Beredskapsplan 2015 Svenska kontingenten_150603
Beredskapsplan för den svenska kontingenten till Världsscoutjamboreen i Japan 2015 inklusive rundresa före och efter lägret Fastställd av Anna Elmerfeldt Wallinder och Henrik Petersson Godkänd av Fredrik Alhbin 150530 Reviderad av Anna Elmerfeldt Wallinder 2015-06-03 Scouterna Box 420 34 126 12 Stockholm www.scouterna.se/arrangemang Scouternas arrangemang anordnas i samband med Innehållsförteckning Beredskapsplan för den svenska kontingenten till Världsscoutjamboreen i Japan 2015 inklusive rundresa före och efter lägret1 1 Inledning ____________________________________________________________ 5 2 3 4 5 6 7 8 9 1.1 1.2 1.3 1.4 Definitioner ________________________________________________ Syfte _____________________________________________________ Mål ______________________________________________________ Undvikande av kriser __________________________________________ 5 5 5 6 Kontingentens organisation__________________________________________________ 6 2.1 2.2 2.3 Kontingentledning ____________________________________________ 6 CMT Contingent Management team _________________________________ 6 Dagliga rutiner ______________________________________________ 7 Krisorganisation ________________________________________________________ 9 3.1 3.2 3.3 3.4 3.5 3.6 3.7 Krisledning _________________________________________________ 9 Krisledningens mandat _________________________________________ 9 Aktivering och deaktivering av krisledningen ________________________ 10 Informationsinhämtning och spridning _____________________________ 11 Dokumentation _____________________________________________ 11 Organisation i förhållande till Scouterna ___________________________ 12 Japans krisorganisation _______________________________________ 12 Potentiella riskområden inom svenska kontingenten till världsscoutjamboree i Japan 2015 ______________ 12 4.1 4.2 4.3 4.4 4.5 4.6 4.7 4.8 Organisation _______________________________________________ Ekonomi __________________________________________________ Sjukdom och ohälsa __________________________________________ Kommunikation _____________________________________________ Resa ____________________________________________________ Trygga möten ______________________________________________ IST _____________________________________________________ Hemmakris ________________________________________________ 13 14 15 18 19 25 27 28 Potentiella riskområden inom Scouterna _________________________________________ 28 5.1 5.2 5.3 5.4 Osämja mellan kontingent och personal på Scouternas kansli _____________ Försäkringsbrist ____________________________________________ Scouternas personal inte tillgängliga ______________________________ Scouternas stödtjänster ligger nere _______________________________ 28 29 29 29 Kriser som är för stora att hantera _____________________________________________ 30 Kontaktuppgifter under arrangemanget __________________________________________ 31 7.1 7.2 7.3 7.4 7.5 Arrangemangsteamet ___________________________ Error! Bookmark not defined. Nödnummer ________________________________________________ 31 Scouterna _________________________________________________ 31 Ambassader och konsulat ______________________________________ 32 Sjukhus __________________________________________________ 33 Samarbetspartners under arrangemanget _________________________________________ 35 Bilagor ____________________________________________________________ 36 9.1 9.2 9.3 9.4 9.5 9.6 Delegationsordning __________________________________________ 36 Kommunikationsplan _________________________________________ 36 Kontaktlista kontingentlednig och CMT _____________________________ 36 Mall ordinarie rapport __________________________ Error! Bookmark not defined. Mall kris-logg ________________________________ Error! Bookmark not defined. Mall slutrapport efter krishantering (se scoternas beredskapsplan sid 16-17) __ 36 Beredskapsplan för den svenska kontingenten till Världsscoutjamboreen i Japan 2015 UTKAST 20150206 Sidan 3 av 37 9.7 9.8 Code of Conduct, Japan _______________________________________ 36 Code of Conduct, Sverige ________________________ Error! Bookmark not defined. Beredskapsplan för den svenska kontingenten till Världsscoutjamboreen i Japan 2015 UTKAST 2015308 Sidan 4 av 37 1 Inledning Denna beredskapsplan är ett verktyg för att hjälpa till att förebygga de händelser som kan medföra kriser. Beredskapsplanen ska även göra så att den svenska kontingenten till världsscoutlägret i Japan 2015 är väl förberedd på att snabbt kunna agera då en kris uppstår inom kontingenten eller som påverkar kontingenten. Utgångspunkten är att alla händelser som på något sätt kan få konsekvenser för kontingenten eller dess medlemmar kommer att behandlas med försiktighet och utifrån definierade handlingsmönster. 1.1 1.1.1 Definitioner Vad är en kris? Scouterna definierar en kris på följande sätt: ”En kris är en oväntad händelse som riskerar att skada våra medlemmar, vår verksamhet eller vårt varumärke”. Kontingentens utökade definition av kris lyder; När vi helt eller delvis måste frångå ordinarie rutin och tillämpa hela eller delar av beredskapsplanen. Exempel på situationer som uppfyller definitionen för kris: 1. Den kommer att ta för mycket resurser från kontingenten 2. Den påverkar ett stort antal kontingentmedlemmar på negativt sätt. 3. Den påverkar en eller ett fåtal kontingentmedlemmar på ett negativt sätt men är av mycket allvarlig art. (tex utsatt för allvarligt brott, allvarlig sjukdom eller död) 4. Den kan klassificeras som en kris för Scouterna 1.1.2 Olika delar i krisorganisationen Centrala krisorganisationen avser Scouternas centrala krisorganisation. Krisledningen avser kontingentens krisledning. 1.2 Syfte Syftet med den här beredskapsplanen är att hantera situationer och kriser som kan uppstå under Världsscoutlägret i Japan 2015. Under arbetet med att ta fram beredskapsplanen har mycket kraft ägnats åt att identifiera och förebygga risker som kan uppstå. Framtagandet av planen är den första preventiva delen i beredskapsplaneringen. 1.3 Mål Målet med denna beredskapsplan är att ha en beredskap för oväntade händelser och för att genomföra arrangemanget på ett säkert vis, samt att kunna genomföra största möjliga skadereduktion. Beredskapsplan för den svenska kontingenten till Världsscoutjamboreen i Japan 2015 UTKAST 20150206 Sidan 5 av 37 1.4 Undvikande av kriser Den bästa krishanteringen är den som ser till att kriserna inte uppstår alls. Kontingentledningen ansvarar för att systematiskt arbeta med att förebygga kriser och varje patrull inom CMT, Contingent Management Team, ansvarar för att komplettera befintlig beredskapsplan med anpassade instruktioner kring deras aktivitets beredskap. 2 Kontingentens organisation 2.1 Kontingentledni ng KL, Kontingentledning, har engelska benämningar för att underlätta kommunikationen med Japan Head of Contingent: Anna Elmerfeldt Wallinder och Henrik Petersson Head of Finance: Elisabet Hammaburg Deputy Head of Finance: Monica Alsén Head of Participant experience: Helen Gestrin Deputy Head of Participant experience: Andreas Höög Head of IST experience: Cecilia Ahlström Deputy Head of IST experience: Sören Tagemark Head of Communication: Martin Ruist Deputy Head of Communication: Malin Huusman Head of Cultural experience: Lisa Yuen Deputy head of Cultural experience: Henrik Eriksson 2.2 CMT Contingent Management Team CMT, Contingent Management Team, består av 40 stycken deltagare, KL inkluderat, uppdelat i patruller som ansvarar för specifika områden under planeringsfasen och för den dagliga driften under lägret. CMT reser utifrån uppgjord plan med under rundresan för att kunna möta upp de specifika frågor och behov som kan uppstå. Ekonomipatrull Beredskapsplan för den svenska kontingenten till Världsscoutjamboreen i Japan 2015 UTKAST 2015308 Sidan 6 av 37 Kommunikationspatrull Resepatrull Resurspatrull; Särskilt rekryterade utifrån både personlig-, scout- och yrkeserfarenhet för att fungera som stöd till deltagarna, vid behov avlösa avdelningsledare och utifrån specifik kompetens kunna ingå i krisorganisationen. IST och stabspatrull; Här ingår, utöver IST ansvarig, också ansvarig för kontingentens HQ, stab, kontingentprogram och logistik samt en särskild tolkpatrull. 