SERVICENYTT Aktuell information inom service, IT och fastighet November 2015, nr. 8 finns också här: http://www.medarbetarportalen.gu.se/service/servicenytt For English version, scroll down De vita brevlådorna försvinner Universitetets vita brevlådor kommer att tas bort under december 2015. Kuvert med streckkod hanteras i fortsättningen endast av universitetets interna postdistribution eller via Postens företagscenter. Campusservice Vasa tar över receptionen i Vasaparken Campusservice Vasa har fått uppdraget att bemanna receptionen i Vasaparken från den 19 oktober. Liksom tidigare kommer receptionen att vara bemannad från kl. 08.00 - 16.30 och uppdraget är att ge "oförändrad service". Det innebär att receptionen kommer att finnas för att stötta verksamhet i huset liksom tidigare men även kunna hjälpa besökare, medarbetare och studenter tillrätta. Receptionen kommer också att kunna erbjuda stöd med enklare administrativa sysslor. Kontakta gärna Campuservice Vasa om du har ett sådant önskemål: service.vasa@gu.se. Mötesdag den 3 december på Wallenberg konferenscentrum Välkommen till inspirationsdag den 3 december på Wallenberg konferenscentrum. Dagen innehåller intressanta föreläsningar där du får tips och idéer på hur du kan göra dina möten ännu bättre. Det ges möjlighet att träffa våra upphandlade leverantörer som är med i en gemensam utställning. Välkommen att anmäla dig på följande länk Vi vill ännu en gång påminna om att boka er julmiddag hos oss på Ågrenska villan, Jonsered herrgård eller Wallenberg konferenscentrum, from 30 november fram till den 18 december. Vi kommer att servera kökets julklassiker i bufféform som finns att beställa för både lunch, middag och catering. Välkomna att kontakta oss på 031-786 5959 eller motesservice@gu.se. Glöm inte anmäla dig till MÖTESDAGEN 3 december Uppföljning av Nöjd Kund Index-arbetet på IT-enheten - oktober 2015 IT-enheten genomför en undersökning av kundnöjdheten hos de som anmäler ärenden till helpdesken. Kundansvariga på IT-enheten och chef för IT-support har ringt de användare som har återkopplat att man inte har varit nöjd med hanteringen av sitt senast avslutade ärende för juni, juli, augusti och september. Till dagens datum är det 64 personer som har ringts upp och fått utveckla varför man inte är nöjd med hanteringen. De vanligaste orsakerna som lyfts fram, utan inbördes prioritering, är: den tid det tagit att lösa ärendet, inte fått hjälp enligt förväntan, ingen återkoppling/information om status på ärendet, IT-enhetens arbetssätt och rutiner samt i något enstaka fall bemötande. Denna bild gäller även för de fyra av nio användare som har kontaktats i oktober. IT-enheten ser nu över vilka åtgärder som skall vidtas. Närmast kommer man att utveckla rollen som ärendefördelare, genomföra mer utbildning i ärendehanteringsverktyget för att komma åt arbetssätt, samt se över information/återkoppling och status av ärenden. Flertal användare har lyft fram att en fritextruta i svarsformuläret hade förenklat inputen till IT-enheten, och vi undersöker nu möjligheterna för detta. Hittills har vi medvetet valt att det skall vara enkelt att återkoppla till oss för våra användare utan att behöva ta sig vidare till enkätverktyg eller andra webbsidor. För september ligger svarsfrekvensen på 44 % och av de svarande var 96 % nöjda med hantering av sitt senast avslutade ärende. Periodiska kontroller i GURIA I somras sattes periodiska kontroller i GURIA (GUs system för risk-, incident- och avvikelsesystem) i drift. Periodiska kontroller är en del av GURIA-systemet med mallar för att registrera och följa upp det systematiska arbetsmiljö-, säkerhets- och miljöarbetet. Det handlar till exempel om arbetsmiljörond, egenkontroll-systematiskt brandskyddsarbete, egenkontroll-säkerhet och lagefterlevnad inom miljöområdet, kontroller som ska göras av respektive verksamhet en gång per år. Säkerhetssamordnarna vid campus kan ge stöd vid brandskyddskontrollerna men verksamheten måste själva sköta registreringen. I november lanseras också formulär för årlig redovisning inom arbetsmiljö, säkerhet och miljö. Information om GURIA i Medarbetarportalen Lista över universitetets säkerhetssamordnare Aktuellt från Welcome Services International Café, måndag den 2 november, kl 17:00-19:00 i Ågrenska villan, Vi välkomnar gästforskare och internationell personal samt deras familjer och värdar till International Café. Vi bjuder på fika. Läs mer i Kalendern på http://medarbetarportalen.gu.se/gast. Bostäder till utbytesstudenter vårterminen 2016 Internationella utbytesstudenter kan ansöka om studentbostad för vårterminen 2016. Ansökningsperioden stänger den 15 november. Mer information samt ansökningsformuläret finns på www.gu.se/exchangestudenthousing. Alla sökande får besked i början av december. Frågor hänvisas till studenthousing@gu.se. Naturpromenad och seminarium i Jonsered för internationella studenter 6 november Den 6 november anordnar Welcome Services en halvdag på Jonsereds Herrgård med höstpromenad och seminarium på temat hemlängtan, stress och dysterhet. Aktiviteten vänder sig till internationella studenter, och seminariet ges av Akademihälsan. Vid frågor, kontakta welcomeprogramme@gu.se. Studenter som vill delta i aktiviteten kan anmäla sig här. Arbetstidsförkortning den 30 oktober Fredagen den 30 oktober, dagen