1. No category

Tjänsteskrivelse
Datum:
Förvaltning:
Handläggare:
Telefon:
E-post:
2015-05-28
Kommunledningskontoret
Ola Ingevaldson
0523/61 31 19
ola.ingevaldson@lysekil.se
FÖRSLAG TILL ORGANISATIONSFÖRÄNDRING –
KOMMUNSTYRELSENS FÖRVALTNING
Dnr:
LKS 2015-293
Bakgrund
Inför den nya mandatperioden som startat 2015 har frågor kring den politiska
organisationen, reglementen och delegationsordningar samt frågor kring
utformningen av den kommunala organisationen varit föremål för omfattande
överläggningar. Kommunfullmäktige har nu ”satt” den politiska organisationen och
revideringen av det gemensamma reglementet för nämnder och styrelser,
kommunstyrelsens reglemente och kommunstyrelsens delegationsordning är nu i
sitt slutskede. Under ledning av kommunstyrelsens presidium har rekrytering av en
ny kommunchef skett och i anslutning till detta har flera frågor kring
kommunstyrelsens administrativa organisation aktualiserats.
Förslaget
Tf kommunchef har utarbetat ett förslag till organisationsförändringar. Förslaget
har kommunicerats med kommunstyrelsens presidium, tillträdande kommunchef,
berörda chefer och har också behandlats i den centrala samverkansgruppen. Under
denna behandling har förslaget reviderats vid två tillfällen. Det förslag som nu läggs
fram till kommunstyrelsen är version 3 och bifogas denna tjänsteskrivelse.
Samverkan
Förslaget behandlades på centrala samverkansgruppen (CSG) den 18 maj. Det
förslag som behandlades då innehöll en överflyttning av Arbetsmarknadsenheten
(AME) från kommunstyrelsen till socialnämnden per 2016-01-01. Samtliga fackliga
organisationer motsatte sig en sådan förändring. Man framförde, att en sådan
förändring måste föregås av en fördjupad utredning. Därutöver efterlyste man en
risk- och konsekvensanalys från samhällsbyggnadschefen och näringslivschefen.
Efter att ha tagit del av de fackliga organisationernas synpunkter har förslaget
reviderats till föreliggande version 3. Den stora förändringen jämfört med det
förslag som samverkades är att förslaget att flytta AME från kommunstyrelsen till
socialnämnden har slopats. Enhetschefen för AME kommer att vara direkt
underställd kommunchefen.
Genomförande
Organisationsförändringarna föreslås träda i kraft fr.o.m. 1 augusti 2015 och i vissa
delar succesivt genomföra under hösten 2015. Tidplanen är delvis kopplad till vilken
tidpunkt en ny administrativ chef kan tillträda. Attest- och delegationsordningar kan
behöva ses över. Omfördelningar i budget görs vid årsskiftet. En
förvaltningssamverkansgrupp (FSG) för de delar som inte ingår i
samhällsbyggnadsförvaltningen ska bildas.
Förslag till kommunstyrelsen
Kommunstyrelsen beslutar att godkänna upprättat förslag till
organisationsförändringar.
Kommunstyrelsen beslutar att uppdra åt kommunchefen att genomföra dessa
förändringar i samråd med berörda chefer.
Kommunledningskontoret
Ola Ingevaldson
Tf kommunchef
Förslag på reviderad organisation ver 3
2015-05-28
FÖRSLAG TILL ORGANISATIONSFÖRÄNDRING – KOMMUNSTYRELSENS
FÖRVALTNING
Bakgrund
Inför den nya mandatperioden som startat 2015 har frågor kring den politiska
organisationen, reglementen och delegationsordningar samt frågor kring utformningen av
den kommunala organisationen varit föremål för omfattande överläggningar.
Kommunfullmäktige har nu ”satt” den politiska organisationen och revideringen av det
gemensamma reglementet för nämnder och styrelser, kommunstyrelsens reglemente och
kommunstyrelsens delegationsordning är nu i sitt slutskede. Under ledning av
kommunstyrelsens presidium har rekryteringen av en ny kommunchef påbörjats och i
anslutning till detta har flera frågor kring kommunstyrelsens administrativa organisation
aktualiserats.