2.3 Dagliga rutiner Notera tidsskillnad Japan-Sverige på 7 timmar Kontingentledningen kommer att resa så samlat som möjligt under resan och följa hur deltagarna reser. Det innebär Första period: Tokyoområdet, nära flygplatsen eller med bra kommunikationsvägar dit. Andra period: Nagahama alterativt Kyotoområdet, fram till lägret Tredje period: Miayimacamping samt Osakaområdet 2.3.1 Schema och ordinarie mötestider (bilaga 9.4) Under rundresa, före och efter lägret Frukostmöte Kontingentledningen inkl deputys, avrapportering kring eventuella händelser under natten Överlämning av kristelefon kort avstämning till Sverige Under dagen, senast 17.00 Rapportering och avstämning Head of IST experience med IST-avdelningsledare Rapportering och avstämning från avdelningsledare till Head of Participant experience Kvittoredovisning från avdelningsledare till ekonomifunktionen för daglig avstämning mot budget och möjlighet till återkoppling till avdelningsledare. CMT patruller egna möten under dagen utefter specifika behov Vid behov uppsökande möte med avdelning och berörd patrull 17.00 Rapport till Sverige Kvällsmöte Kontingentledning och CMT, rapportering och avstämning av dagens händelser Uppföljning av avdelningar och IST patruller som ej inkommit med rapport. Planering inför nästa dag Lägertid 5.00-9.00 Frukost 8.00 Kontingentledning, morgonmöte 9.30 Möte i respektive CMT-patrull (kommunikation, ekonomi etc) 9.30 HoC meet samtliga HoC samt delar av japans lägerorganisation fm/em Möte Head of IST experience med patrulledare för IST patruller Beredskapsplan för den svenska kontingenten till Världsscoutjamboreen i Japan 2015 UTKAST 2015308 Sidan 7 av 37 fm/em Möte resurspatrull med avdelningsledare (enligt ök) fm/em Möte Head of Participant experience med avdelningsledarna, efter behov, ej varje dag 17.00 skriftlig rapport av dagen i dropbox Kvällsmöte med unit leaders på subcamp (tid bestäms utifrån dagens schema) 20.00 Kontingentledning uppsamlande möte 2.3.2 Samband inom kontingenten Tillgång till gratis WiFi i Japan är begränsat. På lägerområdet kommer det att finnas WiFi men kapaciteten är osäker. I händelse av större händelse, tex jordbävning, kan elektriciteten komma att stängas ner och nättillgång ytterligare begränsas. Huvudsambandsmedlet inom kontingenten är talsamband förmedlat via mjukvarutjänster. Primärt utrustas kontingenten med 45 st 4G routers, vilka fördelas enligt nedanstående tabell. Vem Antal Underavdelningar Avdelningarna 1 per avdelning CMT 5 st Ekonomi, avdelningsansvarig, resurspatrull, kommunikation, HoC IST 1 st IST ansvarig Strategisk reserv 2 st Delad ledning. (annars en till vardera patrulledare Avd och IST) Val av metod för att upprätta samband 1. Programvara för text meddelande: Viber 2. Programvara för samtal Viber Skype Facebook time Telefoner 5 telefoner kommer att finnas fördelade inom kontingenten 1 kristelefon delas mellan HoC, 12 timmars skift, 8.00-20.00//20.00-8.00 byte sker i samband med morgon respektive kvällsmöte övriga telefoner fördelas på nedanstående CMT-patrull och roteras inom patrullen Communication IST experience Participant experience Support unit (Resurs patrull) Övrigt När en individ har tillgång till Wi-Fi och en telefon av ett specifikt märke kan det innebära att vissa tjänster, exempelvis meddelande, kan nyttjas utan kostnad. Detta är ett reservalternativ som vi inte kommer att upprätta tabeller/abonnentlistor över. Det nyttjas vid behov och om tillfälle ges. Beredskapsplan för den svenska kontingenten till Världsscoutjamboreen i Japan 2015 UTKAST 2015308 Sidan 8 av 37 2.3.3 Dokumentation Dokumentation kan ske både analogt och digitalt utifrån stundens förutsättning. Viktigt är dock att all dokumentation, både dagliga ordinarie rapporter och krisdokumentation, arkiveras i Dropbox. Kontingentledning och utsedd kontaktperson har tillgång till denna. 3 Krisorganisation Kontingentens krisorganisation leds av Head of Contingent. Krisorganisationen skall vara sammansatt för att effektivt kunna genomföra krisarbete och samtidigt bibehålla största möjlig del av kontingenten kvar i ordinarie genomförande. Head of Contingent delar uppdraget mellan sig så att en leder krisledningen och den andre tillser att övrig verksamhet fortskrider. Vid behov kan en av dem uppgifter delegeras till lämplig person inom CMT. Medlem i kontingentledning kan delegera sitt uppdrag i krisledningen till patrulledare eller annan representant för sin grupp i CMT om hen är mer lämplig. 3.1 • • • • • • • Krisledning Ordförande, Head of Contingent Kommunikationsansvarig Ekonomiskt ansvarig Representant från resurspatrullen Avdelnings och/eller IST ansvarig utifrån händelsens art Sekreterare/dokumentationsansvarig, kan utses inom gruppen ev specifik kompetens som kan behövas utifrån händelse. 3.2 Krisledningens mandat Krisledningen har mandat att fatta de beslut som krävs för att hantera den situation som har uppkommit. Det gäller även beslut som påverkar arrangemangets ekonomi, inom beslutad delegationsordning, och/eller fortsatta genomförande. Det innefattar även beslut om att skicka hem en eller flera deltagare. Beslut om att avbryta arrangemanget fattas i samråd med kontaktpersonen i Sverige och centrala krisledningsgruppen på Scouterna. Arrangemangsledarna för arrangemanget anses vilja avbryta arrangemanget då : • Samtliga ledare eller en majoritet av ledarna vill avbryta arrangemanget Andra möjliga anledningar till att ställa in arrangemanget uppstår då: • UD, Smittskydd eller annan myndighet avråder från resa och/eller vistelse i området Beredskapsplan för den svenska kontingenten till Världsscoutjamboreen i Japan 2015 UTKAST 2015308 Sidan 9 av 37 3.3 Aktivering och deaktivering av krisledningen I händelse av att delar av eller hela beredskapsplanen aktiveras, eftersträvas en återgång till normal rutin och avveckling av krisledningen så snart som möjligt. När en incident infaller är det viktigt att aktivera rapporteringskedjan i kontingenten. Anmälan om det inträffade sker i respektive funktion/linje. De olika funktionerna/linjerna utgår från den enskilde och går uppåt i organisationen till kontingentledningen. Exempel på rapportering inom en funktionskedja varje länk rapporterar ett steg uppåt, går ej detta eller det är uppenbarligen onödigt eller för tidskrävande med anlednings av situationens art, så hoppas ett eller flera steg över. Enskild IST, (patrulledare för IST, avdelningsledare för IST), IST ansvarige, kontingentledning. 1. IST, IST-ansvarig, kontingentledningen, kontaktperson på kansliet. 2. Avdelningsledare, Avdelningsansvarig, kontingentledningen kontaktperson på kansliet. Kontaktpersonen på kansliet kontaktar vid behov anhöriga och övriga organisationen samt nödvändiga parter. Allting skall dokumenteras så väl det är möjligt och nödvändigt. Första person i kontingentledningen som får information om en möjlig kris sammankallar kontingentledningen. Kontingentledningen gör en risk/konsekvensbedömning för att avgöra om det krävs att krisorganisationen behöver aktiveras eller om det kan lösas inom en mindre och befintlig organisation, exempelvis kontingentledningen. Oavsett om man väljer att aktivera krisorganisationen eller ej skall Scouterna i Sverige informeras om beslut och grund för beslut, det kan ske med skriftlig rapport (om man ej aktiverar krisorganisationen) eller via telefonkontakt med kontaktpersonen på Scouterna. Oberoende av vad som har hänt är det viktigt att återsamlas efteråt för genomgång av händelsen. Vidare kan man behöva besluta om vilken information som ska gå ut till övriga i kontingenten. Det är viktigt att rätt information går ut för att förhindra ryktesspridning som i sin tur kan starta en ny eller förvärra befintlig kris. Händelse Åtgärd Ansvarig Anteckning En möjlig kris uppstår Sammankalla kontingentledningen Den som först får informationen Enl kontaktlista (bilaga) Kontingentledningen samlas Analys klar Analys av uppgiften HOC Beslut om att aktivera krisledning. Deltagande Meddela kontaktperson i Sverige Beslut om vem som ingår i krisorganisationen Beredskapsplan för den svenska kontingenten till Världsscoutjamboreen i Japan 2015 UTKAST 2015308 Sidan 10 av 37 Uppsamling efteråt Beslut om vilken och hur information går ut till övriga i kontingenten Krisledning Informera och avsluta Krisledning resurspatrullen resurspatrullen 3.4 Informationsinh ämtning och spridning All kontakt med Centrala krisorganisationen sker genom krisledningen och av Scouterna utsedd kontaktperson i Sverige. Informationen ska vara korrekt och inte innehålla några spekulationer. För övrigt hänvisas till kontingentens kommunikationsplan. Kontingentledningen använder sig av följande sambandsmedel för att kommunicera med resurspersonen. 1. Viber text 2. Samtal via nätet, Viber i första hand 3. Epost 4. Textmeddelande via telefon 5. mobilsamtal 6. satelittelefon 3.5 Dokumentation Samtliga händelser som leder till att krisledningen aktiveras ska dokumenteras enligt mall (bilaga) och arkiveras i dropbox. Dokumentationen syftar till att ge en korrekt bild av händelseförloppet vid en senare uppföljning, och ge förutsättningar för korrekta beslut även i stressade situationer. Sekreterare/dokumentationsansvarig i krisorganisationen ansvarar dokumentationen och genomför den praktiskt. Skriftligt underlag under resa kan vara epost eller textmeddelande eller ett foto av den önskade informationen. Det är eftersträvansvärt att alltid erhålla dokumentation som är tidsstämplad, med datum klockslag och avsändare. Spårbarhet är en nyckel till framgång i ett senare läge när eventuell ersättning skall äskas från ett bolag. Beredskapsplan för den svenska kontingenten till Världsscoutjamboreen i Japan 2015 UTKAST 2015308 Sidan 11 av 37 3.6 Organisation i förhållande till Scouterna Krisledningen samverkar med den centrala krisorganisationen, om så krävs, genom utsedd kontaktperson i Sverige. Eftersom arrangemanget löper under drygt 4 veckor, med risk för förlängning om någon ofrivilligt blir kvar i Japan efter sista planerade hemresedatum, (beroende på sjukdom eller annan händelse) så kommer kontaktpersonen i Sverige att bestå av fler personer, utsedd av Arrangemangsgruppen i samråd med kansliet, telefonnummer till kontaktperson kommer att vara detsamma under hela perioden. 