här - Vinnova
Finansiella regler inom Horisont 2020 20 maj 2015 Jessica Umegård, Judit Wefer Nationella kontaktpersoner (NCP) VINNOVA jessica.umegard@vinnova.se Agenda • Översikt Horisont 2020 • Relevanta dokument • Finansiella grunderna i Horisont 2020 • Tillåtna kostnader • Personalkostnader • Tredje part • Praktisk hantering Snabbfakta • Statlig myndighet under Näringsdepartementet • Anslaget för forskning och utveckling är ca 2,6 miljarder kronor 2014 • Nationell kontaktmyndighet för EU:s ramprogram för forskning och utveckling • Ca 200 personer på kontoren i Stockholm och Bryssel VINNOVAs EU-arbete Nationell kontaktmyndighet Information & Rådgivning Statistik & analys av deltagandet Policy & expertis EU:s FoI-program - en viktig svensk finansieringskälla Miljoner kr 4 914 Vetenskapsrådet FP7 2 135 VINNOVA 2 049 1 311 Energimyndigheten 1 019 FORMAS FORTE Rymdstyrelsen * Exklusive European Space Agency (ESA) Bild 5 414 202 Jämförelseår 2012 Källa E-corda och SCB Svenskt deltagande i EU-projekt 4 471 Svenska deltagare 1 697 miljoner € till SE 9 plats som andel av budget Deltagande i FP7 1-99 100-499 23% av beviljade ansökningar har SE deltagande FP7 = Sjunde ramprogrammet, EU 2007-2013 Bild 6 > 500 Topp 10 svenska organisationer FP7 Deltagande Koordinatorer Beviljade medel (€) KAROLINSKA INSTITUTET 315 112 186 185 950 LUNDS UNIVERSITET 315 86 147 002 569 KUNGLIGA TEKNISKA HÖGSKOLAN 300 66 139 078 793 CHALMERS TEKNISKA HÖGSKOLA AKTIEBOLAG 262 49 124 039 660 UPPSALA UNIVERSITET 243 72 123 629 564 GÖTEBORGS UNIVERSITET 175 51 77 677 790 LINKÖPINGS UNIVERSITET 116 30 52 046 378 STOCKHOLMS UNIVERSITET 135 33 49 380 670 TOTALFÖRSVARETS FORSKNINGSINSTITUT, FOI 86 15 43 825 350 SVERIGES LANTBRUKSUNIVERSITET 93 15 24 203 720 Bild 8 Varför ett europeiskt program för forskning och innovation? Smart tillväxt Hållbar tillväxt Inkluderande tillväxt Bild 9 Horisont 2020 är annorlunda • Ny struktur • Koppla forskning och innovation • Utmaningsdrivet • Fokus på samhällsutmaningar • Förenklingar 2015-06-22 Bild 10 Horizon 2020 Three priorities Exceptions Excellent science Industrial leadership Societal challenges Projekttyper • Forsknings- och innovationsprojekt (RIA) • Innovationsprojekt (IA) • Koordinerings- och stödinsatser (CSA) • Förkommersiell upphandling, SMEinstrumentet, Marie Skłodowska Curie Actions, Priser, ERA-Net COFUND etc. Bild 13 Tidsramar för EU-projekt Resultat från FP7 projekt Pågående FP7 projekt Möjlig FP7 revision FP7: 2007-2013 2006 2007 Första FP7 utlysningarna Bild 14 2008 2009 2010 2011 Första FP7 projekten startar 2012 Horizon 2020: 2014-2020 2013 2014 2015 2016 Sista FP7 projekten startar 2017 2018 2019 2020 Sista FP7 projekten slutar 2021 Nyheter • Papperslös hantering av ansökan & projektrapportering • Harmoniserat regelverk • Ersättningsnivå i projekten lika • Nya sätt att beräkna personalkostnader • Flexiblare regler för tredje parts deltagande och konsulter • Max 8 månader till kontrakt Bild 15 Model Grant Agreement (MGA) Horizon 2020 model Grant Agreement: Specific models ERC MGAs MarieSklodowska Curie MGAs General Model Grant Agreement Co-fund MGAs SME instrument MGAs Chapter 1: General • Single article: subject of the agreement Chapter 2: Action • Action, duration and budget Chapter 3: Grant • Amount, rates, eligible costs Chapter 4: Rights and obligations • To implement the action: resources, in-kind contributions, subcontracts • Grant administration: reporting, payments, audits • Background and results: access rights, protection of results, exploitation, dissemination • Others: gender equality, ethics, confidentiality Chapter 5: Division of roles • Roles and responsibilities, internal arrangements Chapter 6: Rejection, reduction, penalties, termination, etc • Rejection, reduction, recovery and penalties • Suspension and termination of the action Chapter 7: Final provisions • Accession, entry into force, amendments, applicable law Annexes to the grant agreement • Annex 1: Description of the action • Annex 2: Estimated