Nuvarande organisation
Kommunstyrelsen är kommunens ledande politiska förvaltningsorgan och har ett
helhetsansvar för kommunens verksamheter, utveckling och ekonomiska ställning. Styrelsen
har enligt kommunallagen ansvar för ledning, styrning och uppföljning och sådana särskilda
uppgifter som inte lagts på annan nämnd.
Kommunstyrelsens ansvarar för stödfunktionerna administrationsenhet, personalenhet och
ekonomienhet. Kommunstyrelsen ansvarar också för de verksamheter inom
samhällsbyggnadsförvaltningen som inte arbetar mot byggnadsnämnden. I denna ingår ITenheten som är en resurs för kommunerna Sotenäs, Munkedal och Lysekil. Enligt reglemente
för IT-nämnd och gällande samverkansöverenskommelse är Lysekil värdkommun för denna
enhet. Dessutom ansvarar kommunstyrelsen för näringslivsenheten och
arbetsmarknadsenheten (AME).
Kommunchefen är kommunens ledande tjänsteman och direkt underställd
kommunstyrelsen. Kommunchefen är förvaltningschefernas chef och har ett
samordningsansvar över dessa genom kommunchefens ledningsgrupp. I detta ingår också ett
personalansvar. Kommunchefen har också uppdraget som VD i Lysekils Stadshus AB.
Kommunchefen har inte ett övergripande ansvar för kommunstyrelseförvaltningen. Cheferna
för kommunstyrelsens enheter rapporterar direkt mot kommunstyrelsen liksom
samhällsbyggnadschefen.
Kommunstyrelsen
Rapporterar direkt till kommunstyrelsen
Kommunchef
Administrativenhet
Ekonomienhet
Samhällsbyggnadsförvaltning
IT-enhet
Personalenhet
Näringslivsenhet
Arbetsmarknadsenhet
Förslag på reviderad organisation ver 3
2015-05-28
Grunder för förändring
De verksamheter som ligger under kommunstyrelsen som nämnd har en kostnadsomslutning på mer
än tvåhundra miljoner kronor, här arbetar mer än 200 personer. Hittills har dessa verksamheter varit
uppdelade på många enheter utan att ha verkat inom en tydlig förvaltnings- och ansvarsstruktur.
Ur ett styr- och ledningsperspektiv görs bedömningen, att det kan medföra många fördelar om man kan
bilda en förvaltning, som leds av en förvaltningschef, under kommunstyrelsen som nämnd. Den
kommunchef, som under våren 2015 har rekryterats, föreslås också vara chef för denna förvaltning.
En sådan förändring innebär, att en tydligare och mer enhetlig förvaltningsstruktur i kommunen
skapas, vilket ur flera aspekter är positivt, inte minst innebär detta att de övriga förvaltningarna får en
tydlig motpart. Detsamma torde gälla relationen till de kommunägda företagen. Det innebär vidare, att
budgetansvaret för såväl kommunstyrelsen som förvaltningen, kommer att bli tydligare jämfört med
hur det är idag.
Även när det gäller samverkanssystemet innebär det fördelar om verksamheterna under
kommunstyrelsen inordnas i en förvaltning. Då kan man skapa en förvaltningssamverkansgrupp (FSG)
som behandlar alla samverkansfrågor inom kommunstyrelsens verksamhetsområde. Idag sker
samverkan i en kombination av samverkansgrupper och arbetsplatsträffar. Kopplingen mot den
centrala samverkansgruppen (CSG) blir tydligare.
Föreslagna organisationsförändringar
Kommunchefen ska vara kommunens ledande tjänsteman och vara direkt underställd
kommunstyrelsen. I kommunchefens roll ligger att vara förvaltningschefernas chef och ha ett
samordningsansvar över dessa. I detta ingår också ett personalansvar. Därutöver föreslås
kommunchefen få ett tillkommande uppdrag som chef för kommunstyrelseförvaltningen på de grunder
som redovisas ovan. Kommunchefen ska även i framtiden vara VD i Lysekils Stadshus AB.
I kommunstyrelsens stödfunktioner ingår administrativ enhet, personalenhet, ekonomienhet och ITenhet. Dessa enheter leds idag av administrativ chef, personalchef, ekonomichef och IT-chef. Alla utom
IT-chefen ingår i kommunchefens ledningsgrupp.