3.7 Japans krisorganisatio n Lägerorganisationen i Japan har en egen krisplan. I händelse av kris, eller risk för kris, som är så stor att det påverkar stora delar av lägerdeltagarna kommer den att aktiveras. Det ankommer svenska kontingentledningen att se till att alla medlemmar i kontingenten följer hänvisningar givna av japans lägerorganisation samt bistå med den hjälp som behövs och kan avvaras. Viktigt är också att tillse att information når kontaktperson i Sverige om vad som händer. I händelse av evakuering av lägerområdet följer man givna förhållningsregler från lägerorganisationen. Uppsamlingsplatser på området är: 1 Uppsamlings tält i vare subcamp. Där finns även torkmöjligheter i händelse av mycket regn. 2 Doomen, centralt belägen på lägerområdet, skyddsklassad för tornados och motsvarande hårt väder. 3 Evakueringsplats utanför lägerområdet 4 Potentiella riskområden inom svenska kontingenten till världsscoutjamboree i Japan 2015 Händelser inom områdena nedan kan i värsta fall utvecklas till krissituationer. Ofta kan detta undvikas med hjälp av väl förberedda rutiner och tillvägagångssätt. Detta dokument beskriver några av de fall där situationerna kan utvecklas till kriser. ’ Beredskapsplan för den svenska kontingenten till Världsscoutjamboreen i Japan 2015 UTKAST 2015308 Sidan 12 av 37 4.1 Organisation 4.1.1 Nyckelfunktion i kontingenten blir utslagen En singelkompetens eller en funktion som måste finnas för att det löpande arbetet skall fortskrida upphör att fungera. Om en person inom en funktion drabbas av sjukdom eller skiljs från kontingenten eller likartat. 1. 2. 3. 4. 4.1.2 Samtliga funktioner inom KL och CMT har dubblerade befattningshavare När en vakans uppstår träder en annan in KL analyserar hur länge vakansen bedöms finnas kvar Om det är nödvändigt för den fortsatta verksamheten omplaceras personalen efter den uppkomna situationen. Främst nyttjas personal ur CMT, därefter nyttjas IST. Risk för konflikt mellan kontingenter I händelse att det uppstår en situation mellan personer i den svenska kontingenten och person/er ur en eller flera andra kontingent/er som de inte kan lösa själva. Det kan vara deltagare som retas med varandra eller så kan tycke uppstå. Tycket kan vara besvarat eller obesvarat, finnas olämpligt från någon avdelningsledare eller övrig. Olika syn på tillämpning av ”code of conduct” eller dess efterlevnad. IST finner att arbetsmoralen och/eller arbetsinsatsen skiljer sig åt mellan de olika kontingenternas IST. Målet är att lösa detta genom dialog. 1. Resurspatrullen inhämtar så noggranna uppgifter som möjligt från de berörda. Försöker att få dem verifierade av fler personer eller någon oberoende. 2. Bedömer om det är olämpligt eller ”olagligt” (Straffbart?) uppträdande. 3. Incidenten skall rapporteras till utsedd kontaktperson 4. Är det ”olagligt” rapporteras det till KL som meddelar den japanska jamboree organisationen. 5. Är det olämpligt fråga hur de/n berörda vill att vi går vidare. Handleder genom att fråga/föreslå lämpliga åtgärder: samtal, kontakt med de/n andra kontingentens ledning/ avdelningsledare/ IST ansvarige, rapportera till den japanska jamboree organisationen 6. Dokumenterar och följer upp dagen efter eller när det bedöms som lämpligt. 4.1.3 Risk för mandatkris mellan olika funktioner En mängd beslut kommer att behöva fattas under genomförandet. Om någon fattar ett beslut som den anser sig ha mandat att göra, men någon annan anser att det är fel. Eller beslut som fattas i direkt strid med gällande delegationsordning. Någon vägrar fatta ett beslut för att lösa en situation på grund av osäkerhet eller rädsla för följderna av beslutet. Detta kan beröra personer inom kontingenten såväl som utom kontingenten. 4.1.3.1 Fattade beslut 1. Funktionsansvarige ur KL samlar berörda individer och gör en genomgång av händelseförloppet. 2. Kontrollera mot gällande delegationsordning. 3. Gör en bedömning av möjlig skada, ekonomisk påverkan mm Beredskapsplan för den svenska kontingenten till Världsscoutjamboreen i Japan 2015 UTKAST 2015308 Sidan 13 av 37 4. Döm av, vid behov tillkallas HOC, som vid behov även rapporterar till utsedd kontaktperson. 5. Resurspatrullen genomför en after action review, tillser att alla känner att ärendet blivit behandlat korrekt. 4.1.3.2 Icke fattade beslut 1. Funktionsansvarige ur KL samlar berörda individer och gör en genomgång av behovet att fatta beslut. 2. Kontrollera mot gällande delegationsordning. 3. Fattar beslut i ärendet. Tillkallar vid behov den som har mandat att fatta beslut. 4. Vid behov tillkallas HOC, som även rapporterar till utsedd kontaktperson 4.1.4 Risk att CMT som helhet inte räcker till Om det blir ett stort tryck på CMT. Ett större antal avdelningsledare behöver ersättas, ett flertal mindre eller större incidenter har redan bundit upp samtliga resurser. CMT resurser bedöms inte räcka till inom en kort period. 1. 2. 3. 4. Kontaktperson informeras Hemställa om stöd från Scouterna sker via kontaktperson Tidigt nyttjande av den japanska jamboree organisationen. Hemställa om stöd hos de nordiska ländernas kontingenter. 4.2 4.2.1 Ekonomi En avdelning kan inte betala för sig Risken kan inträffa om en avdelning hamnar på en plats där de inte kan betala med kort och inte har tillräckligt med kontanter för att betala, eller om korten inte fungerar. 1. Avdelningen försöker lösa situationen själva genom att någon avdelningsledare går och ta ut pengar. 2. Om denna möjlighet inte finns kontaktas ekonomipatrullen 3. Ekonomipatrullen, eller annan medlem i CMT som befinner sig i närheten, kommer till avdelningen och betalar för avdelningen. 4. Om kortet inte fungerar undersöker ekonomipatrullen anledningen och säkerställer att avdelningen har medel att betala för sig till situationen är utredd. 4.2.2 En IST eller CMT kan inte betala för sig Denna risk kan inträffa om en IST hamnar på en plats där de inte kan betala med kort och inte har tillräckligt med kontanter för att betala, eller om korten inte fungerar. Eftersom IST själva ska stå för kostnaderna under rundresan och inte följer en specificerad rundresa är situationen annorlunda än ovan. 1. Personen försöker lösa situationen inom patrullen genom att låna pengar av en kompis 2. Om detta inte fungerar kontaktas ekonomipatrullen 3. Ekonomipatrullen, eller annan medlem i CMT som befinner sig i närheten, kommer till personen och betalar för personen. 4. Om utgiften handlar om IST eller CMT privata kostnader, gör ekonomipatrullen en faktura för motsvarande belopp som betalas vid hemkomst Beredskapsplan för den svenska kontingenten till Världsscoutjamboreen i Japan 2015 UTKAST 2015308 Sidan 14 av 37 4.2.3 Avdelning håller inte budget Som förebyggande åtgärd har Scouterna investerat i en kvittohanteringsapp som gör att avdelningarna kan bokföra kvittona dagligen. Detta innebär att både avdelningen och ekonomipatrullen har löpande kontroll på kostnaderna. Avdelningsledarna har blivit upplysta om att de har ett personligt ansvar för vilka kostnader som tas på bankkortet. 1. Om avdelningen har övertrasserat den dagliga budgeten tre dagar i rad kontaktar ekonomipatrullen avdelnings ekonomiansvarig och påtalar detta. 2. Om ingen förbättring sker till dag 5 kontaktar HoC ansvarig avdelningsledare och för ett enskilt samtal. 3. Om fortfarande ingen förbättring syns återtas avdelningens bankkort och tilldelas en daglig handkassa. 4.3 Sjukdom och ohälsa Japan har en välfungerande sjukvård och lägret har en sjukvårdsorganisation på plats för lättare skador och sjukdomar. Erfarenhet från tidigare världsläger visar att den större mängden sjukvård handlar om lättare infektioner (förkylningar), mindre skador (stukningar) samt varierande grad av psykisk ohälsa, från hemlängtan till allvarliga psykiska sjukdomar som kris eller försämrad grundsjukdom (ångest, depression, anorexi, ADHD tex). För att förebygga och minska konsekvenserna har kontingentledningen bland annat tillsatt en resurspatrull. (beskrivs i punkt 2.2 Organisation-CMT) Det har inte förekommit något utbrott av magsjuka(infektiös) på någon jamboree, däremot några fall av övergående matförgiftning (toxiner). Det låga antalet insjuknade beror ffa på kunskap om och användning av god handhygien och mathantering. Oavsett förberedelser och förebyggande åtgärder kommer det att uppstå både skador och sjukdom samt relaterade händelser av varierande svårighetsgrad. 4.3.1 Mindre allvarlig skada eller sjukdom Med mindre allvarlig skada menas tex skoskav, skrubbsår, mindre skärsår och näsblod. Med mindre allvarlig sjukdom menas tex mensvärk, huvudvärk, förkylning och förstoppning. 1. Hanteras inom avdelningen 2. Ingen lämnas ensam (varken på boendet eller till/från apotek) 3. om avdelningsledare drabbas och behöver avlösning, och det ej går att lösa inom avdelningen, kontaktas resurspatrullen 4. Resurspatrullen informerar kontingentledningen om att de går in och avlöser samt när det är tillbaka 4.3.2 Psykisk ohälsa Med psykisk ohälsa menas hela spektra, från hemlängtan till allvarligt insjuknande i ny sjukdom eller försämring av känd sjukdom. Svårigheten ligger ofta i att särskilja dessa varför de behandlas tillsammans. I KL och Resurspatrullen finns erfarenhet från tidigare situationer men viktigt är att notera att det inte finns möjlighet till behandling. Notera att otrivsel med arbetsuppgifter (IST) eller otrivsel i gruppen (deltagare) inte är samma sak som psykisk ohälsa. 