig undervisningstid i procent kan bereg nes. Det kan være, at forvaltningerne stiller krav til skolerne om minimum at registrere følgende: - Bruttoarbejdstid - 6. ferieuge - Ferie - Undervisningsopgaver – med specifikationsgrad på fag, understøttende undervisning og andre undervisningsopgaver efter det udvidede under- visningsbegreb. - Feriefridage - Søgnehelligdage - Brutto-og nettotidsfradrag - Overført overtid til afspadsering - Aldersreduktion Metode Analyserne i dette materiale byg ger på samme metode, som den KL anvendte i partnerskabet om mere effektiv anvendelse af lærer nes arbejdstid fra 2012. Lærernes undervisningstimer er opgjort på baggrund af dataudtræk fra de enkelte skoler. Materialet va lideres og kategoriseres for at sikre ensartethed i opgørelsen af undervisningstimer. Hermed eli mineres data for fejlkilder fx som følge af forskellig afgrænsning af undervisningsopgaven, herun der af fagdelt og understøttende undervisning, sammenblanding af pædagoger og lærere samt bør nehaveklasseledere etc. For så vidt data tillader det, bør læ rernes undervisningsandel opgøres, så den kan sammenholdes med den del af lærerens arbejdstid, som er til rådighed på den enkelte skole. Derfor bør der beregnes en korrigeret nettoarbejdstid, som fremkommer ved at redu cere bruttoarbejdstiden, der udgør 1.931,4 timer i 2014 for en fuld tidsansat med: Ved at korrigere nettoarbejdstiden sikres et ensartet grundlag på tværs af kommuner og skoler, der gør data sammenligneligt. Data indhentes fra de relevante systemer. For at kunne kategori sere data til brug for analyserne skal oplysningerne gengivet i boks 9 være tilgængelige i datatrækket: • Ferie (5 uger) • Søgnehelligdage • Feriefridage afviklet i form af frihed (6. ferieuge) • Aldersreduktion (175 timer) • Andre relevante korrektioner Boks 9 Hvilke oplysninger er nødvendige for at udarbejde analyserne Kategorisering af data: • INITIAL • KATEGORI • FRADATO • CPR • STILLINGSBETEGNELSE • TILDATO • AKTIVITETSTYPE • HOLD_KLASSETYPE • FAGKODE • AKTIVITETSBETEGNELSE • HOLD_KLASSE • TID • KLASSETILKNYTNING 15 Når analysen påbegyndes, skal man for det første være opmærk som på, om det er de rette stil lingskategorier, der indgår i ana lysen. Ønsker man at analysere på lærernes planlagte arbejdstid, skal børnehaveklasseledere, pæ dagoger og skoleledere sorteres fra. Det kræver en særskilt proces at tage stilling til, om vikarer, per soner på barsel m.m. skal indgå. Det forudsætter dog, at man har registeret for disse personaleka tegorier. Ud fra data med relevante ka tegorier, kan afgrænsning af de forskellige opgaver påbegyndes. Først fastsættes den korrigerede nettoarbejdstid – er der tale om grundtid, ferie, søgnehelligdage osv. Dernæst kategoriseres data ud fra hvilken type undervis ningsopgave der er tale om. Det kan være fagdelt undervisning, specialundervisning, AKT etc. Tilsvarende fastlægges un dervisning under det udvidede undervisningsbegreb. Det kan være lektiehjælp, understøttende undervisningsaktiviteter, lejrskoler, skolebibliotek, elevsamtaler osv. Opmærksomhedspunkter Det er desuden vigtigt at kvalitets sikre data inden analysen påbe gyndes. Der er flere fejlkilder, som det er vigtigt at være opmærksom på, hvis data skal valideres og data skal kunne sammenlignes på tværs af skoler. • Der er kulturforskelle i hvor dan de enkelte skoleledere behandler og indberetter data. Retningslinjer fra forvaltningen kan derfor ensrette indberet ningen og mindske fejlkilder betydeligt. • Findes der på skolerne hånd holdte regneark, er der en risiko for at planlægningsdata i syste merne ikke opdateres. • Når der planlægges lejrskoler, så kan det ske, at der planlæg ges både med undervisningstid og lejrskole samtidig. Derved planlægges med mere undervis ning end der faktisk udføres. • Elevernes pausetid kan blive medregnet som understøttende undervisning – selvom der i praksis ikke er særligt tilrette lagte aktiviteter i hele eller dele af elevernes pauser. Dette giver ligeså et højere undervisnings timetal en der faktisk udføres, og det er en dyr løsning. • I prøveperioder ses det, at der regnes med fuldt skema for undervisningspersonale der har niende og tiendeklasser. Da eleverne ikke, eller kun delvist, modtager undervisning i prøve periode, vil arbejdstidstilrette læggelsen blive planlagt for højt, medmindre de frigjorte timer i prøvetiden fra årets start er tænkt ind til fx vikardækning og censorarbejde. • Planlægningen af 6. ferieuge behandles forskelligt på sko lerne. Hvis man ikke i plan lægningen forholder sig til om 6. ferieuge skal afholdes eller udbetales, fører det til, at der systematisk planlægges med, at lærerne underviser mere end de facto kommer til, hvis de i løbet af året får adgang til at afholde ferien. Boks 10 illustrerer, at en kritisk gennemgang af data for en given arbejdstidsanalyse på en udvalgt skole medfører, at der er mere råderum end først regnet med. Boks 10 fejlsikring af data viser en forskel på 21 timer I en udvalgt kommune har man gennemgået data for potentielle fejlkilder for at kvalitetssikre data. 2014/2015 2014/2015 Rådata Fejlsikret 728 728 Heraf AKT/specialundervisning 86 86 Udvidet undervisning fx understøttende 78 57 806 784 Fagdelt undervisning I alt I det konkrete tilfælde viste det sig, at der er planlagt med 21 timers understøttende undervisning mere pr. lærer i rådata sammenlignet med fejlsikret data. På en skole med 43 lærere svarer det til ca. ½ mio. kr. eller et ekstra lærerårsværk. 16 Yderligere information KL Økonomisk Sekretariat Weidekampsgade 10 DK-2300 København S Telefon: 33 70 33 70 Kontakt Fuldmægtig Marie Stub Bager på telefon 33 70 35 32 eller på mail: bag@kl.dk. www.kl.dk
© Copyright 2024