1. No category

Volati – Introduktion till
effektivt inköp
Inköpsintroduktion till sakägare
2015-05-28
1
Innehållsförteckning
Tid
Agenda
13:00 – 13:15
Introduktion till det integrerade utbildningsprogramet för inköpare
13:15 – 13:30
Grundläggande inköpsstrategi
13:30 – 14:00
Hantering av Hävstångs-leverantörer
14:00 – 14:15
Hantering av ”Partner”-leverantörer
14:15 – 14:30
Hantering av ”Shop”-leverantörer
2
Introduktion
Kursledare
Björn Peterson – Konsult Procurement Power
• 5 års erfarenhet från inköpsarbete på Procurement Power
• 6 års erfarenhet från arbete för McKinsey & Company inom operationellt
förbättringsarbete och inköp
• Varit drivande vid ett 100-tal olika kategorioptimeringsprojekt omfattande
allt från råmaterial till städtjänster
• Har varit med och drivit/driver ett 10-tal olika utbildningsprogram med
utgångspunkten i ett integrerat arbetessätt
3
Fråga: Hur stor andel av verksamheten på alla Volatibolag är
inköp?
Externkostnad/omsättning
A. 10-20%
B. 20-30%
C. 30-40%
D. 40-50%
E. 50-60%
F. 60-70%
G. 70-80%
0%
0%
70
-8
0%
0%
60
-7
0%
0%
50
-6
0%
0%
40
-5
0%
0%
30
-4
0%
20
-3
0%
10
-2
0%
0%
4
Effektivt inköpsarbete kan skapa enormt stort värde
Volati resultaträkning 2013; Exklusive resultat från sålda enheter; kSEK
Försäljning
1,509
100%
Direkt material inkl. transport
-549
36%
Löner
-518
Övriga externa kostnader
-271
34%
18%
Avskrivningar
-32
2%
Övrigt
-2
~0%
Rörelseresultat
137
9%
* Förutsätter att all extern kostnad och löner är variabel
• 56% av våran
omsättning går till våra
leverantörer
• För varje 1% reduktion
på våra kostnader
ökar vi resultatet med
~6%
• En inköpsbesparing på
1 MSEK är värt lika
mycket som ytterligare
försäljning på ~11
MSEK*
• Du och dina kollegor
är ansvarig för att
optimera 56% av
Volati
5
Vad handlar inköp om?
Beskrivning
Förstå kostnader
Hur det skapar värde
• Förstå kostnaderna genom spend-/kostnadsanalys för att säkerställa rätt
prioriteringar
• Förstå underliggande kostnadsdrivare i prioriterade kategorier
Prioritera vår tid
Förstå
verksamhetens
behov
• Förståelse av verksamhetens och kundernas behov för att därigenom
utmana specifikationer (t ex produktspecifika, ledtidskrav, lagring,
förpackning etc.)
Vara bättre
förberedd än
leverantörerna
• Förstå hur viktiga vi är för leverantörer och hur mycket vi har möjlighet
att kräva från leverantören
• Vara väl förbered med faktabaserade argument som stöds av genomfört
analysarbete
Undvika fallgropar
och ge bort
marginaler
Förstå alternativ
och värdekedjan
• Förstå vilka realistiska alternativ som finns och deras för-/nackdelar, vilket
bidrar till att skapa konkurrenstryck
• Förstå vem som har och kommer att ta makten i värdekedjan
Veta hur hårt man
kan trycka
Säkerställa
implementering
och förbättra
• Säkerställa framgångsrik implementering dvs leverans i enlighet med
avtal
• Tillsammans med leverantörerna identifiera ytterligare möjligheter att
reducera kostnaderna
Utmana
specifikationer
Ingen efterlevnad
= Inget resultat
6
Principer för Volatis Integrerade utbildningsprogram för inköpare
Anpassat till Volati
för att det skall vara
lätt att tillämpa
Hemarbete &
uppgifter syftar till
att bidraga till det
dagliga arbetet
Certifikat och
betygssättning för
att öka ambition
Beskrivning
Implikation
• Fokus för utbildningen är
praktik snarare än
underliggande teorier
• Mycket tid och kraft har lagts på att
anpassa materialet till Volati
• Vi kommer försöka använda så många
exempel som möjligt baserat på
genomförda case på Volati
• Hemarbeten och uppgifter skall • Alla deltagare skall tillämpa kunskaperna
tillämpas i ert dagliga arbete
på riktiga situationer och på så sätt skaffa
dvs. upphandling skall
sig egna erfarenheter
genomföras på ett verkligt
existerande behov
• Betygssättning av uppgifter
• Återkoppling och coaching kommer att
(möjlighet att vinna)
erbjudas alla deltagare för att hjälpa er att
• Certifikat till alla deltagare som
utvecklas och reflektera över hur det har
framgångsrikt genomför
fungerat att tillämpa kunskaperna i
samtliga uppgifter
praktiken
• Prov vid varje utbildningsdag
(möjlighet att vinna)
7
Deadline för att
skicka in
Utbildningsprocess – Överblick
2 dagar
22-23/1
4 veckor
Första
utbildningstillfället
Förberedelsearbete
Kick-off* (5/12)
30/12
Aktiviteter  Välj ett
upphandlingscase (RFQ)
– Definiera
nuvarande
kostnader
(Kostnad &
volym per
artikel)
– Första andra
påverkade
kostnader
(TCO)
– Skapa lista
över möjliga
leverantörer
– Säkerställ
genomförbarh
et
 Välj ett case för
benchmarking
7 veckor
Hemarbete
2 dagar
9-10/3
Andra
utbildningstillfälle
16/2
 Interaktiv
 Skapa och skicka
utbildning på
ut upphandling
de första
(RFQ) inkl.
stegen i
– Cover-brev med
upphandlings
tidplan
processen
– Effektivt
– Bygga fakta
användande av
– Skapa RFQ
prispunkter och
prismodifierare
– Definera
baseline
– Offertmall i Excel
 Även fokus
 Genomför rapid
på benchrepricing
marking och  Genomför
rapid
benchmarking
repricing
övning
 Prov efter
resp.
utbildningsdag
12 veckor
Hemarbetet
27/4
 Diskussion
kring
genomfört
arbete
 Interaktiv
utbildning
fokuserad på
senare delen
av
upphandlings
-processen
– Utvärdera
anbud
(BoB)
– Ge
återkoppling
– Förhandling
 Prov efter
resp.
utbildningsdag
1 vecka
Feedback
29/5
 Genomför
transparen,
faktabaserad och
iterativ
återkoppling till
leverantörerna
– Leverantörsutvä
rderingsmall
– Memorandum
till
leverantörerna
med
återkoppling
 Genomför
slutförhandling
 Individuell
skriftlig
återkoppling
på inskickat
material
Det som täcks av utbildningen skall tillämpas på riktiga fall och
därmed skapa verkliga förbättringar för verksamheten
* Genomförs som ett 2 timmars telefonmöte för att stämma av förväntansbild för de kommande 4 veckornas förberedelsearbete
 Certifikat
till
framgångs
-rika
deltagare
 Vinnare
kommer att
utses
baserat på
resultat
och
genomförd
process
8
Sammanfattning av efterfrågat hemarbete
Idag
(5/12)
Rapid
repricing
(rapid case)
Upphandling
Benchmarking
Hemarbete
(4 veckor)
Session 1
(15-16/1)
Hemarbete
(~7 veckor)
Session 2
(9-10/3)
Hemarbete
(~12 veckor)
Deadline
(29/5)
• Håll ögonen öppna för
möjligheter att genomförda
rapid repricing – MEN
BÖRJA INTE
• Genomför rapid repricing
case(s)
• NA
• Välj ett område och
säkerställ genomförbarhet
• Etablera team/resurser
• Kostnadsanalys - Volym och
kostnadsutveckling
• Marknadsanalys – först
leverantörer och lista
tänkbara leverantörer
• Professionell skriftlig RFQ
• Effektiv tillämpning av
prispunkter och
prismodifierare
• Genomför ett “Raise-thestakes” möte
• Skapa skriftlig återkoppling till
leverantören - Iterativ,
transparent och faktabaserad
återkoppling
• Kvantifiera förbättringar och stäm
av med ledning/budgetägare och
andra intressenter
• Välj ett indirekt område för
benchmarking
• Skicka in valt område till
bjorn.peterson@procuremen
tpower.se för att säkerställa
att vi inte väljer samma
område flera gånger
• Förstå priser, volymer och
existerande avtal
• Genomför benchmarking
(extern och intern av pris)
• Förbered material där du
presenterar din målsättning
för existerande leverantör
• Genomför förhandling
• Skapa nytt avtal
• NA
9
Utbildningen genererar omedelbara resultat…
Årligabesparingar; kSEK
2014
Antal
framgångsrika
deltagare
6.643
7.195
467
85
Rapid
repricing
Benchmarking
RFQ
RFQ
Total
Total
6
2
6
9
TBD
TBD
Rapid
repricing
Benchmarking
RFQ
RFQ
Total
Total
5
TBD
TBD
TBD
2015
693
Antal
framgångsrika
deltagare
Notera: Exklusive resultat från deltagare som levererat efter deadline
 Majoriteten av
deltagarna klarar av att
omsätta teorin i praktik
 Mycket snabb finansiell
återbetalning på
deltagarnas medverkan
TBD
10
…och mycket nöjda deltagare
2014
2015
Valda citat från deltagare
Undersökning
Hur skulle du betygsätta den här 1 = Dålig
utbildningsdagen överlag?
