Kallelse Socialnämnden Klicka här för att ange skapat datum
Kallelse 1 (1) Ersättarna för kännedom Socialnämnden Klicka här för att ange skapat datum. Tid för sammanträde onsdagen den 19 augusti 2015, kl. 13:00 Lokal Plats Per-Inge Pettersson Ordförande Yvonne Knutsson Sekreterare Ärenden 1 Upprop 2 Val av protokolljusterare 3 Underlag för överenskommelse LOB 2015/70 2 - 12 4 Motion om barnahus i norra länsdelen 2014/7 13 - 20 5 Motion om möjlighet till köp av tjänst för samvaro vid partners bortgång, från Tomas Sörelindg, s m fl 2015/6 21 - 26 6 Motion angående buss till äldreomsorgen 2014/44 27 - 33 7 Granskning av användandet av kommunens fordon 2015/42 34 - 51 8 Verksamhetsråd 2011-2014 arbetsordning uppdaterad 2015-07 2015/71 52 - 53 9 Sammanställning av ej verkställda beslut 2015/72 54 2015/27 55 10 Anmälningsärenden 11 Nedläggning av faderskapsutredning, 2 st, sekretess 1 Tjänsteskrivelse Socialförvaltningen Ann-Gret Sillén Socialchef 2015-07-07 Överenskommelse i Kalmar län om att förbättra stöd och behandlingsinsatser vid omhändertagande av berusade personer enligt LOB Förslag till beslut Socialnämnden föreslås besluta att - Underteckna överenskommelsen enlig det förslag som presenterats av länsgemensam ledning i samverkan Ärendebeskrivning Regeringen har avsatt medel under åren 2014-2016 för att stimulera ett lokalt utvecklingsarbete. Syftet med medlen är att förbättra den medicinska säkerheten och omvårdnaden vid omhändertagande av berusade personer enligt LOB (Lagen om omhändertagande av berusade personer). I dag sker omhändertagande vid flertalet tillfälle i arrest hos polismyndigheten. Tanken är landsting och kommunerna tillsammans med Polismyndigheten gemensamt ska utveckla alternativa lösningar istället för förvaring i arrest av de personer som omhändertas enligt LOB. Överenskommelsen är framtagen i länsgemensam ledning i samverkan. Överenskommelsen innebär att parterna gemensamt tar ett inriktningsbeslut om att samverka och verka för sammanhållande strukturer kring personer omhändertagna inom LOB. Rapporten från 2015-05-22, som ligger till grund för överenskommelsen samt överenskommelsen bifogas. Den påskrivna överenskommelsen återsänds så snart som möjligt och senast den 1 oktober 2015 till Regionförbundet. Ann-Gret Sillén Socialchef 2 1 (1) Länsgemensam ledning i samverkan Inom socialtjänst och angränsande område Hälso- och sjukvård i Kalmar län 2015-06-12 Överenskommelse i Kalmar län om att gemensamt förbättra stöd och behandlingsinsatser vid omhändertagande av berusade personer enligt LOB Bakgrund Regeringen har avsatt 35 000 000 kronor årligen under åren 2014–2016 för att stimulera ett lokalt utvecklingsarbete där landsting och kommuner tillsammans med Polismyndigheten gemensamt utvecklar alternativa lösningar till förvaring i arrest av de personer som omhändertas enligt lagen (1976:511) om omhändertagande av berusade personer m.m. (LOB) så att den medicinska säkerheten och omvårdnaden förbättras. Medlen som avsatts för 2015 ska fördelas efter genomförd prestation. Den prestation som avses är, såsom aviserats i uppdraget om fördelning av medel för 2014 (dnr S2014/2933/FST), att parterna (landsting, kommuner och Polismyndigheten) har ingått en överenskommelse i respektive län om att utveckla alternativa lösningar till förvaring i arrest av personer som omhändertas enligt LOB i syfte att förbättra den medicinska säkerheten och omsorgen. Mål Målet med satsningen är att öka den medicinska säkerheten och förbättra omvårdnaden. Arbetet i länet En arbetsgrupp har kartlagt situationen, inom polisen, socialtjänsten och sjukvården, beträffande omhändertagande av berusade personer. Brukarintervjuer har genomförts. Arbetsgruppen har presenterat en rapport med inriktningsförslag utifrån kartläggningen, se bilaga. -----------------------------Arbetsgruppen kring LOB har i sin rapport från 2015-05-22, tillhandahållit en god första överblick och bild av situationen kring omhändertagande av berusade personer i Kalmar län. Landstinget i Kalmar län, kommunerna i Kalmar län samt Polismyndigheten kommer utifrån rapporten att underteckna ett inriktningsbeslut och en överenskommelse kring samverkan. Överenskommelsen kommer att handla om att verka för sammanhållande strukturer kring personer omhändertagna inom LOB. Ett förslag som ska utredas närmare är organisation av god vårdkedja för tillnyktring, avgiftning och behandling och regionala stöd och kompetensinsatser kring detta. Anders Henriksson Landstingsstyrelsens ordförande Landstinget i Kalmar län Patrik Oldin Polismästare Region syd Polisområde Kalmar Per-Inge Pettersson Socialnämndens ordförande Hultsfreds kommun Länsgemensam ledning i samverkan inom socialtjänst och angränsande område hälso- och sjukvård i Kalmar län 3 1 (10) Länsgemensam ledning i samverkan Inom socialtjänst och angränsande område Hälso- och sjukvård i Kalmar län 2015-05-22 Inledning Regeringen har avsatt 35 000 000 kronor årligen under 2014–2016 för att stimulera ett lokalt utvecklingsarbete där landsting och kommuner tillsammans med Polismyndigheten gemensamt utvecklar alternativa lösningar till förvaring i arrest av de personer som omhändertas enligt lagen (1976:511) om omhändertagande av berusade personer m.m. (LOB) så att den medicinska säkerheten och omvårdnaden förbättras. Medlen som avsatts för 2015 ska fördelas efter genomförd prestation. Den prestation som avses är, såsom aviserats i uppdraget om fördelning av medel för 2014 (dnr S2014/2933/FST), att parterna (landsting, kommuner och Polismyndigheten) har ingått en överenskommelse i respektive län om att utveckla alternativa lösningar till förvaring i arrest av personer som omhändertas enligt LOB i syfte att förbättra den medicinska säkerheten och omsorgen. Lagstiftningen anger respektive huvudmans verksamhetsansvar. Då lagen inte ger tydlig vägledning om ansvarsgränser ska frågan lösas genom samarbete och överenskommelse mellan huvudmännen. Den enskildes intresse får aldrig åsidosättas på grund av att skilda huvudmän har olika verksamhets- och kostnadsansvar. Senast den 30 oktober 2015 ska en kopia på överenskommelsen vara Regeringskansliet (Socialdepartementet) tillhanda. Syfte Stimulera lokalt utvecklingsarbete där samverkansorganen (landsting, kommuner och polisen) gemensamt skall utveckla alternativa lösningar till förvaring i arrest av personer som omhändertas enligt LOB så att den medicinska säkerheten och omvårdnaden förbättras. Mål Få till stånd en tydlig och varaktig praxisförändring så att betydligt färre personer förs till arresten jämfört med i dag. Istället skall personerna omhändertas på annat sätt så att fler kan fångas upp för fortsatt stöd- och behandling. Lösningar är särskilt angelägna då barn under 18 år omhändertas. De lokala behoven får vara styrande för vilka lösningar parterna väljer att utveckla. Genom att stärka vård- och omsorgsinsatserna för personer som omhändertas underlättas dessutom efterföljande behandling då detta krävs. Under 2015 avser regeringen att ställa som villkor för tilldelningen av medel att det finns en lokal överenskommelse mellan parterna; landsting, kommuner och polisen, på plats. Överenskommelsen ska vara förankrad på politisk nivå hos landsting och kommuner och inkludera polisen som avtalspart. Länsgemensam ledning i samverkan inom socialtjänst och angränsande område hälso- och sjukvård i Kalmar län 4 2 (10) Länsgemensam ledning i samverkan Inom socialtjänst och angränsande område Hälso- och sjukvård i Kalmar län Villkor för att medel ska utbetalas 1. Det ska framgå genom underskrift, utdragsprotokoll eller på annat sätt, att överenskommelsen är politiskt förankrad hos den eller de huvudmän som omfattas av överenskommelsen. 2. Överenskommelsen ska vara undertecknad av behörig företrädare för Polismyndigheten. 3. Av överenskommelsen ska framgå vilka åtgärder parterna avser vidta och vilka effekter som dessa förväntas ge såväl vad gäller vuxna som barn och unga. 4. Av överenskommelsen ska framgå hur den ska följas upp och vilken eller vilka aktörer som ansvarar för uppföljningen. 