1. No category

Minnesanteckningar från samverkan Avdelningsnivå
2015-04-20
Närvarande: Åsa Israelsson, Lena Sjölin, Peder Hansson, Inger Engström,
Christina Kvarnström, Sture Veräjä, Erik Jansen, SACO, Lilliann Carlstén,
Kommunal, Anne Andersson, Kommunal, Lilian Bergkvist, SACO/FSA, Anna
Janzén, Vision, Eva Åkerlund, sekreterare
Ärende
Perspektiv
Föregående protokoll
Medarbetare
Information
Samverkansgruppen går igenom föregående mötesprotokoll (23 mars).
Kommunal kommenterar gången kring ärendet om Ritningsgranskning
Trangatan där man menar att facken kommit in alldeles för sent i byggprocessen.
Arbetsgivaren svarar att socialkontorets lokalstrateg i fortsättningen ska
kalla facken redan till första byggmötet.
Ärendet Konkretisering av arbetsmiljöåtgärder kommer att tas upp till
behandling på nytt innan sommaren.
Samverkansgruppen noterar informationen.
Ärende
Perspektiv
Information från verksamheterna och facken
Medarbetare
Medborgare
Ekonomi
Information
Åsa, Kicki och verksamhetscheferna informerar kort om vad som är på
gång inom avdelningen.
De fackliga organisationerna informerar om övergripande arbete som berör Stöd och service.
Ledningen
Åsa arbetar med förberedelser inför socialnämndens måldagar där Stöd
och service fokus kommer att ligga på

utmaningar och resultat inom områdena utveckling och tillväxt där det tidiga mötet med medborgaren och kontakt med gymnasieskolan och psykiatrin är viktigt

fortsatt satsning på GP med lite extra fokus på att de personer som
har förmågan ska vara aktiva i framtagandet av sin GP. I de fall de
inte kan ska företrädare vara aktiva

titulaturer och kompetens

ekonomi, där ingången, ökad rörelse och ett salutogent och
rehabiliterande arbetssätt förväntas ge positiva ekonomiska effekter.
Till detta kan komma politikernas tankar om SSF:s verksamhet.
____________________________________________
Beslutsenheten
Beslutsenheten inför från och med 24 april en ny utredningsmodell som
bygger på ICF, International Classification of Functioning, Disability and
Health.
Målsättningen med insatsen kommer att specificeras tydligare än tidigare.
Mer information om det nya arbetssättet kommer på Insidan.
_____________________________________________
Personlig assistans

Personlig assistans arbetar löpande med uppföljning i fyrfältaren
och särskilt med att minska timtiden. Man har kunnat se en minskning av antalet personal per brukare när man minskar antalet timanställda.

Sjukfrånvaron fortsatt hög i februari. Cheferna kartlägger återkommande korttidsfrånvaro och söker orsaken. Under mars månad
gjordes en analys av alla sjukskrivningar över 90 dagar. Information
om det hälsofrämjande arbetet har gått ut till assistenterna.

Assistenterna ska, förutom att meddela bemanningen, även meddela chef vid frånvaro.

Blanketten Sjukförsäkran kommer att återinföras till dess alla
arbetsplatser inom personlig assistans är datoriserade.

Man jobbar för att skapa hälsosamma scheman.

Personlig assistans kommer att börja annonsera ut tjänster och
vikariat för att möjliggöra för personalen att rotera, och på så sätt
förändra sin arbetssituation om man så önskar.

Ekonomi: Efter första kvartalet har personlig assistans ett underskott på 500 000 kr (nya ärenden) och ingen buffert för ökade resursbehov. Om obalansen mellan in- och utflöde fortsätter i
samma takt redovisas ett underskott på ca 2 miljoner i slutet av
året.
Budgeterat för "tillgänglig tid" 1,5 miljoner (125000 kr mån). Genomsnittskostnad för ett LSS-ärende är 500 000 kr/år. Kommunen
har alltid kostnaden för de 20 första timmarna i ett ärende
= 300 000 kr/år (25 000kr/månad)
En minskad sjukfrånvaro ger minskad övertid och har positiv effekt
på ekonomin.

Chefer: Carina Markund har slutat och Nina Ungh kommer att
vikariera fr.o.m. 4/5 t.o.m. 31/8. Amanda Stenberg kommer att vikariera för Joel Backman och Sara Nyman som är föräldralediga i
sommar. Malin Andersson tjänstledig t.o.m. 31/8 (tjänstledig för
att prova annat jobb) Linda Forssberg Lindgren tjänstledig tom.
2015-09-30 (vik som handläggare)

Liksom övriga verksamheter arbetar personlig assistans just nu
med sommarvikariefrågan.
_____________________________________________
Boende och daglig verksamhet:

Norrböle och Erikslids dagliga verksamhet slås samman till en enhet och byter namn till Eriksberg. Samverkan i enighet har skett
inom chefsområde 3.