budget • Annex 3: Accession Forms • Annex 4: Financial statements • Annex 5: Certificate on the financial statements • Annex 6: Certificate on the methodology • Annotated Model Grant Agreement (AGA) Exempel Den förklarande texten till General Model Grant Agreement. Förtydligar regelverket och innehåller exempel. Definition kostnader Direkta kostnader: Indirekta kostnader • Kostnader som är direkt knutna till aktiviteter i projektet • Kostnader som ej kan knytas direkt till projektet Example: if a beneficiary always charges a particular cost as an indirect cost, it must do so also for Horizon 2020 actions, and should not charge it as a direct cost. Direkta kostnader Maximum reimbursem ent rates Research and technological development activities (*) Network of excellence 50% 75% (**) Collaborativ e project(****) 50% 75% (**) Coordinatio n and support action Indirekta kostnader Demonstratio n activities Other activities 100% Ett projekt = en ersättningsnivå 100% 50% 100% (***) 60% 20% Real Simplified En modell 25 % Ersättningsnivå - Research and Innovation Actions 100 + 25 Forskningsprojekt Bild 25 Innovationsprojekt Ersättningsnivå - Innovation Actions Icke vinstdrivande organisation 100 + 25 70 % x (100 + 25) Forskningsprojekt Bild 26 Innovationsprojekt Finansiering FP7 / H2020 75/60 Ersättning Dir.costs Indir.costs Tot.costs %EU EU contribution 100 60 160 75% 120 100/25 Ersättning Dir.costs Indir.costs Tot.costs %EU EU contribution 100 25 125 100% 125 Tillåtna kostnader Faktiska Nödvändiga Bokförda Uppstått under projekttiden Budgeterade Enligt deltagarens normala redovisningsprinciper Kostnadsslag • Personalkostnader: löner inkl. LKP… • Underleverantörer: konsulter, (inkl. skatter och påslag). • Andra direkta kostnader: förbrukningsvaror, resor, logi, avskrivningar… • Tredje parts kostnader Kostnadsformer Actual costs • Costs actually incurred, identifiable and verifiable, recorded in the accounts, etc • A fixed amount per unit determined by the Comm. Unit costs Flat rate (e.g. SME owners, etc) • For average personnel cost (based on the usual accounting practices) • A percentage to be calculated on the eligible costs • Example: Indirect costs = 25 % of Direct costs Lump sum • A global amount to cover one or several categories of costs • Example: Phase 1 of the SME instrument Kostnadsslag och kostnadsformer BUDGET CATEGORIES FORMS OF COSTS Actual costs DIRECT COSTS Personnel Subcontracting Financial support to 3rd parties Other SPECIFIC INDIRECT CATETORIES COSTS OF COSTS Yes for Unit costs Flat-rate costs Lump sum costs 32 - Average personnel costs - SME owners & natural persons without a salary Yes if foreseen by Comm. Decision Yes if foreseen by Comm. Decision Budgettabellen Estimated eligible* costs (per budget category) B. Direct costs of subcontracting A. Direct personnel costs Form of costs**** [C. Direct costs of fin. support] D. Other direct costs A.1 Personnel A.4 SME owners without salary D.1 Travel A.2 Natural persons under direct contract A.5 Beneficiaries that are natural persons without salary D.2 Equipment A.3 Seconded persons D.3 Other goods and services [A.6 Personnel for providing access to research infrastructure] D.4 Costs of large research infrastructure Actual Unit Unit Actual Actual Actual XX EUR/hour (a) Total (b) No hours Total (c) (d) (e) (f) Beneficiary 1 500.000 0 100 3.213 150.000 0 325.000 Beneficiary 2 0 300.000 0 0 0 0 125.000 Personalkostnader Actual costs: - Timlön enligt GA Unit costs: - Genomsnittlig - timlön enligt egna interna rutiner - Schablon - timlönen definierad av KOM Actual personnel costs: calculation - I Actual Personnel Cost = Hours worked for the project x Hourly rate Hourly rate = Annual personnel costs Annual productive hours The hourly rate is to be calculated per financial year If the financial year is not closed at the time of reporting, the beneficiary must use the last closed financial year available. Disclaimer: Information not legally binding Actual personnel costs: annual productive hours 1720 hours Individual annual productive hours Standard annual productive hours Formula: annual workable hours + overtime - absences According to the beneficiary's usual accounting practices; Minimum threshold: annual productive hours ≥ 90 % of the standard workable hours Example: When the financial year matches the calendar year (most common case), i.e. 1st January – 31st December, the hourly rate for the hours worked in 2014 will be calculated using the personnel costs from January to December 2014. 