1. Avdelningsledare kontaktar resurspatrull Beredskapsplan för den svenska kontingenten till Världsscoutjamboreen i Japan 2015 UTKAST 2015308 Sidan 15 av 37 2. IST kontaktar IST-ansvarig eller resurspatrullen direkt, om det senare sker så informeras IST ansvarig om det uppstådda läget. 3. Resurspatrullen gör en egen bedömning av hälsoläget. 4. Vid behov informeras kontingentledningen av resurspatrullen. 5. Handlingsplan upprättas samråd med resurspatrull och utsedd inom kontingentledningen, inklusive vem som sköter kontakt med utsedd kontaktperson. 6. Ställningstagande till aktivering av krisplan av ovanstående personen 7. Beslut om ev hemresa tas av ovanstående 8. Praktiska arrangemang kring eventuell hemresa ordnas av kansliet, kontakt med familj och mottagande Sverige arrangeras av utsedd kontaktperson. Ingen reser ensam. 9. Resurspatrull avlöser vid behov ledare samt stöttar i berörd patrull 4.3.3 Avsaknad av medicin/egenvårdsutrustning Med avsaknad av medicin/egenvårdsutrustning menas att man inte har tillgång till nödvändiga mediciner, tex insulin, sprutor, epilepsimedicin eller stomipåsar. Det kan bland annat bero på stöld eller glömska, eller att man inte har råd att köpa nödvändig egenvårdsbehandling på plats. 4.3.3.1 Kvar i Sverige (innan avresa) 1. Hanteras av individen 2. Avdelningsledare (deltagare) IST-Patrulledare informeras (IST) 3. Om avresa fördröjs/missas gäller samma förfarande som punkt 4.5.3 Missat flyg 4.3.3.2 I Japan 1. Hanteras inom avdelningen 2. Vid behov finns möjlighet till tolkhjälp, se kontaktlista (bilaga) 3. Resurspatrullen informeras så att man kan lösa av/fylla en ledarplats om det behövs under tiden 4. Resurspatrull informerar KL om att de går in och avlöser samt när de är tillbaka 5. Ekonomipatrullen kontaktas om det rör sig om stora utlägg för deltagare/oförmåga att betala. Se punkt 4.2.2 ”IST/CMT kan inte betala för sig” 4.3.4 Yttre omständigheter Med yttre omständigheter menas sådant i vår miljö och omgivning som negativt påverkar hälsan, tex klimatet, brist på hygienfaciliteter, dålig mat och lite sömn. 1. 2. 3. 4. Hanteras i första hand inom patrullen KL kontaktas om det rör sig om miljön på lägerområdet. KL tillser att japanska organisationen kontaktas enligt lägrets rutiner. Om omständigheterna är av sådan grad att det finns risk för kontingentmedlemmarnas hälsa, aktiveras krisledningen. 5. Beslut om att avbryta arrangemanget tas enligt 3.2 ”Krisledningens mandat” 4.3.5 Specialfall Med specialfall menas sådant som inte går att planera för utan som kräver specifika åtgärder från fall till fall. Det kan röra sig om sjukdom som drabbar större delar av CMT eller kontingentledningen där dubblering av funktioner inte är ett tillräckligt skydd. Det kan även gälla risk för allvarlig epidemi av infektion, tex Mässlingsutbrott. Beredskapsplan för den svenska kontingenten till Världsscoutjamboreen i Japan 2015 UTKAST 2015308 Sidan 16 av 37 4.3.5.1 1. 2. 3. 4. 4.3.5.2 1. 2. 3. 4. 4.3.5.3 Sjukdom i KL Omgruppering i kontingentledningen Utsedd kontaktperson informeras, gemensam handlingsplan upprättas Medlemmar i CMT får gå in i kontingentledning, det inkluderar eventuell attesträtt för övrig hantering se under respektive rubrik Sjukdom i CMT Kontingentledningen upprättar handlingsplan IST med behövd kompetens går in i CMT Utsedd kontaktperson informeras För övrig handläggning se under respektive rubrik Hot om eller faktisk epidemi 1. 2. 3. 4. Kontingentledningen informeras och krisplan aktiveras Krisledningen fastställer handlingsplan Utsedd kontaktperson informeras Anhöriga kontaktas och informeras av centrala krisorganisationen, återkoppling ges till krisledningen i japan när det är klart. 5. Kommunikationsansvarig i Japan kontaktar kommunikationsansvarig på kansliet enligt separat kommunikationsplan 6. Beslut om att kvarstanna eller avbryta tas i samråd med krisledningen och Scouternas Centrala Krisorganisation, rekommendation från Smittskydd/UD/motsvarande skall följas. 7. Praktisk hantering av hemresa sköts av kansliet, information och kontakt med anhöriga hanteras av centrala krisorganisationen enligt kommunikationsplanen. 4.3.6 Allvarlig skada eller sjukdom Med allvarlig skada eller sjukdom menas sådant som kräver sjukhusvård, inkluderat snar sjukhusvård (ta sig dit själv) och akutvård (larm-ambulans) 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. 10. 11. 12. Kontingentledningen informeras och krisplan aktiveras Krisledning fastställer handlingsplan Utsedd kontaktperson informeras Anhöriga kontaktas och informeras av centrala krisorganisationen, återkoppling till krisledning i Japan när det är klart. Kommunikationsansvarig i Japan kontaktar kommunikationsansvarig på kansliet enligt separat kommunikationsplan Resurspatrullen löser vid behov av avdelningsledare och stöttar i berörd patrull. Ansvar för listor/uppgifter på de som lämnar lägerområdet för att uppsöka sjukvård utanför lägret innehas av stabsansvarig på HQ, uppgiften kan delegeras till annan inom CMT. Det samma gäller för de som stannar på sjukhus under hela eller delar av rundresan. (den funktionen kommer att beslutas om på kommande riskhanteringshelg) Krisorganisationen beslutar vem som stannar kvar som medföljande om eventuell sjukhusvistelse blir aktuell. Övriga fortsätter resa/vistelse på lägret Möjligt återtransport till lägret/ansluta rundresa för fortsatt deltagande ska eftersträvas. Eventuell hemresa planeras i samråd med den drabbade och om minderårig med anhöriga. Ingen reser hem ensam. Praktisk hantering av hemresa sköts av kansliet kontakt med SOS internationell tas i samråd med kontaktperson i Sverige och krisledningen Beredskapsplan för den svenska kontingenten till Världsscoutjamboreen i Japan 2015 UTKAST 2015308 Sidan 17 av 37 13. Om någon blir kvar efter avslutat arrangemang tas beslut om fortsatt praktisk hantering av scouternas centrala krisorganisation i samråd med krisledningen. 4.3.7 Mycket allvarlig händelse Med mycket allvarlig händelse menas olycka med livshotande skador och/eller risk för bestående men. Även dödsfall räknas in i denna kategori, oavsett om de är orsakade av sjukdom eller olyckstillbud. 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. 10. Kontingentledningen informeras och krisplan aktiveras Krisledning fastställer handlingsplan Utsedd kontaktperson informeras Anhöriga kontaktas och informeras av centrala krisorganisationen återkoppling till krisledning i Japan när det är klart. Kommunikationsansvarig i Japan kontaktar kommunikationsansvarig på kansliet enligt separat kommunikationsplan Resurspatrullen löser vid behov av avdelningsledare och stöttar i berörd patrull. Övriga fortsätter resa/vistelse på lägret Eventuell hemresa planeras i samråd med den drabbade och om minderårig med anhöriga. Ingen reser hem ensam Eventuell hemresa planeras i samråd med den drabbade och om minderårig med anhöriga. Praktisk hantering av hemresa sköts av kansliet kontakt med SOS internationell tas i samråd med kontaktperson i Sverige och krisledningen Om någon blir kvar efter avslutat arrangemang tas beslut om fortsatt praktisk hantering av scouternas centrala krisorganisation i samråd med krisledningen. 4.4 Kommunikation Detta avsnitt berör kommunikationskris är när det uppstår problem i informationsflödet, till från eller inom kontingenten. Det kan till exempel vara brist på kommunikation, felaktig information, ryktesspridning och felaktiga upplysningar media. Hur vi kommunicerar och meddelar oss med varandra tas upp i separata avsnitt samt i kommunikationsplanen. (bilaga) 4.4.1 Fel person uttalar sig i media 1. Presskontakt kontaktar mediet och begär rättelse. 2. Presskontakt kontaktar personen i fråga och förklarar. 4.4.2 Felaktigt uttalande i media 1. Presskontakt kontaktar mediet och begär rättelse. 4.4.3 Ryktesspridning på hemmaplan 1. Publicera kommentar om ämnet ryktesspridningen handlar om på japan2015.scout.se och/eller scoutservice.se 2. Informera avdelningarna om att ryktesspridningen pågår och vilken fakta som stämmer. 4.4.4 Ryktesspridning inom kontingenten om händelse i Japan eller i Sverige 1. Förse alla avdelningar med adekvat information. Beredskapsplan för den svenska kontingenten till Världsscoutjamboreen i Japan 2015 UTKAST 2015308 Sidan 18 av 37 4.4.5 Kansliets telefonväxel slås ut eller överbelastas 1. Publicera instruktioner på japan2015.scout.se med hänvisningar till alternativt nummer givet av kansliet. 4.4.6 Brist på information eller kommunikation I händelse av att kontingentens möjligheter att kommunicera med Sverige eller ta emot information begränsas, på grund av begränsad eller nedstängd infrastruktur. Kontakt etableras i prioritetsordning med a. Kontaktperson i Sverige b. Generalsekreterare c. Ordförande i AG d. UD i Japan e. UD i Sverige Kraftsamling sker till att upprätta samband, med egna resurser, med kontaktpersonen i Sverige. a. Talasamband b. Textsamband c. E-post d. Uppladdade dokument eller filer på filyta e. Fax f. Brevförsändelse Därefter eftersöks resurser från jamboreen Därefter eftersöks resurser från samhället 4.5 Resa Svenska kontingenten genomför rundresa i samband med världscoutjamboreen i Japan. Delar av kontingenten reser före lägret, andra efter. En mindre grupp IST har rundresan fördelad både före och efter lägret. Ut och inresa sker från Arlanda respektive Kastrup och är fördelat på 4 ut respektive 4 inrese dagar. Medlemmar ur kontingentledning och CMT finns på plats i japan under hela tiden som kontingentmedlemmar är på plats i Japan. HoC är båda på plats från första till sista dagen. 