3 = Medel
5 = Väldigt bra
Bara positiv! Bra exempel
och förankring till
verkliga/applicerbara fall
Väldigt bra! Enkelt att
förstå och rätt nivå
4,3
Dag 1
5,0
Konkreta fall, relativt till
företagen
4,4
Dag 2
4,7
4,3
Dag 3
Att se förfrågningsunderlag. Att se
utkast som några
har gjort.
Bra balans mellan teori och
praktik. Alla mallar har varit
mycket hjälpsamma
Utbildningen har
mottagit mycket
positiv
återkoppling från
deltagarna från
Volati-bolagen
5,0
4,6
Dag 4
4,7
Jag var skeptisk från
början men har verkligen
vänt vad gäller den här
utbildningen
11
Innehållsförteckning
Tid
Agenda
13:00 – 13:15
Introduktion till det integrerade utbildningsprogramet för inköpare
13:15 – 13:30
Grundläggande inköpsstrategi
13:30 – 14:00
Hantering av Hävstångs-leverantörer
14:00 – 14:15
Hantering av ”Partner”-leverantörer
14:15 – 14:30
Hantering av ”Shop”-leverantörer
12
Frågeställningar att adressera i en inköpsstrategi
Vad skall köpas?
Inköpsstrategi – Ett
antal åtgärder för att
maximera värdet
från en kategori
Hur skall det
köpas?
Var skall det
köpas?
13
Ramverk för att definiera en inköpsstrategi
Inköpsstrategi
Våran interna inköpsprocess
Typ av intern process
Värde
Högt
Centralisera
Tvärfunktionellt
Automatisera
Förenkla
Vår strategi för leverantörsrelationen
Typ av leverantörsrelation
Högt
Lågt
Hävstång
Partner
Shop
Hantera risk
Lågt
Låg
High
Komplexitet i inköp
Låg
Hög
Svårighet att få leverans
14
Syfte med vår leverantörsrelation
Högt
• Signifikans för
Partner
Använda inköpskraft
Skapa en fördelaktig
totalkostnad (kvalitet, service
och tid)
Shop
Hantera risk
Reducera komplexitet
och artikelkomplexitet
Minimera risk för
produktionsstörningar
Värde
•
övergripande
kostnadsstruktur/
lönsamhet
Kostnad av material
eller påverkan på
totalkostnad för
företaget dvs.
inklusive övriga
kostnader som
påverkas av val av
produkt/leverantör
Hävstång
Lågt
Låg
Hög
Svårighet att få leverans
Leverantörsstrategin syftar till
att positionera företaget på
bästa möjliga sätt för att skapa
maximalt med värde
• Relativ inköpskraft (antal leverantörer på marknaden och därmed
•
•
•
marknadskoncentration)
Ledtid och kostnad för att byta leverantör (faktorer som minskar rörligheten)
Hur unika våra behov är
Teknologiutveckling
15
Alla leverantörer strävar efter att bli Partner-leverantörer
Kraljic-matrisen från ett leverantörsperspektiv
Hög
Värde
Unik högvolym
leverantör med
höga marginaler
• Alla leverantörer
försöker öka volymer
och marginaler
genom att bli
outbytbara
”lösningsleverantörer”
• Att slå samman
volymer/produkter/
tjänster är det
vanligasta
tillvägagångssättet
Låg
Låg
Hög
Svårighet att få leverans
16
Var medveten om krafterna som trycker mot partnerskap
Endast leverantörer som har
en unik produkt/tjänst som
direkt påverkar vårt
värdeerbjudande mot våra
kunder kan kvalificera sig
som partnerskapsleverantörer
Hög
Partner
Tre krafter mot partnerskap:
▪ Leverantörer vill bli mer
unika och få mer affärer
▪ Enklare för användare att
använda leverantörer vi
känner även inom nya
områden
▪ För en inköpare är det
“enklast” att arbeta med
färre leverantörer
Värde
Hävstång
Shop
Hantera Risk
Låg
Låg
Hög
Svårighet att få leverans
17
Våra partnerleverantörer skall hjälpa oss att sälja våra
produkter och tjänster
Audi case exempel
Lösning utvecklad
av leverantör
18
Du behöver inte acceptera en position
EXEMPEL FRÅN STÅLTILLVERKARE
Hög
Värde
Förbättra position rel.
leverantör
• Utveckla nya
leverantörer
• Använd mindre
leverantörer
• Konsolidera volymer
med andra
företag/systerbolag
• Utveckla strategier för att
ändra inköpsstruktur t ex
kö i delar i stället för
integrerade lösningar
Låg
Hävstång
• Naturgas
• Transporter
• Standard
gjutningar och
bearbetning
Partner
• Special kemikalier
• Reservdelar
• Tillverkningsmaskiner
• Tågfrakt
Shop
• Städning
• Administrativ
service och material
• Förpackningsmaterial
Hantera risk
• Kullager
• Packningar
• Miljötjänster
Låg
Hög
Svårighet att få leverans
Förbättra försörjningsposition
• Utmana specifikationer och gå mot standard
– Förändra material specifikationer
– Använd standard specifikationer
• Använd alternativ produkt
• Köp i delar/Bryt isär i delar
19
Exempel – Bättre mat till lägre priser
Ta kontroll över värdekedjan
Internationella A-varumärken
Lokala varumärken
Egna varumärken
Krävande och
professionella
förhandlingar
Ta ut
kostnader ur
värdekedjan
20
Innehållsförteckning
Tid
Agenda
13:00 – 13:15
Introduktion till det integrerade utbildningsprogramet för inköpare
13:15 – 13:30
Grundläggande inköpsstrategi
13:30 – 14:00
Hantering av Hävstångs-leverantörer
14:00 – 14:15
Hantering av ”Partner”-leverantörer
14:15 – 14:30
Hantering av ”Shop”-leverantörer
21
Professionella RFQ:er inkl. prispunkter och kontraktsvillkor
Fokus i
denna sektion
 Professionella RFQ:er inkl.
prispunkter och
kontraktsvillkor
 Raise-the-Stakes möten
 Transparent, iterativ och faktabaserad feedback
Hög
Partner
Shop
Hantera Risk
Värde
Hävstång
 Leverantörsdagar
 Revidera specifikationer
 Leverantörs-workshops
 Clean sheeting/should
costing/Mål-kostnad
 Total Cost of Ownership
(TCO)/Totalkostnad
 Leverantörsutveckling
 Interna workshops
Låg
Låg
 Rapid repricing
 Konsolidering
Svårighet att få leverans
22
Hur många veckor tar det normalt att genomföra en
professionell upphandling från start till mål?