6. Actual personnel costs: calculation - II Useofthelastclosedfinancialyear 01/10/2014 31/03/2016 Reporting period (example) 2014 2015 2016 Hourly rates of 2015 will also be used for these months ADVANTAGES FOR THE BENEFICIARIES NO ADJUSTMENTS TO BE DECLARED IN THE NEXT PERIOD LEGAL CERTAINTY: NO DOUBTS ABOUT WHAT PERIOD AND WHAT DATA MUST BE USED FOR THE CALCULATION REMOVES ERRORS DUE TO INCORRECT CALCULATIONS FOR FRACTIONS OF A YEAR Disclaimer: Information not legally binding Underlag Tidredovisning • Tidrapporter • Deklaration för heltid i ett projekt Kontrakt • Anställningskontrakt • Bevis att man jobbar i projektet Andra kostnader (other costs) • Resekostnader. Enligt deltagarens interna regler. • Utrustning - Avskrivningar. Under relevant period och omfattning enligt deltagarens interna regler och internationella regler. - Inköp - Hyra. Ej överstiga inköpskostnaden. • Stor forskningsinfrastruktur. Ska stå i kontraktet som egen kategori. • Andra direkta kostnader och service Article 23.3 H2020 Rules for Participation • They [the participants] shall have the appropriate resources as and when needed for carrying out the action. Tredje parter Exempel - Underleverantörer Kontrakt Länkad tredje part Bidrag från tredje part Underleverantörer Contracts Subcontractors • ”Goods, works and services” • Ej beskrivna i Annex I • Nödvändiga för implementeringen • Öppen, transperent process • Ej intressekonflikt • Tex förbrukningsvaror, publikationskostnader, revisorsintyg • OH • • • • • • • MGA Art. 10, 6.2 D.3 Om nödvändiga för projektet Begränsad del av budgeten Beskrivna i Annex I I budgeten i Annex II Öppen, transperent process Ej intressekonflikt Kan godkännas även om ej i Annex I • Ej OH MGA Art.13 Gör rätt vid inköp Demonstrera tydligt “mest för pengarna” vid alla inköp (Goods, works or services) och subcontracting - Någon form av upphandling behövs för detta – tex. offert, tre erbjudande, marknadsundersökning - Om ordentligt utfört accepterar KOM deltagarnas standardförfarande - Upphandlingsavtal som redan finns accepteras normalt - Man uppfyller inte kraven bara genom att nämna utföraren i kontraktet 43 Tredje part ”Contribution in kind free of charge or against payment” Ex utlånad personal, service, infrastruktur Beskrivna i Annex 1, men skriver ej på kontraktet Kostnader kan godkännas i efterhand utan en kontraktsändring Kan bli granskade av KOM Linked third party • “Entities with a legal link” • Måste vara identifierad i GA, Annex 1, men skriver ej på • Samma regelverk för kostnaderna som partnern • Egen ekonomisk rapport • Kan bli granskade av KOM MGA Art. 14 Types of third parties Linked third party Subcontractors CHARACTERISTICS Provides Does work of resources the action or services YES YES NO NO Must be What is Indirect indicated in Selecting the third party eligible? costs Annex 1 Costs Price YES YES Articles YES Must be affiliated or have a legal link Article 14 NO Best value for money, avoid conflict of interest Article 13 Third party providing in-kind contributions NO YES Costs YES YES Not used to circumvent the rules Contractors NO YES Price NO YES Best value for money, avoid conflict of interest Article 10 YES NO According to the conditions in Annex 1 Article 15 Financial support to third parties Only if allowed in the call The beneficiaries’ activity consists in providing financial support to the target population Articles 11 and 12 Sammanfattning tillåtna kostnader Personalkostnad • 3 alternativ årliga produktiva