INFORMATION TILL CHEFER OCH BUDGETANSVARIGA: NY INKÖPSMODELL FRÅN MARS-APRIL 2016 HANTERING FRÅN BEHOV TILL LEVERANS OCH FAKTURAHANTERING Effektiva och miljövänliga flöden 1 Ett behov uppstår i verksamheten… 2 ..och någon vill beställa något… 3 ..via ett gemensamt system där det är lätt att göra rätt… 4 ..som attesteras av rätt person… 5 ..där ordern landar hos leverantören elektroniskt… 66 ..och kan levereras till rätt punkt via en samordnad varudistribution… 7 ..med låg miljöpåverkan… 8 ..och fakturan går direkt till betalning. Visma Commerce är nordens största leverantör av inköps-, upphandlings- och anbudstjänster 180 anställda och omsätter 240 MSEK. Sverige, Norge, Danmark och Finland. +10 000 kunder och mer än 350 000 användare. Några av Vismas kunder Vårt nya e-handelssystem Proceedo e-Handel Beställare Inköpare Attestant Mottagande personal Leverantör Behov av inköp Preliminär beställer Kontrollera Kontera Beställer Attest Order Orderbekräftar Leveransaviserar Samordnad varuleverans Leveransmottagning Leveranskontroll Slutleverans Leveranskvittens Ordermatchning Fakturan betalas (vilda) Fakturor Beställare Inköpare Inköp av vara eller tjänst utanför inköpssystemet Scanning E-faktura Ekonomi Granskare Attestant Fakturamottagning Referens-ID skickar fakturan vidare till rätt granskare Granskning & Kontering Attest Bokföringsmatchning Fakturan betalas Varför gör vi detta? SYFTE & MÅL Syftet Effektivare behovsidentifiering Effektivare användning av de kommunala resurserna Enad bild av Ehandel Möjliggöra en mer kvalitetssäker uppföljning Att tekniken utför arbetsuppgifter som är möjliga att automatisera/digitalisera Effektmål När kommer detta att ske? TIDPLAN Tidplan Införandet av Visma Proceedo Processerna startar i Haninge och inom några veckor även Nynäshamn September Oktober November December Januari Februari Mars April Administratörsutbildning Insamling av masterdata Konfigurering & Uppsättning Integrationer till ekonomisystem Acceptanstester Utbildning inköpssamordnare Utbildning användare Leverantörsanslutningar Go Live! Page 12 OMFATTNING INKÖP FAKTURA REFERENSID - FRÅN PERSON TILL ROLL UTBILDNING AV 700 PERSONER INFORMATION TILL ALLA MEDARBETARE Vad kan jag som chef göra? CHEFENS UPPDRAG Chefens ansvar? • Vidtala under oktober de av dina medarbetare som kommer att få rollerna attestant, inköpare och fakturagranskare så att de förstår sin roll. Länk till rollbeskrivningar på US hemsida http://www.upphandlingsodertorn.se/projekt/effektivainkop/rolleransvar.4.2dba166c14ce77e89ff42e7.html • Säkerställ att ovanstående personer, och du själv, deltar på den obligatoriska halvdagsutbildningen i februari-mars 2016. Länk till datum på US hemsida http://www.upphandlingsodertorn.se/projekt/effektivainkop/utbildning.4.64514bda14fdc7f367f968.html • • • • Säkerställ att ovanstående personer, och du själv får möjlighet att utföra efterföljande E-learningutbildning (ca 4 tim) på lämplig arbetstid. Säkerställ att samma personer inom sin tjänst/arbetstid får tid och utrustning (dator/arbetsplats) att utföra de kommande arbetsuppgifterna. Medverka i spridningen av det informationsmaterial projektet levererar inför starten så att den blir tillgänglig för samtliga medarbetare. Kontaktar din förvaltnings inköpssamordnare om du har några frågor kring införandet.