4.5.1 Risk för försenat och/eller förlorat bagage Om det drabbar enstaka individ är det ett ringa problem. Det blir större konsekvens om den hel flights bagage blir försenat eller försvinner. 1. Anmäl till respektive flygbolags service desk vad som är försenat/förlorat. Tillse att få kvitto på anmälan, med tid och datum för anmälan. 2. Anmäl i respektive funktion a. till Avdelningsledare, till resursparullen, till avdelningsansvarige i KL, till kontingentledningen Beredskapsplan för den svenska kontingenten till Världsscoutjamboreen i Japan 2015 UTKAST 2015308 Sidan 19 av 37 b. Till IST ansvarige i KL, till kontingentledningen 3. Erhåll kvittens på tillgängliga medel för att ersätta försenat/förlorat bagage (i dagsläget 6000 SEK). 4.5.2 Försenat flyg CMT reser med så många olika flighter som möjligt för att kunna stödja och hjälpa till i denna typ av situationer. Det är främst ett problem för anslutande flyg. 1. Anmäl till respektive flygbolags service desk att ni har ett anslutande flyg. 2. Anmäl i respektive funktion a. till Avdelningsledare, till resursparullen, till avdelningsansvarige i KL, till kontingentledningen b. Till IST ansvarige i KL, till kontingentledningen 3. Om behov av mat och boende uppstår anmält till flygbolagets service desk och i respektive linje. Om möjligt be i första handflygbolaget lösa kost och logi. 4. Om detta ej är möjligt så erhåll kvittens från IST/avd-ansvarige att ni kan göra utlägg för detta. 4.5.3 Att en deltagare, avdelningsledare, IST eller CMT missar flyget Här avses individer som genom slarv eller försumlighet misslyckas att komma i tid. Ej baserat på externa faktorer som denne inte råder över eller rimligen kunnat förutse. 1. Försök att etablera kontakt med individen. 2. Meddela individen att denne måste lösa en ny biljett, på egen hand och att det belastar den enskilde. 3. Erhåll en resplan av individen samt bestäm hur kontakt ska ske vid ankomst. 4. Individen anmäler sig till kontingenten vid ankomst 5. Anmäl i respektive funktion a. till Avdelningsledare, till resursparullen, till avdelningsansvarige i KL, till kontingentledningen b. Till IST ansvarige i KL, till kontingentledningen 4.5.4 Deltagare kommer inte med vid mellanlandning En person kommer inte med det anslutande flyget vid en mellanlandning. Är det en vuxen person bedömer vi att denne kan lösa detta själv, då målet är känt. En ungdom, < 18 år. Fastställ att personen inte kommit med. 1. Anmäl i respektive funktion a. till Avdelningsledare, till resursparullen, till avdelningsansvarige i KL, till kontingentledningen b. Till IST ansvarige i KL, till kontingentledningen 2. Dela upp ledningsresurserna. I händelse av att det är en avdelning skall huvuddelen fortsätta planerad verksamhet. 3. Kontakta den flygplats där personen finns och försök etablera samband. 4. Hitta ersättningsresa till personen. Beredskapsplan för den svenska kontingenten till Världsscoutjamboreen i Japan 2015 UTKAST 2015308 Sidan 20 av 37 4.5.5 Strejk på flygplats, flygbolag eller motsvarande. Samt trasiga transportmedel Ett företag som vi är direkt eller indirekt beroende av upphör eller reducerar sin verksamhet temporärt. I slutändan erhåller vi ersättning via resegarantin. Tåg, bussar eller dylikt som är trasiga kan orsaka förseningar. Det är kostnad som inte skall belasta oss. I största möjliga mån skall följdkostnader elimineras eller erhållas garanti för kostnadstäckning av ansvarigt bolag. 1. Erhåll skriftligt underlag från bolagets eller resebyråns service desk 4.5.6 Glömt eller borttappat pass Inledningsvis måste det fastställas om passet är kvarglömt, borttappat eller stulet. Därefter påbörjas åtgärder. Kvarglömt 1. Anmäl i respektive funktion a. till Avdelningsledare, till resursparullen, till avdelningsansvarige i KL, till kontingentledningen b. Till IST ansvarige i KL, till kontingentledningen 2. Sök kontakt med den plats där det glömdes kvar 3. Bedöm vart det skall skickas eller om det kan levereras. Går inte det så transport till närmsta polisstation, konsulat, ambassad och införskaffa ett nytt. 4 Ingen reser ensam, samma förfarande som vid kontakt med vårdcentral/apotek (4.3.1 Sjukdom och ohälsa) Borttappat 1. Anmäl i respektive funktion a. Till avdelningsledare, till resurspatrull, till avdelningsansvarige i KL, till kontingentledningen b. Till IST ansvarig i KL, till kontingentledningen 2. Anmäl till polisen att det är borttappat 3. Transport till närmsta polisstation, konsulat, ambassad och införskaffa ett nytt. 4. Ingen reser ensam, samma förfarande som vid kontakt med vårdcentral/apotek (4.3.1 Sjukdom och ohälsa) Stulet 1. Anmäl i respektive funktion a. Till avdelningsledare, till resurspatrll, till avdelningsansvarige i KL, till kontingentledningen b. Till IST ansvarig i KL, till kontingentledningen 2. Anmäl till polisen att det är stulet. 3. Transport till närmsta polisstation, konsulat, ambassad och införskaffa ett nytt. 4. Ingen reser ensam, samma förfarande som vid kontakt med vårdcentral/apotek (4.3.1 Sjukdom och ohälsa) 4.5.7 Någon blir inte insläppt på grund av visumproblem Detta skall vara eliminerat eftersom svenska medborgare inte behöver visum till japan. I dagsläget finns det ingen i kontingenten som inte har ett svenskt medborgarskap eller likartat medborgarskap. Beredskapsplan för den svenska kontingenten till Världsscoutjamboreen i Japan 2015 UTKAST 2015308 Sidan 21 av 37 4.5.8 Problem med boende I händelse att det inte finns plats, bokningen inte finns kvar eller boendet är lämpligt. Detta är en kostnad som skall belasta resebyrån. Likaledes om en bokning försvinner. 1. Anmäl i respektive funktion a. Till avdelningsledare, till resurspatrull, till avdelningsansvarige i KL, till kontingentledning b. Till ISTansvarig i KL, till kontingentledning 2. Anmäl till resebyrån, be dem söka alternativ. 3. Påbörja sökande efter alternativ i den omedelbara närheten. a. Vid resa dit nyttja om möjligt lokaltarfik. b. Går det att göra bytet som en aktivitet eller kombinera med en aktivitet. 4. Beredd anpassa aktiviteterna under dagen, kommande dag efter de nya omständigheterna. 4.5.9 Bussolycka med en av våra bussar 1. Anmäl i respektive linje. 2. Starta krisledningen. 3. Upprätta temporär ledningsplats, sänd krisledning till aktuell plats. 4. Upprätta samband med lokal myndigheter, sjukhus och liknande 5. Rapportera till kontaktpersonen på kansliet 6. Förbered media hantering, lokalt, information på nätet, information till anhöriga, information inom kontingenten. (Enligt kommunikationsplanen). 7. Vid behov kan kompetens ur resurspatrull och övriga CMT gå in och stötta de som behöver. 8. Fortsätt ordinarie program med så många som möjligt. 9. Fortsätt enligt plan för allvarligt skadad och eller döda. 4.5.10 Någon blir borttappad under rundresan, kortvarigt eller långvarigt Kortvarigt definieras som del av dygn, härmed avses sedan senast någon hade kontakt med personen. Långvarigt definieras som mer än ett dygn, härmed avses sedan senast någon hade kontakt med personen. 1. Anmäl i respektive funktion a. Till avdelningsledare, till resurspatrullen, till avdelningsansvarige i KL, till kontingentledning b. Till IST ansvarig i KL, till kontingentledningen. 2. Dela upp ledningsresurserna. I händelse av att det är en avdelning skall huvuddelen fortsätta planerad verksamhet. I händelse att det är en IST-patrull ombeds de att vara behjälpliga i det fortsatta arbetet/sökandet. 3. Analysera situationen, starta faktainsamling och sammanställning. Är personen beroende av mediciner eller likartat, vart sågs personen senast, vilken utrustning har personen med sig, vet personen vart nästa delmål är, har personen möjlighet till samband. 4. Fastställ om lokal polis/myndigheter skall kontaktas. Tolk finns på avrop via telefon, tolk omfördelas snarast till lokal ledningsplats. 5. Placera person på senast kända plats Beredskapsplan för den svenska kontingenten till Världsscoutjamboreen i Japan 2015 UTKAST 2015308 Sidan 22 av 37 6. Påbörja lokalt eftersök, om behov finns med stöd av lokala myndigheter. 7. Upprätta lokal ledningsplats. Vid kortvarigt nyttjande används en knutpunkt, exempelvis en tågstation. Där finns transportmedel, sambandsmedel och är lätt definierad. Vid lånvarigt nyttjande eftersträvas att upprätta det den på ordinarie boende i första hand och samlokaliserat med lokal polis/myndigheter i andra hand. 4.5.11 En person avviker frivilligt Om en person avviker har det skett av egen vilja. Anledningen kan vara känd eller okänd. En ungdom, < 18 år. 1. Fastställ att personen avvikit. 2. Anmäl i respektive funktion. a. Till avdelningeledare, till resurspatrull, till avdelningsansvarige i KL, till kontingentledningen b. Till IST ansvarig i KL, till kontingentledningen. 3. Dela upp ledningsresurserna. I händelse av att det är en avdelning skall huvuddelen fortsätta planerad verksamhet 4. Analysera situationen, starta faktainsamling och sammanställning. Är personen beroende av mediciner eller likartat, vart sågs personen senast, vilken utrustning har personen med sig, vet personen vart nästa delmål är, har personen möjlighet till samband. 5. Försök att kontakta personen. Ta reda på anledning till avvikandet, mål och tänkt verksamhet. 