5. Senast den 30 oktober 2015 ska en kopia på överenskommelsen vara Regeringskansliet (Socialdepartementet) tillhanda tillsammans med uppgift om mottagande organisation och kontonummer för utbetalning av medel. Hänvisning ska ske till det diarienummer som detta beslut har. En projektgrupp med representanter från landstiget, kommuner, Regionförbundet och polisen har tagit fram föreliggande underlag till förslag till överenskommelse. I projektgruppen har ingått Tommy Brännström, enhetschef, Polismyndigheten Rolf Nordström, Enhetschef Vuxenenheten Varvet, Västerviks kommun Carina Björkman, Enhetschef Mottagning Barn och Vuxen, Kalmar kommun Victoria Häggerud, Regional utvecklingsledare Missbruk och beroende, Regionförbundet i Kalmar län Charlotta Brunner, chefläkare psykiatriförvaltningen, Landstinget i Kalmar län Karl Landergren, verksamhetschef akutkliniken Västerviks sjukhus, Landstinget i Kalmar län Gunnita Augustsson, utredare/projektledare planeringsenheten, Landstinget i Kalmar län Kartläggning Under 2104 gjordes, inom ramen för de statliga medlen, en kartläggning inom Kalmar län vad avser omhändertagna enligt LOB. Kartläggningen har bestått av en genomgång av antalet LOB-omhändertaganden i Kalmar län 2013 och grundar sig på polisens statistik. Genomgången innefattar var omhändertagandet har skett, i vilken kommun det skett, kön och ålder på den omhändertagne, skälet till omhändertagandet, i de flesta fall vad personen varit påverkad av samt om han/hon förts till arrest eller sjukvårdsinrättning. Liknande information Länsgemensam ledning i samverkan inom socialtjänst och angränsande område hälso- och sjukvård i Kalmar län 5 3 (10) Länsgemensam ledning i samverkan Inom socialtjänst och angränsande område Hälso- och sjukvård i Kalmar län finns inte att hämta från varken landstinget eller från kommunerna då dessa inte registreras. Den statistik som finns att hämta från landstinget är personer som kommit till sjukvårdsinrättningar och har diagnostiserats som alkoholförgiftade. Om någon av dessa är LOB-ärenden går inte att utläsa Omhändertagna enlig LOB fördelat på ålder (Polisens statistik) Ålder Totalt Män 13 - 18år 19-29 30-39 40-49 50-59 60-69 70-79 80-89 Ålder redovisas ej Totalt Andel 88 691 238 233 273 87 31 7 8 1656 Kvinnor 66 602 206 197 247 85 30 7 7 1447 87 % 22 89 32 36 26 2 1 0 1 209 13 % Tabellen visar antalet omhändertagna personer utifrån ålder och kön. Av de omhändertagna är 87 % män och 13 % är kvinnor. Flest antal omhändertagna personer finns i åldrarna 19-59 år. Av det totala antalet omhändertagna är 5 % ungdomar upp till 18 år. Förvaring i arrest/alternativ lösning (Polisens statistik) Totalt Män Kvinnor Till sjukvårdsinrättning Till arrest Till annan ex föräldrar o anhöriga Till Socialförvaltning Totalt antal 14 1593 47 2 1656 10 1403 32 2 1447 4 190 15 0 209 Övervägande delen, 96 %, av de omhändertagna personerna har förts till arrest. 3 % har lämnats till föräldrar och anhöriga. Sjukvården och socialförvaltningen har tagit emot 1 %. Länsgemensam ledning i samverkan inom socialtjänst och angränsande område hälso- och sjukvård i Kalmar län 6 4 (10) Länsgemensam ledning i samverkan Inom socialtjänst och angränsande område Hälso- och sjukvård i Kalmar län Kommun Borgholms kommun Emmaboda kommun Hultsfreds kommun Högsby kommun Kalmar kommun Mönsterås kommun Mörbylånga kommun Nybro kommun Oskarshamns kommun Torsås kommun Vimmerby kommun Västerviks kommun Män 41 21 60 9 643 37 24 38 242 8 29 295 1447 Totalt Kvinnor antal Andel 9 50 3% 4 25 2% 6 66 4% 2 11 1% 76 719 43% 6 43 3% 4 28 2% 7 45 3% 41 283 17% 1 9 1% 3 32 2% 50 345 21% 209 1656 Fördelat per kommun har den övervägande delen omhändertagits i de tre stora kommunerna där Kalmar kommun har högst antal omhändertagna, följt av Västerviks kommun och Oskarshamns kommun. Övriga kommuner utgör mellan 1-4 % av de omhändertagna. Barn- och ungdomar upp till 18 år Antalet personer som omhändertagits på barnklinikerna i Kalmar län är 23 inom slutenvården och 2 inom öppenvården. Vid länssjukhuset i Kalmar har 16 personer omhändertagits och vid sjukhuset i Västervik 7 personer. Barn- och ungdomar har oftast inkommit via föräldrar efter att polisen omhändertagit dem och lämnat över dem till föräldrarna. Jämfört med LOBstatistiken finns en differens där polisens LOB-statistik visar att det är totalt 88 personer som omhändertagits enligt LOB och av dessa har 45 personer lämnats till föräldrar och anhöriga. Två lämnades till sjukvården och två till socialen. 43 d v s nästan hälften kvarhölls i arresten. Om polisen vet att den omhändertagne är under 18 år görs stora ansträngningar att få tag i vårdnadshavare/anhöriga. Om man inte får tag på någon anhörig finns socialtjänsten med i arresten. På barnkliniken i Kalmar säger man att det har skett en förändring eller förskjutning från användandet av alkohol till användande av andra droger. Det har skett en markant förändring av ”festandemönstret” jämfört med förr. I dagsläget är ungdomarna inte berusade av alkohol i samma utsträckning utan det finns istället andra droger med i bilden. Droger som är svåra att hantera av sjukvården. I samband med att ett barn- eller ungdom omhändertas görs från barnkliniken en anmälan till socialtjänsten på alla som omhändertagits. Viktigt att påpeka att hos barn- och ungdomar som berusat sig och som omhändertas finns ofta andra Länsgemensam ledning i samverkan inom socialtjänst och angränsande område hälso- och sjukvård i Kalmar län 7 5 (10) Länsgemensam ledning i samverkan Inom socialtjänst och angränsande område Hälso- och sjukvård i Kalmar län bakomliggande orsaker som behöver omhändertas. I dessa lägen skickas alltid en remiss till BUP. Brukarintervjuer Muntliga intervjuer med brukare har genomförts. Avsikten har varit att få en bild av brukarnas syn på omhändertagandet. Idag upplevs den medicinska vården som obefintlig och ett LOBomhändertagande kan mera betraktas som förvaring och man är sårbar när man kommer ut/släpps från polisen. Hos polisen finns inte någon medicinskt kunnig personal som tar hand om personerna när de nyktrar till. Svaren visar på att brukarna efterfrågar en TNE (tillnyktringsenhet) där hela vårdkedjan finns på ett ställe och att de inte blir utsläppta förrän det finns en individuell planering. De poängterar att det är angeläget att snabbt få erbjudande om fortsatta stöd- och behandlingsinsatser innan vederbörande släpps ut på egen hand. Ett omhändertagande enligt LVM (Lagen om vård av missbrukare) beskrevs kunna vara en räddning för att avbryta ett aktivt missbruk. De beskrev också oron över de nya droger som idag har stor utbredning i samhället. LOB i dag – Polisen Inom Kalmar län omhändertog polisen under 2013 totalt 1656 personer där den övervägande delen, 96 %, fördes till arrest. Endast 1 % har förts till hälso- och sjukvården. Anledningen till att de flesta omhändertas i arresten är att man inom hälso- och sjukvården uppgett att man inte har haft möjlighet att ta emot dessa personer. Detta får till följd att polisen istället för personerna till arrest där de efter tillnyktring normalt släpps efter 6-8 timmar utan något nämnvärt stöd. Polisen uppger att de inte har den medicinska kompetensen att ta hand om LOB:arna samt att de inte har möjlighet att följa upp vad som händer när personerna har släppts. LOB i dag – kommunerna Vid ett LOB-omhändertagande skickar polisen uppgift om omhändertagandet till socialtjänsten i den kommun där den omhändertagna är folkbokförd. Kommunen i sin tur kontaktar personen via brev eller telefonsamtal för att erbjuda kontakt och om den omhändertagna personen är under 20 år görs alltid försök att få en personlig kontakt. Detta görs också i de fall personen har barn under 18 år. Är personen redan aktuell tar ansvarig handläggare kontakt med personen. Rutinen kan hanteras olika i kommunerna. SMADIT-modell SMADIT (Samverkan mot alkohol och droger i trafiken) är en modell som används inom polisen när en person misstänks för rattfylleri. Syftet med verksamheten är att få alkoholeller drogpåverkade förare under vård så snabbt som möjligt. Det är bemötandet och samtalet med den misstänkte, som är avgörande för hur han eller hon ställer sig till vårderbjudandet. Detta ligger i linje med det brukarna efterfrågar. Länsgemensam ledning i samverkan inom socialtjänst och angränsande område hälso- och sjukvård i Kalmar län 8 6 (10) Länsgemensam ledning i samverkan Inom socialtjänst och angränsande område Hälso- och sjukvård i Kalmar län Tillnyktring – abstinensvården - behandling Med tillnyktringsverksamhet avses att bereda akut alkohol- och drogpåverkade personer omvårdnad, medicinsk insatser och någonstans att vistas under en kortare tid medan personen nyktrar till. Tillnyktringsverksamhet bör vara en ingång i vård- och stödprocessen som kan kombineras med efterföljande kort intervention, abstinensvård och behandling. Den tillnyktrings- och abstinensvård som finns idag i Kalmar län finns inom landstingets hälso- och sjukvård samt inom kommunens socialtjänst. Inom hälso- och sjukvården finns inte någon speciell organisation eller några specifika platser för denna typ av vård som är akut och som kräver slutenvård. Det mest optimala vore inrättandet av tillnyktringsenhet (TNE) som inkluderar tillnyktring, avgiftning och behandling. TNE möjliggör således ett kompetenscentra som ger säker tillgänglighet samt en vårdkedja för att kunna starta en efterföljande behandling när så krävs. Personer som kommer till en tillnyktringsenhet har ofta i grunden ett missbruksproblem som de behöver hjälp med och avsikten är därför att försöka få personen i fråga att ta emot hjälp så fort som möjligt och snabbt starta behandling. De personer som skulle komma till TNE är dels de som söker själva eller som kommer in akut på annat sätt, dels de personer som polisen LOB:at. Även om det funnits en TNE skull inte alla de 239 personerna som kommit till vården för alkoholförgiftning passa på en TNE. Vid förfrågan i andra landsting uppskattar man att mellan 39 och 70% av LOB skulle kunna omhändertas i vården. Övriga kan eller skall inte omhändertas i sjukvården utan behöver ett polisomhändertagande även om det finns en TNE. Flödesschema/vårdkedja över förslag till LOB-omhändertaganden Hem LOB Medicinsk bedömning Socialtjänsten Arrest TNE Vid behov kompletterande abstinensvård Länsgemensam ledning i samverkan inom socialtjänst och angränsande område hälso- och sjukvård i Kalmar län 9 7 (10) Länsgemensam ledning i samverkan Inom socialtjänst och angränsande område Hälso- och sjukvård i Kalmar län Ansvarsfördelning Den enskildes intresse får aldrig åsidosättas på grund av att skilda huvudmän har olika verksamhets- och kostnadsansvar. I lagstiftningen står det att den som är omhändertagen fortlöpande skall ses till. Skulle den omhändertagnes tillstånd ge anledning till det, skall