före Alla helgons dag, är det arbetstidsförkortning för administrativ personal med fyra timmar. Detta innebär att telefonväxeln och Servicecenter har ändrade öppettider. Växeln har öppet mellan 08.00 och 12.00, och i Servicecenter har endast Servicecenter Vasa öppet mellan 08.00 och 12.00. Servicenytt kommer ut en gång per månad. Extra nyhetsbrev kan förekomma vid behov. Brevet innehåller aktuell information och nyheter om infraområdets verksamhet. Målgrupp är alla anställda inom Göteborgs universitet. Redaktör: Malin Brink För prenumeration på Servicenytt, se http://medarbetarportalen.gu.se/min-sida/prenumerera/. www.gu.se SERVICENYTT Information about services, IT and facilities November 2015, no. 8 also available at: http://www.medarbetarportalen.gu.se/service/servicenytt The white mailboxes will be removed The white mailboxes of the University will be removed during December 2015. Envelopes with a barcode will in the future be handled through the internal mail distribution. Campusservice Vasa will manage the reception in Vasaparken Campusservice Vasa will manage the reception in Vasaparken from October 19. The reception will, just as before, be open between 08.00 and 16.30. Meeting Day on December 3rd at Wallenberg Conference Centre rd Welcome to Wallenberg Conference Centre at the 3 of December for an inspirational day regarding meetings and events. The day includes interesting lectures where you get tips and ideas on how you can make your meetings even better. You get the opportunity to meet our contracted suppliers that are involved in a joint exhibition. Welcome to sign up at the following link We would like to once again remind you to book your Christmas dinner with us at Ågrenska villan, Jonsered Mansion or the Wallenberg Conference Centre, from 30 November until 18 December. We will be serving Christmas classic cuisine in buffet form that is available to order for lunch, dinner and catering. Welcome to contact us at 031-786 5959 or motesservice@gu.se. Update on Customer Satisfaction work on the IT unit - October 2015 The IT unit is conducting a survey of the customer satisfaction of users who have contacted the IT help desk. Key account managers at the IT unit and the head of IT support has been calling users who have not been satisfied with the handling of their last IT case for the months June, July, August and September. To this date, 64 people have been called regarding the reasons why they are not happy with the handling of their case. The most common reasons stated, without any order of priority, are: the time taken to resolve the case, not been helped as expected, no feedback/information on the status of the case, the IT units work methods and procedures and in a few cases the treatment during contact with the support. These reasons are also stated by the four of nine users who have been contacted in October. The IT unit is now looking over the measures to be taken. First up is to develop the role of case dispatchers, have more education in our case management tools and look at the information/feedback and status of the cases. Several users highlighted that a free text field in the survey form would simplify the input to the IT unit, which we are looking into. So far we have consciously decided that it should be easy to reconnect us to our users without using a survey tool or other websites. The response rate for September is 44% and 96% of the respondents were satisfied with the handling of their last IT case. News from Welcome Services International Café, Monday 2 November, 5pm-7pm, at Ågrenska villan We welcome visiting researchers and international staff members, together with their families and hosts, for a coffee and cake at Ågrenska Villan. For more information, please visit our Calendar at: www.gu.se/welcome Housing for exchange students spring term 2016 Incoming exchange students can apply for housing for the spring term 2016. The application period ends on 15 November. The application form, as well as all necessary information regarding student accommodation, is available at www.gu.se/exchangestudenthousing. Each applicant will be informed about the outcome of their application at the beginning of December. All questions can be addressed to studenthousing@gu.se. Nature walk and seminar in Jonsered for international students 6 November On 6 November, Welcome Services is organising a half-day excursion for international students to the Jonsered mansion, including a walk in the nature and a seminar on homesickness, depression and stress held by Akademihälsan (the Student Health Centre). If you have questions, write to: welcomeprogramme@gu.se. Students who wish to participate in the activity can register here. Changed working hours on October 30 On Friday, October 30, the day before All Saint’s Day, we have changed opening hours in the switchboard and in Servicecenter. The switchboard is open between 08.00 and 12.00 and Servicecenter Vasa is the only Servicecenter open with opening hours between 08.00 and 12.00 Servicenytt is a monthly newsletter with information and news from the Division of Infrastructure Support. The target group is all staff at the University of Gothenburg. Editor: Malin Brink For subscription, please visit http://medarbetarportalen.gu.se/min-sida/prenumerera/. www.gu.se