6. Fastställ om lokal polis/myndigheter skall kontaktas. Tolk finns på avrop via telefon, tolk omfördelas snarast till lokal ledningsplats. 7. Upprätta lokal ledningsplats. Vid kortvarigt nyttjande används en knutpunkt, exempelvis en tågstation. Där finns transportmedel, sambandsmedel och är lätt definierad. Vid lånvarigt nyttjande eftersträvas att upprätta det den på ordinarie boende i första hand och samlokaliserat med lokal polis/myndigheter i andra hand. 8. Påbörja lokalt eftersök, om behov finns med stöd av lokala myndigheter. En vuxen, > 18 år. 1. Fastställ att personen avvikit. 2. Anmäl i respektive funktion a. Till avdelningsledare, till resurspatrull, till avdelningsansvarige i KL, till kontingentledningen b. Till IST ansvarig i KL, till kontingentledningen. 3. Dela upp ledningsresurserna. I händelse av att det är en avdelning skall huvuddelen fortsätta planerad verksamhet. I händelse att det är en IST-patrull ombeds de att vara behjälpliga i det fortsatta arbetet/sökandet. 4. Analysera situationen, starta faktainsamling och sammanställning. Är personen beroende av mediciner eller likartat, vart sågs personen senast, vilken utrustning har personen med sig, vet personen vart nästa delmål är, har personen möjlighet till samband. 5. Försök att kontakta personen. Ta reda på anledning till avvikandet, mål och tänkt verksamhet. 6. Fastställ om lokal polis/myndigheter skall kontaktas. Tolk finns på avrop via telefon, tolk omfördelas snarast till lokal ledningsplats. 7. Upprätta lokal ledningsplats. Vid kortvarigt nyttjande används en knutpunkt, exempelvis en tågstation. Där finns transportmedel, sambandsmedel och är lätt definierad. Vid Beredskapsplan för den svenska kontingenten till Världsscoutjamboreen i Japan 2015 UTKAST 2015308 Sidan 23 av 37 lånvarigt nyttjande eftersträvas att upprätta det den på ordinarie boende i första hand och samlokaliserat med lokal polis/myndigheter i andra hand. 8. Påbörja lokalt eftersök, om behov finns med stöd av lokala myndigheter. 4.5.12 Kontingenten måste hjälpa någon att åka hem frivilligt En person har ett behov av att avbryta jamboreen i förtid och åka till Sverige. Kostnaderna för detta belastar den enskilde om inte omständigheterna är sådana, exempelvis medicinska, att det är av situationen påkallat. 1. Analysera situationen. 2. Fatta beslut att individen skall åka hem i förtid. 3. Redogör för anledning och på vilka premisser. 4. Dokumentera detta och tillse att alla parter är överens innan anskaffning av resa sker. 5. Meddela kontaktpersonen på kansliet 6. Anskaffa ny resa. 4.5.13 Någon blir hemskickad Under denna punkt återfinns inte anledningen till att någon blir hemskickad. Att bli hemskickad föranleds av grovt övertramp av code of conduct, kriminell/brottslig handling eller likartat. 1. Fastställ att personen är föremål för att skickas hem i förtid. 2. Anmäl i respektive funktion. a. till avdelningsledare, till resurspatrull, till avdeningsansvarige i KL, till kontingentledningen b. till IST ansvarig i KL, till kontingentledningen 3. Meddela personen hur resan kommer att ske, erbjud denne att fråga en annan person i kontingenten att följa med som sällskap, även detta på egen bekostnad. Om det bedöms nödvändigt, med hänsyn taget till rådande situation, kan det vara så att personen erhåller resesällskap. Med kompetens att hantera denna typ av situation. 4. Anmäl till Sverige och tillse att någon möter upp personen vid hemkomst. 5. Införskaffa biljett/er och genomför resan. 4.5.14 Ojämlikhet mellan olika avdelningar och/eller aktiviteter under rundresan har inte tillr äcklig med kapacitet Om någon avdelning upplever sig förfördelad på grund av reseplaneringen eller planerade och/eller genomförda aktiviteter kan detta leda till kverulans. Om någon/några aktiviteter inte har tillräcklig kapacitet kan detta resultera i ett flertal felfunktioner, såsom lång väntan, ej möjlighet att prova på allt mm. Ojämlikt 1. Samla avdelningsledarna från aktuell/a avdelning/ar och sammanställ synpunkterna. 2. Ha en dialog om varför det är/har blivit som det är. 3. Uppnås inte en förståelse genom dialog så hänskjut diskussionen till efter hemkomst. Otillräcklig kapacitet 1. Inhämta underlag från de som genomför/genomfört aktiviteten. 2. Analyser varför denna situation har uppstått. 3. Finns det alternativa sätt att genomföra aktiviteten på, eller alternativa dagar eller motsv. Beredskapsplan för den svenska kontingenten till Världsscoutjamboreen i Japan 2015 UTKAST 2015308 Sidan 24 av 37 4. Kan vi inte anpassa vårt genomförande för att höja kvaliteten så väljs aktiviteten om möjligt bort. 5. Hitta alternativ aktivitet. 4.6 Trygga möten Området Trygga Möten tangerar flera av de andra ämnesområdena, som till exempel psykisk och psykisk ohälsa. Arrangemanget omfattar ca 1 900 människor, en rundresa i Japan och ett läger. Under arrangemanget kommer människor som inte känner varandra särskilt väl leva nära varandra samtidigt som upplevelserna och arrangemangets längd kommer att medföra att arrangemangsdeltagarna blir trötta och slitningar kan uppstå. 4.6.1 Olämpligt beteende person - person Inom beteckningen olämpligt beteende mellan individer ryms till exempel trakasserier, mobbning, utfrysning, dåligt ledarskap, personkonflikter och personer som av olika skäl sprider missnöje i gruppen. För att förebygga och minska riskerna för sådant beteende ska alla avdelningsledare genomgå kursen Trygga Möten, det har hållits övningar på temat Trygga Möten på alla avdelningsförträffar och IST-förträffar samt hållits övningar omkring kulturell förståelse med avdelningsledare, avdelningar och IST. En code of conduct kommuniceras med alla deltagare. För att förebygga och minska konsekvenserna har kontingentledningen bland annat tillsatt en resurspatrull som kommer att arbeta under såväl rundresa som läger. (beskrivs i punkt 3, krisledning). Det är viktigt att betona att de insatser som avdelningsledare, resurspatrull och kontingentsledning gör ska riktas mot både den person som utsatt någon annan för olämpligt beteende och den som blivit utsatt samt att insatser också kan behövas gentemot den eller de grupper personerna ingår i. Om olämpligt beteende uppmärksammas: 1. Avdelningsledare kontaktar resurspatrull 2. IST kontaktar IST-ansvarig eller resurspatrull 3. Resurspatrullen gör en bedömning av det ifrågasatta beteendet och lämpliga insatser i relation till den utsatte, den som utsatt någon för olämpligt beteende och gruppen personerna ingått i 4. Om allvarligare grad informeras KL 5. Handlingsplan upprättas i samråd mellan resurspatrull och utsedd inom KL. 6. Resurspatrullen följer upp effekten av handlingsplanen 7. Vid allvarligare fall av olämpligt beteende ska kontaktperson informeras av utsedd person 8. Vid allvarligare fall av olämpligt beteende kan en deltagare i arrangemanget få lämna arrangemanget och resa hem. Beslut om detta fattas av kontingentsledningen i samråd med kontaktperson i Sverige 9. Praktiska arrangemang kring eventuell hemresa ordnas av kansliet. 10. Resurspatrull avlöser avdelningsledare vid behov samt stöttar i berörd patrull/IST-patrull 11. Aktiv bedömning av om händelsen är sådan att vårdnadshavare ska kontaktas ska göras av resurspatrullen och KL. Kontakt med vårdnadshavare tas av utsedd person. 12. Ställningstagande till aktivering av krisplan av KL 4.6.2 Någon begår brott eller blir utsatt för brott Ett olämpligt beteende mot en annan individ kan innebära att man utsätter någon för brott, till exempel misshandel, rån eller sexualbrott. En deltagare kan också begå andra brott än brott mot person, som till exempel, stöld eller narkotikabrott. Under rundresan och lägret kan det också Beredskapsplan för den svenska kontingenten till Världsscoutjamboreen i Japan 2015 UTKAST 2015308 Sidan 25 av 37 hända att deltagare i arrangemanget utsätts för brott av andra, inom eller utanför kontingenten. Detta kan gälla tex stöld, rån, misshandel och sexualbrott. För att förebygga och minska riskerna för att deltagare i arrangemanget begår brott ska alla avdelningsledare genomgå kursen Trygga Möten, det har hållits övningar på temat Trygga Möten på alla avdelningsförträffar och IST-förträffar samt hållits övningar omkring kulturell förståelse med avdelningsledare, avdelningar och IST. En code of conduct har kommunicerats med alla deltagare. För att minska riskerna för att någon utsätts för förmögenhetsbrott ska alla deltagare i arrangemanget få råd om hur man tex förvarar sina värdesaker. För att minska konsekvenserna av att någon begår brott eller utsätts för brott har kontingentledningen bland annat tillsatt en resurspatrull som kommer att arbeta under såväl rundresa som läger. (beskrivs i punkt 2.2, Organisation-CMT). Om det uppmärksammas att någon begår brott eller utsätts för brott: 1. Avdelningsledare kontaktar resurspatrull 2. IST kontaktar IST-ansvarig eller resurspatrull 3. Resurspatrullen gör en bedömning av lämpliga insatser i relation till den som utsatts för brott, den som misstänks för brott och gruppen som personen/personerna har ingått 4. KL ska alltid informeras vid misstanke om att någon begått brott eller har utsatts för brott 5. Kansliet ska alltid informeras av utsedd person vid misstanke om att någon begått brott eller har utsatts för brott 6. Handlingsplan upprättas i samråd mellan resurspatrull och utsedd inom KL. 7. Resurspatrullen följer upp effekten av handlingsplanen 8. Om någon misstänks för brott kan denne få lämna arrangemanget och resa hem. Beslut om detta fattas av kontingentledningen i samråd med kontaktperson i Sverige. 