personen föras till sjukhus eller ska läkare tillkallas så snart det kan ske. De vårdinriktade alternativen ska ha företräde och kvarhållandet i arrest skall ses som en sista utväg. Målet är att minska antalet personer som för till arrest eller hitta ett alternativ till att de förs till arrest. Med tillnyktringsverksamhet avses att bereda akut alkohol- och drogpåverkade personer omvårdnad, medicinsk insatser och någonstans att vistas under en kortare tid medan personen nyktrar till. Tillnyktringsverksamhet bör vara en ingång i vård- och stödprocessen som kan kombineras med efterföljande kort intervention, abstinensvård och behandling. TNE kommer sannolikt att underlätta samarbete mellan huvudmännen. För kommunens missbruksvård kan det innebära att det förbättrar uppsöket och förebyggande arbete genom att ex koppla socialtjänsten till TNE för ett tidigt uppfångande. Ansvarsfördelningen mellan landstinget och kommunerna gällande personer med riskbruk, missbruk eller beroende beskrivs i den samverkansöverenskommelse som ska tas fram under 2015. Polisen Enligt LOB ska polisen omhänderta personer som är så berusade av alkohol eller andra berusningsmedel att de är en fara för sig själv och andra. Det behöver oftast göras en medicinsk bedömning för att man skall kunna avgöra om den berusade personen ska omhändertas i vården eller föras till/kvarhållas i arrest. Polisen ska åker till TNE där en läkare eller sjuksköterska gör en medicinsk bedömning om personen skall läggas in eller om den ska/kan kvarhållas i arrest i stället. Landstinget De som omhändertas med stöd av LOB och som inte är våldsamma och/eller hotar med våld bör transporteras direkt till en TNE för tillsyn. När polisen kommer till TNE gör läkare eller sjuksköterska en medicinsk bedömning om det föreligger behov av sjukhusvård. Om ett sådant omhändertagande inte bedöms aktuellt av sjukvården ska polisen kvarhålla personen i arresten. När polisen överlämnat personen på tillnyktringsenheten upphör LOB-omhändertagandet och personen har möjlighet att lämna tillnyktringsenheten. Kommunerna Kommunernas socialtjänst ansvarar för uppföljning av LOB-omhändertaganden d v s efter att LOB har upphört. TNE är en ingång till vård- och stödprocessen och socialtjänst ska finnas med tidigt för att motivera och erbjuda fortsatt vård och stöd. Om personen är i behov av stöd från både kommunen och landstinget skall en gemensam individuell vårdplanering erbjudas. Länsdelar som är svåra att täcka Länsgemensam ledning i samverkan inom socialtjänst och angränsande område hälso- och sjukvård i Kalmar län 10 8 (10) Länsgemensam ledning i samverkan Inom socialtjänst och angränsande område Hälso- och sjukvård i Kalmar län Länets geografi innebär svårigheter att med TNE ge full täckning när det gäller omhändertagandet. Delar av Öland och västra länet är ett exempel på område där man behöver hitta andra lösningar vid det akuta omhändertagandet och för koppling mot vården. Praktiska lösningar i samverkan mellan kommuner, polismyndighet och landstingets verksamheter som ambulans och primärvård måste hitta och fungera i samverkan med TNE Uppföljning Överenskommelsen ska följas upp årligen genom att de tillskapade TNE och polisen tillsammans lämnar årsrapporter med statistik och analys till Länsgemensam ledning i samverkan. Barnklinikerna vid länets sjukhus skall lämna årlig rapport över antalet barn som anlänt omhändertagits enligt LOB samt hur många som remitterats till BUP och som fått hjälp. Ansvarig för att uppföljning sker är Länsgemensam ledning i samverkan, som också skall ta emot och agera utifrån resultaten. Förbättringsförslag Utifrån kartläggningen som gjorts har arbetsgruppen diskuterat fram förbättringsförslag som ska ligga till grund för en överenskommelse mellan landsting, kommuner och polisen i Kalmar län. Gruppen konstaterar att det finns ett mycket begränsat värde i att skapa enheter som bara är till för tillnyktring/förvaring i anslutning till sjukhusen. Det som skapar värde är däremot en helhetsintegration av tillnyktring, avgiftning och behandling. I Kalmar län är det mest optimalt att inrätta fullskaliga integrerade enheter. Integrerade enheter ger säker tillgänglighet, en vårdkedja och möjliggör start av en efterföljande behandling när så krävs. I en integrerad enhet finns kompetens från både landstingets sjukvård och kommunernas socialtjänst. Då en tillnyktringsenhet ska vara basen för motivationsarbete bör det finnas möjlighet att påbörja motiverande samtal på tillnyktringsenheten, i slutet av tillnyktringsfasen. Att tillskapa enbart en TNE i länet räcker inte eftersom detta inte ger en jämlik vård och TNE på en plats i länet resulterar i en svårtillgänglig vård p g a länets geografi med långa avstånd mellan söder och norr. Det mest realistiska, både kompetens- och effektivitetsmässigt, är att inrätta två helintegrerade TNE. För att täcka behovet behövs en enhet i norr och en i söder förlagda i anslutning till länssjukhuset i Kalmar och till Västerviks sjukhus. I och omkring Kalmar sker de flesta omhändertagandena och det är länets mest befolkningstäta område. Västervik kan täcka behovet för mellersta och norra länsdelen. Detta innebär att mellanlänspatienterna som omhändertas enligt LOB kommer polisen att skjutsa till TNE i norr. Omhändertagande av barn under 18 år Länsgemensam ledning i samverkan inom socialtjänst och angränsande område hälso- och sjukvård i Kalmar län 11 9 (10) Länsgemensam ledning i samverkan Inom socialtjänst och angränsande område Hälso- och sjukvård i Kalmar län I samband med att ett barn under 18 år omhändertas gör barnklinikerna en anmälan till socialtjänsten på alla som omhändertagits. Hos barn och ungdomar som berusar sig finns oftast en bakomliggande orsak, social eller psykisk, som behöver utredas och omhändertas. I dessa lägen går alltid en remiss till BUP. Det gäller här att fånga problemen tidigt och kanske vara ett stöd för att förhindra senare missbruk hos ungdomarna d v s se till att barnet får det stöd som behövs. Förslag Projektgruppens förslag är att Landstinget i Kalmar län, kommunerna i Kalmar län samt Polismyndigheten, kommer utifrån rapporten att underteckna ett inriktningsbeslut och en överenskommelse kring samverkan. Överenskommelsen kommer att handla om att verka för sammanhållande strukturer kring personer omhändertagna inom LOB. Ett förslag som ska utredas närmare är organisation av god vårdkedja för tillnyktring, avgiftning och behandling och regionala stöd och kompetensinsatser kring detta. Kalmar som ovan Gunnita Augustsson Utredare/projektledare Planeringsenheten Landstinget i Kalmar län. Länsgemensam ledning i samverkan inom socialtjänst och angränsande område hälso- och sjukvård i Kalmar län 12 13 Sammanträdesprotokoll 1(2) Sammanträdesdatum 2015-06-24 Socialnämndens arbetsutskott SNAU § 42/2015 Dnr 2014/7 Motion om barnahus i norra länsdelen Beslut Socialnämnden föreslås besluta att ställa sig bakom förvaltningens beredning av motionen gällande barnahus i norra länsdelen Ärendebeskrivning Kristdemokraterna har tidigare lämnat en motion till fullmäktige om barnahus i norra länsdelen. I socialnämndens motionssvar i september 2014 ställde sig nämnden positiv till att ansluta sig till befintligt barnahus i Kalmar och det skulle utredas om det var möjligt att genomföra. Kommunstyrelsens arbetsutskott beslutade 2014-09-30 att återremittera motionen till socialnämnden med uppdraget att undersöka med kringliggande kommuner om förutsättningarna för ett barnahus i norra länsdelen. På uppdrag av förvaltningen har 1;e socialsekreterare på barn och familj berett frågan tillsammans med Västervik och Vimmerby kommuner. Utredningen visar att befolkningsunderlaget i dessa tre kommuner inte räcker till för att inrätta ett barnahus. Vid en översyn av andra befintliga barnahus i landet visar det sig att man har ett större upptagningsområde än vad dessa tre kommuner skulle innebära. Kontakt har tagits med Högsby och Oskarshamn för att diskutera möjligheten att dessa båda kommuner skulle ingå i utredningen. Högsby har sedan tidigare diskuterat möjligheten att tillhöra Kalmar barnahus men polisen i Oskarshamn bedömde avståndet till Kalmar för barnaförhör blir för långt. Oskarshamn tycker att det fungerar bra som det är idag och att det inte är aktuellt för deras del att tillhöra barnahus i Kalmar och inte heller att gå samman mot barnahus i norra länsdelen. Vid kontakt med Kalmar ges möjligheten för Hultsfreds kommun att gå med i deras barnahus om deras referensgrupp är positiva till det. Vid kontakt med polisen i norra Kalmar län dit Hultsfred tillhör får förvaltningen beskedet att polis från Västervik eller Oskarshamn inte har möjlighet att åka till Kalmar för barnaförhör då avståndet är för långt. Dessa förhör som skulle gälla barn i vår kommun är inte heller möjligt att läggas på förhörsledare i Kalmar. Sammanfattningsvis är förvaltningens bedömning att befolkningsunderlaget för att upprätta ett barnahus i norra länet är för litet med kommunerna Västervik, Vimmerby och Hultsfred. Högsby och Oskarshamn är för närvarande inte intresserade. Förvaltningen bedömer det inte lämpligt utifrån ett barnperspektiv att gå med i barnahuset i Kalmar. Idag genomförs barnförhör i Oskarshamn det är Justerandes signatur Utdragsbestyrkande 14 Sammanträdesprotokoll 2(2) Sammanträdesdatum 2015-06-24 Socialnämndens arbetsutskott en sträcka på 6 mil, till Kalmar blir sträckan nästan dubbelt så lång. Polisen