Ledningen av IT-enheten föreslås övergå från samhällsbyggnadschefen till kommunchefen vilket är i
linje med den organisatoriska lösning som våra samarbetskommuner tillämpar. Kommuncheferna
utgör också IT-styrgrupp (ISG).
Administrativ chefen är ansvarig för samordning av ärendeberednings- och beslutsprocesserna
inom kommunstyrelsens kansli. Tolkning och tillämpning av gällande lagstiftning i dessa processer
samt juridiskt stöd till förtroendevalda och till kommunens olika förvaltningar.
Därutöver ansvarar administrative chefen för följande verksamheter:
Serviceenhet som leds av en enhetschef och innehåller registratur, arkiv, vaktmästeri och som enligt
nuvarande planering får ansvar för en nybildad kommunservicegrupp för medborgarservice.
Nämndsekretariat med uppdrag att lämna administrativt stöd till samtliga nämnder och till den
politiska ledningen, kommunchef och centralt placerade förvaltningschefer.
Mål- och kvalitetsarbete (1,0 åa), ny tjänst.
Information/kommunikation (2,0 åa).
Folkhälsofrågor (1,0 åa).
Förslag på reviderad organisation ver 3
2015-05-28
Utredningsresurs (1,0 åa).
Information/kommunikation och folkhälsofrågor överförs från näringslivsenheten och
utredningsresursen överförs från samhällsbyggnadsförvaltningens utvecklingsenhet. Organisationen
tillförs en resurs för mål- och kvalitetsarbete som internrekryteras i första hand.
Näringslivschef ansvarar för näringslivsenheten. Som framgår ovan föreslås, att
information/kommunikation och folkhälsa överförs till den administrativa enheten. Avsikten med detta
är att renodla enhetens uppdrag mot näringslivsutveckling (företag, besöksnäring mm), projektstöd
(EU mm), evenemang och infrastruktur/fiberutbyggnad. Flera delar av näringslivsenhetens uppdrag
kräver ett nära samarbete med samhällsbyggnadsförvaltningen och utbildningsförvaltningens
handläggare av kultur- och fritidsfrågor. Enheten ska också under uppdraget projektstöd kunna biträda
övriga delar i den kommunala organisationen med projektansökningar för EU-stöd mm.
Personalchef ansvarar för personalenheten.
Ekonomichef ansvarar för ekonomienheten. De ekonomiadministrativa uppgifter som tidigare har
ingått i serviceenheten har överförts till ekonomienheten.
Samhällsbyggnadschef ansvarar för byggnadsnämndens förvaltningsorganisation. De verksamheter
som leds av samhällsbyggnadschefen och där kommunstyrelsen är ansvarig nämnd är planenhet,
utvecklingsenhet och verksamhetsstöd (fastigheter, kost och städning).
Arbetsmarknadsenheten (AME) är idag en enhet under kommunstyrelsen och leds av
ansvarig enhetschef. Enheten har idag ett brett uppdrag, dels har man ett uppdrag att vara
kommunens resurs i arbetet med att skapa möjligheter för arbetslösa att komma in på
arbetsmarknaden, dels har man ett utföraruppdrag i att erbjuda daglig
verksamhet/sysselsättning enligt SOL och LSS. Arbetet utförs i nära samarbete med
socialförvaltningen och utbildningsförvaltningen liksom med Arbetsförmedlingen och
Försäkringskassan. Socialchefen har sedan ett år tillbaka personalansvaret för enhetschefen.
Arbetsmarknadsenheten kommer fortsatt att vara en enhet under kommunstyrelsen och
kommunchefen övertar personalansvaret för enhetschefen.
De föreslagna organisationsförändringarna illustreras i bilaga 1.
Förslag på reviderad organisation ver 3 2015-05-28, bilaga 1
Kommunstyrelsen
Kommunchef
Rapporterar direkt till kommunchefen
Samhällsbyggnadsförvaltning
Förvaltningschef
Utvecklingsenhet
Administrativenhet
Administrativ chef
Serviceenhet
Nämndsekretariat
Mål och kvalitetsarbete
Utredningsresurs
Kommunikation
Folkhälsa
(Tidigare näringslivsenheten)
Arbetsmarknadsenhet
Arbetsmarknadsenhetschef
Ekonomienhet
Ekonomichef
IT-enhet
IT-chef
Näringslivsenhet
Näringslivschef
Verksamhetsstöd
Personalenhet
Personalchef