A. 4 veckor
B. 8 veckor
C. 12 veckor
D. 16 veckor
E. 20 veckor
F. 24 veckor
r
ve
ck
o
24
ve
ck
o
20
ve
ck
o
16
0%
r
0%
r
0%
r
0%
ve
ck
o
12
ko
r
0%
ve
c
8
4
ve
c
ko
r
0%
23
Kategorioptimeringsprocess
#
Processteg
8 weeks
4 weeks
0
1
Förankra och
säkerställ god
start
• Definiera
omfattning
– Enheter
– Geografier
– Komponenter
• Etablera team
– Struktur
– Mål
– Roller och
ansvar
• Träna deltagare
(om nödvändigt)
2
Bygg faktabas,
besparingshypotes
och sätt
besparingsmål
• Genomför ’kick-off ’
• Identifiera personer
påverkade av
leverantörsbyte
• Förfina/detaljera
omfattning och
förankra i organisation
• Samla in kostnads
och
leverantörsinformation
• Genomför
marknadsanalys
• Bygg initial TCO
modell (dvs.
produkt/tjänst
nedbrytning i
kostnadsdrivare)
4 weeks
Involvering av sakägare
3
Definiera och
utveckla
upphandlingsstrat
egi
• Definiera kriterium för
utvärdering
• Ta fram upphandlingsstrategi och mål
– Önskad relation
– Köp/Tillverka
– ’On/off- shoring’
• Genomför
brainstorming kring
hävstänger
(inköpsstyrka,
produkter, process) och
kring implementering
• Genomför workshops
4
Genomför strategi,
t.ex. skicka ut FFU
• Prioritisera hävstänger
och idéer att testas
• Skriv FFU
• Inkludera lämpliga
kontraktsvillkor
• Genomför iterativ,
transparent och
faktabaserad FFU med
prisfeedback
• Utvärdera FFU och välj
leverantörer för
slutförhandling (baserat
på ’äpple-mot-äpple’
jämförelse av
erbjudanden)
5
Genomför
förhandlingar och
signera nya
kontrakt
• Ta fram kontrakt
• Genomför
6
Utveckla
plan för att
säkerställa
besparingar
• Utveckla plan för
implementering
slutförhandling
• Ta fram mått för
• Signera kontrakt
uppföljning
– Intern
kontraktsefterlevnad
– Leveranskvalitet
Följ upp
och
förbättra
• Mät och följ upp
(internt och
med leverantör)
– Implementeri
ng
– Efterlevnad
– Finansiella
resultat
• Vidta åtgärder
vid behov för
att sätta
exempel
för att förstå behov och
bygga förståelse kring
• Iterera anbudsprocess
kostnadsdrivare
– Användarworkshops • Kvantifiera
och intervjuer med
• Jämför med
besparingspotentialen
personer påverkade
konkurrenters
och ytterligare
av leverantörsbyte
effektivitet/priser
möjligheter
– Leverantörsworkshop
• Identifiera
• Syntetisera och förankra
s
besparingsidéer
• Förbered
• Utvärdera/förfina
• Skapa hypotes kring
slutförhandlingsbesparingspotential och
besparingshävstänger
strategi/taktik
implementerbarhet
• Sätt besparingsmål
(t.ex. genom
tvärfunktionella team
och med sakägare)
24
Nyckelaktiviteter för att lyckas i RFQ processen
1
Definiera
omfattning
och kultivera
2
Etablera
baslinje
3
RFQ struktur
Beskrivning
Kommentar
•
Definra omfattningen på upphandlingen dvs. vad som
skall upphandlas inom ramen för denna upphandling
Skapa en lång lista på möjliga leverantörer och lägg tid
och kraft på att kultivera denna lista av möjliga
leverantörer
•
•
•
Skapa transparens på volymer
Förstå vilka ytterligare produkter/tjänster vi köper t ex
transporter, utbildning
•
•
Etablera en övergripande RFQ struktur med potentiella
alternativa modell/önskemål
Sikta på en kausalprissättning där vi inte driver
kostnader genom brist på förståelse
•
Skapa professionella dokument inkl. cover brev,
anbudsfil och appendix inkl. specifikationer
Skapa tydliga instruktioner för att minimera mängden
missförstånd
•
Om vi är professionella så får vi också
professionella svar från våra leverantörer
Hantera anbudsprocessen t ex kultivera leverantörer,
svara på frågor, förtydliga, kontrollera medverkan
Använd din tids tidseffektivt
•
Om vi är professionella så får vi också
ett professionellt bemötande
•
•
4
Sätt samman
dokument
5
Process
hantering
•
•
•
•
•
•
•
Gör RFQn så stor som möjligt men
fortfarande inte större än att den största
leverantören kan svara på de flesta
delarna
Desto fler leverantörer desto bättre
priser
Att fråga leverantören om volym historik
är ofta tidseffektivt
Sanningen finns alltid i de fakturor vi fått
Desto fler prispunkter vi har desto större
blir bestparingen
Undvika att diktera utan att ha fakta
RFQ Deadline
25
Försök att ha med så många leverantörer så länge som möjligt i
processen
Exempel från en byggmaterialsupphandling; Antal leverantörer
Försök att få med alla
Alla leverantörer kan bidraga
på något sätt genom att vara
effektiva inom ett utvalt område
17
15
13
Leverantörer väljer att
lämna utifrån vägledning
Det är här vi vill minska
antalet leverantörer genom
ABCD brev
4
2
Initial long -list
Ring alla lev.
• Intresserade?
• Kontaktuppgifter?
Initial long-list
• Alla existerande
och historiska lev.
• Marknadsundersök
• Fråga sakägare
• Google/SNI…
RFQ utskick
RFQ svar
Utvalda möten
• RFQ struktur
• Förbättringsförslag
Raise-the stakes
• Presentera
RFQ och höj
ambitionsnivå
Efter 3e feedback
Beslut
Avvägning mellan
olika parametrar
Kontrakterade
Ring “no-shows”
- Förstå varför inget
svar erhållits
E-post
Bekräftelse –
Säkerställ
medverkan från
leverantör
Förhandling
• “Sista” möjlighet
att visa våran
attraktivitet
innan kontrakt
26
Så vad är skillnaden mellan en prispunkt och en prismodifierare
Fokus i denna del
• Definition
Prispunkter
Prismodifierare
• Detta är priset som du betalar för en
• En prismodifierare är hur priset
förändras beroende på förändringar
i ”mjuka” krav
vara eller tjänst eller en del av en
vara eller tjänst
• >15+% på totalkostnad
• <5% på totalkostnad
• Typisk enhet
• SEK per styck
• % på totalkostnad
• Exempel
• Verktygskostnad
• Ställkostnad
• Enhetskostnad
• Rabatt/premium för
• Typisk
besparing
•
•
• Kommentar
• Förändringar i ”hårda” krav hanteras
oftast i prispunkter
förlängd/förkortad kontraktslängd
Rabatt/premium för längre/kortare
ledtider
Rabatt/premium för kortare/längre
betalningsvillkor
• Om man inte använder denna enhet
så blir utvärderingen väldigt svår
27
Vad är en prispunkt?
Beskrivning
Hotellexempel
• Kostnad SEK/natt
• Detta är priset som du
betalar för en vara eller
tjänst eller en del av en
vara eller tjänst
Notera:
• Om vi endast frågar om ett
totalpris för en
helhetslösning har vi 1
prispunkt
• Antalet prispunkter i avtalet
behöver inte vara samma
som under upphandlingen
• I vissa industrier är det
vanligt med prispunkter
som motsvarar en
kostnadsnedbrytning
1 prispunkt
• Kostnad SEK/natt högsäsong
2 prispunkter • Kostnad SEK/natt lågsäsong
•
4 prispunkter •
•
•
Kostnad SEK/natt litet rum
Kostnad SEK/natt mellan rum
Kostnad SEK/natt stort rum
Kostnad SEK/natt svit
•
7 prispunkter •
•
•
Kostnad SEK/natt måndag
Kostnad SEK/natt tisdag
…
Kostnad SEK/natt söndag
28
prispunkter
• Kostnad SEK/natt litet rum, måndag
• …
• Kostnad SEK/natt svit, söndag
28
Example of leveraging a cost driver transparent pricing model
Quotation sheet for licensed nurses and auxiliary nurses
Please quote total hourly cost in SEK for licensed nurse and auxiliary nurse, depending on the time given ahead
FYI, 60% of our need for staffing services is in the Stockholm region
Total cost SEK/h, including compensation for inconvenient hours
Volume Need within Need within Need within Need within Need within
Type of staffing service
Timing
[hours]
24 hours
1 week
2 weeks
1 month
3 months
Licensed nurse
Week days 07-19
12,500
Week days night 19-22
1,500
Weed days night 22 - 07
2,000
Week end Fri. 19 - Mon 07
4,500
Major public holiday
500
Auxiliary nurse
Week days 07-19
200
Week days night 19-22
100
Week days night 22 - 07
< 50
Week end Fri. 19 - Mon 07
450
Major public holiday
< 50
NURSES
EXAMPLE
Specialist competences
Based on quoted hourly wages above, please quote the increase in cost per hour for need for specialist competences
Specialist competence
Cost increase [SEK/hour]
Geriatrics
Dementia
Silvia Nurse
Short response times, nights, weekends, public
Silvia Auxiliary nurse
holidays, short durations and need for specialist
District nurse
Psychiatry (psychiatric diagnoses)
competences are all more difficult/expensive for
Disabilities + Psychiatry
Duration of assignment
Desired duration of assignment
4-7 days (32 - 56 h)
1-2 weeks (57 - 112 h)
2-3 weeks (112 -168 h)
3-4 weeks (169 -256 h)
4 veckweeks or more (256 h+)
Cost reduction [SEK/hour]
the supplier. A cost driver transparent pricing
model reduces the supplier’s risk and we pay
only for what we actually buy.