anser inte heller att det är en möjlig lösning utifrån deras organisation. Förvaltningens förslag blir att fortsätta med barnförhör i Oskarshamn som sker idag och fungerar på ett bra sätt. Beslutsunderlag Motion KSau § 254/2014 Socialchefens tjänsteskrivelse 2015-06-15 Skickas till Socialnämnden Justerandes signatur Utdragsbestyrkande 15 Tjänsteskrivelse Socialförvaltningen Ann-Gret Sillén Socialchef 2015-06-15 Beredning av motion gällande barnahus i norra länsdelen KSAU § 254/2014 Förslag till beslut Socialnämnden föreslås besluta att - ställa sig bakom förvaltningens beredning av motionen gällande barnahus i norra länsdelen Ärendebeskrivning Kristdemokraterna har tidigare lämnat en motion till fullmäktige om barnahus i norra länsdelen. I socialnämndens motionssvar i september 2014 ställde sig nämnden positiv till att ansluta sig till befintligt barnahus i Kalmar och det skulle utredas om det var möjligt att genomföra. Kommunstyrelsens arbetsutskott beslutade 2014-09-30 att återremittera motionen till socialnämnden med uppdraget att undersöka med kringliggande kommuner om förutsättningarna för ett barnahus i norra länsdelen. På uppdrag av förvaltningen har 1;e socialsekreterare på barn och familj berett frågan tillsammans med Västervik och Vimmerby kommuner. Utredningen visar att befolkningsunderlaget i dessa tre kommuner inte räcker till för att inrätta ett barnahus. Vid en översyn av andra befintliga barnahus i landet visar det sig att man har ett större upptagningsområde än vad dessa tre kommuner skulle innebära. Kontakt har tagits med Högsby och Oskarshamn för att diskutera möjligheten att dessa båda kommuner skulle ingå i utredningen. Högsby har sedan tidigare diskuterat möjligheten att tillhöra Kalmar barnahus men polisen i Oskarshamn bedömde avståndet till Kalmar för barnaförhör blir för långt. Oskarshamn tycker att det fungerar bra som det är idag och att det inte är aktuellt för deras del att tillhöra barnahus i Kalmar och inte heller att gå samman mot barnahus i norra länsdelen. 16 1 (2) Tjänsteskrivelse Socialförvaltningen Ann-Gret Sillén 2015-06-15 Vid kontakt med Kalmar ges möjligheten för Hultsfreds kommun att gå med i deras barnahus om deras referensgrupp är positiva till det. Vid kontakt med polisen i norra Kalmar län dit Hultsfred tillhör får förvaltningen beskedet att polis från Västervik eller Oskarshamn inte har möjlighet att åka till Kalmar för barnaförhör då avståndet är för långt. Dessa förhör som skulle gälla barn i vår kommun är inte heller möjligt att läggas på förhörsledare i Kalmar. Sammanfattningsvis är förvaltningens bedömning att befolkningsunderlaget för att upprätta ett barnahus i norra länet är för litet med kommunerna Västervik, Vimmerby och Hultsfred. Högsby och Oskarshamn är för närvarande inte intresserade. Förvaltningen bedömer det inte lämpligt utifrån ett barnperspektiv att gå med i barnahuset i Kalmar. Idag genomförs barnförhör i Oskarshamn det är en sträcka på 6 mil, till Kalmar blir sträckan nästan dubbelt så lång. Polisen anser inte heller att det är en möjlig lösning utifrån deras organisation. Förvaltningens förslag blir att fortsätta med barnförhör i Oskarshamn som sker idag och fungerar på ett bra sätt. Ann-Gret Sillén Socialchef 17 2 (2) 18 19 20 21 Sammanträdesprotokoll 1(1) Sammanträdesdatum 2015-06-24 Socialnämndens arbetsutskott SNAU § 43/2015 Dnr 2015/6 Motion om möjlighet till köp av tjänst för samvaro vid partners bortgång, från Tomas Söreling, s m fl Beslut Socialnämnden föreslås besluta att ställa sig bakom förvaltningens beredning av motionen. Ärendebeskrivning Fullmäktigeledamöterna Tomas Söreling, Rosie Folkesson, Tommy Rälg, Britt Wireland Sorpola och Silva Andersson, samtliga S, har 2014-11-17 lämnat in en motion om möjligheten till köp av tjänst för samvaro vid partners bortgång. Verksamhetschefen för myndighet har berett ärendet och den skrivelsen bifogas detta svar på motionen, bil.1. Förvaltningen anser att det i Hultsfreds kommun finns resurser och förutsättningar för att driva ett mycket väl fungerande anhörigstöd. Det finns en nära samverkan mellan myndighet, anhörigstöd, frivilligverksamhet och verksamheterna. Den är unik, i de flesta fall kan behovet av stöd tillgodose, men i vissa fall kan det vara svårt även om förutsättningarna finns. Det kan vara en del av processen att bli lyssnad på även om det inte finns några snabba lösningar just för tillfället. Att hemtjänsten fortsätter efter dödsfall kan vara en lösning i de fall dessa har haft stor betydelse för anhörig. Enligt gällande lagstiftning skall socialtjänsten ge stöd till personer som vårdar eller stödjer närstående. Förvaltningen anser att de behov den enskilde har ska kunna tillgodoses inom de ramar som finns idag. Beslutsunderlag Motion KSau § 14/2015 Socialchefens tjänstskrivelse 2015-06-15 Bilaga till tjänsteskrivelse Skickas till Socialämnden Justerandes signatur Utdragsbestyrkande 22 1 (2) Socialförvaltningen 2015-05-25 Bilaga 1 Beredning av motion gällande möjlighet till köp av tjänst för samvaro vid partners bortgång KS § 14/2015 Dnr 2014/204 759 Enligt gällande lagstiftning skall socialtjänsten ge stöd till personer som vårdar eller stödjer närstående. Socialtjänstlagen 5 kapitlet 10 § Socialnämnden ska erbjuda stöd för att underlätta för de personer som vårdar en närstående som är långvarigt sjuk eller äldre som stödjer en närstående som har funktionshinder. I Hultsfreds kommun finns resurser och förutsättningar för att driva en mycket väl fungerande anhörigstöd. Det finns en nära samverkan mellan myndighet, anhörigstöd, frivilligverksamhet och verksamheterna. Den är unik, i de flesta fall kan vi tillgodose behov av stöd, men i vissa fall kan det vara svårt även om förutsättningarna finns. Det kan vara en del av processen att bli lyssnad på även om det inte finns några snabba lösningar just för tillfället. Att hemtjänsten fortsätter efter dödsfall kan vara en lösning i de fall dessa har haft stor betydelse för anhörig. Det finns tillgång till anhörigstöd och frivilligverksamhet i olika former beroende på behov. Det finns en person som är frivilligsamordnare och anhörigstödjare, en kombinerad tjänst på heltid och en person som är anhörigstödjare på halvtid och myndighetshandläggare 25 %. Anhörig, som vill och kan göra insatser på olika sätt under kortare eller längre tid ska erbjudas olika former av individanpassat stöd. Anhörigas behov av avlösning eller annat stöd ska uppmärksammas i tidigt skede. Det krävs att vi är lyhörda så att inte anhöriga upplever att de får ta ett alltför stort ansvar. Det innebär bland annat att ge information om rätten till anhörigstöd. Att anordna anhörigträffar på olika orter och särskilda boenden i kommunen och att anordna individuellt anpassade former av stöd. Det finns olika alternativ av friskvård, samkväm föreläsningar och cirklar för anhörigvårdare såsom efterlevandegrupper. Enskilda samtal finns för de som så önskar. Det finns en mötespunkt, Anhörigcentrum på Knektagården. Uppsökande verksamhet erbjuds till alla kommuninvånare som fyller 80 år varje år. 23 2 (2) Mål Målet med anhörigstödet är att behålla eller förbättra livskvaliteten både hos närstående och hos den som vårdar. Stödet som ges ska vara förebyggande och synliggöra anhörigas insatser samt skapa trygghet. Anhörigas insatser ska ses som en resurs och tas till vara. I tjänsten Gunilla Olsson, verksamhetschef myndighet vård och omsorg 24 Tjänsteskrivelse Socialförvaltningen Ann-Gret Sillén Socialchef 2015-06-15 Beredning av motion gällande möjlighet till köp av tjänst för samvaro vid partners bortgång KS § 14/2015 Dnr 2014/204 Förslag till beslut Socialnämnden föreslås besluta att - att ställa sig bakom förvaltningens beredning av motionen Ärendebeskrivning Fullmäktigeledamöterna Tomas Söreling, Rosie Folkesson, Tommy Rälg, Britt Wireland Sorpola och Silva Andersson, samtliga S, har 2014-11-17 lämnat in en motion om möjligheten till köp av tjänst för samvaro vid partners bortgång. Verksamhetschefen för myndighet har berett ärendet och den skrivelsen bifogas detta svar på motionen, bil.1. Förvaltningen anser att det i Hultsfreds kommun finns resurser och förutsättningar för att driva ett mycket väl fungerande anhörigstöd. Det finns en nära samverkan mellan myndighet, anhörigstöd, frivilligverksamhet och verksamheterna. Den är unik, i de flesta fall kan behovet av stöd tillgodose, men i vissa fall kan det vara svårt även om förutsättningarna finns. Det kan vara en del av processen att bli lyssnad på även om det inte finns några snabba lösningar just för tillfället. Att hemtjänsten fortsätter efter dödsfall kan vara en lösning i de fall dessa har haft stor betydelse för anhörig. Enligt gällande lagstiftning skall socialtjänsten ge stöd till personer som vårdar eller stödjer närstående. Förvaltningen anser att de behov den enskilde har ska kunna tillgodoses inom de ramar som finns idag. Ann-Gret Sillén Socialchef 25 1 (1) 26 27 Sammanträdesprotokoll 1(2) Sammanträdesdatum 2015-06-24 Socialnämndens arbetsutskott SNAU § 41/2015 Dnr 2014/44 Motion angående buss till äldreomsorgen Beslut Socialnämnden föreslås besluta att anta förvaltnings yttrande som sitt eget och att överlämna yttrandet till kommunstyrelsen. Arbetsutskottet beslutar att bjuda in Mikael Leijonhud och KLT:s trafikplanerare till arbetsutskottet där frågan fortsatt kommer att diskuteras. Ärendebeskrivning Fullmäktigeledamot Conny Daag med flera inom M har lämnat in en