timmar • Stängt år • Tidredovisning Underleverantörer • Typ av underleverantörer • Upphandling Andra direkta kostnader • Resor • Utrustning, infrastruktur • Kontrakt Tredje part Projekthantering 48 Utvärderingskriterier Excellence Impact Implementation Scientific and/or technological excellence (relevant to the topics addressed by the call) Potential impact through the development, dissemination and use of the project results Quality and efficiency of the implementation and management The evaluation criteria are call specific Bild 49 Tid till kontrakt Maxtid till kontrakt är 8 månader 5 månader För att informera alla sökande om utvärderingsresultatet Några undantag tex: • ERC • Komplexa projekt • Högt ansökningstryck • På sökandes begäran 3 månader för signatur av GA Förskottsbetalning Inom 30 dagar Ingen standardsumma eller %-sats Kalkuleras för att ge basfinansiering till en period (finansiering/antal perioder) Normalt 50% för 2 perioder, 33% för 3 perioder, 25% för 4 perioder. Rapporteringar och utbetalningar Rapporteringsperiod: 12 / 18 månaders Delbetalning -inom 90 dagar efter rapportering Slutbetalning -90 dagar efter slutrapport 5% till Garantifonden Utbetalas i Euro till koordinatorn Rapportering • Inga större förändringar från FP7 • Periodisk ekonomisk rapport: - individual financial statement’ (see Annex 4) - explanation of the use of resources - periodic summary financial statement (automatiskt) • Slutrapportering, enligt ovan plus: - final summary financial statement (automatiskt) - certificate on the financial statements • Växelkursen: - Genomsnitt för perioden - http://www.ecb.europa.eu/stats/exchange/eurofxref/ html/index.en.html Kontroller och revisioner Finansiellviabilitet RevisionfrånKommissionenbegränsadtilltvåårefter slututbetalningen Revisionsintyg EndastvidslutbetalningnärEUbidragetsom deltagarenbegärförfaktiskakostnader+unit costs ≥EUR325.000 Certificate onthemethodology:Frivilligtför personalkostnader(underunit costs) Efterkontroller RevisionfrånKommissionenbegränsadtilltvåårefter slututbetalningen Bild 54 Vilka ändringar kan göras? Budget transfers and re‐allocation Amendment needed? From one beneficiary to another NO From one budget category to another NO Re‐allocation of Annex 1 tasks YES Transfers between forms of funding (actual costs, unit costs, etc.) New subcontracts YES if no budget was foreseen for the "form" receiving the transfer YES (strongly advised) • Subject: Restrictions on extensions to the duration of grant agreements, and respect of reporting deadlines Exempel Bild 56 NOTE TO COORDINATORS OF PROJECTS UNDER THE EUROPEAN COMMISSION’S 7TH FRAMEWORK PROGRAMME Rapportering av budgeten istället för verkliga kostnader Rapportering av fulla kostnader för tillgångar Ingen bevisad koppling av förbrukningsvaror till ett projekt Tillämpar ej deltagarens normala rutiner Vanliga fel i FP7 Intern fakturering utan koppling till verkliga kostnader Ingen dokumentation Participant Portal – Portalen till EU-projekt Innehåller all dokumentation – var selektiv! Topp tre dokument: • General Model Grant Agreement • Definierar Model Grant Agreement • Annotated Model Grant Agreement • Inkluderar förklarande text till alla delar • General Annexes • Lista på länder, deltagande kriterier, ersättningsnivåer, utvärdering etc. Papperslös bidragshantering i Horisont 2020 Bild 58 LEAR – Legal Entity Administrative Representative Participant Portal Grant Management Service Finansiell information Roller och rättigheter (organisation) Role Read Write/Sa ve Assign/Re voke AcAds Assign/R evoke LSIGNs and FSIGNs LEAR AcAd x LSIGN x x x FSIGN x x x 65 Roller och rättigheter (projekt) Role Read Write/Sa ve Submit to Coord. Submit to COM SIGN GA SIGN Fin Stat. Assign/r evoke access CoCo x x PaCo x x x TaMa x x x x x TeMe x x x x x x PLSIGN x x x x PFSIGN x x x x 66 National Contact Points Nationella kontaktpersoner: www.vinnova.se/NCP Horisont 2020: www.vinnova.se/h2020 Nyhetsbrevet Inside: www.vinnova.se/inside
© Copyright 2024