29
Så vad är skillnaden mellan en prispunkt och en prismodifierare
Fokus i denna del
• Definition
Prispunkter
Prismodifierare
• Detta är priset som du betalar för en
• En prismodifierare är hur priset
förändras beroende på förändringar
i ”mjuka” krav
vara eller tjänst eller en del av en
vara eller tjänst
• >15+% på totalkostnad
• <5% på totalkostnad
• Typisk enhet
• SEK per styck
• % på totalkostnad
• Exempel
• Verktygskostnad
• Ställkostnad
• Enhetskostnad
• Rabatt/premium för
• Typisk
besparing
•
•
• Kommentar
• Förändringar i ”hårda” krav hanteras
oftas i prispunkter
förlängd/förkortad kontraktslängd
Rabatt/premium för längre/kortare
ledtider
Rabatt/premium för kortare/längre
betalningsvillkor
• Om man inte använder denna enhet
så blir utvärderingen väldigt svår
30
Översikt av typiska prismodifierare
Exempel från en trädörrsupphandling
• Rabatt från årliga volymer – Vilken rabatt får
Volym
•
•
vi om vår volym överstiger X EUR?
Rabatt från exklusivitet – Vilken rabatt får vi
om ni får mer än X% av vår årliga volym?
Kontraktslängd – Vilken rabatt får vi om vi
förlänger kontraktet till…
Förslag
• Utryck i procent (%) utifrån ett
grundscenario
• Var tydlig med vad som gäller i
• Snabba leveranser – Vilken rabatt (+) eller
Service
•
tillägg (-) får vi för följande leveranstider
Förlängda ledtider – Vilken rabatt
/kostnadsökning får vi för följande ledtider?
grundscenariot
• Använd inte för många
prismodifierare – Prioritera
• Om möjligt så kan det finnas ett
• Betalningsvillkor – Vilken
Finansiellt
•
rabatt/kostnadsökning får vi för följande
betalningsvillkor?
Växelkurs – Var vänlig att ange vilken
växelkurs ni har använt?
värde i att använda dem
symetriskt för att kunna ge
återkoppling även på
symmetrin
31
Prismodifierare/kontraktsvillkor
8 Contractual terms
8.3 Contract duration
Please state the rebate (-) or cost increase (+) in percent (%) should the contract duration be changed compared to
base case of 2 years.
1 year contract
2 year contract (base case)
0.0%
3 year contract
4 year contract
8.4 Payment terms
Please state the rebate (-) or cost increase (+) in percent (%) should payment terms be changed compared to the base case
of 30 days net.
15 days net
30 days net (base case)
0.0%
45 days net
60 days net
8.5 Annual volume rebate
Please state the total kick-back, rebate (-) in percent for an annual volume in the intervals below. This will be estimated
from contract date and be measured every 12 months on total amount invoiced.
<1 MSEK
0.0%
1-2 MSEK
2-4 MSEK
4-6 MSEK
6-8 MSEK
> 8 MSEK
8.6 Comment
Utgångspunkt tydligt
Please state any additional information that might be of significance
to this request here (e.g. synergies, savings ideas).
artikulerad
32
Nödvändig dokumentation för en upphandling
•
Description
Cover memo
Quotation/answer sheet
Appendix
•
•
Information regarding us
Brief introduction to what we
are buying
Our ambition i.e., what do we
want to achieve
Key requirements
Time line
•
Introduction to file and
requirements
Information regarding them
Price grid
Price modifiers
Other e.g., improvement
ideas
•
•
Use the standard template
and adapt to your unique
situation
Clearly state what you want
to achieve
•
Do not request data that you
will not use
Always think through on how
you will evaluate the bids
before send-out
•
•
•
Tips
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
Drawings
Further background
information
General terms and condition
(GTC)
Contract draft
Separate out in appendix
rather than pushing too much
of this info into the other two
documents
Reflect upon what
information you want to
provide when e.g., GTC and
need for Non-DisclosureAgreement (NDA) upfront
33
Raise-the-Stakes möten
Fokus i
denna sektion
 Professionella RFQ:er inkl.
prispunkter och kontraktsvillkor
 Raise-the-Stakes möten
 Transparent, iterativ och faktabaserad feedback
Hög
Partner
Shop
Hantera Risk
Värde
Hävstång
 Leverantörsdagar
 Revidera specifikationer
 Leverantörs-workshops
 Clean sheeting/should
costing/Mål-kostnad
 Total Cost of Ownership
(TCO)/Totalkostnad
 Leverantörsutveckling
 Interna workshops
Låg
Låg
 Rapid repricing
 Konsolidering
Svårighet att få leverans
34
Raising-the-stakes möte: Ett tidseffektivt sätt att kultivera
leverantörer
Olika sätt att interagera med leverantörer under RFQ processen
Standard e-post
t ex FAQ
Raise-the-stakes möte
(telefon)
För diskussion
Anpassat e-post
t ex ABCD
brev
Tidseffektivitet
Hög
Raise-the-stakes möte
(i person)
Individuellt möte hos
oss
Telefonsamtal
• Hur interagerar
du med
leverantörerna
idag?
• Vad skulle du
vilja göra
mer/mindre av?
Individuellt möte hos
leverantör
Låg
Låg
Effektivitet
(Möjlighet att påverka)
Hög
35
Raising-the-stakes möte: Att genomföra ett RTS-möte är enkelt
1. Bakgrund till oss och vad vi gör
2. Syfte med RFQ
3. Förklaring av utskickad RFQ
4. Frågor och svar
Positionera oss
som en attaktiv
motpart
Sätta en gemensam
målbild/
förväntansbild
Förtydliga
utskickat material
36
Exempel på Raise-the-stakes möte
BILAR
Beskrivning av denna upphandling
• Genomförd 17e juni – kontrakt signerat 9 veckor senare
• 41 bolag var inbjudna, 36 deltog
• Leverantörerna hade aldrig upplevt någonting liknande, men var mycket
imponerade av professionalismen
• Mötet genomfört av inköpare med bidrag av VD och inköpschef
• Högt konkurrenstryck uppnåddes
37
Transparent, iterativ och fakta-baserad feedback
Fokus i
denna sektion
 Professionella RFQ:er inkl.
prispunkter och kontraktsvillkor
 Raise-the-Stakes möten
 Transparent, iterativ och
fakta-baserad feedback
Hög
Partner
Shop
Hantera Risk
Värde
Hävstång
 Leverantörsdagar
 Revidera specifikationer
 Leverantörs-workshops
 Clean sheeting/should
costing/Mål-kostnad
 Total Cost of Ownership
(TCO)/Totalkostnad
 Leverantörsutveckling
 Interna workshops
Låg
Låg
 Rapid repricing
 Konsolidering
Svårighet att få leverans
38
Varför är leverantörsfeedback viktigt?
1 Det reducerar kostnaden genom att
hjälpa leverantören att reducera priset
Första bud = index 100
100
88
Första
bud
Första
RFQ
runda
85
Andra
RFQ
runda
2
Professionellt intryck gentemot alla
potentiella leverantörer – man vet aldrig
när man kan behöva dem
3
Det ökar jämförbarheten –
leverantörsfeedback säkerställer att man
vet vad som jämförs och undviker
missförstånd och överraskningar
83
Tredje
RFQ
runda
39
Hur många gånger behöver man skicka ut skriftlig faktabaserad
feedback till en leverantör för att säkerställa rätt nivå?
A. 1 gång
B. 2 gånger
C. 3 gånger
D. 4 gånger
E. 5 gånger
F. 6 gånger
G. 7 gånger
H. 8 gånger
9 gånger
ge
r
gå
n
ge
r
0%
9
8
7
0%
gå
n
ge
r
0%
gå
n
ge
r
0%
gå
n
6
gå
n
5
0%
ge
r
0%
ge
r
gå
n
4
gå
n
3
0%
ge
r
0%
ge
r
gå
n
2
gå
n
g
0%
1
I.