motion om tillgång till en gemensam buss för alla äldreboende i kommunen. Kommunstyrelsens arbetsutskott har remitterat motionen till socialnämnden för yttrande. Socialförvaltningen anser att det är av stor vikt att den enskilde som bor på ett äldreboende ges möjlighet att komma ut och att den planeringen måste utgår från varje enskilds behov. Det kan innebära att det blir mindre av gruppaktiviteter och mer utifrån den enskildes behov för att uppnå en meningsfull vardag. Om planeringen utgår från varje enskild individs behov så blir troligen behovet av buss mindre. Det kommer att finnas tillfällen då gruppaktiviteter planeras och då anser undertecknad att vi bör använda de bussar som finns i vår organisation. Det finns ett antal bussar inom daglig verksamhet och undertecknad vill att förvaltningen undersöker hur behovet av gruppresor kan beställas via den dagliga verksamheten. Det är också ett ansvar att i en buss se till att alla sitter säkert och att rullstolar är rätt fastspända. Socialförvaltningen anser att befintliga fordon och olika leverantörer ska användas för själva transporten och att personalen inom äldreomsorgen ska fokusera på att vara behjälplig vid såväl gruppresor som utflykter för en enskild brukare. Själva transporten bör utföras av de personer som har kunskapen om detta. Socialförvaltningen bedömer inte att en liten buss inom äldreomsorgen kan tillgodose de behov respektive enskild brukare har. Förvaltningen måste hitta olika alternativ för att genomföra de resor som behövs för en meningsfull vardag. Alternativen kan vara att använda kommunens leasingbilar, beställa en resa med buss via Framsteget, använda färdtjänst eller ordinarie kollektivtrafik. Beslutsunderlag Motion KSau § 310/2014 Socialchefens tjänsteskrivelse 2015-06-17 Justerandes signatur Utdragsbestyrkande 28 Sammanträdesprotokoll Sammanträdesdatum 2015-06-24 Socialnämndens arbetsutskott Skickas till Socialnämnden Mikael Leijonhud KLT:s trafikplanerare Justerandes signatur Utdragsbestyrkande 29 2(2) Tjänsteskrivelse Socialförvaltningen Ann-Gret Sillén Socialchef 2015-06-16 Yttrande motion angående buss till äldreomsorgen Dnr 2014/195 Förslag till beslut Socialnämnden föreslås besluta att - anta förvaltnings yttrande som sitt eget och att överlämna yttrandet till kommunstyrelsen Ärendebeskrivning Fullmäktigeledamot Conny Daag med flera inom M har lämnat in en motion om tillgång till en gemensam buss för alla äldreboende i kommunen. Kommunstyrelsens arbetsutskott har remitterat motionen till socialnämnden för yttrande. Undertecknad anser att det är av stor vikt att den enskilde som bor på ett äldreboende ges möjlighet att komma ut och att den planeringen måste utgår från varje enskilds behov. Det kan innebära att det blir mindre av gruppaktiviteter och mer utifrån den enskildes behov för att uppnå en meningsfull vardag. Om planeringen utgår från varje enskild individs behov så blir troligen behovet av buss mindre. Det kommer att finnas tillfällen då gruppaktiviteter planeras och då anser undertecknad att vi bör använda de bussar som finns i vår organisation. Det finns ett antal bussar inom daglig verksamhet och undertecknad vill att förvaltningen undersöker hur behovet av gruppresor kan beställas via den dagliga verksamheten. Det är också ett ansvar att i en buss se till att alla sitter säkert och att rullstolar är rätt fastspända. Undertecknad anser att befintliga fordon och olika leverantörer ska användas för själva transporten och att personalen inom äldreomsorgen ska fokusera på att vara behjälplig vid såväl gruppresor som utflykter för en enskild brukare. Själva transporten bör utföras av de personer som har kunskapen om detta. Undertecknad bedömer inte att en liten buss inom äldreomsorgen kan tillgodose de behov respektive enskild brukare har. Förvaltningen måste hitta 30 1 (2) Tjänsteskrivelse Socialförvaltningen Ann-Gret Sillén 2015-06-16 olika alternativ för att genomföra de resor som behövs för en meningsfull vardag. Alternativen kan vara att använda kommunens leasingbilar, beställa en resa med buss via Framsteget, använda färdtjänst eller ordinarie kollektivtrafik. Ann-Gret Sillén Socialchef Ann-Gret Sillén Socialchef 31 2 (2) 32 33 34 www.pwc.se Revisionsrapport Caroline Liljebjörn Cert. kommunal revisor 19 maj 2015 Granskning av användandet av kommunens fordon Hultsfreds kommun 35 Granskning av användandet av kommunens fordon Innehållsförteckning 1. Inledning .................................................................................... 1 1.1. Revisionsfråga ................................................................................................ 1 1.1.1. Kontrollmål..................................................................................................................... 1 1.2. Metod och avgränsning .................................................................................. 1 2. Iakttagelser.................................................................................3 2.1. Policydokument..............................................................................................3 2.2. Ansvar och organisation.................................................................................4 2.2.1. Kommunstyrelsen ..........................................................................................................4 2.2.2. Barn- och utbildningsnämnden ....................................................................................4 2.2.3. Socialnämnden ...............................................................................................................4 2.2.4. Gemensamma nämnden för miljö och bygg .................................................................5 2.3. Transportplanering ........................................................................................5 2.4. Upphandling av bilar, service och underhåll samt bränsle............................6 2.5. Fordonspark ................................................................................................... 7 2.5.1. Dimensionering ..............................................................................................................7 2.5.2. Standard......................................................................................................................... 8 2.6. Fordonsekonomi ............................................................................................9 2.7. Intern kontroll ................................................................................................9 3. Revisionell bedömning.............................................................. 10 3.1. Kontrollmål .................................................................................................. 10 19 maj 2015 Hultsfreds kommun PwC 36 Granskning av användandet av kommunens fordon 1. Inledning Hultsfreds kommun använder sig av en hel del transporter i sin verksamhet. De förtroendevalda revisorerna har i sin riskanalys identifierat en risk i samband med upphandling och utnyttjande av kommunens fordon. Granskningen har utförts av Caroline Liljebjörn inom Kommunal Sektor, PwC. 1.1. Revisionsfråga Granskningen ska besvara följande revisionsfråga: Säkerställer kommunstyrelsen och nämnderna att logistikplaneringen är ändamålsenlig och ekonomiskt tillfredsställande samt är den interna kontrollen avseende fordonen tillräcklig? 1.1.1. Kontrollmål Revisionsfrågan ska besvaras utifrån följande kontrollmål: 1. Det finns en kartläggning över vilka typer av tjänsteresor som behöver utföras och till vilka volymer dessa har beräknats, uppdelat per förvaltning. 2. Ansvar och organisation för verksamheten är ändamålsenlig och tydlig. 3. Det finns en ändamålsenlig transportplanering. 4. Bokningssystemet är ändamålsenligt. 5. Standarden på fordonen är ändamålsenlig. 6. Antalet fordon är rimligt i förhållande till utnyttjande. 7. Det finns ändamålsenliga rutiner för upphandling av fordon, service och underhåll samt bränsle 8. Det finns en god intern kontroll avseende hantering av fordonen, till exempel avseende körjournaler, årskalkyl per bil, bensinförbrukning per bil, tankkort etc. 1.2. Metod och avgränsning Vi har tagit del av följande material: Fordonspolicy, resepolicy, strategi för energieffektivisering, underlag från upphandling av fordon inom socialnämnden och kommunstyrelsen under år 2013 och 2014, statistik som beskriver fordonens användning samt omfattningen av privata fordon i tjänsten, körjournaler för bilpoolen under december månad 2014, underlag från ekonomisystemet och svar på motion om grön hemtjänst (KF § 84/2014). 19 maj 2015 Hultsfreds kommun PwC 1 av 13 37 Granskning av användandet av kommunens fordon Vi har genomfört intervjuer med: Kommunstyrelsen: kostchef Karin Anemyr Socialnämnden: verksamhetschef Marie Pihl, verksamhetschef Katarina Dunhage-Jacobsson, verksamhetschef Kristina Bälter Sandell, enhetschef Annicka Persson, enhetschef Sandra Frejd samt controller Ola Gustafsson Vi har genomfört telefonintervjuer med tjänstemän inom övriga förvaltningar. Granskningen avgränsas till att omfatta resor i tjänsten som görs av kommunens anställda med kommunens fordon. Granskningsrapporten har faktagranskats av berörda tjänstemän. 