Ett nummer in till cheferna kommer att tillämpas under veckorna
26-33

Sjuktal och övertidstimmar minskar

Kommunal kommer att kallas till fortsättningen av diskussionen av
stödbehovsbedömningen
______________________________________________
Socialpsykiatrin

Man har börjat visa lägenheterna i de nya boendena i Kåge, och
några har tackat ja. Det blir ingen offentlig invigning, men en sluten. Kommunal kommer att få inbjudan.

Sjukfrånvaron är fortsatt hög, men kurvan pekar lite nedåt.
Socialpsykiatrin har lägst antal långtidssjukskrivna av Stöd och service verksamheter.

Man satsar på kompetensutveckling för att stärka personalen och
minska sjuktalen. Det sker via interna utbildare och utbildningarna
Psyk-E, ett webbaserat utbildningspaket, och Missbruk – riskbruk.

Johan Magnusson, Nina Wangehall och Peder Hansson åker till
Bollnäs och Umeå på studiebesök.
___________________________________________
Personalutvecklingsenheten

PUE arbetar med bemanningsfrågan – hur bemanna, hur tänka...

Analys av ohälsan pågår, och de frågor man vill ha svar på är var
den finns den och om den är arbetsrelaterad.

Man har djupanalyserat alla områden för att möjliggöra heltid, och
kommit fram till att man tänker olika i verksamheterna kring hur
man löser bemanningen.
Vision

Visions medlemmar arbetar med rekrytering av sommarvikarier.
För närvarande saknas c:a 70 vikarier.
För att minska risken för liknande situationer kommande år föreslår Vision att Stöd och service ska ut i gymnasieskolan och informera redan före elevernas första praktiktillfälle för att om möjligt
knyta upp tänkbara praktikanter och på sikt vikarier.
Kommunal instämmer i detta.
__________________________________________
Kommunal

Kommunals medlemmar är oroade inför sommarsemestern eftersom att SSF har svårt att hitta sommarvikarier.

Ett nummer in till chefer är en bra tanke i sig, men erfarenheten
från förra sommaren är att någon visserligen svarat i telefonen,
men inte alltid kunnat ge ett svar.
Vision bemöter detta med att man alltid gett ett svar, men kanske
inte under pågående samtal eftersom man behövt ta fram fakta.
Kommunal önskar ett klargörande av vad man har rätt att
göra/besluta om som boendehandledare.

Man arbetar med efterdyningar av lönerörelsen.
___________________________________________________
SACO

Medlemmarna arbetar med rekrytering av semestervikarier.
___________________________________________________
Sammanfattningsvis säger Åsa, med tanke på sjuktalet, att Stöd och service måste arbeta med att skapa friska arbetsplatser.
Den psykiska ohälsan ökar.
Forskningen beskriver faktorer som bidrar till hälsa: Gott ledarskap (rättvist, stödjande, inkluderande), kontroll i arbetet, balans mellan arbete och
fritid, balans mellan arbetsinsats och belöning, tydliga mål och anställningstrygghet.
Riskfaktorer är psykiskt ansträngande arbete, höga krav, låg kontroll, obalans mellan ansträngning och belöning, samt rollkonflikter. God kontroll
och rättvisa ger minskad risk för sjukskrivning på grund av psykisk ohälsa.
Vi fortsätter arbeta på alla nivåer både organisation, grupp och individ. Ett
närvarande och engagerat ledarskap, medskapande medarbetare, yrkesidentitet, höjd kunskapsnivå kommer att bidra till ökad hälsa.
Samverkansgruppen noterar informationen, och beslutar
att verksamhetscheferna får ta med sig Kommunals synpunkter på "Ett
nummer in" till chefsgrupperna.
Åsa uppmanar också cheferna att under sommarveckorna vara mer närvarande, ringa och gärna besöka verksamheterna ofta, och ta kontakt
med vikarier och höra hur det går.
Ärende
Perspektiv
Månadsuppföljning (fyrfältaren)
Ekonomi
Information
Åsa visar fyrfältaren och berättar om syftet.
I den efterföljande diskussionen nämns kompetensbehov inom området
äldre och demenser. Stöd och service har delvis kunskapen men viktigt
med kompetensöverföring från äldreomsorgen. Kommunal föreslår att
Stöd och service ska nyttja befintlig personal som tidigare arbetat inom
äldreomsorgen för kunskapsöverföring.
Samverkansgruppen noterar informationen.
Ärende
Perspektiv
Semestrar, chefer, beslutsenhet, utvecklingsenhet
Medarbetare
Information
Semesterlista för chefer, beslutsenhet och utvecklingsenhet finns på Stöd
och service organisationsyta under rubriken Aktuellt just nu.
Information om detta har gått ut i flödet på insidan.
Semesterlista
Eva får i uppdrag att lyfta informationen på nytt och kontrollera att den
kan nås av de som loggar in med gruppanvändarkonto.
Ärende
Perspektiv
Information om samverkansutbildning
Medarbetare
Information
Samverkansgruppen har tidigare beslutat att genomföra en gemensam
samverkansutbildning. Åsa har beställt en intern samverkansutbildning
från kommunledningskontoret. Den planeras till slutet av augusti.
Samverkansgruppen noterar informationen.
Ärende
Perspektiv
Kriterier till särskilda satsningar och den individuella lönesättningen
Medarbetare
Information
Kommunal anför följande:
”Att cheferna redan nu går ut till personalen med information kring Särskilda satsningar så att kriterierna blir väl kända!
Att kriterier kring den individuella lönesättningen bryts ner på arbetsplatserna i tidigt skede, helst så snart som möjligt så grupperna kan ha dem på
anslagstavlorna så de är väl kända!
Att motiveringarna till lönesättningen från chefernas meddelas skriftligt
och muntligt!”
Agenda för diskussionen
- Avstämning årets arbete med särskilt goda prestationer
- Hur kan vi förbättra i år med fokus på det lönesättande samtalet.
Åsa inleder diskussionen med att arbetsgivaren fått kritik för otydlighet
vad särskilt goda prestationer innebär, och återkoppling av lön. Det senare
visar sig även i medarbetarenkäten.
Facken har följande kommentarer och synpunkter:
Kommunal:

Många har inte hört talas om satsningen på särskilt goda prestationer

Ny lön ska meddelas skriftligt och med skriftlig motivering

Individuell lönesättning fungerar dåligt.

Personalen får dålig eller ingen information i förväg om lönekriteriesamtalen.

Någon har fått veta att man är för gammal för att komma i fråga
för satsning på särskilt goda prestationer, eftersom man redan har
högre lön än de yngre kollegerna.
SACO/FSA:

Det fungerar inte så bra med individuell lönesättning.
Vision:

Hur väl förberedd kommer man till sitt lönekriteriesamtal? Alla har
ett eget ansvar för detta.
Arbetsgivaren bemöter fackens synpunkter med att vi ska ha en bra grund
i lönekriteriesamtalet.
Cheferna kan bli bättre på återkoppling av ny lön. De ska också vara öppna
med hur lönespridningen ser ut och vilka pengar som finns avsatta för löneökningar.
Man ska se en tydlig koppling mellan arbetsinsats och den lön man får;
t.ex. arbete med GP, måluppfyllelse och kvalitén i insatsen.
Det stämmer inte att ålder skulle vara ett hinder för att komma ifråga för
särskild satsning. Någon sådan regel finns inte, och det finns inget lönetak.
Det finns heller ingenting i avtalen som säger att ny lön behöver meddelas
skriftligt. Skriftlig motivering till lönen finns dokumenterad i anteckningarna från lönekriteriesamtalet.
Det är skillnad mellan faktiskt påslag och hela lönen. Vi ska använda begreppet hela lönen.
Sammanfattningsvis avslutar Åsa diskussionen med att frågan ska behandlas centralt på socialkontoret, och att arbetsgivaren måste förtydliga
begreppet särskilt goda prestationer bättre. Avstämning på avdelningsnivå är inplanerad med kommunal.
Samverkansgruppen noterar informationen.
Ärende
Perspektiv
Pensionsavgång från daglig verksamhet
Medborgare
Information
Kommunal anför följande:
”Personalen på daglig verksamhet efterlyser lika riktlinjer för alla
verksamheter där det även finns en plan för brukare som ska gå i pension.
Som det ser ut idag så arbetas det på olika sätt.”
Vid dagens sammanträde noteras att informationen saknas i processteget
”Avsluta insats” men att tidigare har daglig verksamhet kontaktat boendet
6 månader före pension. Numera gäller att daglig verksamhet ska ta kontakt med personen själv eller företrädare
Samverkansgruppen uppdrar till Lena Sjölin att komplettera processteget Avsluta insats med information om rutinen för pensionsavgång.
Ärende
Perspektiv
Möte med kommunal 26 mars
Medarbetare
Information
Åsa Israelsson och Inger Engström var inbjudna till kommunals medlemsmöte 26 mars. Ett givande möte med mycket dialog.
Åsa och Inger fick med sig ett antal frågor som de har börjat arbeta med
och som ska återkopplas.
Åsa har fått datum för omsorgsklubbens möten, och bokar in träffar tillsammans med verksamhetschefer för återkoppling och dialog.
Vid protokollet
Eva Åkerlund