40
Behåll så många leverantörer som möjligt så länge som möjligt
i processen för att uppnå bästa möjliga inköpsdynamik
För tidskrävande att
träffa många
leverantörer
För tidskrävande att
få alla att delta
40
37
36
35
35
31
Gärna några
alternativ kvar
för ”snabba på”
slutförhandlingen
31
4
RFI
RFQ
RTS
KvalitetsPrisPrisfeedback feedback 1 feedback 2
ABCD
-brev
2
Förhandling Kontrakt
41
Planera den transparenta, faktabaserade och iterativa
feedbackprocessen
Illustration av feedbackprocessen
FAQ utskick
• Skicka ut FAQ
till alla
deltagare
~6 weeks
Leverantörsworkshop*
~2 dagar
1.5 – 2 veckor
~2 dagar
~1 vecka
RFQ utskick
RFQ
deadline
Raise-the- Mailstakes
bekräftelse
Ring de
som inte
svarat
Prisfeedback
• Två rundor; kan
bli fler
• Likabehandling av
alla leverantörer
Kvalitetsdeadline
Kvalitetsfeedback
• Förtydligande
• Saknad
information
• Uppmuntran
* Utveckla förfrågningsunderlaget tillsammas och förstå kostnadsdrivare
Källa: Procurement Power
~2 dagar
~1 vecka
1a prisdeadline
~2 dagar ~3 dagar ~2 dagar
~4 days
Förhandling
2a prisdeadline
Beslut
ABCD brev
• A: Inbjuden
• B: Prel. inbjuden
• C: Ute ur proc.
• D: Diskval.
Supplier feedback
Some Machinery
Article prices
Below you can see how much you need to improve your quotation in order to
meet current best offer for each item.
Article
290516
290718
290719
291031
291092
291095
291170
Total price
34%
12%
30%
47 %
29 %
47 %
39%
Raw material Raw material
gross weight cost
Set up cost
15 %
35 %
>50 %
18%
22 %
>50 %
15 %
18 %
>50 %
20 %
37 %
>50 %
23 %
27 %
>50 %
23%
20 %
>50 %
11 %
11 %
>50 %
Tooling cost (all items)
Total tooling cost for current best offers is 3100 EUR.
Price increase for improved payment terms
90 days net:
120 days net:
1,5 %
3,0 %
(Difference in percentage vs. best bid.)
(Difference in percentage vs. best bid.)
Discount if you supply all items
7,0%
(Difference in percentage vs. best bid.)
Freight, customs and administration (Estimate of our cost.)
5%
(Difference in percentage vs. best bid.)
42
Exempel på FAQ (Frequently Asked Question)
KONTORSMASKINSEXEMPEL
• Distribueras oftast tre gånger
– 2 gånger mellan utskick och första
deadline
– 1 gång mellan utskick av
kvalitetsfeedback och deadline för
kvalitetsfeedback
• Försök att ha en struktur som är i linje
med förfrågningsunderlaget
• Använd gärna färgkoder, t.ex nya
frågor sedan senast FAQ
• Ger ett professionellt intryck – är vi
professionella får vi professionella
svar tillbaka
• FAQ sparar även tid då du besvara
varje fråga endast en gång
• Involvera intressenter att svara på
För diskussion
• Hur distribuerar ni tilläggsinformation till
leverantörerna?
frågor (säkerställer att svaret är
korrekt)
• Hur hanterar ni frågor från leverantörerna?
43
Exempel på kvalitetsfeedback
• Försök att skicka ut ca 2 dagar efter första
RFQ deadline (även om du inte fått in alla
anbud)
• Innehållet är oftast uppdelat i
– Generell feedback, t.ex generella klausuler,
uppfyller inte generella krav, skickar in
egna ritningar
– Feedback på offererade priser
▫ Förtydliganden: ”Har vi förstått det rätt
som att… ” (man kan även fråga om allt
är inkluderat om priset känns lågt/högt)
▫ Utelämnad information: Understryker där
information saknas
• Eventuellt passa på att ändra i FAQn
• Var positiv
• Sätt tydliga deadlines inför nästa runda
För diskussion
• Hur ger ni kvalitetsfeedback idag?
• Vad kan man göra bättre när vi ger
kvalitetsfeedback?
44
Best-of-Best (BoB) metoden
Bästa bud
KONCEPTUELL
Volym
Lev. 1
Lev. 2
Lev. 3
BoB
Verktygskostn. (1 år)
(USD/verktyg)
1
50 000
70 000
47 000
47 000
Ställkostnad
(USD/order)
100
150
Inkluderat
100
0
Enhetskostnad
(USD/enhet)
100 000
15
18
13
13
Ytterligare behandling 50 000
(USD/enhet)
3
Inkluderat
5
0
Kontantrabatt 15 d.
(%)
N/A
1.5%
0
0
1.5%
Total
N/A
1,689,275
1 870 000
1 607 000
1 326 795
* Om du har inkluderat LCC- och HCC-leverantörer så är BoB oftast en något överskattad besparingspotential givet logistiken
•
BoB kan ibland
användas som
proxy för
besparingspotentialen*
•
Om du har många
tomma celler,
”inkluderat” eller
nollor, så har du
troligtvis fler
prispunkter än vad
du behöver
45
Exempel på generell prisfeedback (1a och 2a prisfeedback)
Sida 1
Sida 2
Sida 3+
46
ABCD-brev
MEDICINSKA PRODUKTER
EXEMPEL
Regarding your offer in our tender for Medical
Components
Dear supplier,
Thank you for your participation and your commitment to our tender of
Medical Components. Based on the information we have received, we
are now inviting a small number of suppliers for individual meetings with
the purpose of obtaining a strong partnership for the coming years. We
are pleased to announce that overall your tender has been competitive
to proceed to the next step.
•
We have attached the latest price feedback, where you can see how you
compare to other suppliers. Please note that this is the last written
feedback you will get from us and that all suppliers receive this type of
feedback. The latest price comparison has been made ​after product
testing and only quality approved products are included in the
comparison.
As we previously announced, we will do our utmost to choose articles
and drive volumes to the articles with the lowest price. This means that
you are likely to get lower volume (or no volumes) for the "red" products
in the feedback document, and larger volume for the “green” products.
We will shortly come back to you with meeting time suggestions.
Specific comments:
Please review your transportation costs. Many other suppliers offer free
weekly delivery and we would like you to also offer that.
We are surprised that you are not quoting the same discount on other
products as on offered products (tables X.3). Are we correct to
understand that you offer 0% rebate on all other products in the tables
X.3?
In order to have an effective meeting we want you to particularly
consider your specific improvement areas and come with an updated
offer ​no later than Thursday, May 2nd.
Please confirm if you wish to update your tender.
We look forward to seeing you.
Best Regards,
•
•
Typ av brev
‒ A-brev (bästa leverantörer): “För att
kunna ha ett effektivt möte ser vi
framemot uppdaterade priser”
‒ B-brev (2nd tier): Får en preliminär
mötestid som enbart bekräftas om
uppdateringar gjorts i anbudet
‒ C-brev (åker ut om ej förbättras):
“Tyvärr är ni ej konkurrenskraftiga…
Men vill trots allt tacka er så mycket för
ert deltagande i denna process…”
‒ D-brev (åker ut): “Vi har tyvärr beslutat
att ej gå vidare med er i processen då
X, Y, Z”
Man måste ofta göra en avvägning mellan
att vara för hård, och fortfarande behålla
dom i processen
Obs: Om du har många utmanare i
processen så vill du se till att ha gamla
tillförlitliga leverantörer bland Abrevsleverantörerna (ev. B-brev)
47
Exempel på generell prisfeedback (All prisfeedback)
Sida 3+ i prisfeedbacken
•
•
•
•
Alla priser jämförs med BoB
Grön: <3% från BoB
Gul: 3-30% från BoB (exakt tal)
Röd: >30% från BoB
0% när 0 är
offererat
48
Om man använder dessa verktyg för en hävstångskategori på
ett tidigare oadresserat område, vilka besparingar kan man
förvänta sig?
A. 5%
B. 10%
C. 15%
D. 20%
E. 25%
F. 30%
G. 35%
0%
35
%
0%
30
%
0%
25
%
0%
20
%
0%
15
%
0%
10
%
5%
0%
49
Innehållsförteckning
Tid
Agenda
13:00 – 13:15
Introduktion till det integrerade utbildningsprogramet för inköpare
13:15 – 13:30
Grundläggande inköpsstrategi
13:30 – 14:00
Hantering av Hävstångs-leverantörer
14:00 – 14:15
Hantering av ”Partner”-leverantörer
14:15 – 14:30
Hantering av ”Shop”-leverantörer
50
Leverantörsdagar
Fokus i
denna sektion
 Professionella RFQ:er inkl.
prispunkter och kontraktsvillkor
 Raise-the-Stakes möten
 Transparent, iterativ och faktabaserad feedback
Hög
Partner
Shop
Hantera Risk
Värde
Hävstång
 Leverantörsdagar
 Revidera specifikationer
 Leverantörs-workshops
 Clean sheeting/should
costing/Mål-kostnad
 Total Cost of Ownership
(TCO)/Totalkostnad
 Leverantörsutveckling
 Interna workshops
Låg
Låg
 Rapid repricing
 Konsolidering
Svårighet att få leverans
51
Leverantörsdag – ett kraftfullt sätt att visa intresse och skapa
trovärdiga hot
Typiskt
syfte?