19 maj 2015 Hultsfreds kommun PwC 2 av 13 38 Granskning av användandet av kommunens fordon 2. Iakttagelser 2.1. Policydokument Det finns en fordonspolicy och en resepolicy som båda beslutades av kommunfullmäktige år 2008 (KF § 56/2008). Dokumenten finns på kommunens intranät. Fordonspolicyn innehåller föreskrifter gällande trafiksäkerhets- och miljöaspekter på resor i tjänsten. Till exempel: vad kommunen har åtagit sig och vad den ska uppfylla i form av trafiksäkerhet och arbetsmiljö, vad de anställda inom kommunen åtar sig och hur de ska agera i trafiken, miljö- och säkerhetskrav på tjänstebilarna, vad anställda ska tänka på när de använder sin egen bil i tjänsten, försäkringsfrågor, rutiner för transport av brukare i brukarens egen bil, rutiner för transport av barn i privatbil. Av resepolicyn framgår att de anställda inom kommunen ska tänka på att minimera sitt resande så långt det är möjligt. De resor som företas ska planeras noga. Det billigaste färdsättet ska väljas och kollektivtrafiken ska användas där så är möjligt. Resande med privatbil ska undvikas. År 2011 antog kommunfullmäktige en strategi för energieffektivisering avseende fastigheter och persontransporter (KF § 51/2011). Strategin utgår från visionen att regionen ska vara fossilbränslefri år 2030 och inom området persontransporter ska alla kommunalt finansierade transporter vara klimatneutrala. För att uppnå visionen har såväl kortsiktiga som långsiktiga mål satts upp. De kortsiktiga målen ska vara uppnådda år 2014 och de långsiktiga år 2020. Målen för persontransporter avser följande: Mål Totala energianvändningen (bränslemängden) ska ha minskat med Total körd sträcka ska ha minskat med Delmål: privata bilar i tjänst ska ha minskat med Andelen miljöbilar ska överstiga År 2014 År 2020 16 % 3% 25 % 44 % 33 % 7% 44 % 90 % Målen ska uppnås genom att välja bästa lösning efter rådande infrastrukturförhållanden och genom att minska resorna. Det finns en handlingsplan med åtgärder som innebär att etanolbilar ska bytas ut mot miljödieslar, att befintlig fordons- och resepolicy revideras med fokus på miljö, att minst fem av socialförvaltningens bilar ska ersättas med elhybrider och att minst två ska bytas mot elbilar samt att inga 19 maj 2015 Hultsfreds kommun PwC 3 av 13 39 Granskning av användandet av kommunens fordon bensindrivna bilar ska finnas kvar år 2020. Måluppfyllelsen har följts upp i kommunens årsredovisning för 2014. 2.2. Ansvar och organisation Hultsfreds kommun har 80 stycken inregistrerade fordon i sin verksamhet. Fordonen fördelar sig enlig följande: Nämnd/förvaltning Antal fordon Personbilar Lätta lastbilar Kommunstyrelsen (serviceenheten) 7 5 Kommunstyrelsen (IT-kontoret) 1 Kommunstyrelsen (kultur- och fritid) 4 3 Kommunstyrelsen (räddningstjänsten) 2 4 Barn- och utbildningsnämnden (gymnasiet) 4 Socialnämnden 37 5 Gemensamma nämnden för miljö- och bygg 4 2 Summa 58 22 I kommunkoncernen har även AB Hultfreds Bostäder och ÖSK personbilar och lätta lastbilar medan personalen i HKIAB använder kommunens fordon. Respektive nämnd har ansvar för upphandling samt drift och underhåll av fordonen. 2.2.1. Kommunstyrelsen Inom kommunstyrelsen finns en bilpool med 7 personbilar som serviceenheten ansvarar för. Vaktmästeriet vid kommunkontoret utför löpande service som städning och tvätt samt byte av däck. Inom serviceenheten finns verksamhetsvaktmästare som har 5 lätta lastbilar. För varje fordon finns en ansvarig person utsedd. Kultur och fritidsförvaltningen har tre personbilar varav en används av förvaltningen och två av biblioteket. Fritidsgården har en 9-sitsig minibuss. 2.2.2. Barn- och utbildningsnämnden Hultsfreds gymnasium har två personbilar och två minibussar. Fordonsprogrammet utför den löpande skötseln som tvätt och däckbyte medan vaktmästarna på gymnasiet kör fordonen till besiktning och service. 2.2.3. Socialnämnden Fordon för transporter av anställda används inom följande verksamhetsområden (antal fordon inom parentes): hälso- och sjukvård (6), rehabiliteringen (5), bemanningsenheten (2), hemtjänsten (18), omsorg om funktionshindrade och psykiatri (3), IFO Barn och familj (2) samt biståndshandläggare (1). Utöver dessa personbilar 19 maj 2015 Hultsfreds kommun PwC 4 av 13 40 Granskning av användandet av kommunens fordon finns fordon för verksamheten inom intraprenaden Framsteget och arbetsmarknadsprojektet Stegen. Inom socialförvaltningen hade controllern tidigare det övergripande ansvaret för upphandling och försäljning av fordon. I uppgiften ingick även att se över dimensioneringen av antalet bilar inom förvaltningen, utifrån ett ekonomiskt perspektiv. Idag är det ingen på förvaltningen som har det övergripande ansvaret för fordonen. Flera som vi intervjuat uppger att de saknar en samordnande funktion inom förvaltningen och inom kommunen som helhet. Det finns planer på att bilda en bilgrupp inom äldreomsorgens verksamhetsområde, enligt de intervjuade. 2.2.4. Gemensamma nämnden för miljö och bygg Miljö- och byggnadsförvaltningen Hultsfred-Vimmerby finansierar fyra personbilar som främst används av inspektörerna inom miljö- och hälsoskydd samt livsmedel. Tre av fordonen är placerade i Hultsfred och ett i Vimmerby. Inspektörerna ansvarar för att fordonen sköts löpande. 2.3. Transportplanering Bilarna i bilpoolen vid kommunhuset bokas via intranätet. I bokningssystemet anges när bilen ska användas, av vem och vart resan ska företas. Principen först till kvarn gäller vilket innebär att det inte sker någon omprioritering i syfte att fordonen ska nyttjas till de längre resorna. Enligt kostchefen finns det ett behov att använda fordonen effektivare eftersom de i dagsläget inte räcker till alla som skulle behöva utnyttja dem. Om samtliga kommunbilar är upptagna är alternativet att korttidshyra ett fordon hos upphandlad leverantör. Miljö- och byggnadsförvaltningens tre personbilar och en av kultur- och fritidsförvaltningens personbilar bokas via intranätet, vilket innebär att de i mån av utrymme kan användas av andra förvaltningar. Övriga fordon inom kultur- och fritidsförvaltningen används inom respektive verksamhet. Inom miljö- och byggnadsförvaltningen och inom kultur- och fritidsförvaltningen används egen bil i tjänsten endast i undantagsfall. Fordonen vid Hultsfreds Gymnasium bokas via gymnasiets reception. I första hand nyttjas fordonen av gymnasiet, gymnasiesärskolan och Albäcksskolan. Sommartid använder gruppboendet Korsnäbben i Virserum en av minibussarna. Inom socialförvaltningen görs den dagliga planeringen av resorna i respektive arbetsgrupp. Planeringen utgår från att nyttja kommunens fordon i så stor utsträckning som möjligt och att minska resorna med privata bilar Sjuksköterskorna inom hälso-och sjukvården utgår från Hultsfred. När det saknas fordon lånar de ibland bemanningsenhetens bil. Nattpatrullen har tillgång till hemtjänstgruppernas fordon under kvällar och helger. Rehabiliteringen har specialanpassade fordon med ramp för lastning. 19 maj 2015 Hultsfreds kommun PwC 5 av 13 41 Granskning av användandet av kommunens fordon Inom hemtjänsten sker planeringen veckovis utifrån när brukarna ska ha besök. Fordonen fördelas så att en anställd i varje grupp ensam förfogar över en bil. Det är för att de ska kunna svara på eventuella larm utan att behöva ta hänsyn till att någon kollega. Resor med privata bilar kan inte undvikas. I hemtjänstområdet Virserum-Järnforsen finns sex kommunbilar till 16 anställda vilket innebär att ett flertal kör med egna bilar dagligen. Verksamhetschefen för äldreomsorgen beskriver att de i ledningsgruppen återkommande diskuterar om fördelningen av kommunbilar mellan hemtjänstgrupperna är optimal. Under december månad år 2014 genomfördes en mätning av hur lång sträcka varje hemtjänstgrupp körde med kommunbil respektive med privat bil. Baserat på resultatet flyttades en kommunbil från Målilla hemtjänst till området Hultsfred mellersta. 2.4. Upphandling av bilar, service och underhåll samt bränsle Upphandling av fordon sker förvaltningsvis med stöd från upphandlingsenheten i Västerviks kommun. Socialförvaltningen upphandlade nya leasingbilar under år 2013. Verksamhetschefen för omsorg och psykiatri utsågs till ansvarig för upphandlingen. En arbetsgrupp med representanter av bilansvariga inom verksamheten tillsattes för att ta fram förfrågningsunderlaget. Enligt upphandlingsansvarig kom 17 av 20 önskemål från personalen med som krav i förfrågningsunderlaget. Viktingen av utvärderingskriterierna beslutades av socialnämnden. Kraven i förfrågningsunderlaget överensstämmer med de krav på tjänstebilar som finns i kommunens fordonspolicy (KF § 56/2008). När det gäller alkolås finns det en option på installation med i upphandlingen, men enligt uppgift har ingen installation skett. Utvärderingskriterierna i upphandlingen viktades enligt följande för personbilar: pris 70 %, miljö 20 % och garantier 10 %. När det gäller transportbilar var viktningen pris 70 %, säkerhet 10 %, miljö 10 % och garantier 10 %. Under år 2014 har upphandling gjorts av fem stycken personbilar till kommunens bilpool. Även här överensstämmer kraven i förfrågningsunderlaget med de krav som finns i kommunens fordonspolicy (KF § 56/2008). Installation av alkolås och dragkrok finns på option. Utvärderingskriterierna viktades enligt följande: pris 60 %, miljö 30 % och garantier 10 %. Upphandling har även gjorts under år 2014 av fordon till miljö- och byggförvaltningen Hultsfred-Vimmerby. Eftersom de flesta av fordonen nyttjas i stor omfattning är det viktigt att verkstadsbesök för service och reparation inte orsakar problem. I förfrågningsunderlagen anges olika servicekrav, till exempel att ska det finnas ett telefonnummer att ringa om problem uppstår, bilföretaget ska hämta och lämna fordonet på plats, en ersättningsbil ska ingå oavsett orsaken med verkstadsbesöket och enklare reparationer 19 maj 2015 Hultsfreds kommun PwC 6 av 13 42 Granskning av användandet av kommunens fordon ska kunna göras på närmaste verkstad. I vissa fall tecknas serviceavtal med bilfirman vilket innebär att servicen betalas i förskott. Bränsle upphandlas genom upphandlingsenheten i Västervik. För närvarande gäller avtalet OK-Q8. På orter där OK-Q8 inte finns sker tankning på den lokala bensinmacken. 