Kontering Agresso EFH Inloggning i Agresso EFH Det finns flera olika alternativ att öppna Agresso EFH 1. 2. 3. När du får något att utföra i Agresso EFH får du ett e-mail från ”agressoProd” noreply@hb.se. Öppna mailet och klicka på länken ”http://agresso.hb.se” Via hb.se > Anställd > Vanliga verktyg Via Startmenyn >HB > Administration > Agresso > Agresso EFH Logga in med: Användarnamn Domän Lösen Din signatur AD Ditt vanliga lösenord Snabbguide kontering i Agresso EFH 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. I fältet Konto byt ut värdet BYT mot ett för fakturan beskrivande konto (se minikontoplanen nedan) Tryck <TAB> så att fältet Orgenhet kommer fram Fyll i Orgenhet (se objektplan) Tryck <TAB> igen så markören hamnar i fältet Akt/Proj Fyll i projekt/aktivitet (se objektplan, som visar lista med akademins aktuella projekt och aktiviteter 6-7 positioner kan avslutas med F eller G) Tryck <TAB> igen. Skriv ditt personnummer om möjlighet finns – beror på vilket konto som används Tryck <TAB> till fältet Beskrivning. OBS! Detta fält ska alltid fyllas i då den beskrivande texten gör fakturan sökbar i efterhand. Ange en kort beskrivande text t ex vid resa ditt namn/signatur, destination, datum och syfte Tryck på knappen <Till betalattest> Tryck på knappen <Spara> Minikontoplan Nedan finner du de vanligaste förekommande kontona. Hittar du inget som stämmer överens med vad fakturan avser? Kontakta akademins ekonom. Konferenser och utbildningar 4811 4821 4822 Konferens- och kursavgifter för utbildning av egen personal (statlig arrangör - t ex om kursen anordnas av GU, KTH etc.) Konferens- och kursavgifter för utbildning av egen personal (utomstatlig arrangör) Interna kurser och konferenser, t.ex. upptakter och planeringsdagar (deltagarförteckning och dagordning skall bifogas) Lokaler 5011 Lokalhyra externa lokaler Representation och övriga personalkostnader 4397 4961 4981 5521 5791 1) 1) Kostnad för arbetsmåltid 2) HB-intern personalrepresentation 3) Övriga personalkostnader och personalvårdsförmåner 4) Extern representation Måltider för externa deltagare som ingår i deltagaravgifter (t.ex. vid uppdragsutbildningar) Måltider som intas med kollegor på arbetsplatsen eller i anslutning till arbetet, ofta för att spara tid. Arbetsmåltider bekostade av högskolan är skattepliktiga och ska rapporteras till lönehandläggare och förmånsbeskattas. Personen som intagit måltiden ansvarar själv för att meddela lönehandläggaren om kostförmån på för ändamålet särskild blankett. Uppdaterad 2015-07-09 2) 3) 4) Personalmöten, informationsmöten, personalfester, personalaktiviteter där program eller dagordning finns. Kaffe, te och återkommande personalfika samt mindre blomsteruppvaktning till anställda. Representation mot externa deltagare (inkl. studenter). Deltagarnas namn, organisationstillhörighet samt representationens syfte måste tydligt framgå av fakturaunderlagen eller genom tillagd kommentar i Agresso. Se separata representationsregler. Huvudregeln är att när fler än hälften av deltagarna är externa räknas det som extern representation. Annonsering 4911 5531 5532 5538 Personalrekrytering Annonsering PR, institutionell information m.m Övrig information Studentkostnader 5111 Praktikkostnader VFU Resor 5511 55111 55112 55113 5513 5515 5516 5518 Biljetter - tåg Biljetter – flyg Biljetter – buss Biljetter – taxi Hotell och logi Biljetter – tunnelbana/spårvagn Hyrbil Övriga resekostnader Varor 5611 5621 5631 5691 56913 56912 Korttidsinventarier 5 000 > 20 000 kr (ej datorer) Böcker, tidsskrifter & tidningar Kontorsmaterial Övriga varor under 5 000 kr (ska bara användas då inga andra alternativ passar) Inredning under 5 000 kr Undervisningsmaterial, utomstatliga Tjänster 5731 5733 5752 5781 5791 5221 5222 Utbildningstjänster, t.ex. externa föreläsare (utomstatlig) Utbildningstjänster, t.ex. externa föreläsare ( statlig leverantör) Mobiltelefoni Konsulttjänster (ej undervisningstjänster) Övriga tjänster (ej konsult- eller undervisningstjänster) Utförda reparationer och underhållsarbeten Service- och underhållsavtal, t.ex. kaffemaskin (ej datatjänster) IT 5721 56917 5644 1599 Datatjänster, t.ex. programvara Datatillbehör under - 5 000 kr Datorer och datortillbehör 5 000-20 000 kr Om inköpet överstiger 20 000 kr och med en ekonomisk livslängd på minst 3 år Varför ska man kontera på inomstatliga resp. utomstatliga konton? Inom kontogrupper, där det finns en uppdelning mellan inomstatliga resp. utomstatliga konton, är det viktigt att rätt konto används. Alla statliga myndigheter ingår i koncernen statens redovisning. Högskolan rapporterar månatligen till riksredovisningen. När statens upprättar bokslut ska mellanstatliga förehavanden elimineras. Därför skiljer vi på statliga och icke-statliga leverantörer. Exempel på utomstatliga leverantörer är företag, kommuner och landsting. Behöver du mer hjälp? På hemsidan finns en ”Manual för elektronisk fakturahantering”. Den finner du under >Anställd >Akademin frö vård, arbetsliv och välfärd > Ekonomi och tjänsteresor > Inköp och fakturor EFH. Kontakta akademins ekonom för hjälp. Uppdaterad 2015-07-09