• Informera – Dela information för att exempelvis hitta
gemensamma intressen och/eller skapa trovärdiga hot
• Kommunicera mål – Använd ledningens närvaro för att sätta
press och kommunicera mål och förväntningar
• Kan användas till att få direkta konkreta besparingar, t.ex
prisreduktioner eller bidrag till marknadsföring
Vem bjuder
man in?
• Utvalda nyckelleverantörer (t.ex, topp 10-20 viktigaste
leverantörer)
• Främst ”Partners”, men även ”Leverage” leverantörer beroende på
syfte
• Konkurrerande leverantörer kan normalt sett bjudas in till samma
event
Vilka deltar
från vår
sida?
• Ledningen – För att understryka vikten av dagen. Det är
fördelaktigt att ha så seniort deltagande som möjligt (för delar av
dagen)
• Inköpare och sakkunniga – Bidra med expertis och fakta inom
olika områden
Tid och
längd?
• Genomförs normalt på årsbasis och/eller vid projektlansering
• Brukar variera från 2 timmar och lunch till heldag och middag
52
Leverantörsdag – Exempel från ett industriföretag
Agenda of Supplier Day
Our ambition
• Halvdag
• Utvalda fokusområden
Some important facts and figures
• ”Morot och piska”
• ”Morot”
Key Supplier Initiative – Key Suppliers
• ”Piska”
53
Revidera specifikationer
Fokus i
denna sektion
 Professionella RFQ:er inkl.
prispunkter och kontraktsvillkor
 Raise-the-Stakes möten
 Transparent, iterativ och faktabaserad feedback
Hög
Partner
Shop
Hantera Risk
Värde
Hävstång
 Leverantörsdagar
 Revidera
specifikationer
 Leverantörs-workshops
 Clean sheeting/should
costing/Mål-kostnad
 Total Cost of Ownership
(TCO)/Totalkostnad
 Leverantörsutveckling
 Interna workshops
Låg
Låg
 Rapid repricing
 Konsolidering
Svårighet att få leverans
54
Definition av kvalitet skapar besparingsmöjligheter
Vad användaren behöver
Vad användaren
beskriver
Vad experten förstår
Vad leverantören föreslår
Vad leverantören förstår
Vad experten beskriver
55
Vad är priset i detaljhandeln?
A. 79
B. 99
C. 119
D. 159
E. 189
F. 229
0%
28
9
0%
22
9
0%
18
9
0%
15
9
0%
11
9
79
0%
99
0%
G. 289
56
Vad är priset i detaljhandeln?
A. 79
B. 99
C. 119
D. 159
E. 189
F. 229
0%
28
9
0%
22
9
0%
18
9
0%
15
9
0%
11
9
79
0%
99
0%
G. 289
57
Vad är priset i detaljhandeln?
189 SEK
79 SEK
Vilken skulle du köpa? När och Varför?
58
Innehållsförteckning
Tid
Agenda
13:00 – 13:15
Introduktion till det integrerade utbildningsprogramet för inköpare
13:15 – 13:30
Grundläggande inköpsstrategi
13:30 – 14:00
Hantering av Hävstångs-leverantörer
14:00 – 14:15
Hantering av ”Partner”-leverantörer
14:15 – 14:30
Hantering av ”Shop”-leverantörer
59
Rapid repricing
Fokus i
denna sektion
 Professionella RFQ:er inkl.
prispunkter och kontraktsvillkor
 Raise-the-Stakes möten
 Transparent, iterativ och faktabaserad feedback
Hög
Partner
Shop
Hantera Risk
Värde
Hävstång
 Leverantörsdagar
 Revidera specifikationer
 Leverantörs-workshops
 Clean sheeting/should
costing/Mål-kostnad
 Total Cost of Ownership
(TCO)/Totalkostnad
 Leverantörsutveckling
 Interna workshops
Låg
Låg
 Rapid repricing
 Konsolidering
Svårighet att få leverans
60
Syfte och när rapid repricing skall användas
Syfte
När det skall användas
• Turn-around case –
Används som ett
verktyg för att snabbt
komma tillbaka till
lönsamhet
Syftet med rapid
• Adressera svansen
repricing metoder är
att snabbt uppnå en
totalkostnadsreduktion (TCO)
utan att genomföra
en hel inköpsprocess
Rapid repricing
metoder
av leverantörer –
Det finns inte
tillräckligt mycket tid
för att adressera alla
leverantörer med
konventionella
metoder
• Exklusiva avtal –
Utmana
specifikationer
61
Fråga: Totalt sätt brukar “shop” leverantörer utgöra ca 10% av
kostnadsmassan, men hur stor del av antalet leverantörer?
1. ~30%
2. ~40%
3. ~50%
4. ~60%
5. ~70%
6. ~80%
7. ~90%
90
%
0%
7.
~
80
%
0%
6.
~
70
%
0%
5.
~
60
%
0%
4.
~
50
%
0%
3.
~
40
%
0%
2.
~
1.
~
30
%
0%
62
Det finns två olika typer av rapid repricing
Beskrivning
Kommentar
• Prisreduktion - Skräddarskydda
• Typisk besparing på 5-10% per
Marginaltryck
Rapid repricing
•
leverantörsbrev baserade på
fakta t ex kostnadsutveckling av
ingående material
Betalningsvillkor –
Standardiserade brev för att
definiera nya betalningsvillkor
• Skräddarsydda inbjudningsbrev
Revidera
specifikationer
med uppföljningsmöten för att
diskutera leverantörens förslag
för att uppnå t ex en
kostnadsreduktion på 20%
•
•
leverantör
Standardbrev skall endast
användas på betalningsvillkor
Brev skall anpassas till varje
leverantör/grupp av leverantörer för
bästa effekt
• Används med fördel på områden
•
där leverantörsbyte är osannolikt
Specifikationer inom rapid repricing
avser oftast specifikationer som ej
är direkt relaterade till produkt t ex
emballage, leveransstorlek
63
Fyra element i ett leverantörsbrev
Coordination and consolidation of our supplier base
1
Dear supplier partner
Our industry has been and still is under significant yield pressure, resulting
in low/negative financial results for most players including the Volati group.
The reason for this is the economic downturn with declining prices and very
high pressure on our margins as a result.
Despite the hard times in the industry, we are doing our utmost to adjust our
cost level and get back to profitable growth.
Given that we are in the same value chain, we strongly believe that we shall
help each other through these tough times. When reviewing the financial
situation for you we have noticed and unacceptable profitability, see exhibit
1 below.
2
Exhibit 1: Overview of EBT margin development
EBT margin
2012
2011
2010
2009
2008
Your profitability
27%
16%
19%
16%
28%
Our profitability
-1.5%
-0.1%
3.7%
-4.3%
0%
Gap
31%
17%
17%
15%
28%
As a consequence we are now contacting You and other suppliers
requesting an harmonization of the profitability. In your case we believe that
a 15% price reduction on the services that You provide to us would be
suitable, i.e. closing almost half of the 2012 profitability gap.
3
4
Suppliers who contribute will be rewarded with the possibility of
strengthened relations, extended cooperation and enhanced future business
opportunity with us. For suppliers who cannot contribute, established
contracts will continue to be honored, but only at the minimum contracted
amount for cost reasons.
value long standing relationships with our suppliers and your company
1 We
is among the list of trusted and collaborative suppliers. We thank you for
the support up to this date.
As you are aware, our industry has been under extreme pressure due to
declining margins, and an already tough climate was further fueled by the
economic downturn. As a result, we are in a very difficult situation. In order
to handle this situation, we are reviewing our entire cost case – both by
targeting internal cost reductions as well as by reducing our procured
spend base.