2.5. Fordonspark 2.5.1. Dimensionering Statistik som beskriver fordonsparken och dess användning tas årligen fram inom ramen för projektet att energieffektivisera fastigheter och persontransporter. Merparten av fordonen är dieseldrivna leasingbilar, 45 av 80 fordon är miljöklassade. Under år 2014 kördes följande sträckor: Fordonstyp Personbilar Övriga fordon Privata fordon i tjänsten Totalt körd sträcka Antal mil 127 169 14 595 49 410 191 174 Procent 66,5 % 7,7 % 25,8 % 100,0 % Av den totala sträckan som körs med privata fordon i tjänsten, 49 410 mil, kör socialförvaltningen 21 605 mil. 350 personer har använt sitt privata fordon i tjänst, vilket innebär att dessa i genomsnitt har kört drygt 60 mil år 2014. Energistrategen genomförde under år 2014 en utredning om fler leasingbilar skulle tillföras hemtjänsten (KF § 84/2014). Enligt utredningen nyttjar hemtjänstens personal privata fordon i tjänsten ca 9 700 mil per år. Det genomsnittliga behovet av privata fordon samtidigt är 26 stycken. Utredningen visar att det blir betydligt dyrare att leasa 26 fordon jämfört med att betala milersättning (29 kr/mil) till de som nyttjar privata fordon i tjänsten. Energistrategen beskriver att det finns andra grupper i kommunen där det skulle vara ekonomiskt fördelaktigt att ersätta privata fordon i tjänsten. Miljömässigt är det bättre att försöka minska antalet bilar med effektivare ruttplanering. En beräkning av genomsnittligt utnyttjande av leasade och ägda personbilar under åren 2012 till 2014 visar följande (mil/fordon): Förvaltning Serviceenheten (bilpoolen) Kultur- och fritid1 Räddningstjänsten Hultsfreds Gymnasium2 Socialnämnden Miljö- och bygg 1 2 2012 1 828 1 063 1 772 1 052 2 746 1 028 2013 2 050 1 380 1 381 1 155 2 719 423 2014 1 732 1 174 1 862 1 417 2 623 1 006 Inklusive biblioteket från och med år 2014 Inklusive biblioteket till och med år 2013 19 maj 2015 Hultsfreds kommun PwC 7 av 13 43 Granskning av användandet av kommunens fordon Ett arbetsår består av ca 225 arbetsdagar vilket innebär att ett fordon som totalt körs 1 000 mil per år går cirka 4,5 mil per arbetsdag. 2.5.2. Standard Som beskrivits ovan ställer fordonspolicyn krav på utrustning av bilar som leasas, köps eller hyrs för persontransporter. Fordonen ska bland annat: erbjuda passagerarna bra skydd vid kollision dvs att bilen uppfyller säkerhetskraven för minst 4 stjärnor vid provning enligt Euro NCAP (European New Car Assessment Programme), uppfylla miljöklass 2005, vara utrustade med motorvärmare och luftkonditioneringsanläggning, ha trepunktsbälten och nackskydd på de platser som används, ha bältespåminnare, ha bältessträckare, ha krockkuddar på såväl förarplats som passargerarplats, ha sidokrockkuddar, ha ABS-bromsar, ha antisladdsystem, ha antispinnsystem, ha däck som har ett mönsterdjup som följer av lagstiftning och som inte är mer än fem år gamla. Personbilar leasas oftast på 36 månader men ibland även på 48 månader. Upphandling av fordon görs utifrån fordonstyp. Övervägande del av socialförvaltningens fordon upphandlas med koden Aa som avser 3-5 dörrars småbil motsvarande VW Polo, Skoda Fabia, Nissan Micra eller liknande. Bilmodellen blev Ford Fiesta. Det har framförts kritik mot att modellen är för låg att stiga i och ur samt mot väghållningsegenskaper vid färd på vintervägar. Samtidigt anskaffades även fyrhjulsdrivna bilar av märket VW Golf (kod Ba). Hemtjänstpersonalen i Hultsfred tätort har haft problem med att partikelfiltret sätts igen på dieselbilarna eftersom de körs för korta sträckor för att motorn ska hinna bli varm. Som svar på en motion om grön hemtjänst har kommunfullmäktige beslutat att avsätta 60 tkr för att finansiera merkostnader för att införa en elbil inom hemtjänsten och en inom bilpoolen under år 2015 (KF § 84/2014). 19 maj 2015 Hultsfreds kommun PwC 8 av 13 44 Granskning av användandet av kommunens fordon 2.6. Fordonsekonomi Följande tabell visar de sammanlagda bilkostnaderna för Hultsfreds kommun för åren 2011-2014 (belopp i tkr): Kostnad Reparation, underhåll och service Drivmedel Fordonsskatt Leasing enligt avtal Korttidsförhyrning Försäkring Övriga kostnader Totala kostnader Ersättning privat bil i tjänsten 2011 758 1 262 137 2 233 834 145 404 5 773 1 241 2012 690 1 323 131 2 134 752 174 274 5 478 1 270 2013 919 1 181 212 1 840 811 180 219 5 361 1 254 2014 761 1 334 149 1 963 803 202 429 5 641 1 404 Fordonskostnaderna har successivt minskat mellan åren 2011 och 2013 medan ersättning för privat bil i tjänsten legat i stort sett stabilt. År 2014 är både fordonskostnaderna och ersättning för privat bil högre än övriga år. Det är främst kostnaderna för drivmedel och övriga kostnader som ökat. 2.7. Intern kontroll För fordonen vid kommunhuset som bokas via intranätet kvitteras nycklar och bensinkort ut i receptionen. Bensinkortet är knutet till ett visst fordon och bilen ska tankas innan återlämning när det är mindre än en halv tank kvar. Bensinkvitton ska lämnas in till receptionen tillsammans med bensinkortet och nyckeln. På varje kvitto anges registreringsnummer, mätarställning och namn. Körjournaler finns i varje bil och ska fyllas i efter användning med ärende, resväg, mätarställning, kontering och signatur. Serviceenheten kontrollerar bränslefakturorna mot inlämnade kvitton och körjournaler. Även inom hemtjänsten finns det ett bensinkort per fordon. Där det är möjligt förvaras bensinkorten på bensinmacken, annars finns de hos respektive hemtjänstgrupp. Enhetscheferna samlar in bensinkvitton och stämmer av mot fakturan. I intervjuerna beskrivs att utformningen bränslefakturorna från OK-Q8 har försvårat avstämningen. När ett arbetspass avslutas fylls körjournalen i med bilens mätarställning och signatur. Under år 2014 har socialförvaltningens controller tagit stickprov på förekomsten av bensinkvitton samt kontrollerat bensinförbrukningen för tre fordon. Vissa avvikelser identifierades. Resultatet av stickproven ska rapporteras till socialnämnden. 19 maj 2015 Hultsfreds kommun PwC 9 av 13 45 Granskning av användandet av kommunens fordon 3. Revisionell bedömning Vi bedömer att kommunstyrelsen och nämnderna till viss del säkerställer att logistikplaneringen är ändamålsenlig och ekonomiskt tillfredsställande. Det grundar vi på att det till viss del finns en kartläggning av vilka typer av tjänsteresor som behöver utföras och till vilka volymer dessa har beräknats och att uppgifterna till delar har använts för att utvärdera olika alternativ vad gäller transportsätt. Vidare bedömer vi att antalet leasade fordon i för hållande till utnyttjandet är rimligt och att standarden på fordonen i stort sett är ändamålsenlig. Det finns ändamålsenliga rutiner för upphandling av fordon, service och underhåll samt bränsle. Vi bedömer att följande förbättringsområden finns: Vi bedömer att organisationen inte fullt ut är ändamålsenlig och tydlig. I intervjuerna beskrivs att det saknas någon som har det övergripande ansvaret för fordonsrelaterade frågor som upphandling, dimensionering, avtalsbevakning, fordonsekonomi med mera. Vi bedömer att prioriteringen av hur fordonen nyttjas i den gemensamma bilpoolen behöver förtydligas. Vi bedömer att effektiviteten i planerade rutter inom övriga verksamhetsområden kontinuerligt behöver prövas. Vi bedömer att fordonspolicyn och resepolicyn bör uppdateras i linje med målen i strategin för energieffektivisering. Vi bedömer att den interna kontrollen är i stort sett är tillräcklig. Säkerheten i förvaringen av bränslekort bör prövas löpande och det är viktigt att kontrollen av fakturor mot bränslekvitton upprätthålls av beslutsattestanter. Vi ser positivt på de stickprovskontroller som utförts och vill betona vikten av att fortsätta med dessa inom olika delar av kommunens verksamhet när det gäller hanteringen av bensinkort och körjournaler. 3.1. Kontrollmål Det finns en kartläggning över vilka typer av tjänsteresor som behöver utföras och till vilka volymer dessa har beräknats, uppdelat per förvaltning. Vi bedömer att det till viss del finns en kartläggning över vilka typer av tjänsteresor som behöver utföras och till vilka volymer dessa har beräknats. Det grundar vi på statistiken som beskriver fordonsparken och dess användning samt statistiken som beskriver vilka grupper som nyttjar privat bil i tjänsten. Vi bedömer att uppgifterna till delar har använts för att utvärdera olika alternativ när det gäller att välja transportsätt. 