9. Om någon utsatts för brott kan denne, på grund av effekterna, behöva resa hem. 10. Praktiska arrangemang kring eventuell hemresa ordnas av kansliet. 11. Resurspatrull avlöser avdelningsledare vid behov samt stöttar i berörd patrull/IST-patrull 12. Om någon misstänks för brott eller utsätts för brott ska vårdnadshavare kontaktas av utsedd person. 13. KL ansvarar för kontakt med japansk och svensk polis 14. Ställningstagande till aktivering av krisplan av KL 15. kontaktperson i Sverige informeras 4.6.3 Någon bryter mot code of conduct För arrangemanget i helhet gäller en svensk code of conduct och för lägret gäller också en japansk code of conduct. (bilaga) Utöver att man kan bryta mot den genom olämpligt beteende personperson eller genom att begå brott kan den också brytas genom att de uppföranderegler som i övrigt gäller bryts. Det kan till exempel handla om att man trots att arrangemanget i helhet är alkoholfritt ändå dricker alkohol. För att minska risken för att någon bryter mot code of conduct ska denna kommuniceras med alla deltagare och diskuteras på förträffar med avdelningsledare, IST och deltagare. Om någon bryter mot code of conduct: 1. 2. 3. 4. 5. 6. Avdelningsledare kontaktar resurspatrull IST kontaktar IST-ansvarig eller resurspatrull Resurspatrullen gör en bedömning av det ifrågasatta beteendet Om allvarligare grad informeras KL Handlingsplan upprättas i samråd mellan resurspatrull och utsedd inom KL. Resurspatrullen följer upp effekten av handlingsplanen Beredskapsplan för den svenska kontingenten till Världsscoutjamboreen i Japan 2015 UTKAST 2015308 Sidan 26 av 37 7. Vid allvarligare fall av olämpligt beteende ska kontaktperson informeras av utsedd person 8. Vid allvarligare fall av olämpligt beteende kan en deltagare i arrangemanget få lämna arrangemanget och resa hem. Beslut om detta fattas av kontingentledningen i samråd med kontaktperson i Sverige. 9. Praktiska arrangemang kring eventuell hemresa ordnas av kansliet. 10. Resurspatrull avlöser avdelningsledare vid behov samt stöttar i berörd patrull/IST-patrull 11. Aktiv bedömning av om händelsen är sådan att vårdnadshavare ska kontaktas ska göras av resurspatrullen och KL. Kontakt med vårdnadshavare tas av utsedd person. 12. Ställningstagande till aktivering av krisplan av KL 4.7 IST IST, International Service Team, är lägrets funktionärer. Det har innan lägret fått önska arbetsuppgifter utifrån kunskap, erfarenhet och intresse. De är ibland krävande att vara IST, både utifrån arbetsuppgifternas art men också andra omständigheter som konflikter i gruppen, språkförbistring och otydlig ledning. 4.7.1 IST lägerorganisation För att fånga upp de problem som kan tänkas uppstå i IST-gruppen är de indelade i patruller om 4-8 personer. Det är i dessa patruller IST reser och bor. Varje patrull har en patrulledare. De 58 patrullerna är indelade i 10 avdelningar. En av patrulledarna utses till avdelningsledare. Avdelningsledarna träffar IST regelbundet under lägret för att fånga upp eventuella problem, missnöje eller konflikter innan de eskalerar. 4.7.2 Missnöje 4.7.2.1 Enskilda IST missnöjda med sina uppgifter IST ansvarige samtalar med vederbörande och slussar vidare till resurspatrullen vid behov. Om samtal med arbetsledande funktion behövs gör IST ansvarig och vid behov IST tolken detta. 4.7.2.2 Grupper av IST missnöjda IST ledningen samtalar med missnöjda grupper för att reda ut vari problemen består. Resurspatrullen engageras vid behov. Om missnöjet gäller strukturella problem på lägerområdet slussas detta vidare till KL, HOC och Contingent support. 4.7.2.3 IST känner inte att de får det de förväntar sig Steg nummer ett för att minska risken för detta är att förbereda IST ordentligt på vad deras roll är för någon under förträffarna. Kontingentledarnas presentation på förträffarna med tydlig förklaring vad International Service Team innebär är ett led i det förebyggande arbetet. Sista morgonen på Miayima Island innan vi åker till lägret har vi morgonsamling med ett sista påminnelse av vad som förväntas av dem och vad vi kan förvänta oss när vi kommer till lägret för incheckning, jobbfördelning och training day. Om någon trots förberedelser och förebyggande genomgångar ändå är missnöjd med sin lott är det IST-ansvarigs ansvar att prata med vederbörande för att ta reda på vari problemet ligger och vad man kan göra för att eventuellt förbättra situationen. 4.7.3 IST klarar inte sina arbetsuppgifter 1. IST-ansvarig i KL pratar med vederbörande, tar reda på varför hen inte klarar sina arbetsuppgifter. Beredskapsplan för den svenska kontingenten till Världsscoutjamboreen i Japan 2015 UTKAST 2015308 Sidan 27 av 37 2. Vid behov slussa vidare till resurspatrullen för vidare samtal.. 3. IST-ansvarig i KL och IST-tolk pratar med ansvarig arbetsledare för att se om det går att lösa problemet inom enheten/avdelningen/aktiviteten. 4. Ta problemet vidare till därför avsedd supportavdelning för byte av arbetsuppgift. 4.8 Hemmakris Med hemmakris menas händelse i Sverige som påverkar en eller flera kontingentmedlemmar. Det kan vara på personligt plan, tex att nära anhörig blivit sjuk eller avlidit, eller påverka flera medlemmar, tex större industri går i konkurs och många blir arbetslösa. Det kan skapa oro och ryktesspridning, en eller flera kontingentmedlemmar kan behöva avbryta sin vistelse i Japan. 1 Information och informationsspridning hanteras enligt kommunikationsplanen 2 Stöd till kontingentmedlemmar ges av resurspatrullen. (se psykisk ohälsa 3.3.2) 3 Kontingentledningen gör en bedömning av läget och aktiverar vid behov krisorganisationen 5 Potentiella riskområden inom Scouterna Det finns visa riskområde som uppstår på grund av jamboree kontingenten, men där ansvar för att minimera riskera ligger (minst delvis) med övriga delar av Scouterna, och inte med kontingenten. Den här delen av beredskapsplanen har skrivits tillsammans med Scouternas arrangemangsgrupp och i samråd med Scouternas ledningsgrupp. 5.1 Osämja mellan kontingent och personal på Scouternas kansli För att minimera risken för konflikt mellan kontingenten och Scouternas kanslipersonal, har en delegationsordning skapats, med fokus på transparens och problemlösning. Den ger tydlig ansvarsfördelning i detalj. En kontingent styrgrupp har skapats, med ansvariga medlemmar från kontingentledningen, Scouternas arrangemangsgrupp samt Scouternas ledningsgrupp. Den förstärka delegationsordningen. Styrgruppen frambringar olika kontrollmekanism för att tydliggöra rapporteringsansvar samt att ge kansliet och Scouternas ledning insyn i kontingentensarbete. Beredskapsplan för den svenska kontingenten till Världsscoutjamboreen i Japan 2015 UTKAST 2015308 Sidan 28 av 37 April 2015 ersattes styrgruppen av en ledningsgrupp med tydligare fokus på ekonomi och upplevelsen och tydligare mandat gällande kostnader utanför budget. En ny delegationsordning som hanterar genomförandefasen (resa och läger) är under utarbetning och kommer bifogas denna plan när beslut är klart. 5.2 Försäkringsbris t För att radera risken att vi har brister i försäkringen, att Scouternas försäkring inte täcker allt som vi har lovat till deltagare, eller alla väsentliga risker som har identifierats med arrangemanget, har Scouternas serviceavdelning genomfört en analys över Scouternas försäkring och köper in en ny försäkring som skyddar alla upptäckte behov. 5.3 Scouternas personal inte tillgängliga Risken att Scouternas personal skulle inte blir tillgängliga (pga t.ex. arbetskonflikt) kan minimeras via en organisationsstruktur i Sverige som byggs på få människor. Ansvaret för att se till att det finns personal som kan stödja kontingenten under hela resan och lämpliga tider innan och efter ligger med Scouternas biträdande generalsekreterare samt servicechef. 5.4 5.4.1 Scouternas stödtjänster ligger nere Scouternas kansli brinner ned Scouternas servicechef ska undersöka och analysera var Scouternas olika datorförvaring, internet servers samt telefoniservice är fysiskt placerade, var finns för arkiv och backup, och hur kontingenten, och stödpersonal (ideell och anställda) kan komma åt dessa tjänster om de vanliga ingångarna inte är tillgängliga. 5.4.2 Scouternas webbsidor är inte tillgängliga Scouternas servicechef ska undersöka (tillsammans med kommunikationsansvarig inom kontingenten och Scouterna) den uppskattade trafikmängd som kan uppstår på Scouternas internätsajter under jamboreen, under vanlig bruk samt i kris, och vid behov förstarka eller öka kapaciteten under den relevanta perioden. Scouternas servicechef ska göra rimliga åtgärder för att säkerställa att Scouternas hemsidor är tillgängliga och inte platsberoende (outsourcing, backups, spegling, osv). Beredskapsplan för den svenska kontingenten till Världsscoutjamboreen i Japan 2015 UTKAST 2015308 Sidan 29 av 37 5.4.3 Scouternas telefonväxel är inte tillgängligt Scouternas servicechef ska undersöka (tillsammans med kommunikationsansvarig inom kontingenten och Scouterna) den uppskattade trafikmängd som kan uppstår på Scouternas telefonväxel under jamboreen, under vanlig bruk samt i kris, och vid behov förstarka eller öka kapaciteten under den relevanta perioden. För att minimera trycket på såväl telefonsystemet som personalen som ska svara i telefon, ska kontingentens kommunikationspatrull utveckla information på hemsidan med Frågor och Svar till de frågor som kan gissas uppstå. De ska också distribuera information och svar för de vanligaste frågor till Scouternas personal båda vid den centrala växeln i Stockholm, men också i alla Scouternas regionala kanslier. 