2 Consequently, we are asking for and expecting a cost reduction of 18% on
spare parts added to our current discount. We believe that this reduction is
possible, as the prices of your inputs (e.g. energy, steel, aluminum) have
declined significantly over the last year as the economic down turn
progressed. We expect that the prices of your spare parts will follow this
price development.
are confident that supplier partners who support us through this
3 We
challenging period will reap the rewards of their commitment in the near
future when we invest in new equipment. Acceptance of this request will
also mean that you will remain as a preferred supplier and that no other
cost reducing activities will be carried out in your category at this point,
such as wider competitive quotation on demand for further reduced prices.
4 We would like to have your response to the request above within 1 week,
i.e. no later than Thursday 17th, September at 0800 AM. Please send your
response email to
XXX.
XXX.
XXX.
Sincerely,
We would like to have your response to the request above no later than the
29th of October 2013. If you do not intend to accept our suggested price
reduction, we would like to have a separate meeting with you to discuss this
matter.
Best regards,
64
Del 1 – Bakgrund
1
Coordination and consolidation of our supplier base
Our industry has been and still is under significant yield pressure, resulting
Our in
industry
has been and still is under significant yield pressure,
low/negative financial results for most players including the Volati group.
resulting
in
low/negative
results for
players
The reason for this is the financial
economic downturn
withmost
declining
prices including
and very the
high
pressure
onreason
our margins
a result.
Volati
group.
The
for as
this
is the economic downturn with
declining
and
very
high
pressure
ondoing
our our
margins
asadjust
a result.
Despiteprices
the hard
times
in the
industry,
we are
utmost to
our
cost level and get back to profitable growth.
Despite the hard times in the industry, we are doing our utmost to
Given
welevel
are in and
the same
value chain,
we strongly
believe that we shall
adjust
ourthat
cost
get back
to profitable
growth.
help each other through these tough times. When reviewing the financial
situation for you we have noticed and unacceptable profitability, see exhibit
1 below.
Exhibit 1: Overview of EBT margin development
EBT margin
2012
2011
2010
Your profitability
27%
16%
Our profitability
-1.5%
1. 19%
Bakgrund
till brevet
16%
28%
-0.1% (försök
3.7%
-4.3%
0% positiv)
vara
Gap
31%
17%
17%
2009
15%
2008
28%
As a consequence we are now contacting You and other suppliers
requesting an harmonization of the profitability. In your case we believe that
a 15% price reduction on the services that You provide to us would be
suitable, i.e. closing almost half of the 2012 profitability gap.
Suppliers who contribute will be rewarded with the possibility of
strengthened relations, extended cooperation and enhanced future business
opportunity with us. For suppliers who cannot contribute, established
contracts will continue to be honored, but only at the minimum contracted
amount for cost reasons.
1
Dear supplier partner
We value long standing relationships with our suppliers and your company
We value
longthestanding
relationships
with suppliers.
our suppliers
and
your
is among
list of trusted
and collaborative
We thank
you
for
the support
up to the
this date.
company
is among
list of trusted and collaborative suppliers. We
thankAs
you
support
up to has
thisbeen
date.
youfor
arethe
aware,
our industry
under extreme pressure due to
declining margins, and an already tough climate was further fueled by the
As you
are aware, our industry has been under extreme pressure due to
economic downturn. As a result, we are in a very difficult situation. In order
declining
margins,
and anwealready
tough
was
further
by
to handle
this situation,
are reviewing
ourclimate
entire cost
case
– bothfueled
by
targeting internal
cost reductions
as well
by reducing
ourdifficult
procuredsituation.
the economic
downturn.
As a result,
weasare
in a very
spend
base.
In order
to handle
this situation, we are reviewing our entire cost case –
both by
targeting internal
costfor
reductions
as awell
by reducing
our
Consequently,
we are asking
and expecting
costas
reduction
of 18% on
sparespend
parts added
to our current discount. We believe that this reduction is
procured
base.
possible, as the prices of your inputs (e.g. energy, steel, aluminum) have
declined significantly over the last year as the economic down turn
progressed. We expect that the prices of your spare parts will follow this
price development.
We are confident that supplier partners who support us through this
challenging period will reap the rewards of their commitment in the near
future when we invest in new equipment. Acceptance of this request will
also mean that you will remain as a preferred supplier and that no other
cost reducing activities will be carried out in your category at this point,
such as wider competitive quotation on demand for further reduced prices.
We would like to have your response to the request above within 1 week,
i.e. no later than Thursday 17th, September at 0800 AM. Please send your
response email to
XXX.
XXX.
XXX.
Sincerely,
We would like to have your response to the request above no later than the
29th of October 2013. If you do not intend to accept our suggested price
reduction, we would like to have a separate meeting with you to discuss this
matter.
Best regards,
65
Del 2 – Fakta
Coordination and consolidation of our supplier base
Dear supplier partner
Our industry has been and still is under significant yield pressure, resulting
in low/negative financial results for most players including the Volati group.
The reason for this is the economic downturn with declining prices and very
high pressure on our margins as a result.
We value long standing relationships with our suppliers and your company
is among the list of trusted and collaborative suppliers. We thank you for
the support up to this date.
2. Fakta – vad vill vi ha
och
villourvi ha
Despite the hard times in the industry, we are doing
our varför
utmost to adjust
cost level and get back to profitable growth.
detta
2
Given that we are in the same value chain, we strongly believe that we shall
help each other through these tough times. When reviewing the financial
situation for you we have noticed and unacceptable profitability, see exhibit
1 below.
ExhibitExhibit
1: Overview
of of
EBT
development
1: Overview
EBTmargin
margin development
EBT margin
2012
2011
2010
2009
2008
Your profitability
27%
16%
19%
16%
28%
Our profitability
-1.5%
-0.1%
3.7%
-4.3%
0%
As a consequence we are now contacting You and other suppliers
profitability.
In your 15%
case we believe
Gap requesting an harmonization
31% of the17%
17%
28% that
a 15% price reduction on the services that You provide to us would be
suitable, i.e. closing almost half of the 2012 profitability gap.
Suppliers who contribute will be rewarded with the possibility of
strengthened relations, extended cooperation and enhanced future business
opportunity with us. For suppliers who cannot contribute, established
contracts will continue to be honored, but only at the minimum contracted
amount for cost reasons.
2
As you are aware, our industry has been under extreme pressure due to
declining margins, and an already tough climate was further fueled by the
economic downturn. As a result, we are in a very difficult situation. In order
to handle this situation, we are reviewing our entire cost case – both by
targeting internal cost reductions as well as by reducing our procured
spend base.
Consequently, we are asking for and expecting a cost reduction of 18% on
spare parts added to our current discount. We believe that this reduction is
Consequently,
weprices
are asking
for and
a cost
reduction
of
possible, as the
of your inputs
(e.g.expecting
energy, steel,
aluminum)
have
significantly
over thetolast
as the discount.
economic down
18%declined
on spare
parts added
ouryear
current
We turn
believe that this
progressed. We expect that the prices of your spare parts will follow this
reduction
is possible, as the prices of your inputs (e.g. energy, steel,
price development.
aluminum) have declined significantly over the last year as the
We are down
confident
thatprogressed.
supplier partners
support
us through
this of your
economic
turn
Wewho
expect
that
the prices
challenging period will reap the rewards of their commitment in the near
spare
parts will follow this price development.
future when we invest in new equipment. Acceptance of this request will
also mean that you will remain as a preferred supplier and that no other
cost reducing activities will be carried out in your category at this point,
such as wider competitive quotation on demand for further reduced prices.
We would like to have your response to the request above within 1 week,
i.e. no later than Thursday 17th, September at 0800 AM. Please send your
response email to
XXX.
XXX.
XXX.
Sincerely,
We would like to have your response to the request above no later than the
29th of October 2013. If you do not intend to accept our suggested price
reduction, we would like to have a separate meeting with you to discuss this
matter.
Best regards,
66
Del 3 – Trovärdigt hot
Coordination and consolidation of our supplier base
Dear supplier partner
Our industry has been and still is under significant yield pressure, resulting
in low/negative financial results for most players including the Volati group.
The reason for this is the economic downturn with declining prices and very
high pressure on our margins as a result.
We value long standing relationships with our suppliers and your company
is among the list of trusted and collaborative suppliers. We thank you for
the support up to this date.
As you are aware, our industry has been under extreme pressure due to
declining margins, and an already tough climate was further fueled by the
economic downturn. As a result, we are in a very difficult situation. In order
to handle this situation, we are reviewing our entire cost case – both by
targeting internal cost reductions as well as by reducing our procured
spend base.
Despite the hard times in the industry, we are doing our utmost to adjust our
cost level and get back to profitable growth.
Given that we are in the same value chain, we strongly believe that we shall
help each other through these tough times. When reviewing the financial
situation for you we have noticed and unacceptable profitability, see exhibit
1 below.