19 maj 2015 Hultsfreds kommun PwC 10 av 13 46 Granskning av användandet av kommunens fordon Ansvar och organisation för verksamheten är ändamålsenlig och tydlig. Vi bedömer att organisationen inte fullt ut är ändamålsenlig och tydlig. I intervjuerna beskrivs att det saknas någon som har det övergripande ansvaret för fordonsrelaterade frågor som upphandling, dimensionering, avtalsbevakning med mera. Det gäller både kommunövergripande och inom socialnämnden. Vi ser positivt på planerna att bilda en bilgrupp inom äldreomsorgens ansvarsområde. Det finns en ändamålsenlig transportplanering. Vi bedömer att transportplaneringen till delar är ändamålsenlig, men att den kan förbättras framför allt när det gäller prioriteringen av hur fordonen nyttjas i den gemensamma bilpoolen. Vi bedömer att effektiviteten i planerade rutter inom övriga verksamhetsområden kontinuerligt behöver prövas. Bokningssystemet är ändamålsenligt. Vi bedömer att det vore positivt om bokningssystemet kunde stödja en mer effektiv användning av bilpoolens fordon genom att prioritering ges till den som ska resa den längsta sträckan. Standarden på fordonen är ändamålsenlig. Vi bedömer att standarden på fordonen i stort sett är ändamålsenlig. Leasingperioden för personbilar är 3-5 år och fordonen byts därmed regelbundet. Vid upphandling av fordon ställs krav på säkerhet och utrustning i enligt med fordonspolicyn. Dieselbilarna passar inte att köra med för korta sträckor. Alternativa bränsleslag som är bättre anpassade för den sortens körningar bör eftersträvas. Antalet fordon är rimligt i förhållande till utnyttjande. Vi bedömer att antalet leasade och ägda personbilar är rimligt i förhållande till utnyttjande. Det baserar vi på att personbilar inom samtliga förvaltningar i genomsnitt körs mer än 1 000 mil per år vilket motsvarar ca 4,5 mil per arbetsdag. Vi noterar att energistrategens utredning visar att det finns grupper av kommunens personal som i stor utsträckning använder privata fordon i tjänsten. Vi rekommenderar att utredningen ligger till grund för beslut om ytterligare fordon ska anskaffas. Antalet fordon bör prövas kontinuerligt i förhållande till antalet privata mil som körs per förvaltning. Det finns ändamålsenliga rutiner för upphandling av fordon, service och underhåll samt bränsle. Vi bedömer att det finns ändamålsenliga rutiner för upphandling av fordon, service och underhåll samt bränsle. Det baserar vi på att upphandling görs via upphandlingsenheten i Västerviks kommun, att det tas hänsyn till kraven i fordonspolicyn när förfrågningsunderlaget utformas samt att personalens synpunkter beaktas. I förfrågningsunderlagen ställs krav på att service av fordonen ska fungera ändamålsenligt. Upphandling av bränsle sker centralt med hjälp av Västerviks upphandlingsenhet. 19 maj 2015 Hultsfreds kommun PwC 11 av 13 47 Granskning av användandet av kommunens fordon Det finns en god intern kontroll avseende hantering av fordonen, till exempel avseende körjournaler, årskalkyl per bil, bensinförbrukning per bil, tankkort etc. Vi bedömer at den interna kontrollen avseende hantering av fordonen i stort sett är tillräcklig. Säkerheten i förvaringen av bränslekort bör prövas löpande och det är viktigt att kontrollen av fakturor mot bränslekvitton upprätthålls av beslutsattestanter. Vi ser positivt på de stickprovskontroller som utförts och vill betona vikten av att fortsätta med dessa inom olika delar av kommunens verksamhet när det gäller hanteringen av bensinkort och körjournaler. 19 maj 2015 Hultsfreds kommun PwC 12 av 13 48 Granskning av användandet av kommunens fordon 2015-05-19 Caroline Liljebjörn Projektledare/ Uppdragsledare 19 maj 2015 Hultsfreds kommun PwC 13 av 13 49 Sammanträdesprotokoll 1(1) Sammanträdesdatum 2015-06-09 Kommunstyrelsens arbetsutskott KSAU § 118/2015 Dnr 2015/95 Granskningsrapport användandet av kommunens fordon Arbetsutskottets beslut Arbetsutskottet ger uppdrag till kostchefen Karin Anemyr, IT-chefen Stefan Wittlock, kultur- och fritidschefen Peter Adolfsson samt räddningschefen Michael Hesselgård att lämna yttrande till arbetsutskottet senast 25 augusti 2015 för att kunna lyfta ärendet i kommunstyrelsen. Vidare beslutas om uppdrag till socialnämnden, barn- och utbildningsnämnden samt miljö- och byggnadsnämnden att lämna sina yttranden till kommunstyrelsens arbetsutskott senast 25 augusti för att ha med yttrandena till kommunstyrelsen i september. Ärendebeskrivning Revisorerna har gett PwC i uppdrag att göra en granskning av användandet av kommunens fordon. Granskningen ligger inom den av revisorerna antagna granskningsplanen. Revisorerna överlämnar rapporten till kommunstyrelsen, barn- och utbildningsnämnden, socialnämnden och den gemensamma nämnden för miljö och bygg för beaktande och åtgärd. Svar på granskningen ska lämnas till revisorerna senast 30 september 2015. Rapporten lämnas till kommunfullmäktiges presidium för kännedom. Skickas till Kostchef IT-chef Kultur- och fritidschef Räddningschef Socialnämnden Barn- och utbildningsnämnden Miljö- och byggnadsnämnden Justerandes signatur Utdragsbestyrkande 50 Sammanträdesprotokoll 1(1) Sammanträdesdatum 2015-06-24 Socialnämndens arbetsutskott SNAU § 45/2015 Dnr 2015/42 Granskning av användandet av kommunens fordon Beslut Arbetsutskottet beslutar att ge förvaltningen i uppdrag att skriva ett yttrande. Yttrandet kommer direkt på nämnden i augusti. Ärendebeskrivning De förtroendevalda revisorerna har gett PwC i uppdrag att göra en granskning av användandet av kommunens fordon. Granskningen ligger inom den av revisorerna antagna granskningsplanen. Revisionen emotser ett svar på granskningen senast den 30 september 2015. Beslutsunderlag Revisionsrapport KSau § 118/2015 Skickas till Förvaltningschef Justerandes signatur Utdragsbestyrkande 51 1 (1) Socialförvaltningen Ann-Gret Sillén Socialchef 0495-24 10 01 2012-02-09 Uppdaterad 2015-08-06 Arbetsordning för verksamhetsdialog i Hultsfreds kommun Verksamhetsdialog En verksamhetsdialog ska genomföras 2 gånger per år inom samtliga av förvaltningens verksamhetsområden, (Äldreomsorg norr, Äldreomsorg söder, OF, Framsteget, HSR, Bemanningsenheten, IFO och Myndighet/Frivilligverksamheten) från och med hösten 2012. Valda kontaktpolitiker träffar sektionschefer eller verksamhetschefer, enhetschefer samt personalrepresentanter utifrån en årligen uppdaterad tidsplan för de olika verksamheterna. Ansvarig för inbjudan är respektive verksamhetschef. 1. Punkter på dagordningen Verksamhetens utveckling Hur ser ni på er arbetsplats utveckling? Kvalitet Hur arbetar ni med kvalitetsutveckling? Hur hanterar ni avvikelser? Resultat av brukarundersökningen? Ekonomi Hur ser ansvaret för ekonomi ut inom området? Arbetsmiljö/personalfrågor Beskriv hur ni inom området arbetar med er arbetsmiljö Hur fungerar era arbetsplatsträffar 2. Minnesanteckningar skrivs och delges socialnämnden senast 14 dagar efter mötet. 52 1 (1) 2011-08-30 Socialförvaltningen Ann-Gret Sillén Socialchef 0495-24 10 01 Uppdaterad 2012-02-09 Uppdaterad 2015-07-09 Arbetsordning för verksamhetsråd i Hultsfreds kommun Ett verksamhetsråd skall finnas inom områdena LSS, Äldreomsorg norr samt Äldreomsorg söder. Verksamhetsråden ska bestå av kontaktpolitiker, representanter från brukarna, anhöriga/företrädare, enhetschef och anställda. En representant från kostenheten respektive HSR-organisationen ska bjudas in. Möten ska ske två gånger per år i mars och oktober månad. 1. Punkter på dagordningen Vad anser brukarna och dess företrädare om nedanstående punkter och hur kan vi förbättra. - Bemötande - Delaktighet - Maten - Övrigt 2. På mötena ska det skrivas minnesanteckningar som delges kommunala pensionärsrådet, samt socialnämnden senast 14 dagar efter mötet. Protokollet skall innehålla namn på de närvarande/representanter och vem eller vilka de representerar. Dagordningens punkter ska skrivas med fetstil, följt av de synpunkter som framkommit. 3. Ansvarig för att hålla i mötet är utsedd kontaktpolitiker 4. Ansvarig för inbjudan, planering av mötet samt kaffet är respektive enhetschef. Enhetschefen är också ansvarig för att inbjudan skickas ut till alla berörda. 5. Vid varje sammankomst bestäms tidpunkten för nästa sammanträde. 6. Ingen form av ersättning utgår vid sammanträdena till representanterna för brukarorganisationerna, de boende eller anhöriga. 7. Ordförande, vice ordförande, sekreterare och vice sekreterare väljs av respektive verksamhetsråd, årligen, under mars månad eller vid sammanträdet närmast därefter. 53 1 (1) Socialförvaltningen 2015-08-05 Sammanställning av ej verkställda beslut Beslut Socialnämnden beslutar att lägga informationen för kännedom till handlingarna. Ärendebeskrivning Under andra kvartalet 2015 är det 8 personer som har beslut enligt socialtjänstlagen som inte verkställts inom 3 månader. Orsaker Orsakerna är att enskild person önskar ett speciellt boende och väljer att vänta på att det blir ledigt. Någon inflyttning dröjer med anledning av renovering av lägenhet. I något fall berodde det på att ingen lägenhet var ledig. Resursbrist saknas lämplig personal/uppdragstagare. Några har tackat nej till erbjudandet. Hultsfred 2015-08-05 Gunilla Olsson Verksamhetschef 54 Tjänsteskrivelse Socialförvaltningen 2015-08-06 Anmälningsärenden 2015-08-06 Delegationsbeslut IFO och äldreomsorgen juni 2015 Domar från Förvaltningsrätten i Växjö, 12 st Information från Migrationsverket om anvisningsläget för mottagande av ensamkommande barn Cirkulär från SKL 15:18; Preliminär utjämning av LSS-kostnader för 2016 Lex Sarah Överenskommelse från Migrationsverket om platser för barn med uppehållstillstånd Beslut från JO Protokoll från Samverkan 150505 Protokoll från Kommunala Pensionärsrådet KF § 85 mottagande av ensamkommande barn med permanent uppehållstillstånd – mandat för socialnämnden KF § 90 Utveckling av arbetsmarknadsenheten Beslut från IVO, 2 st Utredning enligt Lex Sarah, 5 st 55 1 (1)
© Copyright 2024