6 Kriser som är för stora att hantera Kriser som är för stora för att hantera för arrangemangsteamet hanteras av den centrala krisledningen i samråd med samhällets stödfunktioner i händelse av kris. Exempel på kriser som är för stora att hantera. 1. 2. 3. 4. Samhällsproblem, upplopp, demonstrationer. Epidemier eller annat som påverkar möjligheten att resa. Naturkatastrofer så som jordbävningar. Kriser som påverkar Scouternas förtroende och varumärke. Vid händelser av denna typ kommer krisorganisationen att agera på följande sätt: 1. Representant ur krisorganisationen tillser att kontakt med utsedd kontaktperson i Sverige tas för att få mer information, förslagsvis Head of Contingent eller kommunikationsansvarig. 2. I samråd med utsedd kontaktperson i Sverige beslutar krisorganisationen om arrangemanget skall avbrytas eller styras om. Om det behövs stöd från Sverige eller Scouterna ber KL om hjälp att kontakta tex ambassad, reseföretag etc samt informera Scouterna om händelsen. Beredskapsplan för den svenska kontingenten till Världsscoutjamboreen i Japan 2015 UTKAST 2015308 Sidan 30 av 37 7 • • • • • Kontaktuppgifter under arrangemanget 7.1 Nödnummer 7.2 Scouterna Allmänt nödnummer: 119 Polis: 110 Brandkår: 119 Ambulans/jourhavande läkare: 119 Kustbevakning: 118 7.1.1 SOS international Postadress: Nitivej 6 DK 2000 Fredriksberg, Danmark Telefon: +45 - 70 10 50 50 Telex: Denmark 15124 Telefax: +45 - 70 10 50 56 Telegram: SOS INTER E-post: sos@sos.dk 7.2.1 Kontaktperson i Sverige under arrangemanget Loa Ahlqvist och Fredrik Alhbin delar uppdraget, telefon är detsamma under hela arrangemanget Mobiltelefon: 7.2.2 Telefon: Fax: 7.2.3 Tel: Mobil: E-post: +46 76 443 69 49 Scouternas kansli +46 8 555 065 00 +46 8 555 065 99 Tove Norrman, projektledare internationella aktiviteter +46 8 568 432 83 +46 72 078 0283 tove.norrman@scout.se Beredskapsplan för den svenska kontingenten till Världsscoutjamboreen i Japan 2015 UTKAST 20150206 Sidan 31 av 37 7.3 7.3.1 Ambassader och konsulat Sveriges ambassad i Tokyo Ambassadör: Magnus Robach Telefonnummer: +81 35 562 5068 Adress: Embassy of Sweden 1-10-3-100, Roppongi, Minato-ku Tokyo 106-0032 Öppettider: måndag till fredag, 09.00–12.30 samt 13.30–17.30 Hemsida: http://www.swedenabroad.com/sv-SE/Ambassader/Tokyo/ Ta sig dit: Nanboku linjen till Roppongi-itchome Station. Exit 3. Sväng in på en mindre gata åt höger med den stora vägen i ryggen. Följ först en gata med träd på båda sidor och konstiga plattor med cirklar på. När vägen börjar svänga mer åt höger, ta en annan väg med häck på ena sidan och ett konstigt staket på andra sidan. I slutet av denna ligger Sveriges ambassad. 7.3.2 Sveriges honorärkonsulat i Kobe Honorärkonsul: Mr. Naoya Wada Telefonnummer: +81 78 351 7695 Adress: Consulate of Sweden c/o Kinki Industrial Co., Ltd. 4-2-18 Sakaemachidori, Chuo-ku Kobe 650-0023 Öppettider: måndag till fredag, 09.40–12.00 samt 13.00–16.40 Hemsida: http://www.swedenabroad.com/svSE/Ambassader/Tokyo/Kontakt/Ambassaden--konsulat/ Ta sig dit: Kaigan linjen till Minato Motomachi Station. Exit 1. Gå längs den stora vägen som går ovanpå spåren åt det håll där en kan se ett väldigt högt hus rak fram. Honorärkonsulatet ligger på höger sida innan en korsning. Det är en svensk flagga utanför. Syns en Family mart är det fel håll. 7.3.3 Sveriges honorärkonsulat i Nagano Honorärkonsul: Mr. Soichiro Yoshida Telefonnummer: +81 26 223 001 Adress: Consulate of Sweden c/o Yoshida & Co., Ltd. 5-1-18 Nakagosho, Nagano-shi Nagano 380-0935 Öppettider: måndag till fredag, 09.00–12.00 samt 13.00–17.00 Beredskapsplan för den svenska kontingenten till Världsscoutjamboreen i Japan 2015 UTKAST 2015308 Sidan 32 av 37 Hemsida: http://www.swedenabroad.com/svSE/Ambassader/Tokyo/Kontakt/Ambassaden--konsulat/ Ta sig dit: Ta en sydlig exit från Nagano central station. Ta en taxi. Annars: fråga någon om en buss till Susobana Elementary School. Gå av och gå tills ni kommer till en korsning med trafikljus. Ta höger. Fortsätt lika långt till och konsulatet ligger på vänster sida. 7.3.4 Sveriges honorärkonsulat i Nagoya Honorärkonsul: Mr. Kanshiro Toyoda Telefonnummer: +81 52 973 3137 Adress: Consulate of Sweden c/o ASIAN SEIKI Co., Ltd. Higashisakura Bldg. 8F 1-3-10 Higashisakura, Higashi-ku, Nagoya-shi Aichi 461-8714 Öppettider: måndag till fredag 10.00–12.00 samt 13.00–17.00 Hemsida: http://www.swedenabroad.com/svSE/Ambassader/Tokyo/Kontakt/Ambassaden--konsulat/ Ta sig dit: Meijo eller Sakura-dori linjen till Hisayaodori Station. Exit 1B vid Panasonic. Gå österut två kvarter. Korsa gatan och där är Sakura Bldg. Med ganska mycket glas på fasaden. 7.3.5 Sveriges honorärkonsulat i Sapporo Honorärkonsul: Mr. Kinya Kato Telefonnummer: +81 11 711 2730 Adress: Consulate of Sweden c/o Hokkaido Mail Transportation Co., Ltd. Kita 8-jo Higashi 1-2-1, Higashi-ku, Sapporo-shi Hokkaido 060-0908 Öppettider: måndag till fredag, 08.30-12.00 samt 13.00–17.30 Hemsida: http://www.swedenabroad.com/svSE/Ambassader/Tokyo/Kontakt/Ambassaden--konsulat/ Ta sig dit: Nanboku eller Toho linjen till Sapporo Station. Gå norrut ut genom exit 16. Gå ett kvarter österut och sväng vänster på den stora vägen efter att ha korsat den. Fortsätt ett och ett halvt kvarter förbi en till stor korsning med en gångbro över sig istället för övergångsställe och sväng höger in på en mindre väg. Konsulatet ligger på vänster sida. 7.4 7.4.1 Sjukhus Sjukhus i Kyoto Kyoto City Hospital (Kyoto Shiritsu Byoin) 1-2 Mibuhigashitakadacho Beredskapsplan för den svenska kontingenten till Världsscoutjamboreen i Japan 2015 UTKAST 2015308 Sidan 33 av 37 Nakagyo Ward, Kyoto-shi Kyoto 604-8845 Telefonnummer: +81 75 311 5311 Öppettider: 08.30-11.00 eller dygnet runt vid akut situation Hemsida: http://www.kch-org.jp/ Ta sig dit: Buss nummer 73 eller 75 till Kyoto Shiritsu Byoin Mae 7.4.2 Sjukhus i Osaka Osaka Central Hospital (Kenporen Osaka Chuo Byoin) 3-3-30 Umeda, Kita-ku, Osaka-shi Osaka 530-0001 Telefonnummer: +81 64 795 5505 Öppettider: måndag till fredag, 08.30-11.30 samt 12.30-15.00 och lördag, 08.30-11.30. Akutmottagning dygnet runt. Hemsida: http://www.osaka-centralhp.jp/index.htm Ta sig dit: Från Osaka Central station, ta en sydlig exit och sväng höger. Från Umeda station, gå lite rakt och sväng sedan vänster innan Osaka station. Följ spåren och passera både Hearton Hotel Nishi Umeda och Hotel Monterey Osaka. Sjukhuset ligger då precis till vänster. 7.4.3 Sjukhus i Tokyo Keio University Hospital (Keio Gijukudai Byoin) 35 Shinanomachi, Shinjuku-ku Tokyo 160-8582 Telefonnummer: +81 33 202 7181 Öppettider: måndag till fredag, 08.40-11.00. Akutmottagning dygnet runt. Ta sig dit: JR Chuo linjen till Shinanomachi station. Efter utgången ta höger på Gaien Higashi Dori (stor väg) och gå över gatan så ligger sjukhuset precis där. 7.4.4 Sjukhus i Fukuoka Japanese Red Cross Fukuoka Hospital (Fukuoka Sekijyuji Byoin) 3-1-1 Okusu, Minami-ku, Fukuoka-shi Fukuoka 815-8555 Telefonnummer: +81 92 521 1211 Öppettider: måndag till fredag, 08.10-11.00. Akutmottagning dygnet runt. Ta sig dit: Från Hakata Station, ta buss 64, 65, 66 eller 67 till från Hakata-eki Yubinkyoku-mae och gå av vid Nisseki-mae. Då ligger sjukhuset precis vid busshållplatsen. Från Nishitetsuhirao station, gå österut. Det är hållet där det finns en bro som korsar bilvägen en bit fram. Gå förbi SUNNY. När vägen har krökts lite och möter en större väg, ta höger. Följ vägen till sjukhuset som har ett rött kors på byggnaden. Beredskapsplan för den svenska kontingenten till Världsscoutjamboreen i Japan 2015 UTKAST 2015308 Sidan 34 av 37 7.4.5 Sjukhus i Yamaguchi Ajisudoujin Hospital 4241-4 Ajisu, Yamaguchi-shi Yamaguchi 754-1277 Telefonnummer: +81 836 65 5555 Öppettider: måndag till fredag 08.30-17.30, lördag 08.30-12.30. Ta sig dit: Tåg till Ajisu Station. Gå ut och gå rakt fram och förbi en korsning med trafikljus. Fortsätt förbi en bank. Sjukhuset ligger på högra sidan om vägen och korsar ni vatten har ni gått för långt. 8 Samarbetspartners under arrangemanget 8.1.1 Resia Eva Drugge Telefon: +46 8 59 41 12 55 mejl: affarsresor.upplands-vasby@reisa.se 8.1.2 Tranås resebyrå Telefon: mejl: 8.1.3 +46 140 37 50 70 info@tranas-resebyra.se JTB Japan Specialisten Kim Lagus Tel: +46 8 566 245 16 Fax: E-post: +46 8 566 245 20 info@japanspecialisten.nu Tranås JR Beredskapsplan för den svenska kontingenten till Världsscoutjamboreen i Japan 2015 UTKAST 2015308 Sidan 35 av 37 9 Bilagor Beredskapsplan för den svenska kontingenten till Världsscoutjamboreen i Japan 2015 9.1 Delegationsordn ing 9.2 Kommunikation splan 9.3 Kontaktlista kontingentledni ng och CMT 9.4 Ordinarie rapporter 9.5 Krisrapporterin g 9.6 Mall slutrapport efter krishantering 9.7 Code of Conduct, Japan UTKAST 2015308 Sidan 36 av 37 Beredskapsplan för den svenska kontingenten till Världsscoutjamboreen i Japan 2015 UTKAST 2015308 Sidan 37 av 37
© Copyright 2024