Exhibit 1: Overview of EBT margin development
EBT margin
Your profitability
Our profitability
Gap
3
2011
2010
2009 –2008
3. Trovärdigt
hot
Vad
27% händer
16%
19%
28%
om 16%
de inte
-1.5% -0.1% 3.7%
-4.3% 0%
accepterar
vårt
förslag
31%
17%
17%
15%
28%
2012
As a consequence we are now contacting You and other suppliers
requesting an harmonization of the profitability. In your case we believe that
a 15% price reduction on the services that You provide to us would be
suitable, i.e. closing almost half of the 2012 profitability gap.
Suppliers who contribute will be rewarded with the possibility of
Suppliers relations,
who contribute
will be rewarded
with theand
possibility
of
strengthened
extended
cooperation
enhanced
future
strengthened
relations,
enhanced
business
business
opportunity
withextended
us. Forcooperation
suppliersand
who
cannotfuture
contribute,
opportunity with us. For suppliers who cannot contribute, established
established
contracts
willtocontinue
tobut
beonly
honored,
but onlycontracted
at the
contracts
will continue
be honored,
at the minimum
minimum
contracted
amount
for
cost
reasons.
amount for cost reasons.
3
Consequently, we are asking for and expecting a cost reduction of 18% on
spare parts added to our current discount. We believe that this reduction is
possible, as the prices of your inputs (e.g. energy, steel, aluminum) have
declined significantly over the last year as the economic down turn
progressed. We expect that the prices of your spare parts will follow this
price development.
We are confident that supplier partners who support us through this
We are
confident that supplier partners who support us through this
challenging period will reap the rewards of their commitment in the near
challenging
period
will reap
the
rewardsAcceptance
of their commitment
future when
we invest
in new
equipment.
of this request in
willthe near
futurealso
when
wethat
invest
in remain
new equipment.
of this
request will
mean
you will
as a preferredAcceptance
supplier and that
no other
cost reducing
activities
will be carried
out in your category
this point,
also mean
that you
will remain
as a preferred
supplierat and
that no other
such as wider competitive quotation on demand for further reduced prices.
cost reducing
activities will be carried out in your category at this point,
We wider
would like
to have yourquotation
response to
request above
within 1reduced
week,
such as
competitive
onthedemand
for further
th
pricesi.e. no later than Thursday 17 , September at 0800 AM. Please send your
response email to
XXX.
XXX.
XXX.
Sincerely,
We would like to have your response to the request above no later than the
29th of October 2013. If you do not intend to accept our suggested price
reduction, we would like to have a separate meeting with you to discuss this
matter.
Best regards,
67
Del 4 – Hur skall de svara
Coordination and consolidation of our supplier base
Dear supplier partner
Our industry has been and still is under significant yield pressure, resulting
in low/negative financial results for most players including the Volati group.
The reason for this is the economic downturn with declining prices and very
high pressure on our margins as a result.
We value long standing relationships with our suppliers and your company
is among the list of trusted and collaborative suppliers. We thank you for
the support up to this date.
As you are aware, our industry has been under extreme pressure due to
declining margins, and an already tough climate was further fueled by the
economic downturn. As a result, we are in a very difficult situation. In order
to handle this situation, we are reviewing our entire cost case – both by
targeting internal cost reductions as well as by reducing our procured
spend base.
Despite the hard times in the industry, we are doing our utmost to adjust our
cost level and get back to profitable growth.
Given that we are in the same value chain, we strongly believe that we shall
help each other through these tough times. When reviewing the financial
situation for you we have noticed and unacceptable profitability, see exhibit
1 below.
Consequently, we are asking for and expecting a cost reduction of 18% on
spare parts added to our current discount. We believe that this reduction is
possible, as the prices of your inputs (e.g. energy, steel, aluminum) have
declined significantly over the last year as the economic down turn
progressed. We expect that the prices of your spare parts will follow this
price development.
Exhibit 1: Overview of EBT margin development
EBT margin
2012
2011
2010
2009
2008
Your profitability
27%
16%
19%
16%
28%
Our profitability
-1.5%
-0.1%
3.7%
-4.3%
0%
Gap
31%
17%
17%
15%
28%
As a consequence we are now contacting You and other suppliers
requesting an harmonization of the profitability. In your case we believe that
a 15% price reduction on the services that You provide to us would be
suitable, i.e. closing almost half of the 2012 profitability gap.
4. Hur skall de svara
4
Suppliers who contribute will be rewarded with the possibility of
strengthened relations, extended cooperation and enhanced future business
opportunity with us. For suppliers who cannot contribute, established
contracts will continue to be honored, but only at the minimum contracted
amount for cost reasons.
We would
like like
to have
your
the
request
above
nothan
later
We would
to have
yourresponse
response toto
the
request
above
no later
thethan
th th
October 2013.
If you
do not
to accept
our suggested
price
the 2929
ofofOctober
2013.
If you
do intend
not intend
to accept
our suggested
reduction, wewe
would
like to
have
separate
meeting with
you to discuss
thisto
price reduction,
would
like
to ahave
a separate
meeting
with you
matter.
discuss this matter.
4
We are confident that supplier partners who support us through this
challenging period will reap the rewards of their commitment in the near
future when we invest in new equipment. Acceptance of this request will
also mean that you will remain as a preferred supplier and that no other
cost reducing activities will be carried out in your category at this point,
such as wider competitive quotation on demand for further reduced prices.
We would like to have your response to the request above within 1 week,
i.e. no later than Thursday 17th, September at 0800 AM. Please send your
We would
like to have your response to the request above within 1
response email to
week,
i.e. no later than Thursday 17th, September at 0800 AM. Please send your
XXX.email to
response
XXX.
XXX.
Sincerely,
Best regards,
68
Back-up: Hur man beräknar värdet av förbättrade
betalningsvillkor
Formell
Årlig kostnad x ((1 + ränta)^(förbättrad betalningsvillkor/365) – 1) = Besparing
Exempel
Vi har SEK 100 000 i årlig kostnad med leverantören och har förbättrat
betalningsvillkoren från 30 till 60 dagar. Räntan som vi skall använda och som vi fickt
från ekonomiavdelningen är 12.9%. Hur stor är besparingen
SEK 100 000 x ((1 + 0.129)^(30/365) - 1) = SEK 1002
15 dagars förbättring i betalningsvillkor
är värt cirka 0.5% av kontraktsvärdet
69
Att samla fakta och definiera trovärdiga hotet är
egentligen det som tar tid
Exempel på vad man kan göra
Fakta
Trovärdigt hot
Högt
“Hård” fakta
Skarp offert
från
konkurrent
Byta leverantör
Reducera
volymer
Råmaterial
priser
Marknadspris
indikationer
Sannolikhet för framgång
“Hårt”
Marknadstryck
Historisk
kostnadsutv.
Volym
utveckling
Kostnadsutv.
från liknande
leverantör
Reduced
budget
Låg lönsamhet
inom produkt/
område
Förlänga
kontrakt
Initiera en
konkurrensutsättning
Volym/
leverantörs
konsolidering
Finna
alternativa
produkter/
leverantörer
Genomlysning
av kostnader
Ny policy
Tigga
“Mjuk” fakta
Framtida
samarbete
Större framtida
volymer
“Mjukt”
Lågt
Vi har en tydlig logik för varför vi begär vad vi begär och är
tydliga med vad som händer om de inte kan uppfylla detta
70
Hur mycket årliga besparingar genererar ett typiskt rapid
repricing initiativ?
A. 1kSEK/år
B. 5 kSEK/år
C. 10 kSEK/år
D. 50 kSEK/år
E. 100 kSEK/år
0%
/å
kS
EK
10
0
50
kS
EK
/å
r
r
0%
/å
r
0%
kS
EK
10
5
kS
E
/å
1k
SE
K
0%
K/
år
r
0%
71
Tävling till 1a september – Vem kan uppnå störst besparingar
med hjälp av rapid repricing?
Vägledning och regler
• Skall vara någonting nytt – Inte
tidigare adresserat/genomförd
• Arbetet skall vara ”rapid” och
genomfört tills vi träffas nästa gång
• Samtliga typer är tillåtna dvs.
prisreduktion, betalningsvillkor eller
förändrade specifikationer
• Obegränsat antal brev är tillåtna
• Endast kostnadsreduktion räknas –
Inte undvikna kostnadsökningar
Skicka in en kort beskrivning av vad ni
genomfört senast 1a september till
bjorn.peterson@procurementpower.se
72